Anbud ANBUD - BILPOOLSTJÄNST

Anbud ANBUD - BILPOOLSTJÄNST Trafikkontoret Göteborgs Stad Göteborg -------------------------------- Manager, Sunfleet Utgåva nr 1 Dokumentnummer SunFleet Carsharing Skårs led 3 412 63 GÖTEBORG Internet: www.sunfleet.com E-mail: info@sunfleet.com Tel: +46-31-7037161 Fax: +46-31-7037167

2 (43) Innehåll Innehåll... 2 1 Inledning... 4 2 Administrativa föreskrifter... 5 3 Uppdragsbeskrivning... 6 3.1 Bilpoolens upplägg... 6 3.2 Bilpoolssystemet... 6 3.2.1 Anpassning till användaren... 6 3.2.2 Driftsäkerhet och underhåll... 7 3.2.3 Redovisning av användning... 9 3.2.4 Tekniska utvecklingsmöjligheter... 10 3.3 Fordon... 11 3.3.1 Fordonsstandard... 11 3.3.2 Placering... 11 3.3.3 Driftsäkerhet och underhåll... 12 3.3.4 Fordonsservice och underhåll... 12 3.3.5 Försäkringsvillkor... 13 3.4 Utrustning och förbrukningsmaterial... 13 3.4.1 Kontorsmaterial... 13 3.4.2 Fordonsservice och underhåll... 13 3.5 Privat användning... 13 4 Beskrivning av leverantören... 15 4.1 Organisation... 15 4.2 Personal... 15 4.3 Erfarenhet och kompetens... 15 4.4 Kvalitetssystem... 16 4.5 Miljösystem... 16 5 Kommersiella och juridiska villkor... 18 5.1 Godkännande av underleverantör... 18 5.2 Kontroll/Revision... 18 5.3 Volymförändringar... 18 5.4 Giltighetstid... 18 5.5 Förtida uppsägning... 18 5.6 Tvist... 19 5.7 Betalning... 19 5.8 Reglering av pris... 19 5.9 Övrigt... 20 6 Anbudsutvärdering... 21 7 Option privatanvändning... 22 8 Bilaga, Pris... 23 8.1 Tjänsteresor... 24 8.2 Volymförändringar... 24 8.3 Privat... 25 9 Bilaga, SunFleets bokningssystem... 26

3 (43) 9.1 Allmänt om bokningssystemet... 26 9.1.1 Roller... 26 9.1.2 Anmälan... 26 9.1.3 Privathyror... 27 9.1.4 Kundsupport... 27 9.1.5 Utbildning... 28 9.1.6 Låsa/låsa upp bilen... 28 9.2 Layout... 29 9.2.1 Anmälan... 29 9.2.2 Huvudmeny/startsida... 29 9.2.3 Bokning... 30 9.2.4 Användare... 34 9.2.5 Statistik... 35 9.2.6 Fakturalayout... 36 10 Bilaga, Organisation... 38 10.1 First Rent A Car AB... 39 10.2 Masterwash... 39 10.3 Netigrate... 39 10.4 Personalens CV... 40 10.4.1 SunFleet... 40 10.4.2 Netigrate... 41 11 Externa bilagor... 43 11.1 Bilaga E1, Ansvarsförsäkring (ABK 96)... 43 11.2 Bilaga E2, Registreringsbevis... 43 11.3 Bilaga E3, RSV 4820 utg 8... 43 11.4 Bilaga E4, Årsredovisning och Balansräkning år 2001... 43 11.5 Bilaga E5, Årsredovisning och Balansräkning år 2002... 43 11.6 Bilaga E6, Kvalitetsenkät Ledningssystem... 43 11.7 Bilaga E7, Miljöpolicy, Certifikat... 43 11.8 Bilaga E8, Miljödeklaration, medel och tvättanläggning... 43

4 (43) 1 Inledning SunFleet tackar för anbudsförfrågan och är glada att få erbjuda Trafikkontoret SunFleets Bilpoolstjänst. Anbudet avser: Ett komplett bilpoolskoncept för kommunens förvaltningar och bolag i och omkring kvarteret Traktören i Göteborg under perioden april år 2004 till april år 2007 med möjlighet att förlänga 1+1 år. Vi har valt att följa strukturen i anbudsunderlaget punkt för punkt. I de fall ett kapitel är irrelevant att svara på tas det ändå med och lämnas tomt med texten N/A. Närmare beskrivningar av lösningar på olika krav sker i de allra flesta fall i en bilaga. Hänvisningar finns i förekommande fall. Den elektroniska kopian på CD saknar de Externa bilagorna. Med vänlig hälsning Göteborg ------------------------------------------------ Manager SunFleet Carsharing

5 (43) 2 Administrativa föreskrifter N/A

6 (43) 3 Uppdragsbeskrivning 3.1 Bilpoolens upplägg Offererad lösning består av ett driftsäkert totalservicekoncept innefattande både bokningssystem, nyckelhantering, faktureringssystem med möjlighet att dela fakturorna per kostnadsställe, service, underhåll, tvätt och städning av bilarna. Systemet är väl anpassat till användaren och innefattar information, bokning, statistik samt ger möjlighet till redovisning av miljöpåverkan. SunFleet har dimensionerat systemet enligt TKs önskemål, d v s i startskedet innefattar bilpoolen 30 fordon och beräknas ha ca 300 användare. 3.2 Bilpoolssystemet 3.2.1 Anpassning till användaren För beskrivning av bokningssystemets funktionalitet och layout, se 9 Bilaga, SunFleets bokningssystem. Systemet är dimensionerat så att det möjliggör att minst 1000 användare kan nyttja bilpoolstjänsten. Användaren kan enkelt boka fordon via det webbaserade bokningssystemet. Webbsidan innehåller all information som krävs för att användaren skall kunna boka, genomföra och administrera bilresan. All information är på svenska. Följande information får användaren via webben: Bokningsinstruktion för bokning via webben Bilpoolernas lokalisering Bokning direkt från fordon Tankningsrutin (spolarvätska, vatten motorolja etc ombesörjs av SunFleet) Användaren får via webben överskådlig information om vilka fordon som är tillgängliga, var de finns och under vilka tider de finns att tillgå.

7 (43) Bilpoolsystemet anvisar användaren till annan bil i det fall den som bokats inte återlämnas i tid eller av annan anledning inte finns tillgänglig. När systemet skall starta en hyra och upptäcker att bokningen före inte är avslutad, går ett larm till SunFleet Kundsupport som då kan boka om den väntande personen till ett annat fordon alternativt hjälpa till med annan transport. Ambitionen med larmet är att SunFleet ska hinna reagera på att bilen t ex är försenad tillbaka innan den drabbade har hunnit fram till bilen. Användaren kan boka fordonet från förarplats genom att ringa till SunFleets Kundsupport 020-590 600. Kundtjänsten är öppen dygnet runt. Beträffande annan teknik se punkt 3.2.4 nedan, Teknisk utveckling. Bokningssystemet är webbaserat och har en tydlig layout gentemot användarna. Se vidare Bilaga, SunFleets bokningssystem 9.2. Bokningssystemets funktionalitet, logik och layout är framtaget och utvecklat i intimt samarbete med användarna av systemet kompletterat med personlig erfarenhet från SunFleet. Detta gör det lätt för såväl användarna som administratörerna att använda systemet. Inne i bokningssystemet kan användaren enkelt få bokningshjälp genom funktionen Tips. Genom bokningssystemets utformning kan man på ett enkelt sätt arrangera samåkning. Se Bokning 9.2.3.1. 3.2.2 Driftsäkerhet och underhåll Installationer, drift och underhåll av bilpoolssystemet och nödvändig utrustning ombesörjs helt och hållet av SunFleet. All teknisk utrustning är framtagen och väl beprövad för att klara de extra påfrestningar som det innebär för teknik som installeras i fordonsmiljö såsom stötar, fukt, temperaturväxlingar och energiförbrukning. Telematikplattformen som SunFleet har valt är den samma som användes i båtarna under Volvo Ocean Race. Båtmiljön ställer, liksom fordonsmiljön, höga krav avseende strömsnålhet, driftsstabilitet, fukttålighet mm. Tekniken som används i bilpoolssystemet är i kommersiellt bruk sedan 2002-05-01. Tekniken används i sammanlagt 5 pooler, 12 bilar och av ca 400 användare.

8 (43) Ett bokat fordon kan enbart startas av den som gjort bokningen. Bilen är utrustad med en extra startspärr som bara kan påverkas av telematikdatorn. Detta ger en ökad säkerhet gentemot en normal bil. Även om man kommer över nyckeln till en SunFleetbil så kan man inte starta och köra utan giltigt bokning. SunFleet har möjlighet att med kort varsel sätta in en ersättningsbil då någon av bilpoolsbilarna skall in på planerat eller oplanerat verkstadsbesök. Med kort varsel avses samma dag. Systemet är utrustat med inbyggda övervakningsrutiner som kontrollerar att de olika delarna är i funktion. Om något skulle krångla startas de delarna om automatiskt och ett larm skickas. För att få god driftstabilitet och kvalitet använder SunFleet driftleverantörens felhanteringssystem. I detta kan både SunFleet och driftleverantören logga såväl felrapporter som störningsmeddelanden. Systemet hanterar även rapporter från leverantören av kommunikationslösningen mellan telematikserver och bil. Dessa sammanställs och hanteras vid återkommande driftavstämningar mellan oss och driftleverantören. För ytterligare information hänvisar SunFleet till referensen hos driftleverantören, Tom Hall, Netigrate AB, Telefon 031-7340401. SunFleets Kundsupport finns alltid till hands dygnet runt, året runt på telefon 020-590600. En användare är alltid garanterad resa om han har en giltig bokning. SunFleets kundsupport hjälper till med ombokning i det fall ett fel på bil eller system mot förmodan skulle inträffa. SunFleets Resegaranti innebär att en användare i första hand bokas om till annan ledig bil, i andra hand kan ta en taxi på SunFleets bekostnad upp till ett värde av 500 kr. I det fall resan bedöms att inte kunna lösas rimligt med taxi kan, efter överenskommelse, Kundsupport boka en hyrbil på SunFleets bekostnad. SunFleet har installerat telematikplattform i följande typer av fordon: Volvo S60 BiFuel Volvo V70 BiFuel Ford Focus Etanol Toyota Prius Elhybrid

9 (43) SunFleet har valt att använda mobiltelefon som personlig nyckel. Se beskrivning av själva handhavandet i bilaga, Låsa/låsa upp bilen 9.1.6 För att minimera administrationen har SunFleet valt en lösning som bygger på att användarens personliga mobiltelefon används som en form av personlig nyckel. Att utnyttja mobiltelefonen som en del av infrastrukturen innebär att inga extra administrativa kostnader uppkommer i jämförelse med hantering av Smart Card. SunFleet är öppen för nya tekniska lösningar som bygger på Smart Card, men ser gärna att kortlösningen utvecklas i samarbete med företag/organisationer vars Smart Card redan är etablerade på marknaden. Hemsidans nyhetslista (www.sunfleet.com) uppdateras löpande med allmän information. Larm för bilservice och besiktning finns. Service och besiktning hanteras av SunFleet. I varje fordon finns information om tankställen, räddningstjänst, Kundsupport etc. SunFleet erbjuder sig att ta fram de tankkort som behövs, beroende på vilket resande som görs i olika geografiska områden, då ett tankkort för gas eller etanol inte fungerar generellt över hela landet. 3.2.3 Redovisning av användning Fordonens användning redovisas tydligt genom att särredovisa respektive användares resa, fordonsidentitet, tim- och kilometerkostnad samt start- och sluttid. Se Fakturalayout 9.2.6. Redovisningen knyts till varje användare som ingår i bilpoolen. Gruppering och fakturering kan göras per kostnadsställe. Varje användare har redan i anmälningsprofilen fått uppge eventuellt kostnadsställe. Då fakturering kan göras per kostnadsställe, kan även den fasta månadsavgiften per fordon fördelas per automatik. Genom att göra en notering i ett särskilt fält i samband med bokningen, kan man föra in uppgifter som kan ligga till grund för reseräkning. Dessa uppgifter kommer sedan med automatik att föras in under respektive resa i fakturasammanställningen som ersättning

10 (43) för reseräkning. Detta fält kan antingen vara frivilligt eller sättas som tvingande av organisationen. Data och statistik över bilpoolens användning kan redovisas för TK enligt överenskommelse. För användare med särskild behörighet finns den mesta statistiken tillgänglig direkt i bokningssystemet. Genom särredovisningar av privat- och tjänsteanvändning ska risken för förmånsbeskattning vara eliminerad. För varje hyra väljer användaren specifikt om det är en privat- eller tjänsteresa. Privatresor hanteras separat och faktureras föraren direkt till hemadressen. Redovisningssystemet redovisar på ett tydligt sätt kostnaderna för användning av enskilda fordon. Utsläpp av koldioxid, kväveoxider och kolväten kan redovisas genom den miljökalkylator som SunFleet har tagit fram. 3.2.4 Tekniska utvecklingsmöjligheter Exempelvis skulle man kunna tänka sig möjligheten att boka via SMS. Kunden skickar då registreringsnummer, start och sluttid till servern. Denna skickar ett kvitto tillbaka med Ok/ej ok. Då tiden är inne för körning så sker öppning och hantering precis som vanligt. Vår erfarenhet är dock att detta är en lösning som väldigt få personer klarar av och kommer att använda. Det tar längre tid att skriva in alla siffror rätt på telefonen än att ringa vår kundsupport och få hjälp med bokningen. Hela vårt system är dock specialutvecklat och vi har alla rättigheter och möjligheter att bygga ut systemet. Eventuellt skulle det kunna vara intressant att använda Västtrafiks kort som en identifiering av förarna. Denna tanke bygger på att innehavaren av kortet är identifierad med legitimation vid införskaffandet av kortet. Vidare måste SunFleets bokningssystem kopplas samman med Västrafik för att läsa ut uppgifter om kopplingen mellan ett visst kortnummer och användardata som finns lagrad hos Västtrafik. Bilarna kommer då att utrustas med smartcardläsare som klarar av den tekniska specifikation som Västtrafik och resekortsföreningen satt upp.

3.3 Fordon 11 (43) 3.3.1 Fordonsstandard Samtliga bilar uppfyller TKs definition av miljöbilar enligt Definition av miljöfordon i Göteborg, bilaga 1 till upphandlingsunderlaget. Samtliga fordon har en hög standard och är utrustade med Krockkudde Klimatanläggning Radio Bilarna som ingår i poolen är aldrig äldre än 3 år. Användarna ansvarar för att det finns bränsle i fordonen. Tankkort tillhandahålls av SunFleet och all fakturering från kortföretagen sker till SunFleet. SunFleet säkerställer att fordonsskatt är betald för samtliga fordon. SunFleet ansvarar för att bilarna i poolen regelbundet besiktigas i enlighet med gällande lagstiftning. På utsidan av varje fordon framgår det tydligt att det är ett miljöfordon genom SunFleets eget varumärke och text. Utöver detta har kunden möjlighet att göra egna tillval genom text och logotyper. T ex har SunFleet en redan framtagen mall med texten, Vi kör miljöfordon, som kan anslutas till företagets egna logotype. Utmärkningen av fordon sker i samråd med TK. Fordonens storleksfördelning under år 1, se Tabell 2, Bilaga, Pris 8. Genom denna fördelning uppfyller SunFleet samtliga krav ställda av TK. Fordonens drivmedel, se Tabell 2, Bilaga, Pris 8 Fordonens specialutrustning, se Tabell 2, Bilaga, Pris 8. 3.3.2 Placering Kraven på placering av poolerna kan uppfyllas. Uppmärkning av P-platser med lämpliga skyltar ingår som en del i vårt åtagande. Fördelningen av bilar mellan poolerna sker i samråd med TK.

12 (43) 3.3.3 Driftsäkerhet och underhåll SunFleet ansvarar för all drift och underhåll av bilarna såsom: Tvätt och städning Däckbyte Reparationer Besiktning Två gånger per månad reserveras respektive bil för underhåll och service. I samråd med TK kan service och underhåll ske de dagar under månaden då behovet av resandet är som lägst. SunFleet ombesörjer bokning samt hämtning och lämning av fordonen i samband med service, tvätt och underhåll. Vid långvariga reparationer, t ex krockskada, placerar SunFleet ett tillfälligt fordon hos kunden. Inköp, byte och förvaring av däck ombesörjs av SunFleet 3.3.4 Fordonsservice och underhåll SunFleet har avtal med Masterwash avseende service, drift, underhåll och rekonditionering av företagsbilar. Se Masterwash 10.2. Masterwash hyr lokaler av Statoil i Västra Frölunda och innefattas därmed av alla miljökrav som ställs på Statoil när det kommer till innehav av biltvätt med borsttvätt och vattenrengöring. Masterwash har ett samarbete med Snowclean som är professionella rengöringsmedelsleverantörer. De har egen utveckling och tillverkning av rengöringsmedel och är ledande i Norden. Med nyckelorden ekonomi, ekologi och ergonomi har de lyckats väl och tillmötesgått många företags krav på bra rengöringsmedel. Snowclean är redan idag leverantör av rengöringsprodukter till Göteborgs Stad. Snowcleans rengöringsmedel är miljövänliga, skonsamma för fordonet samt dryga. Snowclean är ett företag som skapar systemlösningar för varje tvättsituation och individuellt behov. Deras produkter och tjänster passar väl med Masterwashs krav på miljövänlighet, skonsamhet och kostnadseffektivitet. Masterwashs övriga samarbetspartner har valts med omsorg för att uppfylla SunFleets krav på att vara miljövänliga. Masterwashs egen

13 (43) tjänstebil är en miljövänlig bil, Ford Focus Etanol, som används vid hämtning och lämning av fordon. 3.3.5 Försäkringsvillkor Bilarna är försäkrade enligt BURF (Biluthyrningsbranschens Riksförbund) SunFleet säkerställer att alla bilarna har en giltig försäkring. Kostnaden är inkluderad i totalpriset. SunFleet säkerställer att samtliga bilar är försäkrade på ett sådant sätt att självrisken för kunden maximalt uppgår till 1500 kr per olyckstillfälle. Vid privathyror informeras alla användare även specifikt om försäkringar och självrisker. 3.4 Utrustning och förbrukningsmaterial All nödvändig utrustning som normalt krävs för uppdragets genomförande tillhandahålls av SunFleet. 3.4.1 Kontorsmaterial SunFleet förfogar över erforderlig maskinpark för genomförandet av uppdraget. Windows och Office av modernt snitt används av SunFleet Vi uppdaterar våra system då det blir nödvändigt, t ex då filer eller annan kommunikation från våra uppdragsgivare gör det nödvändigt. 3.4.2 Fordonsservice och underhåll Se 3.3.4 3.5 Privat användning Bilpoolen skall i första hand användas för tjänsteresor men det finns även möjlighet för de anställda att använda poolen privat. För funktionalitet och layout, se Privathyror 9.1.3 samt Bokning 9.2.3. Vid privat användning för de anställda gäller följande: SunFleet erbjuder anställda på arbetsplatser i Traktören att hyra bilpoolens bilar efter arbetstid (18:00-06:00) samt på helger.

14 (43) Under arbetstid (06:00-18:00) kan bilpoolens bilar endast användas för tjänsteresor. Under denna tid kan enbart anställda vid arbetsplatser på Traktören göra bokningar för tjänsteuppdrag. Vid bokning framgår det tydligt om bokningen avser en tjänsteresa eller privatresa. Vid privat användning utgår marknadsmässig hyra. Se Bilaga, Pris 8. Lägsta pris ska, efter samråd med skattemyndighet, sättas så att användningen inte blir skattepliktig anställningsförmån. Vid privat användning sker fakturering direkt från SunFleet till den enskilda användarens hemadress. Ett separat avtal upprättas mellan den privata brukaren och SunFleet genom att Användaren kompletterar sina uppgifter via SunFleets hemsida. Se Anmälan 9.1.2. Privat användning av bilpoolen redovisas helt separat, och är således ej inkluderad i kommunens redovisningssystem. Vid upprättande av avtalet mellan privat användare och SunFleet, informeras användaren om försäkringsvillkoren för privat bruk.

15 (43) 4 Beskrivning av leverantören 4.1 Organisation SunFleet Carsharing är en registrerad bifirma till First rent a Car AB/ Hertz Biluthyrning. Verksamhetsansvarig för SunFleet är. Verksamheten drivs i en sk. nätverksorganisation med partners för reklam, IT och bilservice. Se Bilaga, Organisation10. 4.2 Personal SunFleet, Manager Tel 031-703 71 61 Mobil 0708-806 811 mail per.lanevik@sunfleet.com CV: Se Personalens CV 10.4. 4.3 Erfarenhet och kompetens SunFleet har erbjudit sitt fullservicekoncept för bilpooler och har följande referenser: Familjebostäder i Göteborg AB, Mia Wheeler, tel 031-731 86 00 / 070 347 79 13, mia.wheeler@familjebostader.goteborg.se Business Region Göteborg, BRG, Hans Larsson, tel 031-61 56 12, / 0707-61 36 12, hans.larsson@brg.goteborg.se Av Tabell 1 nedan framgår SunFleets nuvarande bilpoolskunder. Tabell 1 Företag Start datum Länsförsäkringar Öhrlings PricewaterhouseCoopers Skanska Fastigheter AB Norra Älvstranden Utveckling AB nov-99 nov-00 okt-01 april-02

Lindholmen Science Park KappAhl Viskaforshem Härryda Kommun Bostad AB Poseidon Business Region Göteborg Vehco Semcon Systems AB april-02 aug-02 sept-02 nov-02 nov-02 nov-02 feb-03 april-03 16 (43) Familjebostäder sept- 03 Ericsson Högskolan Trollhättan/Udevalla jan-04 feb-04 4.4 Kvalitetssystem SunFleets kvalitetssystem redovisas i Extern Bilaga E6, Kvalitetsenkät Ledningssystem. TK har möjlighet att med egna resurser eller opartiska resurser, såväl före ett avtalstecknande som under aktuell avtalstid göra revisioner av redovisat system och dess tillämpning. SunFleet har för avsikt att före april år 2004 vara färdig med ytterligare anpassning och dokumentation av Kvalitetssystemet i enlighet med USK modellen. 4.5 Miljösystem SunFleet och Hertz är certifierat enligt ISO14001. Se Extern Bilaga E7, Miljöpolicy, Certifikat. Av Bilaga E7, Miljöpolicy, Certifikat framgår också miljöpolicy. Miljöansvarig är AnnSofie Gustafsson, mail: miljo@hertz.se. SunFleets övergripande miljömål mäts och följs upp m a p nedanstående parametrar: Bra Miljöval" för kunden

17 (43) I vår strävan att minska miljöbelastning och förbrukning av naturresurser skall vi erbjuda fordon med alternativa drivmedel och att vid önskemål hjälpa kunden välja det minst miljöbelastande alternativet utifrån dennes behov. 90% av vagnsparken Mk 2005 år 2005 I vår strävan att minska miljöbelastning och förbrukning av naturresurser skall vi eftersträva att vagnparken till 90% skall bestå av bilar av miljöklass 2005 (Euro IV) vid utgången av år 2005. Krav på leverantörer I vår strävan att minska miljöbelastning och förbrukning av naturresurser skall vi ställa krav på våra leverantörer att kontinuerligt förbättra sitt miljöarbete. Källsortering och reducerade avfallsmängder I vår strävan att minska miljöbelastning och förbrukning av naturresurser skall vi ställa krav på våra leverantörer att kontinuerligt förbättra sitt miljöarbete. Mindre miljöbelastande kemikalier I vår strävan att minska miljöbelastning och förbrukning av naturresurser skall vi i första hand välja bilvårdsprodukter och övriga kemikalier som är miljömärkta, eller på annat sätt mindre miljöbelastande. Reducerade koldioxidutsläpp I vår strävan att minska miljöbelastning och förbrukning av naturresurser skall vi kontinuerligt minska verksamhetens utsläpp av koldioxid. SunFleet åtar sig att senast 1 mars varje år rapportera hur miljöarbetet fortskrider.

18 (43) 5 Kommersiella och juridiska villkor 5.1 Godkännande av underleverantör Ingen av underleverantörerna levererar i anbudet betydande varor och tjänster som motsvaras av mer än 10% av detta anbuds värde per år. 5.2 Kontroll/Revision TK äger rätt att kontrollera och följa upp bilpoolsverksamheten. För detta ändamål skall TK få tillgång till sådana uppgifter om verksamheten som TK anser vara erforderliga. Vid eventuell revision från TK förbinder sig SunFleet att aktivt medverka vid och underlätta sådant arbete genom att bereda tillträde och insyn i sådan utsträckning som erfordras. 5.3 Volymförändringar Beställaren har rätt att årligen öka alternativt minska bilpoolens storlek med maximalt 10 bilar. Hur totalpriset påverkas av en volymändring framgår av Volymförändringar 8.2. 5.4 Giltighetstid Bilpoolstjänsten skall tillhandahållas under perioden april 2004 till april år 2007 med rätt till förlängning av ingånget avtal 1+1 år. En eventuell förlängning skall meddelas SunFleet sex (6) månader före avtalets utgång. Vid förlängning gäller samma förutsättningar som under ordinarie avtalsperiod och pris regleras enligt Reglering av Pris, se Reglering av pris 5.8. 5.5 Förtida uppsägning Ändring av tecknat avtal skall ske skriftligt samt undertecknas av båda parter. Endera parten äger rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om den andra parten: kommer på obestånd, ställer in sina betalningar, inleder ackordsförfarande eller försätts i konkurs upprepade gånger trots skriftliga påpekanden bryter mot reglering i tecknat avtal bryter mot reglering om underentreprenör

19 (43) utan skriftligt godkännande överlåter tecknat avtal, eller rättighet eller förpliktelse enligt avtalet, till annan part förändrar ägarförhållande som medför att åtagande enligt detta avtal äventyras inte verkställt rättelse av fel inom 20 dagar från det skriftligt påpekande kommit den felande parten till del Uppsägning skall ske skriftligen. 5.6 Tvist Tvist avgörs av Göteborgs tingsrätt, enligt svensk rätt, om inte parterna enas om skiljeförfarande. 5.7 Betalning Fakturering skall ske i form av en fast och en rörlig del direkt till de förvaltningar och kommunala bolag som nyttjar poolen utifrån en framtagen fördelningsöverenskommelse. Vissa ändringar kan ske i fördelningsöverenskommelsen under avtalstiden. Fakturering skall ske månadsvis i efterskott med betalningsvillkor senast 30 dagar efter mottagen faktura. Faktureringsavgift eller liknande skall inte utgå. Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagens bestämmelser. SunFleet får inte överlåta fordran som uppkommit enligt detta avtal till annan utan TK s skriftliga medgivande. 5.8 Reglering av pris Priset framgår av Bilaga, Pris 8. Priset är fast till och med 31 december år 2004. Därefter indexregleras ersättningen vid varje årsskifte under resterande avtalstid enligt följande modell: 50 % av priset räknas upp med 80 % av förändringen av statistiska centralbyrån (SCB) framtaget arbetskostnadsindex för arbetare inom privat sektor. 50 % av priset räknas upp med 50 % av förändringen i konsumentprisindex (KPI). Som basmånad gäller oktober år 2003 och förändringen räknas från oktober till och med september nästföljande år. SunFleet räknar om ersättningen med hänsyn till index och meddelar TK detta skriftligt senast en månad innan den nya ersättningen börjar gälla.

20 (43) 5.9 Övrigt Vid frågor från massmedia i övergripande frågor eller av policykaraktär skall SunFleet hänvisa till TK eller till den part TK speciellt meddelat SunFleet för sådan handläggning. Nya eller ändrade system för informationsutbyte eller rapportering till TK skall godkännas av TK. SunFleets tjänsteresor görs med färdmedel som lägst motsvarar de krav som TK anger i sin interna respolicy. s tjänstebil är en Volvo Bifuel.

21 (43) 6 Anbudsutvärdering N/A

22 (43) 7 Option privatanvändning SunFleet ställer sig positiv till att erbjuda även de boende i området tillgång till bilarna i den befintliga bilpoolen. SunFleets system är framtaget just med tanke på att olika typer av användare ska kunna dela på fordon och samtidigt kunna ha olika priskonstruktioner. SunFleet har redan denna erfarenhet t ex genom den bilpool som delas av BRG och studenter boende hos SGS. Ingen ytterligare administration uppstår hos Trafikkontoret.

23 (43) 8 Bilaga, Pris SunFleet har en önskan om att sekretessbelägga de angivna priserna i detta kapitel även efter avslutad upphandling. Om Prisuppgifterna kommer ut skulle SunFleets verksamhet kunna komma till skada. Alla priser i detta kapitel är exklusive moms. Detta ingår i SunFleets priser: Lösenordsskyddad profil på www.sunfleet.com. Kontinuerlig och överskådlig statistik på alla körningar Kundsupport och vägassistans dygnet runt Skatt & försäkringar (max självrisk 1500 SEK) Stöldskyddsförsäkring Tvätt & Service* Vinterdäck Drivmedel Parkeringskort för miljöfordon i Göteborgs och Mölndals kommuner * SunFleet hämtar och lämnar bilen i samband med tvätt, service, besiktning, däckbyte mm.

24 (43) 8.1 Tjänsteresor Tabell 2 Småbil < 1050 Mellan 1050-1515 Stor>1515 Modell VW Lupo 3L TDI Diesel Ford Focus Flexifuel Hgv Volvo S60 Bifuel * Volvo V70 Bifuel Opel Zafira** Drivmedel Diesel Etanol Gas Gas Gas Kombimodell X X Antal 10 8 8 3 1 Utrustning Krockkudde X X X X X Klimatanläggning X X X X X Radio X X X X X RTI/Navigation X X Dragkrok X Pris vardagar Fast månadsavgift 1000 1000 1000 1400 1600 Timavgift 30 30 30 30 30 Km-avgift 2 2,5 2,5 2,5 2,5 Bokningsavgift 10 10 10 10 10 Pris weekend fredagar 17:00- måndagar 08:00 Bokningsavgift 10 10 10 10 10 Hyrtid för 280 280 280 280 280 weekend enl ovan Drivmedel Självkostnad Självkostnad Självkostnad Självkostnad Självkostnad * I Grupp Mellanklass föreslår vi att 50 % av fordonen ska vara Volvo S60. Tjänstevikten överstiger visserligen marginellt den uppsatta viktklassen. Kravet är samtidigt att minst 20 % av fordonen ska vara gasdrivna. Vi kan därför erbjuda Volvo S60 till ett lägre pris än motsvarande andra gasmodeller i mellanklassen. Även dessa kommer att vara utrustade med RTI utöver de stipulerade 10 % som redan täcks av Storbilsklassens V70. ** Bilen är ombyggd till transportfordon. 8.2 Volymförändringar SunFleet tillämpar ingen differentierad prissättning beroende på totala antalet bilar utan priset enligt tabellen, Tabell 2, ovan gäller oavsett volym/volymförändringar.

25 (43) 8.3 Privat SunFleet har gjort bedömningen att marknadsmässig hyra är det pris som redan debiteras för tjänsteresor. Därför erbjuder vi privatresor till samma pris som för tjänsteresor, dels under veckorna, dels weekendpriset. Vi kommer dock att följa eventuella andra rekommendationer som Skattemyndigheten kommer fram till.

26 (43) 9 Bilaga, SunFleets bokningssystem 9.1 Allmänt om bokningssystemet För att hålla nere på administrationen försöker SunFleet att lösa all hantering så automatiskt som möjligt; allt från anmälan, bokning, registrering av utförd körning till fakturering och statistisk uppföljning. Bokningssystemet är webbaserat och nås via Sunfleets hemsida www.sunfleet.com. Det är också via hemsidan som användaren går in och gör en anmälan för att ansluta sig till systemet. För att en användare ska kunna registrera sig måste användarens företag/organisation vara anslutet och ha ett avtal med SunFleet. Även intresseanmälan från företag och organisationer görs via hemsidan. Se Anmälan 9.1.2. För att underlätta för samtliga användare är bokningssystemet anpassat efter olika roller, vilket ökar enkelheten för respektive användare men också säkerheten i systemet. Systemet använder banksäkerhet, 128 Bitars SSL-kryptering. 9.1.1 Roller Bokningssystemet är uppbyggt på olika roller som motsvaras av olika funktioner i den verkliga miljön kring bilpoolen och dess kunder. Beroende på vilken roll man har kan man göra olika saker i systemet. T ex har en administratör auktorisation att utföra betydligt fler handlingar i systemet än vad en vanlig användare får göra. Bokningssystemet stöder följande roller: Användare Administratör på företaget/organisationen SunFleets administration Det är administratören på respektive företag/organisation samt SunFleet som kan ändra status på användare, Godkänd/icke godkänd. 9.1.2 Anmälan En person som vill ansluta sig till systemet går in på hemsidan, klickar på anmälningsknappen och väljer i listan den organisation som man tillhör. Vidare väljer man det kostnadsställe man tillhör och fyller i övriga uppgifter i sin profil. Det går nu ett automatiskt mail till en utsedd person inom