Syftet med landstingets verksamhet i Västmanland är att bidra till varje länsinvånares livskvalitet. www.ltvastmanland.se ID:Ltk/info.
Landstinget Västmanland 260 800 Invånare 6 300 km 2 Västmanland 6 713 Anställda (Dec.2004) 5 282 MKR i omsättning 4 Sjukhus (2 närsjukhus) 616 Vårdplatser 15 Landstingsdrivna familjeläkarenheter 22 Folktandvårdsenheter www.ltvastmanland.se
e-handel i Landstinget Västmanland www.ltvastmanland.se
e-handel Bakgrund Projektbeskrivning Exempel Varuförsörjningen Uttagsregistrering Effekter och Besparingar Projektavslut Effektiviserad fakturahantering Summering Landstinget Västmanland www.ltvastmanland.se 4
www.ltvastmanland.se 5
e-handel Ett medel att skapa funktionell administration genom: Processkartläggning Processanalys IT-stöd www.ltvastmanland.se
Produktivitetsparadoxen 250 200 150 100 50 0 62 66 70 74 78 82 86 90 140 120 100 80 60 40 20 0 62 66 70 74 78 82 86 90 www.ltvastmanland.se Informationsteknologi per tjänsteman Produktivitetsutveckling per tjänsteman En ackumulerad produktivitetsökning på ca 8% jämfört med en exponentiell investeringstakt under samma tidsperiod. Källa: US Department of Commerce, 1990
Toppledarforum Beslut att stat, kommun och landsting skall övergå till elektronisk handel År 2000 skall 95% av alla varor/tjänster 280 miljarder i offentlig upphandlingsvolym 6,4 miljarder i besparing genom E.H. 23,6 miljarder i processförnyelse www.ltvastmanland.se
Vårt mål Att effektivisera processerna från beställning till faktura internt och externt Besparing genom att flytta timmar till landstingets kärnverksamhet www.ltvastmanland.se 9
Affärskommunikation www.ltvastmanland.se
www.ltvastmanland.se 11
e-handel består av Beställning till fakturahantering Varuflödet Processerna, beställnings- och fakturarutiner www.ltvastmanland.se
Projektets syfte och mål Att tillföra de operativa verksamheterna resurser i form av tid Att införa e-handel enligt Toppledarforums intentioner Att rationalisera och förenkla rutinerna från beställning till fakturahantering Att skapa ett elektroniskt verktyg för upphandling En leverantör med totalansvar www.ltvastmanland.se
Projektupplägg Sjukvården och Tandvården Förstudie på två kliniker Projektet definierat i en PDF Projektorganisation Styrgrupp med representanter från förvaltningarna Redovisning och uppföljning Landstinget Västmanland www.ltvastmanland.se 14
Projekt EH 40 personer Projekt tid 3,5 år Total kostnad ca 16 MKR Besparing 35,8 MKR www.ltvastmanland.se
www.ltvastmanland.se 16 Landstinget Västmanland Projektorganisation Lt Data Administrativ koordination Inter IT (Majken Sahlin) Hårdvara Nät Operativ sys Drift etc Lt Data (Petra Hedvall) PROCESS- STÖDJANDE IT (Eva Flink) AFFÄRS- KOMM. (Sören Larsson) PROCESSER (Mats Aronsson) Applikationer Teknisk miljö Utbildning Installation Tester Produktdatabas VAN-tjänster Kommunikation Leverantörsk ontakter EDI BPR Arbetssätt Kravspecifik ationer Seminarier B r u k a r p r o c e s s Styrgrupp Huvudprojektledning Affärsrelation G e m e n s a m F a k t u r a h a n t e r i n g Idefix PEBS Sesam Granskning L i v s m e d e l F ö r s ö r j n i n g s p r o c e s s U p p h a n d l i n g p r o c e s s B e t a l n i n g s p r o c e s s Projektchef Landstinget Västmanland
Metod Bättre PRocesser Genomförande Konkretiserig Nyskapande Diagnos Strategi & Mobilisering www.ltvastmanland.se
www.ltvastmanland.se 18
Förbrukning, in- och utleveranser 40 40 35 35 30 30 25 25 20 20 15 10 5 15 10 5 Inlev Inlev Utlev Utlev Förbrukning Förbrukning 1 jan 1 jan 9 jan 9 jan 17 jan 17 jan 25 jan 25 jan 2 feb 2 feb 10 feb 10 feb 18 feb 18 feb 26 feb 26 feb 6 mar 6 mar 14 mar 14 mar 22 mar 22 mar 30 mar 30 mar 7 apr 7 apr 15 apr 15 apr 23 apr 23 apr 1 maj 1 maj 9 maj 9 maj 17 maj 17 maj 25 maj 25 maj 2 jun 2 jun 10 jun 10 jun 18 jun 18 jun 26 jun 26 jun 4 jul 4 jul 12 jul 12 jul 20 jul 20 jul 28 jul 28 jul 5 aug 5 aug 13 aug 13 aug 21 aug 21 aug 29 aug 29 aug 6 sep 6 sep 14 sep 14 sep 22 sep 22 sep 30 sep 30 sep www.ltvastmanland.se - -
Effektivt varuflöde Beställning Plan (motsv) Uttag från avd.fd. & Beställningar Aviseringar Vx Uttag MedSup ST Vårdfärdigt Uttag Beställning Plan (motsv) Varuflöde www.ltvastmanland.se CF Vårdfärdigt Informationsflöde (EDI)
Ny varuförsörjningsorganisation Centralförrådsverksamheten säljs ut Lokal logistikorganisation Ansvar från kaj till avdelningsförråden 21 personer Kostnad 8 MKR www.ltvastmanland.se 21
www.ltvastmanland.se 22
Avdelningen tar själva totalansvar för försörjningen Antal förråd: 154 st Artiklar per förråd: ca 400 st Tid för hantering samt beställning per förråd : ca 3 tim/dag Genomsnittligt antal kundorderrader per dag: 7 st Antal leverantörer per förråd: ca 50 st Ta hand om patienter Inventera Beställa via Internet Order registrera Ankomst registrera Plocka upp, kontrollera samt ta hand om kartonger etc Ta hand om fakturor Resursåtgång för administration och hantering är ca 164 000 vårdtimmar www.ltvastmanland.se 23
Dagens försörjningsrutiner - uttagsregistrering Landstinget Västmanland Antal förråd: 154 st Artiklar per förråd: ca 400 st Tid för hantering: ca 10 min /dag Ta hand om patienter Rapporter uttag från förråd med handdator Beställning till förråd skapas automatiskt vid nådd beställningspunkt Ankomst registrera Plocka upp samt ta hand om kartonger etc Ta hand om fakturor Resursåtgång för försörjningen är ca 9 500 vårdtimmar www.ltvastmanland.se 24
www.ltvastmanland.se 25
Effekter i tid steg 2 VL-EH Etapp2 Tid: timmar Mål Enl diagnos Andel Urspr. process Resultat Utfall Andel av diagnos Brukarprocessen 47145 80% 53490 113% Försörjningsprocessen 22042 50% 19200 87% Betalningsprocessen 8818 50% 7881 89% Kostförsörjn V-ås 6278 50% 7008 112% Totalt 84283 87579 104% www.ltvastmanland.se 26
Effekter i lokala förråd Lokala förråd Före Efter Värde 20 mkr 6 mkr Antal artiklar 395 280 Antal förråd > 700 154 Andel uttagsreg. 0% 90% www.ltvastmanland.se 27
Uppnådda effekter, logistik Reduktion från ca 700 förråd till 154 förråd Reduktion av kapitalbindning från ca 20 MKR till ca 6 MKR Ökad omsättningshastighet från 2 ggr till 8 ggr Minskat svinn Större möjlighet att låna mellan förråden Kortare tidsåtgång på klinikerna Ordning och reda Genomtänkt sortiment Bättre arbetsprocesser www.ltvastmanland.se 28
www.ltvastmanland.se 29
Resultat EH processen Besparing = min. 16 MKR/år Projektkostnad = 16 MKR Motsvarar ca 87 000 tim. eller ca 50 pers. (Interkostnad = 240 kr/tim. ca 20 MKR) Nettoeffekt ca 40-50% www.ltvastmanland.se 30
www.ltvastmanland.se 31
"Syftet med Administrationsenheten är att erbjuder landstings verksamheter kostnadseffektiva tjänster inom det administrativa området" www.ltvastmanland.se 32
Mål Effektivt fakturaflöde Minimering av felaktiga fakturor Effektivisering, EkonomiService Elektroniska beställningar Elektroniska fakturor Kostnadsreducering www.ltvastmanland.se 33
Utveckling av fakturaprocesserna Steg 1 (ingick i projektfasen) Effektivisering inom EH-projektet, faktura Steg 2 Utveckling mot EDI-fakturor Effektivisering av rutiner www.ltvastmanland.se 34
Steg 1, Effektivisering inom EH-projektet, faktura Ca 125 000 fakturor/år 350 kronor/faktura Redan uppnått = 7880 tim = 1 380 000 kr www.ltvastmanland.se 35
Steg 2, Utveckling mot EDI-fakturor Leverantörsoberoende EDI plattform Fakturaportal VAN tjänst EDI anpassning Fakturalösa beställningar Upphandlingsstöd Systemstöd EDI-krav Extern skanning Utveckling av interna manuella rutiner www.ltvastmanland.se 36
Ankommande fakturor m m Landstinget Västmanland Brev Västmanlands Läns Landsting Scanning/ Teckentolkning www.ltvastmanland.se 37
Extern skanning Målet är att nå elektroniska fakturor Att få leverantörsledet att ta kostnaden för fakturan vid varje upphandling Nå en leverantörsoberoende plattform Total projekttid 2-3 år www.ltvastmanland.se 38
Projektet skanning Projektgrupp för extern skanning Leverantör Posten/Trademus Start hösten -02 Information internt och externt Tester Infört Mars -03 www.ltvastmanland.se 39
IN - Flöde, Ankommande fakturor Scanning Brev BREVe Scanning/ Teckentolkning Västmanlands Läns Landsting Scanning/ Teckentolkning www.ltvastmanland.se 40
År 2005 Breddinföra Telia, Mälarenergi, KD Ansluta Atea, Supplies team beställning till betalning SveFaktura Ny SFTI-standard, förenklad e-faktura Streckkodsbeställning testas Förbättra användarvänlighet, utveckla Economa Utvecklingsprojekt med Posten, massansluta edileverantörer www.ltvastmanland.se 41
Utveckling av kommunikationen Projekt tillsamman med Posten för att skapa en VAN tjänst Förberedelser hösten 2004 Avtal April 2005 Projektstart Maj 2005 Mål att ca 35 000 fakturor via VAN tjänst www.ltvastmanland.se 42
%-Andel Landstinget Västmanland Dagsläget är Ca 5.100 företag och 95.000 fakturor 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 Struktur Oftafakturerande Oftafakturerande Sällanfakturerande Företag Mål - Steg 1 Ger elektroniska fakturor från 70 % (ca 2.300) av leverantörerna och 40 % (36.000) av fakturavolymen. Som för oss innebär 40 % (ca 220.000:-) lägre kostnad för scannning/tolkning och möjlighet till högre kvalitet och minskade interna kostnader Antal Fakturor Antal företag 20,0 10,0 Storfakturerande Sällanfakturerande Fakturor 0,0 Storfakturerande www.ltvastmanland.se 43
VAN tjänst IN-Flöde, Ankommande fakturor Landstinget Västmanland Brev BREVe Scanning/ Teckentolkning Web-Edi Elektroniskt (EDI) Elektronisk Faktura (Valt format ex SFTI) VLL Workflow Faktura Beställning www.ltvastmanland.se 44
Nästa utvecklingssteg Elektronisk beställnings- och fakturaflöde Elektronisk kommunikation direkt eller via VAN-tjänst Nytt beställningsflöde Skapa ett totalt elektroniskt flöde Ger möjlighet till förenklad avstämning mellan order/faktura Ger möjlighet att påbörja arbetet mot beställningsattest och betalning vid leveransgodkännande. Fakturalösa beställningar www.ltvastmanland.se 45
Intern utveckling Att få alla manuella flöden elektroniska www.ltvastmanland.se 46
Utveckling mot EDI-fakturor 2003 Extern scanning införs 2004 Konvertering av e.fact till Economa 2005 Leverantörsoberoende EDI plattform Fakturaportal VAN tjänst EDI anpassning 2001- Utveckling av interna manuella rutiner 2004 Upphandlingsstöd Systemstöd EDI-krav 2006? Fakturalösa beställningar www.ltvastmanland.se 47
www.ltvastmanland.se 48
Lärdomar EH handlar om processförändring inte IT-stöd Förankring Alltid ha ledningens stöd Information och kommunikation Utbildning Support www.ltvastmanland.se 49
Fakta 2004 2005* fakturor totalt 120 316 57 222 egenscannade 3 319 2 668 EDI fakturor 7 985 5 183 användare i Economa ca 1 500 1500 EDI leverantörer 11 18 *T.om juli www.ltvastmanland.se 50
www.ltvastmanland.se 51
Hur har det gått? Det har varit många problem men har gått att lösa Tagit något längre tid än väntat På god väg att uppnå ett totalt elektroniskt flöde Resultat år 2005 ca 20 MKR/år www.ltvastmanland.se 52