Lokal och individuell lönebildning En gemensam skrift från IF Metall och Industri- och KemiGruppen Tips och idéer kring att utveckla lokala lönesystem och löneprocesser
Lokal och individuell lönebildning En gemensam skrift från IF Metall och Industri- och KemiGruppen Vad är ett lönesystem?... 5 Lönesystem, exempel A... 9 Lönesystem, exempel B... 11 3
Lokal och individuell lönebildning I löneavtalen mellan Industri- och KemiGruppen och IF Metall förutsätts det att lönerna sätts i lokala processer. Om de lokala parterna inte kan komma överens, finns det skyddsnät i form av löneökningsbestämmelser. Avtalet innebär stora möjligheter för lokala parter att anpassa lönebildningen till de lokala förhållandena genom att skapa lönesättningssystem som bidrar till att både företaget och de anställda utvecklas. Att inte komma överens lokalt kan upplevas som ett misslyckande. Om lokala parter så önskar bistår gärna Industri- och KemiGruppen och IF Metall med råd och stöd i det lokala utvecklingsarbetet. Den här skriften är ett led i det arbetet. Skriften är framtagen av en arbetsgrupp bestående av från IF Metall: Veli-Pekka Säikkälä, Bengt Eriksson och Kenneth Strandh, samt från Industri- och KemiGruppen: Per Östlund, Inger Carlsson, Jonas Hagelqvist och Erika Rewelj. Vad är ett lönesystem? Ett lönesystem är systemet för hur lönerna sätts. Ett lönesystem kan se ut på många sätt, det kan t.ex. bestå av flera olika lönedelar eller enbart en helhetslön, grundas på enbart s.k. hårda och mätbara kriterier eller även innehålla mjuka faktorer som samarbete, flexibilitet och engagemang. Det viktiga med ett lönesystem är att det: premierar det som är viktigt för företagets framgång stimulerar arbetslagens och medarbetarnas utveckling upplevs som rättvist av de berörda, d.v.s medarbetare och chefer är enkelt att förstå och hantera och långsiktigt hållbart förhindrar uppkomst av osakliga löneskillnader grundas på tillit, inflytande och trygghet mellan lokala parter. Ett lönesystem som bygger på ovanstående faktorer bidrar till att företagets konkurrenskraft ökar, vilket i sin tur skapar förutsättningar för ökat löneökningsutrymme. Därmed uppstår en vinna-vinna situation. Tips och idéer i det lokala arbetet Syftet med den här skriften är att stödja det lokala utvecklingsarbetet. Avsikten är att dela med oss av de erfarenheter vi har kring arbetet med lönesystem och löneprocessen. Hör gärna av dig om du har synpunkter på innehållet. Vår ambition är att successivt justera denna skrift, så vi tar gärna emot tips och idéer från lokala projekt. Att premiera det som är viktigt för företagets framgång Lönesystemet ska uppmuntra det som är viktigt. Men hur vet man vad som är viktigt? Ett sätt är att utgå från företagets verksamhetsidé och fråga sig: vilka krav ställs på dem som ska uppfylla verksamhetsmålen. Ett annat sätt är att beskriva vilka insatser, kunskaper och färdigheter, egenskaper, prestationer och resultat som är viktiga för företaget. Vår erfarenhet är att det är mycket som är viktigt. Det svåra är ofta att gruppera ihop kraven till ett fåtal tydliga huvudområden, t.ex. kompetens, engagemang och resultat, så att det är möjligt att hålla reda på dem samtidigt. Huvudområdena rymmer i sin tur flera kriterier, kompetens kan t.ex. rymma erfarenhet, yrkeskunnande, specialistkompetens och social kompetens. Att kunna premiera det som är viktigt förutsätter ett lönesystem som gör det möjligt för företaget att differentiera lönerna. Detta kräver att löneskillnaderna är sakliga och konsekventa, annars kan de inte vinna rimlig acceptans hos de anställda och upplevas som rättvisa. Det är viktigt att de anställda känner till kriterierna för lönesättningen. Klarhet och tydlighet är alltså viktigt. Det ställer höga krav både på arbetsgivaren och på de lokala fackliga representanterna. De lokala parterna på bägge sidorna måste vara sakliga och lojala i lönesättningen. Att stimulera medarbetarnas utveckling Ett bra lönesystem ska vara bra även för medarbetarna. Det viktigaste är att stimulera till långsiktig utveckling så att medarbetarna klarar morgondagens krav för att vara anställningsbara. I kommunikationen med de anställda ska utgångspunkten vara att höjda krav i befattningen, ökad erfarenhet, fler och mer krävande arbetsuppgifter, ökade befogenheter, större ansvar, ökad kunskap och kompetens och bättre resultat innebär att lönen successivt höjs. Kraven kan liknas vid en rulltrappa som rullar baklänges. Det gäller att röra sig minst lika snabbt som rulltrappan, annars åker man bakåt. Ett lönesystem som inte stimulerar viktig utveckling är förödande. För att lönesystemet ska stimulera utveckling måste det vara möjligt för medarbetarna att kunna påverka sin lön. 4 5
Lönesystem är ett annat ord för feedback I en bra löneprocess samtalar chef och medarbetare om vad som ska göras och vilken kompetensutveckling som behövs. Samtalet leder till att medarbetaren får personliga mål att uppfylla. Genom att uppfylla målen, öka kompetensen och göra bra resultat får medarbetaren högre lön än annars. Lönen blir en del i återkopplingen. Att upplevas som rättvist Lönesystemet ska upplevas som rättvist av de som berörs av systemet. Det betyder att medarbetarna måste känna till lönesystemet och tycka att det fungerar bra. Det måste vara tydligt vad som påverkar lönen och hanteringen måste vara konsekvent, då den anställde måste ha klart för sig på vilka grunder lön sätts och vad som krävs för att få höjd lön. Därför är det viktigt att cheferna och det lokala fackets representanter är väl insatta i lönesystemet och kan hantera det. Ett lyckat lönesystem omgärdas av en bra kommunikation. En öppenhet mellan parterna skapar goda förutsättningar för att chefer och medarbetare upplever lönesystemet som rättvist. Att vara enkelt att förstå och hantera Ju enklare ett lönesystem är att förstå, desto lättare är det att kommunicera. Det är bara genom att vara enkelt som lönesystemet kan fungera även på sikt. I framtiden kommer mycket att bli mer komplext, och kraven kommer att öka på många områden, varför de flesta inte kommer att ha varken lust eller ork att hantera omfattande och detaljerade lönesystem. Vår tid och kraft kommer att behövas till annat. Att förhindra osakliga löneskillnader Det bästa sättet att förhindra att osakliga löneskillnader uppstår är att ha tydliga kriterier för hur lönen påverkas och sedan tillämpa kriterierna konsekvent och enhetligt. Osakliga löneskillnader kan vanligtvis sägas vara löneskillnader som inte kan motiveras utifrån lönesystemet. Det borde vara allas intresse, och en ständigt pågående process, att minska sådana löneskillnader. En viktig del i jämställdhetsarbetet är att utvärdera om lönesystemet fungerar som det är tänkt. Det kan t.ex. ske genom att undersöka om kvinnor och män fått samma förutsättningar till kompetensutveckling i lönesystemet. Om inte finns det ju chans att ändra på det. Att känna tillit, inflytande och trygghet Lokala parter måste kunna lita på varandra. Det kan bara ske om arbetsgivare och fack respekterar varandra. Och varför skulle de inte göra det, de är ju beroende av varandra! För att känna tillit behöver man vara delaktig så att man vet vilka förutsättningarna är. Det förutsätter en hel del information om vad, varför och hur. Inflytande och trygghet innebär att man känner ansvar. En man kom in i en pub. Efter ett tag bad han att få låna telefonen. Han ringde till doktor Karlsson. - Dr Karlsson, svarade det i andra änden. - Hej, jag söker arbete och undrar ifall ni behöver hjälp. - Nej, inte just nu. - Ni skulle inte behöva en trädgårdsmästare? - Jag har redan en trädgårdsmästare, sa Dr Karlsson. - Jaha, är ni nöjd med honom? - Absolut, jag är mycket nöjd med honom. - Då får jag tacka för mig, sa mannen och lade på luren. Pubägaren hade hört samtalet: - Du kan få jobba hos mig, jag behöver hjälp. - Nej, tack, svarade mannen, jag har redan ett arbete. - Jasså, vad då för arbete? - Jag är trädgårdsmästare, hos Dr Karlsson. Löneprocessen förverkligar lönesystemet En bra löneprocess innehåller följande: Utvärdering - så att lönesystemet kan justeras så att det fungerar som det är tänkt Problemlösning - så att lönesystemet hanteras korrekt och enhetligt Målsamtal - där chef och medarbetare diskuterar krav, mål och förväntningar Lönerevision - företaget och det lokala facket enas om förslag till löneförändringar Lönesamtal - där cheferna återkopplar och motiverar den nya lönen Det lokala fackets roll i lönesystemet är att vara systemägare. Det innebär ett stort ansvar för att processen fungerar. Fackets roll blir att stödja medlemmarna; Har du haft ett årligt utvecklingssamtal? Har du fått intressanta och utvecklande mål? Har din chef berättat hur hon tycker du utför arbetet? Får du det stöd du har rätt till? Facket och arbetsgivaren måste ta ett gemensamt ansvar för lönesystemet och de kriterier som ligger till grund för lönesättningen. Detta krävs för att systemet ska fungera även framledes. Lönekonsultationer Det centrala avtalet anger en förhandlingsordning med skyddsnät om lokala parter inte kommer överens. Om ni kör fast kan IF Metall och Industri- och KemiGruppen erbjuda lönekonsultationer. Det betyder att en representant från vardera IF Metall och Industri- och KemiGruppen gärna kommer till er och delar med sig av sina erfarenheter. Det sker under informella former och innebär inga förpliktelser. 6 7
Central förhandling och skyddsnät Om de lokala parterna inte kan enas om lönehöjningarna finns det i det centrala avtalet en förhandlingsordning som innebär en möjlighet att begära central förhandling. Begäran ska ske inom tre veckor från den lokala förhandlingens avslutande. Central förhandling innebär att förhandlingen tas över av de centrala parterna. Om parterna inte kan enas vid lokal eller central förhandling finns det ett skyddsnät som gäller successivt i form av revisionstidpunkt, löneökningsutrymme och generell fördelningsgaranti. I en idealisk lönebildning borde inte skyddsnätet behövas, utan de lokala parterna kommer fram till lämpliga löneökningar ändå. Förhoppningsvis har denna skrift gett inspiration till att utveckla lönesystem och löneprocesser så att det centrala avtalets skyddsnät får mindre påverkan. Vi som skrivit denna skrift är övertygade om att det blir bättre lönebildning om ni, som har den lokala kunskapen, hanterar den. Från centralt håll bistår vi gärna med stöd och råd. Lönesystem, exempel A Lönesystemet bygger på en lönepolicy vars mål är att: förbättra företagets resultat genom en tydlig koppling mellan prestation och lön uppmuntra individerna till initiativ, ansvar och flexibilitet visa vad som förväntas och hur medarbetarna kan påverka sin lön. Lönen bestäms utifrån dels en baslön, dels en individuell lönedel. Baslönen bestäms utifrån medarbetarens erfarenhet och kompetenspoäng. Kompetenspoängen fastställs genom medarbetarens bredd- och expertkunskap. Den individuella lönedelen bestäms utifrån en individuell bedömning där varje poäng ger 300 kr. Baslön Det finns fyra baslönenivåer: Baslönenivå Baslön 2009 Krav 1 18 500 kr 2 19 500 kr Ett års erfarenhet och minst 2 kompetenspoäng 3 20 500 kr Två års erfarenhet och minst 5 kompetenspoäng 4 22 000 kr Tre års erfarenhet och minst 8 kompetenspoäng Kompetenspoäng Krav Poäng Krav Poäng Krav Poäng Kan köra maskin A 1 Rapporteringsansvarig 2 Handledare 1 Kan köra maskin B 2 Arbetsmiljöansvarig 1 1:e man 2 Kan köra maskin C 2 Dataansvarig 1 8 9
Individuell bedömning Det finns tre bedömningskriterier: Förändringar Godtar förändringar med tveksamhet eller oro 0 Inser vikten av förändringar och lämnar gärna synpunkter på genomförandet 2 Ser möjligheter och ger förslag till förbättringar, påverkar kollegor positivt 4 Resultat Gör ofta slarvfel, visar inget större ansvar, tar inte hänsyn till beställningen 0 Tar reda på fakta hur arbetet ska utföras, kontrollerar att det blir rätt, har bra känsla 4 Gör sällan misstag, presterar på ett effektivt sätt resultat av hög kvalitet 6 Feedback Är inte uppriktig och ger inte synpunkter till berörd person 0 Är uppriktig mot chefer och kollegor 2 Tar och ger konstruktiv feedback på ett exemplariskt sätt 4 Lönegrupp garanterar kvaliteten Poäng Poäng Poäng Den totala lönen kan variera från 18 500 kr i baslönenivå 1 till högst 26 200 kr i baslönenivå 4 med maximalt utfall i den individuella bedömningen (22 000 kr + 14 x 300 kr). Kompetenspoängen och den individuella bedömningen diskuteras och fastställs i utvecklingssamtalet. Oenighet om kompetenspoäng hanteras av en partsgemensam lönegrupp. Vid behov får medarbetaren göra ett kompetensprov. Vid oenighet om den individuella bedömningen ska lönegruppen underrättas och chefen ska formulera mål för hur medarbetaren ska höja sina poäng. Lönegruppen bevakar att mål sätt och följs upp. Lönegruppen utvärderar varje år lönesystemet och gör lämpliga förändringar. Var tredje år planeras en mer omfattande utvärdering då medarbetare intervjuas, chefer utbildas och lönekartläggning genomförs. Hantering av ledighet och försämrad prestation Vid normal föräldraledighet behåller medarbetaren erhållna poäng. Vid längre ledighet finns det risk för att medarbetaren tappar kompetens och därmed riskerar sänkt baslönenivå. En medarbetare som sänker prestationen riskerar minskade poäng i den individuella bedömningen. En medarbetare som sänker sin baslönenivå, eller poängen i den individuella bedömningen, får behålla den högre lönen under ett år. Först därefter, om medarbetaren inte får högre poäng igen, sänks lönen på det sätt lönegruppen bestämmer. Lönesystem, exempel B Lönesystemet bygger på en lönepolicy vars syfte är att lönesättningen ska bidra till att verksamheten bedrivs effektivt och når uppsatta mål. Lönerna är individuella och differentierade. Lönerna baseras dels på de krav som arbetet ställer, dels den kompetens och det arbetsresultat som den enskilda medarbetaren har. Partsgemensam lönegrupp En lönegrupp med fyra personer, som gemensamt utses av företaget och facket, utvärderar varje år lönesystemet och föreslår lämpliga justeringar och stödinsatser. Lönegruppen bjuder in till startmötet för årets löneprocess. Till startmötet bjuds samtliga chefer och förtroendevalda in. Löneprocessen inleds med ett startmöte På startmötet diskuteras lönesystemet och lönegruppens förslag till justeringar. Stående punkter på mötet är att diskutera principiella frågor som dyker upp och vilket stöd som behövs för att lönesystemet ska fungera. Det har även hänt att lönegruppen bjudit in externa talare till startmötet, t.ex. från de centrala parterna eller från andra företag. Lönesystemet Lönesystemet bestämmer när och hur lönen sätts. När sätts lönen? 1. Vid rekrytering: Lönesättningen sker utifrån dels arbetsuppgifternas svårighetsgrad, dels utifrån en bedömning av erfarenhet, kompetens, efterfrågan på arbetsmarknaden samt en önskad lönestruktur på företaget. 2. Vid lönerevision: De individuella bedömningarna vid lönesättningen görs med utgångspunkt från medarbetarens arbetsuppgifter och kriterierna kvalitet/prestation, engagemang och ansvar, samarbete, flexibilitet och kompetens. 3. Vid löpande lönejusteringar: När en medarbetares arbetsinnehåll förändras görs en bedömning av om en ny lönesättning är befogad. När en medarbetare återkommer efter en tjänstledighet som varat längre än ett år, ska lönesättningen prövas. Hur sätts lönen? Lönen sätts utifrån vilken grupp arbetaren tillhör och en helhetsvärdering av hur väl kriterierna kvalitet/prestation, engagemang och ansvar, samarbete, flexibilitet och kompetens uppnås. Beroende på arbetsuppgifterna tillhör samtliga arbetare någon av dessa grupper: Arbetsledare, Produktionsspecialist, Operatör, Underhåll och Lager. Den som arbetar inom flera grupper tillhör den grupp som tidsmässigt dominerar eller på annat sätt bäst motsvarar arbetstagarens kompetens. Vid oklarhet avgör lönegruppen vilken grupp en medarbetare tillhör. Inför medarbetarsamtalet bedömer cheferna sina medarbetare utifrån de krav arbetet ställer enligt nedanstående kriterier och förklaringar. Inför samtalet gör även arbetarna en bedömning av sig själva. 10 11
Kvalitet/prestation, förmåga att: se helheten VAD utföra enligt beställning och inom given tidsram effektivt vara lyhörd uppfylla behov noggrant skapa/agera inom sitt område Engagemang och ansvar, förmåga att: aktivt se och agera för företagets bästa och för uppsatta mål ta initiativ söka information och kunskap nytänkande reflektera ifrågasätta HUR Underlag för bedömningen, diskuteras vid medarbetssamtalen Kriterier Bedömning Kommentar Kvalitet / Prestation Engagemang och ansvar Samarbete Flexibilitet Kompetens 1 2 3 4 5 6 söka lösningar genomföra initierade projekt komma med idéer och förslag Helhetsvärdering agera preventivt Handlingplan Samarbete, förmåga att: Mål Åtgärd vara lyhörd i kontakterna med andra människor Flexibilitet, förmåga att: smidighet Kompetens, förmåga att: samarbeta med andra visa intresse för andra prioritera vad, när och hur en uppgift ska lösas på bästa sätt anpassa sig till nya situationer aktivt ge och ta konstruktiv respons ta initiativ till och bejaka förslag till samarbete internt och externt uppmärksamma, förebygga, planera och underlätta vid förändringar visa omdöme tillämpa sin kunskap i arbetet ta tillvara och fördjupa se nya möjligheter utbildning erfarenheter fortbildning så att helheten gynnas dela med sig av kunskap internt/externt uppmärksamma risker Under medarbetarsamtalet diskuterar chef och medarbetare sina bedömningar i avsikt att dels enas om en helhetsvärdering, dels vilken kompetensutveckling och vilka mål arbetaren ska uppfylla för att höja värderingen nästa år. Om chefen och medarbetaren inte enas om bedömningen, kan medarbetaren be att lönegruppen granskar chefens bedömning och att en facklig representant t.o.m. deltar vid samtalet. Lönegruppen kommer i det läget att bestämma vilken helhetsvärdering arbetaren har vid nästa lönerevision. Inför lönerevisionen bestämmer lönegruppen normallöneintervall, d.v.s. inom vilket intervall lönerna normalt ska vara för varje grupp. Inom normallöneintervallet bestämmer även lönegruppen en utvecklingsstege i form av mindre intervall för varje steg i helhetsvärderingen. Utvecklingsstegen visas i bilden nedan som det gula fältet i det blå normallöneintervallet. Avsikten är att arbetarna ska ligga i mitten av det gula fältet. I bilden nedan är arbetarna i just denna grupp, t.ex. lager, inritade som röda prickar. Målet är att alla ska nå den högsta helhetsvärderingen och lönen i respektive grupp. 28 000 26 000 24 000 22 000 20 000 18 000 16 000 14 000 1 2 3 4 5 6 Vid lönerevisionen lämnar cheferna förslag till löneökningar så att deras medarbetare ligger så nära mitten som möjligt i de gula fält de tillhör just nu. Ingen ska dock få sänkt lön. Då det är mycket annat som också påverkar lönesättningen, t.ex. företagets ekonomi samt garantier och andra riktlinjer som företaget och facket enats om, kommer chefernas förslag aldrig att vara helt perfekta. Men lönegruppen kommer att granska förslagen så att de blir så bra gjorda som möjligt. När lönerevisionen är genomförd motiverar cheferna den nya lönen i ett lönesamtal. Därefter avslutas årets löneprocess med att lönegruppen gör sin utvärdering som blir grunden för nästa års startmöte. 12 13
14
www.industriochkemigruppen.se www.ifmetall.se best.nr: 6970-0902