Personalenheten INTRODUKTIONSPROGRAM FÖR NYANSTÄLLDA CHEFER I LYCKSELE KOMMUN Personalenheten 2014-03-01 Reviderad av Personalenheten 2016-01-19
Personalenheten 2016-01-19 Innehåll INTRODUKTION... 1 Närmaste chefs checklista vid introduktion av nyanställd chef... 2 Checklista chefen som medarbetare... 3 Introduktion - Stödfunktioner... 4 Bilaga 1. Material till dig som är ny chef... 6 Bilaga 2. Bra att veta vem vänder jag mig till... 8 Bilaga 3. Uppföljningssamtal... 9 Välkommen till första dagen på nya jobbet!... 1
Personalenheten 2016-01-19 INTRODUKTION Att börja som ny chef i Lycksele Kommun ska kännas välkomnande och enkelt. Omgivningen ska vara förberedd på att den nya chefen börjar. Information ska ges på ett tydligt, metodiskt och systematiskt sätt och den nya chefen ska bli presenterad i verksamheten. Introduktionen ska hjälpa en nyanställd chef att på ett bra sätt komma in i sina arbetsuppgifter, arbetssituationen, miljön och arbetsgemenskapen samt bidra till trivsel och engagemang i arbetet redan från början. Checklista Introduktionen ska planeras utifrån det individuella behovet. För att underlätta introduktion av den nya chefen har checklistor utformats. Närmaste chefs checklista vid introduktion av nyanställd chef, se sid.2, en checklista som ska användas av närmaste chef. Checklista chefen som medarbetare, se sid.3, en checklista som den nya chefen själv ska ansvara för. Mentor Ansvarig för introduktionen är närmaste chef och den nya medarbetaren själv. Närmaste chef utser en mentor som ska vara till stöd och hjälp. Mentorns uppdrag är att stötta med praktisk information om rutiner på arbetsplatsen och vid behov ge stöd i yrkesrollen. Lycksele kommun vill att du som chef Har ansvar för att alla känner till och förstår verksamhetens uppdrag. Fattar beslut och är en tydlig vägvisare. Delegerar, visar förtroende och följer upp. Kommunicerar mål, budget och resultat. Är engagerad, tillgänglig och ger feedback. Skapar gemensamma mål som alla känner till. Är tydlig med förväntningar, roller och ansvarsfördelning. Skapar delaktighet och samhörighet. Är öppen och ärlig med ett respektfullt bemötande. Avspeglar uppnådda mål och resultat i individuella och differentierade löner. Hushåller med våra resurser. Uppföljning Introduktionen ska följas upp kontinuerligt av närmaste chef under hela introduktionstiden. Första månaden ska uppföljning ske en gång/vecka. Efter cirka tre månader ska Bilaga 3. Uppföljningssamtal göras, detta uppföljningssamtal ska dokumenteras, se mall sid.9. Annonsera nya medarbetare För bästa tillgänglighet och service ska presentation av medarbetaren göras för kundtjänsthandläggarna i Kundtjänst. Den nya chefen presenteras även på hemsidan, kontakta webbansvarig på din enhet. För att sprida internt ska den nya chefen annonseras på anslagstavlan i FirstClass. Inbjudan Inför den nya chefens första dag, bör närmaste chef skicka ut inbjudan, för att informera hur första dagen kommer att se ut. Mall för inbjudan finns som bilaga, Välkommen till första dagen på nya jobbet!, se sid.1. Sida 1
Närmaste chefs checklista vid introduktion av nyanställd chef Snarast efter anställningsbeslut Informera i verksamheten om att ny chef börjar Upprätta anställningsavtal. Skicka anställningsavtal till Personalenheten. SITHS-kort (beställs hos Kundtjänst vid behov) Säkerställ tillgång till utrustning (ex. dator, mobiltelefon) Kontakta IT-helpdesk tel.162 10 E-postadress, inloggningsuppgifter till nätverk. Kontakta IT-helpdesk tel.162 10 Mentor utses av närmaste chef Några dagar före anställningsdagen Avsätt tid för introduktionen Kontakta den nyanställde chefen och hälsa välkommen, skicka ev. ut inbjudan sid.1, Välkommen till första dagen på nya jobbet! Iordningsställ arbetsplatsen (kontor, möbler och dator osv.) Beställ fast telefonanknytning (ev. mobil) via Kundtjänst tel.166 00 Ordna med postfack och namnskylt till arbetsplats Ordna med koder, passerkort och nycklar Förbered arbetsuppgifter för den första tiden Första dagarna Gå igenom Introduktionsprogrammet och checklistor, ge ett ex till den nye chefen Ge den nyanställde chefen ansvar för sin checklista, Checklista chefen som medarbetare Presentera medarbetare Rundvandring i lokalerna Presentera den nya chefen i Kundtjänst Ge praktisk information, t.ex. inloggning i datorn, lunch, parkering, kaffe osv Gå igenom arbetsuppgifter som är förberedda Visa Arbetsgivarkonferans i FirstClass. Informera medarbetaren om vilka arbetsuppgifter hen förväntas utföra, vilka resultat som ska uppnås samt vem medarbetaren ska kontakta vid stöd och prioriteringsbehov av arbetsuppgifter. Inom 1-3 månader Uppföljning en gång/vecka under första månaden. Efter tre mån ska Bilaga 3. Uppföljningssamtal göras, se mall sid.9 Kontinuerligt en gång per år Resultat- och utvecklingssamtal (RUS) sker kontinuerligt en gång per år. Uppföljning om hur arbetssituationen upplevs. 2
Checklista chefen som medarbetare Följande checklista ska den nya chefen själv ansvara för. Namn: Datum: Mentor: Funktion: INFORMATION Anställningsavtal Information om Drogpolicy Aktivitet/Information: Ansvarig Datum Sign Sekretessförbindelse och nära anhörigblankett Info.om telefoniriktlinjer Info.om kommunens IT/e-policy och riktlinjer Bekräftelse IT behörighet Ordna med: Passerkort, Nycklar, Koder, P-plats, Motorvärmare, ev. SITHS-kort, info kring ev. larm, tider och koder på arbetsplatsen. Genomgång av verksamhetens dataprogram, ordna behörigheter Info.om anställningsvillkor, lönerutiner, tidrapporter, arbetstider, ledigheter Info.om Samverkansavtal och Facket Info. om Arbetsplatsträff (APT) Info. om Arbetsmöte (AM) Info. om Resultat- och utvecklingssamtal (RUS) Info. om Lycksele kommuns lönemodell/lönepolitik Info. om kommunens informationskanaler: Bl.a. FirstClass (Arbetsgivarkonferans och Personalingång), Hemsidan, Lokal- och bilbokningar, IT-Helpdesk tel.162 10. Info. om den egna arbetsplatsen Instruktion i egna arbetsuppgifter, resultat och mål, prioriteringsordning Info. Kaffeavdrag Anmäl till kommunens Introduktionstillfälle för nyanställda. INFORMATION FRÅN PERSONALENHETEN Boka tid INFORMATION FRÅN INFORMATÖR Boka tid INFORMATION FRÅN KUNDTJÄNST Boka tid INFORMATION FRÅN IT-KONTORET Boka tid INFORMATION FRÅN EKONOMIENHETEN Boka tid INFORMATION FRÅN KANSLIENHETEN m.fl., SBF, mentor, mentor, medarbetare Personalenheten, Personalenheten Informatör, Informatör, Kundtjänst, Kundtjänst IT-kontoret, IT-kontoret Ekonomienheten, Ekonomienheten Kanslienheten 3
Boka tid, Nämndsekreterare Introduktion - Stödfunktioner För att få en genomgång av respektive enhets roll och funktion, bokar den nyanställde chefen tid med respektive chef på enheterna. Nedan finns en checklista för stödfunktionernas introduktion. PERSONALENHETEN Vem ansvarig När Personalenhetens roll och funktion FirstClass Arbetsgivare Personalingång mm. Hemsida/Facebook Arbetsrätt Centrala/Lokala avtal o RUS och APT Fackliga företrädare Lagar Arbetsmiljöansvar Systematiskt arbetsmiljöarbete Policydokument som berör arbetsmiljö Lysam och MedHelp Företagshälsovård Anställningsprocesser Rekryteringsprocessen Anställningsavtal Introduktion av medarbetare Lönerapportering Besched Tidomat Tidrapporter/mallar Manualer Personalstrateg Personalkonsult Personalkonsult Lönesekreterare Lönehandläggare EKONOMIENHETEN Vem ansvarig När 4
Ekonomienhetens roll och funktion Budget Uppföljning/Rapporter Tidsplan ekonomiärenden Agresso Kontering Att betala fakturor Att fakturera Upphandling Inköp Ekonomiportalen (kommer under 2014) Enhetschef Ekonomhandläggare LYST KUNDTJÄNST Vem ansvarig När Enhetschef Kundtjänst informerar om: Telefoniriktlinjer SITHS-kort - beställningar/rutiner Kundtjänst informerar om: Trio hänvisningssystem Mobile extension Bilbokningar Internservice Enhetschef Kundtjänsthandläggare IT- OCH SERVICEENHETEN Vem ansvarig När IT- och serviceenhetens roll och funktion IT-organisation policy och riktlinjer Lyckseles IT-miljö Beställning av tjänster system/drift Beställning av behörigheter Enhetschef KANSLIENHETEN Vem ansvarig När 5
Kanslienhetens roll och funktion Nämndsadministration Ärende- och dokumenthantering Utlämnande av handlingar Sammanträdesplanering/stoppdatum Förtroendemannaregister Arkiv Trafiksamordning Ansvar -Kollektivtrafik inom kommunen Skolskjutsplanering Skolskjutshandläggning Färdtjänsthandläggning Överförmyndarhandläggning Varuhemsändning Nämndsekreterare INFORMATÖR Vem ansvarig När Informatörens roll och funktion Kommunikationskanaler webben, FirstClass, Media, APT, arbetsmöten Informationsansvar informationspolicy och riktlinjer Lycksele kommuns Informatör Bilaga 1. Material till dig som är ny chef Kommunövergripande Mål och vision Budgetprocessen Årsredovisning Styrdokument, Policyer, Riktlinjer Förvaltningsövergripande Mål Budget Verksamhetsplan Styrdokument, Policyer, Riktlinjer Försäkringar Verksamhetsövergripande Mål Budget Verksamhetsplan Personalansvar Lagar och avtal som reglerar ansvarsområdet Handböcker/Manualer beskrivning 6
Länkar Lycksele kommuns hemsida: Lycksele kommuns handlingar och styrdokument: SKL:s hemsida, avtal och lagar: Diverse information för dig som chef/medarbetare Lycksele kommun intranät FirstClass: HR-supporten, Lycksele kommuns Rekryteringsverktyg: LYSAM, Lycksele kommuns arbetsmiljöverktyg MedHelp http://www.lycksele.se http://www2.lycksele.se/diaweb/ http://www.skl.se/avtal-lagar FirstClass inloggning http://www.hrsupporten.com/ http://lycksele.sysarb.se/ https://portal.medhelp.se/ 7
Bilaga 2. Bra att veta vem vänder jag mig till Ärende Vem vänder jag mig till Telefon/e-post Kontakt på Personalenheten Kontakt på Löne Kontakt på Kanslienheten Kontakt på Kundtjänst Lönehandläggare och Lönesekreterare Kundtjänsthandläggare 0950-162 00 0950-166 00 Kommunens Informatör Kontakt på Ekonomienheten Kontakt på It-/Serviceenheten Data hårdvara Data mjukvara Möbler It-helpdesk It-helpdesk It-helpdesk 0950-162 10 0950-162 10 0950-162 10 Belysning Nycklar, passerkort SITHS-kort Säkerhet Vaktmästare Telefon Beställning av t.ex. kontorsmaterial Arbetstider 8
Bilaga 3. Uppföljningssamtal Hur tycker du, att introduktionsprogrammet har fungerat? Tycker du, att du har fått den information du behöver? Tycker du, att du har kommit in i dina arbetsuppgifter? Tycker du, att du har kommit in i arbetsgemenskapen? Behöver introduktionsprogrammet kompletteras? Känner du till vilka arbetsuppgifter som du förväntas utföra samt vem du ska kontakta vid stöd och prioriteringsbehov? Tycker du, att du har fått tillräckligt stöd och hjälp av mig som chef? UPPFÖLJNINGSSAMTAL MED CHEF Datum/tid för uppföljningssamtal: : Medarbetare: 9
ger den nyanställde chefen feedback på hittills utfört arbete 10
Välkommen till första dagen på nya jobbet! Introduktion för: Ansvarig chef: Välkommen den: Schema för dagen Tid Aktivitet Ansvarig Check 09.00-12.00 12.00 13.00 13.00 14.30 Välkommen. Samtal med närmaste chef. Genomgång av introduktionen och programmet. Praktiska frågor Lunch Presentationsrunda på arbetsplatsen Kollega Mentor Allmänt. God förberedelse inför första dagen och introduktionen. Se checklista. Förberedelse inför presentationen. 14.30 - Egen tid Genomgång av verksamheten. Med vänliga hälsningar Träffa medarbetare. Lycksele Kommun, 0950-166 00 vxl