Förfrågningsunderlag 2015-06- 25

DNR SSL 1.3:167/15 Förfrågningsunderlag 2015-06- 25 Upphandling av IT- supporttjänst Innehållsförteckning 1. Anbudsinbjudan s. 2 2. Administrativa bestämmelser för anbudsgivning s. 3 3. Kvalificering av anbudsgivare s. 4 4. Kravspecifikation s. 6 5. Anbudsutvärdering s. 7 6. Kommersiella villkor s. 9

1. Anbudsinbjudan 1.1. Allmän information 1.1.1. Inbjudan Härmed inbjuds leverantörer att inkomma med anbud gällande upphandling av IT- supporttjänst till Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län. 1.1.2. Information om Skärgårdsstiftelsen Skärgårdsstiftelsen äger och förvaltar 40 områden från Örskär i norr till Landsort i söder där Skärgårdsstiftelsen bedriver natur- och kulturbyggnadsvård. Dessa 12 000 hektar eller ungefär 12 procent av Stockholms skärgårds yta förvaltar Skärgårdsstiftelsen för att alla ska få möjligheter till rekreation och fina vistelser i skärgården. Skärgårdsstiftelsen har ca 70 anställda varav ca 30 arbetar på kansliet på Svensksundsvägen 5 på Skeppsholmen. Resterande medarbetare är fältpersonal som är stationerade på stiftelsens områden i skärgården. Mer information finns på www.skargardsstiftelsen.se 1.1.3. Om upphandlingsförfarandet Upphandlingen genomförs i enlighet med Lag (2007:1091) om offentlig upphandling och enligt reglerna för förenklat förfarande. Upphandlingsformen innebär att tilldelningsbeslut får föregås av förhandlingar med leverantör. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Anbud kan komma att antas helt eller förkastas. Någon ersättning för kostnader i samband med anbudsgivning kommer ej att utgå. 1.1.4. Antal avtalsparter Den upphandlande organisationen har för avsikt att teckna avtal med en leverantör. 1.1.5. Bilagor Anbudsformulär. 1.1.6. Upphandlande organisation Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län Box 7669 103 94 Stockholm 1.1.7. Ansvarig upphandlare Kontaktperson för denna upphandling: Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län Pia Berg Tel: 070-377 46 94 E- post: pia.berg@skargardsstiftelsen.se 2

2. Administrativa bestämmelser för anbudsgivning 2.1. Anbudets form 2.1.1. Språk Anbud ska ges på bifogade anbudsformulär och vara skrivet på svenska. 2.1.2. Kontaktperson Anbudsgivaren ska ange kontaktperson för frågor rörande anbudet: namn, telefonnummer och e- post. 2.1.3. Adressering Anbud ska lämnas via e- post till Anbud3@skargardsstiftelsen.se eller i förseglat kuvert, märkt med Anbud IT- support till Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län Box 7669 103 94 Stockholm 2.1.4. Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på hela uppdraget. 2.1.5. Sekretess under upphandlingen Absolut sekretess för anbuden gäller till dess att tilldelningsbeslut fattats. Efter tilldelningsbeslutet kan anbud även i fortsättningen omfattas av sekretess. Alla uppgifter som anbudsgivare vill sekretessbelägga ska lämnas i form av separata bilagor, med motivering. Sekretessprövning genomförs varje gång en allmän handling begärs utlämnad. 2.1.6. Anbudsgivares avtal med underleverantörer I anbudet ska framgå om anbudsgivande företag har för avsikt att använda underleverantörer för utförande av uppdraget. Underleverantör får inte stå för hela uppdragets utförande. Uppgift om eventuella underleverantörers namn och organisationsnummer ska anges. 2.2. Tidsgränser 2.2.1. Sista anbudsdag 2015-09- 18. För sent inkommet anbud prövas ej. 2.2.2. Anbudets giltighet Anbudet ska vara giltigt till och med 2015-12- 31. 2.3. Löpande information och frågor 2.3.1. Frågor och information under anbudstiden Frågor om oklarheter i förfrågningsunderlaget under anbudstiden ska ställas via e- post till pia.berg@skargardsstiftelsen.se. 3

Upphandlande organisation kommer löpande att besvara frågor till och med 2015-09- 11. Skärgårdsstiftelsen kan under hela anbudstiden komma att skicka information, kompletterande uppgifter eller förtydliganden till förfrågningsunderlaget till leverantörer som hämtat grundunderlaget från Tendsign.se. Det är anbudsgivarens skyldighet att läsa och bevaka eventuella meddelanden under anbudstiden. 2.4. Övrigt 2.4.1. Avbrytande av upphandling Om inget anbud motsvarar ställda krav, om offererade priser inte ryms inom budgetramen eller om förutsättningarna för upphandlingen förändras genom verksamhetsmässiga beslut kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga som hämtat hem förfrågningsunderlaget från Tendsign.se att underrättas om detta. 2.4.2. Anbudsöppning Anbudsöppning beräknas ske 2015-09- 22 på Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län, Stockholm. Anbudsöppningen är inte offentlig. 2.4.3. Tilldelningsbesked När beslut om leverantör och anbud fattats skickas tilldelningsbeslut och anbudsutvärdering till samtliga anbudsgivare. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud trots upplysning om tilldelningsbesked till och med anbudets sista giltighetsdag. 2.4.4. Avslutad upphandling Bindande avtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas och undertecknas av samtliga parter. 3. Kvalificering av anbudsgivare 3.1. Kvalificeringskrav 3.1.1. Uppfyllande av obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal krav som är obligatoriska. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna utvärderas och antas är att dessa krav är uppfyllda. Kraven avser såväl krav på anbudsgivaren och anbudet som på efterfrågad vara och/eller tjänst. 3.1.2. Uteslutningskriterier Företaget ska kunna godkännas utifrån föreskrifterna i LOU 10 kap, 1 och 2. Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivande företag liksom ansvariga i företagets ledning inte är dömd för sådana brott enligt 10 kap 1 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) som innefattar: - deltagande i en kriminell organisation - bestickning - bedrägeri - penningtvätt 4

Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivande företag liksom ansvariga i företagets ledning enligt vad som avses i 10 kap 2 LOU: - inte är i konkurs, i likvidation eller under tvångsförvaltning - inte är föremål för ackord eller ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning eller annat liknande förfarande - inte har inställt sina betalningar - inte är underkastad näringsförbud - inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen - inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. 3.1.3. Allmänna krav Anbudsgivaren ska: - vara registrerad i bolagsregistret, registreringsbevis ska bifogas. - betala föreskrivna skatter och sociala avgifter. Blankett SKV 4820 "Begäran- Upplysning vid offentlig upphandling" ska bifogas. - inneha F- skattsedel, ska bifogas. - Anbudsgivaren ska ange firmatecknare, revisionsbyrå, namn på revisor med telefonnummer och e- post till dessa. 3.1.4. Prövning av anbudsgivarens ekonomiska förutsättningar Kopia på kreditvärdering behöver inte bifogas anbudet. Den upphandlande organisationen genomför egen kontroll via UC. I de fall anbudsgivaren uppfyller nivån mycket god kreditvärdighet eller bättre, anses kravet på ekonomisk stabilitet vara uppfyllt. Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att uppgifterna hos UC är korrekta samt aktuella. Om anbudsgivaren anser att uppgifterna hos UC inte är aktuella ska anbudsgivaren lämna skriftlig förklaring och egen aktuell bevisning avseende ekonomisk kapacitet (bifogas anbudssvaret i separat bilaga). Med aktuell avses intyg ej äldre än (3) månader räknat från datum för anbudets ingivande. 3.1.5. Företagspresentation Anbudsgivaren ska lämna en kortfattad företagspresentation. I de fall anbudsgivaren utgör en del av en större organisation ska beskrivningen dels omfatta en kort information om hela organisationen, dessutom en komplett och utförlig redogörelse av den del av organisationen som avser att vara juridiskt ansvarig mot Skärgårdsstiftelsen. Det ska tydligt framgå att anbudsgivaren har den kapacitet som uppdraget i denna förfrågan kräver. 3.1.6. Kundansvarig Leverantörens kundansvarig ska anges. Kundansvarig ska ansvara för uppdraget i sin helhet inklusive ha ansvar för uppföljning av avtalet. Kontaktuppgifter inklusive tillgänglighet till kundansvarig ska anges i anbudssvaret. 3.1.7. Personella resurser Anbudsgivaren ska redovisa att tillräckliga personalresurser, med för uppdraget tillräcklig utbildning, kompetens och erfarenhet, finns för att kunna utföra uppdraget. Anbudsgivaren skall tillhandahålla redovisning av kompetens och erfarenhetsnivå på de konsulter som anbudsgivaren har för avsikt att allokera för uppdraget. 5

4. Kravspecifikation 4.1 Tjänsten 4.1.1 Efterfrågad tjänst Skärgårdsstiftelsen har ingen egen kompetens inom IT- området och användarkompetensen är varierande. I dagsläget sköter en inhyrd IT- konsult supporten avseende utrustning och programvaror med en genomsnittlig omfattning om ca 4 timmar per vecka. IT- konsulter med strategisk kompetens har därutöver anlitats för utredningsuppdrag. De applikationer som används är följande: Hansa World, ekonomisystem, Pondus Pro, fastighetsadministration, Flex Datasystem, lön och tidredovisning, Agrando Acta, diarie system, Ascendo, faktura & konteringslösning, Filemaker, diverse register, Kerio Connect, mailsystem, Apple server, Airbackup, backuptjänst Under våren har en genomlysning skett för att ta fram en plan för hur IT- nivån och nyttjandet av IT- stöd skall lyftas inom verksamheten. Målet är att migrera in i Office 365 under hösten för mail och lagring samt att från egen serverlösning övergå till SaaS lösning hos respektive applikationsleverantör. Systemägaransvar skall bli en uttalad arbetsuppgift och fungera som en koordinator mellan verksamheten och leverantör för att säkerställa utnyttjandet av applikationen. Systemägarna ska få ansvar att säkerställa att användarkunskapen är tillräcklig. Skärgårdsstiftelsen arbetar i dag uteslutande i Mac- miljö, både medarbetare på kansliet och fältpersonalen, företrädesvis med bärbara datorer. Utrustningen är delvis föråldrad och ett utbytesprogram planeras att inledas under hösten. Målet är att ha ett rullande utbyte av dator så att byte sker ca var fjärde år och med ¼- del av beståndet årligen. Skärgårdsstiftelsen önskar nu stötta den planerade utvecklingen samt långsiktigt säkerställa funktion och kompetens inom IT. Detta genom att finna en Supportleverantör som kan tillgodose det behov av IT- kunskap och IT- resurser som Skärgårdsstiftelsen inte själva förfogar över eller strategimässigt inte skall utföra. 4.2. Krav på tjänsten 4.2.1 Obligatoriska skall- krav 1. Leverantören ska hantera Skärgårdsstiftelsens IT- utrustning och licenser avseende inköp, installation, reparation och uppdateringar, på kansliet och på fältet. 2. Leverantören ska ge användarstöd avseende utrustning och allmänt applikationsstöd samt ge grundläggande support kring stiftelsens applikationer. Huvudsakligen via telefon. 3. Leverantören ska vara teknisk resurs vid förändringsarbeten. 4. Leverantören ska ge tekniskt stöd till Systemägare avseende driftmiljöer och IT- kunskap samt kunna medverka i dialogen med respektive leverantör, via telefon och vid behov på plats. 5. Leverantören ska kunna bistå med utredande verksamhet kring problem eller IT- relaterade frågeställningar. 6. Leverantören ska ge stöd i strategiska frågeställningar och arbete. 4.2.2. Nivå på krav (SLA) på tjänsten Stödet ska vara tillgängligt under kontorstid, normalt 8.00-17.00 vardagar. Tid utöver skall kunna avropas efter överenskommelse. Felanmälan ska kunna ske till leverantören enligt leverantörens anvisningar. Telefonsupport svar inom 90 sekunder i 80 % av fallen. Platssupport inställelsetid till kansliet på Skeppsholmen inom en arbetsdag från anmälan. Stödet ska vara personoberoende avseende punkt 1-3 ovan. 6

Stödet kan vara personberoende avseende punkt 4-6 ovan. 4.2.3. Erfarenhet och referenser Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av liknande uppdrag, IT- stöd för små och medelstora organisationer. Anbudsgivaren ska även vara väl insatt i och följa de lagar och bestämmelser som gäller för dennes verksamhet och som följer av uppdragets genomförande. Anbudsgivaren ska redovisa minst tre (3) referensuppdrag avseende IT- support, från de två (2) senaste åren. Referenserna ska avse externa uppdrag, dvs interna uppdrag mellan underleverantör och anbudsgivaren eller uppdrag inom en anbudsgivares koncern accepteras inte som referens. Anbudsgivaren ska redovisa respektive referensuppdrag, innehållande: - kundens namn - tidsperiod när uppdraget utfördes - uppdragets omfattning och innehåll - kontaktperson hos kunden, namn och telefonnummer. Anbudsgivaren ansvarar för att lämnat telefonnummer är korrekt. Det är viktigt att anbudsgivaren försäkrar sig om att referenten vill delta. Vidare är det viktigt att referenten har sådan kännedom om referensuppdraget att referenten kan bedöma detta. 4.2.4. Pris Önskar leverantören ta ut ett fast pris ska följande kostnader ingå: verksamhetsförståelse, upprätthållande av konsulters, för uppdraget relevanta, kompetens samt kompetensöverlämning mellan konsulter som arbetar med uppdraget. Om ett fast pris utgår ska en viss del vara tillgängligt som resurstid. Löpande timpris anges för supporttekniker, IT- tekniker samt senior IT- konsult eller motsvarande. 5. Anbudsutvärdering 5.1. Tilldelningskriterier 5.1.1. Ekonomiskt mest fördelaktigt anbud Vid bedömningen av anbuden kommer det anbud att antas som bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till nedanstående kriterier: Kriterium Vikt 1. Krav på tjänst enl. anbudsformuläret 45 % 2. Referenser 10 % 3. Pris 45 % Kategori: a) Eventuellt fast pris b) Löpande timpris kategori support- tekniker c) Löpande timpris kategori IT- tekniker d) Löpande timpris kategori senior IT- konsult eller motsvarande 7

Kommentarer till utvärderingskriterier Kriterie 1 kommer att betygsättas enligt en 8- gradig skala, se nedan. Anbud med högst totala poäng för den samlade kompetenserfarenheten får 8 poäng. Övriga anbud får en lägre poäng enligt formeln; (aktuell poäng/högst poäng * 8). 8-7 Utmärkt Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens beskrivning på en utmärkt nivå uppfyller kriterierna och ger betydande mervärde för beställaren. Anbudsgivaren beskriver på ett mycket tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med mycket stor relevans det som efterfrågas. Anbudsgivaren har en djup förståelse för det som efterfrågats. 6-5 Mycket bra Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens beskrivning i huvudsak uppfyller kriteriet och ger ett mervärde för beställaren. Anbudsgivaren beskriver på ett tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med relevans det som efterfrågats. Beskrivningen har några få brister av mindre betydelse, anbudsgivaren har en förståelse för det som efterfrågats. 4-3 Bra Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens beskrivning delvis uppfyller kriteriet och bedöms tillföra en god kvalitet. Anbudsgivaren beskriver på en fullgod nivå det som efterfrågats. Beskrivningar har ett antal brister, godtagbar förståelse finns för det som efterfrågats. 2-1 Inget utmärkande Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens beskrivning har tydliga brister i jämförelse med efterfrågat kriterium. Anbudsgivaren beskriver det som efterfrågats på en mindre utmärkande nivå. 0 Otillräckligt Uppdragsbeskrivning på en otillräcklig nivå. Kriterie 2 kommer att betygsättas enligt nedan. 8 poäng Mycket goda referenser Referenten har i allt väsentligt varit mycket nöjd med anbudsgivarens arbete. 5 poäng Goda referenser Referenten har varit nöjd med anbudsgivarens arbete, men har vissa synpunkter på utförande. 2 poäng Mindre goda referenser Referenten har varit mindre nöjd med anbudsgivarens arbete. I kriterie 3 får det anbud med lägst pris per priskategori 8 poäng och de övriga anbuden får en lägre poäng enligt formeln (lägsta pris/aktuellt pris) * 8. Det anbud med den sammanlagt lägsta poängen för samtliga priskategorier får 8 poäng och de övriga anbuden får en lägre poäng enligt formeln (lägsta pris/aktuellt pris) * 8 vilket är den poäng som används i viktningen. 8

Betygssummering och ranking Varje erhållet delbetyg avseende kriterium 1-3 viktas med angiven procentsats. Dessa viktade delbetyg summeras för att erhålla en totalsumma enl. formeln (Betyg kriterie 1 * 0,45)+ (Betyg kriterie 2 * 0,10)+(Betyg kriterie 3 * 0,45) = Slutpoäng De tre (3) anbudsgivare som har fått högst poäng kommer att kallas till ett möte. Varje anbudsgivare kommer att få 1 timme för presentation av sitt anbud varefter upphandlande organisation betygsätter presentationerna på samma sätt som för kriterie 1 ovan. Dessa poäng läggs till den tidigare slutpoängen. Det anbud som har den högsta slutpoängen kommer att vara det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet. I enlighet med kapitel 12 och kapitel 15, LOU förbehåller sig den upphandlande organisationen rätten att förkasta onormalt låga anbud, som efter inkommen skriftlig förklaring, inte påvisar tillfredställande svar kring anbudets prisnivå. 6. Kommersiella villkor 6.1. Allmänna villkor 6.1.1. Omfattning Avtal kommer att upprättas och utformas med antagen anbudsgivare med ledning av förfrågningsunderlaget och anbudsgivarens anbud. 6.1.2 Volymer Eventuellt angivna volymer är uppskattade. Skärgårdsstiftelsen lämnar ingen garanti om vissa volymer eller av vissa värden. Skulle Skärgårdsstiftelsens behov enligt detta avtal understiga respektive överstiga uppskattad kvantitet ska detta inte betraktas som avtalsbrott från Skärgårdsstiftelsens sida utan leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet. 6.1.3. Viljeinriktning Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna ska sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna. 6.1.4. Lagar och förordningar Utförandet av tjänster som omfattas av detta avtal ska ske i enlighet med samtliga gällande lagar och förordningar som är aktuella för uppdraget inkluderat Skärgårdsstiftelsens mål och policydokument. Leverantören ska åta sig att följa utvecklingen på området och anpassa verksamheten till eventuella nya lagar och förordningar liksom till övergripande inriktningsbeslut som kan komma att tas inom Skärgårdsstiftelsen. 6.1.5. Meddelarskyldighet Finner leverantören att någon av nedan angivna händelser kommer att inträffa eller framstår såsom sannolik att inträffa ska denne omgående utan dröjsmål skriftligen informera stiftelsen därom: - Ägarbyte eller ändrad bolagsform. - Konkurs, betalningsinställelse. 9

- Omständigheter som kan försvåra samarbetet mellan parterna 6.1.6. Insyn i leverantörens verksamhet Skärgårdsstiftelsen har, när som helst under avtalstiden, rätt att granska leverantörens fullgörande av sina skyldigheter enligt detta avtal och att fakturerad ersättning är avtalsenlig. I det fall resultatet av kontroller visar felaktighet i leverantörs utförande av avtalat åtagande ska leverantör ersätta Skärgårdsstiftelsen för de merkostnader som detta orsakar. 6.1.7. Avtalshandlingars inbördes ordning I händelse av motstridiga uppgifter i förekommande handlingar gäller följande tolkningsordning: 1. Avtalstillägg i datumordning 2. Detta avtal 3. Förfrågningsunderlag 4. Anbud 6.1.8. Underleverantör Leverantör som åberopar resurser från underleverantör ska ha ett gällande samarbetsavtal med angivna underleverantörer. Kopia på samarbetsavtalet ska på begäran överlämnas till upphandlande organisation. Leverantören ska i alla frågor vara Skärgårdsstiftelsens motpart. Leverantören ansvarar för underleverantörens personal, åtagande, fel och brister med mera så som sitt eget åtagande. All kommunikation, fakturering mm från eventuell underleverantör ska gå genom leverantören till Skärgårdsstiftelsen. Leverantören ska kontrollera att underleverantören fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, 10 kap 1-2 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Framkommer det under avtalstiden att underleverantören inte fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal ansvarar leverantören för att dennes avtal med underleverantören sägs upp. Byte av underleverantör ska vara skriftligt överenskommet i förväg. 6.1.9. Uppdragets genomförande Leverantören ska utföra tjänster enligt detta avtal med största omsorg samt med tillvaratagande av Skärgårdsstiftelsens intressen. Om uppdraget inte är tillräckligt preciserat åligger det leverantören att i samråd med beställaren införa ytterligare preciseringar. Leverantören ska vid genomförande av uppdrag samarbeta väl, med Skärgårdsstiftelsens ansvariga liksom övrig personal. - Leverantören får inte av annan än Skärgårdsstiftelsen motta eller inhämta direktiv för uppdragets genomförande. - Kontakter med leverantören och anlitad personal ska ske på svenska. 6.1.10. Skyldigheter Leverantören får under avtalstiden inte åta sig uppdrag eller i övrigt verka i sådana sammanhang som kan rubba förtroendet för beställarens verksamhet. 6.1.11. Begränsning av publicering och marknadsföring Hänvisning till Skärgårdsstiftelsen i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte göras av leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Skärgårdsstiftelsens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Leverantören ska i förväg samråda med Skärgårdsstiftelsen avseende informationsmaterial som ska publiceras. 6.1.12. Försäkringar och skadeståndsanspråk Leverantör och av denne anlitad underleverantör ska teckna samt under avtalstiden vidmakthålla samtliga de försäkringar som leverantör/underleverantör enligt tillämpliga lagar och författningar är 10

skyldig att inneha. Försäkringarna ska vara på sådana belopp och övriga villkor, som är sedvanliga för den verksamhet som avtalet avser. Leverantörs försäkringsansvar omfattar samtliga produkter och tjänster som omfattas av avtalet. Leverantör ska, när Skärgårdsstiftelsen så begär, tillhandahålla bestyrkta kopior av samtliga relevanta försäkringsbrev samt bevis på att samtliga relevanta försäkringspremier erlagts. Leverantör ska ansvara för direkt skada som orsakats vid brott mot åtagande enligt avtal, andra fel eller försummelse av leverantör, leverantörs anställda, underleverantörer eller i övrigt av personer anlitande av leverantör. Leverantörs ansvar för direkta skador uppgår till skadors verkliga värde. Ansvaret omfattar även av Skärgårdsstiftelsen styrkta merkostnader. 6.1.13. Sekretess och säkerhet Personer hos leverantör och underleverantör samt personer anlitade av leverantör och underleverantörer får inte röja eller utnyttja sekretesskyddad uppgift. Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut uppgifter i allmänna handlingar finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretessen gäller även efter det att uppdraget ifråga har upphört. - Leverantör, av denne anlitad underleverantör samt av dessa anlitade personer ska på betryggande sätt förvara samtliga erhållna handlingar och informationsmedia med mera, som av Skärgårdsstiftelsen ställs till leverantörs förfogande. Leverantör ska vidta relevanta åtgärder för att förhindra att data och Information hanteras på ett sådant sätt att den förstörs, förvanskas eller förloras. - Leverantör, av denne anlitad underleverantör och av dessa anlitade personer ska följa de säkerhetsanvisningar som gäller för tillträde till och vistelse i lokaler tillhöriga Skärgårdsstiftelsen. 6.1.14. Överlåtelse av avtal Avtalet får inte överlåtas av leverantören, på annan fysisk eller juridisk person, utan Skärgårdsstiftelsens i förväg skriftliga medgivande. Skärgårdsstiftelsen har rätt att istället för sådant godkännande kostnadsfritt säga upp avtal till upphörande vid överlåtelsen/ägarskiftet. Detta gäller även vid väsentlig förändring av leverantörens ägarstruktur motsvarande minst 50% av det totala ägandet, exempelvis fusion. Leverantör får inte heller överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal. Brister leverantören i enlighet med ovanstående äger Skärgårdsstiftelsen rätt att häva avtalet. 6.1.15. Omförhandling Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte. Begäran om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten men befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse. 6.1.16. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal kan endast ske skriftligen, genom en av Skärgårdsstiftelsen upprättad handling. 6.1.17. Hävande Brister leverantören eller av denne anlitad underleverantör i fullgörandet av sitt åtagande eller upprepande åsidosätter ingånget avtal äger Skärgårdsstiftelsen rätt att häva avtalet. Skärgårdsstiftelsen kommer vid fel/brist som påtalas, att tillsända leverantören en skriftlig varning. Leverantören ges i varningsbrevet en tidsfrist inom vilket felet/bristen ska vara åtgärdat samt återkopplad till upphandlande organisation. Rättas inte felet/bristen med återkoppling till upphandlande organisation inom nämnd tidsfrist kan avtalet hävas skriftligen, hävningen gäller med omedelbar verkan, eller vid tidpunkt som beställaren fastställer. 11

Observera! Om påtalade brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för hävning. Om tre skriftliga varningar tillsänts leverantören inom en period av sex (6) månader kan avtalet hävas skriftligen, även om bristen/felet rättats inom uppsatta tidsfrister. Hävningen gäller med omedelbar verkan, eller vid tidpunkt som beställaren fastställer. Hävningsgrund föreligger dessutom ifall leverantören eller av denne anlitad underleverantör till någon del under avtalstiden inte uppfyller krav enligt 10 kap 1-2 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) eller att det under kontraktstiden framkommer att: - leverantören inte är registrerad för mervärdesskatt, - leverantören inte är arbetsgivarregistrerad och har personal anställd alternativt använder personal som till upphandlande organisation inte anmälts in som underleverantör alternativt hyr in personal utan skriftligt godkännande från upphandlande organisation. - leverantören har restförda skatteskulder hos kronofogdeorganisationen enligt Skatteverkets register - leverantören inte uppfyller kreditvärdighetskrav - upprepad felfakturering Vid hävning utgår endast betalning för uppdraget till och med det datum då avtalet hävdes. 6.1.18. Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal samt övriga avtalshandlingar och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska, om inte överenskommelse kan uppnås i direkt förhandling mellan parterna, avgöras genom rättslig prövning. 6.2. Avtalstid 6.2.1. Avtalstid 2016-01- 01 2018-12- 31 6.2.2. Förlängning Avtalstiden kan förlängas med ett (1) plus ett (1) år, totalt två (2) år. För att förlängningen ska vara giltig erfordras skriftlig överenskommelse. 6.2.3. Uppsägningstid Avtalet upphör vid avtalstidens utgång utan föregående uppsägning. Förtida uppsägning ska vara skriftlig, särskilda skäl för uppsägning behöver inte uppges. Uppsägning kan avse, enligt kundens val, hela avtalet eller del av avtal. 6.2.4. Förberedelser inför avtalets upphörande Inför avtalets upphörande förbinder sig leverantör att: - förbereda avveckling av avtalat åtagande. Förberedelsearbetet ska påbörjas i god tid innan avtalet upphör, samt - till Skärgårdsstiftelsen förbereda överlämnandet av information, dokumentation mm. Materialet ska överlämnas när Skärgårdsstiftelsen så begär. Förberedelsearbetet inför avtalets upphörande ska planeras och genomföras i nära samarbete mellan leverantör och beställare. Arbetet ska bedrivas på ett sådant sätt att Skärgårdsstiftelsen därefter ges förutsättningar att fortsätta verksamheten i samma omfattning och med samma kvalitet som gäller för detta avtal. 12

6.3. Avtalsuppföljning 6.3.1. Uppföljning av avtalet Avtalsuppföljning genomförs av kundansvarig, såväl under avtalstiden som i samband med avtalsslut. Uppföljningen syftar till att säkerställa att avtalet följs och att köpt tjänst håller utlovad kvalitet, till rätt pris och levereras på det sätt som överenskommits. Leverantören ska medverka vid uppföljningsmöten minst en gång per kalenderår, kostnadsersättning för detta utgår ej. Uppföljningsmånad november. 6.4. Pris 6.4.1. Pris Pris anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Avtalat pris ska inkludera samtliga med uppdraget förekommande kostnader. Kostnader för resor och traktamente liksom kostnader utöver avtalat pris medges ej. 6.4.2. Förändring av pris Avtalat pris gäller ett år. Därefter har leverantören rätt att årligen justera priset i enlighet med Konsumentprisindex (KPI), dock med högst 4 % per år. Vid justering ska det index som fastställs för januari månad det år som justeringen ska ske, jämföras med det index som fastställts för januari månad året innan. Leverantören ska begära justering av priset senast en månad innan justeringen ska tillämpas. 6.5. Fakturering 6.5.1. Skärgårdsstiftelsens betalningsvillkor Förskottsbetalning accepteras inte. Betalning sker mot specificerad månadsfaktura. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller dylikt får inte faktureras. Fakturor ska betalas inom 30 dagar efter av Skärgårdsstiftelsen ankomststämplad faktura. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt lag samt eventuell påminnelseavgift. På fakturan anges - Utställarens namn, adress samt organisationsnummer Belopp, skattebelopp och skattesats - Att företaget innehar F- skattsedel Fakturan ska skickas till: Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län Box 7669 103 94 STOCKHOLM eller ekonomi@skargardsstiftelsen.se Slutfakturan ska vara Skärgårdsstiftelsen tillhanda senast tre (3) månader efter att avtalet avslutats eller eljest upphört. Senare framställt krav medför inte rätt till ersättning. För det fall Skärgårdsstiftelsen helt eller till delar inte anser sig betalningsskyldig för fakturan äger Skärgårdsstiftelsen rätt att innehålla omtvistat belopp. För det fall parterna är oense om endast del av faktura ska otvistligt belopp erläggas senast på förfallodagen. 13

6.5.2. Rätt att hålla inne betalning och hantering av återbetalningsskyldighet Har beställaren ekonomiska krav på grund av att tjänsten inte utförts i enlighet med avtalet äger beställaren rätt att hålla inne betalning motsvarande beställarens krav. 6.5.3. Betalningsmottagare/ Factoringbolag Faktura får inte överlåtas på annan betalningsmottagare/ factoringbolag, annat än i avtalet angivet organisationsnummer, utan skriftligt medgivande från Skärgårdsstiftelsen. 6.6. Accept 6.6.1. Accept av angivna avtalsvillkor Anbudsgivaren ska ge accept på de i förfrågningsunderlaget angivna avtalsvillkoren och kommersiella förutsättningarna. 14