Utvärderingsrapport för upphandling Dokumenthantering 2012 skrivare, MFP, programvaror och tjänster

Transkript

1

2 Utvärderingsrapport för upphandling Dokumenthantering 2012 skrivare, MFP, programvaror och tjänster 1. Inledning Upphandling av ramavtal för Dokumenthantering 2012 skrivare, MFP, programvaror och tjänster annonserades den 26 september Upphandlingen genomförs med selektivt förfarande enligt LOU 4 kap. 1. De ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden ska tilldelas ramavtal och högst sex ramavtal kommer att tecknas. Avrop från ramavtalet ska göras genom förnyad konkurrensutsättning. Vid ansökningstidens utgång den 5 november 2012 hade ansökningar om deltagande i upphandlingen kommit in från 11 företag. Beslut om urval, selektering, fattades den 5 februari 2013, se dnr , och åtta företag bjöds in för anbudsgivning. Vid anbudstidens utgång den 12 mars 2013 inkom samtliga åtta inbjudna företag med anbud: Anbudsgivare Organisationsnummer Canon Svenska AB Hewlett-Packard Sverige AB Konica Minolta Business Solutions Sweden AB Kyocera Document Solutions Nordic AB Ricoh Sverige AB Toshiba TEC Sverige AB Xerox Sverige AB Xlinc Nordic AB Utvärderingsmodell Utvärderingsmodellen för upphandlingen innebär att antal poäng för uppfyllda bör-krav kommer att användas för att särskilja anbuden i första hand. Om fler än sex anbudsgivare har uppnått maximal poäng (16) kommer anbuden att särskiljas genom offererade priser för arkivbeständig utrustning. Med arkivbeständig utrustning avses maskiner som kan användas för arkivbeständiga utskrifter enligt Riksarkivets förordning, RA-FS 2006:4. Utvärderingspriser för maskinerna Arkiv MFP Liten, Arkiv MFP Mellan och Arkiv MFP Mellan Färg kommer att summeras och sedan delas med tre. Det på så sätt uppkomna priset används för att åtskilja anbuden. Lägre pris ger företräde vid lika poängantal för bör-krav. Om inte sex anbudsgivare uppnått maximal poäng, 16, fortsätter utvärderingen med Anbudsgivarna som fått 15 poäng. Anbudsgivare med lägre pris får företräde tills totalt högst sex leverantörer valts ut. Därefter kan, vid behov, urvalet fortsätta med de som har näst lägre poäng osv. tills högst sex anbudsgivare valts ut. 1(6)

3 Om fortfarande inte högst sex anbudsgivare valts ut kommer utskriftskostnad för typfunktionerna Arkiv MFP Liten, Arkiv MFP Mellan och Arkiv MFP Mellan Färg att användas. Offererad utskriftskostnad för år fyra summeras för de tre maskinerna samt divideras med tre. Den på så sätt uppkomna utskriftskostnaden kommer att användas för urval så att lägre pris ger företräde vid lika poäng för bör-krav. När utvärderingen är klar kommer de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden att antas. Högst sex (6) anbud kommer att antas. 3. Obligatoriska krav En genomgång har gjorts av kravuppfyllnad avseende de obligatoriska kraven. Samtliga anbudsgivare uppfyller dessa krav, se underbilaga Ska-krav. Obligatoriskt är att anbudgivare ska tillhandahålla typfunktioner. Dessa är ett antal maskiner av olika typ som sammantaget kan täcka en verksamhets behov av utskriftsstöd. Syftet med typfunktionerna är att ge avropande kunder förutsättningar för effektivisering av utskriftsmiljön genom tillgång till utrustning som kan administreras på samma sätt, över tiden, som har samma gränssnitt för användarna och som möjliggör säkra utskrifter genom Pull print funktion (eller likvärdigt). Maskinerna ska fungera tillsammans i en Pull print miljö (eller likvärdig). Typfunktionerna förenklar även avropen för kunderna genom att tekniska och funktionella krav redan har ställts i ramavtalet. Typfunktionerna omfattar två skrivare och fyra multifunktionsprodukter (MFP). Tre av dessa MFP, maskinerna Arkiv MFP Liten, Arkiv MFP Mellan och Arkiv MFP Mellan Färg ska även klara kraven på arkivbeständiga utskrifter. Alla sex typfunktionerna ska vara fullt utrustade och körklara för att kunna avropas av kunder. Pris vid anskaffning och för innehav av maskinerna Arkiv MFP Liten, Arkiv MFP Mellan och Arkiv MFP Mellan Färg redovisas nedan. Pris används dels för utvärdering i upphandlingen, dels vid avrop. Pris avser takpriser för dessa typfunktioner och får inte överstigas under avtalstiden. Samtliga kostnader för inköp och innehav under totalt 4 år ingår i priserna. 2(6)

4 4. Pris Tabell 1 Jämförelse av utvärderingspriser för år 1-3 Jämförelse av utvärderingspriser för år 1-3 Utvärderingspriser Canon HP Konica Kyocera Ricoh Toshiba Xerox Xlinc Arkiv MFP Liten, Köppris utskriftsvolym Utskriftskostnad 36 mån sid/mån, sv/v Utvärderingspris 0,0495 0,0819 0,0763 0,0786 0,0570 0,0847 0,0813 0,0848 Arkiv MFP Mellan, Köppris utskriftsvolym Utskriftskostnad 36 mån sid/mån, sv/v Utvärderingspris 0,0427 0,0918 0,0562 0,0399 0,0407 0,0527 0,0631 0,0917 Arkiv MFP Mellan Färg, Köppris utskriftsvolym Utskriftskostnad 36 mån sid/mån, färg Utvärderingspris 0,0748 0,1251 0,0859 0,0767 0,0634 0,0917 0,0869 0,1000 Summa utvärderingspris 0,1670 0,2988 0,2184 0,1952 0,1611 0,2291 0,2313 0,2765 Jämförelsepris 0,0557 0,0996 0,0728 0,0651 0,0537 0,0764 0,0771 0,0922 1=lägst pris Utvärderingspris är summan av köppris och utskriftskostnad för 36 mån. dividerat med utskriftsvolym under 36 mån. Jämförelsepris är summan av utvärderingspriserna dividerat med 3 Tabell 2 Utskriftskostnader för år 4 Jämförelse av utskriftskostnad för år 4 Utskriftskostnad år 4 Canon HP Konica Kyocera Ricoh Toshiba Xerox Xlinc Arkiv MFP Liten Arkiv MFP Mellan Arkiv MFP Mellan Färg Summa Jämförelsepris =lägst pris Jämförelsepris är summan av utskriftskostnaden dividerad med 3. 3(6)

5 Tabell 3 Totala kostnader för år 1-4 Priser år 1-4 Canon HP Konica Kyocera Ricoh Toshiba Xerox Xlinc Arkiv MFP Liten Köppris Utskriftskostnad 36 mån Utskriftskostnad år Summa år Arkiv MFP Mellan Köppris Utskriftskostnad 36 mån Utskriftskostnad år Summa år Arkiv MFP Mellan Färg Köppris Utskriftskostnad 36 mån Utskriftskostnad år Summa år Alla typfunkt. År = lägst pris Värdering av anbuden Sammanställning av värdering av anbuden framgår av underbilaga Bör-krav. Krav på display på MFP Information på MFPs display bör vara utformad på likartat sätt så att den enkelt kan nyttjas av slutanvändare, utan särskilda utbildningsinsatser, och utan att påverkas av de skillnader avseende funktioner som kan finnas mellan olika typfunktioner. Likartat gränssnitt på display innebär att slutanvändare ska kunna förstå informationen oavsett vilken maskin man hämtar sin utskrift från. Utgångspunkt för värderingen är display på typfunktion 4 (MFP Mellan) och menybilderna för funktionerna kopiering respektive utskrift av dokument. För identiskt lika display, bortsett från de skillnader som betingas av maskinens förmåga (t.ex. avsaknad av hålslag), erhålls två (2) poäng. Om två av displayerna är identiska, bortsett från de skillnader som betingas av maskinens förmåga (t.ex. avsaknad av hålslag), erhålls en (1) poäng. I det följande redovisas hur detta krav uppfyllts utifrån inlämnat underlag i anbuden: Canon Svenska AB Kravet uppfylls helt och anbudsgivaren tilldelas 2 poäng. 4(6)

6 Hewlett-Packard AB Menybilder har redovisats för kopiering och utskrift. Bedömningen är att menybilderna för typfunktionerna 3, 4 och 5 skiljer sig från menybilderna för typfunktion 6 varför anbudsgivaren har tilldelats 1 poäng för delvis uppfyllt krav. Konica Minolta Menybilder för kopiering för typfunktioner har redovisats och dessa bedöms vara identiskt lika varför anbudsgivaren tilldelas 1 poäng för delvis uppfyllt krav. Kyocera Document Solutions Nordic AB Kravet uppfylls helt och anbudsgivaren tilldelas 2 poäng. Ricoh Sverige AB Kravet uppfylls helt och anbudsgivaren tilldelas 2 poäng. Toshiba TEC Sverige AB Kravet uppfylls helt och anbudsgivaren tilldelas 2 poäng. Xerox Sverige AB Menybilder för kopiering för typfunktioner har redovisats och dessa bedöms vara identiskt lika varför anbudsgivaren har tilldelats 1 poäng för delvis uppfyllt krav. Xlinc Nordic AB Menybilder för kopiering för typfunktioner har redovisats och dessa bedöms vara identiskt lika varför anbudsgivaren tilldelas 1 poäng för delvis uppfyllt krav. För de anbudsgivare som har uppnått full poäng 16 görs inte någon ytterligare prisjämförelse enligt förutsättningarna i utvärderingsmodellen: Anbudsgivare Jämförelsepris år 1-3 Canon Svenska AB 0,0557 Kyocera Document Solutions Nordic AB 0,0651 Ricoh Sverige AB 0,0537 Toshiba TEC Sverige AB 0,0764 Följande anbudsgivare har uppnått 15 poäng: Anbudsgivare Jämförelsepris år 1-3 Hewlett-Packard Sverige AB 0,0996 Konica Minolta Business Solutions Sweden AB 0,0728 Xerox Sverige AB 0,0771 Xlinc Nordic AB 0,0922 5(6)

7 Hewlett-Packard AB och Xlinc AB har högst jämförelsepris av de anbudsgivare som fått 15 poäng och går därmed inte vidare i utvärderingen. 6. Rekommendation om beslut Mot bakgrund av ovanstående rekommenderas Statens inköpscentral att anta anbud och teckna ramavtal med följande anbudsgivare: Anbudsgivare Organisationsnummer Canon Svenska AB Konica Minolta Business Solutions Sweden AB Kyocera Document Solutions Nordic AB Ricoh Sverige AB Toshiba TEC Sverige AB Xerox Sverige AB (6)

8 Underbilaga Ska-krav, upphandling Dokumenthantering Skrivare, MFP, program varor och tjänster, dnr CANON HP Konica MKYOCERA Ricoh Toshiba Xerox Xllnc Acceptans av ramavtal JA JA JA JA JA JA JA JA Acceptans av allmänna villkor JA JA JA JA JA JA JA JA Fabriksny hårdvara JA JA JA JA JA JA JA JA Drivrutiner JA JA JA JA JA JA JA JA Gemensam drivrutin JA JA JA JA JA JA JA JA Skrivarspråk JA JA JA JA JA JA JA JA Nätverkskort JA JA JA JA JA JA JA JA Låsning nätverkskort JA JA JA JA JA JA JA JA Energiförbrukning JA JA JA JA JA JA JA JA CE-märkning JA JA JA JA JA JA JA JA Toner och bläck JA JA JA JA JA JA JA JA Nåbarhet JA JA JA JA JA JA JA JA Generella krav på typfunktion JA JA JA JA JA JA JA JA Typfunktion 1 - Bordsskrivare JA JA JA JA JA JA JA JA Typfunktion 2 - Kontorsskrivare JA JA JA JA JA JA JA JA Typfunktion 3 - Liten MFP JA JA JA JA JA JA JA JA Typfunktion 4 - Mellan MFP JA JA JA JA JA JA JA JA Typfunktion 5 - MFP Mellan Färg JA JA JA JA JA JA JA JA Typfunktion 6 - MFP Stor JA JA JA JA JA JA JA JA Arkivbeständig utrustning JA JA JA JA JA JA JA JA Arkivbeständig typfunktion JA JA JA JA JA JA JA JA Förutsättningar för prissättning av arkivbeständig JA JA JA JA JA JA JA JA typfunktion Pris för Arkiv MFP Liten JA JA JA JA JA JA JA JA Pris för Arkiv MFP Mellan JA JA JA JA JA JA JA JA Pris för Arkiv MFP Mellan Färg JA JA JA JA JA JA JA JA Avropande kunders behov av arkivbeständig utrustning JA JA JA JA JA JA JA JA Certifiering av hårdvara och programvara JA JA JA JA JA JA JA JA Krav på service och underhåll JA JA JA JA JA JA JA JA Servicenivå med högre servicegrad JA JA JA JA JA JA JA JA

9 CANON HP Konica MKYOCERA Ricoh Toshiba Xerox Xllnc Servicenivå A- och B-funktionsgaranti JA JA JA JA JA JA JA JA Servicenivå Standardgaranti (S-garanti) JA JA JA JA JA JA JA JA Support JA JA JA JA JA JA JA JA Övrigt kundstöd (support) JA JA JA JA JA JA JA JA Autentisering JA JA JA JA JA JA JA JA Säkerhetsprövning JA JA JA JA JA JA JA JA Kundspecifik utbildning JA JA JA JA JA JA JA JA Dokumentation JA JA JA JA JA JA JA JA Webbplats för Ramavtalet JA JA JA JA JA JA JA JA

10 Underbilaga Bör-krav, utvärdering upphandling Dokumenthantering skrivare, MFP, programvaror och tjänster, dnr Bör krav Utvärderingsmatris- Dokumenthantering Skrivare, MFP, programvaror och tjänster Uppfylda krav ger följande poäng CANONHP Konica MKYOCERA Ricoh ToshibaXerox Xllnc Krav Leasing m.m., 0 poäng 0 JA JA JA JA JA JA JA JA Krav Drivrutiner Linux, Mac OS, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav Kvicksilverfri display, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav Retursystem för uttjänt förbrukningsmaterial, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav Tillverkaroberoende programvara, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav Programvara för cental printserverlösning, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav Programvara för övervakning, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav Programvara för loggning, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav Programvara för Pull print eller likvärdig, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav Programvara för skanning, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav Krav på display- MFP, 2 poäng (helt), 1 poäng (delvis) 2 2 JA 1 JA 1 JA 2 JA 2 JA 2 JA 1 JA 1 JA Krav Service av annan leverantör, 3 poäng 3 3 JA 3 JA 3 JA 3 JA 3 JA 3 JA 3 JA 3 JA Krav En ingång för supportärende, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav Utbildning service, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Totalt poäng