PROJEKTPLAN Sida 1 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 Projektplan Källa
PROJEKTPLAN Sida 2 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 Innehållsförteckning 1 Hantering av projektplanen... 4 1.1 Styrning av projektplan... 4 1.2 Dokumenthistorik... 4 2 Projektöversikt... 4 2.1 Bakgrund... 4 2.2 Projektnytta... 4 2.3 Syfte och mål med projektet... 5 2.4 Uppdragsgivare... 5 2.5 Projektstart och slut... 5 2.6 Kostnad... 5 2.7 Omfattning och avgränsningar... 5 2.8 Samband med andra projekt och aktiviteter... 5 2.9 Förutsättningar och framgångsfaktorer... 6 2.10 Leveranser... 6 2.11 Tidplan med etapper och aktiviteter... 7 2.11.1 Etapp 1 Konsekvensanalys, utförd 2005... 7 2.11.2 Etapp 2 - Uppdrag effekter av bidragsanvändningen... 7 2.11.3 Etapp 3 - Uppdrag författningsanalys... 7 2.11.4 Etapp 4 - Uppdrag blanketter och mallar... 8 2.11.5 Etapp 5 Säkerställa gränssnitt för utbetalning... 8 2.11.6 Etapp 6 - Process- & begreppsmodell, utförd 2005... 8 2.11.7 Etapp 7 - Kravsammanställning och prototyp... 8 2.11.8 Etapp 8 - Upphandling... 8 2.11.9 Etapp 9 - Systemutveckling... 9 2.11.10 Etapp 10 Kvalitetskontroll av konverterat data... 9 2.11.11 Etapp 11 Acceptanstest och rättningar... 10 2.11.12 Etapp 12 Leverans och driftsättning... 10 2.11.13 Etapp 13 - Överlämnande till förvaltning... 10 2.11.14 Etapp 14 Utvärdering av driftsatt system... 10 2.11.15 Etapp 15 Vidareutveckling, leverans och driftsättning... 10 2.11.16 Etapp 16 Utvärdering av vidareutvecklat system... 10 2.11.17 Etapp 17 Utvärdering av projekt... 10 2.12 Beslut... 11 2.12.1 Initiering/projektstart... 11 2.12.2 Beslut angående Konsekvensanalys LST/RAÄ... 11 2.12.3 Uppdrag om effekter av bidragsanvändningen klar... 11 2.12.4 Insamling av krav klar... 11 2.12.5 Beslut om systemlösning... 11 2.12.6 Uppdrag om författning klar... 12 2.12.7 System redo att leverera till acceptanstest... 12 2.12.8 Data fullständigt konverterat och kvalitetskontrollerat... 12 2.12.9 Driftstart av system med grundläggande funktionalitet... 12 2.12.10 Överlämna version 1.0 av systemet till förvaltning... 12 2.12.11 Uppdaterad kravspecifikation... 12 2.12.12 Leverans av system version 2.0... 12
PROJEKTPLAN Sida 3 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 2.12.13 Projektavslut... 12 3 Genomförande... 12 3.1 Metoder... 13 3.2 Teknisk miljö... 13 3.3 Införande av systemet... 13 3.4 Utbildning... 13 4 Kvalitet... 14 4.1 Riskhantering och riskanalys... 14 4.2 Problemhantering... 14 4.3 Säkerhet... 14 4.4 Ändringshantering... 14 4.5 Granskningar och revisioner... 14 5 Styrning av projektet... 14 5.1 Ekonomi och resurser... 14 5.2 Kostnads- och nyttoanalys... 15 5.3 Organisation, roller, resurser och ansvar... 16 5.4 Mötes-/kommunikationsplan... 19 5.5 Projektets acceptans... 20 6 Referenser... 21 6.1 Styrande och stödjande dokument... 21 6.1.1 Direktiv knutet till projektet... 21 6.1.2 Rapporter mm... 21 6.1.3 Policies, lagar, förordningar... 21 6.2 Ordlista... 22
PROJEKTPLAN Sida 4 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 1 Hantering av projektplanen 1.1 Styrning av projektplan Projektplanen tas fram gemensamt av projektledaren för verksamheten och projektledaren för systemutvecklingen. Styrgruppen granskar projektplanen. Projektägaren fattar beslut och godkänner projektplanen. 1.2 Dokumenthistorik Ändringar i projektplanen efter att den första versionen är beslutad av projektägaren kommer att dokumenteras nedan. Ver. Datum Författare Åtgärd 1.0 2005-06-09 Anne R Första beslutade versionen 2.0 Anne R, Omstrukturerat etapper, beslut, organisation Kristina B m.m. 2 Projektöversikt 2.1 Bakgrund Idag finns ett system för hantering och uppföljning av kulturmiljövårdsbidraget, det s k BEA-systemet. Systemet är emellertid inte anpassat till dagens krav och den kulturmiljövård som bedrivs idag. Det behövs andra uppgifter och en annan struktur i systemet. Flera av stegen i hanteringen görs dessutom manuellt vilket gör att hanteringen av bidragsärendena blir ineffektiv. I och med en större förändring av systemet i sin helhet kan det även bli aktuellt att välja en teknisk lösning som möjliggör framtida kopplingar till andra digitala informationssystem. 2.2 Projektnytta Förbättring av kulturmiljövården i landet Det övergripande målet för bidragsgivningen är att den skall åstadkomma största möjliga effekt och nytta för kulturmiljön. En förutsättning för att kunna leva upp till målet är att bidragsanvändningens resultat och effekter kan följas upp på ett ändamålsenligt sätt. Projektets resultat ger ökade förutsättningar för att bättre underlag tas fram på länsstyrelserna inför beslut om bidragsgivning och på Riksantikvarieämbetet inför beslut om fördelning av ramar till länsstyrelserna. Förutsättningarna ökar också för att bättre uppföljningar och redovisningar kan göras. Effektivare handläggning och uppföljning Datasystemet ska ge stöd för en effektiv handläggning och utbetalning av bidragsärenden. Även andra handläggare inom kulturmiljövården än de som arbetar direkt med kulturmiljövårdsbidraget ska kunna få ut information om hur medlen använts.
PROJEKTPLAN Sida 5 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 2.3 Syfte och mål med projektet Syftet med projektet är att underlätta handläggning av bidragsärenden på länsstyrelserna och Riksantikvarieämbetet säkerställa en effektiv och säker utbetalning av kulturmiljövårdsbidraget förbättra uppföljningen och redovisningen av kulturmiljövårdsbidraget Projektet har som mål att ta fram: ett nytt system för handläggning, utbetalning, uppföljning och redovisning av kulturmiljövårdsbidraget. Det nya systemet kallas Källa. säker, snabb och tillförlitlig supportfunktion för systemet med tydlig roll- och ansvarsfördelning 2.4 Uppdragsgivare Uppdragsgivare är Anita Bergenstråhle Lind, biträdande avdelningschef, Samhällsbyggnadsenheten, Kulturmiljöavdelningen. 2.5 Projektstart och slut Projektet startades 2005-03-21 och planeras avslutas 2007-12-31 2.6 Kostnad Projektet finansieras med medel från kulturmiljövårdsanslaget. Medel har beviljats för 2005 och 2006 och förväntas fås 2007. 2.7 Omfattning och avgränsningar Ägare till det datasystem som ska tas fram är chefen för Samhällsbyggnadsenheten vid Kulturmiljöavdelningen på Riksantikvarieämbetet. Integration med andra system kommer att ske i den mån det är ekonomiskt försvarbart dvs nyttan är tillräckligt stor i förhållande till kostnaden. Systemet ska byggas så att det kan hantera de krav som kommer på en e- myndighet 2.8 Samband med andra projekt och aktiviteter KMS (kulturmiljöserver) anpassning till Riksantikvarieämbetets tekniska systemplattform och IT-strategi Ekonomisystem (Agresso) informationsutbyte mellan systemen Förändring av bidragsförordningen för 28:26 kan påverka inriktning av vad anslaget ska användas till och därmed vad som ska följas upp Indikatorprojektet på Km kan ge indikationer på vad som ska följas upp
PROJEKTPLAN Sida 6 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 Arbetet med miljömålsuppföljning på Riksantikvarieämbetet och länsstyrelserna kan ge indikationer på vad som ska följas upp Kulturmiljöportalen gränssnittet för användning av systemet på bredare front dvs tillgång till data från systemet för andra än de som direkt arbetar med bidragshanteringen Ärendehanteringssystem på länsstyrelse (Diabas, Platina) informationsutbyte mellan systemen RIV (Riksantikvarieämbetets Interna Verksamhetsstöd) på RAÄ koppling till ärendehantering på RAÄ Bebyggelseregistret informationsutbyte mellan systemen FMIS (Fornminnesinformationssystemet) informationsutbyte mellan systemen LITA-projektet på länsstyrelser ansökan on-line E-handläggning (elektronisk handläggning) på länsstyrelser erfarenhetsutbyte mm 2.9 Förutsättningar och framgångsfaktorer Framgångsfaktorer för projektet är att: engagemang finns samt att tid avsätts för deltagande i projektet på länsstyrelser samt berörda avdelningar och enheter på Riksantikvarieämbetet. användarna enas om en kravspecifikation som vid ett visst läge godkänts som version 1.0. Kravspecifikationen ska då täcka alla krav som referensgruppen och projektgruppen enats om verkligen behövs. Kravspecifikationen kommer sedan att förädlas efter hand och bli tillräckligt omfattande och tydlig för att utgå ifrån för att i systemutvecklingsarbetet kunna utveckla ett system som uppfyller kraven. utbildning ges till handläggarna på Länsstyrelserna och RAÄ om hur systemet kan användas för hantering och uppföljning av kulturmiljövårdsbidraget. Projektet ska utgå ifrån att Källa implementeras och driftas hos Riksantikvarieämbetet och att Riksantikvarieämbetet respektive länsstyrelserna ansvarar för utbetalningar av sina egna beslut. En förutsättning för att länsstyrelserna ska kunna göra utbetalningar från Statens checkräkning (SCR) är att det beviljas dragningsrätt på SCR från finansdepartementet. 2.10 Leveranser Driftstart av systemet med grundläggande funktioner tillgodosedda senast 2007-02-01.
PROJEKTPLAN Sida 7 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 Driftstart av vidareutvecklat system senast 2007-10-31. I vidareutvecklingen kan elektroniska ansökningmöjligheter samt kopplingar till andra system och GIS ingå. Med grundläggande funktioner menas möjlighet att med systemet som stöd kunna handlägga ett ärende i enlighet med de i förstudien beskrivna huvudprocesserna (registrera, äska, fördela, söka, godkänna, utbetala, redovisa). Av dessa huvudprocesser kan eventuellt följa upp/redovisa kunna levereras något senare. Delleveranserna kommer att kunna preciseras tydligare efter att systemlösning valts och mer möjlighet finns att titta på systemets arkitektur och komponenter. 2.11 Tidplan med etapper och aktiviteter Projektet delas in i ett antal etapper. Varje etapp ska ha en aktivitets- och tidsplan där avsatta resurser syns med uppskattad tid i antal timmar och beräknad kalendertid. Etapper och aktiviteter listas nedan: 2.11.1 Etapp 1 Konsekvensanalys, utförd 2005 Konsekvensanalys av att Riksantikvarieämbetet respektive länsstyrelsen sköter utbetalning av länsstyrelsernas bidragsbeslut. Projektet ska utgå ifrån att Källa ska finnas på Riksantikvarieämbetet och att Riksantikvarieämbetet respektive länsstyrelserna ansvarar för sina egna utbetalningar. Ställningstagandet grundar sig på följande utredningar: ESV rapport.pdf Rapport FBA.pdf Scenariobeskr_system_info_2_0.pdf Tid: Oktober 2005 december 2005 Ansvarig: Anne Rymer-Rythén: Samhällsbyggnadsenheten, Nils Weinander: IT-enheten, Heléne Ljung: IT-enheten Totalt uppskattat antal timmar: C:a 500 timmar 2.11.2 Etapp 2 - Uppdrag effekter av bidragsanvändningen Tid: December 2005 15 september 2006. Delleverans 2006-02-15, övergripande krav i kravspecifikation. Delleverans 2006-05-01, detaljering av innehåll i krav. Slutresultat 15 september 2006, testresultat av innehåll i krav kan innebära smärre ändringar t ex ordval Ansvarig: Eva Halfwordson: Samhällsbyggnadsenheten Totalt uppskattat antal timmar: C:a 800 timmar 2.11.3 Etapp 3 - Uppdrag författningsanalys En författningsanalys ska genomföras under 2006. Syftet med författningsanalysen är att identifiera om, och isåfall vilka, ändringar som behöver göras i Källa. Innehållet i Källa måste stämma överens med regelverket för bidrags-
PROJEKTPLAN Sida 8 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 hanteringen t ex med det underlag som kommer att lämnas under 2006 till regeringen avseende en eventuell förändring i bidragsförordningen. Tid: januari 2006 juni 2006 Ansvarig: Anne Rymer-Rythén: Samhällsbyggnadsenheten, Totalt uppskattat antal timmar: C:a 40 timmar 2.11.4 Etapp 4 - Uppdrag blanketter och mallar Definiera vilka och innehåll. Definiera ansvar RAÄ-LST. Tid: februari 2006 december 2006 Ansvarig: Anne Rymer-Rythén: Samhällsbyggnadsenheten Totalt uppskattat antal timmar: C:a 200 timmar 2.11.5 Etapp 5 Säkerställa gränssnitt för utbetalning Se till att gränssnittet för utbetalningarna säkerställs vad gäller ansvar och finansiering mellan RAÄ och LST. Detta ska göras för både utvecklings- och förvaltningsfasen för Källa. Tid: februari 2006 mars 2006 Ansvarig: Kristina Berg: IT-enheten Totalt uppskattat antal timmar: C:a 80 timmar 2.11.6 Etapp 6 - Process- & begreppsmodell, utförd 2005 Processbeskrivning Begreppsbeskrivning Dokumentation av processmodell Dokumentation av begreppsmodell Datamodellering och dokumentation. Tid: Oktober 2005 december 2005 Ansvarig: Anne Rymer-Rythén: Samhällsbyggnadsenheten Totalt uppskattat antal timmar: C:a 500 timmar 2.11.7 Etapp 7 - Kravsammanställning och prototyp Insamling av krav Sammanställning och nedbrytning av krav i kravspecifikation Utveckling av prototyp Test och återkoppling av prototyp Tid: November 2005 februari/mars 2006 Ansvarig: Anne Rymer-Rythén: Samhällsbyggnadsenheten, Kristina Berg IT-enheten Totalt uppskattat antal timmar: C:a 2300 timmar 2.11.8 Etapp 8 - Upphandling Teknisk utvärdering av NYPS Baserat på en godkänd kravspecifikation avropa konsulttjänster från RAÄs ramavtal och eventuellt system från tillämpligt statligt ramavtal.
PROJEKTPLAN Sida 9 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 Tid: februari 2006 mars 2006 Ansvarig: Kristina Berg: IT-enheten Totalt uppskattat antal timmar: C:a 100 timmar 2.11.9 Etapp 9 - Systemutveckling Utveckling av grundfunktionalitet i systemet. En utgångspunkt är att systemet ska anpassas till RAÄs systemplattform (även kallad KMS). Funktionsspecifikation Systemspecifikation Sätta upp utvecklingsmiljö Sätta upp testmiljö. Även Agresso Programmering Databasschema/metadataupplägg Förberedelse av konvertering Mappning av tabeller/fält från BEA till den nya databasmodellen Konstruktion av konverteringsprogram/script för att göra konverteringen Konvertering Enhetstest under utvecklingen Användarna funktionstestar vid varje iteration Prestanda/lasttest Krasch/återställningstest Dokumentation Utbildning Tid: april 2006 december 2006 Ansvarig: Kristina Berg: IT-enheten. Totalt uppskattat antal timmar: C:a 4000 timmar 2.11.10 Etapp 10 Kvalitetskontroll av konverterat data Kvalitetskontroller av data (utförs av IT och LST) Kvalitetskompletteringar av data utifrån det som uppdagats i kontroller (görs av LST). Kompletteringarna kan bestå i direkta uppdateringar av LST i BEA, eller information som kan användas för att uppdatera data vid konverteringstillfället. Testkörning av konverteringsprogram/script som för över data. Efterkorrigeringar/uppdateringar av konverterat data. Innefattar bland annat kompletteringar från punkt 4 ovan samt sådant som inte kunnat göras i de automatiserade scripten Kontroller IT (dvs att data ser "rätt ut" i det nya systemet utifrån ITs kunskap Kontroller LST (dvs att data ser "rätt ut" i det nya systemet utifrån LSTs kunskap Tid: mars 2006 december 2006 Ansvarig: Kristina Berg: IT-enheten Totalt uppskattat antal timmar: C:a 500 timmar
PROJEKTPLAN Sida 10 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 2.11.11 Etapp 11 Acceptanstest och rättningar Tid: oktober 2006 december 2006 Ansvarig: Kristina Berg: IT-enheten Totalt uppskattat antal timmar: C:a 400 timmar 2.11.12 Etapp 12 Leverans och driftsättning Slutkonvertering Utbildning Planera utfasning av Bea Driftstart av system med grundläggande funktionalitet 2007-02-01. Tid: januari 2007 Ansvarig: Kristina Berg: IT-enheten Totalt uppskattat antal timmar: C:a 500 timmar 2.11.13 Etapp 13 - Överlämnande till förvaltning Förvaltningsöverenskommelse ska tecknas med IT-enheten. Tid: januari 2007 Ansvarig: Kristina Berg: IT-enheten Totalt uppskattat antal timmar: C:a 40 timmar 2.11.14 Etapp 14 Utvärdering av driftsatt system Tid: januari 2007 Ansvarig: Anne Rymer-Rythén: Samhällsbyggnadsenheten Totalt uppskattat antal timmar: Ca 80 timmar 2.11.15 Etapp 15 Vidareutveckling, leverans och driftsättning Tid: feb-okt 2007 Ansvarig: Kristina Berg: IT-enheten Totalt uppskattat antal timmar: Uppskattas senare när det är tydligt vad som ingår. 2.11.16 Etapp 16 Utvärdering av vidareutvecklat system Tid: november 2007 Ansvarig: Anne Rymer-Rythén: Samhällsbyggnadsenheten Totalt uppskattat antal timmar: Ca 40 timmar 2.11.17 Etapp 17 Utvärdering av projekt Tid: december 2007 Ansvarig: Anne Rymer-Rythén: Samhällsbyggnadsenheten, Totalt uppskattat antal timmar: Ca 80 timmar
PROJEKTPLAN Sida 11 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 2.12 Beslut Verksledningen på Riksantikvarieämbetet fattar beslut i frågor som går utöver projektdirektivet dvs påverkar projektets syfte och mål samt tids- och resursramar. I enlighet med Riksantikvarieämbetets arbetsordning fattar verksledningen dessutom beslut i frågor - av större ekonomisk vikt. - som har strategisk betydelse eller annars av större vikt för kulturmiljövården eller myndigheten. - där beslutet väsentligt avviker från tidigare praxis eller annars är av större principiell betydelse. Ett antal milstolpar och styrgruppsmöten kommer att läggas in i tidplanen. Det projektet uppnått vid milstolpen ska ligga till grund för besluten som tas på det aktuella styrgruppsmötet. Besluten ska dokumenteras i mötesdokumentationen. Varje beslut innebär framtagande av förutsättningar för nästa leverans. Följande milstolpar har definierats: 2.12.1 Initiering/projektstart Beslut fattades 2005-03-21 Projektplan version 1.0 2.12.2 Beslut angående Konsekvensanalys LST/RAÄ Beslut om rapporterna nedan fattades 2005-10-21 och 2005-12-07. Rapport FBA.pdf. ESV rapport.pdf Scenariobeskr_system_info_2_0.pdf 2.12.3 Uppdrag om effekter av bidragsanvändningen klar Beskrivning av vilka effekter samt datafångst Förslag på utformande av blanketter 2.12.4 Insamling av krav klar Kravspecifikation version 1.0 Processmodell med informationsbehov inklusive begrepps- och datamodell. (Källa_Slutdokumentation_Modellering_v1.0.pdf) Prototyp version 1.0 2.12.5 Beslut om systemlösning Resultatet av upphandlingen.
PROJEKTPLAN Sida 12 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 Sammanställning av inkomna offerter och kostnadskalkyler Systemspecifikation version 0.1 2.12.6 Uppdrag om författning klar Författningsanalysen Konstaterande om hur författningsanalysen påverkar Källa 2.12.7 System redo att leverera till acceptanstest System med grundfunktionalitet 2.12.8 Data fullständigt konverterat och kvalitetskontrollerat Sammanställning av rapporter från Länsstyrelsen och RAÄ 2.12.9 Driftstart av system med grundläggande funktionalitet System version 1.0 2.12.10 Överlämna version 1.0 av systemet till förvaltning Överenskommelse om förvaltning av processer och system 2.12.11 Uppdaterad kravspecifikation Kravspecifikation 2.0 2.12.12 Leverans av system version 2.0 System version 2 Uppdaterad överenskommelse om förvaltning av processer och system 2.12.13 Projektavslut Projektet och dess leveranser som helhet godkänns. Styrgruppen fattar beslut om projektets avslut på ett styrgruppsmöte. Projektutvärdering 3 Genomförande
PROJEKTPLAN Sida 13 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 3.1 Metoder Systemutvecklingen ska ske på ett iterativt sätt med återkommande uppföljningar. En iterativ, dynamisk utvecklingsmetod innebär i princip att planerade aktiviteter delas upp i relativt korta tidbestämda perioder med nära samarbete och tätt återkommande möten och utvärderingar. Varje period ska leda till ett resultat, en leverans som ska utvärderas. Uppdragsgivare och leverantör utvärderar gemensamt alla större leveranser. Efter varje utvärdering beslutas om man ska gå vidare på samma spår eller inte. Vid nästa iterations start återkommer aktiviteterna igen. Den dynamiska utvecklingsmetoden underlättar för användarna att definiera sina krav eftersom man undviker tvånget att allt måste vara perfekt och fullständigt innan man kan gå vidare. Metoden innebär också att användarna blir delaktiga i alla steg i hela processen så att de inte bara är med i början och slutet. Ett iterativt arbetssätt kan med fördel kombineras med utvecklingen av en prototyp som man gör som ett stöd i krav- och utvecklingsarbetet för att leda arbetet framåt. Prototyputvecklingen underlättar definitionen av funktionskrav så att kravspecifikationen förädlas efter hand. Kodstandard och rutiner för versionshantering av kod kommer att beslutas inom projektet i ett senare skede 3.2 Teknisk miljö Dagens BEA-system är en client/server-lösning med tunga klienter och data i Informix-databaser. Det finns en databas centralt på Riksantikvarieämbetet samt lokala databaser hos Riksantikvarieämbetet och länsstyrelserna. Data förs över satsvis från de lokala databaserna till den centrala databasen. I enlighet med Riksantikvarieämbetets IT-strategi bygger myndighetens nya, egenutvecklade system på en gemensam, Java-baserad systemplattform som är utvecklad med Open Source-komponenter. Data lagras i Oracle-databaser, med en gemensam, generell datamodell. Systemen har främst webbklienter, men det finns också ett web service-gränssnitt. 3.3 Införande av systemet En plan för införandet av det nya systemet i verksamheten kommer att tas fram i ett senare skede av projektet. 3.4 Utbildning En utbildningsplan för användarna om hur systemet kan användas kommer att tas fram i ett senare skede av projektet. Vissa användare kommer att bli inblandade i tidigare skeden än andra, exempelvis vid deltagande i test och utvärdering av iterationer.
PROJEKTPLAN Sida 14 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 4 Kvalitet 4.1 Riskhantering och riskanalys En riskanalys genomfördes i september 2005. G:\RAÄ gemensam\källa\utredningar\riskanalys_050915_v2_0.pdf Största risken som noterades var ansvarsfördelningen mellan RAÄ och LST. Eftersom ingen hantering av risken noterades i analysen är det viktigt att uppmärksamma den och att tydliga beslut tas i ansvarsfrågor. Om behov finns kommer ytterligare riskanalyser genomföras under projektet. En risk i projektet, som även framgick under riskanalysen, är utlokalisering av vissa funktioner på RAÄ till Gotland med start 2008. Den största risken för projektet i och med utlokaliseringen är att It och ekonomi utlokaliseras. 4.2 Problemhantering Problem som dyker upp hanteras av beskrivna roller och ansvar 5.3 och enligt kommunikationsplanen 5.4 och dokumenteras av ansvarig projektledare med förslag på åtgärder och ansvar. Problemloggen ska följas upp kontinuerligt. 4.3 Säkerhet Säkerhetskopiering sker dagligen av alla projektbibliotek och utvecklingsbibliotek i filhanteraren. Beträffande IT-säkerhetsaspekterna ska i det fall datasystemet bedöms som samhällsviktigt, BITS-rekommendationerna (basnivå för IT-säkerhet) från Krisberedskapsmyndigheten följas. I annat fall tillämpas relevanta delar av BITS. 4.4 Ändringshantering Ändringar i dokumentation ska dokumenteras med hjälp av dokumenthistorik (se 1.2). Dokument versionshanteras manuellt genom att nya versioner sparas med nytt versionsnummer. Tidigare versioner sparas i filhanteraren. Ändringar och versionshantering av källkod sköts av verktyget CVS. 4.5 Granskningar och revisioner Projektplanen och kravspecifikationen granskas av styrgruppen och godkänd version blir alltid 1.0 eller 2.0 osv. Uppdateringar av godkänd version resulterar i ver 1.1, 1.2, 1.3 osv. 5 Styrning av projektet 5.1 Ekonomi och resurser Projektet finansieras med medel från kulturmiljövårdsanslaget samt lån från Riksgälden. Medel har beviljats för 2005 och 2006 samt förväntas fås för 2007.
PROJEKTPLAN Sida 15 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 Kostnaderna för utvecklingen av datasystemet kommer att belasta verksamheten först när den faktiska nyttan inträffar dvs först under en 5-års period efter systemets driftsstart. 5.2 Kostnads- och nyttoanalys Projektnyttan framgår av 2.2. Investeringskalkyler för olika alternativ på tekniska lösningar ska göras innan upphandling sker. I investeringskalkylerna ska kostnaden för utveckling och förvaltning av systemet ingå samt kostnaden för investeringen vägas mot nyttan.
PROJEKTPLAN Sida 16 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 5.3 Organisation, roller, resurser och ansvar Organisationsschema Projektägare Anita Bergenstråhle-Lind Projektägaren är styrgruppens ordförande och har det yttersta ansvaret för projektet. Projektägaren ska se till att projektet genomförs enligt direktivet samt beslutar om projektplanen och administrativa frågor av större vikt t ex budget och tidsplaner. Projektägaren ansvarar för att erforderliga resurser ställs till projektets förfogande samt att identifiera intressenter och förbereda berörda organisationer på projektets resultat. Styrgrupp Styrgruppen består av följande personer: Anita Bergenstråhle-Lind, biträdande avdelningschef på Kulturmiljöavdelningen, Riksantikvarieämbetet (ordförande) Birgitta Johansen, avdelningschef, Kulturmiljöavdelningen, Riksantikvarieämbetet Mats Jonsäter, Länsantikvarieföreningen, länsstyrelsen i Stockholm. Mats Domvall, IT-strateg, länsstyrelserna gemensamt Kåre Pedersén, IT-chef, Riksantikvarieämbetet Kristina Larsson, ekonomichef, Riksantikvarieämbetet
PROJEKTPLAN Sida 17 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 Styrgruppen ska vara behjälplig vid projektets planering och kontroll samt följa och stödja projektarbetet. Den ska granska och godkänna projektplanen samt värdera och diskutera de förslag som projektgruppen och arbetsgrupperna utarbetar. Vidare ska den verka för att projektet genomförs på ett effektivt sätt och i enlighet med projektets direktiv. Projektägaren är ordförande och beslutsfattare i styrgruppen. Styrgruppens deltagare kan komma att förändras under projektet gång beroende på vilken kompetens som behövs i styrgruppen. Referenspersoner Kontakt kommer att tas med olika referenspersoner vid behov. Huvuduppgiften för referenspersonerna är att vara behjälpliga då det gäller resurser och sakinnehåll och att på en konkret och förhållandevis detaljerad nivå föra fram synpunkter och kritik på projektets arbete och produkter. Referenspersonerna ska fungera som bollplank för projektgruppen. Referenspersonerna har en rådgivande roll men inget formellt ansvar. Referenspersonerna är en viktig del i den förankringsprocess som krävs vid införandet av Källa. Uppdragsgivarens projektledare (verksamhet) Anne Rymer-Rythén, Samhällsbyggnadsenheten, Riksantikvarieämbetet. Har det övergripande ansvaret för hela projektet. Rapporterar till projektägaren och styrgruppen. Planerar och leder Källas införande i verksamheten. Ansvarar för att dra ärenden i styrgrupp samt att vara sammankallande och ordförande vid projektledningsmöten. Ansvarar för att projektet utförs i enlighet med projektplanen. Leverantörens projektledare (systemutveckling) Kristina Berg, IT-enheten, Riksantikvarieämbetet Rapporterar till projektägaren och styrgruppen. Rapporterar löpande budget t ex inför kvartalsuppföljningar till uppdragsgivarens projektledare. Ansvarar för upphandlingen av systemlösning. Ansvarar för att datasystemet utvecklas i enlighet med projektplanen. Projektledarnas arbetsuppgifter: De båda projektledarna har i många stycken liknande ansvar och arbetsuppgifter i sina respektive organisationer. Projektledarna ska arbeta i samråd med varandra. Implementera och underhålla de styrande dokumenten för projektet. Styra, leda och kontrollera projektarbetet
PROJEKTPLAN Sida 18 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 Klargöra uppdragsdirektiv och etappmål Delta i styrgruppsmötena Planera och fördela arbetet i samråd med berörda resursansvariga. Stimulera projektmedlemmarna att göra ett bra arbete Skapa förståelse för projektet ointernt och externt Upprätta och hålla budget samt skriva ekonomiska rapporter hos sina respektive organisationer Rapportera arbetets fortskridande, speciellt avvikelser från gjorda planer Bevaka att rätt information delges samtliga berörda projektmedlemmar Fortlöpande följa upp och dokumentera arbetet Förbereda ärenden för beslut Verkställa beslut Upprätta slutrapport över projektet Samordna planer och aktiviteter Informera projektmedlemmarna Introducera nya projektmedlemmar Projektgrupp Björn Lindell, systemutvecklare, IT-enheten, Riksantikvarieämbetet Eva Halfwordson, verksamhetskunnig kulturmiljövårdsbidraget, Samhällsbyggnadsenheten Riksantikvarieämbetet Kjell Andersson, verksamhetskunnig kulturmiljövårdsbidraget, Samhällsbyggnadsenheten, Riksantikvarieämbetet Thomas Engel, verksamhetskunnig kulturmiljövårdsbidraget, länsstyrelsen Västra Götaland Projektmedlemmen ansvarar för att genomföra sitt åtagande gentemot projektet och måste informera sig om vilka styrande dokument som gäller. Projektmedlemmens arbetsuppgifter är att genomföra planerade aktiviteter enligt tidplan, tid- och statusrapportera och snarast meddela projektledaren om risker vad gäller tidplan eller annat. Användarrepresentanter länsstyrelser Thomas Engel, Västra Götaland Lars Jacobzon, Västra Götaland Anna Sundberg, Gävleborg Irene Viklund, Norrbotten Suzanne Pluntke, Skåne Jonas Jansson, Örebro Sex handläggare från sex länsstyrelser i Sverige har valts ut att representera länsstyrelserna i Källa. Gruppen har varit involverad i modelleringen inför framtagandet av kravspecifikationen och kommer även fortsättningsvis vara
PROJEKTPLAN Sida 19 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 involverad vid insamling av krav till kravspecifikationen samt vid test av systemet. Vid behov kommer gruppen att modifieras. Konsulter Konsulter kommer att anlitas vid behov. Konsultinsatser för systemutveckling beställs av IT-enheten och Upphandlingsfunktionen efter att beslut är fattat av projektägaren. 5.4 Mötes-/kommunikationsplan Ansvar för kommunikation och förankring. Inom projektet Projektledarna för respektive ansvarsområde ska ha regelbundna möten med varandra och med projektägaren och delta på styrgruppsmöten. Projektledaren ska dokumentera de beslut som fattas av styrgruppen för respektive ansvarsområde. Projektmedlemmar ska kontinuerligt rapportera till, samt ha regelbundna möten med, projektledaren. Respektive projektledare ska kontinuerligt skriva mötesanteckningar och rapportera på styrgruppsmöten. Projektgrupperna ska ha regelbundna möten. Projektledaren är sammankallande. Mötesanteckningar tas av projektledaren. Uppdragsgivarens projektledare ska skriva en statusrapport 1 gång/varannan månad. Leverantörens projektledare rapporterar till uppdragsgivarens projektledare inför skrivandet av rapporten. Mottagare av statusrapporten är styrgruppen. Styrgruppen ska ha regelbundna styrgruppsmöten som planerats in i tidplanen i samband med definierade milstolpar. Protokoll ska skrivas av uppdragsgivarens projektledare som även är sammankallande på ordförandens uppdrag. Inom Riksantikvarieämbetet Projektägaren ansvarar för att fortlöpande informera verksledningen på Riksantikvarieämbetet om projektets framåtskridande. Uppdragsgivarens projektledare ansvarar för att: information om projektets framåtskridande läggs ut på Riksantikvarieämbetet interna hemsida när så är relevant direktiv, planer, rapporter och annan dokumentation finns tillgängliga i G-biblioteket kommunikation sker med huvudansvarig för projekt och uppdrag som har samband med detta projekt (se 2.8)
PROJEKTPLAN Sida 20 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 webbsidan med projektinformation på Riksantikvarieämbetets externa hemsida uppdateras kontinuerligt. dokumentera de kommunikationsinsatser som ska göras på detaljerad nivå i en särskild kommunikationsplan. Representanterna för Samhällsbyggnadsenheten på Riksantikvarieämbetet i projektgruppen ansvarar för att kommunikation om projektets resultat och framskridande kontinuerligt rapporteras till beredningsgruppen för kulturmiljövårdsbidraget på Riksantikvarieämbetet. Länsstyrelser Länsstyrelserna har tillgång till Riksantikvarieämbetets externa hemsida med projektinformation. Uppdragsgivarens projektledare ansvarar för att fortlöpande kommunicera hur projektet framskrider till kulturmiljö-, ekonomi- och IT-enheterna på alla länsstyrelser skriva om projektets framskridande i Kulturarv Nyheter från Riksantikvarieämbetet när det är relevant dokumentera de kommunikationsinsatser som ska göras på detaljerad nivå i en särskild kommunikationsplan. Representanterna från länsstyrelserna i styr- och projektgruppen ansvarar för att förankring sker på länsstyrelserna. Regeringen Projektets framskridande och resultat ska rapporteras till regeringen i årsredovisningen som lämnas till Utbildnings- och Kulturdepartementet i slutet av februari varje år. 5.5 Projektets acceptans Deltagarna i styrgruppen och användarrepresentanterna från länsstyrelserna representerar sin egen organisation och har ansvar för förankringen av projektet och dess leveranser i sina respektive organisationer. Användarnas behov har fångats upp under de modelleringsseminarier som har hållits under hösten 2005 genom att deltagarna i seminarierna ansvarat för att kommunicera användarnas behov. Kraven kommer fortsättningsvis fångas upp genom nära samarbete mellan projektgrupp och referensgrupp och samlas i kravspecifikationen. Ett informationsmöten om projektet Källa kommer att hållas för handläggare på länsstyrelserna och RAÄ i februari 2006. Systemet kommer att testas med hjälp av användarna innan driftsättning.
PROJEKTPLAN Sida 21 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 6 Referenser 6.1 Styrande och stödjande dokument 6.1.1 Direktiv knutet till projektet Projektdirektiv: Projekt för skapandet av nytt datasystem för hantering och uppföljning av kulturmiljövårdsbidraget. 2005-03-21. Dnr 142-934-2005. Förstudie: Bidragshantering och uppföljning av kulturmiljöanslaget. RAÄ, Dnr 116-2445-2003 6.1.2 Rapporter mm Att redovisa resultat av kulturmiljöbidrag slutrapport från arbetet med att skapa en metod för att mäta samt bedöma effekt och kulturmiljönytta av anslaget Bidrag till kulturmiljövård. RAÄ, Dnr 301-1265-2003 Bidrag till kulturmiljövård 2001. Rapport om 28:27-medlens användning och dess effekter. Rapport från Riksantikvarieämbetet 2002:2. Handbok (2000-06-28, reviderad 2005-01-17) för länsstyrelsernas handläggning av Anslaget 28:26 Bidrag till kulturmiljövård kulturmiljövårdsanslaget. RAÄ, Dnr 340-2030-2004. RIVS-rapporten. Utredning av teknisk lösning där både kommersiella system och egenutveckling utreds. Systemsamband_v1_0.pdf 6.1.3 Policies, lagar, förordningar Användningen av bidragsmedel för kulturmiljövård: Förordning om (1993:379) om bidrag till kulturmiljövård Årliga regleringsbrev för Riksantikvarieämbetet och länsstyrelserna Anslagsförordningen (1996:1189) Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring Förordning (1994:14) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning) Strategier: Riksantikvarieämbetets IT-strategi Upphandling: Lag (1992:1528) om offentlig upphandling Information som görs tillgänglig för allmänheten: Personuppgiftslag (1998:204)
PROJEKTPLAN Sida 22 (22) Lit Dnr: 142-934-2005 Säkerhet: Krisberedskapsmyndigheten rekommenderar 2003:2 Basnivå för IT-säkerhet (BITS) 24-timmars myndigheten: Regeringens proposition (Prop. 1997/98:136) Statlig förvaltning i medborgarnas tjänst Regeringens målsättning om Ett informationssamhälle för alla. Regeringsuppdrag 2005-01-24 (Fi 2004/5519) Länsstyrelsernas gemensamma utveckling till 24-timmarsmyndigheter 6.2 Ordlista Client/serverlösning med tunga klienter Databas Datamodell Gränssnitt Iteration Leverans Milstolpe Open source En programvara finns installerad hos alla användare av systemet, data lagras centralt Register för lagring av information Beskrivning av lagringsformatet för registerinformation Den bild (och bakomliggande teknik) användaren ser och arbetar mot Upprepning av en process. Leverans av en teknisk lösning som gör verksamhetsnytta dvs används i det operativa arbetet för hantering av kulturmiljövårdsbidraget. En given tidpunkt i projektet då ett visst resultat ska ha uppnåtts eller en förutbestämd händelse ska ha inträffat. Kallas öppen programvara på svenska, programvara där alla utvecklare har tillgång till programmets källkod, något som ger god kontroll över systemen och låga eller inga licenskostnader Supportfunktion Tekniskt användarstöd Systemplattform En verktygslåda som innehåller de grundläggande komponenter som krävs för att bygga tillämpningar Webbklient Web service Programvaran finns endast på ett ställe med direkt åtkomst för alla användare genom Internetuppkoppling En kommunikationsstandard för datautbyte mellan olika system