FAS Samverkansgrupper Mötesplatser Förnyelse Arbetsmiljö Samverkan KÖSAM FÖSAM LOSAM APT Verksamhetsmöte Utvecklingssamtal 1
Samverkansavtalet FAS Samverkansavtalet FAS är ett kollektivavtal som undertecknats av Ystads kommun och fackliga organisationer. Förkortningen FAS står för Förnyelse, Arbetsmiljö och Samverkan. Med hjälp av avtalet arbetar arbetsgivare, fackliga organisationer och medarbetare tillsammans för att utveckla kommunens verksamheter och åstadkomma en god arbetsmiljö. FAS hjälper till att öppna upp för dialog på alla arbetsplatser i kommunen. Mål och syfte Med hjälp av FAS ska Ystads kommun skapa ett positivt arbetsklimat där de centrala begreppen utgörs av verksamhetsutveckling, delaktighet, arbetsmiljö, hälsa och jämställdhet. FAS ska underlätta och skapa möjlighet för samverkan i Ystads kommuns verksamheter. Genom samverkan ska medarbetarens kompetens och idéer tas tillvara och bidra till utveckling av verksamheten. Avtalet syftar till att arbetsmiljöfrågor, information och förhandlingar blir en naturlig och kontinuerlig process i verksamheten. FAS ska också bidra till att utveckla verksamheten genom att sätta verksamhetens uppdrag i fokus. Den rättsliga grunden Samverkansavtalet i Ystads kommun har sin avtalsmässiga grund i det centrala avtalet FAS. Den rättsliga grunden utgörs av medbestämmandelagen (MBL), arbetsmiljölagen (AML) lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen (FML) samt Kommunalt huvudavtal (KHA). Ystads kommuns FAS intentioner överensstämmer med innehållet i dessa lagar/avtal. Förutom den rättsliga grunden har Ystads kommun ett antal dokument rörande personalpolitik som också ligger till grund för samverkansavtalet. Samverkan respektive förhandling MBL s syfte är att öka delaktighet och inflytande för medarbetarna på en arbetsplats. Arbetsgivaren måste enligt MBL förhandla med facket inför viktigare förändringar av verksamheten. FAS är en utveckling av MBL och utökar medarbetarnas inflytande och delaktighet genom direkta möten med arbetsgivaren. Inte bara viktigare förändringar ska behandlas utan även vardagsfrågor. När det gäller beslut som rör verksamheten ska i första hand FAS användas. Frågor som rör enskilda medarbetare, till exempel rehabiliterings- eller omplaceringsfrågor behandlas inte i samverkan. För att förtydliga skillnaden mellan vilka frågor som omfattas av samverkansavtalet och vilka frågor som i stället omfattas av förhandlingskravet har parterna tagit fram en modell, se bilaga 1. 2
Förutsättningar för samverkan Tydliga mål för verksamheten En organisation med tydlig delegering av uppdrag/uppgifter och befogenheter Ledarskap med helhetssyn på verksamhet, medarbetare, organisation och resurser En vilja att fatta beslut i samverkan Ett samverkansavtal som följer och löpande anpassas till organisation och beslutsnivåer Dialog Ledamöter/fackliga representanter som ges skälig tid för uppdraget i samverkansgrupper och får i god tid ta del av information och faktaunderlag. Mötesplatser och samverkansgrupper FAS i Ystads kommun består av mötesplatser (utvecklingssamtal, verksamhetsmöte och arbetsplatsträff) och samverkansgrupper (LOSAM, FÖSAM och KÖSAM). Mötesplatserna är till för det som sker i det dagliga arbetet. På mötesplatserna diskuteras de verksamhetsnära frågorna för att lösa problem som kan uppkomma i det löpande arbetet. Samverkansgrupperna utgör till skillnad från mötesplatserna en plats där både arbetsgivare och fackliga representanter möts för att samverka och fatta beslut som rör ett större område eller en hel förvaltning. Arbetsrätten kräver att vissa beslut gällande verksamheten fattas enligt MBL eller AML och det är denna typ av frågor som ska behandlas i samverkansgrupperna. Frågor som inte kan lösas på en nivå i FAS-organisationen ska föras vidare till nästföljande. Detta kan även gälla frågor som kan komma att påverka ett större område eller flera förvaltningar. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att frågor förs vidare eller sprids i FASorganisationen. På mötesplatserna ska minnesanteckningar föras och i samverkansgrupperna ska protokoll föras. I protokoll ska framgå om parterna är oeniga. Mötesplatser Utvecklingssamtal Utvecklingssamtalet är ett direktmöte mellan medarbetaren och arbetsledaren. Mötet sker i dialogform och fokuserar på individen och dennes situation och uppdrag. Verksamhetsmöte Ett verksamhetsmöte är ett möte i vardagen mellan medarbetare som arbetar nära tillsammans. Mötet handlar mycket konkret om vad, vem, hur och när saker ska göras. Det är här som medarbetarna på allvar kan planera den egna vardagen. Mötet är inget formellt möte enligt FAS, men är viktigt för den löpande verksamheten. 3
APT Arbetsplatsträff Arbetsplatsträffen är ett möte mellan olika medarbetare som har ett gemensamt uppdrag. Mötets syfte är att fatta beslut som rör verksamhetens inriktning, verksamhetsmål, gemensamma förhållningssätt och arbetsorganisation. Så många frågor som möjligt inom dessa områden ska behandlas av dem som är direkt berörda av dem ute på arbetsplatserna. Arbetsplatsträffen är inte bara ett möte för att fatta beslut, information och erfarenhetsutbyte är också viktiga delar. Hälso- och arbetsmiljöaspekterna ska integreras och diskuteras på arbetsplatsträffen. Arbetsplatsträffen ska anpassas efter verksamheten och kan därför bestå av få eller många deltagare. På normalarbetsplatsen samlas alla och har en gemensam arbetsplatsträff. Dessa träffar kan variera i omfattning och ha allt från 6-7 till 30-35 deltagare. En stor arbetsplats kan bestå av så pass många arbetstagare att arbetsplatsträffen kanske måste delas in i mindre grupper alternativt yrkesgrupper. Det är upp till verksamheten själv att hitta ett fungerande system. Viktigt att betona är att det på arbetsplatsträffen inte förekommer något partsförhållande. Skyddsombuden och/eller facklig företrädare kan genom sin roll och kompetens bidra till att hälso- och arbetsmiljöaspekterna beaktas i de frågor som behandlas. Mötet kan kombineras med viss information från facket. Riktlinjer för arbetsplatsträff: Arbetsledaren är ansvarig för arbetsplatsträffen och ska i möjligaste mån delta Mötena ska anpassas efter verksamheten och det ska finnas möjlighet för alla medarbetare att delta i en arbetsplatsträff som är knuten till hans/hennes arbete Mötestider ska fastställas ett år framåt samt genomföras på arbetstid minst en gång per månad så att de blir en naturlig del av verksamheten Minnesanteckningar ska föras Möjlighet till rotation av ordförandeskapet ska övervägas Genomgång av föregående minnesanteckningar. Kontrollera så att de beslut som tagits blivit åtgärdade, om inte, varför? Medarbetare som är frånvarande exempelvis på grund av sjukdom eller föräldraledighet ska ges möjlighet att ta del av arbetsplatsträffens minnesanteckningar. Områden som ska behandlas på arbetsplatsträff: Verksamhetsfrågor, det vill säga organisation, ekonomi, personal, mål, utveckling förhållningssätt etc. Arbetsmiljö- och hälsofrågor Jämställdhets- och mångfaldsfrågor Frågor som ska föras vidare till samverkansgrupper (LOSAM, FÖSAM eller KÖSAM, se nedan). Detta kan exempelvis vara frågor som berör ett större område och som kräver ett beslut i en samverkansgrupp. Det är arbetsgivaren som ansvarar för att detta sker. 4
Samverkansgrupper I Ystads kommun finns det tre olika varianter av samverkansgrupper; lokal samverkansgrupp, LOSAM, förvaltningens samverkansgrupp, FÖSAM samt den kommunövergripande samverkansgruppen, KÖSAM. Samverkansgruppen ska vara ett regelbundet återkommande forum för dialog, information och samverkan från planering till beslut i aktuella personal- och verksamhetsfrågor. Båda parter har ett gemensamt ansvar för att i samverkansgruppen aktualisera frågor om verksamhetens utveckling, arbetsmiljö och hälsa. Samverkansgruppens möten ska dokumenteras i protokoll och göras tillgängliga för kommunens medarbetare på webben. När ett ärende har behandlats i samverkansgrupp har arbetsgivarens skyldighet enligt 11 och 19 MBL samt förhandling enligt 38 MBL fullgjorts. Vid oenighet har facklig organisation, efter att ärendet slutförts i samverkansgrupp, rätt att inom sju dagar, skriftligen begära förhandling enligt 14 MBL. Om parterna finner att en fråga inte lämpar sig för behandling enligt samverkansavtalet tillämpas MBL och AML i sin helhet i den frågan. Arbetstagarorganisationens rätt att begära förhandling enligt 12 MBL kvarstår för frågor som inte har behandlats enligt 11 MBL. LOSAM lokal samverkansgrupp LOSAM är den första nivån av Ystads kommuns samverkansgrupper. Det finns inget krav på arbetsplatser att bilda en LOSAM-grupp, men större arbetsplatser kan behöva ett LOSAM för att underlätta beslutsfattande i frågor som omfattar flera arbetsplatser. På de arbetsplatser där det inte finns någon LOSAM-grupp kan i stället en grupp bestående av arbetsgivare och fackliga representanter tillfälligt bildas när beslut av förhandlingskaraktär behöver fattas. FÖSAM förvaltningens samverkansgrupp Varje förvaltning ska ha en egen samverkansgrupp, FÖSAM. Det är upp till varje förvaltning att i samråd avgöra mötesfrekvensen. Representationen i LOSAM och FÖSAM Representationen på LOSAM och FÖSAM avgörs av parterna ute i verksamheterna. LOSAM och FÖSAM ska bestå av: Ordförande (för LOSAM avdelnings-/områdeschef och för FÖSAM förvaltningschef) Sekreterare Arbetsgivarledamöter Arbetstagarledamöter, utgörs av representanter utsedda av den lokala fackliga organisationen. Tillfälligt tillkallade deltagare. 5
KÖSAM kommunövergripande samverkansgrupp KÖSAM är kommunens övergripande samverkansgrupp för samverkans- och arbetsmiljöfrågor. Frågor som kan komma att påverka mer än en förvaltning ska tas upp för beslut i KÖSAM. KÖSAM är kommunens centrala arbetsmiljökommitté, vilket bland annat innebär att KÖSAM har ett övergripande ansvar för kommunens systematiska arbetsmiljöarbete samt är policyskapande i arbetsmiljö- och hälsofrågor. Vidare är det KÖSAM som tar beslut rörande kommunens samverkansavtal, FAS. KÖSAM sammanträder vid sex tillfällen per år. Representationen i KÖSAM KÖSAM ska bestå av: Ordförande: kommundirektör Sekreterare Alla förvaltningschefer Personalchef Arbetstagarledamöter, det är upp till varje kollektivavtalsslutande organisation att utse representanter till KÖSAM Tillfälligt tillkallade deltagare. Roller i samverkanssystemet Alla medarbetare i Ystads kommun förväntas att ta del av FAS och arbeta efter avtalet. Deltagande, engagemang och egenansvar är ord som förväntas genomsyra allas synsätt på FAS. Medarbetaren förväntas att: vara insatt i FAS och dess syfte samt arbeta utifrån detta avtal aktivt delta i de olika nivåerna av FAS-organisationen, till exempel genom att anmäla punkter till dagordning vid arbetsplatsträffar ta del av minnesanteckningar från arbetsplatsträffar och följa beslut som fattats i samverkan aktivt delta i beslutsprocessen på arbetsplatsträffen samt medverka i arbetsplatsens förändringsarbete verka för en god arbetsmiljö och hälsa på arbetsplatsen. 6
Arbetsledaren förväntas att: vara insatt i FAS och dess syfte samt arbeta utifrån detta avtal se till att förutsättningar för samverkan finns bidra till ett öppet klimat på arbetsplatsen där medarbetarnas idéer och kunskaper tas tillvara se till att minnesanteckningar från arbetsplatsträffar blir tillgängliga för alla medarbetare vara insatt i arbetsrättsliga frågor på arbetsplatsträffen från arbetsplatsträffen, lyfta ur de frågor som är föremål för förhandling föra vidare frågor som inte kan lösas på en nivå i samverkansorganisationen samt sprida frågor som kan påverka mer än en förvaltning verka för en god arbetsmiljö och hälsa på arbetsplatsen. Skyddsombudet förväntas att: vara insatt i FAS och dess syfte samt arbeta utifrån detta avtal vara insatt i frågor gällande arbetsmiljö och hälsa aktivt verka för att utveckla sin kompetens i arbetsmiljö- och hälsofrågor, exempelvis genom att delta i kommunens arbetsmiljöutbildningar. Den fackliga företrädaren förväntas att: vara insatt i FAS och dess syfte samt arbeta utifrån detta avtal vara insatt i arbetsrättsliga frågor på arbetsplatsträffen i samverkan med arbetsgivaren, lyfta ur de frågor som är föremål för förhandling. 7
Bilaga 1 Verksamhetsfallet respektive individfallet Verksamhetsfallet Fullföljs inte inom ramarna för sam- verkanssystemet. Fullföljs inom ramarna för samverkanssystemet. Individfallet Förhandling ska ske enligt MBL med berörd facklig organisation. Exempel: Utvidgning, omläggning, nedläggning eller inskränkning av verksamheten. Organisationsförändringar Arbetstidens förläggning Personaladministrativ planering Personalpolitiska frågor Exempel: Omplaceringar Förflyttning som inte är tillfällig Förändring av arbetsuppgifter som innebär viktigare förändring för individen. Ovanstående modell visar att samverkanssystemet kan användas när det gäller frågor som rör verksamheten. När frågor berör individen och denne/denna kommer att påverkas av till exempel en inskränkning av verksamheten ska förhandling ske med berörd facklig organisation. 8