Upphandlingsfö reskrifter: LOV: Hemtja nst 2016 Nyna shamn Utförande av Hemtjänstuppdrag enligt lag om stöd och service till Socialförvaltningen i Nynäshamns kommun enligt lag om valfrihetssystem (LOV) 1(8)
1 Inbjudan att lämna ansökan... 3 1.1 Tjänstebeskrivning... 3 1.2 Omfattning... 3 1.3 Organisation... 4 2 Upphandlingsformalia... 4 2.1 Nynäshamns kommun... 4 2.2 Upphandlande myndighet... 4 2.3 Definitioner/beteckningar... 4 2.4 Ansökans form och innehåll... 4 2.5 Upphandlingsförfarande... 5 2.6 Avbrytande av upphandling... 5 2.7 Att upprätta och lämna ansökan... 5 2.8 Frågor och svar... 5 2.9 Synpunkter på förfrågningsunderlaget... 5 2.10 Offentlighetsprincipen... 5 2.11 Sista anbudsdag... 6 2.12 Öppning av ansökningar... 6 2.13 Handläggning och godkännande... 6 2.14 Uteslutningsgrunder... 6 2.15 Prövning och godkännande av ansökan... 6 2.16 Tilldelningskriterier... 7 2.17 Underrättelse om godkännandebeslut... 7 2.18 Avtal... 7 2.19 Avtalstid... 7 2.20 Förarande om ansökan inte har godkänts... 7 3 Information om tjänsten... 8 3.1 Myndighetsutövning... 8 3.2 Nattpatrull och trygghetspatrull... 8 3.3 Verksamhetssystem... 8 3.4 Ersättning... 8 2(8)
1 Inbjudan att lämna ansökan Nynäshamns kommun bjuder in Er att lämna anbud avseende Hemtjänst inom Socialnämnden i Nynäshamns kommun (lagen om stöd och service till äldre i hemmet). Upphandlingen genomförs enligt Lag (2008:962) om Valfrihetssystem (LOV). Syftet med valfrihetssystemet är att öka valfriheten, delaktigheten och inflytandet. Leverantören garanteras inte någon volym i denna upphandling, eftersom det är de enskilda brukarna som väljer Leverantör. Upphandlingar enligt LOV innebär bland annat att intresserade Leverantörer kan sända in ansökningar så länge upphandlingen annonseras i den nationella databasen på kammarkollegiet samt på e-avrop: www.valfrihetswebben.se och på www.e-avrop.se. Alla Leverantörer som önskar delta i valfrihetssystemet har rätt att ansöka om godkännande som Leverantör. Samtliga sökanden som uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget, och inte uteslutits med stöd av bestämmelserna i 7 kap. 1 LOV (omständigheter som får medföra uteslutning av sökande), ska godkännas av kommunen. Kommunen lämnar information om samtliga Leverantörer som kontrakterats enligt LOV på Kommunens hemsida etc. Informationen är saklig, relevant, jämförbar, lättförståelig och lättillgänglig för brukare m.fl. Lagen bygger på att det inte är någon priskonkurrens mellan Leverantörerna. Den enskilde brukaren ges istället möjlighet att välja den Leverantör som han eller hon uppfattar tillhandahåller den bästa kvaliteten. Den ekonomiska ersättningen och kravnivåer är fast kopplade till kommunala beslut. 1.1 Tjänstebeskrivning Valfrihet i hemtjänsten gäller alla kommuninnevånare, oavsett ålder, som erhåller insatser enligt socialtjänstlagen. Valfrihetssystemet omfattar bedrivande av hemtjänst i form av omsorgs- och serviceinsatser. Målet med hemtjänst är att underlätta för den enskilde att leva ett så självständigt liv som möjligt. Hemtjänstinsatserna kan variera över tid och omprövas regelbundet. Leverantören som ansöker om godkännande att utföra aktuella tjänster anger i ansökan sitt kapacitetstak både när det gäller åtagande i antal timmar per månad samt geografiskt område. De geografiska områden som finns att välja mellan är Inom tätort (centrala Nynäshamn) och Utanför tätort (övriga Nynäshamn). Det går även bra att välja båda områdena. Omsorgs- och serviceinsatser ska kunna utföras, måndag t o m söndag alla årets dagar kl. 07:00-22:00. Läs mer om omsorgs- och serviceinsatserna i skakraven under avsnitt 4. 1.2 Omfattning Under år 2015 utfördes drygt 180 000 hemtjänsttimmar. Detta är ingen utfästelse för antal timmar utan enbart en upplysning över antalet timmar som utfördes år 2015. Leverantören har rätt att tillhandahålla tilläggstjänster för icke biståndsbedömda insatser. Detta sker mellan brukaren och Leverantören utan kommunens inblandning och är inte obligatoriskt för brukaren. Eventuella sådana tilläggstjänster bekostas av brukaren. 3(8)
1.3 Organisation Äldreomsorgsverksamheten i Nynäshamns kommun är organiserad utifrån beställarutförarmodellen och sorterar under socialförvaltningen. För socialförvaltningen finns det en av kommunfullmäktige utsedd politisk nämnd, socialnämnden. Beställar- utförarmodellen innebär att biståndshandläggaren gör utredning utifrån den enskildes behov av stöd och service och fattar myndighetsbeslut om insatser enligt socialtjänstlagen, SoL. När biståndshandläggaren fattat beslut om insatser och delgivit brukaren detta, har Leverantören att ansvara för att insatserna utförs. 2 Upphandlingsformalia 2.1 Nynäshamns kommun Strax söder om Stockholm, på Södertörns sydspets, ligger Nynäshamn. I Nynäshamns kommun bor drygt 28 000 människor i en kultur- och skärgårdsmiljö. För ytterligare information se kommunens hemsida: http://www.nynashamn.se: http://www.nynashamn.se/ Nynäshamns kommun 149 81 Nynäshamn Telefon (växeln):08-520 680 00 Org.nr: 212000-0233 2.2 Upphandlande myndighet Södertörns upphandlingsnämnd samordnar Haninge och Nynäshamns kommuners upphandlingar av varor och tjänster. Södertörns upphandlingsnämnd strävar efter att upphandling av varor och tjänster sker på ett kostnadseffektivt, kvalitetssäkrat, affärsmässigt och rättvist sätt. Samverkan i upphandlingar sker även med övriga Södertörnskommuner. 2.3 Definitioner/beteckningar I förfrågningsunderlaget betecknas Nynäshamns kommun som Kommun/beställare. Den som lämnar en ansökan om deltagande i valfrihetssystemet betecknas som utförare/leverantör och eller sökande. När biståndshandläggaren fattat beslut om insatser och delgivit den enskilde/brukare/kund och eller enskilde detta, har Leverantören att ansvara för att insatserna utförs. 2.4 Ansökans form och innehåll Tänk på att: ansökan ska vara skriftlig och avfattad på svenska ansökan utformas enligt anvisningarna i ansökningsformuläret och förfrågningsunderlaget. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte ansökan ska lämnas in elektroniskt via E-avrop Ansökan som inte uppfyller samtliga skallkrav kommer inte att godkännas. Om kommunen ändrar kraven gäller detta även tidigare godkända leverantörer vars tillstånd kommer att omprövas. Om ansökans form och eller innehåll inte överensstämmer med ovanstående kan ansökan komma att förkastas utan vidare prövning. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: 1. Upphandlingsföreskrifter (detta dokument) 2. Skallkrav (webbformulär: fylls i av leverantören i e-avrop.com) 3. Avtalsvillkor 4(8)
2.5 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enlig Lag om Valfrihetssystem (LOV). 2.6 Avbrytande av upphandling Nynäshamns kommun kan komma att avbryta upphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas och eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska beslut. 2.7 Att upprätta och lämna ansökan Information för underlättande av ansökningslämnande För att effektivisera inköpen av varor och tjänster använder Nynäshamns kommun sig av ett elektroniskt anbudsförfarande, upphandlingsverktyget E-avrop. Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via www.e-avrop.com: http://www.e-avrop.com/ Registrera dig som ny leverantör och följ därefter anvisningarna som E-avrop tillhandahåller. Börja med att granska och läsa igenom hela förfrågningsunderlaget. Vilka krav är det som ställs för kvalificering av dig som leverantör och vilka obligatoriska krav ställs på varan/tjänsten eller leverantören. Det är viktigt att du som leverantör följer utformningen av anbudet och enbart utgår ifrån den uppställning som finns i förfrågningsunderlaget. Möjligheter att komplettera eller förtydliga anbudet är begränsade. Därför är det viktigt att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter/bilagor redan vid anbudstillfället. Leverantören ansvarar själv för att kontrollera om nya uppgifter meddelats (via frågor och svar) innan tiden för inlämnadet av anbudet. När du klickat på knappen Skicka in anbudsinlämning genereras ett inlämningsbevis som sammanställer det du just skickat. Inlämningsbeviset behöver inte skickas in i samband med anbudsinlämningen. Däremot ska dokumentet kunna uppvisas på uppmaning av Kommunen i underskrivet skick. Dokumentet ska då vara underskrivet av behörig person hos anbudslämanren. Skriv ut beviset och spara det på säker plats. 2.8 Frågor och svar Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt. Frågor ställs på samma sida på www.e-avrop.com där detta förfrågningsunderlag hämtades. Ansvarig handläggare lämnar endast svar via E-avrop. Svar kommer att lämnas snarast möjligt. E-post skickas automatiskt ut till samtliga som har hämtat ut underlaget när ny information har lagts ut. Alla frågor och svar kommer att publiceras i upphandlingens annons. Dock kommer frågor som kommer in under sommarperioden (framförallt juni - augusti) samt jul och nyår att besvaras så snart det ges möjlighet. Innan anbud lämnas uppmanas därför presumtiva anbudsgivare att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. De anbudsgivare som valt att hämta underlaget på annat sätt än via E-avrop måste själv bevaka frågor och svar i upphandlingen. 2.9 Synpunkter på förfrågningsunderlaget Anbudslämnaren ska granska förfrågningsunderlaget och vid eventuella sakfel, motstridigheter och/eller liknande som påverkar ansökansinlämningen och/eller utvärderingen, ska ansökningsgivaren omedelbart kontakta upphandlingsenheten via E-avrop. 2.10 Offentlighetsprincipen Som offentlig organisation omfattas Nynäshamns kommun av offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att innehållet i allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av den. Uppgifter som rör ansökan är sekretessbelagda (absolut sekretess) tills dess att tilldelningsbeslut har fattats i ärendet eller ärendet på annat sätt har slutförts. Uppgifter i ansökan kan därefter sekretessbeläggas om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs eller om det av 5(8)
särskild anledning kan antas att utföraren lider skada om uppgifter om affärs-eller driftförhållanden röjs. Om ansökningsgivaren/anbudslämnaren/leverantören anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för ovan nämnda kommersiell sekretess, kan skriftlig begäran inlämnas om kommersiell sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas ansökningsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Sekretessbegäran ska inkomma genom ett separat dokument vid anbudsinlämnandet, bilagan döps till sekretessbegäran. Nynäshamns kommun kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas inte. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol. Sekretess begäran ska göras via separat dokument döpt till sekretess vid anbudsinlämnandet. 2.11 Sista anbudsdag Annonseringen sker kontinuerligt varför ansökningar kan lämnas löpande under annonseringstiden. 2.12 Öppning av ansökningar Öppning av ansökningar sker löpande vartefter de inkommer. 2.13 Handläggning och godkännande Nynäshamns kommun handlägger och godkänner ansökningar löpande. Anbudssökaren är bunden av sin ansökan i 120 dagar från och med inlämningsdagen. Handläggningstid är normalt cirka åtta veckor efter att en komplett ansökan har inkommit. Dock, kan handläggningstiden överstiga åtta veckor om inlämningen sker strax före eller i samband med sommartiden, juni-augusti eller runt jul och nyår. Nynäshamns kommun kommer tidigast att börja handläggning av ansökningar en (1) månad efter annonseringsdatum. Avtal upprättas efter att Anbudsökaren har blivit godkänd. Godkännandebeslut innebär inte accept av ansökan eller att avtal har ingåtts. 2.14 Uteslutningsgrunder Den upphandlande myndigheten får enligt LOV 7 kap utesluta en sökande om: Leverantören är försatt i konkurs eller likvidation Leverantören är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande Leverantören är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen som kan påvisas Leverantören har inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet Leverantören i sin ansökan i något väsentligt hänseende har underlåtit att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar. Uteslutning ur valfrihetssystemet kommer även att ske av sökande som dömts för brott som regleras inom EG-rätten med avseende på: deltagande i kriminell organisation bestickning enligt EG-reglerna om korruption inom den privata sektorn bedrägeri enligt reglerna om skydd för EG:s finansiella intressen penningtvätt. 2.15 Prövning och godkännande av ansökan Utvärderingen av ansökan sker i två steg. 6(8)
De ansökningar som inte uppfyller kraven i steg 1 kommer inte att gå vidare till steg 2. Steg 1: prövning av krav på anbudsgivare, d.v.s. krav på företaget (exempelvis uteslutningsgrunderna, skattekrav, de angivna ekonomiska kraven, resurser och kompetens etc.). Steg 2: prövning av krav på tjänsten, d.v.s. kontroll att de obligatoriska kraven på tjänsten är uppfyllda (exempelvis krav på verksamheten, personal och bemanning etc.). Observera att avtalsförslaget ska godkännas i sin helhet för att avtal ska kunna tilldelas. Därefter kan sökande komma att bjudas in till en kvalitetssäkrande intervju. Den skriftliga ansökan samt eventuella intervjuer utgör grund för bedömning av ansökan. 2.16 Tilldelningskriterier Samtliga ansökningar som uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget tilldelas kontrakt. Om det under tiden mellan att tilldelningsbeslut och kontraktstecknande framkommer styrkt information om att antagen Leverantör inte fullgör sina lagenliga skyldigheter gentemot samhället vad avser betalning av gällande skatter och avgifter, eller att förhållanden i ansökan på annat sätt har förändrats på kritiska områden, kommer kommunen att diskvalificera den aktuella Leverantör. Någon rätt till ekonomisk ersättning för den berörda sökande uppkommer inte på grund av denna förändring. 2.17 Underrättelse om godkännandebeslut Underrättelse om godkännandebeslutet ger upplysningar om skälen till beslut. Det skickas elektroniskt, varför det är viktigt att de Leverantören även anger sin e-postadress som kontaktväg. 2.18 Avtal Avtalet kommer att skickas för undertecknande till godkänd Leverantör som kommunen avser att teckna avtal med, snarast efter beslut. Det skriftliga avtalet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och godkänd ansökan. Avtalet ska upprättas i två (2) exemplar som utväxlas mellan parterna. Avtalet blir giltigt först efter det att avtalet har skrivits på av båda parter. Vare sig tidsförskjutningar eller andra konsekvenser som beror på domstols hantering av eller de i upphandlingsärende, ska utgöra grund för skadestånd eller annan ersättning. 2.19 Avtalstid Avtalstiden är tills vidare. Avtalet kan tidigast börja gälla två (2) månad efter annonsering. 2.20 Förarande om ansökan inte har godkänts Om sökande inte blivit godkänd kan denne vända sig till Kommunen med begäran om komplettering. Om kommunen inte godkänner kompletteringen kan Leverantör som inte har blivit godkänd eller känner sig felaktigt behandlad välja att begära rättelse i förvaltningsdomstol. Ansökan om rättelse ska göras skriftligen till förvaltningsdomstolen inom tre (3) veckor efter beslutsdatum från kommunen. Anbudsgivaren kan efter avslag komma in med ny komplett ansökan. Behörig domstol vid överprövning är Förvaltningsrätten i Stockholm. 7(8)
3 Information om tjänsten 3.1 Myndighetsutövning Kommunen är huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten och beslutar i alla frågor som gäller myndighetsutövning. Alla insatser enligt Lov Hemtjänst utreds och beslutas efter ansökan. Biståndshandläggaren beslutar om vilka insatser brukaren ska erhålla. Beslut fattas av kommunen och dokumenteras i verksamhetssystemet. Brukaren får ett skriftligt beslut/uppdrag via verksamhetssystemet. Kommunen meddelar via verksamhetssystemet eller på annat sätt att respektive Leverantör har ett uppdrag att hämta. Om brukaren vill ha råd i valet av leverantör ska handläggare från Kommunen bistå med information. Biståndshandläggare följer upp enskilda ärenden minst en gång/år. 3.2 Nattpatrull och trygghetspatrull Kommunen ansvarar genom sin nattpatrull för alla insatser mellan 22.00 07.00. Nattpatrullen lämnar rapporter om brukare som erhållit vård-och omsorgsinsatser till den leverantör som ansvarar för insatserna hos brukaren under dagtid (07.00 22.00). Leverantören lämnar rapport motsvarande rapporter till nattpatrullen. Kommunen ansvarar för alla trygghetslarm och trygghetsringningar. Kommunen ansvarar även för alla installationer/avinstallationer av trygghetslarm och digitala lås. Trygghetspatrullen lämnar rapporter om brukare som erhållit vård- och omsorgsinsatser till den leverantör som ansvarar för insatserna hos brukarna under dagtid (07.00 22.00). Leverantören lämnar rapport motsvarande rapporter till trygghetspatrullen. 3.3 Verksamhetssystem Kommunen har idag verksamhetssystemet Treserva. Systemet kan komma att bytas ut under avtalsperioden. Kommunen kommer att tillhandahålla licenser till verksamhetssystemet samt utbilda en personal vid ett tillfälle av Leverantören utvald person. Leverantören ska sedan ombesörja att personalen har kunskap i hur systemet används. Vid behov ska Leverantören bekosta och vidareutbilda utbildningsbehov till egen berörd personal. 3.4 Ersättning Ersättningsnivåerna fastställs av Nynäshamns kommun. Ersättningen regleras årsvis i samband med kommunens årliga budgetarbete och beslut om ersättningsnivå tas i kommunen, socialnämnden årligen. Se ersättningsnivån i kommersiella villkor. 8(8)