Revisionsrapport Granskning av intern kontroll i hantering av kommunens och bolagens bilar Oxelösunds kommun Andreas Gustavsson Stefan Knutsson
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Revisionsfråga och kontrollmål 2 2.3 Avgränsning och revisionsmetod 2 3 Granskningsresultat 3 3.1 Kommunen 3 3.1.1 Styrande dokument 3 3.1.2 Internservice 3 3.1.3 Hemtjänsten 4 3.1.4 Bedömning 5 3.2 Bolagen 5 3.2.1 Kustbostäder/Oxelö Energi 5 3.2.2 Bedömning 6 29 augusti 2011 Oxelösunds kommun
1 Sammanfattning En genomgång har skett av Oxelösunds kommun och de kommunala bolagen Oxelö Energi AB samt Kustbostäder AB. Undersökta enheter inom kommunen är de som innehåller flest bilar samt de två nämnda kommunala bolagen. Vad gäller kommunen har granskningen kommit att innefatta kommunens egen bilpool (internservice), samt hemtjänsten Genomgången av kommunen och de kommunala bolagen i Oxelösunds kommun visar på att i de kommunala bolagen, Oxelö Energi AB och Kustbostäder AB, finns ett resereglemente vilket främst rör resor med förmånsbil alternativt tjänstebil. Det saknas dock en bilpolicy som täcker hanteringen av bolagens egna bilar. För kommunen överlag kan också konstateras att ingen övergripande bilpolicy existerar och att en sådan föreslås upprättas. Denna borde också vara gemensam för enheterna och bolagen. Körjournaler finns på kommunens bilpool samt inom biståndshandläggningen. Hos de kommunala bolagen samt inom hemtjänsten finns inga körjournaler. I de fall körjournaler finns bedöms de överlag innehålla tillräckligt med information. Det sker i de fallen också vissa rimlighetsbedömningar av drivmedelskostnader, körningar samt även kontroll över innehållet i körjournalerna. Utifrån de stickprov som tagits av körjournalerna bedöms dessa även vara korrekt hanterade. Både i de kommunala bolagen samt för kommunen stäms betalda drivmedelskostnader av mot bensinkvitton. Sammantaget bedöms att den interna kontrollen som råder på de kommunala bolagen avseende bilanvändandet är god. Bolagen har dock ett stort antal bilar varför det kan finnas anledning att öka kontrollen ytterligare med fler kontroller med rimlighetsbedömning halvårsvis eller årsvis av drivmedelsförbrukning jämfört med bolagens drivmedelskostnader. Stora skillnader kan konstateras beträffande kommunens verksamheters hantering av bilar. Den informella rutin som tillämpas avseende poolbilarna bedöms som tillräcklig men kan stärkas genom dokumentering av de kontroller som finns. Hanteringen av bilar inom hemtjänsten bedömer vi emellertid vara förenad med brister och den interna kontrollen bedöms som otillräcklig. Oxelösunds kommun 1 av 7
2 Inledning 2.1 Bakgrund Revisorerna i Oxelösunds kommun har beslutat att genomföra en granskning av den interna kontrollen i hanteringen av kommunen och bolagens bilar. PwC har fått uppdraget att genomföra granskningen. En del av revisorernas underlag för prövning av intern kontroll är att granska väsentliga och riskfyllda rutiner. Revisorerna har i sin väsentlighet och riskbedömning funnit skäl att granska den interna kontrollen i koncernen avseende bilhantering. Av intresse är om koncernen har välfungerande rutiner för att säkerställa att kommunens och bolagens bilar (egna och leasingbilar) används på avsätt vis. Det är viktigt ur förtroendesynpunkt att koncernen har kontrollrutiner som minimerar risken för otillåtet bilanvändande. 2.2 Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara revisionsfrågan: Kontrollmål: Är den interna kontrollen i rutinerna gällande koncernens bilar tillräcklig? - Finns det en fungerande kontroll av att körjournaler används i behövlig omfattning? - Sker rimlighetskontroll av mätarställning mot körjournal? - Kontrolleras tankad volym mot körd sträcka enligt körjournal? 2.3 Avgränsning och revisionsmetod Granskningen omfattar kommunen och kommunens bolag Kustbostäder och Oxelö Energi. Granskningen har genomförts genom intervjuer med inköpschef, enhetschef hemtjänsten och internservicechef i kommunen samt personalchef i Kustbostäder. Verifiering har gjorts genom stickprovsgranskning av körjournaler mot bokning av poolbilarna. Vidare har bedömning gjorts av kommunens och bolagens rutiner för kontroll av körjournaler mot betalda drivmedelskostnader samt bensinkvitton. Oxelösunds kommun 2 av 7
Ett utkast till revisionsrapport har lämnats till berörda för synpunkter på sakinnehåll i rapporten. 3 Granskningsresultat 3.1 Kommunen 3.1.1 Styrande dokument Vid intervjuer har det framkommit att det inte finns något skrivet kommunövergripande dokument för att reglera, kontrollera och följa upp användning av bilar. Uppfattningen hos de intervjuade är att ett kommunövergripande ramverk som reglerar hantering och användning av kommunens bilar är önskvärt. 3.1.2 Internservice Inom internservice finns fyra miljöbilar varav två är poolbilar för utlåning. Samtliga bilar är märkta med kommunnamn och logotyp i enlighet med kommunkoncernens grafiska manual. För användande av poolbil finns ett bestämt tillvägagångssätt. Initialt bokas poolbil via intranät. Utlämning av bilnyckel sker i receptionen tillsammans med körjournal och bensinkort. I körjournal anges bland annat uppgifter om dag, mätarställning före och efter resa, färdsträcka och om tankning skett. Körjournal och bensinkort finns för respektive bil. Kvällstid förvaras bilnycklar inlåst i reception. Informellt gäller att poolbil endast får användas i tjänsteärenden och ska återlämnas samma dag. Undantag ges när resa ska påbörjas tidigt efterföljande dag. Vid behov av bil längre än ett dygn hyr internservice bil från OKQ8. Enligt uppgift sker kontroller av mätarställning mot körjournal men avstämningen dokumenteras inte. Vidare uppges att drivmedelsfakturor stäms av mot inlämnade bensinkvitto och rimlighet bedöms mot färdsträcka. Attestansvarig för poolbils kostnader är chefen för internservice. Utöver ovan uppges att det sker tertialvisa uppföljningar av poolbils kostnader mot budget samt att kontroll sker av eventuell avvikelse. Uppkomna kostnader interndebiteras verksamheter som nyttjat poolbilarna. Oxelösunds kommun 3 av 7
Kontrollåtgärder som finns: Drivmedelsfaktura stäms av mot erhållet bensinkvitto. Rimlighetsbedömning av kostnader mot färdsträckor. Tertialvisa uppföljningar av bilkostnader. Kommunnamn och logotyp återfinns på bilarna. Körjournaler används. Nycklar och bensinkort förvaras inlåst utanför arbetstid. Bilar måste bokas. Kontrollåtgärder som saknas: Uppföljande kontroller dokumenteras inte. 3.1.3 Hemtjänsten I hemtjänstverksamheten finns fem miljöbilar. Samtliga bilar är märkta med kommunnamn och logotyp. Ansvarig för bilarna finns utsedd och enligt uppgift innebär ansvaret enbart att tillse att service genomförs enligt givna intervaller. Tidigare har detta brustit vilket medfört kostnader vid leasingtidens slut. Bilarna används dagligen i tjänsten och bilnycklar förvaras i ett nyckelskåp. Till varje bil finns ett bensinkort. Vid intervjun uppges att körjournaler inte används för hemtjänstens bilar. Under intervjun kontaktade enhetschefen företrädare för andra verksamheter för information om användande av körjournaler. Av de bilar som finns anslutna till Björntorps äldre- och demensboende uppgavs att endast biståndshandläggarna använder körjournal. Vidare råder stor oklarhet i användandet av bilarna samt att det för verksamheten råder en relativt stor personalomsättning. Någon specifik och systematisk kontroll av färdsträckor gentemot tankade volymer uppges inte ske. Enhetschefen har attestansvar för drivmedelskostnader. Inkomna drivmedelsfakturor kontrolleras mot bensinkvitton innan attestering. Kontrollåtgärder som finns: Drivmedelsfaktura stäms av mot erhållet bensinkvitto. Kommunnamn och logotyp återfinns på bilarna. Rimlighetsbedömning av kostnader. Kontrollåtgärder som saknas: Körjournaler används inte. Bensinkort finns i respektive bil vilket eventuellt riskerar ett otillåtet bilanvändande. Uppföljande kontroller av bilanvändning och uppkomna kostnader. Oxelösunds kommun 4 av 7
3.1.4 Bedömning Stora skillnader kan konstateras beträffande verksamheternas hantering av bilar. Den informella rutin som tillämpas avseende poolbilarna bedöms som tillräcklig men kan stärkas genom dokumentering av ovan sagda kontroller. Hanteringen av bilar inom hemtjänsten bedömer vi emellertid vara förenad med brister. Mot bakgrund av att skriftliga rutiner och dokumenterade kontroller saknas att möjligheten till uppföljning och kontroll av hemtjänstens bilar begränsas då körjournaler eller liknande dokumentation inte används är vår bedömning att kommunens interna kontroll avseende bilar är otillräcklig. För att skapa förutsättningar för en god intern kontroll bör ett övergripande ramverk upprättas för hur bilar får användas och hur dokumentation, exempelvis löpande körjournaler, ska föras. Därtill bör dokumenterade rutiner upprättas för kontroll av eventuella körjournaler, rimlighet i bensinåtgång jämfört med körsträcka samt kontroller av hantering av bensinkort för att säkerställa att bilar endast används i tjänsten och på avsett vis. 3.2 Bolagen 3.2.1 Kustbostäder/Oxelö Energi Bolagen har ett reseregelemente vilken har utvecklats internt på bolaget. Medarbetare erhåller informationen via sin personalhandbok. Medarbetare har informerats om reglementet genom ett personalmöte för cirka ett och ett halvt år sedan. Utöver reglementet uppges även av personalchefen att det finns en viss informell policy där personalen har blivit tillsagda att till exempel inte använda bolagets bilar vid fikarast. Vad gäller biljournaler finns det inga på bolagen. Vid privatlån ska dock körjournal lämnas och drivmedel vara återfört. Oxelö Energi har ca 20 bilar vilka står i garage alternativt i ett inhägnat område. Kustbostäder har i princip motsvarande antal bilar vilka är mer utspridda i olika garage hos bolaget beroende på verksamhetsområde. Det finns således en form av intern kontroll då exempelvis anställda går hem och ser att bilarna är där de ska vara. Bilnycklarna är inlåsta i larmade utrymmen. Vidare har i princip varje bil har varsin ansvarig som i sin tur har ett tillhörande bensinkort. Bensinkort förvaras antingen inlåsta eller i plånbok. Det finns dock ingen uttalad bilansvarig som håller allmän ordning på bilarna, tankning etc. Det finns såsom ovan nämnt bensinkort till respektive bil som sedan av ekonomienheten kopplas ihop genom faktura och kvitto. Då bilarna går att se på en egen kontorad i ekonomisystemet syns det tydligt om det är större avvikelser mellan perioder. Det är upp till varje verksamhetschef att attestera och stämma av de bilar som finns inom raden för chefens område. Verksamhetschefen stämmer enligt Oxelösunds kommun 5 av 7
personalchefen av förbrukning mot budget samt följer även upp eventuella frågor med respektive bilansvarig. Bolagens resereglemente innehåller främst information om: Resa med egen bil i tjänsten. Resa med förmånsbil i tjänsten. Hantering av representation, reseräkningar och reseräkningar. Kontrollåtgärder som finns: Respektive verksamhetschef granskar och attesterar bilkostnader. Ekonomichef alternativt bilansvarig rimlighetsbedömer drivmedelskostnader löpande. Bilansvarig jämför faktura mot erhållet kvitto. Ingen förutom bilansvarig har tillgång till ett bensinkort. Bilarna har logotyp vilket ökar kontrollen för vart bilen befinner sig. Kontrollåtgärder som saknas: En bilpolicy saknas. Nuvarande resereglemente saknar regler för hantering av bolagens egna bilar. Ingen dokumenterad och aggregerad översyn görs exempelvis halvårsvis eller årsvis av drivmedelsförbrukningen jämfört med drivmedelskostnaderna. Dock analyseras budget där avvikelser diskuteras. 3.2.2 Bedömning Bolagen har ett resereglemente enligt ovan. Denna är dock upprättad internt och behandlar framförallt användandet av egen bil i tjänsten samt förmånsbil i tjänsten varför vår rekommendation är att kontakt tas med kommunen för att verifiera att den är tillräcklig när kommunen själva har upprättat en policy. En viss informell policy avseende bilhanteringen verkar även finnas hos bolagen men är dock svår att verifiera. Kontrollrutiner som skulle kunna vara lämpliga att införa är en dokumenterad översyn halvårsvis eller årsvis av drivmedelsförbrukning jämfört med bolagens drivmedelskostnader. Detta för att kunna minimera risken för otillåtet användande av bil samt få en rimlighetsbedömning mellan perioden. Sammantaget anser vi att den interna kontrollen som råder på bolagen avseende bilanvändandet är god. Bolagen har dock ett stort antal bilar varför det kan finnas anledning att öka kontrollen ytterligare med exempelvis ovan nämnda åtgärder. Oxelösunds kommun 6 av 7
2011-10-04 Andreas Gustavsson Karin Jäderbrink Oxelösunds kommun 7 av 7