SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-04-04 Sida 14 (19) 118 Dnr 234/16 Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet - SAM 2015 Ett väl fungerande arbetsmiljöarbete är en naturlig del i verksamheten och hänsyn måste tas utifrån de unika förutsättningarna som finns på varje arbetsplats. Ärligen ska uppföljning ske av hur kommunen bedriver sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Underlag till rapporten har hämtats från enkät ställd till förvaltningscheferna, sjukfrånvarostatistiken som hämtas från kommunens personaladministrativa system. Beräkning av sjukfrånvarokostnader är gjord enligt Försäkringskassans modell. Under 2015 genomfördes en rad åtgärder i syfte att öka kunskapen om arbetsmiljöfrågor, men även åtgärder riktade på individnivå. Fortsatt revidering av riktlinjer och rutiner kopplade till kommunens Arbetsmiljöpolicy har gjorts, ett aktivt arbete med att öka antalet hälsoinspiratörer i kommunen, ökat stöd till cheferna i rehabiliteringsprocessen, framtagande av handlingsplaner utifrån resultatet i medarbetarenkäten samt införande av friskvårdsbidrag till alla anställda är några av de kommunövergripande arbetsmiljöåtgärder som gjort under året. Den totala sjukfrånvaron 2015 var 6,2 %vilket är en ökning sedan föregående år då den totala sjukfrånvaron var 5,6 %. Kostnaden för sjukfrånvaron var ca 15,3 miljoner vilket är en ökning sedan föregående år. Till denna summa ska läggas ev. vikariekostnad, kostnader för rehabilitering samt produktionsbortfall. Föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) som träder i kraft i mars 2016 reglerar kunskapskrav, mål, arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. Denna föreskrift kommer att medföra behov av information och utbildning till kommunens chefer och skyddsombud. På kommunstyrelsens styrkort återfinns målet att sänka sjukfrånvaron till 4,65 %. Kansli- och personalavdelningen ser framför sig ett år där den stora utmaningen är att hejda den ökning av medarbetarnas sjukfrånvaro som just nu sker. På kommunövergripande nivå planeras en rad åtgärder. Fortsatt satsning på hälsoinspiratörer, intervjuer med kommunens samtliga chefer utifrån uppdraget kommer genomföras, projekt tillsammans med företagshälsovården för att fånga medarbetare i riskzonen för sjukskrivning startas samt ett arbete med att hjälpa arbetsplatser till ett hälsosammare liv. Förslag till beslut att godkänna redovisningen av uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet - SAM 2015. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att överlämna ärendet till kommunstyrelsen utan eget yttrande Expedieras till Diariet Kommunstyrelsen I Justerares sign IUtdragsbestyrkande
TRANÅS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSFÖRVAI.,TNINGEN Datum 2016-03-04 Tjänsteskrivelse Er beteckning Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet- SAM 2015 Ett väl fungerande arbetsmiljöarbete är en naturlig del i verksamheten och hänsyn måste tas utifrån de unika förutsättningarna som finns på varje arbetsplats. Ärligen ska uppföljning ske av hur kommunen bedriver sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Underlag till rapporten har hämtats från enkät ställd till förvaltningscheferna, sjukfrånvarostatistiken som hämtas från vårt personaladministrativa system. Beräkning av sjukfrånvarokostnader är gjord enligt Försäkringskassans modell. Resultat Under 2015 genomfördes en rad åtgärder i syfte att öka kunskapen om arbetsmiljöfrågor, men även åtgärder riktade på individnivå. Fortsatt revidering av riktlinjer och rutiner kopplade till kommunens Arbetsmiljöpolicy har gjorts, ett aktivt arbete med att öka antalet hälsoinspiratörer i kommunen, ökat stöd till cheferna i rehabiliteringsprocessen, framtagande av handlingsplaner utifrån resultatet i medarbetarenkäten samt införande av friskvårdsbidrag till alla anställda är några av de kommunövergripande arbetsmiljöåtgärder som gjort under året. Den totala sjukfrånvaron 2015 var 6,2 %vilket är en ökning sedan föregående år då den totala sjukfrånvaron var 5,6 %. Kostnaden för sjukfrånvaron var ca 15,3 miljoner vilket är en ökning sedan föregående år. Till denna summa ska läggas ev. vikariekostnad, kostnader för rehabilitering samt produktionsbortfall. Planering 2016 Föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) som träder i kraft i mars 2016 reglerar kunskapskrav, mål, arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. Denna föreskrift kommer att medföra behov av information och utbildning till kommunens chefer och skyddsombud. På kommunstyrelsens styrkort återfinns målet att sänka sjukfrånvaron till 4,65 %. Vi ser framför oss ett år där den stora utmaningen är att hejda den ökning av medarbetarnas sjukfrånvaro som just nu sker. På kommunövergripande nivå planeras en rad åtgärder. Fortsatt satsning på hälsoinspiratörer, intervjuer med kommunens samtliga chefer utifrån uppdraget kommer genomföras, projekt tillsamman med företagshälsovården för att fånga medarbetare i riskzonen för sjukskrivning startas samt ett arbete med att hjälpa arbetsplatser till ett hälsosammare liv. Kansli- och personalavdelningen föreslår kommunstyrelsen besluta -att redovisningen av uppföljning av SAM godkännes För kansli och personalavdelningen Marie Kennmark personalkonsulent Christina Gustafsson personalutvecklare Kansli-och personalavdelningen lin 0140-681 00 573 82 Tranås fax 0140-176 50 www.tranas.se tranaskommun@tranas.se
TRANÅS KOMMUN KOMMUI\lLEDNINGSFÖRVAlTNINGEN Datum 2016-02-01 Uppföljning Systematiskt arbetsmiljöarbete 2015 Ett väl fungerande arbetsmiljöarbete är en naturlig del i verksamheten och hänsyn måste tas utifrån de unika förutsättningar som finns på varje arbetsplats. Ansvaret för arbetsmiljön och SAM bedömning av den egna verksamheten ligger hos förvaltningschefen. Kunskap och kontinuitet är grunden i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det handlar om att fortlöpande och återkommande genomföra aktiviteter som utvecklar och förbättrar arbetsmiljön. Arbetet kan ses som en cirkel där kartläggning - mål- handlingsplaner - arbetsfördelning åtgärder och uppföljning, för kommunen närmare en bättre arbetsmiljö. Samverkan och arbetsplatsträffar är ett viktigt forum för det dagliga arbetet. Arbetsmiljöpolicyn med tillhörande riktlinjer och rutiner ger grunden till förvaltningarnas egna åtgärder. Syftet med den årliga uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskriften systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). Med det systematiska arbetsmiljöarbetet menas i denna föreskrift arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och att en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Material och metod Kansli- och personalavdelningen har genomfört och sammanställt den årliga kommunövergripande uppföljningen. Varje förvaltning ansvarar för sin egen uppföljning. Som underlag till denna uppföljning har en checklista använts som bygger på paragraferna i Arbetsmiljöverkets föreskrift om det Systematiska Arbetsmiljöarbetet 2001 :1. Checklistan har omarbetats sedan föregående år och den poängbedömning som fanns med i föregående checklista har utgått. Sjukfrånvarostatistiken har tagits ut från Heroma. Sjukfrånvarokostnad har beräknats enligt Försäkringskassans modell. Kommunövergripande arbetsmiljöåtgärder 2015 Arbetet med att anpassa Arbetsmiljöpolicy med tillhörande riktlinjer och rutiner till kommunens ledningssystem har påbörjats. Ett aktivt arbete med att öka antalet hälsoinspiratörer på våra arbetsplatser pågår. Målet är att varje arbetsplats ska ha en egen hälsoinspiratör. Grundläggande arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud Arbetsmiljödag med temat "Att sänka sjukfrånvaron i Tranås kommun" Ett stort arbete har skett under året med att underlätta rehabiliteringsprocessen för våra chefer. Vårt rehabiliteringsverktyg -Adato- har under året uppdaterats och gjorts mer användarvänligt. Medarbetarenkät har genomförts i kommunen och samtliga enheter har upprättat handlingsplaner. Införande av friskvårdsbidrag 1200: -lår Föreberedelser inför 2016 har påbörjats med förebyggande åtgärder i syfte att minska sjuktalen. Viktiga arbetsmiljöåtgärder som rapporterats på förvaltningsnivå 2015 Barn och utbildningsförvaltningen har utökat sin organisation med biträdande rektorer för att minska arbetsbelastningen och öka stödet till medarbetarna. På enheterna har man omorganiserat för att få mer självstyrande arbetslag, aktivt arbetat med friskfaktorer istället för riskfaktorer samt upprättat tjänstefördelning. Samhällsbyggnadsförvaltningen har genomfört utbildning inom en rad områden: Arbete på väg nivå 3, arbetsmiljöutbildning för chefer, den fysiska arbetsmiljön har förbättrats i måltidslokalerna. Inom vissa områden har det funnits möjlighet att erbjuda ökad sysselsättningsgrad. Kansli-och personalavdelningen tfn 0140-681 00 573 82 Tranås fax 0140-17650 www.tranas.se tranaskommun@tranas.se
TRANAs KOMMUN KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Socialtjänsten har erbjudit ökad sysselsättningsgrad samt fortsatt utbildning i ständiga förbättringar. Kommunledningsförvaltningen har gjort en översyn av arbetsbelastning på ett antal tjänster, genomfört förbättringar på kontorsarbetsplatser samt gått igenom den psykosociala arbetsmiljön. Kultur och fritidsförvaltningen har haft förvaltningsövergripande samverkan samt genomfört kompetensutveckling och skyddsronder. Sjukfrånvaro tabell 1: utveckling av total sjukfrånvaro 2009-2015 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 6,38 % 5,57 % 5,39% 5,59% 5,61% 5,63% 6,2 % Tabell 2: sjukfrånvaro ålder och kön samtliga anställda 2012 2013 2014 2015 Total sjukfrånvaro 5,59 % 5,6% 5,6% 6,2 % Varav långtidssjukskrivna över 60 dagar 62,0% 60,0% 60 % 62,5% Sjukfrånvaro kvinnor 6,2% 6,3% 6,4 % 7,4 % Sjukfrånvaro män 3,0% 3,1% 2,7 % 2,8 % Sjukfrånvaro i åldersgrupp 29 år och yngre 6,0% 1,9% 2,4 % 3,8 % Sjukfrånvaro 1 åldersgrupp 30-49 år 2,1% 5,4% 5,8 % 6,3 % Sjukfrånvaro i åldersgrupp 50-65 år 6,0% 6,8% 6,5 % 7% Sjukfrånvaro i åldersgrupp 66 år 2,4% 0,7% 2,2% 1,7 % Tabell 3. sjukfrånvaro på förvaltningsnivå Barn- och utbildningsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen Kultur- och Fritidsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen Socialtjänsten Totalt 2015 5,3 %(5,2) 4,4 %(3,0) 3,5 %(2,9) 4,8 %(4,9) 7,6 %(6,4) Varav över 60 dagar 2015 61,6 (59,6) 81,9% (76,6) 74 % (64) 44,8 % (54) 63,9% (60,7) (siffrorna inom parantes anger 2014 års värde)
TRANAs KOMMUN KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Kostnad sjukfrånvaro Tabell 4: Kostnad sjukfrånvaro är beräknad enligt FK:s beräkningstabell Kostnad/timma Antal timmar Kostnad kr Dag 1 62 kr 6173 382726 Dag 2-14 242 kr 49135 11 890670 Dag 15-90 84 kr 25610 2151 240 Dag 91-180 62 kr 14254 883748 Summa 19172 15308384 I jämförelse med 2015 har kostnaden för sjukfrånvaron ökat med 9,4 %föregående år (14 166 048 kronor 2014). Till denna summa ska läggas kostnad för vikarie, rehabilitering samt produktionsbortfall. Orsak tilllångtidssjukskrivning Stressrelaterade besvär och psykisk ohälsa samt belastningsbesvär anges som de vanligaste orsakerna till långtidsfrånvaro. Företagshälsovård Avonova är kommunens leverantör av företagshälsovård. Kommunen har haft ett bra och nära samarbete med företagshälsovården. Kostnaden för företagshälsovård var 576 354 kronor. Detta fördelas inom nedanstående område: Frisk - 13800 - består av tjänsterna från kärnområde Hälsoutveckling och organisations-karriärutveckling, inom detta område hittas utbildningsinsatser. Risk - 326 770 - består av tjänster från kärnområde Arbetsmiljöutveckling såsom hälsokonsultation, bedömningar, behandlingar, telefonrådgivning, företagssköterska, beteendevetare samt hälsoundersökningar. Sjuk- 235 784 - består av tjänster från kärnområde Hälsa & Rehabilitering exempelvis besök och bedömning hos läkare, psykolog, fysioterapeut, beteendevetare samt företagssköterska. Kansli och personalavdelningen Kansli- och personalavdelningen har erbjudit förebyggande och hälsofrämjande insatser under året. Ett antal hälsoprofilbedömningar är genomförda, Avdelningen ger chefsstöd samt coachning i arbetsgrupperna. I kommunen finns en träningslokal att tillgå. Arbetsskador och tillbud Tabell 5: Fördelning av arbetsskador och tillbud, arbetsolyckor och fördolyckor i förvaltningarna Förvaltning Arbetsskada Tillbud Arbetsolycka Färdolycka Barn- och utbildningsförvaltningen 5 (22) 24 (3) 14 (O) 2 (2) Kommunledningsförvaltningen O(O) 3 (4) O (O) 1 (O) Kultur- och Fritidsförvaltningen O(O) O(O) 2 (5) O(O) Samhällsbyggnadsförvaltningen 0(1) 7 (3) 0(1) 2 (O) 11 O 14
TRANAs KOMMUN KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN (Siffrorna inom parentes anger 2014 års värde) Planerade arbetsmiljöåtgärder 2016 Föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) som träder i kraft i mars 2016 reglerar kunskapskrav, mål, arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. Denna föreskrift kommer att medföra behov av information och utbildning till kommunens chefer och skyddsombud. På kommunstyrelsens styrkort återfinns målet att sänka sjukfrånvaron till 4,65 %. Vi ser framför oss ett år där den stora utmaningen är att hejda den ökning av medarbetarnas sjukfrånvaro som just nu sker. På kommunövergripande nivå planeras en rad åtgärder. Revidering av riktlinjer och rutiner inom arbetsmiljöområdet kommer fortsätta för att anpassas till kommunens ledningssystem. Under 2016 kommer intervjuer med samtliga kommunens chefer att genomföras. Syftet är att kartlägga arbetssituationen samt att scanna av chefens kompetens inom bl.a. arbetsmiljöområdet. Tänd dig frisk -Tranås kommun gör tillsammans med Avonova en satsning för att förebygga sjukskrivning. Tänd dig frisk riktar sig till medarbetare som behöver hjälp med stresshantering. Det kan vara medarbetare som har upprepad korttidsfrånvaro eller som du (som ched ser mår dåligt när arbetssituationenilivet innehåller mycket stress. Dessa medarbetare har en ökad risk för att utveckla ohälsa och kan med denna utbildning få hjälp med att hantera dessa situationer. Tävling Hälsofrämjande arbetsplats - Attraktiva hälsosamma arbetsplatser är en del av våra hälso- och arbetsmiljömål. Tranås kommun vill öka effekterna av hälsofrämjande arbete genom att lyfta fram goda förebilder i utmärkelsen för hälsofrämjande arbetsplats. Dreamteam. Fortsatt satsning på att öka antalet hälsoinspiratörer på våra arbetsplatser samt kontinuerlig utbildning för dessa. Ett aktivt arbete pågår i kommunen med att implementera ständiga förbättringar som ett arbetssätt. Utifrån den medarbetarenkät som genomfördes 2015 har samtliga enheter tagit fram en handlingsplan. Detta kommer att följas upp under året. Förvaltningarnas planering inför 2016 utifrån medarbetarenkätens resultat 8arn och utbildningsförvaltningen kommer att definiera och upprätta arbetsbeskrivningar för stödfunktionen inom BU- kansliet/central administration, förtydligal definiera rektors och förskolechefers roll samt se över kommunikationskanaler för att få ut information från förvaltningschef till medarbetare. Säkerställa kommunikation och tydliggöra beslut. Kommunledningsförvaltningen kommer att minska antalet pågående projekt, se över arbetsbelastning och kartlägga processer. Kultur och Fritid har målstyrningsarbete och kompetensutvecklingsplaner som prioriterade område. Samhällsbyggnadsförvaltningen kommer att fokusera på målet med sitt arbete, kommunikation, samarbete mellan chefer. Vidare kommer arbetsbelastningen att bevakas. Ett arbete pågår på med att strukturera APT samt med styrning och ledning. Socialtjänsten alla enheter har upprättat handlingsplaner utifrån medarbetarenkätens resultat, som kommer att arbetas med under året.