Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-2007/2014 Sida 1 (8) 2014-06-04 SSA 2014:06 Hantering av allmänna handlingar hos trafikkontoret Närvarande från trafikkontoret: Inga-Lill Hultin Administrativ chef /arkivansvarig Jan Alberts IT-chef Ann-Marie Nyberg IT Maria Gidlöf Arkivarie Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare SAMMANFATTNING Trafikkontoret inspekterades den 23 april 2014. Inspektionen avsåg förvaltningens hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Förvaltningen har inte tidigare inspekterats. Hanteringen av allmänna handlingar hos trafikkontoret är generellt mycket god. Stadsarkivet konstaterade att förvaltningen har arbetat aktivt med arkivfrågorna och med att ta fram rutiner för stora delar av sin arkivhantering. De brister som finns rör främst arkivredovisning samt värdering av information utifrån ett gallrings- och bevarandeperspektiv. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger trafikkontoret att: - Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både analoga och digitala, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. - Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Säkerställa att gallring av digital information verkställs enligt befintliga gallringsbeslut. - Försäkra sig om att den digitala informationen kan bevaras så länge den ska finnas kvar. - Säkerställa att förvaltningen använder skrivmateriel (pennor) som ger arkivbeständiga handlingar. - Upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Om en ny arkivförteckning/bevarandeförteckning upprättas ska den utgå från verksamhetens processer. - Förteckna föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag av handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Trafikkontoret ska senast den 31 oktober 2015 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 3 (8) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Trafikkontoret har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion. I förvaltningens arkivinstruktion framgår rollerna och uppgifterna tydligt. Arkivansvarig är förvaltningens administrative chef Inga- Lill Hultin. Verksamhetsansvar för arkivfunktionen finns hos chefen för enheten där arkivfunktionen ingår. Vid varje avdelning eller motsvarande finns en kontaktperson för arkiv- och registreringsfrågor. Vilka personer som ingår i trafikkontorets arkivorganisation framgår av arkivbeskrivningen. Arkivorganisationen upplevs fungera bra, medarbetarna är medvetna om ansvarsfördelningen och vet vem de ska fråga om det uppstår frågor kring arkiv eller dokumenthantering. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Trafikkontoret är en stor förvaltning med ca 370 anställda. Kunskapsnivån bedöms som god inom förvaltningen, om än lite varierande. Arkivfunktionen har under senare år bl. a. genom regelbundna informationsinsatser arbetat aktivt med att vara ett stöd för den övriga verksamheten. För att öka kunskapen inom området deltar arkivfunktionen på olika typer av möten. Det ingår även ett avsnitt om arkiv- och dokumenthantering i den obligatoriska introduktionsutbildningen. I samband med att förvaltningen nyligen implementerat ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem har arkivfrågorna lyfts och samtliga medarbetare har deltagit vid utbildningstillfällen. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Rutiner för postöppning och diarieföring finns Förvaltningen har goda rutiner för både postöppning och diarieföring. Backup finns för öppning och diarieföring av post. Posten öppnas centralt av registraturet. Registrator går igenom posten, diarieför och fördelar ärenden på handläggare. Eftersom det finns flera registratorer är funktionen aldrig obemannad. Tidigare var registrator ansvarig för att lägga upp ärenden som sedan förvarades hos respektive handläggare. Vid ärendets avslut fördes
Sida 4 (8) akten tillbaka till registrator som registrerade de ingående handlingarna och avslutade ärendet. I det nya systemet (Public 360) ska handläggarna själva registrera i sina pågående ärenden, analoga handlingar ska skannas och bevaras digitalt. Det är dock, liksom tidigare, registrator som ansvarar för att lägga upp nya ärenden i diariet. Eftersom det fortfarande finns pågående akter från det äldre systemet kommer systemen finnas parallellt under ett par år tills samtliga pappersakter avslutats. Förvaltningen använder en diarieplan baserad på förvaltningens klassificeringsstruktur. Sekretesshandlingar förekommer inom verksamheten och diarieförs. Förvaltningen har rutiner för att ta hand om post även vid personalens frånvaro. Vid semester eller annan frånvaro tilldelas en kollega behörighet så att den personliga e-brevlådan övervakas under frånvaro, alternativt läser den anställde själv e-post även vid ledighet. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Förvaltningen har inte haft några sammanställda hanteringsanvisningar men har under senare tid arbetat på att ta fram anvisningar utifrån den nya klassificeringsstrukturen. Förvaltningen behöver slutföra arbetet med att ta fram hanteringsanvisningar och kommunicera ut anvisningarna så att de är lättillgängliga för verksamheten. Förvaltningen planerar även att ta fram rutiner för hur hanteringsanvisningarna ska hållas uppdaterade. Trafikkontoret ska fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både analoga och digitala, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten. Utöver ovan generella gallringsbeslut tillämpar
Sida 5 (8) förvaltningen gallringsbeslut som gäller för trafikkontoret specifikt. Dessa beskrivs i förvaltningens arkivbeskrivning. Gallringsbeslut behöver följas upp Trafikkontoret har bra rutiner för att genomföra föreskriven gallring och man gallrar analoga handlingar regelbundet. Gallringen dokumenteras i gallringsprotokoll och förvaltningen för statistik över hur mycket som gallras varje år. Förvaltningen behöver dock kontrollera att föreskriven gallring även sker av den digitala informationen, i exempelvis flextidssystemet Personec. Det kan finnas behov av nya gallringsbeslut I samband med förvaltningens arbete med att ta fram hanteringsanvisningar samt införande av det nya dokument- och ärendehanteringssystemet är det troligt att behovet av nya gallringsbeslut kommer uppstå. Förvaltningen övergår till en mer digital hantering och informationen i flera av förvaltningens system har inte värderats. Trafikkontoret ska utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. Trafikkontoret ska säkerställa att gallring av digital information verkställs enligt befintliga gallringsbeslut (av digital information). BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digitala handlingar Förvaltningen använder ett flertal system för sin hantering av digital information, dels stadsgemensamma och dels egna verksamhetssystem. Som tidigare nämnts finns ett behov av att genomföra en informationsvärdering av digital information och se över möjligheten till att gallra. Om förvaltningen kommer fram till att informationen ska bevaras behöver förvaltningen ta fram en plan för hur informationen ska bevaras på sikt samt när anslutning till e- arkiv Stockholm ska ske. Trafikkontoret behöver även klargöra vilka system de delar med andra förvaltningar och sedan utreda vem som ska ansvara för informationen. Fotografi och ritningar Flera av trafikkontorets verksamheter använder fotografering för att dokumentera och förvaltningen behöver ta fram rutiner för hur
Sida 6 (8) dessa ska bevaras alternativt gallras. Ritningar kommer enligt förvaltningens önskemål in på ritfilm. De digitala ritningar som uppkommer inom verksamheten arkiveras analogt. Stadsarkivet rekommenderar trafikkontoret att se över möjligheterna till en mer utrymmes- och kostnadseffektiv arkivering genom att bevara digitalt. Skrivmateriel Förvaltningen använder godkända papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är levererade av Volvo IT och ska enligt leverantör vara arkivgodkända. Förvaltningen behöver kontrollera att de pennor som används för handlingar som ska bevaras ger arkivbeständiga handlingar. Vissa protokoll skrivs ut på arkivbeständigt papper och binds in. Förvaltningen ska försäkra sig om att den digitala informationen kan bevaras så länge den ska finnas kvar. Säkerställa att förvaltningen använder skrivmateriel (pennor) som ger arkivbeständiga handlingar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen och arkivförteckning Trafikkontoret har en arkivbeskrivning som ger en bra överblick av arkivet. Arkivet är grovordnat men förvaltningen saknar en arkivförteckning. Tanken är att förteckna hela trafikkontorets bestånd (fr.o.m. förvaltningens bildande 2005) enligt det nya sättet att redovisa information utifrån verksamhetens processer. Trafikkontoret ansvarar även för att slutförteckna de äldre föregångarnas arkiv. Förvaltningen ska upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Trafikkontoret ska förteckna föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen.
Sida 7 (8) BEVAKNING AV ARKIVFRÅGOR VID FÖRÄNDRINGAR Förvaltningen kommer att flytta från Tekniska nämndhuset, beräknad flytt under 2018. Ett arbete för att planera och förbereda arkivhanteringen inför flytten har påbörjats tillsammans med övriga berörda förvaltningar i Tekniska nämndhuset. Den del av verksamheten som rör avfallshantering kommer troligtvis bolagiseras under året och förvaltningen bevakar hur det kommer påverka hanteringen av allmänna handlingar. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Arkivlokalerna uppvisar brister Förvaltning har ett flertal arkivlokaler som besöktes vid inspektionen. I flera av lokalerna finns hål och det råder oklarheter kring om lokalerna är försedda med brandspjäll för ventilationen. Förvaltningen behöver kontrollera att allmänna handlingar förvaras skyddade och att de lokaler som används lever upp till regelverket enligt Riksarkivets tekniska föreskrifter avseende arkivlokaler. Rum 4:083 (registraturet); finns en icke brandklassad lektriever för mikrokort med parkritningar. Vid inspektionstillfället var det oklart om lektrievern innehöll några originalhandlingar, men i efterhand har trafikkontoret meddelat att den endast innehåller kopior. Således är denna förvaring godkänd ur arkivsynpunkt. Rum 4:081; arkivet har korrekt brandklass men uppvisade ett antal hål i väggen som behöver tätas. Brandspjäll saknas vid flera ventiler. En dörr till stadsbyggnadskontorets lokaler stod upplåst, något som förvaltningen behöver åtgärda. Rum 9:910; lokalen delas med stadsbyggnadskontoret. Lokalen har dispens för brandklass EI60 (d.v.s. att den står emot brand i en timme). Förvaltningen behöver kontrollera att ventilationen är försedd med korrekt brandspjäll. Arkiv 3; inget att anmärka. I lokalen finns även ett klimatarkiv med reglerad temperatur och luftfuktighet. Arkiv 2; förvaltningen behöver kontrollera hål i väggen för ledningar och täppa igen dessa samt kontrollera att ventilationen är försedd med korrekt brandspjäll.
Sida 8 (8) Arkiv 5; förvaltningen behöver kontrollera hål i väggen för ledningar och täppa igen dessa samt kontrollera att ventilationen är försedd med korrekt brandspjäll. Arkiv 4; vissa av ventilationskanalerna är försedda med uppgift om att brandgasspjäll är installerade men vissa saknar den informationen. Förvaltningen behöver kontrollera att ventilationen är försedd med korrekt brandspjäll. Föreläggande Trafikkontoret ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag av handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. 2014-06-04 Christina Moberg Inspektionsförrättare