Bokföringsportalen Manual för samordnare 1
Inledning... 3 Bokföringsorder... 3 Registrera bokföringsorder... 3 Sök bokföringsorder... 7 Sök dokument... 9 2
Inledning Denna manual behandlar endast de delar som skiljer funktionen Bokföringsorder från andra Portalfunktioner. Beskrivningar för inloggning, lösenordsbyte, kontering etc. hänvisas till manualen LP MANUAL SAMORDNARE Bokföringsorder Bokföringsorder är en funktion för att registrera verifikationer eller kopiera en befintlig verifikation. I registreringen behöver några få uppgifter anges, så som verifikationstext för bokföringsordern. Systemet svarar med att presentera ett verifikationsnummer samt en konteringsrad som gör det möjligt att börja kontera. Verifikationsnummer hämtas från gemensam serie för hela universitetet. Uppgifterna kan naturligtvis ändras om så skulle behövas. Om du är osäker på någon kod kan du öppna Kodguiden för att hitta den kod du söker. Kontroll sker direkt om det som konteras är korrekt. Vill du inte registrera en ny bokföringsorder utan hellre kopiera en befintlig bokföringsorder, anges ingen verifikationstext utan i stället verifikationsnummer att kopiera och eventuellt om kopieringen skall ske med omvänt tecken. Systemet svarar med att presentera den kopierade verifikationen på skärmen. Det går att attestera enstaka konteringsrader eller alla rader på en bokföringsorder. Efteråt bekräftar behörig person attesterna i signeringsfunktionen, genom att ange ett lösenord. Ibland finns det behov av att ändra eller se på en bokföringsorder, t ex om konteringen behöver korrigeras. En bokföringsorder kan ändras så länge den inte har status DEF (definitiv) i Raindance Classic modul för ekonomistyrning. Registrera bokföringsorder Funktionen registrera bokföringsorder når du via menyn, Klicka på fliken Bokföringsorder > Skapa. Vid registrering är vissa fält förifyllda så som datum och typ. En huvudtext skall också skrivas in på verifikationen. (Periodiseringsnyckel används inte.) 3
Fältbeskrivning Typ Datum Verifikation Som förslag visas verifikationstyp BPBOK. (FÖRVAL) Verfikationsdatum i ekonomistyrningen. Verifikationsnumret hämtas automatiskt från Raindance Ekonomistyrning när du sparar bokföringsordern. En gemensam nummerserie används för universitetet. Text (Periodisering: Nyckel) Huvudtext på verifikationen i ekonomistyrningen. Används EJ. (Periodisering: Radperiodisering) Kopiering: År Kopiering: Verifikation Kopiering: Omvänt tecken Används EJ. Bokföringsår för verifikationen. Verifikationsnummer som skall kopieras. Om verifikationen skall kopieras med omvänt tecken. Differens Debet Kredit Det belopp som konteras på verifikationen. Beloppet uppdateras så snart en rad konteras. Summa debet på verifikationen. Summa kredit på verifikationen. Knappar i fönstret Spara huvud Tillbaka Sparar de data du registrerat på bokföringsordern eller kopierar en befintlig verifikation. Avbryter registreringen och återgår till föregående sida. 4
Efter att ha registrerat uppgifterna i fönstret Registrera bokföringsorder, klickar du på knappen Spara huvud eller trycker Enter. Då skapar systemet verifikationen och visar ett verifikationsnummer och du kan nu börja kontera bokföringsordern. Knappar i fönstret Spara huvud Historik Sparar de data du registrerat på bokföringsordern eller kopierar en befintlig verifikation. Visar allt som har skett med bokföringsordern. Signering Går till Signeringsfunktionen för godkännande av attester. Ny Återgår till nyregistrering av bokföringsorder. Makulera Makulerar bokföringsordern helt. Du kan inte registrera om den. Kontera rad Tillbaka Sparar raden du har konterat och kontrollerar mot ekonomistyrningens regler. Återgår till föregående sida. Klicka på knappen Kontera rad eller tryck på Returtangenten för att spara den konteringsrad du har konterat. För attestering tryck på ikonen i kolumn Att. Klicka på fliken Cirkulation för att cirkulera bokföringsordern till en eller flera brevlådor. Då visas bokföringsorderns cirkulationslista och du kan ange vilka användare den ska spridas till. 5
Om du väljer att inte cirkulera bokföringsordern hamnar den automatiskt i din Brevlåda. Mer information om cirkulering finns i kapitlet Cirkulation. När du klickar på knappen Makulera får du en kontrollfråga och kan välja om Bokföringsorden ska makuleras. Om du vill se vad som skett med bokföringsordern klickar du på knappen Historik. I ett nytt fönster visas vad som gjorts och vem som har utfört det. Mer information om historik finns i kapitlet Historik. Genom att klicka på ikonen för Meddelande kan du registrera ett meddelande till dokumentet. Ikonen är röd om något meddelande är registrerat. Mer information om funktionen finns i kapitlet Bilagor och meddelanden. Genom att klicka på ikonen för Bifoga dokument kan du bifoga valfria dokument till aktuellt dokument. Ikonen är röd om det finns dokument bifogade. Mer information om funktionen finns i kapitlet Bilagor och meddelanden. 6
Sök bokföringsorder Via Bokföringsorder > Sök > Bokföringsorder i menyträdet kan du söka efter en bokföringsorder genom att enbart ange ett verifikationsnummer och trycka Enter. Då kommer du direkt in på den angivna bokföringsordern. Sökningen förutsätter att verifikationen finns på innevarande år. Är du intresserad av en verifikation som ligger på ett annat år, än innevarande år, får du även ange ett verifikationsdatum-intervall och en verifikationsstatus. Vill du däremot göra ett lite större urval kan du ange ett intervall av verifikationsnummer, ett verdatum-intervall, urval på verifikationstyp samt verifikationsstatus. Urval på verifikationstyp eller intervall måste alltid kombineras med en eller flera verifikationsstatus. Väljer du att endast ange en verifikationstyp och inget datumintervall kommer sökningen baseras på innevarande år. Resultatet av utsökningen presenterar som en lista. Markerar du en bokföringsorder i listan och trycker Enter eller dubbelklickar kommer du in på den valda bokföringsordern. 7
Fältbeskrivning Verifikation Verdatum Vertyp Status Verifikationsnummer på den bokföringsorder du vill ändra. Alternativet ett intervall av verifikationsnummer som du är intresserad av. Verifikationsdatum i ekonomistyrningen. Verifikationstyp i ekonomistyrningen. Vill du söka in en verifikationstyp klickar du på förstoringsglaset för att få en lista över de verifikationstyper som finns och väljer en av dem. Verifikationsstatus: Ej godkänd Definitiv Makulerad Felaktiga Preliminär Godkänd Knappar i fönstret Sök Visa Tillbaka Hämtar angiven bokföringsorder alternativet listar resultatet av den utsökning du gjort. Visar vald bokföringsorder. Avbryter och återgår till föregående sida. Beroende på vilken status bokföringsordern har kommer du antingen till fönstret Visa bokföringsorder eller Ändra bokföringsorder. 8
Sök dokument Ibland finns det behov av att söka efter dokument (fakturor och bokföringsorder) utifrån en specifik användare, koddel, leverantör etc. Det finns möjlighet att söka på leverantörsfakturor, intern leverantörsfaktura, kundfakturor samt bokföringsorder och vilka handlingar som har utförts på dokumenten. Via menyn Bokföringsorder -> Sök -> Dokument kommer du till ett fönster där du kan söka fram de dokument du letar efter. Genom att t ex ange en användarsignatur kan du direkt få fram en lista över de bokföringsordrar användaren har konterat under en viss period. Dubbelklickar du på ett dokument i listan kommer du in på dokumentet i visningsläge. Anger du inte någon användarsignatur eller användarid görs sökningen för alla användare. I rull-listemenyn går det att välja mellan händelserna: kontering, attest 1 och attest 2. Attestering av attest 1 och 2 avser attest och godkännande attest. (Att och Bokatt för bokföringsorder.) Observera, det går inte att begränsa sökningen av urval med asterisk (*). 9