Lathund Ta emot beställningar i Combine version 2

Transkript

1 Lathund Ta emot beställningar i Combine version 2 I denna lathund kommer ni dels att få en introduktion till vad de olika funktionerna innebär och hur ni hittar i Combine. Lathunden kommer även ge en ingående beskrivning i hur ni tar emot beställningar i Combine. Ta emot beställningar i tre steg: 1) Initiering Ni tar emot beställningen och godkänner att ni ska jobba med de beställda insatserna. 2) Beställningsbekräftelse Ni skapar ett dokument som bekräftar att ni tagit emot beställningen. Dokumentet skickas till myndigheten. 3) Grovplanering Här verkställer ni insatsen. Detta steg är mycket viktigt för ersättningar och avgifter samt för att statistiken ska fungera. Logga in i Combine 1) Gå till 2) Välj Inloggning Combine 3) Välj Nästa

2 4) Välj Telia (Netmaker Netid) 5) Välj SITHS eid, klicka på OK. (Rätt certifikat har utfärdare SITHS Type 1 CAv1, alternativt SITHS Type 3 CAv3) 6) Skriv in din 6-siffriga kod för legitimering. Klicka på Jag legitimerar mig.

3 Navigera i Combine När du först loggar in i Combine kommer du automatiskt till Skrivbordsvyn. Härifrån navigerar du till de funktionerna du behöver via flikarna till vänster i bild. Skrivbord Snabbväg till den bild du ser när du först loggar in. Härifrån kan du logga ut samt ställa in meddelandefunktion med hänvisning om du skulle vara frånvarande (Inställningar) Arbetsöversikt Här hittar du listor över nya inkomna beställningar, existerade beställningar (sk. Mina processer), Återrapportering av insatser samt hur du lägger till en fil (jpeg och pdf) till Combine som du sedan har möjlighet att lägga in i en brukares akt. Personakter Du kan söka reda på personer som ni utför insatser åt. När du öppnar en beställning från någon av listorna (Inkomna beställningar och Mina processer) öppnas akten under denna flik. Du kan ha flera personakter öppna samtidigt. Kalender Här kan du administrera och kontrollera dina bevakningar. Meddelande Här kan du skriva, läsa och ta emot meddelanden från kollegor och från myndigheten. Meddelandefunktionen är sekretess-säker. Du behöver inte avidentifiera vårdtagare när ni kommunicerar på detta sätt. Sök Sök personakter eller dokumentation.

4 Undermenyn När du klickat på en processflik, t.ex. Arbetsöversikt (ikonen med den blå mappen) kommer du se att du får upp en lodrät rad med menyalternativ; Inkommet, Återrapportering och Pågående. Dessa alternativ har i sin tur undermenyer där du letar fram den information du behöver. Nya beställningar finns till exempel under menyalternativet Inkommet medan pågående beställningar finns under alternativet Pågående. Varje alternativ du öppnar (Exempel Mina Processer, Mina initieringar och Frånvaro) kommer att öppnas i en flik enligt exemplet nedan. Genom att bläddra mellan de öppna flikarna kan du snabbt hämta information från olika ställen i tjänsten. För att stänga ner en flik klickar du på det röda krysset. På samma sätt som du kan ha flera flikar öppna kan du ha flera personakter öppna (se exemplet nedan). Observera att personakterna öppnas i navigeringsfliken personakter.

5 Processflikar fiskar i Combine I Combine arbetar man i processer. En process inkluderar ett ärende från ansökan till avslut. Detta innebär att ni som utförare tar vid i processen när handläggaren gjort en beställning (utförarens uppgifter i Combine är fetmarkerade i punktlistan). För att komma igenom processen har ni processflikarna till hjälp (se bilden nedan). Man jobbar alltid från vänster till höger. Ett process har generellt dessa steg: MYNDIGHET: Initiering (ansökan, anmälan, begäran) MYNDIGHET: Utföra Utredning MYNDIGHET: Fatta Beslut MYNDIGHET: Göra Utförarval MYNDIGHET: Skapa och skicka Beställning UTFÖRARE: Ta emot (initiera beställningen) UTFÖRARE: Bekräfta beställningen UTFÖRARE: Grovplanera (Verkställa) beställningen UTFÖRARE: Upprätta genomförandeplan (Gäller ej inom BBIC) UTFÖRARE: Återrapportera utförda insatser MYNDIGHET: Avbeställa insatserna UTFÖRARE: Bekräfta avbeställningen 1) Blå processflik Du kan bläddra till denna flik, men du har i nuläget en annan flik öppen. 2) Mörkblå processflik Du har denna flik öppen 3) Grå processflik Denna flik är stängd till dess att du utfört det processteg som krävs för att kunna använda funktionen. När det gäller uppföljningen krävs t.ex. att du har avgivit en genomförandeplan. 4) Underprocessflikar- Stegen Personal, Grovplanering och Genomförandeplan hör till processfliken Genomförande. Varje processflik har minst en underprocessflik.

6 Funktionalitet: Nedanstående knappar hittar du när du öppnar en beställning för en brukare. Spara process Spara ditt arbete, om du t.ex. skriver en genomförandeplan i Combine och vill spara texten under arbetets gång. Skapa slutredigeringsdokument Används när du vill sammanställa dokument vid beställningsbekräftelse, genomförandeplan och uppföljning. Lägg till relaterade dokument Här hittar du dokumentmallar (brev) samt en lista över de dokument som upprättats för brukaren. T.ex. beställningsdokument och genomförandeplaner. Meddelande Skicka ett meddelande till dina kollegor eller till handläggaren utan att behöva avidentifiera innehållet. Ladda om sidan Om du gjort en ändring som inte syns på sidan kan du behöva ladda om för att ändringen ska synas. Skapa manuell bevakning Skapa en påminnelse som du sedan hittar i kalendern. Initiera en beställning Bild 1 Hitta till listan över nya beställningar och avbeställningar Du hittar listan över Inkomna beställningar under Arbetsöversikt (fliken med den blå mappikonen till vänster). När du klickar på arbetsöversikt får du automatiskt upp en lista som heter Mina processer, vilket är listan över de beställningar som redan finns hos er. För att få fram lista med dina nyinkomna beställningar ska du välja Inkommer och sedan till beställningar. Bildtext 1: Gå till arbetsöversikt. Därefter klickar du på Inkommet och sedan på Beställningar i den undermeny som dyker upp. Bild 2 Öppna beställningen I listan Inkomna beställningar finns alla beställningar och avbeställningar från myndigheten som du ännu inte tagit emot. Som utförare ska du ta emot samtliga inkomna beställningar OCH avbeställningar som skickas (kontrollera kolumnen best. status). Målet är att denna lista ska vara tom. För att öppna den nya beställningen dubbelklickar du på raden. Bildtext 2: För att öppna en beställning kan du antingen dubbelklicka på raden med beställningen du vill öppna, alternativt markera raden med beställningen du vill öppna och sedan klicka på Öppna markerad.

7 Bild 3 - Initieringen Initieringen i Combine är en presentation av myndighetens beställning. Genom att slutföra initieringen sparas ärendet i listan Mina processer och ni är officiellt ansvariga för att beställningen utförs. I första bilden ser du en liten sammanfattning av ärendet dvs. namn, personnr och Bildtext 3: Initieringsdatum: Detta datum ska vara det datum som ni faktiskt tog emot beställningen/ förlängningen av beställningen. Dvs, det datum som handläggaren först kontaktade er angående beställningen, även om själva Combinebeställningen inte skickades över förrän efteråt. Som regel gäller att initieringsdatumet allra senast ska motsvara verkställighetsdatumet ( i bilden ovan). Om initieringen: Om ni arbetar med SoL under 65 (fysisk/ psykisk funktionsnedsättning) eller med insatser riktade mot barn och unga kommer ni att behöva fylla i rutan Initieringen avser för att komma vidare.

8 Bild 4 Öppna Beställningsdokumentet Nu ska du titta på beställningsdokumentet som handläggaren har skickat. I beställningsdokumentet hittar du t.ex. bakgrund och hälsotillstånd. Processflikar och underflikar Processflik: I Combine förflyttar man sig framåt i processen med hjälp av de mörkblå flikarna som förklarar vart i processen du befinner dig. I förra steget befann du dig under processfliken Initiering. Nu ska du förflytta dig till fliken Inkommen beställning. Lägg märke till att det under processfliken Inkommen beställning finns en underflik (färgad ljusblå) som även den heter inkommen beställning. Processflikar har alltid minst en underflik. I varje underflik finns ett fält som heter Dokumentöversikt. Dokumentöversikten är en samling formulär eller rubriker som sedan kan sammanställas till en handling du kan skriva ut. Bildtext 4: Gå till processfliken Inkommen beställning. Öppna beställningsdokumentet genom att klicka på den ljusblå länken. Bild 5 - Beställningsdokumentet Bildtext 5: Du kan skriva ut beställningsdokumentet genom att föra pekaren i underkanten på bilden, då får du fram skrivarikonen. För att stänga ner fönstret klickar du på det röda krysset i övre högra hörnet.

9 Bild 6 Slutföra initieringen Detta steg medför att du sluför initieringen och kan börja arbeta med beställningen. I praktiken berättar du för systemet att ni kommer att utföra insatsen. Bildtext 6: 1) Gå till processfliken Åtgärd 2) Välj åtgärden Godta beställning 3) Kontrollera att Åtgärdsdatumet är samma som initieringsdatumet (se bild 3). 4) Välj att slutföra initieringen Bekräfta beställningen: Bild 7 Skapa beställningsbekräftelse Nu är du under processfliken Beställningsbekräftelse. Du ska skapa ett dokument du kan skicka till handläggaren. I dokumentet anges att ni tagit emot beställningen och bekräftar att ni ska utföra den enligt beställd verkställighetsperiod och omfattning. Bildtext 7: I bilden ovan är ikonen för att skapa ett slutredigeringsdokument markerad med röd kvadrat. Klicka på den.

10 Bild 8 Skapa dokumentet Bildtext 8: Dokumentnamnet blir Beställningsbekräftelse (eller dagens datum) för att markera när dokumentet skapades. Du kan, om du vill, döpa om dokumentet. Klicka på Skapa ny. Bild 9 Redigera beställningsbekräftelsen I det här, initiala stadiet, kan du redigera texten i beställningsbekräftelsen. Texten har sammanställts utifrån en dokumentmall som hämtar upp information från beställningen. Bildtext 9: Beroende av om du tar emot en beställning eller en avbeställning ska det stå olika saker i beställningsbekräftelsen. Radera de ord (beställning/avbeställning/ändring av beställning) som inte stämmer in). Bild 10 Göra PDF av textfil Fram till dess att du klickar på Skapa och signera dokument kan du fortfarande redigera i dokumentet. För att komma vidare ska du däremot konvertera det till en PDF. Bildtext 10: Klicka på Skapa och signera dokument

11 Bild 11 och Bild 12 Spara och signera Bildtext 11 och 12: Bocka i att handlingen är slutgiltig. Lämna rutan för Publicera handlingen på medborgarens sida tom. Klicka på spara. Därefter klickar du på Signera. Stäng därefter fönstret på det röda krysset i övre högra hörnet. Bild 13 Skicka iväg beställningsbekräftelsen Bildtext 13: För att skicka beställningsbekräftelsen till handläggaren ska du klicka på knappen Bekräfta beställning som i bilden ovan är markerad med rött. Bild 14: Bekräftad beställning Bildtext 14: När beställningsbekräftelsen är ivägskickad syns det under kolumnen Bekräftad med datum och tid.

12 Grovplanering Se upp! Beroende av vilken typ av insats du utför går grovplaneringen till på lite olika sätt. Det är därför viktigt att du är uppmärksam när du läser följande avsnitt. Vad är grovplanering? Grovplaneringen kan också kallas för verkställande. Mycket i tjänsten är beroende av att ni grovplanerar de beställningar som inkommer. Grovplanering är nödvändig för att: Återrapporteringen av utförda insatser ska fungera För att korrekt avgift ska utgå till brukaren För att insatsen statistiskt ska registreras som verkställd För att ersättningen till utföraren (er) ska genereras korrekt. Bild 15 Hitta grovplaneringen: Nästa steg är grovplaneringen. Grovplaneringen är inte komplicerad, men det är mycket viktigt att det utförs. Bildtext 15: Gå till processfliken Genomförande och till underfliken Grovplanering. Bild 16 Lägg till en ny grovplanering Innehåller beställningen flera insatser (vilket är vanligt när det gäller hemtjänstbeställningar) ska ni grovplanera varje insats för sig. Bildtext 16: Klicka på Lägg till ny under insatsen för att komma till grovplanringen. Observera att detta steg ska göras för varje insats som ingår i beställningen.

13 Bild 17 Hur du grovplanerar: SE upp! Om du inte utför hemtjänstinsatser är grovplaneringen för det allra mesta förifylld när det gäller insats och när det gäller omfattning. Du ska inte ändra någonting i varesig insats eller omfattning. Det enda du ska göra är att klicka på OK. Om du utför hemtjänst! Insats: Två stycken rullgardinslister som förmodligen är tomma. Den vänstra listen är insatskategorin (t.ex. serviceinsats, omvårdnad osv. I den högra rullgardinen hittar du de insatser som ingår i den kategori du valt till vänster. Tanken är att den insats du väljer i rullgardinen till höger ska motsvara den insats som är beställd. Exempel: Beställd insats Städning. I vänstra rullgardinen väljer du då Hemtjänst service äldre. I den högra väljer du Städning. Omfattningen lämnar du som den är. Klicka på OK. Bildtext 17: Om rullgardinerna vid insats är förifyllda klickar du endast på OK. I annat fall läser du instruktionerna i den blå rutan ovan.

14 Bild 18 När du grovplanerat När du grovplanerar ska du planera upp den omfattning och insats som myndigheten har beställt. Du vet att du gjort rätt när du har ett fönster som ser ut som bilden nedan: Bildtext 18: Kontrollera så att du har planerad omfattning som stämmer överens med den beställda omfattningen. Kontrollera även att du har en grå rad nedanför där det anges att du planerat upp insatsen. Bild 19 Verkställa insatsen Du anger för Combine att du påbörjat insatsen/insatserna och är nöjd med din grovplanering genom att klicka på Färdigställ steg. Insatsen kommer då att synas som aktiv. Bildtext 19: Välj färdigställ steg. AVSLUTANDE STEG: Om du utför permanent boende eller trygghetslarm Om du utför någon av ovanstående insatser ska du dessutom välja verkställighetsdatum. Larm: För larmpatrullen är detta datumet då larmet installerats. Boende: För boendet är detta datumet då brukaren flyttat in.