TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) 2015-09-15 Tekniska nämnden Dnr Ten 2015/189 Redovisning av åtgärder med anledning av medarbetarundersökningen 2014 Förslag till beslut Bygg- och miljöförvaltningens förslag till tekniska nämnden. 1. Redovisningen av åtgärder med anledning av medarbetarundersökningen 2014 godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet I november 2014 genomfördes en medarbetarundersökning genom fråge- och analysmetoden Arbetsmiljökompassen. Avdelningarna och enheterna inom tekniska nämnden har arbetat med sina resultat under våren 2015 och det arbetet har resulterat i ett antal förbättringsförslag och föreslagna åtgärder för respektive avdelning och enhet. Åtgärderna är främst kopplade till utveckling av processer, rutiner och strukturer samt att utöka chefers tillgänglighet och att arbeta med feedback. Tekniska nämnden har fått i uppdrag av Kommunstyrelsen att redovisa sina åtgärder med anledning av undersökningen senast den 15 oktober 2015. Handlingar 1. Bygg- och miljöförvaltningens tjänsteskrivelse 2015-09-15 2. Arbetsmiljökompassen 2014, Resultatrapport Beställare TEN 3. Arbetsmiljökompassen 2014, Resultatrapport Utförare TEN Bakgrund Järfälla kommun ska bedriva en personalpolitik, som medverkar till att kommunen är en attraktiv arbetsgivare där uppsatta verksamhetsmål ska nås genom ett tydligt och engagerat ledarskap, aktivt medarbetarskap, jämställdhet, mångfald, professionalism och en god arbetsmiljö. Sedan 1996 har de personalpolitiska målen följts upp vartannat år genom en medarbetarundersökning. Från och med år 2010 har fråge- och analysmodellen Arbetsmiljökompassen använts med fokus på den psykosociala arbetsmiljön. Arbetsmiljökompassen undersöker balansen mellan arbetskrav, medarbetarens möjligheter att påverka arbetssituationen samt det sociala stödet. Resultatapporten ger sedan en översikt av de arbetssituationer som förekommer på arbetsplatsen. Totalt förekommer åtta olika arbetssituationer som grupperats i tre kluster varav ett är grönt, ett är gult och ett är rött. Bygg- och miljöförvaltningen Besöksadress: Riddarplatsen 5 Avd. Kvalitet & verksamhetsstöd Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Johan Malm, Nämndsekreterare/utredare Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: 08-580 289 63 (direkt) E-post: Webbplats: www.jarfalla.se Fax: 08-580 193 17 Organisationsnummer: 212000-0043 Plusgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2015-09-15 2 (5) Undersökningen mäter även hur medarbetarna upplever ledarskapet genom ledarskapsindex som redovisas på en skala från 0-100 där 0 motsvarar ett mindre bra ledarskap och 100 ett mycket bra ledarskap. Vid de två senaste mätningarna, 2012 och 2014, har undersökningen kompletterats med mätning av HME (hållbart medarbetarengagemang) vilket är ett verktyg från SKL och Rådet för främjande av kommunala analyser som mäter index för motivation, ledarskap och styrning. Svaren presenteras genom att beräkna medelvärdet på respektive fråga och sedan transponera det till en 0-100 skala, där 0 är sämst och 100 är bäst. Den 19 januari 2015 fick samtliga chefer sin resultatrapport från medarbetarundersökningen. Avdelningarna för ekonomi, kart och GIS och projektledningsavdelningen fick resultaten från Bygg- och miljöförvaltningen samt Beställare ten, eftersom avdelningarna hade för få medarbetare till antalet för att få egna resultatrapporter. Det förvaltningsövergripande resultatet presenterades för förvaltningens samverkansgrupp den 13 februari 2015. Varje chef har diskuterat och analyserat Arbetsmiljökompassens resultat med sina medarbetare genom strukturerade dialogmöten på arbetsplatsträffar under våren 2015. Det arbetet har resulterat i ett antal föreslagna åtgärder för respektive avdelning och enhet. Kort om resultatet Svarsfrekvensen för Beställare ten (avdelningarna för ekonomi, kvalitet och verksamhetsstöd, kart och GIS, projektledningsavdelningen, va och avfall samt park och gata) uppgick till 90 procent vilket innebär att resultatet är mycket tillförlitligt. 52 personer var inbjudna till enkäten och av dem svarade 47 personer. Svarsfrekvensen för Utförare ten (fastighet, transport och verkstad samt anläggning) uppgick till 88 procent vilket är att betrakta som tillförlitligt. 105 personer var inbjudna till enkäten och av dem svarade 92 personer. Resultaten för Beställare ten visar att andelen medarbetare som upplever höga arbetskrav har minskat från 56% till 53%. Andelen som uppger att de har ett högt inflytande har ökat från 55% till 62% och andelen som uppger att de har ett högt socialt stöd har ökat från 60% till 85%. Detta resulterar i att andelen röda arbetssituationer har minskat med 7% och att andelen gröna och gula arbetssituationer har ökat med 4 respektive 3%.
2015-09-15 3 (5) Bild ovan: resultat Beställare ten Andelen medarbetare som upplever en bra balans och har en s.k. grön arbetssituation uppgick till 38 procent. Andelen medarbetare som har en obalans, en röd arbetssituation med höga arbetskrav och lågt inflytande, uppgick till 15 procent. 47 procent av medarbetarna hamnar inom den gula zonen som kännetecknas av låga arbetskrav. Där finns bland annat medarbetare som har stora möjligheter att styra utförande av arbetet och oftast enkelt hinner med sina arbetsuppgifter. En del av dessa kan dock sakna utmaningar vilket med tiden kan leda till att arbetet känns enformigt, tråkigt och otillfredsställande. De medarbetare i den gula zonen som upplever små möjligheter att påverka det egna arbetet kan med tiden känna att deras kapacitet inte tas tillvara. Resultaten för Utförare ten visar att upplevelsen av arbetskrav, inflytande och socialt stöd alla har ökat sedan mätningen 2012. Andelen medarbetare som upplever höga arbetskrav har ökat från 42% till 51%. Andelen som uppger att de har ett högt inflytande har ökat från 41% till 48% och andelen som uppger att de har ett högt socialt stöd har ökat från 52% till 55%. Detta resulterar i att andelen gröna arbetssituationer har ökat med 14% medan andelen gula arbetssituationer har minskat med 10% och andelen röda arbetssituationer har minskat med 4%. Bild ovan: resultat Utförare ten Andelen medarbetare som upplever en bra balans och har en s.k. grön arbetssituation uppgick till 34 procent. Andelen medarbetare som har en obalans, en röd arbetssituation med höga arbetskrav och lågt inflytande, uppgick till 18 procent. 48 procent av medarbetarna hamnar inom den gula zonen som kännetecknas av låga arbetskrav.
2015-09-15 4 (5) Ledarskap Ledarskapsindex för Beställare ten har ökat sedan föregående mätning från 61 till 76. Ledarskapsindex för Utförare ten är oförändrat på 62. Järfälla kommuns ledarskapsindex är 66. Ledarskapets styrkor för hela tekniska nämnden uppges främst vara att medarbetare upplever att de vet vad som förväntas av dem i arbetet, känner att chefen respekterar dem i deras yrkesroll, att chefen har god kunskap om verksamheten och att chefen bryr sig om dem och tar sig tid att lyssna om de kommer med ett problem. Förbättringspotentialen finns inom områdena feedback, konflikthantering och organisering av verksamheten samt tillgängligheten till chefen. HME Beställare ten:s index för HME har ökat från 72 till 80 och Utförare ten har ökat från 72 till 75. Järfälla kommuns index för HME är 78. Det värde som är högst för Beställare ten är ledarskap och för Utförare ten är det motivation. Lägst för både Beställare och Utförare ten är huruvida styrningen av organisationen ger förutsättningar för att öka och ta tillvara på medarbetarengagemanget. Analys och åtgärder Medarbetarundersökningen visar att arbetssituationerna för medarbetare på tekniska nämnden har förbättrats sedan föregående mätning. Arbetssituationerna varierar dock från skadliga och påfrestande till de som upplever stora möjligheter att påverka sitt arbete. Resultaten varierar även mellan avdelningarna och enheterna. Bygg- och miljöförvaltningen kommer därför att arbeta vidare med åtgärdsplanerna inom respektive avdelning och enhet för att kunna ta hänsyn till aktuella förutsättningar och lägga fokus på att identifiera utvecklingsområden relevanta för de olika arbetsgrupperna. Eftersträvansvärt generellt, för såväl organisationen som för den enskilde medarbetaren, är att uppnå en balans mellan höga arbetskrav, stort inflytande och ett starkt socialt stöd. Högre krav och utmaningar bidrar till att arbetet känns stimulerande och utvecklande, under förutsättning att man samtidigt har goda möjligheter att påverka sin situation och upplägget av arbetet samt att man har ett starkt socialt stöd. Målsättningen är att en så stor andel som möjligt ska uppleva sig ha ett stort inflytande och starkt socialt stöd. Vad beträffar höga arbetskrav behöver man, förutom att de måste balanseras av inflytande och socialt stöd, även beakta att det måste finnas möjlighet till återhämtning. Resultaten visar att det kan finnas en outnyttjad potential bland medarbetarna (de gula arbetssituationerna), att organisationen kanske inte klarar av att ta tillvara all kompetens eller engagemang. Det har på vissa avdelningar framkommit behov av att effektivisera arbetet och de berörda avdelningscheferna kommer därför att lägga stort fokus på att tillsammans med sina medarbetare vidareutveckla och förenkla befintliga processer, rutiner och strukturer. De röda arbetssituationerna har minskat sedan föregående mätning och för att skapa fler förbättrade arbetssituationer kommer ledningsgruppen på bygg- och miljöförvaltningen att arbeta vidare med att öka stödet i organisationen. En av
2015-09-15 5 (5) ledarskapets stora utmaningar är att arbeta med feedback och att hantera konflikter. Ledningsgruppen för bygg- och miljöförvaltningen kommer därför att se över möjligheten till omprioriteringar och avlastning till chefer för att öka tillgängligheten och alla chefer ska få utbildning i och arbeta mer med feedback. Slutsatser Med anledning av resultatet i medarbetarundersökningen 2014 har bygg- och miljöförvaltningen genomfört och kommer att genomföra en rad åtgärder för att minska andelen röda arbetssituationer och bättre ta tillvara den eventuellt outnyttjade potential som den höga andelen gula arbetssituationer indikerar. Åtgärderna kommer främst kopplas till utveckling av processer, rutiner och strukturer samt att utöka chefers tillgänglighet och att arbeta med feedback. Bygg- och miljöförvaltningen föreslår att redovisningen av åtgärder med anledning av medarbetarundersökningen 2014 godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Mikael Rångeby Bygg- och miljödirektör Expedieras till Akten Kommunstyrelsen