Avvikelsemodulen i Treserva

BILAGA Bilaga till: Metodstöd avvikelsehantering Bilaga nr: 1 Skapad datum: 2016-01-08 Avvikelsemodulen i Treserva Manual Vård och omsorg Örebro kommun orebro.se

2 Innehåll Avvikelseprocess avvikelsemodul i Treserva...3 Öppna avvikelsemodulen i Treserva...4 Registrering...5 Söka och öppna avvikelser...7 Söka och öppna specifik avvikelse... 8 Söka avvikelser för att se mönster och trender... 9 Skicka meddelande om avvikelse till annan berörd enhet... 9 Ta del av avvikelse och skriva in omedelbara åtgärder...10 Analysera avvikelse...11 Förenklad analys... 11 Fördjupad analys... 11 Händelse... 12 Skada... 12 Tillägg till händelseförlopp och omedelbara åtgärder... 12 Bakomliggande orsaker, Avvikelseorsak... 13 Händelseanalys... 14 Riskanalys... 15 Åtgärder...16 Exempel på hur åtgärder anges... 17 Läsa åtgärdsanteckningar... 17 Uppföljning...18 Avsluta avvikelse...18

3 Avvikelseprocess avvikelsemodul i Treserva En systematisk uppföljning av avvikelser förutsätter att avvikelseprocessen följs vid hanteringen av avvikelser, synpunkter och klagomål. Bilden nedan illustrerar hur de olika stegen i avvikelsemodulen kopplas till avvikelseprocessen. Avvikelseprocessen Avvikelsemodulen Händelseförlopp Konsekvens Skada Tillägg till händelseförloppet Avvikelseorsak Allvarlighetsgrad Sannolikhet Åtgärder Uppföljningsanteckning Slutförd datum Avvikelsemodulen har två olika delar; Registrering av Ny avvikelse som görs i Genomförandewebben och Analysera avvikelse, där teamets analys, bedömning och uppföljningen av avvikelsen görs. Observera att endast enhetschefer, arbetsterapeuter och sjuksköterskor kan se registrerade avvikelser och nå funktionerna under Analysera avvikelse. Då registrering inta kan göras direkt i avvikelsemodulen, t.ex vid avbrott i verksamhetssystemet, ska registrering göras på blankett och sedan föras in i avvikelsemodulen i efterhand. Blanketten finns på Intranätet under Treserva samt i Handboken.

4 Öppna avvikelsemodulen i Treserva För att komma till fönstret för att registrera ny avvikelse så klicka på ikonen. I Genomförandewebben finns ikonen i personens menyrad Enhetschef, arbetsterapeut och sjuksköterska kan från skrivbordet markera ett vårdåtagande och klicka på ikonen eller klicka på Genvägar Avvikelsehantering Avvikelse person. I hälso- och sjukvårdsjournalen finns ikonen Avvikelse person i menyraden. Fönstret för registrering av Ny avvikelse. Här registreras avvikelser, risk för avvikelser eller synpunkter/klagomål.

5 Registrering 1 2 3 4 7 8 5 9 10 6 1 Typ Välj först vilken typ av händelse som ska registreras. Avvikelse Används när du ska registrera en händelse som du upptäckt eller närvarat vid. Risk för avvikelse Används när du ska registrera en händelse som riskerat leda till en avvikelse. Synpunkt/klagomål Används för att registrera synpunkter eller klagomål som den enskilde eller närstående lämnar om den enskildes vård, omsorg eller stöd. 2 Var personen ensam Välj Ja om personen var ensam vid händelsen. Välj Nej om personen inte var ensam vid händelsen. Välj Ej relevant om det inte är relevant i förhållande till händelsen. 3 Verksamhet Välj verksamhet i gardinen. Legitimerad väljer alltid HSL. Omvårdnads-personal väljer HSL när avvikelsen avser delegerade eller instruerade insatser. 4 Enhet Välj utförarenhet i gardinen. Du ser de enheter du har behörighet till i listan. 5 Område Välj kategori för händelsen i gardinen. Se Avvikelsemodulen i Treserva Områden och aktiviteter med förklaring. 6 Aktivitet Välj händelse i gardinen. Du kan välja på de aktiviteter som finns kopplade till valt område. Se Avvikelsemodulen i Treserva Områden och aktiviteter med förklaring. 7 Händelsedatum Klicka i rutan och välj aktuellt datum i kalendern då händelsen upptäcktes. 8 Tid Klicka i rutan, ange klockslag då händelsen upptäcktes. 9 Rapporterad av Namnet på den som är inloggad visas i rutan. 10 Rapportdatum Datum då registreringen upprättas visas i rutan.

6 11 12 14 13 15 11 Händelseförlopp Beskriv kortfattat händelsen och händelseförloppet. Skriv också vilka omedelbara åtgärder som utförts och vilka kontakter som tagits. 12 Förslag till åtgärder från den som registrerar avvikelsen Skriv om du som registrerar har förslag på åtgärder för att hindra att liknande händer igen och som kan vara värdefulla att ta med sig till analysen av avvikelsen. 13 Konsekvens Den som registrerar avvikelsen ska göra en första bedömning om konsekvens av händelsen för den enskilde. Bedömningen kan omvärderas vid analysen av avvikelsen när ytterligare fakta tillkommit. Klicka på (Nej), som då omvandlas till (Ja). 14 Jag anser att avvikelsen kan vara föremål för en Lex Sarah/Lex Maria utredning. Om konsekvensen bedöms som en 3:a eller 4:a, ska du kryssa i att avvikelsen kan vara föremål för Lex Sarah/Lex Maria utredning. Det är en signal på att analys av avvikelsen behöver göras skyndsam. Om allvarlighetsgraden vid analys av avvikelsen också bedöms som en 3:a eller 4:a ska en Lex Sarah rapport skrivas eller MAS och MAR kontaktas. 15 Klicka på Spara. Ett automatiskt meddelande skickas till arbetsterapeut, sjuksköterska och enhetschef på din enhet. Det automatiska meddelandet innehåller en länk med numret på den avvikelse du registrerat. En dialogruta Meddelande kommer upp där du kan se vilka som fått det automatiska meddelandet. - Klicka på Nej. - Stäng avvikelsebilden observera att du inte ska klicka på Spara igen. (Du ska endast klicka på Ja om du vill skicka meddelande till fler personer, men det är inte den som registrerar, utan enhetschef som ansvarar för att skicka meddelande vidare till ev. annan berörd enhet. Se rutin Avvikelsehantering interna och externa utförare.)

7 Söka och öppna avvikelser Används av arbetsterapeut, enhetschef och sjuksköterska för att öppna avvikelser för analys samt för att se mönster och trender av registrerade avvikelser. Observera att omvårdnadspersonal och boendestödjare inte kan nå dessa funktioner eller se registrerade avvikelser. - Starta ifrån skrivbordet - Välj Genvägar Avvikelsehantering Analysera Fönstret med Avvikelsesökbild öppnas. Avvikelser kan sökas genom olika urval. Det går att söka på ett eller att kombinera flera kriterier. Du kan t.ex. välja bland följande alternativ: Avvikelse nr för att söka upp en specifik avvikelse. Personnummer för att se alla avvikelser som är registrerade på en person. Enhet för att se alla avvikelser som inträffat i vald enhet. Händelsedatum för att se vilka avvikelser som hänt under en bestämd tidsperiod. Område för att se alla avvikelser inom vald kategori. Allvarlighetsgrad för att se avvikelser som bedömts som allvarliga (nivå 3 och 4).

8 Söka och öppna specifik avvikelse En specifik avvikelse kan öppnas direkt via länken i meddelandet eller via Avvikelsesökbilden. Då du fått ett meddelande om en avvikelse kan den öppnas genom länken i länkinfon. - Klicka på Visa En specifik avvikelse kan också öppnas via Avvikelsesökbilden. 1 2 3 1 Avvikelse nr Skriv eller kopiera in avvikelsenumret. 2 Klicka på Sök. 3 Den aktuella avvikelsen kommer upp i listan. Dubbelklicka för att öppna. Nu kommer du till bilden för att hantera och analysera avvikelsen.

9 Söka avvikelser för att se mönster och trender För att se mönster och trender i registrerade avvikelse så behöver avvikelserna sökas upp på person eller enhet. För att söka alla avvikelser som finns på en person: - Skriv i Personnummer eller Förnamn och Efternamn. - Klicka på Sök. För att söka alla avvikelser inom en kategori som registrerats på en enhet under en viss period: - Markera den eller de enheter det gäller i gardinen Enhet. Ctrl-klicka för att välja flera enhet i listan. - Välj Område i gardinen, - Välj tidsperiod vid Händelsedatum - Klicka på Sök. Du kan klicka på rubrikerna i listan för att sortera hur avvikelserna visas. Skicka meddelande om avvikelse till annan berörd enhet Då flera enheter är involverade ska meddelande skickas till berörda enheter som behöver ha kännedom om avvikelsen. Enhetschef för enheten där avvikelsen registrerats ansvarar för att skicka meddelande i Treservabrevlådan till annan berörd enhet. Öppna den aktuella avvikelsen. Klicka på Meddelande längst ner i bilden - Fönstret för meddelande öppnas. - Du måste bocka i Länkinfo innan meddelandet skickas.

10 Ta del av avvikelse och skriva in omedelbara åtgärder Då enhetschef, arbetsterapeut eller sjuksköterska mottagit meddelande om en avvikelse ska de så snart som möjligt under fliken Bedömning skriva in att de tagit del av avvikelsen samt eventuella omedelbara åtgärder som vidtas utifrån yrkesfunktion. Enhetschef, arbetsterapeut eller sjuksköterska ska också ange vilket lagrum avvikelsen tillhör samt om den enskilde/anhöriga har fått information. Tillägg till händelseförlopp Här skriver enhetschef, arbetsterapeut och sjuksköterska - Att de tagit del av avvikelsen. - Om något tillkommit till händelsen - Vidtagna omedelbara åtgärder SoL, HSL, eller LSS. Här anges lagrum. Se Avvikelsemodulen i Treserva Områden och aktiviteter med förklaring. Information till vårdtagare/närstående - Klicka i Ja om information getts till den enskilde/anhöriga. - Klicka i Nej om information inte getts. Notering Om information inte getts ska skäl till detta anges. Varför har information inte getts till den enskilde eller till anhörig då överenskommelse om detta finns. Hänvisning kan göras till eventuell journaltext. Aktivitet kan ändras i gardinen Aktivitet om detta inte stämmer vid registreringen. Klicka på Spara, när du är klar med bedömningsfliken.

11 Analysera avvikelse Alla avvikelser ska analyseras. Analysen kan vara förenklad eller fördjupad, men ska alltid innefatta följande analyssteg. Analyssteg 1 Vad det var som hände och vilka konsekvenser fick händelsen för den enskilde? Avvikelsemodulen Händelseförlopp Skada (endast vid kroppsskada) 2 Vilka omedelbara åtgärder har vidtagits? Tillägg till händelseförlopp 3 Vilka bakomliggande orsaker kan finnas till händelsen? Avvikelseorsak Tillägg till händelseförlopp 4 Hur allvarlig var konsekvenserna av händelsen? Händelseanalys 5 Hur sannolik är risken att liknande händer igen? Riskanalys Allvarlighetsgrad Sannolikhet 6 Är vidtagna åtgärder tillräckliga eller behövs ytterligare åtgärder planeras i teamet för att förhindra att liknande händer igen? Åtgärder att vidta Förenklad analys Den förenklade analysen innebär att enhetschef, arbetsterapeut eller sjuksköterska gör analysen. Analysen ska göras av lämplig yrkeskategori. T.ex. läkemedelsavvikelse - sjuksköterska. För att kunna bedöma om en avvikelse kan analyseras genom en förenklad analys är det viktigt att inte bara öppna den enskilda avvikelsen, utan också se till om liknande inträffat tidigare. T.ex: Har personen fallit tidigare? Sker många läkemedelsavvikelser i gruppen? - Kan genomföras då avvikelsen: Gäller en enstaka händelse (Sannolikhet nivå 1-2). Har haft lindriga konsekvenser för den enskilde (Allvarlighetsgrad 1-2). Omedelbara åtgärder bedöms som tillräckliga. - Under fliken för åtgärder anges att vidtagna omedelbara åtgärder tillräckliga och att avvikelsen kan avslutas. - Enhetschef ska alltid avsluta avvikelsen. Fördjupad analys Den fördjupade analysen innebär att en djupare analys och planering av mer långsiktiga åtgärder görs i det tvärprofessionella teamet. - Ska genomföras då avvikelsen: Sannolikhet och/eller Allvarlighetsgrad på nivå 3-4. Mer långsiktiga åtgärder behövs för att förhindra att liknande händer igen. - Under fliken för åtgärder anges att planering av åtgärder ska göras i teamet. - Uppföljning av åtgärderna ska göras i teamet. - Enhetschef ska alltid avsluta avvikelsen.

12 1 Händelse Vad det var som hände ska framgå under Händelseförlopp. Eventuellt med hänvisning till mer utförlig information i journalanteckning. En första analys av konsekvenserna för den enskilde är genomförd av den som registrerat avvikelsen. (Konsekvensen kan ändras under analysen, men det är bedömningen av allvarlighetsgrad som avgör om det är en avvikelse som ska utredas som vårdskada eller missförhållande.) Skada Vid kroppslig skada anges vilken kroppsdel och vilken typ av skada det gäller under fliken Skada. - Välj kroppsdel i listan. - Välj skada i listan. - Klicka på Lägg till - Klicka på Spara 2 Tillägg till händelseförlopp och omedelbara åtgärder Omedelbara åtgärder som vidtagits samt om något nytt om händelsen framkommer under analysen, skrivs det in under Tillägg till händelseförlopp.

13 3 Bakomliggande orsaker, Avvikelseorsak Inom vilka områden bakomliggande orsaker till händelsen kan identifieras anges under Avvikelseorsak. Observera att flera olika alternativ kan väljas. Välj i listan. Klicka på Nej efter de alternativ ni bedömt. De blir nu markerade med ett Ja. Annan/ej identifierad orsak Ev. läkemedelsrelaterad orsak Genomförandeplan brist/saknas Info-/kommunikationsbrist Introduktion-/kompetensbrist MTP/teknisk utrustning brist/saknas Omgivningsfaktorer Organisations-/arbetsmiljöbrist Planerings-/arbetsledningsbrist Riktlinjer/rutiner följer ej/saknas Vårdplan/instruktion brist/saknas Orsak kan ej identifieras eller bedöms inte finnas inom något av områdena i listan. Orsak anges då under Tillägg till händelseförlopp. Orsak bedöms kunna vara relaterad till läkemedel. Detta ska särskilt uppmärksammas vid fallhändelser. Orsak bedöms som brister i eller avsaknad av genomförandeplan. Orsak bedöms som brister i informationsöverföring eller kommunikation inom teamet, mellan utförare, mellan vårdgivare eller mellan utförare och den enskilde/anhörige. Orsak bedöms som brister i introduktion eller kompetens. Orsak bedöms som brister i underhåll eller användning av medicin-teknisk utrustning eller annan teknisk utrustning eller att utrustning saknas. Orsak bedöms bero på brister i omgivningsfaktorer, som t.ex. i den fysiska eller psykosociala miljön. Orsak bedöms som brister i arbetsmiljön eller organisationen, som t.ex attityder, förhållningssätt. Orsak bedöm som brister i arbetsledning, planering och bemanning. Orsak bedöm som brister i kännedom om gällande riktlinjer, evidens och övriga styrdokument. Orsak bedöms som brister i eller avsaknad av vårdplaner och/eller instruktioner från legitimerad HSL-personal. Under Tillägg till Händelseförlopp kan anteckningar från teamets analys av bakomliggande orsaker göras.

14 4 Händelseanalys Händelseanalysen syftar till att bedöma hur allvarlig händelsen är. Bedömningen görs utifrån konsekvensen för den enskilde. En första bedömning av konsekvens för den enskilde har gjorts av den som registrerat avvikelsen. Den bedömningen behöver ni inte ändra vid analysen. Det är bedömningen av allvarlighetsgrad som är den slutliga bedömningen. Allvarlighetsgrad - Välj nivå av allvarlighetsgrad i gardinen: 1 Mindre Mindre obehag eller obetydlig skada. 2 Måttlig Övergående obehag, besvär eller funktionsnedsättning 3 Betydande Omfattande obehag, kvarstående besvär eller omfattande skada/måttlig funktionsnedsättning. Skada/funktionsnedsättning som leder till förlängd vårdperiod eller förhöjd vårdnivå. 4 Mycket hög/ katastrofal Hot mot hälsa, liv eller säkerhet, större kvarstående besvär eller funktionsnedsättning eller dödsfall. Då Allvarlighetsgraden bedöms vara på nivå 3 eller 4 ska alltid en fördjupad analys göras och kontakt tas med MAS/MAR/SAS, som utreder och bedömer om det rör sig om risk för allvarlig vårdskada/missförhållande och om Lex Sarah eller Lex Maria anmälan ska göras. Vid SoL-avvikelse skrivs en Lex Sarah rapport. Vid HSL-avvikelse skickas meddelande till MAS/MAR i Treservabrevlådan.

15 5 Riskanalys Riskanalysen syftar till att bedöma hur stor risken är, alltså hur sannolikt det är att liknande händer igen. Sannolikhet - Välj nivå av sannolikhet i gardinen: 1 Mycket liten Kan inträffa 1 gång/år. 2 Liten Kan inträffa varje månad. 3 Stor Kan inträffa varje vecka. 4 Mycket stor Kan inträffa dagligen Då Sannolikheten bedöms vara på nivå 3 eller 4 eller då samma typ av avvikelse inträffat upprepade gånger är det av stor vikt att detta uppmärksammas. En fördjupad analys ska göras och åtgärder planeras och vidtas i verksamheten för att förhindra att liknande händer igen och förebygga vårdskador/missförhållanden.

16 Åtgärder Vid en fördjupad analys ska planering av åtgärder genomföras och följas upp i det tvärprofessionella teamet. Vid en förenklad analys kan enhetschef, arbetsterapeut eller sjuksköterska ange åtgärd och därefter kan avvikelsen avslutas. 1 2 3 4 5 6 1 Välj Åtgärdsdatum (dagens datum visas automatiskt) 2 Välj Åtgärd att vidta i gardinen 3 Välj Verkställighet för åtgärden i gardinen 4 Klicka på Spara 5 Markera åtgärden i listan 6 Klicka på Ny för att kunna göra en anteckning. 7 7 Skriv en kortfattad anteckning om vidtagna eller planerade åtgärder. 8 Klicka på Spara 8 Klicka på Ny åtgärd, om du vill lägga till ytterligare en åtgärd.

17 Exempel på hur åtgärder anges Vid förenklad analys: Åtgärder att vidta välj Vidtagna omedelbara åtgärder tillräckliga Verkställighet välj Kan avslutas Den som gjort analysen skriver en kort åtgärdsanteckning; Förenklad analys genomförd av Vid fördjupad analys: Åtgärder att vidta välj Planering av åtgärder i teamet Verkställighet välj Åtgärd Åtgärdsanteckning görs om vilka åtgärder som planeras och genomförs i teamet. Då rapportering om risk för missförhållande eller vårdskada görs till MAS/MAR/SAS: Åtgärder att vidta välj Rapporterat risk för missförhållande vårdskada Verkställighet välj Kontakt MAS/MAR/SAS Åtgärdsanteckning görs om hur kontakten tagits. Då annan utförare, vårdgivare eller annan part är involverad och kontakt tas. Åtgärder att vidta välj Annan part involverad Verkställighet välj Kontakt MAS/MAR/SAS då avvikelsen ska skickas vidare av MAS/MAR till annan vårdgivare. Verkställighet välj Åtgärd då enhetschef skickar avvikelsen till annan utförare t.ex. då larmorganisationen skickar till hemtjänstutförare. Åtgärdsanteckning görs om vilka kontakter som tas och vilka överenskommelser som görs. Läsa åtgärdsanteckningar För att kunna läsa de åtgärdsanteckningar som är gjorda på en åtgärd måste den först markeras i listan. Anteckningar kan läsas i rutan Uppföljningsanteckningar för vald åtgärd eller om du klickar på Visa

18 Uppföljning Vid en fördjupad analys har enhetschef ansvar för att i samråd med övriga i teamet följa upp om åtgärderna lett till önskad effekt. 2 3 1 4 5 1 Markera den åtgärd som ska följas upp 2 Skriv Uppföljningsdatum 3 Klicka på Spara 4 Markera på nytt åtgärden i listan 5 Klicka på Ny för att kunna göra en anteckning. 6 Skriv en kortfattad anteckning om vad uppföljningen visat. Hänvisa då det är relevant till vårdplan/genomförandeplan 7 Klicka på Spara 6 7 Avsluta avvikelse Efter att alla respektive åtgärder klara/uppföljda ska enhetschefen avsluta avvikelsen. Slutförd datum (på fliken Bedömning) Datum fylls i av enhetschef då alla åtgärder och ev. uppföljning är klar.