Minnesanteckningar från samverkansmöte 2016-05-19 Närvarande representanter från: HRF, Hörselskadades Distrikt i Stockholms län, Rådet för text- och tolkfrågor FHDBF, Föreningen för Hörselskadade och Döva Barn med Föräldrar DHB Östra, Riksförbundet för döva, hörselskadade och språkstörda barn SDUR, Sveriges Dövas Ungdomsråd VIS, Vuxendöva i Sverige SDF, Stockholms Dövas Förening TC, Tolkcentralen Härutöver deltog även verksamhetschefen för Habilitering och hälsa, Anna-Lena Christensson Österberg. FSDB Stockholm-Gotlands län, var inte närvarande. 1 Inledning och presentation TC hälsade alla välkomna till årets andra samverkansmöte. En kallelse skickas alltid ut inför mötet. TC uppmanar alla att meddela om man har möjlighet att komma på mötet, detta för planeringen med tolkar. 2 Föregående minnesanteckningar Genomgång. Inga kommentarer gjordes. 3 Verksamhetsuppföljning, statistik Statistik från januari till och med april delades ut, med jämförande siffror från 2015. Tolkbristen dag- respektive kvällstid för samma period presenterades. De aktuella siffrorna bifogas. Bristen i april har varit högre än vanligt. TC utreder vad det kan bero på. Det kan vara så att många tolkbeställningar till samma tid har inkommit. Detta kan göra att det inte går att lösa alla tolkbeställningar. Det kan också hända att tolkbolagen inte tackar ja till för många uppdrag med avsikten att spara timmar; tolkbolagen kan bara tacka ja till ett visst antal tolktimmar innan de har fyllt sin kvot. Om man har fyllt sin kvot, kommer man längst ner i rangordningen för den perioden. Bolaget får fortfarande förfrågningar, men bara om bolagen som ligger över i rangordningen har tackat nej till tolkuppdragen. Syftet med detta system är att alla bolagen ska få jobb. I och med det nya avtalet kan man som tolkanvändare önska fritt vilken tolk eller vilket tolkbolag man vill ha och i dessa fall följs inte rangordningen. 577 fler uppdrag har blivit sent avbokade än ifjol, 1617 jämfört med tidigare 1040. TC kommer att införa sms-påminnelser inför tolkuppdragen i syfte att minska denna siffra. Mer om sms-påminnelser under 5 Aktuell information. 4 Upphandling Beredskap TC meddelade på mötet i februari att inga anbud för Beredskap hade inkommit i samband med det nya avtalet, som började gälla från 1 november. Man gick sedan ut med ett nytt anbudsförfarande, där villkoren ändrats, men fick ändå inga anbud. En tredje version kommer att gå ut på remiss. Formuleringarna i upphandlingen har anpassats utifrån synpunkter som
har inkommit. Det nuvarande avtalet är förlängt till sista oktober och målet är att få ett nytt avtal från och med 1 november. SDUR: Hur skiljer sig synen på upphandlingen mellan TC och tolkbolagen? Av de synpunkter som inkommit gäller det både ersättningsnivån och kraven på tolkarna. SDF: Det har uppfattats att det bolag som har beredskap får samordna tolkuppdrag utanför TCs öppettider. En oro finns för att bolaget ska komma över sekretessuppgifter som gäller andra tolkbeställningar. När TC har stängt, kan tolk endast bokas till akuta situationer. Beredskap avser framförallt akuta uppdrag inom sjukvården, men även t ex akuta ärenden inom socialtjänst eller polis. Bolaget som har beredskap ser till att lösa de akuta uppdragen. Bolaget har inte tillgång till TCs bokningsprogram och kan därmed inte se andra beställningar än de som de själva utför. De har inte tillgång till andra sekretessbelagda uppgifter. SDF och SDUR: Det bör finnas beredskap även under dagtid, för att säkerställa behovet. Hur arbetar TC med akuta beställningar? Akuta uppdrag, som inkommer under kontorstid, skickas direkt ut till alla tolkbolagen. Då behöver man inte följa rangordningen; alla tolkbolagen får förfrågan samtidigt. Om så behövs, har TC möjlighet att ta tillbaka ett lågt prioriterat uppdrag för att lösa ett högt prioriterat akut uppdrag. 5 Aktuell information Tolktjänstutredningen Tolktjänstutredningen är ute på remiss. Av de 90 olika remissinstanserna är några skyldiga att lämna synpunkter, övriga har en möjlighet att lämna synpunkter. Remissvaren ska vara inlämnade senast den 20 juni. Nyligen inkom två synpunkter som kom att få stor genomslagskraft för utredningen: Från SKL, som skriver att de fått för lite inflytande, trots att de kommer att vara mycket berörda. Från HRF och SDR, vill skrota förslaget. De anser att remissen är otydlig och att idén om en statlig tolktjänst var bra. HRF: Är remissyttranden offentliga handlingar? För att få materialet vänder man sig till regeringen. Handlingarna kan begäras ut efter remisstidens slutdatum. Sms-påminnelser TC kommer att införa sms-påminnelser. Målet är att kunna börja skicka dessa före sommaren. Syftet med påminnelserna är att man ska komma ihåg att avboka tolkuppdraget i god tid. När en tolkbeställning avbokas inom 24 timmar från att uppdraget ska utföras, eller blir avbokat på plats, får det inbokade tolkbolaget ersättning för uppdraget. Det har hänt vid flera tillfällen att en mottagning har bokat tolk, varpå besöket avbokas utan att mottagningen har meddelat TC. Tolken kommer dit och får felaktigt informationen att det är tolkanvändaren som inte har dykt upp. Informationen om att det är mottagningen som har missat att avboka har sedan kommit fram när TC har skickat ut påminnelsebrev till tolkanvändaren. TC skickar idag två olika typer av dessa påminnelsebrev i efterhand till tolkanvändaren, beroende på om tolkanvändaren själv har bokat tolken eller om det är den andra parten som bokat.
TC har frågat beställaren om man får fakturera vården om de har missat att avboka tolken, men fått svaret att man inte får göra det. När det är mottagningar som har missat avbokningen, skriver TC en rapport i avvikelsesystemet Händelsevis. Avvikelsen ska då kvitteras av chefen till den som har haft hand om ärendet. Man analyserar vad som hänt och ger förslag till åtgärder. Därmed uppmärksammas man på att man behöver se över rutinerna. Tolkbeställning via mobil TC arbetar med att få fram en lösning för att kunna beställa tolk via mobilen. En liten grupp kommer att tillsättas, i denna ska tolkanvändare ingå. Målet är att arbetet i gruppen ska komma igång före sommaren. Inbjudan kommer. Facebook TC har nu skapat en Facebooksida, vars syfte är att nå ut med aktuell information, som t ex när TC har tillfälligt stängt. Det går inte att lämna meddelanden här, utan sidan kommer endast att användas som en informationskanal. 6 Intresseorganisationernas frågor VIS Stockholm: För vuxendövtolkning finns i dagsläget bara ett tolkbolag upphandlat vad händer om de har fyllt sin kvot? Bolaget har i sitt avtal en stor volym och det följs noga upp att de åtar sig det som de ska. HRF: Hur många brukare har TC sammanlagt? Finns de registrerade? Vad som går att mäta är antalet aktiva tolkanvändare. Ifjol var det ca 1400. HRF: Har tolkarna fått någon tillsägelse om att de inte får säga till när någon pratar för fort? De brukade göra det mer förut. Tolkcentralen har inte lämnat någon instruktion om detta. Tolkar hamnar ofta i dilemma när talare talar för fort och säger naturligtvis ifrån. Det finns däremot en gräns för hur många gånger en tolk kan säga ifrån, då det kan påverka och vara störande för alla inblandade om man gör detta för många gånger. SDUR: Tolkarna bör ta ansvar och visa om det är något problem. Därmed kan både tolken och tolkanvändaren uppmärksamma talaren på detta. VIS Stockholm: Det är viktigt att tolkarna säger till om de inte hänger med. Vid skrivtolkning kan i vissa fall tolkarna komma upp i ett så högt tempo, att det blir svårt för tolkanvändaren att hinna med att läsa. Generellt gäller att både tolk och tolkanvändare hjälps åt med att observera att alla hänger med i kommunikationen. Det är mycket tråkigt när talare inte visar respekt och inte möjliggör en fungerande kommunikation. Vid synpunkter på en tolkning, skicka ett mail till TCs funktionsbrevlåda: synpunkter.tolkcentralen@sll.se. Det går även bra att ta direktkontakt med Marianne Risberg som handlägger dessa ärenden: marianne.risberg@sll.se. Det är viktigt att man kontaktar TC direkt, så att TC omgående får en chans att utreda vad som har hänt. HRF: Det händer att skrivtolkanvändare får kallelser där det står Teckentolk är beställd. Det får inte hända att fel tolk kommer. Detta handlar om okunskap hos mottagningarna. Om en mottagning bokar tolk åt en skrivtolkanvändare, så kan vi på Tolkcentralen, som tar emot beställningen se vilken tolkmetod tolkanvändaren vill använda, och i så fall rätta till det. När man för första gången registreras som tolkanvändare, registreras även vilken tolkmetod man använder.
FHDBF: Det har hänt att det blivit dubbelbokningar när flera tolkanvändare har bokat tolk till ett och samma möte, vilket medfört att flera tolkar har kommit. Det kan ibland vara svårt för TC att veta om det är en dubbelbokning om det inte är samma information som framkommer vid de olika beställningstillfällena. Det är bland annat därför TC måste ställa frågor för att få en komplett beställning. Där får ni tolkanvändare och vi på TC hjälpas åt för att detta inte skall inträffa. HRF: Det har hänt vid flera tillfällen att det varit svårt att komma fram när man ringer TC via texttelefon. TC ska titta på detta. Kommentar: Ett tekniskt fel har upptäckts; texttelefonerna låser sig ibland och detta har rapporterats. Felsökning pågår. Det kan också hända när man ringer att de som har i uppgift att svara i texttelefon just då sitter upptagna i taltelefon, bildtelefon eller tar emot besökare och därför inte har möjlighet att svara direkt. Testa gärna att ringa upp igen efter en kort stund. Om man ringer till TCs taltelefon så hamnar man i telefonkö, därför kommer man alltid fram. Motsvarande kösystem finns inte för texttelefon. Det går däremot bra att ringa via förmedlingstjänsten till oss och be oss ringa tillbaka på text-telefonen, och därmed ha en direktkontakt med varandra. SDF och SDUR: TC har nu teckenspråk på hemsidan, men hur går arbetet med att uppdatera hemsidan med fler teckenspråkiga filmer? Ett urval av texter har gjorts som ska översättas till teckenspråk, det gäller vissa återkommande kortare meddelanden, t ex information om tekniska fel och vad som gäller inför helgdagar. Då uppdatering krävs kontaktas översättningsföretaget, som är snabba på att producera filmerna. SDF och SDUR: Ordningen på informationen i filmerna på hemsidan bör ses över. När det t ex gäller en akut tolkbeställning då TC har stängt, tar det lång tid innan det framkommer vart man ska ringa. Den informationen bör komma i början på filmen. Vem ansvarar för att ändra och anpassa texten? När det gäller informationen vid akuta ärenden är det rätt att den väsentliga informationen bör komma först. Detta är TC:s ansvar, inte översättningsfirmans. Det finns också idéer om att göra en teckenspråkig motsvarighet till lättlästa versioner av texter på hemsidan, för tolkanvändare som inte kan tillgodogöra sig allt teckenspråk. Ett av förslagen är att göra en sådan film om hur man beställer tolk vid en akut situation. SDF och SDUR: Hur går processen med informationen kring tolkuppdrag och lathund till myndigheter för underlättande av beställningar? Ett förslag till lathund bifogas med minnesanteckningarna. TC tar gärna emot synpunkter på denna. Därefter kommer lathunden att läggas ut på hemsidan. SDF och SDUR: Hur går det med att informera vårdmottagningar om hur man beställer tolk? Arbetet med detta pågår. TC har kontaktat några mottagningar. Mottagningarna har fått TCs broschyr och kommer att ta upp hur man bokar tolk på sina personalmöten. Alla uppmanas att meddela TC om det är någonstans där det inte fungerar som det ska. Därmed får TC reda på var man behöver göra en extra insats. SDF och SDUR: Skulle det vara aktuellt att tillsammans driva frågan att kunna ha bemanning på TC varje dag, dygnet runt? Det är beställarorganisationen som beslutar detta. Det skulle innebära en stor kostnad att ha täckning varje dag på året. Det finns idag alltid täckning med beredskap för akuta uppdrag då Tolkcentralen har stängt. De eventuella avbokningar som skulle kunna göras är inte skäl nog, då kostnaden skulle bli för hög med en bemanning dygnet runt.
7 Övrigt Det efterföljande mötet med Kjerstin Greve-Löberg, avtalshandläggare inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF), blev inställt. Eventuella frågor till Kjerstin går bra att skicka via mail: kjerstin.greve-loberg@sll.se. Alla hälsas välkomna till nästa möte, som blir den 27 oktober kl 13.30 15.00, efterföljt av ett möte med HSF kl 15.00 16.00. Vid protokollet: Linda Lehrmark Bilagor Statistik januari-april 2016 Fördelningen av tolkbristen januari-april 2016 Information - bokning av tolk