Kvalitetsberättelse 2015 för Ametistens vård och omsorgsboende

2016-02-08 Kvalitetsberättelse 2015 för Ametistens vård och omsorgsboende Skytteholmsvägen 45, 171 44 Solna Verksamhetsbeskrivning Ametisten drivs av Vardaga Äldreomsorg AB på uppdrag av Solna stad sedan 2004. Verksamheten ligger belägen i Solna centrums stadsmiljö och med grönområden i nära anslutning. Ametisten har 80 lägenheter fördelade på 5 våningsplan. På varje våningsplan finns 2 enheter med åtta lägenheter vardera. Tre våningsplan är avsedda för personer med demenssjukdom och två våningsplan för personer med somatiskt vårdbehov. I entréplanet finns en gemensamhetslokal med utgång mot innergård med möblerad uteplats. Ametisten är ett profilboende med inriktning på litteratur, film, teater och historia. Under 2015 flyttade 48 boende in på Ametisten. 42 boende har avlidit under året och 2 har flyttat till annat boende i annan kommun. Vi har tagit emot 1 person på den akutplats som finns på Ametisten och som står till Socialförvaltningens förfogande. Under 2015 har ny verksamhetschef tillträtt (1 februari). 2 sjuksköterskor, 1 Aktivitetsansvarig samt 2 undersköterskor har slutat sin anställning i verksamheten och efterträdare till samtliga tjänster har rekryterats och ersatts under året. Korttidsjukfrånvaron har varit 5,0 % i genomsnitt under året. Riskanalys Riskbedömningar för fall, trycksår, nutrition och munhälsa görs på varje ny boende och registreras i Senior Alert. Åtgärder om risk finns samt uppföljning registreras också. Resultatet av riskbedömningar och omvårdnadsplaner skrivs i det databaserade journalföringssystemet Safe Doc. Legitimerad personal dokumenterar i rapport för hälso- och sjukvård så att omsorgspersonal kan ta del av den information som är nödvändig för deras arbete. Riskbedömning gällande kundmedarbetare görs för samtliga boende och förvaras så att all personal har tillgång. Om risk identifieras upprättas handlingsplan med åtgärder. Skyddsrond samt en generell riskbedömning har utförts i november. Skyddsrond inkl. riskbedömning av hela verksamheten har utförts av verksamhetschef, enhetschef, arbetsplatsombud samt vaktmästare. Protokoll och handlingsplan med åtgärder har upprättas då risk identifierats. 1/10

Uppföljning genom egenkontroll och efter tillsyn Skyddsrond genomfördes i november. Föregående års Skyddsrondsprotokoll och vidtagna åtgärder gicks igenom och nytt protokoll upprättades. Där brister identifierades är åtgärder vidtagna alt. planerade att vidtas. Rutiner för egenkontroll av livsmedel finns. Mätning av temperatur görs och dokumenteras när kyld mat levereras till verksamheten. Temperaturmätning sker alltid vid servering av varm mat. Måltidsansvarig utförde stickprovskontroller och resultat visar att egenkontroll genomförs med godkänt resultat på samtliga våningsplan förutom på plan 6 där följsamheten inte var tillräckligt bra. Tätare uppföljning av våningsplanet skedde under hösten för att åtgärda bristerna. Verksamhetschef följer månatligen upp varje våningsplan i form av checklista som inlämnas av respektive gruppchef. Checklistan omfattar social dokumentation, egenkontroll livsmedel, boendes privata medel, städning och underhåll av våningsplanet samt mat och måltider. Vid brist redogör gruppchefen för vilka åtgärder som vidtas för att åtgärda denna. Vardagas Egenkontroll för hela verksamheten genomfördes två gånger under året (maj och november). Egenkontrollen 2015 innehöll 176 frågor gällande olika områden så som Arbetsmiljö/säkerhet, Avvikelsehantering/Synpunkter- och klagomål, HSL-frågor inklusive dokumentation, SoL-frågor inklusive dokumentation, Ny kund, Mötesforum, Introduktion, Kompetensutveckling mm. Egenkontroll mäts i Q-maxit index där max är 2.0. Ametisten fick i maj 1,81 och i november 1,90. Den årliga medarbetarundersökningen gjordes under hösten 2015. Utifrån resultatet upprättades en handlingsplan med två identifierade förbättringsområden vilka var att medarbetare upplevde en hög arbetsbelastning med små möjligheter till återhämtning samt att en stor andel medarbetare svarade nekande på frågan "På min arbetsplats behandlas alla lika oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder." Socialstyrelsens Nationella Brukarundersökning gjordes under våren där boende och/eller närstående svarade på hur de upplever vård och omsorg på Ametisten. Handlingsplan upprättades utifrån resultatet. Utvecklingsområden utifrån kundundersökningen är utevistelse, boendes upplevelse av trygghet på boendet, hur maten smakar, ökad information till boende vid tillfälliga förändringar samt uppnå ökad kunskap om var boende/närstående kan vända sig med klagomål och synpunkter. Resultatet från undersökningen har delgivits till all personal samt till boende/anhöriga och handlingsplan med åtgärder har upprättats. 2/10

Utifrån Socialstyrelsens enkätundersökning 2014 samt Solna stads uppföljning upprättades utvecklingsplan 2015 med följande utvecklingsområden. Ledning/organisation tydliggöra organisation samt mötesstruktur. Förtydliga gruppchefens roll och funktion. Personal Alla medarbetare ska bära namnskylt Samverkan Informationspärm i entrén ska alltid hållas uppdaterad Kvalitetsutveckling Kvalitetsdeklarationen behöver bli mer känd bland medarbetare och användas i större omfattning. Arbetet med Reminiscens och validation behöver utvecklas. Lokala rutiner SoL och HSL behöver revideras. Avvikelsehanteringsprocessen säkras. Alla boende ska erhålla individuellt utprovat inkontinenshjälpmedel. Alla boende med demens ska ha BPSDskattning. Ledningssystem Samtliga medarbetare ska vara aktiva i ledningssystemet Q-maxit där verksamhetens avvikelsehantering samt utvecklingsarbete dokumenteras. Social dokumentation behöver utvecklas på flera punkter Självbestämmande och integritet lägenhetsdörr ska alltid vara stängd under omvårdnadsarbetet Bemötande informationsöverföring, stöd och handledning Mat och måltider matsedel och måltidssituation behöver utvecklas Aktiviteter och fritidsintressen Aktiviteter, Utevistelse, Profil, Egen tid Säkerhet Nyckelhantering/signering av läkemedelsnyckel, loggkontroll SoL/HSL, information om förändringar, klagomål och synpunkter Utredning av avvikelser Vårdgivaren har i sitt ledningssystem processer och riktlinjer för rapporteringsskyldighet. Vid nyanställning samt vid 2 APT har redogjorts för all personal skyldighet att rapportera missförhållanden eller risk för missförhållanden i verksamheten. Alla medarbetare har kunskap om hur Vardagas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När 3/10

avvikelsen bedöms allvarlig rapporteras detta direkt till verksamhetschefen som i sin tur tar ställning om överordnad chef och uppdragsgivaren ska informeras omedelbart. All personal har tillgång till rapportering av avvikelser och händelser i Qmaxit. Inrapporterade avvikelser handläggs och följs upp utifrån avvikelsetyp och allvarlighetsgrad av legitimerad personal, gruppchef och/eller verksamhetschef. Under 2015 har Qmaxit förbättrats ytterligare och klassificeringen av avvikelser följer Socialstyrelsens klassificering. Alla allvarliga avvikelser går automatiskt direkt till Verksamhets-, region- och affärsområdeschefen via mail för att påskynda handläggningen av inrapporterade händelser/avvikelser. Utredning avseende allvarliga händelser/brister görs av verksamhetschef som rapporterar till uppdragsgivaren, regionchef och MAS. Varje månad tas statistik ut över rapporterade avvikelser i systemet och gås igenom på kvalitetsrådet. Om analysen visar behov av handlingsplan upprättas det då ett förbättringsförslag som läggs in i förbättringsloggen och följs upp både på Ametisten och på månatliga uppföljningar på Full Koll-möten med regionchef. Under året har stort arbete lagts ned på att förtydliga avvikelsehanteringsprocessen och vilket ansvar de olika professionerna i vårdteamet samt ledning har i processen. Agenda och Lokal rutin för teammöten har upprättats och from februari hålls teammöten en gång/vecka för varje enhet. All personal skriver avvikelser direkt i dator/q-maxit och målsättningen är att processen (från inträffad händelse-upprättad avvikelse-uppföljning+åtgärd -avslutad avvikelse) tar max en vecka. För ett fåtal mer komplexa alt allvarliga händelser blir tidsramen självfallet mer utdragen. Under 2015 registrerades följande händelser i Q-maxit: Fall avvikelser 236 Synpunkter och klagomål 20 Läkemedelshantering 116 Medicintekniska produkter 7 Omvårdnad 28 Ej utförd insats 15 Vårdkedjeproblematik 25 Vårdhygien 4 Arbetsmiljö 29 Brandskydd Miljö 1 Livsmedelshygien 1 En utredning om misstanke missförhållande har genomförts under 2015 och enligt MAS ställningstagande kunde det inte uteslutas då ord stod mot ord - att den boende utsatts för skada av en medarbetare och händelsen bedömdes därför som ett missförhållande. Enligt MAS ställningstagande hade verksamhetschef efter händelsen vidtagit tillräckliga och adekvata åtgärder för att uppnå avsedd effekt, dvs så att den boende åter kunde känna sig trygg och ha det bra på boendet. Utredningen bedömdes inte som 4/10

anmälningspliktig och avslutades därmed. Verksamhetschefen har under utredningens gång informerat uppdragsgivaren Solna stad. Klagomål och synpunkter Vårdgivaren har i sitt ledningssystem processer och riktlinjer för synpunkter och klagomål. Alla medarbetare har kunskap om Vardagas hantering av synpunkter och klagomål och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Även dessa rapporteras i Qmaxit. Vid inflyttning informeras de boende och deras närstående om synpunktshanteringen och Vardagas kundombudsman. Skriftlig information lämnas i välkomstmappen och finns anslagen i entrén samt i Närståendepärmen. I entrén finns en brevlåda för inlämnande av synpunkter. I månadsbrevet som verksamhetschef skriver varje månad upprepas informationen om synpunktshantering. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet. Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part. Verksamhetschefen och legitimerade medarbetare informeras snarast. Om klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef, MAS/kvalitetsutvecklare och uppdragsgivare. Synpunkter har även inkommit direkt till uppdragsgivaren Solna stad och dessa synpunkter har omgående förmedlats vidare till verksamhetschef på Ametisten som sedan utrett/handlagt och besvarat synpunkterna. Varje månad tas statistik ut över rapporterade synpunkter och klagomål i systemet och gås igenom på kvalitetsrådet. Om analysen visar behov av handlingsplan upprättas det då ett förbättringsförslag som läggs in i förbättringsloggen. Under 2015 har 84 synpunkter och klagomål inkommit och av dessa har 27 framförts av boende, 36 framförts av närstående alt god man och 21 framförts av övriga (framför allt medarbetare i verksamheten). Verksamhetschef och/eller ansvarig gruppchef följer upp samtliga synpunkter och klagomål och följer upp med berörda. Av de synpunkter och klagomål som inkommit kan man konstatera att det som har varit svårast att åtgärda är då en part (anhörig och boende) upplevt ett dåligt bemötande av personal i verksamheten. Oavsett vilka åtgärder som vidtas och hur goda övriga insatser är så är känslan av att ha blivit bemött på ett korrekt, professionellt och trevligt sätt en grundläggande komponent för hur man uppfattar kvaliteten på vården och omsorgen i verksamheten. Samverkan Arbete har gjorts under året för att stärka samverkan Internt: 5/10

Ansvar och roller har förtydligats i ledningsgrupp, för legitimerad personal samt för de olika ombudsfunktionerna hos omsorgspersonalen Agenda och Lokal rutin för teammöten har upprättats/reviderats Lokal rutin för informationsöverföring har upprättats och implementerats Boende/Anhöriga: Boenderåd har upprättats och deltar gör Vc, Ec samt de boende som önskar. Boende har vid ett par tillfällen deltagit vid Aktivitetsråd och Måltidsråd Anhörigträffar har hållits två gånger under året. Frekvens, syfte med och innehåll för anhörigträffar följs kontinuerligt upp av vc för att erhålla ändamålsenliga träffar utifrån de behov och önskemål som anhöriga uppger. Närståendepärm finns i entrén med uppdaterad information om verksamheten. Månadsbrev där aktuell information finns om verksamheten skrivs av Vc och skickas/mailas till de boende som önskar samt till anhöriga. I Månadsbrevet informeras alltid om möjlighet för boende och närstående att anonymt kontakta Vardagas Kundombudsman vid synpunkter eller klagomål. Uppdragsgivare: Vc har deltagit vid nätverksträffar som anordnats av uppdragsgivare Berörda tjänstemän/solna stad samt Kontaktpolitiker har löpande fått Månadsbrev samt inbjudan till träffar. Utöver dessa har under året verksamheten haft en väl fungerande samverkan med följande intressenter: Läkarorganisationen Legevisitten Fot&Hälsa för medicinsk fotsjukvård och medicinsk fotvård Oral Care- munhälsobedömning och tandvård La Romain- tandvård Socialtjänsten akutplats 6/10

Ung Omsorg samvaro över generationsgränser Stockholms stad vi har tagit emot ensamkommande flyktingungdomar på praktik Karolinska Institutet studenter (ssk, AT, FT) Röda Korsets högskola- studenter (ssk) Consensum Vård och omsorgscollege- undersköterskestudenter Kungsholmens västra gymnasium- undersköterskestudenter Solna Stadsbibliotek- boklådor och besök vid föredrag Svenska kyrkan som gör regelbundna besök hos oss Filmstaden i Råsunda- biobesök Ett flertal artister och musiker som bokats för underhållning Skoförsäljning till boende och personal, Jobi och Pålsbodatoffeln Seniorshopen- klädförsäljning till boende Feelgood företagshälsovård Samarbete med Fou gällande utbildningsäldreboende Dafgård och Menigo för leverans av mat Frukt & Grönt i Solna Personalens medverkan i kvalitetsarbete Det är genom alla medarbetares engagemang och ansvarstagande som vi kan utveckla kvaliteten på Ametisten. Under 2015 har vi tillämpat metoden Kvalitetssamtal för att ytterligare stimulera engagemang och delaktighet bland medarbetare och genom detta utveckla verksamheten ytterligare. Kvalitetsamtal har under 2015 hållits med all personal under vår och höst. Vi kan konstatera att Kvalitetsamtalen har nått sitt syfte då det har skapat engagemang och delaktighet bland medarbetare. Vi har genom Kvalitetssamtalen kunnat ta tillvara på medarbetares idéer, kompetens och vilja och tack vare detta ytterligare kunnat utveckla verksamheten. 7/10

Kvalitetsamtal var Ametistens bidrag till Solna Stads Kvalitetspris och fick ett hedersomnämnande i samband med Kvalitetsdagen den 15 oktober ordnad av Solna Stad. 10 medarbetare från Ametisten deltog vid tillfället och fick inspiration och erfarenhetsutbyte från andra verksamheter. Vi har kvalitetsråd en gång i månaden med uppehåll under juli-augusti. I kvalitetsrådet deltar kvalitetsombud från varje avdelning, sjukgymnast, sjuksköterska, gruppchefer, enhetschef och verksamhetschef. Alla medarbetare skriver avvikelser och synpunkter-och klagomål i Q-maxit. Alla utvecklingsområden dokumenteras i ledningssystemet/förbättringsloggen och det har under 2015 varit chefer som dokumenterat i loggen men övriga medarbetare har varit involverade i själva processen i att identifiera utvecklingsområden och sätta mål och åtgärder för dessa. Samtliga medarbetare får information och återkoppling om gjorda tillsyner, uppföljningar och undersökningar som görs och samtliga protokoll och resultat från dessa gås igenom vid Kvalitetsråd alt. APT och finns tillgängligt i gemensam mapp digitalt att ta del av för all personal. Varje avdelning har reflektionsmöten 1 per månad med uppehåll för juli och augusti för att utveckla kvalitén i omvårdnadsarbetet gällande specifika situationer. Sammanställning, analys och resultat Utvecklingsplanen 2015 har utgjort grunden för vårt utvecklingsarbete under året. Vi har förtydligat organisationen gällande ledning och mötesstruktur samt definierat ansvarsområden i ledningsgruppen. Vi har sett över våra Lokala rutiner och följsamheten till dessa och där behov identifierats upprättat alt reviderat befintliga. Informationsöverföringen har förbättrats externt då vi from februari skickar Månadsbrev gällande verksamheten till boende, anhöriga samt uppdragsgivare. Under året har det inkommit mycket positiv återkoppling framförallt från anhöriga att Månadsbreven är uppskattade. Vi har ökat samverkan med boende då en omstart gjorts med att ha ett aktivt Boenderåd. Vid de 2 möten som hållits under hösten 2015 så har flera bra synpunkter kommit arbetsledning till del och har direkt bidragit till förbättringar av de boendes miljö och trivsel på boendet. Kvalitetsdeklarationen har man i alla arbetsgrupper arbetat med för att den ska vara känd av samtliga medarbetare samt i större omfattning användas vid planering och uppföljning av vården och omsorgen. Vi ser att användningen av Kvalitetsdeklarationen har ökat och att den är känd hos de flesta medarbetare men detta är ett utvecklingsområde som vi kommer att fortsätta arbeta med under 2016. Social dokumentation har varit ett av årets större utvecklingsområden och som innehållit flera delar, dels att dokumentation sker i den utsträckning den ska, att den speglar den boendes delaktighet och medbestämmande samt att den förvaras på ett 8/10

säkert och korrekt sätt. Utöver detta har övergång till social journal enligt ICF (International Classification of Functioning, Disability and Health) i vårt journalsystem Safedoc skett vilket inneburit ett stort arbete för omsorgspersonalen att lära sig och kunna praktisera. Den sociala dokumentationen har utvecklats och vi har tack vare erhållna statliga stimulansmedel kunnat lägga extra resurser på utvecklingsområdet i november och december. Våra egna uppföljningar och biståndshandläggarnas individuppföljningar under året visar dock att detta är ett utvecklingsområde vi behöver fortsätta att arbeta med under 2016. Mat och måltider har varit ett annat utvecklingsområde under året och vi har under hösten påbörjat implementeringen av Vardagas koncept Mat som hemma. Syftet med konceptet är att få en jämnare kvalitet och större variation på måltiderna. Konceptet har visat sig fungera mycket bra på Ametisten. De boende äter mer och bättre, tycker maten är godare och genom att maten tillagas/bereds på plats i större utsträckning väcker även själva tillagningsprocessen nyfikenhet. Flera boende lockas till köket och vill hjälpa till vilket bidrar till en mer meningsfull vardag. Mat som hemma bygger på sex olika veckomenyer för lunch och middagar. Menyn byts två gånger per år för att anpassas till de olika årstiderna, vår och sommar samt höst och vinter. Själva måltidssituationen fungerar generellt sett bra och det visade också resultatet från Socialstyrelsens brukarundersökning. Dock behöver vi under 2016 utöka och säkra vår egenkontroll av Måltidsituationen för att säkerställa kvaliteten av denna. En ny Aktivitetsansvarig har tillträtt efter sommaren och vi kunde redan under hösten se att detta har bidragit till en utveckling av våra Profilaktiviteter i positiv riktning. Vi planerar att utvecklingsarbetet med Profilaktiviteter, övriga aktiviteter samt utevistelse ska fortsätta under 2016 då både våra egna uppföljningar samt resultat från SoS enkätundersökning visar på ytterligare utvecklings/förbättringspotential. Gällande säkerhet så har rutiner för nyckelhantering reviderats och vi kommer att fortsätta följa upp följsamheten av dessa under kommande år. Lokal rutin för genomförande av Loggkontroller av omsorgspersonal och social dokumentation har upprättats och implementerats. Loggkontrollerna som utförts under 2015 har inte påvisat någon obehörig åtkomst. Kompetensutveckling I verksamheten har under 2015 följande större utbildningsinsatser gjorts: - TENA har under våren haft utbildning i inkontinens för samtliga medarbetare. I samband med utbildningen utfördes kvalitetssäkring/mätning 9/10

så att samtliga boende med behov av inkontinenshjälpmedel fick ett individuellt utprovat. - Utbildning i Vardagas nya matkoncept Mat som Hemma, 6 undersköterskor. Konceptet implementerades under hösten. - Utbildning av 3 palliativa ombud, utbildning anordnad av Solna stad. - Utbildning av 2 Värderingsledare, utbildning anordnad av Solna stad - 2 vårdbiträden har under hösten påbörjat utbildning till undersköterska - Ledarskapsutbildning för äldreomsorgens chefer 30 hp, enhetschef klar i maj - Äldre hälsa vidareutbildning för undersköterskor, en undersköterska - Förflyttningsutbildning/ergonomi 49 medarbetare - All omsorgspersonal har gjort web-utbildning i livsmedelshygien och all personal har genomgått web-utbildning i basala hygienrutiner. - Alla chefer har genomgått web-utbildning i arbetsmiljö Systematisk brandskyddskontroll har genomförts och dokumenterats varje månad av Brandskyddskontrollant. Endast några fåtal mindre brister har framkommit och dessa har kunnat åtgärdas av vaktmästare i verksamheten. Tillsyn har gjorts av Storstockholms brandförsvar 2015-02-06 och bedömningen efter kontrollerna var att verksamheten som helhet upprätthåller en skälig nivå på brandskyddsfunktioner och förmåga att agera i händelse av brand. En brist i egenkontroll av skyddet mot brandspridning identifierades, detta pga. hindrad automatisk stängning av uppställd dörr i brandcellsgräns i entrén och på våningsplanen. Fastighetsägaren är informerad om identifierad brist och åtgärder är vidtagna. Bristen var dock inte fullständigt åtgärdad vid årets slut. Solna den 8 februari Linda Wetterberg, Verksamhetschef Ametisten 10/10