Plats och tid: Repslagaregatan 12 Norrköping, fredag den 22 januari 2016 klockan 08.30 12.00 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Irma Görtz (Norrköping Kommun) ordförande Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst) Vice Ordf. Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) Malin Masimov (Försäkringskassan) ej närvarande Ulla Wallering Fall (Valdemarsvik Kommun) Gunweig Svensson (Söderköping Kommun) Ersättare Claes Hallert (Region Östergötland) Criss Hagfeldt (Norrköping Kommun) Håkan Lind (Arbetsförmedlingen) ej närvarande Susanne Karlsson (Försäkringskassan) ej närvarande Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun) ej närvarande Katarina Karlberg (Söderköping Kommun) ej närvarande Övriga Peter Johansson (Förbundschef) Ann-Marie Pettersson (Ekonom) Utses att justera: Ulla Wallering Fall Plats och tid för justering: Samordningsförbundet Östra Östergötland, onsdag den 3 februari kl. 08:15 Sekreterare: Paragrafer: 1-12 Helena Wetterhall Ordförande: Justerare: Nämnd e.d.: Irma Görtz Ulla Wallering Fall BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2016-02-05 Datum för nedtagning av anslag: 2016-02-26 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Helena Wetterhall
Innehållsförteckning 1 Fastställande av föredragningslistans innehåll och val av justerare 2 Informationsärenden 3 Revidering av sammanträdesdagar under 2016 4 Förslag till revidering av mål nummer 2 i verksamhetsplanen för 2016 5 Val av två ledamöter för genomförande av internkontroll enligt internkontrollplan under år 2016 6 Godkännande av internkontrollplan för år 2016 7 Svar på frågeställning från revisorerna angående basgranskning 2015 8 Tecknade av avtal kring fortsatt utvärdering av NP-Samverkan under 2016 med Norrköpings kommuns PUFF-enhet samt närsjukvården 9 Beställnings- och granskningsattestanter för Samordningsförbundet Östra Östergötland 10 Budgetuppföljning december 2015 11 Anmälan om delegationsbeslut 12 Rapporter med mera
1 Fastställande av föredragningslistans innehåll och val av justerare Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland 1. fastställer föredragningslistans innehåll, 2. utser Ulla Wallering Fall att justera dagens protokoll.
2 Informationsärenden SAMÖ 2016/0011 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar information till dagens protokoll gällande: 1. Slutrapport från mötesplatser och information för nyanlända 2. Kartläggning av förstegsinsatser och social rehabilitering 3. Motioner till NNS årsmöte den 5 april samt förslag till nomineringar 4. Omvärldsbevakning regleringsbreven till Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan 5. Frukostmöte den 12 februari kring utvecklingsstöd sociala företag 6. Styrelsens utvecklingsarbete under 2016 Slutrapport från mötesplatser och information för nyanlända David Bergström redovisar slutrapporten från projektet Kartläggning av företagsinsatser och social rehabilitering Diskussion förs kring kartläggningsrapporten utifrån presidiets reflektioner. Rapporten tas upp till styrgruppen för plattform Norrköping. Frågan lyfts på nytt vid styrelsemötet i februari. Motioner till NNS årsmöte den 5 april samt förslag till nomineringar Samordningsförbundet Östra Östergötland är medlemmar i föreningen Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS). Styrelsen har nu möjlighet att lämna förslag på motioner till föreningens årsmöte samt lämna förslag på nomineringar till valberedningen. Motioner och förslag till nomineringar skall vara NNS styrelse samt valberedningen tillhanda senast 2016-02-23. Alla ledamöter funderar på eventuella motioner och förslag på nomineringar till nästa styrelsemöte.
fortsättning 2 Omvärldsbevakning regleringsbreven till Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan Anna Svensson går igenom regleringsbrevet till Arbetsförmedlingen. Vid nästa styrelsemöte föreslås att Försäkringskassan går igenom sitt regleringsbrev. Styrelsens utvecklingsarbete under 2016 Processledare Anna Hansdotter påbörjar tillsammans med styrelsen en workshop kring styrelsens utvecklingsarbete utifrån metoden fem steg för framgång.
3 Revidering av sammanträdesdagar under 2016 SAMÖ 2015/0069 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att ändra sammanträdestiderna för den 19 februari till den 18 februari samt den 17 juni till den 16 juni. Önskemål har framkommit om att ändra vissa av de beslutade sammanträdestiderna under 2016. Efter avstämning med styrelsen föreslår presidiet att följande tider revideras; 19 februari till den 18 februari med start kl. 08.30 samt den 17 juni till den 16 juni med start kl. 08.30.
4 Revidering av mål nummer 2 i verksamhetsplanen för 2016 SAMÖ 2016/0009 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att ändra formuleringen av mål nummer två i verksamhetsplanen för 2016 till: 90 % av individerna ska uppleva att de fått ett ökat stöd genom insatsen. Kansliet har tillsammans med samordnarna för plattformarna gått igenom samtliga mål som finns med i verksamhetsplanen för 2016. Utgångspunkten har varit att säkra mätningen av respektive mål. Genomgången har lett till vissa justeringar i dokumentationssystemet Aventus. När det gäller mål nummer 2; Individens upplevelse av stöd genom insatsen ska öka med 90 %, (mätpunkt utfall) så kan vi konstatera att det inte går att mäta med stöd av indikatorprojektet utifrån nuvarande lydelse och mätmetoder. Problemet är hur ingångsvärdet mäts. Utifrån detta föreslås att målet omformuleras till följande lydelse; 90 % av individerna ska uppleva att de fått ett ökat stöd genom insatsen.
5 Val av två ledamöter för genomförande av internkontroll enligt internkontrollplan under år 2016 SAMÖ 2016/0007 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att välja ledamöterna Ulla Wallering Fall och Gunweig Svensson att ansvara för internkontrollen under 2016. Enligt kommunallagen har styrelsen ansvar för att det finns en god intern kontroll inom samordningsförbundets verksamheter samt att verksamheten bedrivs på ett tillfredställande sätt. Enligt förbundets rutin för interkontroll skall två ledamöter från styrelsen utses för att genomföra internkontroll enligt internkontrollplan för år 2016.
6 Godkännande av internkontrollplan för år 2016 SAMÖ 2016/0008 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner internkontrollplan för år 2016. Enligt kommunallagen har styrelsen ansvar för att det finns en god intern kontroll inom samordningsförbundets verksamhet samt att verksamheten bedrivs på ett tillfredställande sätt. Styrelsen har tillsammans genomfört en risk- och väsentlighetsanalys som har mynnat ut i att ett antal riskfyllda processer med hög väsentlighet har identifierats. Dessa processer har bearbetats av presidiet och finns med i förslag till internkontrollplan för 2016. I bilagda förslag till internkontrollplan för år 2016 redovisas förslag till kontrollmoment, kontrollansvar, frekvens, metod och rapportering. Kontrollerna i internkontrollplanen rapporteras till styrelsen i form av kontrollrapporter. Kansliet kommer att utarbeta en beskrivning kring hur internkontrollen skall genomföras.
7 Svar på frågeställning från revisorerna angående basgranskning 2015 SAMÖ 2015/0071 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland 1. godkänner rapporten Styrelsens svar på revisorernas frågeställning, 2. överlämnar rapporten till revisorerna. Samordningsförbundets revisorer har genomfört en basgranskning av samordningsförbundets verksamhet. Utifrån revisionsrapporten vill revisorerna få ett skriftligt svar på följande frågeställning; Hur kommer direktionen att arbeta fortsättningsvis med att utveckla verksamhets- och budgetplanen till mer konkreta och kortsiktiga mål som är uppföljningsbara? Kansliet har utarbetat svar på frågan enligt bilagda handling. Styrelsens svar skall vara revisorerna tillhanda senast 2016-02-19. Sänt till: Revisorerna
8 Tecknade av avtal kring fortsatt utvärdering av NP- Samverkan under 2016 med Norrköpings kommuns PUFF-enhet samt närsjukvården SAMÖ 2016/0006 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna och teckna bilagda avtal med Norrköpings kommun, PUFF-enheten samt närsjukvården avseende utvärdering av NP-Samverkan under 2016. Styrelsen beslutade i december att förlänga projektet NP-Samverkan under 2016 för att möjliggöra en implementering till ordinarie verksamhet. Utifrån förslaget till förlängning föreslås att utvärderingen, som har följt projektet sedan 2012, fortsätter under 2016. Utvärderingens syfte, mål och metod redovisas i bilagd arbetsplan. Det samlade arbetet kommer att redovisas i en FoU-rapport. Den totala kostnaden för utvärderingen uppgår till maximalt 150 000 kr exklusive kostnader för tjänsten Pict-O-Stat (enkätsystem till deltagare). Avtal redovisas i bilagda handlingar. Sänt till: PUFF-enheten, Norrköpings kommun Närsjukvården i östra Östergötland (NSÖ), Region Östergötland
9 Beställnings- och granskningsattestanter för Samordningsförbundet Östra Östergötland SAMÖ 2016/0005 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att utse assistent Annika Landberg som ordinarie beställnings- och granskningsattestant och ekonomiassistent Ola Sandgren som ersättare. I samband med att uppdragsavtalet med bygg- och miljökontoret för köp av assistenttjänst har upphört, behöver två nya beställnings- och granskningsattestanter utses. Arbetsmarknadskontoret har från och med årsskiftet tagit över ekonomiadministrationen. Kansliet föreslår att assistent Annika Landberg utses som ordinarie och att ekonomiassistent Ola Sandgren utses som ersättare. Sänt till: Arbetsmarknadskontoret, Norrköpings kommun
10 Budgetuppföljning december 2015 SAMÖ 2016/0004 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner budgetuppföljning för december 2015. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för december månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.
11 Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2016/0002 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner och noterar anmälan om delegationsbeslut till dagens protokoll. Anmälan till Samordningsförbundet Östra Östergötland om beslut som har fattats enligt delegation. Styrelsens förbundschef har enligt delegation inhandlat möblemang till plattform Norrköping, 2015-12-10
12 Rapporter med mera SAMÖ 2016/0003 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner och noterar rapporter till dagens protokoll. Skriftliga rapporter som har inkommit till styrelsen redovisas nedan: Sammanträdesprotokoll från Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige, Norrköpings kommun gällande Samordningsförbundets delårsrapport 2015, SAMÖ F 2016/00002