PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF 2016-03-09 Närvarande: Berit Norén, Christina Kvarnström, Fredrik Nilsson, Inger Engström, Lena Sjölin, Madelene Anefur Marklund, Magnus Strömqvist, Peder Hansson, Åsa Israelsson, Sture Veräjä fr.o.m. ärende arbetsmiljö, Helen Abrahamsson, ärendet praktikplaceringar, Maria Wikström och Alexandra Sundberg, ärendet brukarundersökning, Eva Åkerlund, sekreterare Föregående protokoll Ledningsgruppen går igenom föregående protokoll, dels från 24 februari och dels från 4 mars. Från mötet 3 mars noteras att månadsrapporten för februari sammantaget för avdelningen visar på en prognos med budget i balans. Dock finns viss obalans mellan verksamheterna. Beträffande frågan om avgiftsfri buss med färdtjänstkort, från mötet 24 februari, kommer socialkontoret att avbryta försöket under våren 2016 på grund av att kostnaderna för färdtjänst och fria bussresor sammantaget ökat. Ledningsgruppen noterar informationen. Ekonomi Socialnämndens måldagar Åsa och Fredrik förbereder ett material från Stöd och service till socialnämndens måldagar. Budget Den ekonomiska ramen för Stöd och service kommer att krympa med mellan 10 och 15 miljoner 2017. Åsa har gått ut med en fråga till alla chefer inom SSF, om vad de ser i organisationen som kan förändras, förbättras eller plockas bort. Det kan också gälla lokaler, teknik, samordning och samarbeten inom Stöd och service, förvaltningen eller med andra. Utgångspunkten är att vi ska göra det vi enligt lag är skyldiga att göra, varken mer eller mindre. Däremot kan vi utföra saker på så många olika sätt, och bli bättre på att prioritera bort det som inte skapar värden för brukarna, oss själva och medborgarna i Skellefteå. De förslag som hittills lämnats till Åsa är bland annat; sysselsättningsfrågan (t.ex. för personer med aktivitetsbidrag från Försäkringskassan)
översyn av lunchavgiften, brukarna betalar inte hela kostnaden (daglig verksamhet) Supported Employment (daglig verksamhet) förbättring kring daglig verksamhets bussar organisationen/nedläggning/omstrukturering inom boende och socialpsykiatri förbättrad administration kring fakturor för att komma från förseningsavgifter färdtjänst arbetsresor nattöversynen rutinen/överenskommelsen om personal på sjukhuset när brukare är inlagd hjälpmedel och tekniska lösningar med mera Åsa tackar för alla förslag och uppmanar alla att fortsätta lämna in förslag. I fortsättningen lämnas dessa till respektive verksamhetschef. Personalläget/rekryteringar Rekrytering av ny verksamhetschef till socialpsykiatrin är inledd. Sista ansökningsdag är 13 mars. Ansökningstiden för verksamhetscontroller är avslutad, och rekryteringen förväntas vara klar under vecka 10. Tjänst som administrativ handläggare inom verksamhetsstöd kommer att utannonseras. Ledningsgruppen noterar informationen. Praktikplaceringar Personalförmedlare Helen Abrahamsson och kompetensutvecklare Berit Norén berättar om att det finns ett stort behov av elevpraktikplatser inom vård- och omsorgsutbildning i våra verksamheter, och att behovet kommer att öka. Bara inom Baldergymnasiet ska 50 elever ut på praktik i SSF:s verksamheter vårterminen läsåret 2017/18. och då är inte Vux, Miroi, Norsjö och andra åtgärdsprogram inräknade. Vård- och omsorgscollege är en förening, indelad länsvis, vars uppdrag är att kvalitetssäkra utbildningar inom området vård och omsorg. Stöd och service har avtal med vård- och omsorgscollege om att tillhandahålla praktikplatser för elever i årskurs 3. Stöd och service har behov av kompetent personal nu och i framtiden, och praktikperioden är en del av utbildningen. Samtidigt har vi svårigheter att erbjuda praktikplatser, något vi måste komma tillrätta med och se nyttan av att ta emot praktikanter.
Utmaningar som finns i organisationen inför att ta emot praktikanter: små enheter känslighet för förändringar indragna praktikplatser med kort varsel praktikperioder kolliderar med introduktion av semestervikarier villkorar vilka som prioriteras hur ska SSF skapa en bra och hållbar planering för APL-planering? kan vi se nya lösningar som t.ex. par-handledning eller praktiktäta arbetsplatser? socialpsykiatrin tar inte emot ungdomar men behöver semestervikarier på sommaren personlig assistans? hur ska SSF ge en god kvalité under praktiken? Elever kan uppfatta att de inte får göra något, sitter av tiden i soffan målet är att antalet utbildade handledare ska öka så att det finns en på varje arbetsplats. o är det ett rimligt mål? o hur kan vi hålla kvalitén till dess målet är uppnått? Ledningsgruppen diskuterar frågan och beslutar att tillsätta en arbetsgrupp bestående av Åsa, Berit, Madelene, Lena och Inger. Arbetsgruppen får i uppdrag att i samråd med boendechefer ta fram ett förslag till hur SSF på ett systematiskt sätt ska arbeta med att tillhandahålla praktikplatser. Arbetsmiljö Åsa påminner om att enheterna ska lämna handlingsplan för arbetsmiljö under mars månad. Dessa ska sammanställas på enhetschefsnivå under april för att göras klar på avdelningsnivå under maj. Den 31 mars träder nya regler om organisatorisk och social arbetsmiljö ikraft. (AFS 2015:4) Man förtydligar arbetsmiljölagens portalparagraf (3 kap 2 ) arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att motverka ohälsa och olycksfall, och kompletterar reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Läs mer på Insidan I diskussionen som följer menar ledningsgruppen att känslan är att den fysiska arbetsmiljön är ganska bra på de flesta arbetsplatser, men att det finns mer att göra kring den psykosociala arbetsmiljön hälsa, samarbete, arbetstider. Ledningsgruppen beslutar Att utse en arbetsgrupp bestående av Berit, Madelene, Inger och en representant från PUE som får ta fram förslag till ett antal givna frågor till enheterna kring arbetsmiljö.
Information från arbetsgrupper och råd IT-rådet IT-budgeten är fastställd. Kvalitetsrådet Frågan om hur socialkontoret hanterar synpunkter och klagomål kommer att behandlas på mötet i april. Det finns ett förslag från Stöd och service om att koppla en funktion till Procapita där synpunkter och klagomål ska kunna registreras i berörd persons akt. Innan ett beslut eventuellt kan fattas i ärendet måste ett antal frågor besvaras, till exempel hur man ska gå tillväga när synpunkten/klagomålet inte specifikt gäller den enskilda personens insats. Ärendet kommer att behandlas vidare i kvalitetsrådet och beslut väntas under våren. Ledningsgruppen noterar informationen. Samsyn i våra informationspunkter De olika verksamhetsgrenarna har skiftande innehåll i den information som lämnas under punkten "Information från verksamheterna och facken" på samverkan på avdelningsnivå. Åsa föreslår att alla lämnar information om följande områden när det finns något att informera om: Verksamhetsförändringar Personalförändringar Arbetsmiljö Goda exempel Genomgång av ekonomin sker i samband med redovisning av fyrfältaren. Ledningsgruppen beslutar att följa Åsas förslag. Avveckling av assistansteamet insatser som återstår att lösa Inför avvecklingen av assistansteamet återstår ett fåtal insatser som visat sig svåra att lösa med andra resurser. Ledningsgruppen beslutar att verksamhetscheferna får ett gemensamt ansvar för att lösa de återstående insatserna.
Sommarsemester ledning och stödfunktioner Ledningsgruppen för en allmän diskussion om chefernas och stödfunktionernas förläggning av sommarsemestern, och uppmanar berörda att lägga sina semesterönskemål så att nyckelfunktioner finns tillgängliga hela sommaren. Internkontroll Socialkontoret har i uppdrag från kommunstyrelsen och socialnämnden om att granska identifierade brister i 2015 års internkontrolluppföljning. Verksamhetsstöd presenterar förslag till förändringar/förbättringar av rutinen inom följande områden: 1. Hantering av privata medel 2. Beredskap mot korruption 3. Färdtjänst 4 Registrera frånvaro i Personec 5 Uppföljning av anställning efter 150 dagar Inför 2016 års internkontrollplan föreslår verksamhetsstöd att också uppföljning av synpunkter och klagomål ska ingå som en del i internkontrollen. Förslaget redovisas i socialnämnden i mars. Ledningsgruppen beslutar att godkänna förslaget. Arbetssätt verksamhetsstöd För ett tydligare arbetssätt - med förankring i ledningsgrupp - och med en tydlig ägare av beställning av den färdiga produkten behöver verksamhetsstöd se över sitt arbetssätt. Utvecklingsuppdrag ska ägas och beställas av verksamheterna, och det ska finnas en tydlig avgränsning av uppdraget. Vid ärendets behandling i ledningsgruppen föreslås att en beställningsmall tas fram. Förslagsvis undersöker verksamhetsstöd med andra avdelningar eller förvaltningar om de har någon bra rutin för hur utvecklingsuppdrag hanteras. Ledningsgruppen uppdrar till verksamhetsstöd att arbeta vidare med att se över arbetssättet runt utvecklingsuppdrag. Salutogen kultur, förslag på fortsättning
Under hösten 2015 och våren 2016 har flera aktiviteter med tema salutogen kultur och KASAM genomförts. Vid dagens sammanträde presenteras ett förslag till fortsättning av arbetet, med inriktning på hur Stöd och service ska omsätta tänkesättet i praktiken. Ett frukostmöte planeras in, där första linjens chefer beskriver goda exempel på hur man förändrat sitt eget ledarskap och hur det på ett positivt sätt påverkat brukare och medarbetare. Ledningsgruppen beslutar att godkänna förslaget TV-licenser i servicebostäder Det finns oklarheter i organisationen om vad som gäller för TV-licens i servicebostäder. Fredrik har undersökt frågan och meddelar följande: Enligt Radiotjänsts regelverk är boende i gruppbostad befriade från TV-licens. När det gäller boende i servicebostad, går reglerna att tolka åt båda hållen, d.v.s. både att man ska betala licens och att man är befriad. Licensbefrielse eller inte varierar mellan kommunerna, just därför att reglerna går att tolka olika. I Skellefteå kommun betalar boende i servicebostad inte någon licens. I diskussionen som följer menar ledningsgruppen att å ena sidan strider licensbefrielsen mot visionen om att leva som andra, medan det å andra sidan inte spelar någon roll för kommunen i och med att kommunen inte heller betalar personens licens. Sammanfattningsvis beslutar ledningsgruppen att i dagsläget inte göra någon förändring beträffande TV-licens i servicebostäder. Redovisning av brukarundersökning Sveriges kommuner och landsting (SKL) utsåg 2015 55 testkommuner för en ny brukarundersökning. Skellefteå var en av dessa. Enkäten gick ut till 80 personer på åtta enheter inom boende och daglig verksamhet. Frågeställningarna och svarsalternativen var; Får du bestämma om saker som är viktiga för dig? o Ja, nej, ibland Vem bestämmer vad du får hjälp med? o Personal, jag och personal, jag Bryr sig personalen om dig? o Ingen, några, alla
Pratar personalen med dig så att du förstår vad de menar? o Nej, ibland, ja Känner du dig trygg med personalen? o Ingen, några, alla Är du rädd för något i ditt boende/arbete? o Nej, ibland, ja Vid dagens sammanträde redovisar metodutvecklare Maria Wikström och delaktighetssamordnare Alexandra Sundberg resultatet av den undersökning som gjordes i Skellefteå. Maria var också den som träffade och intervjuade personerna. Det noteras att underlaget i undersökningen är för litet för att resultatet ska vara statistiskt säkerställt, men det kan ändå ses som en fingervisning. Generellt kan sägas att kvinnor upplever att de får bestämma mer än vad männen tycker sig få. Kvinnor tycker också i högre grad än män att personalen bryr sig, pratar så att man förstår och är mer trygga med personalen. Män är i högre grad än kvinnor rädda för något i boendet eller på arbetet. Alexandra reflekterar över delar av resultatet utifrån ett jämställdhetsperspektiv; skiljer sig personalens förväntningar på män respektive kvinnor åt, och kan det i så fall förklara skillnaden i upplevelse mellan könen? beror det på att personalgruppen domineras av kvinnor att kvinnor känner sig mer förstådda av personalen och får bestämma mer, talar samma språk och därför har lättare att uppfatta kommunikationen? att män oftare är rädda för något - beror det på att män förväntas (både av sig själva och personal) klara av tuffare tag och därför inte vågar säga ifrån? Efter redovisningen diskuterar ledningsgruppen resultatet och kommer fram till att det vore intressant att se svaren kopplade till genomförandeplanen för de som svarat. Även om underlaget är litet och därmed inte statistiskt säkerställt är det viktigt att fortsätta analysera resultatet djupare, och att cheferna på de aktuella enheterna är en del i den analysen. Ledningsgruppen beslutar att uppdra till verksamhetsstöd att utse en analysgrupp där berörda chefer ska ingå, samt att ledningsgruppen får ta del av den färdiga analysen.
Ärenden till samverkan Resultatet av brukarundersökningen redovisas på samverkan på avdelningsnivå. Vid protokollet Eva Åkerlund