LIA IV rapport Andreas Ong andreas.ong@kulturverkstan.net Kulturverkstan, Göteborg 2002

LIA IV rapport Andreas Ong andreas.ong@kulturverkstan.net Kulturverkstan, Göteborg 2002

Innehållsförteckning 3 Sammanfattning 4 Inledning Praktikuppgift Pressentation av praktikplatsen 5 Frågeställning Syfte och metod Resultat Svar från samtalen 7 Analys Har jag funnit några svar 8 English summary 9 Källor Adresser 2

Sammanfattning Min LIA IV (lära i arbete)-rapport kommer att handla om vikten av dokumentation i sitt arbete. Jag har gjort min praktik under våren 2002 på Journal 2002, som kommer arrangera den svenska tidskriftsbiennalen och den årliga europeiska kulturtidskriftskonferens på Bok- och biblioteksmässan i Göteborg 19-22 september. Frågorna som jag kommer att ställa i min rapport är: Frågorna som jag kommer att arbete med är. Varför bör jag dokumentera ett arbete och för vem? Vad ska dokumenteras och hur? Varför finns det ibland en motvilja till dokumentation? Hur mycket tid ska man avsätta för dokumentation? För att få svar på mina frågor har jag samtalat med ett antal personer om dokumentation. Jag har även tänkt reflektera över mitt arbete och projektet Journal 2002s tankar om dokumentation. Jag kommer ge en analys av det jag kommit fram till och ser om det finns några svar och om det har dykt upp nya frågor. Det jag har sett är att alla är mycket medvetna om vikten i att dokumentera sitt arbete, men det är svårt att se hur man ska ha tid till detta. Det borde ses som en resurs och tillgång till sitt projekt att dokumentera. Kulturprojekt kan ta lärdomar från industrin och forskning där det avsätts en del av arbetstid just till dokumentation. Ny fråga som jag har stött på är: Hur mycket tid ska man lägga ner? En fråga till som har uppstått under min praktik är hur man gör när inte alla tar del av den dokumentation som dom fått? 3

Inledning Min rapport för LIA IV (lärande i arbete) rapport handlar om vikten av dokumentation i ett projekt. Jag skriver kort om mitt arbete på Journal 2002 med att utveckla deras webbplats. Jag presenterar först min praktikuppgift och projektet Journal 2002. Går sedan in på hur min arbetsmetod har varit för undersökningen till rapporten och ger sedan svar på dom frågor jag ställt. Sist ger jag en analys av det jag kommit fram till och ser om det finns några svar och om det har dykt upp nya frågor. Under min 18 veckors praktik på Journal 2002 från 21 januari till 10 maj 2002, kommer jag att undersöka vikten av att föra dokumentation i sitt arbete. Jag tycker att ämnet är intressant med tanke på att jag själv bara kommer att vara med i första halvan av projektet. När jag slutar ska en person på ett enkelt sätt kunna ta vid där jag slutade. Praktikuppgiften Under min praktik har jag haft två arbetsuppgifter en att ta fram formen för webbplatsen www.journal2002.org. Att bygga platsen så den fyller sin funktion innan, under och efter projektets höjdpunkt på höstens bokmässa. Den andra att undersöka vikten i dokumentation som ska leda till en rapport. Presentation av praktikplatsen Den svenska tidskriftsbiennalen presenteras i år på Bok- och biblioteksmässan i Göteborg 19-22 september under namnet Journal 2002. I projektet ingår även den årliga europeiska kulturtidskriftskonferens som nätverket kring webbplatsen eurozine.com arrangerar. Fler än 100 tidskrifter från 30 länder presenteras tillsammans med föredrag, debatter och uppläsningar. Journal 2002 blir en mötesplats där publiken får möjlighet att ta del av den europeiska kulturdebatten och upptäcka tidskrifternas mångfald tillsammans med publicister och inbjudna föreläsare. Europeiska kulturtidskrifter är också ett av bokmässans teman i år, vilket gör tidskrifternas möjligheter att synas extra god. Journal 2002 är den största manifestationen för kulturtidskriften i Sverige någonsin. Arrangörer är eurozine, Föreningen för Sveriges Kulturtidskrifter, Glänta, Ord&Bild och Tidskriftsverkstan i Väst. Beslut fattas genom en styrelse som består av personer från arrangörerna samt olika arbetsgrupper som jobbar inom olika områden t.ex. marknadsföring, scenprogram, konferens, monter och webbplatsen. 4

Frågeställning Jag kommer att undersöka vikten av dokumentation samt att diskutera följande frågor: Varför bör jag dokumentera ett arbete och för vem? Vad ska dokumenteras och hur? Varför finns det ibland en motvilja till dokumentation? Hur mycket tid ska man avsätta för dokumentation? Syfte och metod Med avsaknad av skrivet material i projektledningsböcker så kommer jag att reflektera över mitt eget arbete på Journal 2002 och över projektet. Hur har jag och Journal 2002 tänkt på dokumentation i vårt arbete? Jag har fört samtal med personer som har någon anknytning till Lagerhuset och som har givit mig några sidospår som jag kommer ge deras svar på mina frågor. Ulf Carmesund, Jørgen Johansen, Åke Lindström, Lena Stenmar och Fredrik Viklund samt en person som vill vara anonym som jobbar med utveckling och forskning i ett stort företag i Sverige. Jag kommer att bygga rapporten på mina egna tankar och reflektioner samt samtalen och e-postkontakter. Sedan kommer jag att se på den litteratur som är relevant och se hur tänkandet ser ut runt vikten i att dokumentera sitt arbete. Resultat I mitt arbete på Journal 2002 har jag dokumenterat mitt arbete genom att föra anteckningar på möten. För att själv ha kolla på mina arbetsuppgifter och vad som ska göras till vilken dag. Skriva ner tankar och skisser för webbplatsen www.journal2002.org som jag daterar med dagens datum. För att jag själv och andra ska kunna titta och se hur mina tankar gått i utvecklingen för webbplatsen. Det ska också var till grunden för manualen jag ska skriva över webbplatsen om hur den ska administrera efter jag slutar. Inför det veckliga styrelsemöte skickas det ut dokument som ska ligga till grund för besluten som ska kunna sta under mötet. Efter varje möte samanställs ett protokoll från mötet som skickas ut till alla så att dom som ej deltagit kan se vad som beslutats eller bordlades till nästa möte. Journal 2002 har inte givit ut några direktiv över hur dokumentation ska föras över det arbete varje person gör i arbetsgruppen. Det är alltså upp till var och en hur dokumentation sköts och vad som ska sparas eller ej. Varför bör jag dokumentera ett arbete och för vem? I mina samtal har det kommit fram en bild av att vi människor har dåligt minne, vi glömmer lätt bort saker vi samtalat om eller blandar ibland ihop olika händelser. Så för oss som människor och projektledare är det till god hjälp att kunna ha koll på vår och projektets verksamhet. Att ha reda på sina tankar samt målen man har satt för projektet. 5

T.ex. det är bra att spara anteckningar på vilka man har kontakt med. Vad som har blivit bestämt vid samtal eller vid en e-postkontakt. Att föra stolpar under samtalet för att sedan senare under dagen kunna skriva ner det till ett mer hållbart lagringsmedia även bearbetning för att minnas och göra förståligt. Vid möten är det bra att det förs ett protokoll så att alla kan se vad som har blivit beslutat och vilka frågor som tagits upp, om man själv inte kunde delta under mötet. Det är till hjälp, som Ulf Carmesund säger att man skall ha ryggen fri för det arbete man gör. Om jag har en anteckning från ett möte så har jag stöd för det jag gör och de beslut jag fattar. Att föra dokumentation är inte bara till för en själv att man ska kunna kolla tillbaks i sitt arbete för att se vad som har hänt i projektet. Det är till lika stor vikt att kunna visa upp arbetet för externa personer som man har kontakt med i projektet, t.ex. finansiärer, uppdragsgivare eller för en extern utvärdering. Det är lättare att kunna låta någon ta över och delegera arbetet, blir man sjuk eller tar ut en längre ledighet kan andra se och förstå ditt arbete. Sedan ska man inte glömma bort att vi inte om och om igen ska behöva uppfinna hjulet som Lena Stenmar skrev i vår e-postkontakt. Vi ska kunna läsa och ta del av andras erfarenheter och lära oss av de kunskaper som de fått genom sitt arbete. Vad ska dokumenteras och hur? Det kan vara bra att spara allt från anteckningar, protokoll, styrdokument, adressbok till e-post med datering på, men man får välja med eget omdöme vad som ska sparas. Det är bra att spara allt i en databas så att allt är sökbart där man lätt ser vem som har skrivit om vad och när osv. All dokumentation som finns i en dator som är viktig för projektet ska säkerhetskopieras. Papper sparas i daterad ordning i pärmar. Varför finns det ibland en motvilja till dokumentation? När vi är upptagen i genomförandefasen är det ofta tiden som gör att vi inte hinner med dokumentation, arbetet prioriteras först. Bristande kunskap om behovet och nyttan av dokumentation skriver Jørgen Johansen. Bristande insikt och kompetens sade någon annan. Men dokumentation ska inte vara en extra börda i ett arbete. Har man bara rutin i att dokumentera sitt arbete på det sätt som själv tycker passar bäst så kommer det inte att bli till någon last. Eller arbetar efter mallar som satt som riktlinjer hur man ska föra sin dokumentation. Hur mycket tid ska man avsätta för dokumentation? Att dokumentera sitt arbete ska inte ta onödig tid. Det borde ligga med som en del av det naturlig del av arbetet säger Åke Lindström. När man jobbar mer regelbundet med dokumentation bör man avsätta 5-10% av projektets resurser. Det svåra är att se till att arbetet inte blir låst och man känner att inte projektet andas eller lever. Men om man arbetar efter en bra projektplan som man tillåter att ändra i allt efter projektets utvecklas så kan man alltid arbeta om projektets styrdokument för hur man lägger upp arbetet. Tips Avsätt tid Styrdokument För anteckningar Dagbok Mallar Dataprogram 6

Analys I stycket Syfte och metod skrev jag att jag saknade skrivet material i projektledningsböcker. Det skulle vara bra med en viss vägledning i hur man ska dokumentera sitt arbete, men jag ser ändå att det finns goda kunskaper i att föra dokumentation. Vikten av dokumentation för sig själv för att kunna återblicka och utvecklas i sitt arbete och som person. Vikten för andra att kunna få ta del av lärdomarna i arbetet och för att man ska slippa göra samma arbete om och om igen. Vid möten ska det föras protokoll så alla kan se vad man har gått igenom, vilka beslut som togs eller vilka frågor som kommer att tas upp på nästa möte. Det är en mycket viktig del i dokumentationen men vad gör man när inte alla har tagit del och läst protokollen eller om blir sent utskickade? När det gäller tid skulle kulturprojekt kunna ta till sig av t.ex. industrin eller forskning. Se dokumentation som en naturlig del i projektet och att man inte ska känna att det är jobbigt eller extrabesvär att dokumentera. Utan i stället se det som en resurs till sitt projekt. I kulturprojekt ska man tänka på projektets varaktighet, storlek och kompetens. Att ha det väldigt strikt skulle kanske göra att varje kulturprojektledare tappar sitt glödande intresse för sitt arbete. Ta en titt utan för sitt eget område och ta in andras erfarenheter och ta till det du tycker kan vara till betydelse för att ditt projekt ska utvecklas framåt. Tycker man att det är jobbigt att skriva och det gör att man inte dokumenterar sitt arbete så kanske man kan finna andra sätt, visuell dokumentation, dokumentationsmallar och datorprogram till exempel. Ta det som känns skönt och tryggt för sig i sitt arbete. Använda sig av en projekt- och tidsplan som man använder som styrdokument och som man kan ändra på om projektet går in i en ny riktning. Har jag funnit några svar? Ja visst har jag gjort det. Jag har fått en mycket bra syn på hur några personer tänker runt dokumentation, där jag ser att alla ser vikten i att föra dokumentation. Men den stora frågan som uppstår är: Hur mycket tid ska man lägga ner? Jag tror att man ibland måste se till sitt projekt och vad man vill med sin verksamhet, vilka mål som finns och hur ser visionerna ser ut. Kulturprojektarbetare kan lära sig mycket ifrån industri- och forskningsprojekt. Alla ser vikten av att föra dokumentation, fast inte var tiden finns för att hinna med dokumentation. En fråga till som har uppstått under min praktik är hur man gör när inte alla tar del av den dokumentation som dom fått. Vid möten förs det protokoll då man ser vilka beslut som fattas och vilka beslut som ska tas upp på nästa möte. Då har det först en bra dokumentation. Att ha bra riktlinjer ifrån projektplanen och att alla tar del av det för att inte projektet ska komma i en svacka. Journal 2002 är ett stort projekt med många inblandade i arrangörsledet. Det krävs både kommunikation och dokumentation, samt att alla tar sitt ansvar för sin roll i projektet. 7

Summary My LIA IV (learning in the workplace)-report will deal with the value of documenting the project. I have been a trainee at the project Journal 2002 during the spring of 2002, which will coordinate the Swedish Biennial of Cultural Journals on the annual European Meeting of Cultural Journals at the Gothenburg International Book Fair in September 19-22, 2002. The questions I will try to answer in my report are: What is the meaning of documentation and for whom? What should be documented and how? Why is there sometimes a dislike of documentation? How much time should be deposited into documentation? To answer these questions, i ve had several meetings with different people who has their own special angle to the art of documentation. I also want to reflect over my, and the Project Journal 2002s thoughts about documentation. I will give further details to, and analyse the answers, and also some new questions that have aroused during the work. From what I have seen I believe that everyone is aware about the essentiality of documenting his or her work, although finding the time to do this takes more effort. Documentation should be seen as a resource and an asset to the project. Cultural projects should learn from the industrial world and medical research area, where some time is deposited to documentation. A new question that occured to me are; what amount of time is needed or required to put into my documentation? and yet another question that i found relevant during my research are How to make people interrested and part taking in the information that i gather? 8

Källor Lena Börjeson och Sofia Lidserius - Att leda ett projekt. Metoda konsulter 1999, ISBN nr 91-86500- 39-2 Wendy Briner, Michael Geddes och Colin Hastings - Projektledaren. Svenska dagbladet 1996, ISBN 91-7738-265-X Journal 2002 projektbeskrivning Adresser Journal 2002 Besöksadress Lagerhuset, Heurlins plats 1, Göteborg Postadress Box 311 20, 400 32 Göteborg Telefon 031-743 99 21 Fax 031-743 99 06 Url www.journal2002.org E-post info@journal2002.org Ulf Carmesund - nätverkstan E-post ulf.carmesund@natverkstan.net Karin Hellqvist - praktik handledare, projektledare Journal 2002 E-post karin.hellqvist@journal2002.org Jørgen Johansen - forskare i freds- och utvecklingsforskning på Göteborgs Universitet E-post jorgen.johansen@padrigu.gu.se Åke Lindström - kulturverkstan E-post ake.lindstom@kulturverkstan.net Lena Stenmar - nätverkstan, kulturverkstan E-post lena.stenmar@natverkstan.net Fredrik Viklund - kulturverkstan E-post fredrik.viklund@kulturverkstan 9