2015 års patientsäkerhetsberättelse för Syrenens gruppbostad

Transkript

1 2015 års patientsäkerhetsberättelse för Syrenens gruppbostad Datum och ansvarig för innehållet Susann Nilsson Verksamhetschef Mallen är anpassad av Nytida AB utifrån Sveriges Kommuner och Landstings mall KVALITETSAVDELNINGEN KA/LF

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll Samverkan för att förebygga vårdskador Riskanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med patienter och närstående Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2/11

3 Sammanfattning Nytida bedriver omsorg för personer med bl.a. funktionsnedsättning, missbruk och hemlöshet. De personer som bor och vistas på Nytidas verksamheter har biståndsbeslut enligt Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) och/eller Socialtjänstlagen (SoL) och den övervägande delen av insatser sker enligt dessa lagstiftningar. Där Nytida har ansvar att bedriva hälso- och sjukvård ska årligen en patientsäkerhetsberättelse upprättas. På Syrenens gruppbostad har vi under 2014 haft en målsättning att ha en säker och trygg läkemedelshantering och för att uppnå detta har vi haft ett nära samarbete mellan boendestödjare och omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Vi har också arbetat aktivt för att alla avvikelser ska dokumenteras i Qmaxit genom att boendestödjarna har fått utbildning i systemet samt att vi har haft det som en stående punkt på APT-mötena. Gruppchef, sjuksköterska (OAS) och boendestödjare har under året haft regelbundna boendegenomgångar under året när det gäller avvikelser, händelser och risker samt samtal om de boende avseende deras mående samt medicineringen som de har. Syrenens har under 2014 haft kvalitetsråd med representanter för de boende för att lyfta övergripande förbättringsområden gällande avvikelser och arbetsmiljöområden. Syrenens gruppboende har under 2014 haft en trygg och säker läkemedelshantering där avvikelser har dokumenterats och följts upp. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Qualimax är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. 3/11

4 Ett övergripande mål under året har varit att vi ska ha en säker och trygg läkemedelshantering på Syrenens gruppbostad. För att uppnå detta har vi påbörjat ett nära samarbete mellan boendestödjare och omvårdnadsansvarig sjuksköterska (OAS). Ytterligare ett mål har varit att alla avvikelser gällande läkemedelshanteringen ska dokumenteras i Qmaxit som är Nytidas dokumentationssystem för avvikelsehantering. Boendestödjarna har fått utbildning i Qmaxit och vi har haft avvikelsehanteringen som en stående punkt på våra APTmöten. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschefen ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Regionchefen ansvarar för att vid behov vidta kvalitets- miljö och arbetsmiljörelaterade åtgärder inom regionen. I de fall Nytida har uppdraget som MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) ansvarar Nytidas MAS för att patienterna får en säker och ändamålsenlig vård, behandling av god kvalitet och att det medicinska omhändertagandet tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet. MAS utarbetar och beslutar om riktlinjer och följer upp att de efterlevs. När kommunen ansvarar för MAS funktion efterlevs kommunens riktlinjer. Där Nytida inte ansvarar för MAS funktionen är det företagets kvalitetsutvecklare som följer upp verksamhetens kvalitet. MAS upprättar och utvärderar riktlinjer för hälso- och sjukvården. MAS arbetar fortlöpande med att upprätthålla, utveckla, planera, styra, kontrollera, dokumentera och redovisa arbetet med verksamhetens kvalitet och säkerhet. Verksamhetschefen ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och effektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller de krav MAS ställer utifrån att den enskilde ska tillförsäkras en god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. 4/11

5 Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. På Syrenens gruppboende har samverkan skett med Nytidas MAS, som har ansvar enligt 24 HSL, Socialstyrelsens allmänna råd (SOSFS 1997:10), och följt de anvisningar och riktlinjer gällerför hälso- och sjukvård som gäller. På Syrenen ansvarar Verksamhetschef och Legitimerad sjuksköterska för hälso- och sjukvårdsinsatser upp till sjuksköterskenivå. Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Kontaktperson ansvarar för att tillsammans med VC och GC utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive boende. De ansvarar också för att delegerade insatser av Legitimerad sjuksköterska utförs. Boendestödjarna har tagit emot delegering från omvårdnadsansvarig sjuksköterska (OAS) och ansvarar för att de boende får sin medicin vid rätt tidpunkt, rätt doserat och rätt läkemedel. Boendestödjarna ansvarar också för att kontakta OAS enligt gällande rutiner. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Alla medarbetare har kunskap om hur Nytida rutiner för rapportering av avvikelser är Alla medarbetare har kunskap om hur Nytida rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om kvalitetshöjande åtgärder. Vid inflyttning och över tid genomförs relevanta preventions- och riskbedömningar av omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Vid identifierad risk ska en omvårdnadsplan upprättas samt kontinuerlig utvärderas dock minst två gånger/år. 5/11

6 Alla avvikelser rapporteras i Qmaxit. Där bedöms risknivån på avvikelsen utifrån en given struktur. I Qmaxit dokumenteras även de åtgärder som vidtas och i vissa fall kan även avvikelser flyttas över till förbättringsloggen. Där uppsättas en handlingsplan som arbetas och följs upp. Vid allvarligare avvikelser sker en direkt rapportering till regionchef och företagets MAS. På Syrenens gruppboende har man kontinuerligt arbetat med olika riskbedömningar bl.a. i företagets egna kvalitetssystem och dokumentationssystem (avvikelsehantering/social journal/riskanalyser). I vårt eget dokumentationssystem Safe Doc, finns en flik för riskbedömning som görs på samtliga boende. Ansvarig sjuksköterska gör riskbedömningar i Nytidas dokumentationssystem och identifierar eventuella risker som kan medföra vårdskador. Detta har gjorts under 2014 i samband med uppföljning av genomförandeplanen. På Syrenen har viunder 2014 haft 10 kvalitetsråd. Samtliga avvikelser hanteras på kvalitetsråd samt APT-möten där avvikelsehantering är en stående punkt. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 MAS har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. MAS har genomfört systematisk uppföljning av de avvikelser som inkommit och återkopplat till verksamhetschefen för uppföljning av vidtagna åtgärder. Under året har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. På Syrenens gruppboende har patientsäkerhetsarbetet under 2014 bedrivits genom att ett aktivt arbete bedrivits med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet har befogenhet att besluta om kvalitetshöjande åtgärder. 6/11

7 Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll har genomförts två gånger under året, maj och november. Egenkontrollen består av ett stort antal frågor som besvaras av verksamhetschefen tillsammans med legitimerade medarbetare. Frågorna besvaras i Q-maxit, IT-stödet för ledningssystemet Qualimax. Syftet med egenkontrollen är att identifiera områden för förbättringsarbete i verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i Förbättringsloggen i Q-maxit. Egenkontrollen utgör ett underlag för MAS/kvalitetsutvecklaren inför tillsyn. Tillsyn genomförs årligen av MAS utifrån hälso- och sjukvården. Tillsynen är en kontroll av efterlevnaden av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser. Personalen har kontinuerligt tillsammans med Verksamhetschefen arbetat i förbättringsloggen med de förbättringsområden som uppkommit vid egenkontrollen med syfte att säkerhetsställa enhetens kvalité. Egenkontroll har genomförts i maj och november under det gångna året. Verksamhetschef, gruppchef och sjuksköterska läser, öppnar, åtgärdar och avslutar avvikelser. I verksamheten används även den s.k. Egenkontrollen ett instrument som används för att minimera risker. Egenkontrollen är ett kvalitetssystem där man genom att svara på att visst antal frågor får fram vilka områden som behöver arbetas med. Detta har genomförts av verksamhetschef och gruppchef en gång i maj under Svaren från egenkontroll har lagrats i Q-maxit tillsammans med åtgärdsplaner. Förbättringsåtgärder har återförts till kvalitetsrådet där det dokumenterats i förbättringsloggen. Därefter har de aktuella frågor som framkommit tagits upp på apt tillsammans med all personal för vidare diskussion och åtgärd. Under året har frekvent granskning av journaler och loggkontroller skett. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse Enligt gällande regelverk finns samverkansöverenskommelse upprättad med berörd läkarorganisation. Överenskommelsen reglerar insatsernas omfattning och innehåll bland annat avseende tillgänglighet, uppföljning av behandlingsinsatser, läkemedelsanvändning, medicinsk vårdplanering samt utbildningsinsatser till medarbetarna. Överenskommelse om läkarsamverkan ger förutsättning för tydlighet och ömsesidig förståelse. 7/11

8 På Syrenens gruppboende har vi enligt avtal hälso- och sjukvårdsansvar upp till sjuksköterskenivå. Klienten behåller som regel sin psykiatrikontakt i hemkommunen. Av praktiska skäl skrivs de flesta boende på närmaste vårdcentral. Ansvarig sjuksköterska kontaktas av berörd läkarmottagning vid förändringar, eller kontaktar själv behandlingsansvarig, alternativt ansvarig läkare på aktuell psykiatrisk mottagning. Vid behov träffas öppenvård, ansvarig sjuksköterska samt kontaktman för medicinsk vårdplanering. Samverkan med uppdragsgivare Verksamhetschefen har under året haft regelbunden samverkan med uppdragsgivaren då man vid behov har följt upp hälso- och sjukvården när det gäller avvikelser, händelser och risker samt genomförda kvalitetsuppföljningar. Det har skett en omedelbar återkoppling då händelser inträffat eller synpunkter/klagomål från patient eller närstående har inkommit. På Syrenen har vi kallat respektive kommun stadsdelsnämnd för uppföljning 2 ggr per år. Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Legitimerade medarbetare har tillsammans med omsorgsmedarbetare kontinuerliga uppföljningar utifrån patientens pågående hälso- och sjukvårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer. Ansvarig sjuksköterska har tillsammans med omsorgsmedarbetare tät telefonkontakt och uppföljningar utifrån patientens pågående hälso- och sjukvårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer. Strukturen på dessa genomgångar/uppföljningar bestäms av personalen, dvs. det som är av störst vikt/mest akut för tillfället diskuteras först o.s.v. Om åtgärder behöver vidtas kontaktar Syrenens personal eller psykiatrisjuksköterska aktuell instans såsom psykiatrimottagning eller vårdcentral. Samverkan med uppdragsgivare har under 2014 inte fungerat tillfredsställande. Detta har noterats och försök till kontakt har tagits med vårdcentral och respektive psykosmottagning. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9 5 kap. 4 8/11

9 Rapportering av händelser/ Avvikelser Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivare. Om det är en allvarlig hälsooch sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. På Syrenens gruppboende har inkomna avvikelser under 2014 hanterats av verksamhetschef, gruppchef och/eller sjuksköterska. En bedömning av allvarlighetsgrad sker och åtgärdas innan avslut. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Alla medarbetare har kunskap om Nytidas hantering av synpunkter och klagomål och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet. Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part. Verksamhetschef och legitimerade medarbetare informeras snarast. Om klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef, MAS/kvalitetsutvecklaren och uppdragsgivaren informeras omedelbart. På Syrenens gruppboende finns blanketter (klagomål & synpunkter) samt brevlåda synligt i korridoren. Eventuella klagomål och synpunkter hanteras av verksamhetschef och personal på kvalitetsråd och arbetsplatsträffar. Om allvarliga klagomål inkommer rapporteras detta till överordnad chef och MAS. Uppföljning görs kort efter det inträffade. Hantering, sammanställning och analys av klagomål och synpunkter sker på samma sätt som med avvikelser. Se under hälso- och sjukvårdens rapporteringsskyldighet. På Syrenens gruppboende sammanställs inkomna rapporter, klagomål och synpunkter av verksamhetschefen. Rapport och klagomål registreras i Nytidas avvikelsedatabas Q-maxit, bearbetas och följs upp. Utvalda frågor behandlas i kvalitetsrådet. Kvalitetsrådet diskuterar, analyserar och beslutar om åtgärder samt dokumenterar detta i förbättringslogg. I samband med kvalitetsrådet beslutas hur, när och till vilka resultatet av avvikelsen ska återkopplas. Verksamhetschef ansvarar för att resultatet av rapport eller klagomål förmedlas tillbaka till berörd part, samt informerar medarbetare. 9/11

10 Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Samverkan med patienter och närstående/legala företrädare SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med patient och närstående/legala företrädare Verksamheten har kontinuerligt träffar med närstående/legala företrädare. För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella planeringar och uppföljningar tillsammans med patient och närstående/legala företrädare. Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående/legala företrädare och är oberoende från våra verksamheter. På Syrenen har man under 2014 arbetat utifrån de gällande riktlinjer som finns inom HSL, samt utifrån företagets kvalitetssystem. Att notera efter 2014 arbete är att vi behöver förbättra vår samverkan med andra vårdinstanser såsom vårdcentraler och psykiatriska öppenvårdsmottagningar. Verksamheten har kontinuerligt träffar med närstående/legala företrädare. För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella planeringar och uppföljningar tillsammans med patient och närstående/legala företrädare. På Syrenens gruppboende har man under 2014 haft kontinuerlig kontakt med anhöriga och legala företrädare. Två gånger varje år bjuds anhöriga, legala företrädare och handläggare in till gemensam samvaro. Närvarande på dessa möten är Syrenens personal, gruppchef och verksamhetschef. 10/11

11 Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Antal avvikelser gällande hälso- och sjukvård tagna från Q-maxit Frågeställning 2014 Läkemedel Utebliven dos 1 Dubbel dos 1 För liten dos 1 Felaktigt iordningsställande 1 Förväxling 1 Utebliven signering 0 Brist på redovisningsskyldigt preparat 0 Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål 0 11/11