Inkorgsansvarig Vård- och omsorgsboende

Lathund Vård- och omsorgsboende Gäller för ÄO/FH/SP i Borås Stad Lathund Vård- och omsorgsboende Sida 1

Ur Borås Stads Styr- och ledningssystem Verksamhetsorganisationen fastställer också de rutiner som krävs. Dessa ska beskriva hur och när olika händelser ska uträttas eller inträffa. Det ska framgå när rutinen senast reviderades, vem som har utarbetat den och vem som godkänt den Dokumentet framtaget av: Arbetsgrupp processkartläggning Fastställt av och datum: 2014-03-25 För revidering ansvarar: Arbetsgrupp Viva Verksamhet ÄO/FH/SP Reviderat: 2015-01-29 Dokumentet gäller till och med: 2016-01-29 Lathund Vård- och omsorgsboende Sida 2

Innehållsförteckning Inkommen SoL-beställning.4 Matabonnemang.8 Inkommen HSL-beställning...10 Signera delegering - Enhetschef...12 Lathund Vård- och omsorgsboende Sida 3

Inkommen SoL - beställning Här presenteras en processkarta som beskriver stegvis hur inkorgsansvarig ska göra när det inkommit en SoL- beställning(start) till det att brukaren är avslutad (slut). Inkommen SoL-beställning Vård- och omsorgsboende Boendeplaneringen 1. Bekräfta mottagning av SoL-beställning 2. Ta emot beställning, välj resurs 3. Skriv ut beställning 4a. Verkställ insats för brukare från samma SDF 4b. Verkställ insats för brukare från annan SDF 5. Fyll i registerkort Biståndshandläggare Boendeplaneringen 6. Avslut av brukarens insats 7. Avslut av åtagande Avslutad brukare 1. Bekräfta mottagning av SoL-beställning resursfördelare (boendeplaneringen) har i uppdrag att gå in inkorgen och bekräfta mottagning av beställning och lägger beställningen i åtagandet hos till mottagande stadsdel. 2. Ta emot beställning och välj resurs Boendeplaneringen informerar enheten om brukaren som kommer att flytta in, antingen via telefon eller Magna Cura. hittar beställningen genom att : Söka brukaren via Brukare/patienter Efternamn. Kontrollera mot personnummret att du väljer rätt brukare. Dubbelklicka på SoL-åtagandet (SDF Xxxx SoL) Klicka på fliken Insatser Dubbelklicka på den rödmarkerade insatsen vård- och omsorgsboende. Välj Redigera Hantera Välj resurs. Fyll i Dagens Datum och Enhet. Välj ok. En dialogruta visas med vald resurs och frågan om du vill fortsätta kommer upp. Välj Ja. Klicka sedan spara. En dialogruta visas med frågan om du vill verkställa insatser. Välj Nej. Lathund Vård- och omsorgsboende Sida 4

3. Skriv ut beställning För att skriva ut gör följande: Sök brukaren via Brukare/patienter Efternamn. Kontrollera mot personnummret det är rätt brukare. Dubbelklicka på SoL-åtagandet (SDF Xxxx SoL) Klicka på fliken Insatser Dubbelklicka på den rödmarkerade insatsen vård- och omsorgsboende. Välj Hantera Visa beställning Välj Skriv ut Visa i Word for Windows. Dialogruta visas, klicka Ok. En förhandsgranskning visas. Välj Skriv ut och sedan Ok. Dialogruta visas, klicka Nej. 4a. Verkställ insats för brukare som kommer från den egna stadsdelen För att vård- och omsorgsboendet samt enhetschef ska stå som enhet respektive ansvarig för åtagandet behöver uppgifter om enhet, avdelning och ansvarig ändras den dag då brukaren flyttar in på boendet. Det är viktigt att detta inte görs innan brukaren flyttar in eftersom brukarens åtagande då försvinner från exempelvis hemtjänstens enhet om brukaren har insatser inom stadsdelen sedan tidigare. Ändra uppgifterna i åtagandet genom att: Söka brukaren via Brukare/patienter Efternamn. Kontrollera mot personnummret att du väljer rätt brukare. Dubbelklicka på SoL-åtagandet (SDF Xxxx SoL). Klicka Redigera Hantera Byt enhet/ansvarig Ny dialogruta kommer upp. Välj Enhet - Avdelning Ansvarig. Medansvariga Att fylla i Medansvarig innebär ökad sökbarhet för den personen som skrivs i Medansvarig. Välj Ok, Spara. Avgiften är i Viva kopplad till verkställighetsdatum. Det är av stor vikt att insatsen verkställs det datum då brukaren flyttar in på boendet, eftersom det är då som brukaravgiften kopplas på. När insatsen påbörjats, verkställ insatsen genom att: Stå i den övergripande brukarsidan som har brukarnamn till höger och en blå spalt till vänster med rubriken Viva HSL aktiva. Klicka Insatser Utförs av (rubriker i den blå spalten) Välj din Enhet - Ej verkställda. Dubbelklicka på brukaren, dubbelklicka på insatsen vård- och omsorgsboende. Klicka på Hantera - Verkställ insats Fyll i Verkställighetsdatum. Klicka OK. Insatsen är nu verkställd. Brukaren finns nu under Insatser Utförs av Enhet Verkställda. Lathund Vård- och omsorgsboende Sida 5

4b. Verkställ insats för brukare som kommer från annan stadsdel Avgiften är i Viva kopplad till verkställighetsdatum. Det är av stor vikt att insatsen verkställs det datum då brukaren flyttar in på boendet, eftersom det är då som brukaravgiften kopplas på. När insatsen påbörjats, verkställ insatsen genom att: Stå i den övergripande brukarsidan som har brukarnamn till höger och en blå spalt till vänster med rubriken Viva HSL aktiva. Klicka Insatser Utförs av (rubriker i den blå spalten) Välj din Enhet - Ej verkställda. Dubbelklicka på brukaren, dubbelklicka på insatsen vård- och omsorgsboende. Klicka på Hantera - Verkställ insats Fyll i Verkställighetsdatum. Klicka OK. Insatsen är nu verkställd. Brukaren finns nu under Insatser Utförs av Enhet Verkställda. 5. Fyll i registerkort SoL och HSL har separata åtaganden, men man delar samma Brukar/Patientkort. Dubbelklicka på SoL-åtagandet - Välj Gå till Klicka Brukar-/Patientkort Välj Redigera Fyll i brukarens uppgifter o Notering Exempelvis portkod o Övrigt - Fyll inte i färdtjänst, tandvårdsintyg, eller trygghetslarm tillsvidare. Utveckling pågår. o OBS! Under flik Närstående bocka alltid i rutan Kan kontaktas nattetid, om du inte säkert vet att närstående Ej vill bli kontaktad nattetid. 6. Avslut av brukarens insats När en brukare ska avslutas i Viva, ska inkorgsansvarig meddela biståndshandläggaren och boendesamordnaren omgående. Biståndshandläggaren avslutar brukarens insats och då skickas ett upphörande till inkorgen som inkorgsansvarig resursfördelare (boendeplaneringen) ansvarar för. Boendeplaneringen bekräftar upphörandet och därmed flyttas insatsen från pågående till avslutade under fliken insatser i brukarens åtagande. I samband med att biståndshandläggaren har avslutat insatsen upphör avgiften. s uppgift vid ett avslut är att kontrollera vilken stadsdel som står bakom beställningen genom att: Sök brukaren via Brukare/patienter Efternamn. Kontrollera mot personnummret att du väljer rätt brukare. Dubbelklicka på SoL-åtagandet (SDF Xxx SoL). Välj fliken insatser. Dubbelklicka på Vård- och omsorgsboende. Lathund Vård- och omsorgsboende Sida 6

Klicka på Hantera Visa beställning. Det kan komma upp en ruta där du väljer vilken beställning det gäller. Välj den senaste. Under beställare enhet finner du vilken stadsdel som skickat beställningen. Det är denna enhet som behöver meddelas när brukaren avlidit. Skicka meddelande innehållande brukarens namn, personnummer samt dag då brukaren avled i Magna Cura till den grupp biståndshandläggare i den stadsdel som beställningen skickades från. Grupperna BHNORR, BHÖST och BIHVÄ finns under meddelandegrupp i meddelandefunktionen i Magna Cura. Biståndshandläggarna ansvarar för att ta emot meddelandet. I ämnet (rubriken) för meddelandet ska det stå: Vobo Avliden. 7. Avslut av åtagandet Det går inte att avsluta ett åtagande förrän biståndshandläggaren och boendeplaneringen har gjort sina uppgifter i Viva. Kontrollera att insatsen är avslutad av biståndshandläggaren och boendeplaneringen genom att: Sök brukaren under Brukare/patienter - Efternamn Gå in på brukarens åtagande. Gå in på Insatser Avslutade. Det går inte att avsluta ett åtagande med osignerade dokument. För att signera dokument, gå till åtagandet, klicka på alla flikar och kontrollera om det finns rödmarkerad text. När insatsen vård- och omsorgsboende finns under fliken Avslutade (enligt ovan) ska åtagandet avslutas. Tänk på att det inte går att dokumentera eller se uppgifter i efterhand när åtagandet är avslutat. Avsluta inte förrän allt runt brukaren och eventuellt närstående är slutfört. För att avsluta gör följande: Klicka på Hantera Avsluta Dialogruta visas, Fyll i avslutsdatum och orsak, klicka Ok. Lathund Vård- och omsorgsboende Sida 7

Matabonnemang Här presenteras en processkarta som beskriver stegvis hur inkorgsansvarig gör vid registrering av matabonnemang. Brukare flyttar in och önskar ett matabonnemang Enhetschef Enhetschef Enhetschef 1. Registrera matabonnemang Vobo 2. Byte av matabonnemang 3. Avslut av matabonnemang Brukaren faktureras avgift enligt registrerat matabonnemang 1. Registrera matabonnemang Vobo ska registrera matabonnemang för att brukaren ska kunna faktureras en avgift. Dagen då brukaren påbörjar sitt matabonnemang ska insatsen matabonnemang registeras och verkställas. För att skapa Matabonnemang Vobo gör följande: Sök brukaren via Brukare/patienter Efternamn. Kontrollera mot personnummret att det är rätt brukare. Dubbelklicka på SoL-åtagandet (SDF Xxxx SoL) Klicka på Registrera Insats En dialogruta visas, scrolla ner och välj Matabonnemang Vobo. Klicka Ok. En ny dialogruta visas. Fyll i Periodstart, dagens datum, och lämna Periodslut tomt. Klicka på Ok. Ny dialogruta visas, förbockade insatser ska vara förbockade oavsett abonnemang. Välj det matabonnemang som brukaren har och klicka på Ok. Rutor för Period visas. Fyll i fromdatum, dagens datum, och lämna tom-datum tomt. Klicka på Ok. Ny dialogruta visas, välj rätt resurs och klicka på Ok. Ny dialogruta visas, klicka Ja. Ny dialogruta visas, klicka Ja. Ny dialogruta visas, fyll i verkställighetsdatum, dagens datum, och klicka Ok. Ny dialogruta bekräftar att insatsen är skapad och finns under fliken Insatser, klicka Ok. Lathund Vård- och omsorgsboende Sida 8

2. Byte av matabonnemang ska registrera en ändring för att brukarens faktura ska bli rätt. Om brukaren byter matabonnemang: Sök brukaren via Brukare/patienter Efternamn. Kontrollera mot personnummret att det är rätt brukare. Dubbelklicka på SoL-åtagandet (SDF Xxxx SoL) Klicka på fliken Insatser, dubbelklicka på Matabonnemang Vobo, dubbelklicka på det abonnemang brukaren har. Klicka Hantera Avsluta Dialogruta visas, Fyll i datum för avslut och klicka Ok. Gå tillbaka till insatsen genom att klicka på stäng. Nu är tidigare matbonnemang avslutat. För att skapa ett nytt matabonnemang klicka på Registrera Tjänst. Dialogruta visas, välj det matabonnemang som brukaren har samt fyll i from-datumet i Period, dagen efter att tidigare matabonnemang avslutats. Klicka ok. 3. Avslut av matbonnemang ska avsluta matabonnemanget för att brukarens faktura ska bli rätt. När brukaren avslutar sitt abonnemang (upphör att äta ex. vid vård i livets slut.): Sök brukaren via Brukare/patienter Efternamn. Kontrollera mot personnummret att det är rätt brukare. Dubbelklicka på SoL-åtagandet (SDF Xxxx SoL) Klicka på fliken Insatser, dubbelklicka på Matabonnemang Vobo, Klicka Hantera Avsluta Dialogruta visas, Fyll i datum för avslut och klicka Ok. Matabonnemanget och möjlighet att göra justeringar är nu helt avslutat. Lathund Vård- och omsorgsboende Sida 9

Inkommen HSL- beställning Här presenteras en processkarta som beskriver stegvis hur inkorgsansvarig gör när det inkommit en delegerad HSL- beställning (start) tills det att patientens insats/åtagande avslutas. (slut) Inkommen delegerad HSL-beställning HSL personal 1. Bekräfta mottagning av HSL-beställning 2. Inhämta beställda timmar 3. Verkställ insats 4. Skriv ut mottagen/verkställd insats 5. Avslut av patientens insats/åtagande Avslutad patient har i uppdrag att gå in inkorgen och bekräfta mottagning av HSL-beställningar. När inkorgsansvarig bekräftar HSL-beställning enligt steg 1 skickas ett läskvitto till avsändaren att HSLbeställningen/meddelande är läst (insats är inte verkställd, det görs i steg 3). 1. Bekräfta mottagning av HSL-beställning För att bekräfta mottagning av HSL-beställning gör följande: Klick på Inkorg Informationsöverföring Välj aktuell Enhet. Dubbelklicka på HSL beställning. Klicka Kvittera och Radera. Nu kommer de upp en dialogruta Nu raderas meddelande och läskvitto skickas till avsändaren. Välj OK Nu har beställningen flyttats från Inkorgen till HSL-åtagandet under fliken Kommunicerat. 2. Inhämta beslutade timmar Beslutade timmar till HSL-beställningen hittas på följande sätt: Sök brukaren via Brukare/patienter. Kontrollera mot personnummret det är rätt patient. Dubbelklicka på patienten för att öppna åtagandet. Dubbelklicka på HSL-åtagandet. Klicka på fliken Insatser Dubbelklicka på beställningen. Klicka på fliken Information Beslutade timmar Lathund Vård- och omsorgsboende Sida 10

3. Verkställ HSL-insats Det är av stor vikt att insatsen verkställs med det datum då patienten får sin insats. När insatsen ska verkställas finns det två olika sätt att göra det på: Klicka Insatser Utförs av Enhet - Ej verkställda. Dubbelklicka på brukarens insats, välj Hantera Verkställ insats - Ja Verkställighetsdatum - OK.. Eller: Gå in på aktuell brukare/patienter och välj HSL-åtagandet. Välj flik Insatser, dubbelklicka på insatsen som är röd när den inte är verkställd. Ikonen med handslag betyder att insatsen är verkställd. Välj sedan Hantera Verkställ insats. Insatsen är nu verkställd. Brukaren finns nu under Insatser Utförs av Enhet Verkställda. 4. Skriva ut mottagen/verkställd HSL-beställning. Gör enligt följande: Sök patient via Brukare/patienter Öppna HSL- Åtagandet Välj flik Kommunicerat. Klicka på Informationsöverföring ( om dokument ej syns) Dubbelklicka på HSL-beställning/Meddelande Klicka på Skriv Ut och välja Formulär 5. Avslut av patientens insats/åtagande. När en HSL-insats avslutas ansvarar HSL-personal för detta och skickar information om avslutad HSLinsats till inkorgsansvarig via informationsöverföringen. För att bekräfta mottagning av avslutad HSL-insats gör inkorgsansvarig följande: Klicka på Inkorg Informationsöverföring Välj aktuell Enhet. Dubbelklicka på meddelandet/avslutad HSL insats. Klicka Kvittera och Radera. Nu kommer det upp en dialogruta Nu raderas meddelande och läskvitto skickas till avsändaren. Välj OK Nu har meddelandet/avslutad HSL-insats flyttats från Inkorgen till HSL-åtagandet under fliken Kommunicerat. Vid avslut av HSL-åtagandet ligger ansvaret på HSL- ansvarig personal. Lathund Vård- och omsorgsboende Sida 11

Signera delegering - Enhetschef Delegeringar som görs i Viva ska signeras elektroniskt av ansvarig (HSL- personal), delegerad (omvårdnadspersonal, habiliteringspersonal) och den delegerades chef (enhetschef för omvårdnadspersonal och habiliteringspersonal). Fram till att omvårdnadspersonal/habiliteringspersonal har fått utbildning i Viva kommer de få skriva under delegeringen på papper som ansvarig (HSLpersonal) skriver ut. Däremot kommer HSL-ansvarig personal och den delegerades chef göra en elektronisk signering av delegeringen i Viva. Inkommen delegering Enhetschef Enhetschef Enhetschef 1. Öppna delegering 2. Signera delegering 3. Skriv ut delegering 1. Öppna inkommen delegering Delegering klar För att hitta aktuella delegeringar, gör följande: Gå till startsidan. Klicka på Verkställighet/SoL/HSL/LSS. Klicka på Delegering. I vänstermenyn välj Delegering och Enhet/Avdelning. Gå sedan in på din avdelning. Dubbelklicka på delegeringsdokumentet. 2. Signera delegering För att genomföra en elektronisk signatur, gör följande: I delegeringen, klicka på funktionsknappen Elektronisk signatur. Ditt namn visas. När du väljer ditt namn signeras delegeringen i enlighet med ditt användar ID. Frågan om signeras visas. Välj Ja. Nu signeras delegeringen och en symbol visas i form av en nyckel vid ditt namn i dokumentet. 3. Skriv ut delegering För att skriva ut gör enligt steg 1. När delegeringsdokumentet är öppnat, klicka på Skriv ut. Innan utskrift av delegering till omvårdnadspersonal/habiliteringspersonal bör ansvarig HSL-personal och den delegerades chef gör en elektronisk signatur. Tänk på att bevaka ny inkomna delegeringar dagligen. Vid utskrift av delegering framgår att signeringen har skett med elektronisk signatur. Lathund Vård- och omsorgsboende Sida 12