E - FOCUS NR.1 - OKTOBER 2000. Brinna för livet?

E - FOCUS NR.1 - OKTOBER 2000 Brinna för livet? 1

Olicensierade program kan stå dig dyrt Hörru, jag lånar den här CD-n fram och tillbaka! Du har säkert hört repliken. Den innebär att om en stund är ännu en olicensierad programkopia installerad på någon dator i din närhet. Men olaglig kopiering av programvara kan leda till både skadestånd och böter för att inte tala om den badwill som drabbar företaget om det hängs ut i medierna. Därför är de flesta IT-ansvariga mycket angelägna om att ha god kontroll över sin programhantering. Lär av BSA Organisationen BSA, Business Software Alliance, är kanske mest känd för sina spektakulära tillslag mot arbetsplatser där man misstänker att olagligt kopierade program används. Dessutom hjälper BSA företag att arbeta fram strategier för effektivare programhantering. Utgångspunkten är att datorprogrammen är en betydelsefull tillgång i företaget och att de därför måste administreras omsorgsfullt, kostnadseffektivt och professionellt. Praktisk checklista Bland annat har BSA en matnyttig checklista med ett antal"konkreta åtgärder. Om du vet med dig att du borde göra något åt programhanteringen i ditt företag kommer den här listan att ge dig en flygande start. Du inleder lämpligen arbetet med att analysera ert programbehov. BSA har ett förslag till blankett som medarbetarna får fylla i. Därefter är det dags att inventera befintliga program. I nästa steg raderar du eventuella piratkopior och fyller på med legala program enligt behovsinventeringen. Avslutningsvis upprättar du ett regelverk och initierar processer som säkerställer den löpande hanteringen. Motivera medarbetarna För att du ska komma tillrätta med piratkopiering gäller det naturligtvis att påverka attityder och beteende hos användarna. Även här bjuder BSA på tips. Du får exempelvis förslag till ett PM där du tydliggör er policy när det gäller olaglig kopiering och användning av programvara. BSA visar också hur man kan formulera en överenskommelse där medarbetaren åtar sig att följa företagets bestämmelser för användning av programvara. Läs mer på: www.bsa.org/sverige/ om du är intresserad av att förbättra programhanteringen. Där kan du hämta en PDF-fil med BSAs riktlinjer. Lycka till på den smala vägen! 2

Ledaren INNEHÅLL Olicensierade program kan stå dig dyrt 2 Visst kan du jobba smartare 3 Brinna för livet? 4 Blodigt allvar när Universitetssjukhuset i Lund effektiviserar faktureringen 6 Bättre kundservice hos Armaturjonsson utan papperskopior 8 Web Output Pak låter kunderna själva hämta sina affärsdokument 9 Plattformsoberoende datafångst på Webben med Reach Form 10 Kontakta mig 12 e-focus Utges av JetForm Scandinavia AB. Adress: Box 9178, 102 73 Stockholm Telefon: 08-442 48 00 Telefax: 08-669 90 81 e-post: info@jetform.com www.jetform.com Ansvarig utgivare: Anders Oterdahl Redaktion: Thomas Falk, Anders Oterdahl, Kjell Åström och Anders Nilsson. Produktion: Löfholms Annonsbyrå, 08-609 99 00 Text: Kjell Åström Form: Lars-Åke Sundgren och Lars Qvarfordt Fotografer: Per Johansson, Procard AB, Magnus Schönberg, Fotograf Magnus Schönberg AB, Berne Lundkvist, Fotograf Berne Lundkvist AB, Stuart Redler, Tony Stone Images Tryck: On Paper, 2000 Upplaga: 10.000 ex Visst kan du jobba smartare! Hur kan ett företag som ständigt predikar digital informationshantering ge ut en konventionell, tryckt kundtidning? Därför att vi vill ge dig chansen att läsa med eftertanke, på lite avstånd från bildskärmens och Internets splittrade värld. Vi tänker berätta viktiga saker för dig. Inte bara om hur företag och myndigheter hittat metoder att effektivisera verksamheten, utan också om aktuella företeelser i allmänhet. Med ett sådant innehåll känner vi helt enkelt att Guthenbergs verktyg ligger bättre i handen än Bill Gates. Hur pass digitalt jobbar man förresten inom din organisation? Säkert är de flesta stöd- och servicefunktioner datoriserade sedan länge. Men hur ser det ut för de centrala processerna i kärnverksamheten? Området brukar kallas workflow eller processhantering, beroende på vilken språkinriktning man föredrar. Någon enstaka gång ser du det avhandlas i ITpressen, bland alla spaltmeter om WAP, portaler och e-handel. Synd att det inte får större plats, eftersom lösningar för processhantering är både lönsamma och praktiskt användbara Den amerikanska bankkoncernen Chase har noggrant följt upp sin satsning på processhantering. Här är några av resultaten: Tiden för uppläggning av ett nytt lån har minskat med 70 % Kostnaderna för att hantera dokument som hör till pågående ärenden har sänkts med 30 % Kapaciteten att förse kunderna med nya lån har ökat med 60 % Kundtjänstärenden slutförs 30 % snabbare. Här hemma går bland annat Riksförsäkringsverket i bräschen med en lösning som låter försäkringskassorna hantera ersättningsärenden effektivare. Man räknar med att investeringen på 200 Mkr betalar sig inom två år i form av sänkta personalkostnader. På köpet minskar handläggningstiden drastiskt, samtidigt som andelen felaktiga ersättningsbeslut minskar. Men du behöver ingalunda befinna dig i ett jätteföretag för att kunna dra nytta av workflow. Det går naturligtvis att jobba smartare även i små och medelstora organisationer. Huvudsaken är att du bygger din processhanteringslösning på ett genomtänkt och systematiskt sätt. Det måste finnas stöd i den tekniska plattformen för att beskriva och simulera processen. Den modell du skapar behöver förankras i hela organisationen. Dessutom ska du naturligtvis ställa upp mål för de nyttoeffekter du vill uppnå. När du är klar med hemläxan är det dags att bygga en pilotlösning. Se till att den verkligen omfattar hela processen, från början till slut. Men undvik att kartlägga varenda detalj på djupet; det sinkar dig bara. Och skulle du behöva assistans så vet du ju hur du kan nå oss Varmt välkommen till efocus och JetForms värld! Rolf Andersson 3

Frizon Brinna för livet? Nutidssjukan som fanns redan på 1800-talet Läkare över hela västvärlden viftar med röd varningsflagg. Stressen är på väg att underminera våra hjärnor. Resultatet är en flora av sjukdomstillstånd som slår ut hundratusentals människor från arbetslivet. Från koncentrationssvårigheter till infarkt Hjärnan måste få en chans att återhämta sig efter stressiga perioder, annars uppstår det obalans i det centrala nervsystemets känsliga kemi. Stresshormoner och proteiner bryter sig in i hjärncellerna och stör de normala funktionerna. De främmande kemiska substanserna gör oss helt enkelt dummare. Nedbrytningsmönstret ser likadant ut hos de flesta som drabbas. Först sinar energin, parallellt med att man får svårt att koncentrera sig och ofta blir rastlös. Därefter uppträder sömnstörningar, utmattning och högt blodtryck. Gör man inget åt saken väntar depression, empatibortfall och livshotande tillstånd såsom stroke eller hjärtinfarkt. På bara några år har den här symptombilden nått epidemiska nivåer som verkar hota en hel arbetsmarknad. Rapporterna duggar tätt om hur allt fler lärare, socialarbetare, läkare, IT-konsulter och andra yrkesmänniskor hamnat i riskzonen för utbrändhet. Nervsvaga amerikaner Skulden lägger vi oftast på vår nutida, västliga kultur där prestationshets och tempoökning verkar vara inbyggda i vardagen. Stabila och trygga strukturer har ersatts av ett neurotiskt förändringstryck, maniska företagskulturer och allt kortare projektanställningar. Men är detta verkligen ett nytt fenomen? Har människor ända fram till 1990-talet tyckt sig leva i en Sörgårdsidyll? Naturligtvis inte. Redan 1880 beskriver den amerikanska läkaren G M Beard en typisk symtombild som han hittar hos vissa patienter. De säger sig vara drabbade av hetsen och jäkten i det moderna USA. Upplevelsen är att tempot blivit högre än någonsin. Beard sätter etiketten neurasteni på tillståndet, en term som betyder ungefär nervsvaghet, nervtrötthet. Vilka symtomen var? Koncentrationssvårigheter, rastlöshet, sömnstörningar, utmattning. Det verkar onekligen bekant Farligt rusa fram med 30 kilometer i timmen Diagnosen neurasteni blir allt vanligare ju närmare världen kommer skiftet mellan 1800-tal och 1900-tal. Den smärtsamma växelverkan mellan individen och ny teknik skapar oväntade fysiska och psykiska reaktioner. Den gången handlade det om telegrafin, elektriciteten och de nya färdmedlen som lät människan färdas i svindlande hastigheter. Urbaniseringen bidrog med uppbrutna relationer, svajiga normer och förbrännande storstadsmiljö, där individen lätt förlorade fotfästet bland krogar, klubbar, droger och mörka gränder. Främst var det kvinnor som fick diagnosen neurasteni, inte särskilt förvånande mot bakgrund av den stereotypa föreställningen om deras eviga sjuklighet. Drabbades en man gällde vanligen att han inte räknades till samhällets stöttepelare utan snarare återfanns bland konstnärer, författare eller dandies. Snart lanserar läkarvetenskapen en ny diagnos: överansträngning. Patienten har förbrukat alltför mycket mental energi i en intellektuellt krävande professionell aktivitet. Vi får alltså en etikett som utan skam kan bäras av de samhällsbyggande och mest ansvarstagande männen i civilisationens front. Symptomen? Just det 4 Samhället präglar diagnosen Slutsatsen är uppenbar. Diagnoser speglar mer än fysiologiska och biokemiska händelser i kroppen. De projicerar även samtidens värderingar, sociala koder och könsstrukturer. Hur ska vi i det ljuset se på 2000-talets innediagnos utbrändhet? Kanske är den bara ett hack i utvecklingen, ungefär som för hundra år sedan. Men det finns en annan tolkning. Möjligen förkroppsligar vi ett slags självreflexion, en ökad medvetenhet om att gränsen är nådd. Ända sedan upplysningen har bestämda förväntningar gnagt i våra västerländska själar, förväntningar på nydaning, omvandling, anpassning. Men framstegen kanske måste upphöra någonstans. Tillväxten kanske inte är evig. Tänk om vi har kommit till vägs ände.

Stressa av på webben Att Internet påverkat stressprofilen i jobbet är uppenbart. I vissa fall underlättar nätet din vardag och ger dig chansen att stressa mindre. Andra gånger blir Internet en börda som får adrenalinet att rusa (den som någon gång haft 137 olästa e- brev efter semestern vet vad vi menar). Naturligtvis finns det också mängder av information om stress där ute i cyberrymden. Är du intresserad av att lära mer om symptomen och om olika metoder att hantera stressen på ett konstruktivt sätt? Här är några ingångar! Börja gärna på den mycket välstrukturerade kunskapsportalen www.about.com. På dess förstasida hittar du sökfunktionen Find It Now, där du skriver in sökbegreppet stress management resources : Resultatet blir en innehållsrik länklista, där varje länk har en kort innehållsbeskrivning. Gå vidare därifrån! Du kan också söka på stress management techniques. Se till att du ställer in sökningen på in the About network. Svenska länkar hittar du enklast via någon sökmotor. Prova gärna sökbegreppet stresshantering på www.dogpile.com som är redaktionens favorit bland metasöktjänster: Även här får du en länklista från vilken du kan botanisera vidare. Innehållet måste nog bedömas som tämligen brokigt. Och bli för all del inte stressad om du inte hittar något av värde Fortsätter på sid 11 5

Lösningar - Arbetsflöde Blodigt allvar när Universitetssjukhuset i Lund effektiviserar fakturahanteringen Blodcentralen Skåne utvärderar arbetsflöde (workflow) i ett projekt. Digitaliserade leverantörsfakturor skickas blixtsnabbt mellan centralens administrativa enhet i Lund och Skånes olika sjukhus. Stora tidsvinster Vi ser redan att den här lösningen spar arbetstid och pengar, samtidigt som kvaliteten höjs i fakturahanteringen. Orden kommer från Bo Carlbark, Universitetssjukhuset i Lund. Han leder en studie kring arbetsflöden med elektronisk dokumenthantering. Syftet är bl a att undersöka vilka tidsvinster som går att uppnå och vilken ekonomisk betydelse de har. Man tittar även på användarnas reaktioner. Leverantörsfakturan scannas till en PDF-fil hos Blodcentralens administrativa enhet i Lund. Konteringsuppgifterna skrivs in i JetFormapplikationen InTempo. Sedan skickas kontering plus inscannad fakturabild via intranätet till den enhet inom Blodcentralen Skåne som gjort beställningen. Där kontrollerar man att fakturan stämmer mot de varor som levererats, markerar Prestation fullgjord på konteringsbilden och skickar ärendet vidare över nätet till någon med attesträtt, berättar Bo Carlbark. Attestanten signerar digitalt och returnerar ärendet till den administrativa enheten för betalning. Inga papper i posten Tack vare den digitala transporten slipper vi skicka fysiska fakturor hit och dit över Skåne. Dessutom vet vi exakt var varje fakturaärende finns, eftersom vi kan spåra det med InTempo. Genom att detta är ett prov har Universitetssjukhuset inte automatiserat processen i sin helhet. Fakturascanningen kan göras intelligentare, så att informationen automatiskt flyttas över till det elektroniska konteringsunderlaget. I slutänden av processen Vi ser redan att den här lösningen spar arbetstid och pengar. finns förhoppningsvis även en möjlighet att koppla ihop InTempo med ekonomisystemet Då uppnår vi en komplett elektronisk hantering, konstaterar Bo Carlbark. Reseräkningar på skärmen Reseräkningar är ett annat område som pilotstudien tagit sig an. Samtlig personal inom administrationen använder en elektronisk blankett för reseräkningar som lagts upp med JetForm-verktyget FormFlow 99. Medarbetaren fyller i blanketten på skärmen och skickar den till sin chef via intranätet. Chefen aviseras via e-post att en räkning väntar, berättar Bo Carlbark. Han öppnar den med hjälp av en direktlänk i e-brevet. Om det finns några oklarheter i reseräkningen kan chefen enkelt returnera den till avsändaren. Bo Carlbark Universitetssjukhuset i Lund 6

Automatisk kvittens Oftast är räkningen OK. Då sätter chefen sin attest och flödar den vidare till löneavdelningen. Lönekontoristen registrerar räkningen som inkommen, vilket resulterar i en automatisk kvittens till medarbetaren som ska ha ersättning. Han eller hon får alltså en bekräftelse på att ärendet nått ända fram. Men där upphör flödet i studien. Räkningen skrivs ut och hanteras traditionellt. Självklart är det intressant att fortsätta flödet in i vårt PA-system. Då gör vi hanteringen ännu effektivare. Expressfart När rutinen introducerades i början av året fanns en del barnsjukdomar. Nu fungerar den dock utmärkt. Vi har inte hunnit göra någon systematisk utvärdering ännu, men vi vet att de flesta reseräkningar ligger klara för inmatning i PAsystemet inom cirka två dagar. Det är betydligt snabbare än den gamla, pappersbundna rutinen, konstaterar Bo Carlbark nöjt. Korta fakta om: Region Skåne Universitetssjukhuet i Lund ingår i Region Skåne, som är ett regionalt självstyrelseorgan med uppgift att ansvara för både traditionella landstingsuppgifter och Skånes regionala utveckling. Via 149 ledamöter i regionfullmäktige har skåningarna fått ett ökat lokalt inflytande över hälso- och sjukvård, tandvård, kultur, näringsliv, kollektivtrafik, planering och miljö. I regionen finns 10 sjukhus. Störst är Universitetssjukhuset i Lund, med framstående forskning inom bl a onkologi och genetik. Region Skåne har i samarbete med Copenhagen Capacity utnämnt Öresundsregionen till Medicon Valley i avsikt att stimulera investeringar i industrigrenarna bioteknik, medicinteknik och läkemedel. Korta fakta om: Arbetsflöden ett nytt sätt att jobba Konceptet arbetsflöde (även kallat ärendehantering eller processtyrning terminologin har inte stabiliserats än) innebär att man stöper om och automatiserar processer inom både kärnverksamheten och administrationen med hjälp av skräddarsytt IT-stöd. Tekniken är användbar i samhällets alla sektorer näringsliv, offentlig verksamhet, organisationer osv. Typiska effekter av väl genomförda arbetsflödesprojekt är: snabbare genomströmning ökad produktivitet färre fel bättre kontroll. Detta innebär att arbetsflöden bland annat skapar: bättre service till kunder eller medborgare 7

Lösningar Digital arkivering Bättre kundservice hos Armaturjonsson utan papperskopior När VVS-distributören Armaturjonsson skulle införa affärssystemet AWS fick IBS-konsulten Anders Larsson en lysande idé. Med hjälp av JetForm Central kunde han skapa en automatisk process som arkiverade digitala kopior av affärdokumenten. Svar direkt Den kund som undrar kring en faktura får numera sina frågetecken uträtade på ett litet kick. Säljaren kan nämligen blixtsnabbt plocka upp fakturakopian på bildskärmen. Tidigare var han tvungen att ta kundens telefonnummer, avsluta samtalet, hänvisningskoppla sin telefon, gå iväg till rummet där vi arkiverade mikrofichen, leta fram den aktuella kopian och slutligen försöka få tag på kunden igen, berättar IT-chefen Göran Jönsson. Självklart spar vi mängder av tid på vår nya rutin. PDF nyckeln Lösningen är ett resultat av att Armaturjonsson lät IBS, en av JetForms partners, införa affärssystemet ASW. IBS inkluderade JetForm Central i leveransen, den modul som gör att man kan formatera rådata från ASW till snygga, lättlästa affärsdokument. JetForm lanserade ett nytt utdataformat i den här vevan, berättar IBS-konsulten Anders Larsson. Nu kunde vi skapa PDFdokument rakt ut ur ASW. Anders insåg att funktionen kude användas för att lägga upp ett digitalt arkiv med kopior av fakturor och andra affärsdokument. Den färdiga lösningen är mycket enkel att handha. Parallellt med att originaldokumenten skrivs ut skapas PDF-kopior som är indexerade för fritextsökning. Filerna lagras på hårddisk och arkivkopieras dessutom på CD-ROM. Och allt går helt automatiskt. Sök på allt Tack vare den kraftfulla sökfunktionen blir det en barnlek att hitta ett önskat dokument. Säljaren kan söka på kundens namn, leveransens innehåll, till och med beloppet, berättar Göran Jönsson. Att överge papperskopiorna har sina psykologiska sidor. Från början fanns en viss tveksamhet hos några medarbetare, även om alla gladdes över att slippa sortera dokument. Men idag är det ingen som längar tillbaka till pärmtiden. Vi slutade med pappershanteringen stegvis. I mitten av Övertygande prototyp När Göran Jönsson fick höra om Anders idé var han skeptisk. Vi närmade oss driftstarten. Att då satsa på något oprövat kändes inte bra. Dessutom hade vi en hyfsad mikroficherutin hos Capella. Men bara efter några veckor kom Anders Larsson tillbaka med en fungerande prototyp. Det Göran Jönsson fick se övertygade honom. Jag slog till. Och det är jag tacksam för idag! Jag slog till. Och det är jag tacksam för idag! Säger den nöjde uppdragsgivaren Göran Jönsson, Armaturjonsson till en belåten IBS-konsult Anders Larsson till vänster. 8

september gjorde vi vår sista kopia på de här tre dokumenttyperna. Oslagbar ekonomi Hur mycket Armaturjonsson sparar på PDF-lösningen vet Göran Jönsson ännu inte, eftersom den varit i drift så kort tid. Men det kommer att röra sig om rejäla belopp. Vad han däremot har bra pejl på är kostnadsbilden. Eftersom IBS baserade lösningen på prispressade, lättskötta standardprodukter landar både systemutveckling och drift på en mycket attraktiv nivå. Vår microficheleverantör Capella hade en lösning med liknande funktionalitet, men den kostade betydligt mer, avslutar Göran Jönsson. Fakta om: Armaturjonsson Företaget grundades av Bengt Jonsson år 1950. Sedan 25 år ägs Armaturjonsson av Ernströmgruppen. Armaturjonssons produkter används för att justera in värme- och kylsystem, mäta vatten- och energiförbrukning, transportera färskvatten, avlopp och andra medier, skydda dricksvatten för att bara nämna några tillämpningar. Huvudkontoret finns i Göteborg, liksom även ett centralager med ca 7000 VVSartiklar för omedelbar leverans. Koncernen har bolag i Danmark, Finland och Norge. I den svenska verksamheten finns ca 150 medarbetare. Koncernen har totalt ca 230 anställda. I sin verkstad kunanpassar Armaturjonsson produkter på olika sätt, exempelvis genom inställning av säkerhetsventiler och montering av manöverdon. Applikationer Web Output Pak låter kunderna själva hämta sina affärsdokument Med JetForm Web Output Pak skapar du en interaktiv webbtjänst där användaren själv beställer de dokument han vill ha. Så här går det till, steg för steg: 1. Kunden, medarbetaren eller partnern besöker företagets webbplats och beställer ett visst dokument. 2. Web Output Pak-lösningen tolkar beställningen och anropar affärs systemet eller annan relevant applikation för att få rådata till det efterfrågade dokumentet. 3. Rådata kombineras med en av de förlagrade dokumentmallarna. Mallen definierar det beställda dokumentets innehåll och layout. 4. Resultatet är ett individualiserat dokument i HTML- eller PDFformat, innehållande garanterat aktuella uppgifter. 5. Det färdiga dokumentet skickas till beställarens webbläsare och presenteras omedelbart för skärm läsning eller utskrift. Fördelarna i sammandrag Mottagaren avgör själv vilka affärsdokument han vill ha och när han vill ha dem. Eftersom dokumenten genereras i realtid kommer de alltid att innehålla aktuella data. Tjänsten blir extremt tillgänglig tack vare att du enkelt kan hålla den öppen 24 timmar per dygn, året runt; allt mottagaren behöver är en Internetansluten dator med webbläsare. Förutom HTML-dokument kan applikationen också skapa PDFdokument. Därmed får du exakt kontroll över designen och kan generera högkvalitativa, juridiskt korrekta elektroniska dokument. Eftersom Web Output Pak omvandlar en rad olika dataformat till HTML-kod är detta ett kraftfullt verktyg för att integrera befintliga back-officesystem med nyutvecklade webbfunktioner. Stärkta kundrelationer Med Web Output Pak tar du kundservicen till nya höjder. Initiativet att välja ut, producera och distribuera önskade dokument ligger ju helt hos kunden. Allt han behöver är en Internetansluten dator. Och när dokumentet anländer vet han att data är rykande färska. Även internt har du stor nytta av Web Output Pak. 9 Medarbetarna i kundtjänsten kan blixtsnabbt producera olika dokument som hjälper dem att besvara frågor från kunder och partners. Eftersom fler kunder oftare kommer att besöka din webbplats får du en bredare publik för informativa eller säljande budskap. Komponent för e-handelslösningar Web Output Pak bygger broar mellan webben och företagets affärssystem eller egenutvecklade verksamhetssystem. Det innebär att Web Output Pak kan bli en strategiskt betydelsefull komponent i din e-handelssatsning. Du får chansen att integrera pappersbaserad och webbbaserad dokumentpresentation i en och samma lösning. Tack vare det blir det enklare att anpassa rutinerna till de krav som olika kundgrupper har. Marknaden kommer att uppfatta din e-handelslösning som både effektiv och lättanvänd, vilket ger dig konkurrensfördelar.

Applikationer Plattformsoberoende datafångst på webben med ReachForm Många har drömt om att ge människor möjlighet att hämta elektroniska blanketter via webben och fylla i dem direkt på skärmen. Men hittills har de allra flesta försöken stupat på dialektproblemen bland webbläsare och operativmiljöer. Windows eller Mac OS, Microsoft Explorer eller Netscape Communicator, till och med olika versioner av samma webbläsare sådana obekanta faktorer har gjort presentationen av HTML-baserade blanketter till rena hasardspelet. Ohanterligt med olika versioner En möjlig lösning är att utveckla olika versioner av samma blankett. Tyvärr skapar detta nya problem. Kostnaderna för produktion, administration och underhåll stiger raskt, samtidigt som man aldrig kan vara riktigt säker på att ha täckt in alla varianter. En annan metod bygger på att tvinga användaren ladda ner och installera plugin-moduler eller annan mjukvara på sin dator, och därefter hämta blanketten. Men många människor ogillar både extra programinstallationer och den fördröjning som denna lösning innebär. ReachForm passar alla Med JetForms nyss lanserade produkt ReachForm kommer man tillrätta med problemen en gång för alla. Denna integrerade lösning låter myndigheter, organisationer och företag enkelt överföra sina blanketter till elektronisk form och göra dem åtkomliga för varenda Internetanvändare, oberoende av vilken teknisk plattform han eller hon har. Med ReachForm krävs bara en enda version av varje blankett. Den visas garanterat korrekt på användarens dator, utan installation av några särskilda programtillägg. Lösningen passar perfekt också för s k tunna klienter. ReachFormblanketter kan hämtas och fyllas i med hjälp av handdatorer, digitala assistenter och WAP-telefoner. Nå dina Fördelar av många slag Snabbare ut med nya tjänster. Med ReachForms lättanvända grafiska designverktyg kan även mindre erfarna personer snabbt skapa intelligenta blanketter. Du bygger kompletta applikationer på dagar snarare än veckor eller månader. Därmed kan du förkorta time-to-market för nya tjänster, vilket skapar konkurrensfördelar. Förbättra servicen Låt Internet bli entrén till din myndighet eller ditt företag så kan du ta emot besökare och kunder dygnet runt, 365 dagar om året. blanketter via Internet Internetanvändarna kan snabbt leta fram blanketten han behöver, fylla i den och skicka in den till dig i ett enda moment och vid den tidpunkt som passar honom bäst. Skär ner kostnaderna Glöm bort dyrbar tryckning, lagerhållning och distribution av pappersblanketter. För att inte tala om makuleringen av restupplagor vid uppdatering! Elektroniska blanketter i ReachForm ger en mycket fördelaktigare kostnadsbild. Dessutom kan du bygga in intelligens i blanketterna, vilket reducerar behovet att bearbeta indata manuellt. Detta innebär att rutinen blir mindre personalkrävande. Öka produktiviteten En centraliserad webbhantering underlättar uppdatering och spridning av blanketter. Och när användaren fyllt i sin blankett får du tillbaka data i digital form data som ReachForm automatiskt överför till lämplig databas. Du slipper alltså skriva in data. Sammantaget innebär detta högre datakvalitet, snabbare handläggning samt nöjdare kunder och medborgare. Anpassa dina affärsdokument till den nya ekonomin. Öka flexibiliteten med affärsdokument via webb, e-post, printer, PDF, fax eller databas. www.smartare.nu 10

Fortsättning från sid 5 Brinna för liver? Tankar om tid Om du vill tackla stressen i ditt liv på ett djupare plan kan du börja med att fundera kring ditt förhållande till tiden. Inbillar du dig, precis som alla vi andra, att du har ont om tid? När tid strängt taget är den enda tillgång som verkligen är din egen! Ett personligt kapital på ca 30 000 dygn om ditt liv blir normallångt. Detta är utgångspunkten i Lundaprofessorn Bodil Jönssons lilla bok Tio tankar om tid (Brombergs förlag, ISBN 91-7608-776-X). Några smakprov på hennes resonemang: Byt livslögn. Säg Jag har gott om tid i stället för Jag har så ont om tid. Din vardag kanske inte påverkas på en gång, men dina värderingar kommer gradvis att förändras. Och det betyder mycket. Låt inte den exakta klocktiden ta befäl över hela dygnet. Slå vakt om frizoner för upplevd, personlig tid där du kan följa din egen rytm. Exempelvis kan en tågresa, ostörd av mobiltelefoner eller pratsamma medresenärer, vara den perfekta miljön för upplevd tid. Ge dig sjäv tillräckligt med ställtid. Ju svårare uppgift du tar dig an, desto längre ställtid behöver du innan du kan åstadkomma några synliga resultat.ytligt sett förefaller ställtiden vara improduktiv, men så är ingalunda fallet. Och när du är redo för genomförandet kanske du behöver göra dig otillgänglig för att verkligen kunna kapitalisera ställtiden. Stycka inte tiden i för små delar. Ostyckad tid ger dig möjlighet att låta mentala processer och tankekedjor löpa till slut. Du känner att du faktiskt hinner med. Försök därför att göra ett storskifte i kalendern, att sammanföra småslattar av tid till större block. Räkna inte med att du blir en ny människa efter att ha snabbläst den här boken. Dessutom kanske Bodil Jönssons personliga resonemang ibland känns mindre tillämpbara på din egen situation. Bättre är nog att se boken som en inspirationskälla, dit du återvänder då och då för att fylla på ditt energiförråd. Välj ut godbitarna och gör något av dem när allt kommer omkring är i morgon faktiskt första dagen av resten av ditt liv. 11

B Kapa tid och spara pengar. Automatiserad produktion och distibution av funktionella dokument kapar ledtider och sparar pengar i din organisation. www.smartare.nu Kontakta mig! B Jag vill veta mer om Olicensierade program kan stå dig dyrt (artikel på sid 2). Jag vill veta mer om HP:s produkter (annonser på sid 2 och 11). Jag vill att ni kontaktar mig angående ledaren Visst kan du jobba smartare! (sid 3). Jag vill veta mer om Jag vill veta mer om Lösningar Arbetsflöde (artikel på sid 6 7). Jag vill veta mer om Telias Nortel-produkter (annons på sid 7). Jag vill veta mer om Lösningar Digital arkivering (artikel på sid 8 9). Jag vill veta mer om applikationen Web Output Pak (artikel på sid 9). Jag vill veta mer om erbjudandet kring applikationen Reach Form (artikel på sid 10). Jag vill veta mer om kampanjen smartare.nu (annonser på sid 5 och 10). SVARSPOST Kundnr 158089300 Namn Funktion Företag/Organisation Telefon E-mail Utdelningsadress Postnr Ort Hör av dig via svarskortet så återkommer vi inom fem arbetsdagar. Du kan faxa till 08-669 90 81 posta till JetForm Scandinavia, Box 9187, 102 73 STOCKHOLM. fylla i en digital version av svarskortet på www.smartare.nu