2010-10-29 Page: 1 (13) Projektspecifikation Malmö högskola konceptmiljö VERSION 1.0
2010-10-29 Page: 2 (13) Innehållsförteckning 1 Generell Information... 4 1.1 Godkännande av Projektspecifikation... 4 1.2 Projektsummering... 4 1.3 Infrastruktur och standardiserad IT-miljö... 5 2 Projektmål... 7 2.1 Inledning... 7 2.2 Projektide... 8 2.3 Projektmål and målprioritering... 8 2.4 Projektavgränsningar... 9 2.5 Förutsättningar och andra beroenden... 9 2.6 Leveranser och godkännande... 9 2.7 Överlämning till drift och support... 9 3 Organisation... 10 3.1 Projektorganisation... 10 3.2 Beställare... 10 3.3 Styrgrupp... 10 3.4 Internt projektteam... 10 3.5 Projektledning... 10 3.6 Projekt Team... 10 3.7 Utbildning och projektinformation... 11 4 Tidplan och leveransmodell... 11 4.1 Tidplan... 11 4.2 Beslutspunkter och milstolpar... 11 5 Arbetsmetoder... 12 5.1 Dokumenthantering och statusuppföljning... 12 5.2 Avvikelser och förändringsrapportering... 12 5.3 Kvalitetssäkring... 12 5.4 Säkerhet... 12 5.5 Informationsspridning... 13 5.6 Möten... 13 5.7 Kravställande på design... 13 5.8 Administrativa rutiner... 13 5.9 Färdigställande... 13
2010-10-29 Page: 3 (13) Versions historik Version Datum Kommentar 0.9 2010-10-26 Dokument skapat, första utkast 1.0 2010-10-29 Reviderat efter avstämning med Malmö högskola
2010-10-29 Page: 4 (13) 1 Generell Information 1.1 Godkännande av Projektspecifikation Beställare Projektledare Åke Jansson Malmö högskola Enfo Zipper 1.1.1 Bilagor Bilaga Dokument namn Version och datum 1 Tidplan Ej framtagen 1.2 Projektsummering Malmö högskolas IT-miljö är en komplex och svårarbetad miljö då olika lösningar går in i varandra och ingen har i dagsläget något övergripande helhetsbild. Över tid har IT-miljön vuxit och nya funktioner och system har lagts till allt eftersom Dock är det en förhållandevis enkel övning att skapa en homogen IT-miljö baserad på Microsofts verktyg och produkter. Därför skall en konceptmiljö skapas vilken sedermera kommer utgöra grunden från vilken den nya IT-miljön skapas. Med detta kommer organisationen uppnå följande mål och strategier; Bygga en gemensam IT miljö baserad på Microsofts produkter och tjänster. Skapa en standardiserad infrastruktur som är skalbar och flexibel. Säkerställa en enhetlig och säker IT-miljö som levererar de tjänster och produkter som olika intressenter önskar inom Malmö högskola. Öka effektiviteten och kvalitén i IT-miljön samtidigt som IT-relaterade risker minimeras. Skapa förutsättningar att snabbt och enkelt supportera slutanvändare. Erhålla kontroll och överblick över Malmö högskolas IT-kostnader genom en tjänstebaserad servicekatalog.
2010-10-29 Page: 5 (13) 1.3 Infrastruktur och standardiserad IT-miljö Eftersom det är en decentraliserad och icke homogen IT-miljö är det rekommenderbart att bygga upp en ny IT-miljö för att sedan migrera in del för del. Samtidigt som detta sker så avvecklas den gamla plattformen på ett kontrollerat sätt. Byggstenarna i denna konceptmiljö baseras på Microsoft vilket innebär följande produkter och komponenter. 1.3.1 Fas 1 Etablering av konceptmiljö: Microsoft Active Directory (en domänstruktur enligt Microsoft standard). o Design o Implementering och verifiering av designen o Upplägg av samtliga användare o Sammankoppling med synkningsfunktionen (ILM) Etablering och synkning av källdata ur huvudsystem via Microsoft Identity Lifecycle Managament (ILM). o Design (Framtagning av huvudsystem, 6-8 st, och ange relevant källdata per system) o Implementering och verifiering o Synkning av data från utpekade system o Slutverifiering Standardiserad lösning för filhantering och printerlösning (inkl kopiering) o Design (tillsammans med befintlig leverantör av printerhårdvara för printerlösning) o Installation av testmiljö o Verifiering och sluttestning av systemet inför en kommande utrullning vilket är planerat att ske i fas 3 Exchange 2010 och Office Communication Services o Design o Migreringsstrategi (inkl migrering och verktygsförslag gällande Groupwise) o Pilottester o Verifiering och sluttestning inför en kommande utrullning vilket är planerat i fas 2 1.3.2 Fas 2 Utrullning av Exchange 2010 och Office Communication Services 1.3.3 Fas 3 - Kommande möjligheter då konceptmiljön är etablerad Programdistribution via Microsoft System Center Configuration Manager. Rollbaserad styrning av tillgång till program och behörigheter. Microsoft Server 2008 R2 vilket ger DirectAccess samt aktiv karantän hantering för klientsäkerhet och uppdateringar.
2010-10-29 Page: 6 (13) Windows 7 och Office 2010 Utrullning av Standardiserad lösning för filhantering och printerlösning (inkl kopiering) Skydd mot skadlig programvara samt kryptering av hårddisk och USB. Licensoptimering via flytande licenspooler och exakt kontroll i realtid vad som används i IT-miljön. Skulle exempelvis inte en programlicens nyttjas av användaren under en månad (tidsramen är flexibel) så avinstalleras applikationen och licensen tas tillbaka till poolen för att kunna distribueras till annan användare. Effektivisera och automatisera IT tjänster via självadministration för slutanvändaren och IT avdelningen baserat på Microsoft Sharepoint och arbetsflöden. Detta tillsammans med en tjänstepaketering och processflöden ger en unik möjlighet att styra IT-verksamheten optimalt. Fullt ut samordnad lösning med logistiklösning vilket möjliggör effektiva beställningsflöden och leveranser utan manuellt arbete. 1.3.4 Framgångsfaktorer För att etableringen av konceptmiljön skall bli framgångsrik så krävs följande Att licensavtal med Microsoft finns på plats Att interna tekniker görs tillgängliga för de arbetsmöten som skall genomföras för att besluta om designen inom respektive område Vidare krävs även att projektets styrgrupp är beslutmässig så att förseningar kan undvikas i möjligaste mån.
2010-10-29 Page: 7 (13) 2 Projektmål 2.1 Inledning Malmö högskola har ett behov att ersätta deras nuvarande mailsystem, Groupwise, med Microsoft Exchange 2010. Projektet omfattar i detta läge endast fas 1 etablering av konceptmiljö för att möjliggöra en effektiv övergång till Exchange 2010. Eftersom situationen med nuvarande mailsystem är kritisk så skall arbetet med att etablera grundplattform genomföras skyndsamt och effektivt utan att det görs någon avkall på kvalitén. Följande övergripande tidplan är definierad. Framtagning av projektdokumentation och -styrning 2010-11-03 Design av följande system 2010-11-30 o AD o ILM o Exchange 2010 och OCS o Fil- och printerhantering Installation och verifiering av produktionsmiljö 2010-12-10 o AD o ILM o Exchange 2010 och OCS o Fil- och printerhantering Genomförande av pilotinstallationer av Exchange 2010 och OCS 2010-12-20
2010-10-29 Page: 8 (13) 2.2 Projektide Etablering av konceptmiljö är ett snabbt och effektivt sätt att erhålla en stabil plattform från vilken sedan en utrullning av Exchange 2010 till samtliga anställda inom Malmö högskola kan genomföras. Dessutom skapas en ny IT-miljö mot vilken system för system kan lyftas in i på ett stabilt och kostnadseffektivt sätt och säkerställa en långsiktig transferering från nuvarande situation till en ny IT-miljö. Konceptmiljön innehåller följande komponenter i fas 1. Active Directory AD Identity Lifecycle Management ILM Exchange 2010 and Office Communication Server Fil och printerlösning 2.3 Projektmål and målprioritering 2.3.1 Projektmål fas 1 Uppsättning av konceptmiljö Huvudmålet för fas 1 är att designa och implementera konceptmiljön samt genomföra pilotinstallationer av Exchange 2010 samt synka källdata från huvudsystemen in i nytt AD före 2010-12-20. Kategori Aktivitet Genomförandetid Projekt ledning Teknisk design samt installation Projekt dokumentation Koordinering och styrning Arbetsmöten, internt samt med kund ILM AD Exchange 2010 och OCS Fil och printerlösning 10 veckor 6 veckor 6 veckor 4 veckor 4 veckor Pilot Pilot på 20 användare 2 veckor Utbildning Ej aktuellt i denna fas - Drift och support Operation av servrar samt support av den nya IT miljön Sker i samband med etablering av den nya IT miljön 2.3.2 Projektmål fas 2 Utrullning av Exchange 2010 till anställd personal på Malmö högskola Genomförs efter etablering av konceptmiljön samt genomförande av piloten.
2010-10-29 Page: 9 (13) 2.3.3 Prioritering av projektmål Projektet är kvalité och tidsfokuserat projekt. 2.4 Projektavgränsningar Tekniken baseras på Microsofts teknik och produkter. Tillämpning av produkter sker under kommande utrullningsprojekt. Inga licenskostnader är inräknade i budgeten 2.5 Förutsättningar och andra beroenden 2.5.1 Förutsättningar Tekniska förutsättningar: WAN/LAN koppling till de platser där pilotanvändare återfinns Licenser för berörda produkter från Microsoft Tillgång till DataCenter 2.6 Leveranser och godkännande 2.6.1 Leverabler Leverans nr: Beskrivning Planerat avslut Mottagare 1 ILM 2010-12-10 Systemägare och driftsansvarig 2 AD 2010-12-10 Systemägare och driftsansvarig 3 Exchange och OCS 2010-12-10 Systemägare och driftsansvarig 4 Fil och printerlösning 2010-12-10 Systemägare och driftsansvarig 7 20 st pilotanvändare 2010-12-20 Driftsansvarig och styrgrupp 2.7 Överlämning till drift och support All leveranser är avslutade och genomförda när vederbörlig dokumentation är upprättat och godkänd av den enhet som skall ta över supporten av konceptmiljön. I samband med överlämning till drift och support så kommer även en utbildning ske av berörd personal. Dessutom bör en utvecklingsplan för utpekade tekniska resurser inom Malmö högskola genomföras gällande Microsofts produkter och tekniker för att förbereda för det kommande drifts och beställaransvaret.
2010-10-29 Page: 10 (13) 3 Organisation 3.1 Projektorganisation 3.2 Beställare Namn Roll Organisation Åke Jansson IT Chef Malmö högskola 3.3 Styrgrupp Namn Roll Organisation Åke Jansson IT Chef Malmö högskola Anders Bengtsson Biträdande IT Chef Malmö högskola Staffan Krook Service Level Manager Malmö högskola 3.4 Internt projektteam Namn Roll Organisation Rutger Blom Tekniker Malmö högskola Christian Andersson Tekniker Malmö högskola Chris Jensen Tekniker Malmö högskola Tomas Persson Tekniker Malmö högskola Robert Faling Tekniker Malmö högskola Mattias Jeppsson Tekniker Malmö högskola 3.5 Projektledning Namn Roll Organisation Projektledare Enfo Zipper 3.6 Projekt Team Namn Roll Organisation Jonas Påhlsson Teknisk specialist Enfo Zipper Jonas Fisher Teknisk specialist Enfo Zipper Caroline Sjödin Migreringsexpert Enfo Zipper
2010-10-29 Page: 11 (13) 3.7 Utbildning och projektinformation 3.7.1 Utbildning Kommer först bli aktuellt i utrullningsprojektet. 3.7.2 Projektinformation Informationsspridning skall ske via styrgrupp till BIT-nämnd och BerIT. 4 Tidplan och leveransmodell 4.1 Tidplan Se detaljerad tidplan i bilaga 1 Framtagning av projektdokumentation och -styrning 2010-11-03 Design av följande system 2010-11-30 o AD o ILM o Exchange 2010 och OCS o Fil- och printerhantering Installation och verifiering av produktionsmiljö 2010-12-10 o AD o ILM o Exchange 2010 och OCS o Fil- och printerhantering Genomförande av pilot på 20 st slutanvändare gällande Exchange 2010 och OCS 2010-12-20 4.2 Beslutspunkter och milstolpar Datum BP MS Beskrivning 2010-11-03 2 Projektstart och formellt godkännande av projektet 2010-11-03 3.1 Formellt godkännande av projektdokumentationen.
2010-10-29 Page: 12 (13) 2010-11-30 1 Design av AD klar 2010-11-30 2 Design av ILM klar 2010-11-30 3 Design av Exchange och OCS klar 2010-11-30 4 Design av fil och printerlösning 2010-12-10 5 Implementation av samtliga delar klara 2010-12-10 3.2 Godkännande att starta pilot 2010-12-12 6 Genomföra pilot för 20 slutanvändare 2011-01-15 7 Utvärdering av pilot 2011-01-31 5 Projektavslut fas 1 Etablering av konceptmiljö 5 Arbetsmetoder 5.1 Dokumenthantering och statusuppföljning Tid och statusrapporter kommer att skickas till styrgruppen varje vecka. Samtliga ingående produkter kommer att levereras efter installation med dokumentation som kommer lämnas över till support och drift. 5.2 Avvikelser och förändringsrapportering Samtliga avsteg till projektspecifikationen kommer att dokumenteras i en speciell ändringshanteringsmall som skickas till styrgruppen för godkännande. Oftast tas ändringen upp på kommande styrgruppsmöte men ibland krävs det snabbare hantering och då kommer detta ske via mail. Är det ej möjligt att erhålla en ett beslut i frågan kommer ett extrainkallat styrgruppsmöte hållas. 5.3 Kvalitetssäkring 5.3.1 Teknisk lösning samt resultat och måluppfyllnad Design av samtliga delar kommer godkännas av styrgruppen samt stämma av med den tekniska referensgruppen för detta projekt för implementation 5.4 Säkerhet Projektet genomförs i enlighet med säkerhetspolicyn på Malmö högskola
2010-10-29 Page: 13 (13) 5.5 Informationsspridning Statusrapporter kommer att levereras varje vecka till styrgruppen som sedan avgör hur informationen skall distribueras vidare. 5.6 Möten Möte Syfte Plats Ansvarig Frekvens Projekt möten Status rapport Projektplats, PM Varje vecka Koordineringsmöten Samordning med andra projekt Styrgruppsmöte Avrapportering och beslut Malmö högskola PM Vid behov Malmö högskola PM Varannan vecka samt vid behov. 5.7 Kravställande på design Löpande kommunikation kommer ske med det interna projektteamet för att säkerställa att leveransen blir fullständig. 5.8 Administrativa rutiner Samtliga projektmedlemmar skall fylla i en veckorapport och skicka denna till projektledare före kl. 12.00 varje måndag. Projektledaren rapporterar i sin tur status till beställaren på veckobasis. 5.9 Färdigställande Projektet är slutlevererat efter det att samtliga leveranser är genomförda och godkända av styrgruppen enligt leveransplanen.