Upphandlingsfö reskrifter: Ledsagar- öch avlö sarservice enligt LOV

Transkript

1 Upphandlingsfö reskrifter: Ledsagar- öch avlö sarservice enligt LOV Utförande av ledsagarservice och avlösarservice i hemmet enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) i Haninge kommun enligt lag om valfrihetssystem (LOV) 1(13)

2 1 Inbjudan att lämna ansökan Upphandlingsformalia Haninge kommun Upphandlande myndighet Ansökans form och innehåll Upphandlingsförfarande Avbrytande av upphandling Att upprätta och lämna ansökan Frågor och svar Synpunkter på förfrågningsunderlaget Offentlighetsprincipen Sista anbudsdag Öppning av ansökningar Handläggning och godkännande Uteslutningsgrunder Prövning och godkännande av ansökan Tilldelningskriterier Underrättelse om godkännandebeslut Avtal Avtalstid Förfarande om ansökan inte har godkänts Överprövningsförfarande Information om tjänsten Omfattning Definitioner och verksamhetskategorier Geografisk begränsning Ersättning Kapacitetstak Skyldighet att ta emot uppdrag Avbrytande av pågående insats Beställningar/avrop Informationsöverföring Skyldighet att meddela LSS-handläggaren Byte av utförare Ickevalsalternativ Tilläggstjänster Information till den enskilde om utförarna (13)

3 1 Inbjudan att lämna ansökan Utföraren skall åta sig att för socialnämndens i Haninge kommun räkning utföra insatserna ledsagarservice och avlösarservice i hemmet i enlighet med uppdraget i respektive ärende, där antalet beviljade timmar i beslutet framgår. Insatserna ledsagarservice och avlösarservice i hemmet beviljas enligt LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade). Beviljade insatser för ledsagarservice kan innebära verkställighet inom och utom Haninge kommun. Insatsen avlösarservice i hemmet ska endast verkställas inom kommunen. Haninge kommun har beslutat att tillämpa Lag (2008:962) om valfrihetssystem, LOV för upphandling av den ledsagar- och avlösarservice som utgår från separata LSS-beslut. Syftet med valfrihetssystemet är att öka valfriheten, delaktigheten och inflytandet. Utföraren garanteras inte någon volym i denna upphandling, eftersom det är de enskilda brukarna som väljer utförare. Upphandlingar enligt LOV innebär bland annat att intresserade leverantörer kan sända in ansökningar så länge upphandlingen annonseras i den nationella databasen på kammarkollegiet samt på e-avrop: och på Den ekonomiska ersättningen och kravnivåer är fast kopplade till kommunala beslut och samtliga sökande som uppfyller kommunens krav blir godkända som utförare. 3(13)

4 2 Upphandlingsformalia 2.1 Haninge kommun Haninge är en modern och expansiv kommun, med drygt invånare, strax söder om Stockholm. I Haninge finns närhet till ett naturskönt skärgårdslandskap med öar som Utö, Ornö, Fjärdlång, Muskö, Kymmendö och Huvudskär. För ytterligare information om kommunen, se hemsidan Upphandlande myndighet Södertörns upphandlingsnämnd samordnar Haninge och Nynäshamns kommuners upphandlingar av varor och tjänster. Södertörns upphandlingsnämnd strävar efter att upphandling av varor och tjänster sker på ett kostnadseffektivt, kvalitetssäkrat, affärsmässigt och rättvist sätt. Samverkan i upphandlingar sker även med övriga Södertörnskommuner. Denna inbjudan att lämna in ansökan enligt lag om valfrihetssystem (LOV) gäller endast Haninge kommun genom socialnämnden. I förfrågningsunderlaget betecknas Haninge kommun som kommun/beställare och den som lämnar en ansökan om deltagande i valfrihetssystemet som utförare/leverantör. Haninge kommun Haninge Telefon (Växel): Fax (Södertörns upphandlingsnämnd): Org.nr: Ansökans form och innehåll Tänk på att: ansökan ska vara skriftlig och avfattad på svenska ansökan utformas enligt anvisningarna i ansökningsformuläret och förfrågningsunderlaget. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte ansökan ska lämnas in elektroniskt via E-avrop Ansökan som inte uppfyller samtliga skallkrav kommer inte att godkännas. Om ansökans form och eller innehåll inte överensstämmer med ovanstående kan ansökan komma att förkastas utan vidare prövning. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Upphandlingsföreskrifter (detta dokument) Skallkrav (webbformulär) Avtalsvillkor med bilaga Biträdesavtal PUL Biträdesavtal Bilaga 1 Brukares privata medel socialförvaltningen Bilaga 2 Kvalitetspolicy 4(13)

5 2.4 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enlig Lag om Valfrihetssystem (LOV). 2.5 Avbrytande av upphandling Kommunen kan komma att avbryta upphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas och eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska beslut. 2.6 Att upprätta och lämna ansökan Information för underlättande av ansökningslämnande För att effektivisera inköpen av varor och tjänster använder Haninge kommun sig av ett elektroniskt anbudsförfarande, upphandlingsverktyget E-avrop. Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via Registrera dig som ny leverantör och följ därefter anvisningarna som E-avrop tillhandahåller. Börja med att granska och läsa igenom hela förfrågningsunderlaget. Vilka krav är det som ställs för kvalificering av dig som leverantör och vilka obligatoriska krav ställs på varan/tjänsten eller leverantören. Det är viktigt att du som leverantör följer utformningen av anbudet och enbart utgår ifrån den uppställning som finns i förfrågningsunderlaget. Möjligheter att komplettera eller förtydliga anbudet är begränsade. Därför är det viktigt att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter/bilagor redan vid anbudstillfället. 2.7 Frågor och svar Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt. Frågor ställs på samma sida på där detta förfrågningsunderlag hämtades. Ansvarig handläggare lämnar endast svar via E-avrop. Svar kommer att lämnas snarast möjligt. E-post skickas automatiskt ut till samtliga som har hämtat ut underlaget när ny information har lagts ut. Alla frågor och svar kommer att publiceras i upphandlingens annons. Dock kommer frågor som kommer in under sommarperioden (framför allt juli) att besvaras i augusti. Innan anbud lämnas uppmanas därför presumtiva anbudsgivare att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. De anbudsgivare som valt att hämta underlaget på annat sätt än via E-avrop måste själv bevaka frågor och svar i upphandlingen. 2.8 Synpunkter på förfrågningsunderlaget Ansökningsgivaren ska granska förfrågningsunderlaget och vid eventuella sakfel, motstridigheter och/eller liknande som påverkar ansökansinlämningen och/eller utvärderingen, ska ansökningsgivaren omedelbart kontakta upphandlingsenheten via E-avrop. 5(13)

6 2.9 Offentlighetsprincipen Som offentlig organisation omfattas Haninge kommun av offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att innehållet i allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av den. Uppgifter som rör ansökan är sekretessbelagda (absolut sekretess) tills dess att tilldelningsbeslut har fattats i ärendet eller ärendet på annat sätt har slutförts. Uppgifter i ansökan kan därefter sekretessbeläggas om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs eller om det av särskild anledning kan antas att utföraren lider skada om uppgifter om affärs-eller driftförhållanden röjs. Om ansökningsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för ovan nämnda kommersiell sekretess, kan skriftlig begäran inlämnas om kommersiell sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas ansökningsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Kommunen kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas inte. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol Sista anbudsdag Annonseringen sker kontinuerligt varför ansökningar kan lämnas löpande under annonseringstiden Öppning av ansökningar Öppning av ansökningar sker löpande vartefter de inkommer Handläggning och godkännande Kommunen handlägger och godkänner ansökningar löpande. Sökande är bunden av sin ansökan i 90 dagar från och med inlämningsdagen. Om ansökan inte är komplett inom dessa 90 dagar kommer den att avskrivas. Handläggningstid är normalt cirka åtta veckor efter att en komplett ansökan har inkommit. Dock, kan handläggningstiden överstiga åtta veckor om inlämningen sker strax före eller i samband med sommartiden, juni-augusti eller runt jul och nyår. Avtal upprättas efter att sökanden har blivit godkänd. Godkännandebeslut innebär inte accept av ansökan eller att avtal har ingåtts Uteslutningsgrunder Den upphandlande myndigheten får enligt LOV 7 kap utesluta en sökande om: sökande är försatt i konkurs eller likvidation sökande är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande 6(13)

7 sökande är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen som kan påvisas sökande har inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet sökande i sin ansökan i något väsentligt hänseende har underlåtit att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar. Uteslutning ur valfrihetssystemet kommer även att ske av sökande som dömts för brott som regleras inom EG-rätten med avseende på: deltagande i kriminell organisation bestickning enligt EG-reglerna om korruption inom den privata sektorn bedrägeri enligt reglerna om skydd för EG:s finansiella intressen penningtvätt Prövning och godkännande av ansökan Utvärderingen av ansökan sker i två steg. De ansökningar som inte uppfyller kraven i steg 1 (uteslutningsgrunder) kommer inte att gå vidare för utvärdering i steg 2. I steg 2 sker en prövning av om den sökande uppfyller de grundläggande kvalificeringskrav, som anges i förfrågningsunderlaget, och om de obligatoriska kraven på tjänsten är uppfyllda. Observera att avtalsförslaget ska godkännas i sin helhet för att avtal ska kunna tilldelas. Därefter kan sökande komma att bjudas in till en intervju för att klargöra eventuella otydligheter i ansökningsdokumenten. Den skriftliga ansökan samt eventuella intervjuer utgör grund för bedömning av ansökan Tilldelningskriterier Samtliga ansökningar som uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget tilldelas kontrakt. Om det under tiden mellan att tilldelningsbeslut och kontraktstecknande framkommer styrkt information om att antagen sökande inte fullgör sina lagenliga skyldigheter gentemot samhället vad avser betalning av gällande skatter och avgifter, eller att förhållanden i ansökan på annat sätt har förändrats på kritiska områden, kommer kommunen att diskvalificera den aktuella sökande. Någon rätt till ekonomisk ersättning för den berörda sökande uppkommer inte på grund av denna förändring Underrättelse om godkännandebeslut Underrättelse om godkännandebeslutet ger upplysningar om skälen till beslut. Det skickas elektroniskt, varför det är viktigt att de sökande även anger sin e-postadress som kontaktväg Avtal Avtalet kommer att skickas för undertecknande till godkänd sökande som kommunen avser att teckna avtal med, snarast efter beslut. Det skriftliga avtalet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och godkänd ansökan. Avtalet ska upprättas i två exemplar som utväxlas 7(13)

8 mellan parterna. Avtalet blir giltigt först efter det att avtalet har skrivits på av båda parter, förutsatt att upphandlingen inte har blivit föremål för överprövning av rättsinstanser. Avtalets giltighet kan påverkas om upphandlingen blir föremål för domstolsprövning. Vare sig tidsförskjutningar eller andra konsekvenser som beror på domstols hantering av eller de i upphandlingsärende, ska utgöra grund för skadestånd eller annan ersättning Avtalstid Avtalstiden är tills vidare. Haninge kommun har beslutat att tillämpa Lag (2008:962) om valfrihetssystem, LOV för upphandling av den ledsagar- och avlösarservice som utgår från separata LSS-beslut. Exakt startdatum är vid annonseringen inte fastställt. Preliminärt startdatum är När exakt startdatum har fastställts kommer de utförare som har godkänts minst 1 månad innan fastställt datum att meddelas härom Förfarande om ansökan inte har godkänts Om sökande inte har blivit godkänd eller känner sig felaktigt behandlad kan denne välja att begära rättelse i förvaltningsdomstol. Ansökan om rättelse ska göras skriftligen till förvaltningsdomstol inom tre veckor efter beslutsdatum från kommunen. Utförare kan efter avslag komma in med en ny komplett ansökan Överprövningsförfarande Behörig domstol vid överprövning är Förvaltningsrätten i Stockholm. 8(13)

9 3 Information om tjänsten 3.1 Omfattning Antal brukare med LSS ledsagarservice är 76 st. Antal brukare med LSS avlösarservice är 55 st. Antal brukare är angett för april månad 2014 men kan variera över tid. En brukare kan ha olika utförare av ledsagning och avlösning. 3.2 Definitioner och verksamhetskategorier Ledsagarservice Avsikten är att den enskilde skall få hjälp med att komma ut i samhället, för besök hos vänner, deltagande i kulturlivet, fritidsaktiviteter eller komma ut på promenad. Ledsagarservicen ska utformas så att det stärker den enskildes egna möjligheter att leva ett självständigt liv. Målet är att tillförsäkra den enskilde goda levnadsvillkor. Personlig omvårdnad ingår generellt inte i insatsen men behov av sådan kan uppstå under utförandet och ingår då i uppdraget. Ledsagarservice kan också beviljas vid enstaka tillfällen som utflykt eller resa. Semesterresor utomlands kan förkomma. Ledsagarservice skall kunna utföras hela dygnet och under årets samtliga dagar. Tidpunkten för utförandet kommer den enskilde överens om med utföraren, om inte annat anges i beslut. Avlösarservice i hemmet Med avlösarservice avses vanligen avlösning i det egna hemmet, det vill säga att en person tillfälligt övertar vårdnaden från anhöriga eller andra närstående. Föräldrar till barn med funktionshinder behöver ofta hjälp med avlösning för att kunna koppla av eller för att genomföra aktiviteter som barnet inte deltar i. Likaså kan avlösning vara en förutsättning för att föräldrar ska kunna ägna sig åt det funktionshindrade barnets syskon eller för att kunna resa bort. Avlösning syftar även till att underlätta föräldrars deltagande i utbildning och medverkan i behandling, utan att barnet följer med. Avlösarservice i hemmet skall kunna utföras hela dygnet och under årets samtliga dagar. Tidpunkten för utförandet kommer den enskilde överens om med utföraren, om inte annat anges i beslut. Ansökan kan lämnas på en eller båda kategorierna: A. Ledsagarservice B. Avlösarservice 9(13)

10 3.3 Geografisk begränsning Sökanden ska i ansökan ange de geografiska områden i kommunen som ansökan gäller för. Ett eller flera områden kan väljas per kategori. Handen Brandbergen Vendelsö Jordbro Västerhaninge Tungelsta Dalarö Muskö Övrig skärgård 3.4 Ersättning Externa utförare ersätts med 289 kronor per utförd timme och interna utförare ersätts med 280 kronor per utförd timme. Ersättningen ska täcka utförarens samtliga kostnader och inkluderar kostnader för restid, lokal och central administration samt för de externa utförarna även momskompensation. Ersättningen är oberoende av tid på dygnet och veckodag. För uppdrag på öar utan fast landförbindelse med fastlandet samt Muskö tillkommer ett resetillägg med 103 sek per tillfälle. Ersättningen regleras årsvis i samband med kommunens årliga budgetarbete och beslut om ersättningsnivå tas i socialnämnden för ett kalenderår i taget. Ersättningen ovan är angiven för år 2014 och gäller både ledsagar- och avlösarservice. 3.5 Kapacitetstak Utföraren ska ange ett kapacitetstak för vad utföraren kan åta sig. Kapacitetstaket anges i form av biståndsbedömda timmar per månad. Om utförare önskar sänka sitt kapacitetstak ska kommunen meddelas två veckor före förändringen. Vid utökning av kapacitetstak ska meddelande därom lämnas två veckor före ikraftträdandet. Utföraren är alltid skyldig att fortsätta utföra insatser för befintliga brukare samt utökning av befintliga brukares insatser, även om kapacitetstaket sänks. De utförare som har ett avtalat kapacitetstak ska meddela beställaren när kapacitetstaket är nått. Om utföraren inte meddelar detta, ses det som att kapacitetstaket har höjts och beställningar fortsätter att skickas till utföraren. 3.6 Skyldighet att ta emot uppdrag Uppdrag ska kunna utföras på alla de tider som anges i biståndsbeslutet, årets alla dagar och dygnet runt. En utförare får inte, inom ramen för den verksamhetskategori och det geografiska området tacka nej till nya uppdrag om angivet kapacitetstak enligt 3.5 inte är uppnått. 10(13)

11 Om utföraren inte tar emot ett uppdrag av andra skäl än kapacitetsskäl har kommunen rätt att häva ingånget avtal. 3.7 Avbrytande av pågående insats En utförare har inte rätt att avbryta en pågående insats. Om en pågående insats avbryts av utföraren har kommunen rätt att häva ingånget avtal. 3.8 Beställningar/avrop När den enskilde har fått ett biståndsbeslut och valt utförare kontaktar den ansvarige LSShandläggaren den utförare som den enskilde har valt och gör en formell beställning (avrop) och en precisering av beställningen. Beställning sker skriftligt till utföraren. Beställningen ska vara så utformad att det klart och tydlig framgår vilka insatser som ska utföras. Utföraren ska inom tre arbetsdagar bekräfta beställningen och ska kunna utföra uppdraget med början senast inom sju arbetsdagar efter bekräftelsen. Bokning av när insatsen ska utföras görs upp mellan utföraren och den enskilde brukaren. Utföraren ansvarar för att ta kontakt med brukaren. 3.9 Informationsöverföring Informationsöverföring kommer ske via fax initialt. Kommunen kommer att införskaffa ett datasystem för att redovisa, utläsa, dokumentera och överföra uppgifter inom vård och omsorg. Detta system är Pulsen Combine. Beställaren kan under avtalsperioden besluta att informationsöverföring ska ske via beställarens verksamhetssystem. I sådant fall ska utföraren inom tre månader, efter skriftligt meddelande från beställaren ombesörja att systemet används. Beställaren kommer att tillhandahålla licenser till verksamhetssystemet. Utföraren ska ombesörja att personalen har kunskap i hur systemet används. Vid behov ska utföraren tillgodose utbildningsbehov så att personalen kan använda systemet. Kringkostnader för åtkomst och användning av programmen bekostas av utföraren. Utföraren ska svara för utbildningskostnader och övriga kostnader. Utföraren ska meddela kommunen om de användare som behöver tillgång till systemet. Beställarens systemadministratör lägger upp användare i systemet Skyldighet att meddela LSS-handläggaren Om utföraren initialt eller under pågående uppdrag inte har den specialistkompetens som krävs för den enskildes ledsagning/avlösning ska utföraren omgående meddela detta till LSShandläggaren. Med specialistkompetens menas här exempelvis kompetens avseende teckentolkning Byte av utförare Brukaren kan när som helst välja att byta utförare och behöver inte motivera sitt val. Om brukaren vill byta utförare ska han eller hon kontakta sin LSS-handläggare. Handläggaren meddelar därefter de två berörda utförarna om förändringen. Information om bytet ska ske omgående, via telefon, fax eller e-post. Respektive utförare ska skriftligen bekräfta till LSS- 11(13)

12 handläggaren att de fått information om förändringen. Förändringen ska även från respektive utförare bekräftas till brukaren. Uppsägningstid är inte aktuell vid byte Ickevalsalternativ LOV kräver att kommunen erbjuder fullgott ickevalsalternativ för den enskilde brukaren som inte kan eller vill välja utförare. I denna upphandling är kommunens egen verksamhet ickevalsalternativet Tilläggstjänster Utföraren, med undantag för kommunal verksamhet, har rätt att erbjuda brukaren tilläggstjänster mot ekonomisk ersättning. Med tilläggstjänster menas sådana tjänster som inte finns inom ramen för det individuella LSS-beslutet för ledsagar- och avlösarservice enligt LSS. Erbjuds brukaren tilläggstjänster ska det tydligt framgå för brukaren att tjänsten är ett avtal mellan brukaren och utföraren, och att kommunen inte har någon del av tilläggstjänsten Information till den enskilde om utförarna Haninge kommun kommer att informera om kundvalssystemet och de utförare kommunen har avtal med. Det är kommunen som avgör hur informationen ska utformas. Informationen ska underlätta jämförelser och ge en lättläst presentation av varje utförare. Utföraren ska kontinuerligt under hela kontraktstiden informera kommunen om uppdateringar så att informationen hålls aktuell. Det står utföraren fritt att ta fram eget informationsmaterial vid sidan om det som kommunen tar fram. 12(13)

13 13(13)