Användarmeddelande. Ny programversion. Flex Lön version 16.3a

FORMsoft AB 2016 Användarmeddelande Ny programversion Flex Lön version 16.3a Bäste kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i Flex Lön version 16.3a. Bland nyheterna kan nämnas stöd för hantering av rörligt semestertillägg som summa per år samt en funktion för att sätta löneartens kontering frikopplat från löneartsregistret. Med vänlig hälsning Flex Applications

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 2 Innehåll NYHETER FLEX LÖN VERSION 16.3A... 3 LAS NYA REGLER GÄLLANDE RÄTT TILL TILLSVIDAREANSTÄLLNING... 3 RÖRLIGT SEMESTERTILLÄGG SOM TOTALSUMMA PER ÅR... 4 KONTERING FRIKOPPLAD FRÅN LÖNEART... 5 UTBYGGNAD AV EGNA LÖNESTATISTIKRAPPORTER... 6 ORGANISATIONSNUMMER PÅ LÖNESPECIFIKATIONEN... 8 UNDERLAG ACKORDSBERÄKNING FLER UPPGIFTER... 8 PERSONNUMMER MED SEKELSKIFTESSIFFROR... 10 KU ENKLARE HANTERING GÄLLANDE KONTAKTUPPGIFTER... 10 KU FÖR ENSKILD FIRMA... 10 HANTERING AV F-SKATT I CSR-SVAR... 10 ARBETSGIVARDEKLARATION RÄNTA OCH UTDELNING... 11 NY KONTROLLUPPGIFT - KU31 UTDELNING M.M. PÅ DELÄGARRÄTTER... 12 SÄTT DATUM PÅ FASTA TRANSAKTIONER VID IMPORT AV ANSTÄLLNINGSDATUM OCH AVGÅNGSDATUM 13 PENSIONSRAPPORTERING TILL KPA NYA KRAV PÅ FILEN... 14 FACKFÖRBUNDSLISTAN VALBAR SORTERING... 14 NY API-FUNKTION FÖR ATT HÄMTA KONTERINGSREGISTER... 14

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 3 Nyheter Flex Lön version 16.3a Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Lön, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. LAS Nya regler gällande rätt till tillsvidareanställning Från den 1 maj 2016 gäller en ny regel i lagen om anställningsskydd (LAS) för rätten till tillsvidareanställning. Bakgrunden till denna regeländring är att Sverige fått kritik från EU. Sedan tidigare har arbetstagare haft rätt till en tillsvidareanställning då de under de senaste fem åren jobbat minst två år med antingen allmän visstidsanställning (AVA), eller vikariat (VIK). Dessa båda anställningsformer räknas inte ihop enligt LAS (undantag finns dock i olika kollektivavtal). Det nya är att ytterligare en regel tillkommer som ger arbetstagaren rätt till en tillsvidareanställning, den så kallade kedjeregeln. Kedjeregeln innebär att man kan räkna tid för AVA på en längre period än fem år om arbetstagaren har haft tidsbegränsad anställning i form av allmän visstidsanställning, vikariat eller säsongsanställning som följt på varandra med upp till sex månaders mellanrum. Observera dock att det bara är tid för allmän visstidsanställning som räknas och som totalt behöver komma upp i två år för att arbetstagaren ska ha rätt till en tillsvidareanställning. Inställningar på anställningsformen För att aktivera hanteringen av kedjeregeln i systemet behöver du tala om vilka anställningsformer som ska vara underlag för kedjeregeln. Detta ställer du in under på respektive anställningsform under menyingång Inställningar Anställningsformer, och enligt LAS ska detta gälla allmän visstidsanställning, vikariat och säsongsanställning. Rapporten När du har gjort inställningen enligt ovan kommer systemet att räkna enligt kedjeregeln. När du tar ut rapporten ser du vilka som berörs av kedjeregeln genom en markering med asterisk (*). Högst upp i rapporten finns också en förklaring till beräkningen. Även i bevakningscentralen tar systemet hänsyn till kedjeregeln.

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 4 Rörligt semestertillägg som totalsumma per år Det finns två olika sätt att hantera rörligt semestertillägg. Antingen beräknar man ett tillägg per semesterdag eller som en totalsumma per semesterår. Om man beräknar en totalsumma per år gör man oftast så att man betalar ut hela summan efter semesterberäkningen. Detta går också bra att göra då man hanterar tillägget per dag. Om man däremot enligt kollektivavtalet ska betala ut det rörliga tillägget per dag i samband med uttag av semester måste man hantera tillägget per dag. Fram tills nu har systemet endast haft hantering av rörligt semestertillägg per dag. För att göra det enklare för er som betalar ut allt rörligt tillägg som en totalsumma har vi nu gjort det möjligt att hantera tillägget per år. Semesteravtalet På semesteravtalet (Inställningar Semesteravtal, flik Semestertillägg) kan du nu välja om det rörliga semestertillägget ska hanteras per dag eller per år. Viktigt att tänka på är att formeln för beräkningen av rörligt tillägg på fliken Semesterlön måste ändras om denna inställning ändras på semesteravtalet. Annars är risken att systemet kommer att beräkna ett värde per dag, men hantera det som ett värde per år (eller tvärtom). Exempel på formel som beräknar tillägg per dag: SemTilläggRörlig = (SemGrRörligLön * SemTilläggRörligProc) * SemRätt/SemDagarBetalda Exempel på formel som beräknar tillägg per år: SemTilläggRörlig = (SemGrRörligLön * SemTilläggRörligProc) * SemRätt Om du är osäker på hur formlerna ska ändras rekommenderar vi att boka tid med någon av våra konsulter. Personregistret I personregistret, flik Semester, framgår det om det rörliga tillägget är per dag eller per år. Semesterskulden I semesterskuldsrapporten (Arbeta med Rapporter, Personal) visas nu också hur stor del av beloppet som är rörligt semestertillägg. Detta underlättar vid kontroll av att beloppen är rimliga.

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 5 Kontering frikopplad från löneart Många av våra kunder använder funktionen för gemensamma inställningar mellan företag. På så sätt kan man säkerställa att inställningar på t.ex. lönearter är lika i flera företag. Om man har samma kontoplan i dessa företag går det bra att också lägga in konteringen på lönearterna, men om man i de olika företagen skulle ha olika kontoplaner blir det svårare att hantera. En lösning på detta är en ny funktion i systemet, där du per företag kan sätta upp lönearternas kontering utanför löneartsregistret. På så sätt kan du dela löneartsregistret mellan flera företag, men låta konteringen vara unik per företag. En annan möjlighet är att nyttja denna funktion till att sätta avvikande kontering för olika personalkategorier istället för att göra avvikelser i löneartsregistret. Inställningar Löneartskontering För att lägga in företagets egen kontering på lönearten går du in under Inställningar Löneartskontering. Första gången du går in här är listan tom, vilket innebär att det inte finns några avvikande konteringar i företaget. När du lägger upp en löneartskontering väljer du först vilken löneart du vill välja kontering för. Därefter väljer du personalkategori eller (alla) personalkategorier om du vill att konteringen ska gälla alla. Om du lägger upp en kontering för (alla) personalkategorier, och en för en specifik personalkategori gäller personalkategorins specifika i första hand. Sedan är det bara att fylla i den kontering som ska gälla på motsvarande sätt som i löneartsregistret. Du kan här också välja att fördelningen i bokföringen ska vara annorlunda (kryssrutorna). För att underlätta arbetet då du har många lönearter kan du högst upp göra ett urval på en eller flera lönearter för att filtrera listan. Tillämpning När en lönetransaktion läggs in i lönekörningen kommer löneartens kontering enligt ovan att hämtas i första hand. Om det inte finns någon kontering här kommer löneartens kontering att gälla i andra hand. Även bokföringskonton för arbetsgivaravgifter, semesterskuld, kompskuld och andra skulder kommer att hämta kontering i första hand från denna frikopplade löneartskontering, och i andra hand från lönearten.

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 6 Utbyggnad av egna lönestatistikrapporter Funktionen för att bygga egna lönestatistikrapporter som du hittar under Arbeta med Egna lönestatistikrapporter kan användas till mycket. Det främsta användningsområdet är när du vill ta fram statistik per anställd från lönekörningar och samtidigt få med uppgifter från personuppgifterna. I denna version har vi byggt ut funktionen med en rad nya möjligheter. Hemkontering Du kan nu hämta den anställdes hemkontering på ett enkelt sätt. Välj först Hemkontering i kolumnen Typ. Därefter väljer du i kolumnen för Fält vilken kontering du vill hämta. Om du använder procentfördelad hemkontering kan du också hämta detta. I exemplet nedan tänker vi oss att anställda kan vara procentfördelade på upp till tre olika kostnadsställen. För att få med de tre olika kostnadsställena med respektive procentsats behöver vi skapa sex kolumner i vår rapport, tre för koderna och tre för procentsatserna. I kolumnen Förd. rad anger vi vilken fördelningsrad som ska hämtas till respektive kolumn i rapporten. Om vi tar ut rapporten enligt inställningarna ovan och har en anställd som är fördelad på två olika kostnadsställen enligt bilden till höger får vi i rapporten resultatet enligt nedan. I rapporten valde vi att visa kostnadsställe för de tre första raderna. Eftersom denna anställd inte var fördelad på tre olika, blir kolumn P och Q tomma. Lägg också märke till att även kolumn I är tom. Detta beror på att fältet Hem- K-ställe endast hämtar kostnadsställe för anställda där man lägger kostnadsställe direkt på konteringsfliken i personregistret. Arbetar man med procentfördelad hemkontering ska man alltså alltid använda fälten för procentfördelad kontering. Löneartstypssummering En annan nyhet är Löneartstypssummering som finns att välja i kolumnen för Typ. I kolumnen för Fält kan du sedan välja vilken typ av löneart du vill summera på motsvarande sätt som i rapporten Fördelning av antal och belopp. På så sätt kan du t.ex. summera alla lönearter som är underlag för pension för ITP1 som i vårt exempel nedan. Du kan också summera allt som är skattepliktig lön, förmåner, eller varför inte antal sjuktimmar.

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 7 Egna saldon Du kan nu också välja att ta med värden från egna saldon i rapporten. Välj först Egna saldon i kolumnen Typ, och därefter vilket saldo du vill ta med i kolumnen Fält. I vårt exempel nedan har vi valt att visa periodens samt utgående värde för vårt saldo för kontantlön som sedan används för kontrolluppgiften. Benify Benify är en förmånsportal som hanterar olika uppgifter. För att Benify ska kunna användas till olika ändamål behöver du hämta vissa specialuträknade uppgifter från lönesystemet. Vi har därför lagt dessa speciellt utformade fält i en speciell gruppering. Om du i kolumnen för Typ väljer Benify, får du sedan i kolumnen Fält upp dessa skräddarsydda fält för Benify. Nedan följer en beskrivning av hur respektive fält fungerar: Fält Långtidsfrånvaro namn* Långtidsfrånvaro id* Långtidsfrånvaro startdatum* Långtidsfrånvaro slutdatum* Långtidsfrånvaro omfattning* Kontant utbetald månadsbruttolön (KUB) Kontant utbetald månadsbruttolön (KUB) Snitt senaste 12 mån Pensionskategori Funktion Namn på frånvaroorsaken Frånvaroorsakens kod Lönetransaktionens fr o m-datum Lönetransaktionens t o m-datum Lönetransaktionens omfattning Summerat belopp på alla skattepliktiga lönearter utom förmåner (bruttolön). Genomsnittlig bruttolön de senaste 12 månaderna fram till urvalsperiodens t o m-datum. Pensionskategori enligt följande: ITP1 om den anställde tillhör Collectum ITP1 ITP2 om den anställde tillhör Collectum ITP2 Fora om den anställde inte tillhör någon av ovan * Hantering för långtidsfrånvaro fungerar på så sätt att systemet identifierar lönearter som avser föräldraledighet, sjukfrånvaro dag 15- eller tjänstledighet. Om flera frånvarotillfällen finns under perioden tas den lönetransaktion som har högst fr o m-datum.

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 8 Schemalägg export till fil i Flex Service Om du har tilläggsmodulen Flex Service finns nu möjligheten att schemalägga en export av egna lönestatistikrapporter till fil. En förutsättning är att du i inställningarna för den egna lönestatistikrapporten har gjort inställningar för hur filen ska se ut vid export. Därefter kör du konfigurationsverktyget för Flex Service och väljer vilken rapport som ska exporteras samt en tidpunkt för när exporten ska ske. Vid export kommer alltid data för den senast avräknade lönekörningen att hämtas. Organisationsnummer på lönespecifikationen Det finns nu möjlighet att visa företagets organisationsnummer på lönespecifikationen. För att göra detta behöver du aktivera inställningen under Inställningar Styruppgifter, fliken Lönespec/KU. På lönespecifikationen visas då organisationsnumret under företagets adressuppgifter. Underlag ackordsberäkning Fler uppgifter För er som arbetar i byggbranschen och använder rapporten Underlag ackordsberäkning finns det nu ytterligare funktionalitet i denna rapport för att underlätta i arbetet med ackordshanteringen. Nytt urval för typ av ackordslista Den största förändringen är att det nu finns två olika utföranden av rapporten som du väljer som första urval när du tar ut rapporten. Underlag Detta är den gamla vanliga rapporten som endast innehåller underlag för ackordsberäkning som facket behöver. Underlag inklusive överskottsberäkningar Denna variant innehåller förutom underlag för ackordsberäkning även överskottsberäkning. Följande fält finns i rapporten: o Förtjänst Högst upp i rapporten, ovanför listan per anställd, anger du den förtjänst på bygget som du fått tillbaka från facket. Förtjänst används för att beräkna överskottet. o Timpris Timpris som är beräknat utifrån redan utbetald lön och arbetad tid. Beräknas enligt följande: Utbetalt / Arb.tim

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 9 o Arb.tim Antal arbetade timmar på projektet. Summeras på lönearter som har inställningen Underlag ackordsberäkning Avser arbetade timmar. o Fördelningstal Den anställdes fördelningstal enligt lönekoden för timlön. o Förd.tid Lönegrundande arbetstid med hänsyn till fördelningstal. Beräknas enligt följande: Arb.tim * Fördelningstal. o Utbetalt Utbetald lön för arbetad tid. Summeras från lönearter som har inställningen Underlag ackordsberäkning Avser lön. o Överskott Här visas det överskott som ska betalas ut per timme till den anställde. Beräknas enligt följande: (Förtjänst * Fördelningstal) Timpris. o Utbetalning Här visas den beräknade kvarstående utbetalningen per anställd. Beräknas enligt följande: Överskott * Arb.tim. Nedan ser du ett exempel på hur det kan se ut för en anställd som har fått grundlön och ackordsförskott. När du från facket har fått tillbaka den beräknade timförtjänsten för bygget kan du ta ut rapporten enligt följande exempel: Urval på alla konteringsdimensioner Du kan nu också göra urval på samtliga konteringsdimensioner när du tar ut rapporten. Detta gör det möjligt att göra ackordsberäkning för delar av hela bygget om så önskas. Om du t.ex. har en konteringsdimension för ackordsperiod kan du göra ackordsberäkningen per ackordsperiod. Ta med preliminära lönekörningar i underlaget Det finns nu också möjlighet att ta med preliminära lönekörningar i ackordsunderlaget genom att kryssa i detta val vid uttag av rapporten. Detta kan användas för att så tidigt som möjligt få ut ackordsunderlaget. Observera dock att så länge saker förändras i lönekörningen kan också underlaget för ackordsberäkningarna ändras. Använd därför denna möjlighet med försiktighet.

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 10 Personnummer med sekelskiftessiffror För att säkerställa att systemet hanterar redovisning av kontrolluppgifter på ett korrekt sätt har vi kompletterat den anställdes personnummer med sekelskiftessiffror. På så sätt kan vi nu hantera personer som är över 100 år på ett korrekt sätt vid redovisning av kontrolluppgifter. Vid inmatning av personnummer samt vid import går det fortfarande bra att ange personnummer utan sekelskiftessiffror. Systemet kommer då anta att personen är yngre än 100 år och lägga in sekelskiftessiffror utefter det. KU Enklare hantering gällande kontaktuppgifter I samband med det nya filformatet för kontrolluppgifter som infördes vid årsskiftet 2015/2016 infördes också krav på att uppgifter till kontaktperson skickas med i filen. Dessa uppgifter har funnits med i filen sedan tidigare, men nu är det också krav på att uppgifterna ska finnas med för att Skatteverket ska acceptera filen vid inläsning. För att underlätta arbetet med kontrolluppgifter visar vi nu vilka kontaktuppgifter som kommer med i filen i samband med att du skapar den i systemet. Här kan du också ändra vilka kontaktuppgifter som ska komma med i filen utan att kontaktuppgifterna i företagsuppgifterna ändras. Värt att notera är även att namn för attestering av banklistan nu också kan ändras i samband med att du tar ut denna rapport. KU för enskild firma För att kunna hantera kontrolluppgifter för enskild firma har vi under Register Företagsuppgifter lagt in en inställning för företagsform. Här väljer du Juridisk person om företaget är t.ex. ett aktiebolag, då organisationsnumret ska börja på 16. Om företaget är en enskild firma där organisationsnumret är ett personnummer och därför börjar på 19 eller 20, ska du välja Fysisk person. Hantering av F-skatt i CSR-svar Vid återläsning av CSR-svar från Skatteverket kan det inträffa att anställda har F-skatt enligt Skatteverkets register. Detta kan inträffa om en anställd tidigare haft en enskild firma men glömt att ändra skattsedeln hos Skatteverket. Vi har nu kompletterat CSR-återläsningen med en kolumn för skatteform samt hantering för anställda som har F-skatt enligt CSR-filen. Dessa kommer inte att läsas in och du får en möjlighet att uppmärksamma den anställde om att denne har fel skatteform.

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 11 Arbetsgivardeklaration Ränta och utdelning På arbetsgivardeklarationen finns det separata rutor för att redovisa avdragen skatt på ränta och utdelning, ruta 85 och 86. Dessa används t.ex. för företagets ägare som tar ut utdelning i företaget som beskattas i lönesystemet. För att hantera detta i systemet behövs följande: Löneart för skatt på ränta och utdelning Först behöver du en löneart av typen Skatteart som ska användas för att dra skatt på ränta och utdelning. Under Inställningar Systemfasta lönearter anger du därefter denna löneart på rad 14 Skatt på ränta och utdelning. Beloppet på denna löneart kommer att redovisas i ruta 86 på arbetsgivardeklarationen. Lönearter som ska beskattas som ränta och utdelning Därefter är det dags att lägga upp de lönearter som ska beskattas som ränta och utdelning och som ska summeras till ruta 85 på arbetsgivardeklarationen. För att hantera detta finns nu ytterligare en Underlagstyp för skatteberäkning som heter Ränta och utdelning och som du väljer på de lönearter som ska redovisas i ruta 85. På lönearten väljer du också hur många procent skatt som ska dras på lönearten. På så sätt kan du skapa t.ex. en löneart för utdelning med 20 % skatt, och en för 30 % skatt för att hantera olika regler. Här är ett exempel på en anställd som har fått en utdelning på 10 000 kr som ska beskattas med 20 %. När du tar ut arbetsgivardeklarationen redovisas underlaget och skatten i ruta 85 och 86. För att underlätta felsökning kan du också ta ut rapporten Arbetsgivardeklaration per anställd till Excel för att se för vilka anställda du har redovisat underlag och skatt för ränta och utdelning till ruta 85 och 86.

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 12 Ny kontrolluppgift - KU31 Utdelning m.m. på delägarrätter En ny kontrolluppgift, KU31 Utdelning m.m. på delägarrätter, hanteras nu i systemet. Denna kontrolluppgift ska lämnas för avkastning på delägarrätter, som exempelvis aktier och andelar i ekonomiska föreningar. Kontrolluppgiften hanteras på motsvarande sätt som övriga kontrolluppgifter gällande utskrift, möjlighet att skicka via e-post samt till Kivra, samt hur man skapar fil för redovisning till Skatteverket. Även styrning av belopp från ackumulatorer till kontrolluppgifter fungerar på motsvarande sätt. Du behöver i olika sammanhang också redovisa ytterligare uppgifter till KU31. Företagsuppgifter Värdepapper (ISIN) I företagsregistret, flik Allmänt, kan du nu lägga in ISIN-numret och namnet på aktien/andelen som ska redovisas i ruta 572 och 571 på kontrolluppgiften. Personregistret Om du ska redovisa uppgifter för kupongskatt, depå eller för begränsat skattskyldiga behöver du ange en rad uppgifter i anställdaregistret.

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 13 Så här ser blanketten för KU31 ut: Sätt datum på fasta transaktioner vid import av anställningsdatum och avgångsdatum Om en anställd börjar eller slutar mitt i månaden, eller för att säkerställa att man inte råkar betala ut lön efter anställningens slut, är det praktisk att sätta datum på fasta transaktioner när anställningen börjar eller slutar. När du sätter slutdatum på en anställd i personregistret får du en fråga om du vill sätta samma slutdatum på fasta transaktioner som saknar slutdatum. Om du däremot importerar anställningsdatum och avgångsdatum till Flex Lön från ett externt system har det inte funnits någon hantering för detta förrän nu. För att aktivera motsvarande funktion även vid import går du in under Inställningar Styruppgifter och kryssar i inställningen Sätt datum på fasta transaktioner vid import av anställningsdatum/avgångsdatum. Funktionen aktiveras då för import både via fil och via API. När funktionen är aktiverad sätts slutdatum för fasta transaktioner till samma datum som anställningens slutdatum. Vid import av anställningsdatum sätts detta till de fasta transaktionernas startdatum om importen avser nyupplägg av anställd. Om du importerar ett nytt anställningsdatum för en redan befintlig anställd kommer startdatumen på fasta transaktioner inte att påverkas.

Användarmeddelande Flex Lön version 16.3a 14 Pensionsrapportering till KPA Nya krav på filen Några mindre justeringar för pensionsrapporteringen till KPA enligt formatet Direkt 2.0 har gjorts i enlighet med nya krav på filen. Följande ändringar har gjorts: Förvaltningskod blir till förvaltningsnummer. Län och kommun ersätts med kundnummer. Identitetsnummer blir anställningsnummer. Rapportering av befattningsbenämningskod tas bort i rapporteringen. För fullständig information om hur rapporteringen till KPA fungerar i Flex Lön finns en instruktion tillgänglig på vår hemsida eller via vår support. Fackförbundslistan Valbar sortering När man tar ut och lämnar fackförbundslistan till fackförbundet är det många som önskat få den sorterad på personnummer. För att du som användare ska slippa göra detta manuellt i Excel har vi nu gjort ett val för sorteringsordning när du tar ut rapporten. Ny API-funktion för att hämta konteringsregister En ny funktion finns i vårt webservice-api för att hämta konteringsregistren i Flex. Detta kan användas av externa system som vill bygga synkronisering av konteringsregister med Flex. Mer information om denna funktion finns i vår dokumentation om FlexAPI.