Operationsledning Såstaholm maj 2016 Minna Lönnstedt VC anestesikliniken Capio St Görans Sjukhus Minna.lonnstedt@capiostgoran.se
Capio S:t Görans sjukhus Serviceområde 330,000 patienter 310 sängar ~1,900 medarbetare Capio kontrakt till 2022
Centraloperation 12 operationssalar 18 postopplatser Sterilteknisk enhet Preoperativ mottagning Kirurgi: NGI, ÖGI, Urologi, bröst, gyn Ortopedi: Knä- höftplastiker, ryggkir, axelkir Produktion Ca 10000 op/år, varav 1/3 akuta Dagkirurgi samt dygnskir (SV) Antal anställda 140 klinisk/icke klinisk personal 30 läkare, ca hälften ST Vårdnära stöd 4
Varför använda nyckeltal? Varför? Hur? Vad? Efter Simon Sinek
Vår vision: Capio S:t Görans Sjukhus driver framtidens sjukvård Vår mission: Vi ger bättre vård genom att lära, utmana och förnya Våra värderingar: Du är viktig din åsikt gör skillnad Vi är nyfikna och modiga Vi vill alltid bli bättre
Ledning, styrning och uppföljning Tydligt ansvar för Personal Ekonomi Produktion KPI mål (om produktion går ner, minska arb timmar, material etc) Uppföljning Löpande, dag för dag via CV Veckovis opprogram, föregående och kommande vecka Veckovis prod uppföljning m VD o ekonomichef Månadsvis driftsmöten VD, VC, controller 7
Nyckeltal=KPI Arbetade timmar/knivtimme (kliniska samt läkartimmar) Andel strykningar Andel opererade akuta höfter <24h Operationssalsutnyttjande Komplext Varför Mål Förståelse för helheten, samband Hur styra på nyckeltal Interndeb för intäkter Renodla och kvalitetssäkra utdata CVR Akut/elektivt 8
Förbättrad kvalitet leder till ökad produktivitet Strukturerat kvalitetsarbete Nya arbetsmetod er för förbättrad produktivitet Kortare AVLOS Mer patienttid
KPI och resultaträkning - Hur använder vi KPI:er? För att följa trender Kontinuerlig uppföljning För att styra verksamheten Lagom många mål Mål bör vara tydliga och kunna ageras på Enkla rapporter Involvera första linjen, men även medarbetare Visualisera 10
KPI och resultaträkning - Hur bygger och används KPI:er? Patienter Vårdtillfällen/vårddygn Operationer Knivtimmar Röntgenundersökningar Sängar Mottagningsrum Operationssalar Röntgenmaskiner Arbetade timmar Beläggningsgrad Arbetade timmar/vårddygn Salsutnyttjande Arbetade timmar/undersökning KPI: er är icke-finansiella, väldefinierade och mätbara produktionsmått KPI:erna har stor påverkan på ekonomiskt resultat och hjälper till att förutspå det 11
KPI och resultaträkning - Verktyg för uppföljning BIS: Budget, prognos, uppföljning per enhet Lättöverskådlig bild av enheten; allt på ett ställe Stöd för att följa trender, utfall mot budget 12
KPI arbetade timmar/knivtimme Theatre Staff Hours/Knife time hour Antalet arbetade timmar i månaden på en operationsavdelning (klinisk och icke klinisk personal) dividerat med antal knivtimmar i månaden Worked hour Kniftime KPI Doctors april 2015 3048 952 3,2 Doctors april 2016 3041 947 3,21 Clinical staff april 2015 16613 952 17,45 Clinical staff april 2016 15918 947 16,8 14
Produktionsplanering samt uppföljning DRG-poäng per månad Budget Akut Elektiv Akut Elektiv Summa SLV SLV ÖV ÖV 619 570 206 465 1 861 596 606 193 524 1 919 662 627 201 540 2 029 645 564 192 514 1 915 697 644 196 537 2 075 641 565 190 495 1 892 558 106 194 244 1 102 643 486 194 432 1 755 688 660 190 604 2 142 738 635 199 617 2 188 665 702 192 605 2 164 674 367 202 458 1 701 Operationer per månad Budget Akuta Elektiva Dagkir Summa 258 448 161 867 243 459 154 855 259 486 171 917 250 447 163 860 250 504 144 898 242 426 166 834 226 90 12 329 250 377 135 762 242 498 161 901 259 472 175 905 251 514 165 930 258 306 126 690 Operationer per månad Differens utfall mot budget Akuta Elektiva Dagkir Summa Jan -40-52 23-69 Feb -24 0 3-20 Mar -15 0 1-15 Apr -14-10 22-2 Maj -9-17 21-4 Jun -5 2 2-1 Jul 1 28 13 42 Aug -6-44 -18-67 Sep -5 0 21 15 Okt -5 17-1 10 Nov -5-5 20 9 Dec -6 74 4 73 Veckovis uppföljning av produktion 7 827 6 532 2 349 6 035 22 744 2 988 5 027 1 733 9 748 Summa -134-6 111-29 15
KPI Andel sena strykningar 2015 2 1,9 1,9 1,8 1,7 1,7 1,6 1,5 1,4 1,3 1,4 1,3 Q1 2016 1,5% 1,2 1,1 1 Q1 Q2 Q3 Q4 Andel sena strykningar av elektiva operationer 2015
KPI Akuta höfter <24h 17
KPI opsalsutnyttjande 7/24 12 salar 11,2 11,1 11 10,9 10,8 10,8 10,6 10,4 10,3 10,2 10 9,8 Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 Q1 2016 18
Framgångsfaktorer Arbetar flödesstyrt HD CVR Flexibla Gemensam målbild och samarbete över klinikgränser AVLOS Resurser Medarbetarperspektivet Delaktighet Samarbete över klinikgränser Ser operationssalarna som helhet ska fyllas Delaktiga medarbetare Uppföljning Veckovisa avstämningar med genomgång opprogram Veckovisa produktionsuppföljningsmöten Ledning, styrning och uppföljning Budget/planering Budgeten görs på hösten med kommande års produktionsplan, dag/dag 19