1 Mellan Post- och telestyrelsen org. nr 202100-4359 (nedan kallad PTS) och org nr - (nedan kallad Leverantören) har träffats RAMAVTAL AVSEENDE TJÄNSTER FÖR MEDIEBEVAKNING OCH MEDIEANALYS 1 Uppdragets omfattning och utförande Leverantören ska för PTS räkning utföra uppdrag som innebär att utföra bevakning av press, nyhetsbyråer och etermedier, tillhandahålla webbaserade verktyg för att PTS ska kunna genomföra bevakning av webbmedier och sociala medier, samt på begäran genomföra medieanalyser. Uppdragets totala volym är svår att uppskatta och PTS förbinder sig inte till några volymer. För uppdragen gäller de särskilda villkoren i detta avtal, PTS allmänna avtalsvillkor, förfrågningsunderlaget daterat den 18 februari 2011 och Leverantörens anbud daterat den [anges vid avtalsskrivning] i nu nämnd prioriteringsordning. Parterna ska kontinuerligt lämna information till varandra om förändringar som är av betydelse för uppdragets genomförande. 2 Avtalsperiod Ramavtalet ska gälla för en tid av två år räknat från och med att avtal undertecknats av båda parter. Avtalsperioden kan därefter förlängas av PTS med ett år i taget, om PTS senast tre månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta. Förlängning kan dock som mest ske för sammanlagt två år. Maimal avtalsperiod kommer således att kunna uppgå till fyra år. 3 Personal Leverantören förbinder sig att vid genomförande av uppdragen använda för arbetet erforderligt antal personer med för uppgiften adekvat utbildning och kompetens. Leverantören svarar för anlitade underleverantörer såsom för eget arbete enligt detta avtal. Underleverantör ska därvid uppfylla samma krav som PTS ställt på uppdragstagaren. Anlitad underleverantör ska ha redovisats i anbudet eller senare ha godkänts av PTS. 4 Jäv m.m. Vid genomförande av uppdraget ska Leverantören tillvarata och företräda PTS intressen. Leverantören och dennes personal får under avtalsperioden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet i något som gäller det avtalade uppdraget. PTS vill påpeka att insiderlagen även gäller för konsulter/uppdragstagare. Konsulter/uppdragstagare vid PTS ska redovisa innehav av finansiella instrument på myndighetens begäran
2 5 Avtalad specifikation för bevakning av press, nyhetsbyråer och etermedier Leverantören ska bevaka allt som skrivs om de sökord/områden som PTS specificerar, samt tillhandahålla informationen genom pressklipp från samtlig svensk dags-, kvälls-, vecko-, affärs-, fack- och branschpress, samt i Sverige verksamma nyhetsbyråer. Material från de elektroniska nyhetsbreven Telekom Online och Telekomnyheterna samt likalydande artiklar baserade på nyhetsbyråmaterial inte ska ingå. Pressklipp och nyhetsbyråmaterial ska sändas till eller på annat sätt göras tillgängligt för PTS i första hand i digitalt format med dagliga leveranser/daglig uppdatering. Postleveranser ska i förekommande fall ske minst en gång per vecka. Leverantören ska även bevaka allt som sägs i Sveriges Radios, Sveriges Televisions och TV4:s utsändningar om de sökord/områden som PTS specificerar, samt tillhandahålla informationen genom att sända utskrifter av aktuellt materiel till PTS dagligen på arbetsdagar, via e-post. 6 Avtalad specifikation för bevakning av webbmedier och sociala medier Leverantören ska tillhandahålla ett webbaserat verktyg för att PTS ska kunna genomföra bevakning av webbmedier enligt sökord som PTS specificerar. Verktyget ska bevaka minst 800 källor (svenska webbmedier). Verktygets gränssnitt ska vara på svenska. Verktyget ska vara tillgängligt för upp till tio användare på PTS, varav minst fem ska kunna använda verktyget samtidigt. Verktyget ska även ha en funktion för att skicka samlade sökresultat via e-post och RSS, detta för att t.e. kunna skapa ett nyhetsflöde på PTS intranät. Vidare ska leverantören tillhandahålla support på svenska för tjänsten via telefon eller e-post, vardagar kl 8.00-17.00, samt grundutbildning i verktygets funktioner för upp till tio personer i PTS lokaler. Leverantören ska även tillhandahålla ett webbaserat verktyg för att PTS ska kunna genomföra grundläggande bevakning av sociala medier enligt sökord som PTS specificerar. Bevakningen ska täcka svenska bloggar, publikt innehåll på Facebook samt Twitter. Verktygets gränssnitt ska vara på svenska. Verktyget ska vara tillgängligt för upp till tio användare på PTS, varav minst fem ska kunna använda verktyget samtigigt. Verktyget ska även ha en funktion för att skicka samlade sökresultat via e-post och RSS, detta för att t.e. kunna skapa ett nyhetsflöde på PTS intranät. Vidare ska leverantören tillhandahålla support på svenska för tjänsten via telefon eller e-post, vardagar kl 8.00-17.00, samt grundutbildning i verktygets funktioner för upp till tio personer i PTS lokaler. 7 Avtalad specifikation för medieanalys Leverantören ska på begäran genomföra analyser/sammanställningar av material/pressklipp. Analysen ska omfatta samtliga pressklipp, nyhetsbyråtelegram och inslag i etermedier som är resultatet av bevakningen enligt 5, och omfatta 12 månaders material/pressklipp. Analysen ska följa upp följande: Nyhetsvärde och genomslag för PTS, mätt i antal artiklar och räckvidd.
3 Medievinkling - hur PTS framställs i medierna; positivt, negativt eller neutralt. I samband med vilka sakområden som PTS förekommer i medierna. Vilka sakområden som ska följas upp bestäms i samverkan med PTS och leverantören. Hur väl PTS egna önskade imagebilder kommuniceras i medierna. Vilka imagebilder som ska följas upp bestäms i samverkan med PTS och leverantören. I vilken omfattning och på vilket sätt som PTS påverkar sin mediebild, genom analys av aktörskap och genomslaget för PTS egna pressaktiviteter. Vilka företrädare från PTS som uttalar sig i medierna. I vilka medier som PTS får publicitet. Analysen ska genomföras under maimalt fem veckor under perioden maj-juni. Leverantören ska, senast två veckor efter att analysen har levererats, kunna hålla en presentation av analysen i PTS lokaler. Leverantören ska tillhandahålla analysen i form av en skriftlig rapport, samt en presentation i PowerPoint-format. 8 Avrop Avrop av genomförande av medieanalys ska vara skriftlig, t.e. via e-post. Leverantören ska skriftligen godkänna uppdraget, ange de konsulter som kommer att utföra arbetet, ungefär hur många arbetstimmar uppdraget beräknas kräva samt förslag till leveranstid. PTS ska därefter antingen bekräfta uppdraget eller återkalla beställningen. Arbete som utförs innan uppdrag bekräftats av PTS kan ej debiteras. 9 Pris För uppdraget ska PTS betala ersättning enligt följande: Bevakning av press, nyhetsbyråer och etermedier Månadsavgift för de fem första sökorden Månadsavgift för tillkommande sökord Pris per klipp från tidningar och nyhetsbyråer Pris per utskriven sida från radio/tv Bevakning av webbmedier Månadsavgift för tio användare av verktyget för bevakning av webbmedier Månadsavgift för tio användare av verktyget för bevakning av sociala medier Medieanalys Pris per timme för att genomföra medieanalysen.
4 Priserna inkluderar samtliga med uppdraget förenade kostnader, t e distribution. Inga tillkommande kostnader utöver dessa kommer att accepteras av PTS. Mervärdesskatt tillkommer till ovan angivna pris. 10 Prisjustering Priserna ska vara fasta under de två första åren. Vid förlängning av avtalsperioden i enlighet med 2 kan part kalla till prisförhandling. Justering av priset kan ske om SCB konsumentprisinde (KPI) har ändrats mer än tre (3) procent. Eventuell justering ska följa nämnda prisinde. Basmånad ska vara februari 2011. Prisjustering träder i kraft först efter skriftlig överenskommelse mellan parterna. Part som önskar åberopa prisjustering ska i samband med förlängning skriftligen, via e-post, meddela den andra parten om att man önskar åberopa prisjustering. Det justerade priset får tidigast tillämpas från och med följande kalendermånadsskifte efter det att motparten godkänt förändringen. 11 Betalningsvillkor Betalning ska ske senast trettio (30) dagar efter det PTS mottagit och godkänt fakturan. Faktura ska innehålla hänvisning till uppdrag, specifikation över utfört arbete och övriga yrkade kostnader som fakturan avser. Övertidsersättning utbetalas ej för arbete som skett utanför ordinarie arbetstid om så inte skriftligen överenskommits. Förskott, fakturerings- eller andra administrativa avgifter accepteras ej. Inledningsvis får Leverantören skicka traditionell pappersfaktura till: Post- och telestyrelsen FE 187 838 80 Hackås Leverantören bör så snart som möjligt efter avtalstecknande övergå till att skicka fakturor i elektronisk form (e-faktura). E-faktura ska skickas som Svefaktura, vilket är det standardformat som statliga myndigheter använder. Övriga villkor för fakturering och betalning framgår av 14 och 15 i PTS allmänna avtalsvillkor. 12 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter.
5 13 Kontaktpersoner Avrop, beställning och andra kontakter med anledning av uppdraget ska ske genom av PTS utsedd och nedan angiven kontaktperson. Kontaktpersoner är för: PTS: Uppdragstagaren: Detta avtal har upprättats i två eemplar, av vilka parterna tagit var sitt. Stockholm den. Ort den. Post- och telestyrelsen Leverantören......