ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV LÖNEKOSTNADER Bngt Sbring Dcmbr 2003 1
INNEHÅLLSFÖRTECKNING SAMMANFATTNING OCH SLUTSATSER... 3 1 INLEDNING... 4 2 UTFALL AV ANALYSER... 4 2.1 Övrgripand analysr... 4 2.2 Existns och värdring... 7 2.3 Fullständight... 8 Bngt Sbring Dcmbr 2003 2
SAMMANFATTNING OCH SLUTSATSER Vi har gnomfört analysr av lönrna för priodn 2003-01-01 2003-11-30. Vi har kunnat konstatra att n omfattand mängd löntransaktionr hantras, vilka md fördl kan granskas md hjälp av dataanalysr. Antalt lönartr uppfattas som stort och skull kunna innbära att riskn för fl ökar. Av d totalt 187 styckn lönartrna som ingår i analysn har 112 styckn dvs. 60 %, 100 llr färr transaktionr undr dn granskad priodn. Vi ansr att kommunn bör gå ignom dssa lönartsrgistr och undrsöka möjlightn till att rationalisra antalt lönartr. Kommunns prsonalavdlning hantrar årlign n stor mängd löntransaktionr. Dt är därför int förvånand att dt uppstår n dl flaktiga transaktionr bl. a. brond på flrgistrringar. Samtliga av oss funna flaktiga löntransaktionr had prsonalavdlningn rdan själva stoppat och makulrat. Dtta ansr vi tyda på n god intrn kontroll. Vi har konstatrat att n dl anställda arbtar n btydand mängd mrtid. Ett antal prsonr arbtar mr än 200 övrtidstimmar trots att dtta int är tillått varkn nligt kommunns policy llr rådand arbtstidslagstiftning. Dtta är j accptablt. Kommunn bör snarast s övr d aktulla prsonrnas arbtssituation. Arbtstidn syns också flaktigt upplagd då dt krävs omfattand mrtid för att uppfylla arbtsuppgiftn. Mrtid innbär också ökad lönkostnadr för kommunn. Vi ansr att dn bloppsspärr som finns i lönsystmt är bra och rducrar riskn för att n väsntlig flaktig rgistrring skull kunna rndra i n utbtalning. Vi rkommndrar kommunn att införa tt yttrligar kontrollmomnt i form av att samtliga transaktionr övrstigand tt visst blopp gås ignom särskilt noga. Trots ovanstånd kommntarr bdömr vi ändock att kontrolln är tillfrdsställand och riskn för fl härignom minimras. Bngt Sbring Dcmbr 2003 3
1 INLEDNING Vi har fått i uppdrag av d förtrondvalda rvisorrna, i nlight md rvisionsplann för år 2003, att granska lönrna i kommunn. Granskningn har gnomförts via dataanalysr av lönrna. Kontrollrna omfattar övrgripand analysr, xistns, värdring, fullständight samt övriga analysr. Kommunns lönr hantras och administrras cntralt av kommunns prsonalavdlning. Kommunn börjad undr höstn 2002 att införa tt systm som htr PS Självsrvic. Dtta systm innbär att d anställda själva skall rgistrra sin tid via intrnt. När d anställda rgistrrat sin tid skall övrordnad attstra dn. När dtta är gjort åtrfinns tidrapportn i något som kallas för stationsmodlln i lönsystmt och dt är där prsonalavdlningn utför sina rimlightskontrollr samt vntulla korrigringar. Prsonalavdlningn hantrar ca 1 900 prsonr i lönsystmt och för närvarand användr ca 250 prsonr PS Självsrvic. Dataanalysrna har gjorts md hjälp av n standardisrad programvara (ACL), som ofta används i analys- och rvisionssammanhang. Dtta har givit oss möjlight att använda dataanalys för att gå ignom och analysra dn stora mängd information som lagras i d systm som kommunn användr sig av. Inom Ernst & Young AB har vi samlat d analysr som brör lönrna i n spcifik rutin inom ACL som htr EY Analys Lön, så vi har kunnat utnyttja dn samlad rfarnht vi har inom områdt från tidigar gjorda analysr. I praktikn har vi gått tillväga på följand sätt. Vi har tagit fram n spcifikation av d uppgiftr som vi bhövr för att kunna gnomföra våra analysr. Kommunn köpr tjänstn för barbtning och lönbräkning av Tito Enator. Tito Enator har md kommunns godkännand skapat n datafil utifrån kommunns lönsystm LPS. Filrna har sdan lästs in i ACL och vi har därftr md programmts hjälp kunnat gnomföra våra analysr. Först analysras lönkostnadrna utifrån tt övrgripand prspktiv. Därftr följr vi upp nskilda transaktionr som vid n första anblick kan förmodas vara flaktiga. Anställda på kommunns prsonalavdlning har hjälpt till md uppföljningn av d olika analysr som gjorts. Tito Enator har int kunnat lvrra n fil innhålland källskattavdrag pr priod. Dtta innbar att vi int kund granska gjorda källskattavdrag. Vi har valt att avgränsa granskningn av lönrdovisningn till att omfatta priodn 2003-01- 01 2003-11-30. 2 ANALYSER UTFALL 2.1 Övrgripand analysr Dn sammanställning som gjorts visar att lönsystmt innhållr transaktionr md tt totalt nttoblopp (lönr, 259 Mkr, avdragspostr (dock j prliminärskatt), -50Mkr) på 209 Mkr fördlat på cirka 96 000 transaktionr. En fördlning av transaktionrna i 18 olika bloppsintrvall visar att dt klart största saldot liggr i intrvallt 10-20 kkr. Totalt åtrfinns inom dtta intrvall ca 122 Mkr utav d ca 209 Mkr, dvs. 54%. Dtta är att btrakta såsom logiskt ftrsom mrpartn av d anställda inom Åstorps kommun har n månadslön som Bngt Sbring Dcmbr 2003 4
motsvaras av blopp inom dtta intrvall. I dt näst största intrvallt som är mllan 20 30 kkr åtrfinns ca 55 Mkr och dtta utgör 26 %. Inom dtta intrvall åtrfinns flrtalt av kommunns tjänstmän. Analysrar vi d ngativa saldona är dt saldomässigt största intrvallt mllan -20 till -10 kkr. Saldot uppgår till ca -17 Mkr, motsvarand 34% av d totala ngativa transaktionrnas saldo. Dt rlativt höga saldot förklaras främst av att när d anställda rhållr ny månadslön så backas först dn gamla lönn i systmt avsnd d aktulla månadrna och sdan bokas dn nya månadslönn upp. Anldningn till dtta förfaringssätt är att försöka säkrställa att systmt kan framställa korrkt information avsnd pnsionr. Blopp pr intrvall 140 000 120 000 100 000 80 000 Blopp kr 60 000 40 000 20 000 0-20 000-40 000-100 000 - -50 000-49 999 - -40 000-39 000 - -30 000-29 999 - -20 000-19 999 - -10 000-9 999 - -7 500-7499 - -5 000-4 999 - -2 500-2 499 - -1 0-2 499 Intrvall kr 2 500-4 999 5 000-7 499 7 500-9 999 10 000-19 999 20 000-29 999 30 000-39 999 40 000-49 999 50 000-100 000 Analysrar vi sdan antalt transaktionr så kan vi konstatra att antalt transaktionr är störst i intrvallt 0 2 500 kr, drygt 55% av totala antalt transaktionr. Här åtrfinns främst olika typr av övrtid, obkväm arbtstidsrsättning, timlön, smstrdagstillägg, rsrsättning, jourrsättning mm. Dt andra stora intrvallt är mllan -2 500 till 0 kr, ca 17 % av antalt transaktionr. Häruti liggr främst frånvaroavdrag, kostavdrag, hm-pc avdrag mm. Antal transaktionr pr bloppsintrvall 50 000 40 000 Blopp kr 30 000 20 000 10 000 0 50 000-100 000 40 000-49 999 30 000-39 999 20 000-29 999 10 000-19 999 7 500-9 999 5 000-7 499 2 500-4 999 0-2 499-2 499 - -1-4 999 - -2 500-7499 - -5 000-9 999 - -7 500-19 999 - -10 000-29 999 - -20 000-39 000 - -30 000-49 999 - -40 000-100 000 - -50 000 Intrvall kr Bngt Sbring Dcmbr 2003 5
Vid granskning av utbtalad blopp fördlad pr priod (månad) framgår att topparna främst åtrfinns undr sommarmånadrna. Förklaringarna står främst att finna i nya avtal md ökad lönr samt många vikarir inom förträdsvis vård- och omsorgsförvaltningn. Lärar rhållr sina smstrdagstillägg samt dlvis sin frilön undr juni månad mdan övriga rhållr sin smstrlön främst undr juli och augusti månad. Undr juni-augusti fick d som var anslutna till SKTF, Lärarnas Riksförbund och Lärarförbundt sin rtroaktiva lön från och md dn först april 2002. Anställda anslutna till Kommunal rhöll sin nya lön i oktobr och dn rtroaktiva dln i novmbr. Studras samtliga priodr framgår trndn att lönkostnadrna för kommunn har ökat. En jämförls av granskningns sista och första priod förtäljr att lönrna ökat md 1,6 Mkr motsvarand 9 % övr priodn. Blopp pr priod 22 000 000 20 000 000 Blopp kr 18 000 000 16 000 000 14 000 000 12 000 000 2003-11 2003-10 2003-09 2003-08 2003-07 2003-06 2003-05 2003-04 2003-03 2003-02 2003-01 Priod Vid n övrsiktlig gnomgång avsnd fördlning av bloppn grupprat ftr lönartr, 187 styckn, har särskilt notrats lönartr md många rspktiv få transaktionr. Lönartr md många transaktionr är som väntat månadslön (26%), smstrdagstillägg och smstr (15%), samt OB rsättning (11%). Ävn bloppsmässigt är månadslön störst (60%), därftr kommr vikariatslönr (22%), smstr (9%) och timlönr (6%). Av d totalt 187 lönartrna som ingår i analysn har 112 styckn dvs. 60 procnt, 100 llr färr transaktionr undr dn granskad priodn. Åldrsfördlningn för d anställda är rlativt jämn. Fördlningn mllan d tr stora intrvalln är 25-36 år här åtrfinns dt 25 % mllan 37-48 år 31 % och slutlign mllan 49-60 år 31% av kommunns anställda. Studrar vi vilka gruppr som har störst intjäning så följr inkomstkurvan i princip åldrsfördlningn. En avvikls som kan notras, är att gruppn 49-60 år uppgår till 31 % av kommunns prsonal mn intjäningn uppgår till 36% av kommunns lönkostnad. Analys har gnomförts för att kartlägga hur lönkostnadrna fördlar sig på rspktiv förvaltning. Barn- och utbildningsförvaltningn är dn förvaltning i kommunn som har d största lönkostnadrna. Dss andl av kommunns lönkostnadr uppgår till ca 49 % Bngt Sbring Dcmbr 2003 6
motsvarand 102 Mkr. Dn näst största förvaltningn är vård- och omsorgsförvaltningn vars lönkostnadr uppgår till 72 Mkr vilkt utgör 34 % av d totala lönkostnadrna. Lönkostnadrna i dssa båda förvaltningar utgör sålds ca 83 % av d totala lönkostnadrna inom kommunn. Analysn visar som väntat att majorittn av kommunns anställda arbtar på dssa förvaltningar. Vidar gnrrar dssa båda förvaltningar ca 80 % av kommunns samtliga löntransaktionr. Slutsats: Vid d övrgripand analysrna har inga dirkta flaktightr notrats. Rimlightn i olika analysr har bdömts som tillfrdsställand. Antalt lönartr kan dock uppfattas som stort och skull kunna innbära att riskn för fl ökar. 2.2 Existns och värdring För att vrifira transaktionr md tt avvikand mönstr har tt antal stickprovskontrollr gjorts utifrån d olika analysrna ndan. Vi har kontrollrat prsonr som haft flra löntransaktionr där lönart och blopp varit idntiska undr n och samma priod, xmplvis lönartn månadslön åtrkommr två llr flra gångr md samma blopp undr samma månad. Eftr gnomförd granskning kan vi konstatra att orsakrna till dssa dubbla postr oftast bror på flstansning, korrigring till annat konto llr avsr rtroaktiva lönr. När nya lönr skall rgistrras i lönsystmt backas först dn gamla lönn i systmt avsnd d aktulla månadrna och sdan bokas dn nya månadslönn upp. Dtta görs undr n och samma priod vilkt ldr till att dt framstår som anställda rhållit samma lön flra gångr. En liknand hantring görs på d löntransaktionr där dt visat sig att d bokförts på flaktigt konto. Först backas d flaktiga kontringarna sn bokas d korrkta upp, allt i samma priod. Vid samtliga granskad fall har flaktiga instansningar rdan blivit stoppad, makulrad och justrad. Prsonalavdlningn informrad om att dt undr dlar av 2003 troligtvis förkommit flr flaktiga rgistrringar än tidigar som n följd av att avdlningn haft prsonal som varit sjukskrivna och som för stundn rsatts av j rfarna lönadministratörr. Dt finns tillfälln då dt är korrkt md två llr flr transaktionr md samma lönart och blopp. Som xmpl kan nämnas n anställd md två tjänstförhållandn llr rsättning till tt familjhm md två barn. Granskning har sktt på antalt rgistrrad lönutbtalningar/lönkörningar. Granskningspriodn omfattar priodn 2003-01-01 2003-11-30 vilkt innbär att 11 styckn utbtalningar vor att btrakta såsom dt korrkta antalt. Vi kan ftr gnomförd granskning konstatra att ingn anställd rhållit mr än 11 styckn utbtalningar från lönsystmt. Prsonr md ndast tt fåtal utbtalningar utgörs främst av friungdomar och timanställda lärar och fritidsldar. En annan anldning kan vara att d har påbörjat llr slutat sin anställning någon gång undr dn granskad priodn. I samband md analysn har vi ävn kontrollrat om kontrollsiffran i slutt av prsonnumrt har varit korrkt för d prsonr som var rgistrrad i systmt. Vid dnna kontroll har vi int funnit några flaktightr. Bngt Sbring Dcmbr 2003 7
Förträdlsvis höga ackumulrad bruttolönr, postr övrstigand 350 kkr, har stickprovsvis granskats mot gälland lönavtal. En gnomgång har ävn gjorts i systmt för att s rimlightn för dssa lönr i dn granskad priodn. Dssa analysr har utförts utan några funna flaktightr. Slutsats: I samband md granskningn avsnd xistns och värdring kan vi konstatra tt rlativt stort antal löntransaktionr där lönart och blopp varit idntiska undr n och samma priod. Vi har ävn notrat tt antal flrgistrringar. Vi har dock ävn konstatrat att prsonalavdlningn i samtliga granskad fall rdan själva stoppat och makulrat dn flaktiga löntransaktionn. Vi bdömr att kontrolln är tillfrdsställand och riskn för fl härignom minimras. 2.3 Fullständight Särskild tonvikt avsnd aspktn fullständight har lagts på kontroll av bloppsmässigt stora löntransaktionr. Vi har kontrollrat samtliga transaktionr övrstigand 40 kkr. Antal transaktionr övrskridand 40 kkr uppgår till 49 styckn. Dssa transaktionr fördlar sig på fjorton prsonr. Dn vanligast förkommand lönartn avsnd stora transaktionsblopp är månadslön. Samtliga fall där månadslönn övrstigr 40 kkr har avstämning sktt gntmot gälland lönavtal. Fördlningn övr när d stora utbtalningarna gjorts varirar int nämnvärt övr priodn. Dn bloppsmässigt största löntransaktionn undr dn granskad priodn uppgick till 95 kkr. Lönn var flaktig pga. flaktig rgistrring och blv stoppad och makulrad innan utbtalning kund sk. Ävn dn näst största transaktionn på ungfär samma blopp var ävn dn flaktig och makulrad pga. flaktig rgistrring. Av d 49 transaktionr som var bloppsmässigt störr än 40 kkr visad sig totalt nio styckn vara flaktiga. Enbart vid tt tillfäll av dssa nio missad prsonalavdlningn att upptäcka n flaktig löntransaktion innan utbtalning skdd. Dn flaktiga utbtalningn avsåg n frilön till n lärar som avslutat sin anställning. Flaktightn bstod i att utbtalningn ägd rum två gångr. Prsonalavdlningn missad att i systmt rgistrra att prsonn slutat och därmd rhållit sin frilön undr juni månad. Dtta innbar att frilön ävn utgick undr juli månad. Dn flaktiga frilönn har åtrbtalts. I systmt finns n bloppsspärr som innbär att transaktionr övrstigand 100 kkr j är möjliga utan måst fördlas på flra. Stickprovsgranskning har gjorts gälland traktamnt och milrsättning. Utifrån vårt urval kan vi int konstatra några flaktightr. Undr dn granskad priodn finns dt tt stort antal anställda som arbtar n väsntligt mängd tid utövr d aktulla tjänstrnas planrad tid. En stor dl av tidn utgörs av så kallad fyllnadstid, dvs mrtid upp till hltidstjänst. Studrar vi mrtid undr dn granskad priodn, 11 månadr, kan vi konstatra att 9 anställda arbtar 200 llr mr timmar av någon form av mrtid. Antalt mrtidstimmar på dssa prsonr uppgår till ca 2 400 timmar, dvs tt gnomsnitt på ca 267 timmar pr prson. Dn som har flst antal mrtidstimmar har drygt 455 styckn och dt i kombination md n sysslsättningsgrad uppgånd till 64 procnt. Prsonn i fråga arbtar inom vårdn. Fm prsonr md sysslsättningsgrad övr 75 % har Bngt Sbring Dcmbr 2003 8