Malmö stad Stadsområdesförvaltning Väster 1 (1) Datum 2014-05-07 Handläggare Ann-Kristin Blomberg HR-chef ann-kristin.blomberg@malmo.se Tjänsteskrivelse Förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter SOFV-2014-448 Sammanfattning Stadskontoret har arbetat fram ett förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter. Malmö stads gemensamma arbetsmiljöprocess utgör en bra plattform för organisationens systematiska arbetsmiljöarbete. Att till det tillföra ett IT-stöd för tillbuds- och arbetsskaderapportering ger ytterligare möjligheter till goda beslutsunderlag för ett förebyggande arbetsmiljöarbete. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att yttra sig till kommunstyrelsen i enlighet med av förvaltningen framlagt förslag Beslutsunderlag Missiv från stadskontoret Tjänsteskrivelse från stadskontoret Yttrande SON Väster 2014-05-28 införande av kommungemensamt ledningssystem inkl ITstöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads verksamheter G-Förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott 2014-05-20 Stadsområdesnämnd Väster 2014-05-28 Ansvariga Ann-Kristin Blomberg Gisela Gréen SIGNERAD 2014-05-07
Malmö stad Stadsområdesnämnd Väster 1 (2) Datum 2014-04-28 Adress Diarienummer SOFV-2014-448 Yttrande Till Kommunstyrelsen Förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive ITstöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter STK-2014-184 Sammanfattning Stadskontoret har arbetat fram ett förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter. Arbetsgivarutskottet i Malmö stad beslutade 2012-04-11 om en kommungemensam process för arbetsmiljö för att kvalitetssäkra arbetssättet för systematiskt arbetsmiljöarbete och minska risken för ohälsa och olyckor i arbetslivet. Bland arbetsmiljöprocessens identifierade utvecklingsområde finns bland annat att till arbetsmiljöprocessen koppla på ett IT-stöd för tillbuds- och arbetsskadehantering. Yttrande Stadsområdesnämnd Väster har tagit del av förslaget och ställer sig bakom det i remissen föreslagna ledningssystemet för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter. Malmö stads gemensamma arbetsmiljöprocess (antagen 2012-04-11 av Arbetsgivarutskottet i Malmö stad) utgör en bra plattform för organisationens systematiska arbetsamiljöarbete. Att till det också införa ett IT-stöd för avvikelserapportering gällande tillbud- och arbetsskaderapportering ger ökade möjligheter till goda beslutsunderlag för ett förebyggande arbete. Viktigt att beakta är att IT-stödet är väl anpassat så att det kan samordnas med andra närliggande IT-stöd. Cheferna inom Vård och omsorg och Individ- och familjeomsorgen har redan idag liknande krav på avvikelserapportering inom verksamhetens uppdrag och har väl inarbetade arbetsprocesser för detta. Rapporteringen sker i det befintliga IT-stödet Flexite. Det måste också vara enkelt och lättillgängligt för medarbetare att göra en anmälan i systemet.
2 (2) I remissunderlaget finns det bara ett antagande gällande kostnaden för IT-stödet. Stadsområdesnämnd Väster anser att kostnaderna måste redovisas innan beslut tas. Ordförande Jamal El-Haj Sekreterare Monika Laurell
Malmö stad Stadskontoret 1 (5) Datum 2014-02-07 Vår referens Magnus Fjällström Sekreterare Tjänsteskrivelse Magnus.Fjallstrom@malmo.se Förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter STK-2014-184 Sammanfattning Ärendet avser förslag till införande av ett kommungemensamt ledningssystem för tillbud och skador inom arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom samtliga verksamheter i Malmö stad. Ett kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd innebär en strukturerad och systematisk avvikelsehantering vilket ger goda förutsättningar för kvalitetssäkrad statistik, effektiv uppföljning, korrekta riskbedömningar och underlag för förebyggande arbete. Utifrån jämförbar statistik ges stadens centrala funktioner också möjlighet att ta fram underlag för förslag till samordnade strategier och investeringar. Förslag till beslut Det förordas att trygghets- och säkerhetsberedningen föreslår kommunstyrelsen besluta att översända i ärendet redovisat förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter på remiss till samtliga nämnder för inhämtande av synpunkter med svar senast den 14 april 2014. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Beslutsplanering Trygghets- och säkerhetsberedningen 2014-02-14 KS Arbetsutskott II 2014-02-24 Trygghets- och säkerhetsberedningen 2014-05-09 KS Arbetsutskott 2014-05-19 Kommunstyrelsen 2014-05-27 Ärendet Ärendet avser införande av ett ledningssystem för avvikelsehantering inklusive IT-stöd för SIGNERAD 2014-02-10
arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom samtliga verksamheter i Malmö stad. En avvikelse definieras här som en inträffad negativ händelse. Exempel på typer av händelser: 2 (5) Arbetsskada Tillbud Egendomsskada Olycka (gäller endast barn/elev) Ett ledningssystem innebär en strukturerad och systematisk avvikelsehantering. IT-stöd säkerställer denna process med inbyggd systematik och underlättar/förbättrar rapportering och hantering av ovan nämnda händelser. Systematiken säkerställer bland annat att standardiserad statistik kan genereras på såväl verksamhets-, som förvaltnings- och kommunnivå, vilket ger beslutsunderlag för kommunens förebyggande arbete. Ett välfungerande preventivt arbete ger i sin tur goda förutsättningar för minskade kostnader för händelser och skador och främjar samtidigt en god arbetsmiljö. Rapportering av avvikelser i kommunens verksamheter sker idag på olika sätt, genom t.ex. papperblanketter eller i vissa fall muntligt. Stadskontorets uppföljning påvisar att bristen på systematiska och effektiva rapporteringsmöjligheter inte sällan leder till att rapportering/hantering av avvikelser i enlighet med verksamhetsansvaret åsidosätts. Förutom att avvikelser riskerar att inte hanteras och följas upp på ett korrekt sätt enligt säkerhets- och arbetsmiljöansvar, innebär det dessutom att verksamhetsansvariga inte får tillfredsställande underlag för åtgärder och förebyggande arbete. Med en gemensam process/arbetssätt och tillhörande IT-stöd kan kommunens verksamheter enklare identifiera risker och hantera inträffade händelser samt ges möjlighet att förebygga att de inträffar. Detta innebär i förlängningen minskade kostnader och störningar i verksamheten. Vidare kan denna systematik även ge goda förutsättningar för kommunens centrala funktioner att utifrån jämförbar statistik ta fram underlag till förslag till samordnade strategier och investeringar. Ärendet har tagits fram i samverkan mellan Förvaltningsavdelningen och HR strategiska avdelningen. Bakgrund Avvikelsehantering ur ett preventionsperspektiv Systematisk avvikelsehantering är ett viktigt och effektivt verktyg vad avser stadens förebyggande arbete. Ur preventionssynpunkt bör man, då man avser förhindra normbrott konsekvent arbeta för att öka skyddsfaktorerna samt minska de riskfaktorer som finns. En verksamhet där medarbetare och brukare känner trivsel och trygghet och där miljön präglas av god ordning och goda relationer är en verksamhet där förutsättningarna för måluppfyllelse är god. Genom ett standardiserat och strukturerat arbetssätt kan man tidigt identifiera förekomst av normbrott och tidigt förebygga att problemet eskalerar. Genom att arbeta med systematisk avvikelsehantering kan verksamheter som behöver utveckla sina insatser på dessa områden identifieras. Med ett ledningssystem för avvikelsehantering kan man exempelvis upptäcka normförskjutningar hos medarbetare. Tidigt förebyggande av normbrott är dessutom
kostnadseffektivt. Ett ledningssystem för avvikelsehantering blir ett verktyg för SSPorganisationen (skola, socialtjänst och polis) och säkerhetssamordnare i alla förvaltningar i arbetet med sammanställning av lokal problembild för förebyggande insatser. 3 (5) Kopplingar mellan säkerhet och arbetsmiljö Säkerhet: Lag (2003:778) om skydd mot olyckor syftar till att i hela landet bereda människors liv och hälsa samt egendom och miljö ett med hänsyn till de lokala förhållandena tillfredsställande och likvärdigt skydd mot olyckor. För att skydda människors liv och hälsa samt egendom och miljön skall kommunen se till att åtgärder vidtas för att förebygga bränder och skador till följd av bränder samt, utan att andras ansvar inskränks, verka för att åstadkomma skydd mot andra olyckor än bränder. Kommunfullmäktige beslutade i april 1998 att anta en säkerhetspolicy för Malmö stads samtliga verksamheter. Policyn syftar till att skapa och säkerställa en hög säkerhet mot skador och störningar i kommunens verksamheter. En god riskekonomi ska optimeras genom den sammanlagda kostnaden för skador och skydd. I enlighet med policyn ska varje förvaltning registrera alla skador samt redovisa skadekostnader och sammanställa skadestatistik. Malmö stad är skyldig att redovisa risker och skadekostnader till det försäkringbolag som försäkrar staden. Det statistiska underlaget från avvikelsesystemet utgör även en grund för Malmö stads självförsäkringssystem när det gäller riskbild och premieberäkning. I av kommunstyrelsens antagna riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad (STK 2013-224) ska även avvikelser och skador inom informationssäkerhetsområdet rapporters i ett övergripande avvikelsesystem. Enligt kommunöverenskommelsen (stat/kommun) ska kommunen genomföra risk- och sårbarhetsanalyser. Resultatet av en systematisk avvikelsehantering ligger till grund för dessa. Arbetsmiljö: Arbetsgivarutskottet i Malmö stad beslutade 2012-04-11 om en kommungemensam process för arbetsmiljö för att kvalitetssäkra arbetssättet för systematiskt arbetsmiljöarbete och minska risken för ohälsa och olyckor i arbetslivet. Bland arbetsmiljöprocessens identifierade utvecklingsområden fanns bland annat att till arbetsmiljöprocessen koppla på ett IT-stöd för tillbuds- och arbetsskadehantering (KS-PER-2012-00249). Enligt arbetsmiljölagen 3 kap 2 ska arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. För att leva upp till sitt ansvar enligt arbetsmiljölagen måste alla arbetsgivare gå systematiskt till väga vilket regleras i föreskriften om Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) Om någon medarbetare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall
kan förebyggas i fortsättningen. Enligt 9 AFS 2001:1 4 (5) Alla arbetsolyckor och arbetsskador ska anmälas till Försäkringskassan. Anmälan är obligatorisk (Socialförsäkringsbalkens 42:a kapitel 10 ). Allvarliga olyckor, svårare personskada och allvarliga tillbud ska dessutom anmälas utan dröjsmål till Arbetsmiljöverket (2 Arbetsmiljöförordningen, AMF). Ett gemensamt ledningssystem för säkerhets- och arbetsmiljörelaterade ärenden Intentionen i lagstiftningen är bland annat vikten av ett systematiskt arbete i syfte att hantera och förhindra avvikelser. Systematiken för hantering av säkerhetsrelaterade avvikelser har identifierats som densamma som för arbetsmiljörelaterade avvikelser, varför ett ledningssystem för avvikelsehantering och processen inom ramen för detta kan omfatta båda dessa typer av ärenden. Arbetsmiljöprocessen kan därför inom ramen för ett ledningssystem integreras med processen för systematiskt säkerhetsarbete. Exempel på integrering utifrån tillgängligt system har gjorts i samverkan med HR-strategiska avdelningen och representanter från HR-funktionerna i dåvarande stadsdelsförvaltning Rosengård och Fosie samt från den partsammansatta arbetsmiljöprocessgruppen. Användare idag och anpassning till stadens övriga verksamheter Stadskontoret påbörjade i samverkan med dåvarande SDF Rosengård och Fosie under 2010 ett arbete med att kartlägga, tydliggöra och utveckla standardiserade processer för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade händelser inom Malmö stads barnoch ungdomsverksamhet. Arbetet syftade till att systematisera avvikelsehantering för att kvalitetssäkra och effektivisera processer/arbetssätt. Behovet uppstod på grund av brist på systematik vad gäller såväl rapportering som hantering av olika typer av händelser/avvikelser som kan påverka verksamheterna negativt. Vidare fanns en avsaknad av samlat underlag för skadefrekvens och skadekostnader. Arbetet resulterade i en vidareutveckling av Malmö stads befintliga IT-stöd för egendomsskador som anpassades till hantering av samtliga säkerhets- och arbetsmiljörelaterade avvikelser inom barn- och ungdomsverksamheten. Detta ledningssystem och IT-stöd har därefter kontinuerligt utvecklats vid behov. Under 2010-2013 har pilotprojekt bedrivits i syfte att testa systematiken som bedrivits i barnoch ungdomsverksamheter i tidigare stadsdelarna Fosie, Rosengård, Limhamn/Bunkeflo samt inom Fritidsförvaltningen. Samtliga av de verksamheter som ingick in pilotprojekten har valt att implementera alternativt planerar för att implementera ledningssystem för avvikelsehantering. Vid utvärdering och uppföljning av pilotprojekten har gott resultat uppvisats. Användarna upplever att ett IT-stöd uppfyller det behov som krävs för att bedriva en framgångsrik avvikelsehantering samt att det ger gott statistiskt underlag för förebyggande insatser. Under våren 2014 avser Stadsområde Väster att införa ett ledningssystem med tillhörande ITstöd. Systemförvaltningsmodell, kostnader och finansiering Förvaltning av system sker i enlighet med Malmö stads förvaltningsmodell för IT/Infrastruktur
(PM3) samt följer riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet för Malmö stad. 5 (5) Ett kommungemensamt ledningssystem för avvikelsehantering med tillhörande IT-stöd förutsätter en gemensam systemförvaltningsmodell och finansiering. Stadskontoret föreslås bli systemägare och systemdrift hanteras internt i Malmö stad enligt gängse rutiner. HR-Service föreslås ansvara för systemförvaltning av IT-stödet. Nämndernas kostnader baseras på ett förslag till finansieringsmodell som innebär att 50 procent av systemets kostnader kopplas till den beräkningsmodell som används för försäkringskostnader avseende verksamhetens totala fastighetsyta och 50 procent till antalet medarbetare i verksamheten. Ett kommungemensamt ledningssystem för avvikelsehantering med tillhörande IT-stöd kan innebära att en upphandling blir aktuell. Mot bakgrund av detta kan endast en preliminär uppskattning göras avseende kostnaden. Denna baseras på nuvarande kostnad för drift av nuvarande skaderapporteringssystem, kostnad för licens- och nyttjanderätt, support och underhåll samt systemförvaltning, sammantaget ca 0,6 mkr. De kostnader som är komplexa att uppskatta är för teknisk implementering, systemanpassning till Malmö stads processer och arbetssätt och förvaltningsavtal. Preliminärt uppskattas denna kostnad för kommunen ligga på under 2 mkr. Härtill kommer introduktionskostnader för användarna. Förankring Information om förslag till införande av ett ledningssystem för avvikelsehantering har presenterats i förvaltningschefsgruppen, kommuncentral samverkan och i flertalet ledningsgrupper i Malmö stad. Anpassning av nuvarande IT-stöd till arbetsmiljöprocessen har skett i dialog med en referensgrupp bestående av representanter från pilotförvaltningarna samt den partsammansatta arbetsmiljöprocessgruppen. Inställningen till systemet har varit mycket positiv och det finns såväl behov som efterfrågan. Ansvariga Per-Erik Ebbeståhl Avdelningschef Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör