Manual Avtalsreskontran Agresso
Innehållsförteckning Introduktion... 1 Diarium... 1 Processen för ett avtal... 1 Registrering av avtal i reskontran... 2 Behörigheter... 2 Avtal till en institution, huvudprincip... 2 Registrera ett nytt avtal... 2 Kontraktsinformation... 3 Allmän obligatorisk information samt intäktsprognos... 4 Allmän information (ej obligatorisk), Anteckningar och sekretess... 5 Bidrag & löneavtal, intäktsprognos... 6 Uppdrag, intäktsprognos... 7 Påminnelser... 8 Korrigering/rättning av information på avtal... 8 Byte av projekt... 9 Byte av finansiär... 9 Ta bort rader i prognosfördelningen... 9 Lägga till rader i prognosfördelningen... 9 Tillägg till avtal... 10 Fördelningar på projekt inom en institution... 10 Fördelningar på projekt mellan institutioner... 11 Fördelningar på finansiärer... 12 Forskarflytt... 13 Dokumenttyper och dokumentarkiv... 16 Bifoga elektroniska dokument... 16 Ta bort felaktigt bifogade e-dokument... 18 Rensning av E-dokument... 18 Avtal, EU... 19 Allmän information... 19 Koordinator, EU... 19 Fördelning av medel, koordinatorprojekt... 20 Partner, EU samt Marie Curie... 20 Fördelning av medel inom KI för Marie Curie samt partnerprojekt... 21 Påminnelser, för alla EU-projekt... 21 Flik Grants Office - EU... 22 Avtal, Amerikanska federala medel... 24 Allmän information... 24 Fördelning av medel... 26 Påminnelser... 26 Flik Grants Office amerikanska federala anslag... 26 Löpande bokföring av avtal... 28 Registrering av intäkt mot avtal... 28 Avräkning mot avtalsfordran... 31 Korrigering av intäkt mot avtal... 31 Rapporter... 32 Rapporter Browserfrågor;... 32 Fråga intäkt... 33 Fråga Allmän information... 34 Fråga Aktivitetsplan... 34
Fråga Grants Office... 34 Rapporter Excelarator;... 35 Fråga Intäkt, forskargrupp... 35 Fråga Prognos, forskargrupp... 36 Avslut av avtal... 37 Personuppgiftsbehandling och sekretess... 38 Sida 3
Introduktion Avtalsreskontran är den modul i Agresso som hanterar avtal, prognostiserar inbetalningar samt genererar påminnelseinformation och rapportering avseende avtalen. Målsättningen är att avtalsreskontran ska stödja verksamheten och underlätta det administrativa arbetet kring myndighetens pågående ekonomiska avtal. Reskontran ska borga för att Karolinska Institutet (KI) har korrekt data och därmed ge förutsättningar för god kvalitet i rapportering, analys och uppföljning. KI har ett behov av att kunna prognostisera när i tiden medel förväntas inkomma samt kunna analysera vilka externa finansiärer som förser KI:s olika verksamheter med ekonomiska medel. Externa intressenter såsom regeringen kräver rapportering av framtida beviljade medel samt att KI ska tillhandahålla ett administrativt system för att säkerställa att ekonomisk rapportering och uppföljning efterföljs enligt de avtal som myndigheten bundit sig till. Såväl interna som externa revisorer kan komma att behöva information från avtalsreskontran vid granskning av specifika projekt eller finansiärer. Diarium KI:s diarium är W3D3. Om frågor uppstår kring diarieföring ska ni kontakta registrator. För att kunna registrera ett avtal krävs att ett ärende öppnats i W3D3. Det är ärendenumret som ges i W3D3 som är avtalets specifika löpnummer i avtalsreskontran. Ärendenumret är förkortat som DNR i avtalsreskontran. Processen för ett avtal Bilden nedan visar huvudprocessen av händelser gällande bidrag 1 - och uppdragsavtal under den tid som ett avtal lever. 1 Processen för löneavtal är snarlik bidragsprocessen ofta har ett gemensamt behov uppstått då en persons anställning ska delas mellan två eller fler parter. Sida 1
Registrering av avtal i reskontran Alla avtal över 5 000 SEK 2 ska registreras i avtalsreskontran. I kapitel Kontraktsinformation beskrivs hur avtalen ska hanteras beroende på om avtalet är; kopplat till en eller flera forskare till ett eller flera projekt vid en eller flera institutioner till en eller flera finansiärer samt om finansiären av projektet avser EU eller amerikanska federala medel t ex NIH Behörigheter Det finns tre behörigheter i avtalsreskontran 3 ; Behörighet 1 = Administrationsbehörighet för systemadministratörer Behörighet 2 = Registreringsbehörighet för ekonomer Behörighet 3 = Tittbehörighet för personal som har behov av att se registrerad information För att få behörighet 2 krävs att personen är anställd vid KI samt att den har gedigen redovisningskompetens i form av tidigare erfarenhet av redovisningsarbete eller har en adekvat utbildning. Institutionen kontaktar Redovisningsenheten för att registrera en användare eller ändra någons behörighet i avtalsreskontran. Avtal till en institution, huvudprincip De flesta avtal som skrivs med externa finansiärer har endast en ansvarig forskare samt är kopplad till ett projekt och en finansiär. Det innebär att de flesta registreringar av avtal ska registreras som det beskrivs under rubriken nedan, Registrera ett nytt avtal. Registrera ett nytt avtal När ett nytt avtal ska registreras; 1. Fyll i det nya avtalets DNR i fönstret Begreppsvärde t ex 4-1000/2013 2. Tryck OK på rutan 4-1000/2013 existerar ej 3. Fyll i namnet på avtalet (projektet) i fönstret Beskrivning 4. Gå till flik 3 Relation och fyll i institutionsbeteckning i Rel.värde Tryck därefter på spara ikonen. OBS, tryck alltid på spara ikonen när respektive flik är ifylld och klar 2 Om avtal är i utländsk valuta ska avtalade medel räknas om i SEK. Om värdet i SEK överskrider 5 000 SEK ska avtalet registreras i avtalsreskontran. 3 Endast KI-personal har tillgång till reskontran Sida 2
5. När flik 1, Begrepp, sparats bifoga de elektroniska dokument som styrker att KI har ett avtal med en extern part, se kapitel Bifoga elektroniska dokument Gå därefter vidare till flik 5, Kontraktsinformation, för att fylla i resterande avtalsinformation samt även för att lägga en prognos för kommande intäkter till projektet. Kontraktsinformation Informationen som registreras under fliken kontraktsinformation är obligatorisk vilket innebär att alla rullistor samt fält, förutom anteckningar samt rutan sekretess, ska fyllas i. Sida 3
Allmän obligatorisk information samt intäktsprognos Flik 5 innehåller två delar. Under första delen i rutan Allmän information anges Bidrag, Uppdrag samt Löneavtal beroende på vilken avtalstyp avtalet avser. Läs i EA-handboken om osäkerhet råder ifall ett avtal är ett bidragsavtal, uppdragsavtal eller löneavtal, Kapitel 4 Verksamhetens intäkter. Läs även i kontoplanen för att säkerställa vilken typ av intäkt som ska användas - bidragsintäkter bokar med konto 35*, uppdragsintäkter bokas med konto 33* och löneavtal bokas med konto 34??*. Sedan anges avtalets status; Ett avtal kan endast ha status aktiv alternativt avslutat. Vid nyupplägg har ett avtal alltid statusen aktiv. För avslut av avtal, se kapitel Avslut av avtal. Därefter anges kontraktets start- och slutdatum vilka oftast uppges tydligt i kontraktet. Sida 4
Om inte start- och slutdatum är angivet i kontraktet ska finansiären kontaktas för att säkerställa vilken avtalstid som gäller. Beträffande avtalsnummer så är det finansiärens avtalsnummer som ska anges 4, inte KI:s (KI:s avtalsnummer är diarienumret som avtalet fått vid registreringen i W3D3). Sedan fylls följande information i; 1. Institution den institution som tecknat avtalet 2. Ansvarigt projekt projektet som ska bära de intäkter som avtalet avser 3. Avtalspart den externa finansiären 4. Ansvarig forskare den forskare som skrivit under avtalet Till sist registreras prognosen av intäkterna på projektet se rubrik Bidrag, intäktsprognos alternativ Uppdrag, intäktsprognos. OBS, avtalet ska alltid registreras i den valuta som anges på kontraktet! När all information registrerats på flik 5 Kontraktsinformation bör det se ut som i nedanstående exempel; När all obilagtorisk information är korrekt registrerad tryck på sparaikonen alternativt F12 för att spara det nya avtalet i avtalreskontran. Allmän information (ej obligatorisk), Anteckningar och sekretess 4 Om finansiären inte angett något eget avtalsnummer skriv Finns inget då systemet kräver att något antecknas i detta fält! Sida 5
Fältet anteckningar används för att göra noteringar som kan vara av vikt för avtalet. Exempelvis kan det gälla när rutan, sekretess, är i bockad. Då ska lagrum anges i fältet sekretess. Läs mer om vad som gäller hantering av sekretess under kapitel Personuppgiftslagen och Sekretess. Bidrag & löneavtal, intäktsprognos Då avtalet följer huvudprincipen registreras bidragsintäkten på följande vis; Perioden registreras på kalenderår eller brutet år beroende på projektets startdatum. o Alternativ 1 - Fördela intäkten på period enligt det som anges i avtalet. o Alternativ 2 - Om inte avtalet anger förväntade rekvirerade belopp fördelat på avtalets levnadstid (start- och slutdatum) ska fördelningarna ske enligt ansvarig forskares budget. Alternativ 1, Fördelningen på kalenderår på ett bidragsprojekt Alternativ 2, Fördelning på brutet år på ett bidragsprojekt Projekt: Välj därefter det projekt som ska bära intäkten. Projektkoden inkluderar institutionsbeteckning samt projektnummer dvs samma institution och ansvarigt projekt som registrerades i avsnittet Allmän information. Finansiär: Välj därefter den finansiärskod som intäkten kommer att registreras på (samma som vald avtalspart i Allmän information). Valutabelopp: Registrera det förväntade bidraget för perioden Valuta: Ange den valuta som avtalet är tecknat genom att öppna rullistan. Om inte valutakoden finns i rullistan ska redovisningsenheten kontaktas och så att den nya valutan kan läggas till i rullistan! Sida 6
Uppdrag, intäktsprognos Uppdrag - enligt huvudprincipen, fördelas på intäktsprognos på samma vis som beskrivet ovan för bidrag. Perioden registreras på kalenderår eller brutet år beroende på projektets startdatum. o Alternativ 1 - Fördela intäkten på period enligt det som anges i avtalet. o Alternativ 2 - Om inte avtalet anger förväntade rekvirerade belopp fördelat på avtalets levnadstid (start- och slutdatum) ska fördelningarna ske enligt ansvarig forskares budget. Alternativ 1, Fördelningen på kalenderår på ett uppdragsprojekt Alternativ 2, Fördelning på brutet år på ett uppdragsprojekt Projekt: Välj därefter det projekt som ska bära intäkten. Projektkoden inkluderar institutionsbeteckning samt projektnummer dvs samma institution och ansvarigt projekt som registrerades i avsnittet Allmän information. Finansiär: Välj därefter den finansiärskod som intäkten kommer att registreras på (samma som vald avtalspart i Allmän information). Valutabelopp: Registrera det förväntade bidraget för perioden Valuta: Ange den valuta som avtalet är tecknat genom att öppna rullistan. Om inte valutakoden finns i rullistan ska redovisningsenheten kontaktas och så att den nya valutan kan läggas till i rullistan! Sida 7
Påminnelser Avtalsreskontran kan generera påminnelser för olika valbara aktiviteter som finns på flik 6, Aktiviteter. Påminnelsen kommer per e-post till ansvarig forskare (Mail PI, det namn som är valt i fält ansvarig forskare på fliken kontraktsinformation) och/eller institutionens ekonomibrevlåda (Mail inst). I fallet att båda boxarna är ikryssade går påminnelsen ut till både ansvarig forskare samt ekonomibrevlåda. I fallet att endast en av de två boxarna är ikryssade går påminnelsen ut till den brevlåda som är vald. Aktivitetsdatum är det datum då aktiviteten ska vara slutförd. Påminnelsedatum är ett datum i den vecka då avtalsreskontran ska generera en påminnelse. Avtalsreskontran sänder endast en påminnelse per e-post vid ett tillfälle (kontrollera även att datumet är korrekt ifyllt)(xxxx-xx-xx)! Det finns ett informationsfält (Information) för att förtydliga vad det är som en ansvarig forskare och/eller administrativ personal behöver göra avseende vald aktivitet. I det fältet är det möjligt att fritt skriva ett förtydligande (max 50 tecken). När aktiviteten är slutförd går administratören in på diarienumret och kryssar i rutan klar. Korrigering/rättning av information på avtal Det är möjligt att korrigera/rätta all information på ett avtal ifall det blivit en felregistrering alternativt att någon förutsättning förändrats. Exempel på det kan vara att felaktigt projekt angivits eller att ett bolag köpts upp och att finansiären ska ändras för framtida intäkter. En rättning av projekt då fel projekt blivit registrerat innebär att administratören byter projekt på felaktiga rader (i bilden nedan projekt UF6751674) och sedan klickar på spara ikonen. Om avtalsparten (finansiären) köps upp ska finansiärsfältet korrigeras från och med den period då intäkterna i huvudboken börjar registreras på ny finansiärskod till exempel att byta ut 85EKSA till 85ELAR. Sida 8
Byte av projekt Byte av finansiär Avser avtalet en korrigering som exempelvis byte av finansiär ska ett elektroniskt dokument bifogas som styrker korrigeringen av intäktsprognosen, se kapitel Bifoga elektroniskt dokument (e-dokument). Avser det en rättning på grund av ett handhavandefel krävs inget som styrker varför administratören gjort en rättning. Ta bort rader i prognosfördelningen Ibland behöver man korrigera antalet perioder som fördelats på avtalet. Det gör man genom att markera de rader som ska tas bort. Gå upp i menyraden och välj Redigera samt Ta bort rader samt tryck på spara ikonen alternativt F12. Då försvinner de rader som är felaktiga och man kan registrera om prognosfördelningen. Lägga till rader i prognosfördelningen I de fall ett avtal kräver ytterligare fördelningar på perioder är det bara att lägga till det antal perioder som krävs för att få en korrekt prognosfördelning. Sida 9
Tillägg till avtal Ofta kan förutsättningarna för ett avtal förändras under avtalstiden. Ett vanligt exempel är att avtalstiden förlängs eller att ekonomiska medel (valutabeloppet) ökar alternativt minskar. Gör tillägg i de fält/rullistor där förhållandena förändrats. I fallet nedan har dispositionstiden på avtalet förlängts men bidragsbeloppet på 5 775 996 SEK är detsamma. Det innebär att det endast är slutdatum som ändras. Om fallet även inkluderar ett ökat/minskat bidrag får administratören ändra fördelningen av valutabeloppet på kvarvarande framtida perioder. Om tillägg av information sker som förändrar förutsättningarna bör även fliken aktiviteter kontrolleras för att lägga till eventuella påminnelser samt bifoga ett e-dokument som styrker tillägget! Fördelningar på projekt inom en institution Det blir allt vanligare att forskare gemensamt söker medel från en bidragsgivare alternativt får ett uppdrag som kräver flera forskargruppers kompetens. I de allra flesta fall finns det dock en forskare som står som huvudansvarig för bidraget alternativt uppdraget (i de fall där en huvudansvarig forskare saknas för bidraget/uppdraget får institutionen utse en huvudansvarig forskare). Fördelningar mellan projekt inom en institution registreras enligt följande 5 ; Huvudansvarig forskare anges samt dennes huvudsakliga projekt på fliken Kontraktsinformation under Allmän information. 5 När avtalsintäkt inkommer till institutionens plusgiro/bankgiro fördela intäkten med ursprungligt intäktskonto. Sida 10
Under Intäktsprognos på fliken Kontraktsinformation fördelas valutabeloppet på respektive period för respektive projekt. Fördelningar på projekt mellan institutioner Det blir allt vanligare att forskare gemensamt söker medel från en bidragsgivare alternativt får ett uppdrag som kräver flera forskargruppers kompetens. Det innebär även att det blir allt vanligare att ett avtal ska fördelas mellan flera institutioner. I de allra flesta fall finns det dock en forskare vid en institution som står som huvudansvarig för bidraget alternativt uppdraget (i de fall där en huvudansvarig forskare saknas för bidraget/uppdraget får institutionerna sinsemellan utse en huvudansvarig forskare som finns vid en institution). Den huvudansvariga institutionen samt forskaren registrerar och fördelar avtalet. Det innebär att den huvudansvariga institutionen måste ha fått information om vilket projekt som ska anges från de medverkande institutionerna! Fördelningen mellan institutionerna ska antingen följa det som föreskrivs i avtalet eller utgå från en budget som är godkänd av alla medverkande parter (finansiär, institutioner samt forskare). Fördelningar mellan projekt med flera institutioner registreras enligt följande; På fliken Kontraktsinformation under Allmän information anges huvudansvarig institution samt huvudansvarig forskares projekt. Under Intäktsprognos på fliken Kontraktsinformation fördelas valutabeloppet på respektive period för respektive institutions projekt. Det är vanligt att finansiären vill betala årets avtalsbelopp till huvudansvarig institution som sedan fördelar bidrags- /uppdragsintäkten 6. Vid osäkerhet hur det ska registreras kontakta redovisningsenheten 7. När så sker ska registrering förväntad intäkt registreras enligt följande exempel; 6 När avtalsintäkt inkommer till huvudansvarig institutions plusgiro/bankgiro bokas beloppet på ett externt konto t ex 3512 därefter fördela intäkten mellan KI:s institutioner med konto 3564 alternativt 3364. 7 Observera att valutakonton som öppnats för EU- eller NIH-avtal ska registreras på annat vis, läs under rubriken Grants Office för hur dessa avtal ska hanteras. Sida 11
Fördelningar på finansiärer Det blir även allt vanligare att flera finansiärer gemensamt ger bidragsmedel till forskningsprojekt. Avtalet ska då fördelas mellan flera olika finansiärer enligt vad avtalet fastställer alternativt ska en budget upprättas som godkänts av alla parter samt bifogas som e- dokument till avtalet. I de allra flesta fall finns det dock en avtalspart (finansiär) som är huvudsaklig avtalspart och att det är med denne som avtalet tecknats (i de fall där en huvudsaklig avtalspart saknas för bidraget/uppdraget får institutionen utse en huvudsaklig avtalspart i samråd med finansiärerna). Fördelningar mellan projekt med flera institutioner registreras enligt följande; På fliken Kontraktsinformation under Allmän information anges huvudsaklig avtalspart, huvudansvarig institution samt huvudansvarig forskares projekt. Fördelningen av beloppen sker per period samt per finansiär på projektet. Det är inte ovanligt att dessa bidragsmedel fördelas mellan flera institutioner vid KI. Det innebär att den huvudansvariga institutionen även får beakta att fördela mellan institutionernas projekt för respektive finansiär, se rubrik Fördela på flera projekt XX, Fördelning mellan institutioner. Sida 12
Forskarflytt När en forskarflytt ska ske är det viktigt att veta om det är en intern eller extern forskarflytt. Intern forskarflytt När forskarflytten är intern gäller följande; 1. Läs i EA-handboken vad som gäller för interna forskarflyttar 2. Korrigera i intäktsprognosen för framtida kommande inkomster på flik 5, Kontraktsinformation till den andra institutionens projekt samt registrera det belopp av redan inkomna inkomster som ska flyttas 3. Lägg till i fältet Anteckningar på flik 5 när avtalet övertas av annan institution Avtal övertas av MBB (C2) from 201309 4. Se till att alla dokument 8 som är av värde för avtalet finns bifogade i avtalsreskontran och W3D3 5. Kontakta redovisningsenheten för byte av HINST 9 på flik 3, Relation Korrigera i intäktsprognos vid intern forskarflytt Det finns två möjliga steg som kan behöva komma att korrigeras under intäktsprognos; 1. Registrera kommande inkomster på annan institution som ej än inkommit till institution 2. Registrera återstoden av intäkter som inkommit till institution men ej än förbrukats Innan någon korrigering gjorts ser avtalet ut enligt följande i avtalsreskontrans flik 5, Kontraktsinformation. 8 Kontakta registrator för att få anvisningar om vad som gäller för W3D3 (KI:s diarium). 9 HINST betyder huvudansvarig institution. Sida 13
Steg 1 blir att registrera framtida inkomster vid den nya institutionen 10, se svartmarkerade rader i nedanstående bild. Steg 2 blir att registrera de eventuella återstående medel som finns kvar på projektet som ska flyttas till en annan institution. Extern forskarflytt När forskarflytten är extern gäller följande; 1. Läs i EA-handboken vad som gäller för externa forskarflyttar 2. Ta bort rader i intäktsprognosen för framtida kommande inkomster på flik 5, Kontraktsinformation samt registrera det belopp av redan inkomna inkomster som ska flyttas 3. Lägg till i fältet Anteckningar på flik 5 när i tiden avtalet övertas av annan extern part t ex Avtal övertas av Uppsala Universitet from 201311 4. Se till att alla dokument 11 som är av värde för avtalet finns dokumenterade i KI:s diarium W3D3 samt avsluta ärendet i W3D3 5. Avsluta avtalet i avtalsreskontran, se rubrik Avsluta avtal Korrigera i intäktsprognos vid extern forskarflytt Det finns två möjliga steg som kan behöva komma att korrigeras under intäktsprognos; 1. Ta bort kommande inkomster som ej än inkommit till KI 2. Registrera återstoden av intäkter som inkommit till KI men ej än förbrukats 3. Avsluta avtalet i avtalsreskontran 10 Viktigt att övertagande institution informerat avlämnande institution vad det nya projektet heter. 11 Kontakta registrator för att få anvisningar om vad som gäller för W3D3 (KI:s diarium). Sida 14
Innan någon korrigering gjorts ser avtalet ut enligt följande i avtalsreskontrans flik 5,Kontraktsinformation. Steg 1 är att ta bort inkomster som ej kommit KI tillhanda utan som kommer tillfalla andra organisationen dit forskaren flyttar 12, dvs rad 4 i ovanstående bild 13. Korrigera även årets belopp så att den endast visar de medel som inkommit till KI under det gångna året, rad 3 i nedanstående bild. Steg 2 är att registrera de eventuella återstående medel som finns kvar på projektet 14 som ska flyttas till en annan organisation. Steg 3 är att avsluta avtalet, se rubrik Avslut av avtal. 12 Viktigt att övertagande institution informerat avlämnande institution vad det nya projektet heter. 13 Se rubrik, Ta bort rader i prognosfördelningen. 14 Kontrollera projektsaldo i Agresso. Sida 15
Dokumenttyper och dokumentarkiv De dokumenttyper som går att bifoga är Microsoft Office samt PDF. Dokumentarkivet 15 i Agresso Avtalsreskontran är inte KI:s diarieföringssystem. Tänk på att namnge dokumenten så att de sedan är sökbara i arkivet. Namnge dem enligt följande; 1. Avtal - Forskarens efternamn_avtal_finansiärsnamnet 2. Budget - Forskarens efternamn_budget_finansiärsnamnet 3. Tilläggsavtal - Forskarens efternamn_tilläggsavtal_finansiärsnamnet Elektroniska dokument som bifogas avtalet i avtalsreskontran är inte att betrakta som varken diarieförda eller arkiverade. Diarieföring sker i W3D3. Om dokumentet tillför avtalet nya uppgifter, alternativt innehåller information som kan komma att förändra avtalets villkor, måste de skickas i original till diariet för diarieföring och därefter arkiveras på papper (tillsammans med originalavtalet). Detta gäller även e-post. En budget behövs för förståelsen av de andra handlingarna (avtalet) och ska bevaras. Den ska då skickas till registraturen (på papper) och diarieföras tillsammans med avtalet. Var därför noggrann med att kontrollera att handlingen (avtal, budget eller liknande) blivit registrerad i W3D3 innan den bifogas till avtalsreskontrans dokumentarkiv. Bifoga elektroniska dokument Bifoga följande; 1. Hela avtalet ska bifogas 2. Om fördelning av medel över tid inte står i kontraktet ska en budget bifogas 3. Om avtalet är på många sidor, t ex EU-kontrakt, så ska bilaga 16 som föreskriver hur medlen får användas samt budget bifogas Öppna Agresso/Egen meny/ Avtalsreskontra A1/Registrering/Underhåll Gå till flik 5, Kontraktsinformation 15 Agressos Dokumentarkivet på KI är inte att betrakta som ett arkiv i juridisk mening, se rubrik, Rensning av E-dokument. 16 Bilagor avseende EU-kontrakt kallas Appendix. Sida 16
Klicka på Dokumentknappen i verktygsfältet Placera markören på Extern finansierade anslag (eller högerklicka), välj Lägg till befintligt dokument i menyn verktyg. Bläddra efter ditt dokument och dubbelklicka för att lägga till det i arkivet. Se till att fliken Dokumentarkiv är synlig på skärmen och gör sedan något av följande: Öppna Utforskaren och leta reda på den eller de filer du vill lägga till. Öppna Microsoft Outlook och leta reda på den eller de e-postmeddelanden du vill lägga till. Välj Spara genom att trycka på sparaikonen i verktygsmenyn eller på F12 på tangentbordet. Sida 17
Ta bort felaktigt bifogade e-dokument Markera dokumentet i dokumentarkiv och välj ta bort. Följande meddelanden kommer upp, vid svar ja kommer dokumentet att raderas från dokumentarkivet. Dokument som läses in i Agresso lagras i ett gemensamt arkiv under Agresso Gemensam/Dokumentarkiv. Klicka Fråga dokumentarkiv och tryck på sökknappen eller F7. Då visas alla dokument som ligger i arkivet. Ställ markören på rätt dokument och dubbelklicka för att zooma in. Härifrån går det att skriva ut eller bifoga till olika e-postmeddelande. Rensning av E-dokument Avtalsreskontrans dokumentarkiv är endast ett arkiv som är till för att underlätta arbetet för de administratörer som arbetar med KI:s externfinansierade avtal. Elektroniska kopior, där originalhandlingen har skickats till diariet för diarieföring och arkivering, får rensas bort av administratörer med behörighet 2. Då det endast är elektroniska kopior som ska förvaras i avtalsreskontrans dokumentarkiv (och inte de faktiska originalen) är det inte att betrakta som gallring, utan snarare rensning, när ett dokument tas bort från dokumentarkivet. Det innebär att det inte behövs något gallringsbeslut från arkivarien. OBS, dock att borttagande av originalhandlingar från avtalsreskontran i Agresso kan vara att betrakta som gallring. En sådan handling kan vara budgeten 17. 17 Om budgeten behövs för förståelsen av de andra handlingarna (avtalet) ska den bevaras. Den ska då skickas till registraturen (på papper) och diarieföras tillsammans med avtalet. Då gäller samma gallringsfrister som för alla andra KI:s handlingar, vilka finns angivna i arkivbildningsplanen. Råder osäkerhet ska arkivarie kontaktas. Sida 18
Avtal, EU De allra flesta avtal gäller projekt finansierade inom EUs ramprogram FP6 (avslutat), FP7 och det uppkommande Horizon 2020. Dessa drivs från olika Directorates-General (DG) i Bryssel, men framförallt för KIs del från DG Research & Innovation. Det finns också projekt finansierade av DG Public Health and Consumers (DG SANCO) i Luxembourg. Det finns många olika sorters projekt, från stora konsortier av forskare från hela världen till projekt där KI är ensam mottagare. Informationen som registreras under fliken Grants Office ska fyllas i då avtalsparten är 85EU alternativt 85EUERC (European Research Council). Allmän information Startdatum kan hittas i Grant Agreement under Article 3 Duration and start date of the project. Startdatumet är antingen ett fast datum eller första dagen i nästföljande månad efter att avtalet har skrivits på av Kommissionen. Slutdatum beräknas från startdatum och siffran för Duration i Article 3. Avtalsnummer kan hittas längst ner på första sidan av Grant Agreement. Använd hela avtalsnumret, t.ex. HEALTH-F2-2011-278872. Koordinator, EU I dessa projekt är KI huvudman i ett konsortium av partners (andra lärosäte, bolag m.fl.). Konsortiet kan variera i storlek mellan några få partners till många tiotals. Medel skickas från Europeiska Kommissionen till ett valutakonto på SEB utan att växlas in i SEK på KI. För att öppna ett nytt valutakonto, kontakta redovisningsenheten. OBS, när ett valutakonto öppnas ska Riksgälden (RGK) först godkänna att KI får öppna ett sådant på banken. Det tar ofta upp till fem arbetsdagar innan kontot finns tillgängligt på banken. Därifrån distribueras medel till olika partners runtom i Europa/världen samt till KI. Ansvarig forskare på KI är den som har huvudansvar för projektet. Om endast en institution vid KI erhåller medlen, samt innehar rollen som koordinator av EU-avtalet, ska intäkter fördelas enligt huvudprincipen, se rubrik, Avtal till en institution, huvudprincip. OBS! Juridiskt sett är det KI som är koordinatorn, inte institutionen/forskaren. Sida 19
När KI koordinerar ett EU-avtal och det finns en medsökande institution vid KI ska den huvudansvariga institutionen registrera EU-avtalet i avtalsreskontran men fördela intäkten på respektive institutions projekt, enligt nedanstående anvisning 18. Fördelning av medel, koordinatorprojekt Valutabeloppen ska fördelas på de perioder då intäkter förväntas inkomma. Det innebär att det kan finnas ett hopp mellan perioder. Exempelvis inkommer en intäkt i början av projektperioden, därefter inkommer ytterligare en del i mitten av projektperioden samt ytterligare en del efter att projektets avtalsperiod gått ut dvs. när den vetenskapliga samt ekonomiska rapporten godkänts av EU. Nedan finns ett typexempel på hur intäkterna fördelas. Partner, EU samt Marie Curie Partnerprojekt innebär att en annan part (lärosäte, bolag, institut m.fl.) är koordinatorn. I dessa fall får KI medel från koordinatorn, inte direkt från Kommissionen. Detsamma gäller även för Marie Curie dvs men då betalar Kommissionen ut bidraget direkt till medverkande institutions bankkonto. Registrering under intäktsprognos sker i enlighet nedanstående bild; 18 Medel betalas ut från ett valutakonto i SEB direkt till respektive institution som konterar med ursprungskonto 3524 (Bidrag från EU:s institutioner). Sida 20
Fördelning av medel inom KI för Marie Curie samt partnerprojekt Om det finns en medsökande institution vid KI ska den huvudansvariga institutionen registrera EU-avtalet i avtalsreskontran och fördela intäkten på respektive institutions projekt, enligt nedanstående anvisning 19 ; Påminnelser, för alla EU-projekt EU-projekt kräver en hel del rapportering och avstämning, både internt inom KI och externt till koordinator/eu, i form av: Avstämning kvartalsvis att tidrapporter, löner och andra kostnader bokförs i rätt perioder samt att kostnader som bokförs på projektet är godkända enligt avtalet med EU. Avstämning inför del- och slutrapporteringar. Ekonomisk rapportering. Vetenskaplig rapportering. OBS: påminnelsefunktionen går endast till den huvudansvarige forskaren samt den ekonomibrevlåda vid den institution som registrerat avtalet i avtalsreskontran. Lägg upp påminnelser till medverkande institutioner genom att: 19 När avtalsintäkt inkommer till huvudansvarig institutions plusgiro/bankgiro bokas beloppet på ett externt konto t ex 3524, därefter fördelas intäkten mellan KI:s institutioner med konto 3564. Sida 21
1. Välja aktivitet påminnelse. 2. Ange till vem påminnelsen ska utgå. 3. Ange vad administratör/forskare ska skicka påminnelse om i fältet Information. Flik Grants Office - EU I de fall då KI är en koordinator i ett EU-projekt ska fältet koordinator vara tomt. Det innebär att information ska registreras i sex fält Roll, Akronym, Total belopp för konsortiet (TotBel Kons.), Program, Subprogram och Projekttyp. I de fall då KI är en partner i ett EU-projekt ska information registreras på sju fält Koordinator, Roll, Akronym, Totalt belopp för konsortiet (TotBel Kons.), Program, Subprogram och Projekttyp. Nedan följer en beskrivning om var i avtalet man hittar informationen som ska registreras på fliken Grants Office. 1. Välj roll Partner från rullgardinsmenyn. Om man är huvudman i ett Marie Curie eller European Research Council projekt ska man välja Koordinator. KI kan också Sida 22
vara Subcontractor i ett EU-projekt det är mycket ovanligt men det kan hända. Skriv då tydligt i anteckningsfältet Övrig information att KI är Subcontractor i EUprojektet. 2. Välj Koordinatorsinstitut från rullgardinsmenyn. Koordinatorsinstitutet kan hittas i appendix Grant Agreement på sidan 2. Saknas koordinatorsinstitutet i rullgardinsmenyn kontakta redovisningsenheten för nyupplägg av koordinator. 3. Skriv in akronymen. Akronymen kan hittas på första sidan av appendix Grant Agreement under texten Grant Agreement Number xxxxxx. 4. Totalt Belopp Konsortiet (TotBel Kons.) är det totala beloppet som EU ger till hela konsortiet (inte bara till KI). Beloppet kan hittas i Grant Agreement, Article 5 Maximum financial contribution of the Union, första stycket. 5. Vilket program som ska anges framgår av Grant Agreement eller Grant Preparation File (GPF). 6. Vilken projekttyp som ska anges framgår av Grant Agreement eller Grant Preparation File. AdG = European Research Council Advanced Grant CIG = Marie Curie Career Integration Grant CSA = Coordination and Support Action EIF = Marie Curie Intra-European Fellowship ERG = Marie Curie European Integration Grant FRP = Focussed Research Project IAPP = Marie Curie Industry-Academia Partnerships and Pathways IIF = Marie Curie Incoming International Fellowship IP = Integrated Project IRG = Marie Curie International Integration Grant IRSES = Marie Curie International Research Staff Exchange Scheme ITN = Marie Curie Initial Training Network NoE = Network of Excellence OIF = Marie Curie Outgoing International Fellowship PoC = European Research Council Principle of Concept grant StG = European Research Council Starting Grant 7. Vilket subprogram som ska anges framgår av Grant Agreement eller Grant Preparation File. Sida 23
Avtal, Amerikanska federala medel Amerikanska federala forskningsmedel kan erhållas från många olika amerikanska myndigheter som exempelvis National Institutes of Health (NIH), National Science Foundation (NSF), National Aeronautics & Space Administration (NASA), The Office of Congressionally Directed Medical Research Programs (CDMRP), US Army, Agency for Healthcare Research and Quality (AHRQ) och Center for Disease Control (CDC). Avtalen kan vara tecknade direkt med myndigheten som avtalspart (KI = koordinator) eller vara i form av ett s.k. subcontract med en annan bidragsmottagare som koordinator (KI = partner/subcontractor). Forskningsmedel kan vara bidragsmedel eller uppdragsmedel. Fliken Grants Office ska fyllas i när det är fråga om bidragsmedel (Kontrollera med Grants Office vid osäkerhet). OBS: definitionen av ordet Subcontractor i amerikanska projekt skiljer sig helt från definitionen i EU-projekt. Subcontractor i amerikanska projekt innebär att man är partner. Allmän information Om forskningsbidrag sökts och erhållits direkt från finansiären är forskare på KI benämnd Principal Investigator = PI vilket betyder att KI är koordinator. Observera att KI kan vara koordinator trots att det inte finns några partners direktfinansiering räcker. I de projekt Sida 24
där KI huvudman, PI, ska ett valutakonto öppnas. Medel skickas från den amerikanska myndigheten till ett valutakonto på SEB utan att växlas in i SEK på KI. För att öppna ett nytt valutakonto, kontakta redovisningsenheten. OBS, när ett valutakonto öppnas ska Riksgälden (RGK) först godkänna att KI får öppna ett sådant på banken. Det tar ofta upp till fem arbetsdagar innan kontot finns tillgängligt på banken. Därifrån distribueras medel till olika partners runtom i Europa/världen samt till KI. Om endast en institution vid KI erhåller medlen, samt innehar rollen som koordinator av EU-avtalet, ska intäkter fördelas enligt huvudprincipen, se rubrik, Avtal till en institution, huvudprincip. OBS! Juridiskt sett är det KI som är koordinatorn, inte institutionen/forskaren. Anslagsnummer (grant number), när KI är PI, finns angivet i bidragsbeslut (Notice of Award från NIH) eller i avtal. Om KI är partner till annan bidragsmottagare som koordinator för amerikanskt federalt forskningsprojekt hittas finansiärens anslagsnummer i avtal med koordinator (Kontakta Grants Office vid osäkerhet). Om det finns en medsökande institution vid KI ska den huvudansvariga institutionen registrera det amerikanska federala avtalet i avtalsreskontran men fördela intäkten på respektive institutions projekt, se rubrik Fördelning mellan institutioner. Nedan bild visar fördelning av medel vid flera institutioner för ett projekt då ett valutakonto öppnats i SEB. Nedan bild visar fördelning av medel vid en institution för ett projekt. Sida 25
Fördelning av medel Valutabeloppen ska fördelas på de perioder då intäkter förväntas inkomma. Det innebär att det kan finnas ett hopp mellan perioder. Exempelvis inkommer en intäkt i början av projektperioden, därefter inkommer ytterligare en del i mitten av avtalsperioden samt ytterligare en del efter att projektet avtalsperiod gått ut dvs när den vetenskapliga samt ekonomiska rapporten godkänts av den amerikanska federala finansiären. Ofta tillkommer tillägg till det ursprungliga avtalet, se rubrik Sida 26
Tillägg till avtal. Påminnelser Följande aktiviteter ska registreras av amerikanska federala projektmedel; Kvartalsavstäming av projektet Avstämning inför ekonomiskredovisning (Progress report) Ekonomisk redovisning (Progress report) Avstämning av eventuella partners ekonomiska redovisning (Subrecipient monitoring, om partners finns). Avstämning inför budgetårs slut/revision. Revision Ekonomisk rapport. Flik Grants Office amerikanska federala anslag I de fall då KI är en koordinator i ett amerikanskt federalt projekt ska följande information registreras: Låt rullistan avseende koordinator stå tom. Koordinator fylls endast i då KI är en subcontractor! Ange namn/förkortning på projekt (Akronym) officiell akronym finns normalt inte i amerikanska projekt. Fullständig projekttitel kan anges i övrig info. Ange CFDA kod denna kod är obligatorisk i amerikanska avtal. Om den saknas kontakta Grants Office. Ange vad som gäller för Carry Over. Välj; o Ja om det finns inskrivet i avtalet att automatisk Carry Over gäller. o Nej om det inte finns inskrivet i avtalet att automatisk Carry Over gäller. I de fall då KI är en partner/subcontractor i ett amerikanskt federalt projekt ska information följande information registreras; Ange roll Partner/subcontrator Välj koordinator/avtalspart i rullistan. Kontrollera att fullständigt namn är angett (exempelvis är University of California, Los Angeles och University of Califor- Sida 27
nia, Davis två olika avtalsparter). Saknas koordinator kontakta redovisningsenheten för nyupplägg av koordinator Ange namn/förkortning på projekt (Akronym) officiell akronym finns normalt inte i amerikanska projekt. Fullständig projekttitel kan anges i övrig info. Ange CFDA kod denna kod är obligatorisk i amerikanska avtal. Om den saknas kontakta Grants Office. Ange vad som gäller för Carry Over. Välj; o Ja om det finns inskrivet i avtalet att automatisk Carry Over gäller. o Nej om det inte finns inskrivet i avtalet att automatisk Carry Over gäller. Löpande bokföring av avtal Den löpande registreringen av avtalen sker mot intäktskonto dvs när intäkten bokförs i Agresso se rubrik, Registrering av intäkt mot avtal samt Korrigering intäkt mot avtal 20. Fördelningarna på kalender- eller brutet år registreras mot budgetkonton i Agresso och kan därför inte sökas fram via ett vanligt konto till exempel 3512. Det innebär att 156*- kontonen har utgått 21. För att se vilka fördelningarna på ett avtal, kostnadsställe eller institution ska rapporterna, Fråga Prognos/Inst/Grupp/fin eller Fråga Intäkt, i avtalsreskontran användas, se rubrik Rapporter. Registrering av intäkt mot avtal En intäkt ska alltid registreras i den valuta som avsändaren skickat! En registrering av intäkt i huvudboken sker enligt följande exempel: 20 I övrigt sker ingen löpande bokföring utan övriga förändringar beskrivs under rubrikerna Korrigering/rättning på avtal, Tillägg till avtal eller Avslut av Avtal. 21 156*-kontonen har utgått per årsskiftet 2012/2013. Sida 28
För att avräkningen mot avtalsreskontran ska bli korrekt ska alltid intäktsregistreringen ske i den valuta som bidraget/uppdraget inkommit till bankgirot/plusgirot. Registrera då enligt följande exempel; OBS, 193*-kontot måste också registreras med samma valuta (i exemplet ovan i EUR) och samma kurs för att verifikationen ska gå i noll! Registrera mot korrekt intäktskonto, DNR, projekt samt finansiär. I fältet valuta (Val) anges den valuta som medlen betalades in i till exempel EUR. I fältet belopp anges beloppet i originalvalutan. Tabba vidare och tryck på Verktyg i menyraden för att sedan kunna välja Ny kurs. I fältet belopp anges det svenska beloppet som inkom på plus- eller bankgirot. Sida 29
Då ändras kursen i fältet kurs som bidraget/uppdraget fått vid insättningen på banken. Tabba vidare i fältet ner till rutan OK. Klicka på OK och en fråga visas; Välj Nej om fler insättningar för bankgirot/plusgirot bokas på en och samma verifikation. Välj Ja om endast den insättningen för bankgirot/plusgirot ska bokas på verifikationen. Öresdifferenser Ibland när man fördelar en intäkt till flera projekt kan en öresdifferens uppstå. Korrigera då enligt nedanstående exempel; Nedanstående bokning resulterar i en öresdifferens på det svenska beloppet. Öppna då upp raden som har det största beloppet (i exemplet blir det rad 2) genom att markera raden och trycka på ikonen för att ändra rad (markerad med rött). Tabba till beloppsfältet, välj Ny kurs igen och ange ett nytt svenskt belopp för att korrigera kursdifferensen. I exemplet innebär det att korrigera SEK-beloppet från -614 200,67 till -614 200,68. Tryck därefter på OK. Sida 30
Frågan Vill du använda valutakursen för Belopp för hela transaktionen visas på skärmen. Välj Nej och spara därefter verifikationsraden genom att trycka på F11. Sida 31
Spara sedan hela verifikationen genom att trycka på F12 Avräkning mot avtalsfordran Avräkning mot fordran sker mot den prognos som är registrerad för året i avtalsreskontran, se rubrik Bidrag- alternativt Uppdrag Prognos, på projektet. Det innebär att avtalsreskontran inte använder sig av de 156*-konton som tidigare fanns. För att få fram fordran för innevarande år alternativt alla kommande år används rapporten Fråga Intäkt. Korrigering av intäkt mot avtal Om man råkat registrera fel kan detta enkelt korrigeras genom att korrigera bokningen i huvudboken i Agresso. Nedanstående bilder visar hur en rättelse ska ske för två typexempel: 1. Intäkten har registrerats på felaktigt dnr; 2. Intäkten har registrerats på felaktigt projekt; Rapporter Det finns två olika typer av rapporter, Browserfrågor och Excelaratorrapporter. Skillnaden mellan rapporterna är hur de presenterar sitt sökresultat. Sida 32
1. Browserfrågerapporterna är lämpliga att använda i det löpande arbetet. Det går att klicka sig vidare i deras resultatutsökningar för att kommer ner på verifikationsnivå. 2. Excelartorrapporterna, presenteras i Excel, är lämpliga att använda som diskussionsunderlag eller vid presentationer. Rapporter Browserfrågor; Ta för vana att gråmarkera rutorna i utsökningen för att vara säker på att få med all information kring avtalen. I vissa browserfrågor kan det så en siffra, 1, i vissa fält. Siffran 1 står i det här fallet för att avtalet är aktivt. Vill man söka på alla avtal dubbelklicka på raden och nedanstående bild visas. Markera därefter på värden som du vill lägga till, klicka på högerpilen till och därefter OK. Samma princip gäller om du vill ta bort valda värden men då omvänt markera valt värde som ska tas bort, klicka på vänsterpilen och därefter på OK. Fråga intäkt Rapporten Fråga intäkt finns både som browserfråga och som Excelaratorrapport. Browserfrågan Fråga intäkt är lämplig för ekonomer att använda för att stämma av att den Sida 33
prognos som lagts är korrekt eller att kontrollera att finansiären fullföljer sina inbetalningar enligt avtal. Sida 34
Fråga Allmän information Rapporten Fråga Allmän information är lämplig för att söka fram ett specifikt avtal eller för att få kunskap om hur många avtal det finns från en och samma finansiär vid en institution/forskargrupp. Fråga Aktivitetsplan Rapporten Fråga Aktivitetsplan är lämplig att använda för att kunna följa upp att institutionen fullföljer de åtaganden som respektive avtal kräver. Det kan t ex vara att ekonomiska- och vetenskapliga rapporter kommer de externa finansiärerna tillhanda i tid. Fråga Grants Office Rapporten Fråga Grants Office är lämplig att använda för att kunna se hur många avtal av denna art som finns vid institutionen. Den kan även underlätta att bedöma vilka administrativa resurser och kompetenser som krävs. Ett koordinatorsprojekt är mer resurs- och kompetenskrävande än ett partnerprojekt. Sida 35
Rapporter Excelarator; Excelaratorrapporterna är stora rapporter som tar lång tid för Agresso att beställa. Ta därför för vana att försöka specificera utsökningen i excelaratorrapporten. Fråga Intäkt, institution Rapporten Fråga Intäkt DNR/AnsvInst/Inst är lämplig att använda som diskussionsunderlag mellan institutioner då ett avtals intäkter är fördelat vid flera institutioner. Fråga Intäkt, forskargrupp Rapporten Fråga Intäkt DNR/AnsvInst/Inst är lämplig att använda som diskussionsunderlag tillsammans med exempelvis en forskargruppsledare vid projektavstämningar (finns även finns som browserrrapport). Fråga Prognos, institution Rapporten Fråga Prognos/Inst/fin är lämplig att använda för att få kunskap om vilka externa intressenter som finansierar verksamheten samt hur stort behovet är för samfinansie- Sida 36
ring. Fråga Prognos, forskargrupp Rapporten Fråga Prognos/Inst/Grupp/Fin är lämplig för att analysera en forskargrupps förutsättningar t ex behovet av samfinansiering, möjligheten att nyanställa osv. Sida 37
Avslut av avtal Ett avtal ska först avslutas då den vetenskapliga- samt den ekonomiska rapporten godkänts av finansiären. 1. Bifoga finansiärens skriftliga godkännande som e-dokument till avtalet, tryck därefter på sparaikonen. 2. För att markera ett avslut på ett avtal väljs alternativet avslutat i avtalsstatus i flik 5 Kontraktsinformation, i Registering/Underhåll, tryck därefter på sparaikonen. 3. OBS, kontrollera även att alla intäkter kommit KI tillhanda, flik 8 Analys Progn/Utf period. Om inte - korrigera prognosen på flik 5, Kontraktsinformation, eftersom mer medel inte inkommer då avtalet avslutats. 4. Till sist markeras även på flik 1, Begrepp, att avtalet är avslutat genom att välja status Spärrat, tryck därefter på sparaikonen. Genom att välja status Spärrat försvinner avtalet från alla rapporter i avtalsreskontran. Vill man att avtalet ska finnas kvar i rapporterna ska inte detta sista steg utföras. Sida 38
Personuppgiftsbehandling och sekretess Ett avtal och andra dokument som bifogats som e-dokument i avtalsreskontran är en allmän handling. Alla allmänna handlingar som avser externa avtal ska registreras i W3D3 KI:s diarieföringssystem. De kan dock omfattas av sekretess. Då skyddas uppgifterna av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). För att kunna sekretessbelägga en handling, delar av en handling eller ett helt ärende måste man ha stöd i lag. Det är alltså inte möjligt att sekretessbelägga en handling med hänvisning till åsikten att "detta är lite känsligt, det sekretessbelägger vi". Varje gång någon begär att få ta del av en handling ska en bedömning om sekretess göras. Vi får dock redan från början markera att handlingen kan omfattas av sekretess. Detta görs genom att en så kallad hemligstämpel påförs handlingen. Denna stämpel är bara en indikation om att innehållet i handlingen kan komma att bedömas som sekretesskyddade. Exempel på möjlig sekretess vid Karolinska Institutet Inkomna sekretesstämplade handlingar Personuppgifter i statistik eller forskning Pågående upphandlingar Uppgift om affärs- eller driftförhållanden för enskild om den som lämnar uppgiften kan lida skada om uppgiften röjs Uppdragsforskning Om ett avtal omfattas av sekretess, ska rutan sekretess bockas i och en anteckning ska göras i rutan anteckningar och hänvisa till det lagrum som angivits i W3D3, se exempel nedan. Behandling av personuppgifter som registreras i Agresso sker enligt personuppgiftslagen, PUL, (1998:204). Ansvarig för personuppgiftsbehandlingen är Karolinska Institutet. Vid frågor gällande sekretess samt PUL, kontakta Mats Gustavsson. Sida 39