Förfrågningsunderlag 2011-02-10 Upphandlingsansvarig Upphandling Luleå kommun Bokbuss Kulturförvaltningen Torbjörn Kollarz 11/32 Sista anbudsdag: 2011-03-22 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Förfrågningsunderlag 1. Allmänna föreskrifter 1.1. Inledning Luleå kommuns inköpsavdelning inbjuder Er härmed att lämna anbud på rubricerade. Luleå kommun benämns nedan som kommunen och anbudsgivare som leverantören. Luleå kommun ligger i Norrbottens län och har ca 74 000 invånare. Kommunkoncernen består av Luleå Kommun och 13 bolag, ex Luleå Energi, Lulebo och Luleå Lokaltrafik. Koncernen har ca 7 000 anställda och upphandlar årligen varor och tjänster för ca 1 100 Mkr. Inköpsverksamheten samordnas inom kommunkoncernen genom inköpsavdelningen. 1.2. Frågor och svar Leverantören har rätt att få upplysningar och klargöranden gällande denna upphandling senast 4 dagar före sista anbudsdag. Leverantörens eventuella frågor gällande denna upphandling ska ställas via aktuell Internetlänk som framgår av upphandlingsannonsen. Kommunens aktuella upphandlingsannonser finns på www.lulea.se/upphandling Frågor som inkommer på annat sätt kommer inte att besvaras. 1.3. Lämna anbud För att effektivisera hanteringen ska anbud lämnas i digital form (e-anbud), detta sker via den länk som ni erhållit i samband med beställningen av aktuell upphandling. Vid frågor om anbudsgivning kontaktar ni Luleå kommuns inköpsavdelning på telefon 0920-45 55 77 eller söker reda på aktuell upphandling via: www.lulea.se/upphandling Anbud ska vara på svenska och priser lämnade i svensk valuta SEK. Det är leverantörens skyldighet att före anbudets avgivande noggrant förvissa sig om uppdragets beskaffenhet och utförande. Leverantören ska vara fullt förtrogen med de faktorer och förhållanden som kan påverka Utskrivet: 2011-02-10 10:15 Sida 1 av 9
uppdraget. Leverantören äger inte rätt till någon ersättning för tillkommande arbeten orsakade av omständigheter som leverantören genom noggrann förundersökning kunnat skaffa sig kännedom om. För det fall leverantören i anbudet hänvisar till andra allmänna bestämmelser än de i avtalsvillkoren angivna, så kommer anbudet inte att gå vidare till utvärderingsfasen. 1.4. Anbudsformat Anbud ska lämnas digitalt via erhållen länk för anbudslämning. Eventuella bilagor ska sparas digitalt i allmänt kända format t ex: pdf, doc, xls, ppt, txt, jpg, tif, m.fl. Enskilda filer (dokument) bör inte överskrida 25 MB. Undvik att spara filer i komprimerad mapp i så kallat zip- eller rar-format. 1.5. Kontaktpersoner Upphandlingsansvarig: Namn: Tobbe Kollarz Telefon: 0920-45 51 97 E-post: torbjorn.kollarz@lulea.se Verksamhetsfrågor: Namn: Anders Fredriksson Telefon: 0920-45 35 91 E-post: anders.fredriksson@kulturen.lulea.se 1.6. Leverantörsförbindelse Leverantören förbinder sig att under anbudets giltighetstid på begäran av kommunen underteckna upphandlingskontrakt (avtal) i enlighet med angivet anbud och vad som överenskommits vid eventuella förhandlingar med kommunen. 1.7. Prövning av anbud Inkomna anbud kommer att utvärderas i tre steg uteslutningsfasen, kvalificeringsfasen och utvärderingsfasen. Steg 1 Uteslutning av leverantör - Inkomna anbud kommer att granskas i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU) 10 kap. 1. Steg 2 Kvalificerande krav - Leverantören ska uppfylla kommunens ställda ska-krav. - Leverantören ska inneha F-skattsedel vid anbudslämnandet och under hela avtalsperioden. Steg 3 Tilldelning av kontrakt Tilldelning av kontrakt sker enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till nedan angivna kriterier, viktningsgrad anges inom parentes. - Pris (50 %) - Kvalitet/Utförande (50 %) Anbuden bedöms efter respektive kriterium vilka poängsätts i skalan 1-10. Erhållen poäng multipliceras sedan med angiven viktningsprocent. Ett anbud kan alltså få maximalt 10 Utskrivet: 2011-02-10 10:15 Sida 2 av 9
poäng. Poängbedömningen av anbudens priser går till så att anbud med lägst pris får betyget tio multiplicerat med viktningen. Poängbedömningen av övriga anbudsgivares priser sker med utgångspunkt från lägsta pris enligt följande formel: Pp=x/y*10*v Pp = Prispoäng x = lägsta pris y = leverantörens pris v = viktning Poängbedömningen av anbudens kvalitet går till så att anbudsgivares svar i kommunens bilaga för Verksamhetskrav och anbudsformulär Del B poängsätts. Max svarspoäng anges i samma bilaga. Anbudsgivarens kvalitetspoäng beräknas enligt följande formel: Kp=x/y*10*v Kp = Kvalitetspoäng x = Svarspoäng y = Max svarspoäng v = viktning 1.8. Upphandlingsform Denna upphandling genomförs enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) (SFS 2007:1091). Öppen upphandling: Upphandling där alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna digitala anbud. 1.9. Ersättning för arbete vid anbudsgivning Upphandlande myndighet friskriver sig från anbudsgivarens alla ersättningsanspråk som har sitt ursprung i nedlagt arbete vid anbudsgivning. 1.10. Sista anbudsdag Anbudet ska vara inkommet senast klockan 12:00 sista anbudsdag. Sista dag för inlämnande av anbud är 2011-03-22 1.11. Anbud bindande Anbud ska vara bindande tom 2011-06-20 1.12. Andra varor och tjänster Andra varor eller tjänster (och priset på dem) som inte täcks av kravspecifikationen och som kan vara av väsentligt intresse för kommun får bifogas leverantörens anbud. Dessa varor och tjänster kommer inte att påverka anbudsutvärderingen. Kommunen har rätt att avropa dessa varor och tjänster men är inte skyldig att göra det. 1.13. Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretess-lagen till dess att beslut om tilldelning av kontrakt fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda Utskrivet: 2011-02-10 10:15 Sida 3 av 9
uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tid-punkt. Leverantörer som vill att sekretess skall råda även efter det att anbuds-sekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas leverantören om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som leverantören vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. 1.14. Underrättelse om beslut När beslut om tilldelning av kontrakt är fattat skickar kommunen underrättelse av beslut till samtliga anbudsgivare. Underrättelse om beslut skickas via e-post till den person som registrerat sig som intressent/anbudsgivare på kommunens portal för aktuella upphandlingar (http://www.lulea.se/upphandling ). 2. Avtalsvillkor 2.1. Parter Mellan Luleå kommun (kommunen) och XXX (leverantören), organisationsnummer: xxxxxx-xxxx, har följande avtal träffats. 2.2. Avtalstid Avtalet avser köp av 1 st bokbuss enligt bilaga 1, svarsmall/kravspecifikation, 2.3. Omfattning Omfattningen gäller kommunens (kulturförvaltningens) behov av 1 st bokbuss Detaljerat behov och omfattning framgår av bilaga 1, svarsmall/kravspecifikation. 2.4. Underleverantörer Kommunen förbehåller sig rätten att godkänna leverantörens eventuella underleverantörer. Leverantören ansvarar för eventuella underleverantörers åtaganden. 2.5. Funktionsgaranti Leverantören ska lämna 2 års funktionsgaranti. Se vidare bilaga 1. 2.6. Service Serviceställe ska finnas inom Luleå kommun. Felavhjälpning ska ske inom 16 arbetstimmar timmar. Om felet inte är åtgärdat inom 16 arbetstimmar utgår vite enligt vitesklausulen. Om leverantören inte avhjälpt fel inom angiven tid får kommunen avhjälpa felet på leverantörens bekostnad. Detta får endast tillämpas efter kontakt med leverantören. 2.7. Ansvar och försäkring I det fall leverantören är vållande till skada i samband med uppdragets utförande ska denne Utskrivet: 2011-02-10 10:15 Sida 4 av 9
ansvara för skada på fast egendom, lös egendom samt på personskador. Leverantören ska inneha en gällande ansvarsförsäkring. Leverantören ska följa gällande skyddsbestämmelser. Leverantören ska som arbetsgivare svara för samtliga förpliktelser som ingår i begreppet arbetsgivaransvar för all personal inom leverantörens verksamhet. 2.8. Miljökrav Enligt bilaga 1. 2.9. Pris Leverantören ska ange ett totalpris för fordon och byggnation. Kostnader för eventuella resor, logi och traktamenten ska vara inkluderat i angivna priser. Inga andra kostnader får tillkomma. 2.10. Mervärdesskatt Priser anges exklusive mervärdesskatt. 2.11. Prisjusteringsklausul Pris ska gälla fast. 2.12. Byte av leverantör Leverantören får inte överlåta sina åtaganden enligt detta avtal utan kommunens skriftliga godkännande. Ett godkännande från kommunen förutsätter att överlåtelsen inte innebär en väsentlig förändring av kontraktsvillkoren och att ny avtalspart uppfyller de för upphandlingen gällande kvalificeringskraven. 2.13. Ändringar och tillägg Förändringar som kan bero på grund av teknisk utveckling eller som inte kunnat förutses vid kravspecifikationens utformande, äger parterna rätt att föreslå förändringar i teknisk spec. 2.14. Kataloger Leverantören ska kostnadsfritt tillhandahålla svensk bruksanvisning på levererat fordon. 2.15. Beställning Beställning ska vara skriftlig. Beställning ska skickas elektroniskt till leverantören alternativt kan avhämtningsköp med rekvisition förekomma om kommunen så tillåter. Beställning ska alltid innehålla namn på aktuell beställare samt kommunens aktuella ansvarsnummer (8 siffror). 2.16. Leasing Vid leasing äger Luleå kommun rätt att utse bankägt finansbolag eller annat finansbolag som Utskrivet: 2011-02-10 10:15 Sida 5 av 9
köpare av avtalade varor. 2.17. Fakturering Faktura ska innehålla uppgift om beställarens namn, ansvarskod, telefonnummer, leveransdag och eventuellt beställningsnummer. I de fall där leverantör överlåter faktureringen till tredje part ska leverantören skriftligen ange till kommunen vem som tar emot betalningen i leverantörens ställe och till vem kommunen således betalar med befriande verkan. Vi godkänner inte samlingsfaktura. Leverantörens fakturor ska skickas elektroniskt om kommunen så begär. Leverantören ska kostnadsfritt tillhandahålla erforderliga uppgifter. Elektronisk fakturering ska tillämpas enligt SFTI Svefaktura inklusive transportprofil. För mer information se: http://www.svefaktura.se/ samt http://www.eh.skl.se/ 2.18. Avgifter Fakturerings-, expeditions-, eller motsvarande kostnader ska inte tillkomma. 2.19. Dröjsmålsränta Eventuell dröjsmålsränta ska debiteras enligt räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsräntor understigande eller lika med 50 kr per faktura beaktas ej. 2.20. Betalningsvillkor 90 % av arvodet faktureras efter kommunens skriftliga leveransgodkännande. Resterande 10 % faktureras efter godkänd slutbesiktning. Betalning sker 30 dagar efter godkänd faktura. 2.21. Leveransvillkor Fritt köparen inklusive emballage. Leverans ska ske till anvisad plats inom Luleå kommun. Slutbesiktning kommer att ske omgående efter kommunens skriftliga leveransgodkännande. Påträffade fel och brister ska åtgärdas innan slutbesiktningen är godkänd. Slutbesiktningen ska skriftligen godkännas av kommunen. 2.22. Leveranstid Leverans ska ske senast första kvartalet 2012, dock i samråd med beställaren. 2.23. Ersättningsleverans Ersättningsleverans ska godkännas av kommunen innan ersättningsleveransen får levereras. 2.24. Felaktigt gods Upptäcker kommunen felaktigheter i godset gäller att leverantören ska åtgärda detta omgående, dock senast inom en vecka från felanmälan. Artiklar som är trasiga vid leverans ska ersättas med ny vara. Leverantören svarar för därtill hörande kostnader. 2.25. Skadestånd Beträffande skadestånd vid fel eller brist i godset ska köplagens bestämmelser gälla. Utskrivet: 2011-02-10 10:15 Sida 6 av 9
2.26. Vite Om felavhjälpning inte är utförd inom angiven tid utgår vite för leverantören med 800 kr/ per påbörjad timme. Som felavhjälpning i viteshänseende, räknas även anvisning om hur felet kan kringgås med en tillfällig och acceptabel alternativ funktion. Kommunen har tolkningsföreträde vid bedömning om vad som är acceptabel alternativ funktion. Beträffande Alos-05, vitesklausul punkt 9, bestämmelser angående leveransförsening, gäller procentsatserna 1 respektive 10 %. 2.27. Tvist Tvist om tolkning av avtalsbestämmelser ska i första hand lösas genom förhandlingar parterna emellan. Där oenighet fortfarande kvarstår ska tvist avgöras av domstol i Luleå. I avvaktan på att tvist löses har kommunen tolkningsföreträde. 2.28. Hävande Kommunen äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan: - Om leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. - Om leverantören försätts i konkurs, likvidation eller för övrigt är på sådant obestånd att denne inte kan förväntas fullgöra sina skyldigheter. - Om leverantören inte betalar skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunnen dom eller domslut. - Om leverantören inte innehar för uppdragets utförande nödvändiga tillstånd och godkännanden och inte omedelbart införskaffar sådant. Leverantören äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan: - Om kommunen i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. 2.29. Force majeure Om Leverantören förhindras att fullgöra avtalet av omständigheter utanför Leverantörens kontroll som Leverantören inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets träffande och vars följder Leverantören inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit såsom: - strejk eller arbetsnedläggelse - eldsvåda - väsentliga inskränkningar i leveranser - krig - naturkatastrof - nationellt undantagstillstånd - åtgärder beslutade av riksdag, regering eller myndigheterskall detta, om det påverkar avtalets utförande, utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkt för prestation och befrielse från vite eller annan påföljd. Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än sex (6) månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger Leverantören rätt att, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet. 2.30. Allmänna Bestämmelser För övrigt gäller i tillämpliga delar allmänna bestämmelser enligt Alos-05. 2.31. Sociala krav Utskrivet: 2011-02-10 10:15 Sida 7 av 9
Leverantör, eller underleverantör som denna anlitar, får inte vid utförandet av uppdraget diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Kommunen kommer i upphandling att ta vederbörlig hänsyn till Barnkonventionens regler. Kommunen kräver att företag inte använder sig av barnarbete vid framställning av produkterna. Fullgör inte leverantören sina skyldigheter enligt första och andra stycket skall leverantören betala ett vite på upp till ett halvt prisbasbelopp enligt lagen 1962:381 om allmän försäkring som gäller vid tidpunkten för avtalets tecknande. Beställaren bestämmer vitets storlek utifrån vad som är skäligt med hänsyn till leverantörens avtalsbrott. Beställaren kan avstå från att utkräva vite om leverantörens bristande uppfyllelse är ringa. Vitet förfaller till betalning vid anfordran. Upplupet vite får avräknas från den avtalade ersättningen för uppdraget. 2.32. Förbehåll Avtal gäller endast under förutsättning av kommunstyrelsens arbets- och personalutskott/aktuell nämnds godkännande. Kommunens undertecknande av upphandlingskontraktet (avtalet) kommer inte att ske förrän tiden för överprövning, enligt lagen om offentlig upphandling (2007:1091) gått ut. Kommunens undertecknande är en förutsättning för bundenhet av avtalet. 2.33. Undertecknande Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar där parterna har tagit var sitt. Staden 20xx-xx-xx Leverantören AB Namn Luleå 20xx-xx-xx Luleå kommun Jerry Öhman Luleå 20xx-xx-xx Luleå kommun Anne Karlenius 2.34. Godkännande av avtalsvillkor Leverantören har läst, förstått och accepterar kommunens avtalsvillkor. (Ja/Nej svar) Utskrivet: 2011-02-10 10:15 Sida 8 av 9
Kravgräns Ja Nej 3. Svarsmall/Kravspecifikation(ska-krav) Se bilaga 1. Leverantören har läst, förstått och accepterar kommunens samtliga krav (ska-krav). (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 4. Pris 4.1. Totalpris Leverantören ska ange ett totalpris för komplett fordon och byggnation. Totalpris (Prisruta) Utskrivet: 2011-02-10 10:15 Sida 9 av 9