Inspektionsrapport 232-2008/393 2008-06-13 Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Skövde den 6 maj 2008. Närvaro: se bilaga. Förelägganden. I enlighet med RA-FS 1991:1 med ändring 1997:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter ger Krigsarkivet följande förelägganden efter genomförd inspektion: 1. Arkivbildningen vid Räddningsverket (SRV) Skövde ska avslutas den 31/12 2008, och skolan ska se till att samtliga handlingar som bevaras för framtiden redovisas i skolans arkivförteckning. 2. SRV ska i samarbete med SRV Skövde och övriga skolor fastställa såväl vilka utbildningshandlingar (digitala och pappershandlingar) som vilka övriga arkivhandlingar som finns på skolorna och arkivera dessa. Allmänna handlingar får inte slängas när lärare slutar. 3. Arkivhandlingar som tillhör SRV Skövde t.o.m. 2008-12-31 ska hållas åtskilda från arkivhandlingar som inkommer eller upprättas efter denna tidpunkt. 4. Om SRV avser att i original föra över vissa arkivhandlingar, såsom diarieförda handlingar, ritningar eller databaser till den nya myndigheten, ska ansökan härom inkomma till Krigsarkivet. 5. SRV ska fastställa bevaranderutiner för tidigare och nuvarande diarieföringssystem samt eventuellt inkomma med hemställan om gallring av vissa uppgifter som ingår i eller har uttagits från dessa system. 6. SRV ska till Krigsarkivet inkomma med en gallringsutredning avseende systemet CuRSnet samt övriga system där gallringsföreskrift saknas. 7. SRV Skövde ska se till att hos SHM (Säkerhet, Hälsa, Miljö) förvarade handlingar ordnas, förtecknas och arkiveras (avsnitt 4). På samma sätt ska vissa i centralarkivet förvarade handlingar gås igenom och i förekommande fall ordnas och förtecknas (se avsnitt 5). 8. SRV Skövde ska se till att även fortsättningsvis skriva ut och arkivera minnesanteckningar från ledningsmöten (avsnitt 5). Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden senast den 1 december 2008. Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. En ny myndighet övertar den 1 januari 2009 den verksamhet som idag finns vid SRV och två andra myndigheter. Krigsarkivet bedömer att SRV:s beredskap inför avslutandet av myndig-hetens arkivbildning är god men att ett omfattande arbete förestår. Ett grundläggande arbete har utförts inom en arbetsgrupp med representanter för de tre myndigheterna. SRV Skövde kommer inte organisatoriskt att tillföras den
nya myndigheten, MSB, men förändringen innebär dock att SRV Skövdes arkivbildning måste avslutas. Krigsarkivet har den 6 maj 2008 inspekterat arkivvården hos SRV Skövde, en inspektion som var väl förberedd av skolan och av SRV:s arkivarier. Föregående inspektion ägde rum den 22 november 2004. Krigsarkivet bedömer att arkivtjänsten idag sköts på ett fullt tillfredsställande sätt och att rutinerna för hantering och arkivering av allmänna handlingar är goda. En del brister kvarstår; bl.a. så föreläggs skolan att bättre inventera och redovisa vid skolan förekommande undervisningshandlingar. Föreläggandena riktar sig både till skolan och till Räddningsverket centralt. Den viktigaste uppgiften för SRV och för skolan är att avluta arkivbildningen vid kommande årsskifte. Krigsarkivet tillåter sig förhoppningen att tillräckliga resurser ska ställas till förfogande för att utföra detta arbete. Inspektion. 1. SRV Skövdes nuvarande och framtida verksamhet. Avvecklingsåtgärder. Regeringen redovisar i propositionen 2007/08:92 att en ny myndighet inrättas den 1 januari 2009, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Samtidigt föreslås att SRV, Krisberedskapsmyndigheten (KBM) och Styrelsen för psykologiskt försvar (SPF) läggs ned. Stora delar av de verksamheter som de tre myndigheterna i dag bedriver överförs till den nya myndigheten. MSB kommer att arbeta med samordning över sektorsgränser och ansvars-områden och ska verka såväl förebyggande som under och efter en kris eller olycka. Till uppgifterna hör normering, stöd, utbildning och tillsyn vad gäller samhällets räddningstjänst, transporter av farligt gods och skydd mot olyckor. En organisationskommitté för den nya myndigheten har bildats med KBM:s generaldirektör som chef och kommer så småningom att fatta beslut om bl.a. IT-plattform och definition av processer. En arbetsgrupp har utfört ett förberedande arbete rörande MSB:s framtida dokumenthantering. Enligt gruppens nyligen framlagda förslag ska de tre nuvarande myndigheterna först och främst fatta beslut rörande avslutande av respektive arkiv. För SRV:s del blir det främst frågan om att - avsluta diariet; - inventera SRV:s allmänna handlingar; - gå igenom SRV:s olika databaser; - hos Krigsarkivet hemställa om att få föra över vissa handlingar/databaser till den nya myndigheten; - göra gallringsutredningar för handlingstyper där gallringsbeslut saknas. Gruppen anser sedan att organisationskommittén bör fatta beslut om att använda systemet Platina för dokumenthantering i MSB. En handlingsplan för att implementera ett grund-läggande stöd för ärendeoch dokumenthantering bör upprättas före den 1 januari 2009. För att kunna påbörja införandet av Platina och för att strukturera arkivet efter den nya arkivredovisningsmetoden som kommer att fastställas av Riksarkivet att gälla från det första kvartalet år 2009, menar arbetsgruppen att det är nödvändigt att beskriva verksamheter/ processer för MSB. När nu två av SRV:s fyra skolor läggs ner, innebär inte detta att kursverksamheten drastiskt minskar. Det är i stället troligt ansvaret för en del av de utbildningar som idag ges i Skövde övertas av de skolor som kvarstår inom MSB, men på vilket sätt och i vilken utsträckning är i dagsläget oklart. SRV har beräknat att för nödvändiga inventerings-, ordnings- och förteckningsarbeten åtgår ca 100 timmar per skola. Skolorna kommer att få hjälp av SRV:s båda arkivarier samt av en projektanställd arkivarie. Krigsarkivet är övertygat om att det i detta sammanhang erfordras en hel del samarbete mellan skolorna och Centrum för risk- och säkerhetsutbildning (CRS) i Karlstad. SRV Skövde har tillgång till myndighetens största övningsfält och har många utländska kunder från exempelvis Tyskland och USA. Dess kontrakt med den privata fastighetsägaren går ut år 2012 och man kan då tänka sig att flytta de administrativa och undervisnings-lokalerna till övningsfältet.
Kommunen har t.o.m. reserverat ett område för utökad verksamhet. Regeringen avser att utse en särskild förhandlingsperson för skolorna i Skövde och Rosersberg, och den 15 maj tar riksdagen beslut om detta. Under avvecklingsperioden kan denna person skapa förutsättningar för ett privat alternativ. Staten behöver även fortsättningsvis t.ex. brandutbildning, och det kan tänkas att de kvarvarande skolorna i Sandö och Revinge behöver köpa in tjänster från exempelvis Skövde. Den stora efterfrågan på utbildning som märks från kommunalt och företagshåll gör att SRV Skövde kan se framtiden an med viss tillförsikt. Krigsarkivet vill framhålla att om skolan övergår till privat huvudmannaskap vid kommande årsskifte, är det av största vikt att inte sammanblanda handlingar från SRV:s tid och den privata tiden. 2. Uppföljning av åtgärder med anledning av Krigsarkivets arkivinspektion 2004. SRV redovisade följande vidtagna åtgärder beträffande de förelägganden och anmärkningar som presenterades av Krigsarkivet efter 2004 års inspektion: Gallringsutredningar för bl.a. systemen Rebus, Cesar, CuRSnet och Asur - endast Rebus är klart (gallras enligt tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6). Komplettering av arkivredovisning - har utförts. Utredning beträffande kursutvärderingsenkäter - har utförts (se RA-MS 2007:34). Bättre rutiner för e-postmeddelanden - har reglerats i tjänsteföreskrift. Arkiv från Förråds- och underhållsgruppen i Göteborg bör översändas till Karlstad - har utförts. Register över ritningar - har utförts. Gallringsutredning för bygghandlingar - har utförts (se RA-MS 2007:39) Handlingar från utlandstjänstgöring ordnas - ej klart. Avtal förtecknas - har utförts. 3. Utbildningsverksamhet. Under inspektionen hade Krigsarkivet främst möjlighet att diskutera med företrädare för Marknadsfunktionen. Den marknadsmässiga delen är relativt liten, men skolan erbjuder på webbplatsen fortbildningskurser och kan även offerera utbildning. Gällande lagstiftning tillåter dock inte att skolan prismässigt konkurrerar med privata aktörer; däremot är det fritt fram att framhäva konkurrensmässiga fördelar. Skolan har nyligen slutat med utbildning som rör farligt gods (s.k. ADR-utbildning) just därför att där finns många privata aktörer. Ärendegången vid marknadsutbildning kan se ut som följer. 1. En förfrågan inkommer och lämnas till en resurssamordnare. 2. Den ämnesområdesansvarige utarbetar underlag till en offert. 3. Bokning sker i systemen Asur och Cesar. 4. Offerten arkiveras. Äldre offerter har bevarats i enlighet med RA-MS 1993:3, men dagens offerter är enligt Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2007:34) om gallring av undervisningshandlingar hos SRV gallringsbara redan efter fem år. 5. Beställningen och bekräftelsen arkiveras. 6. Timplanen ligger digitalt i mappstrukturen.
SRV:s arkivarier är medvetna om nödvändigheten av att inventera vilka typer av utbildnings-handlingar som finns ute på skolorna, men för ett sådant inventeringsarbete behövs naturligtvis hjälp från skolornas lärare och övriga personal. En strategi för inventering av handlingar som befinner sig i handläggares och lärares tjänsterum, i den digitala mapp-strukturen m.m. bör tas fram. Det är väsentligt att allmänna handlingar inte slängs i samband med att lärare slutar. Krigsarkivet vill vidare gärna framhålla betydelsen av dokument-hanterings- och arkivbildningsplaner (D/A-planer) som ett medel för att i framtiden styra, kontrollera och effektivisera ärendehanteringen. 4. Säkerhet, Hälsa, Miljö (SHM). Vid SHM förvaras inte minst ritningar över övningsfält och byggnader. Enligt RA-MS 2007:39 får bygghandlingar och ritningar för förhyrda kontor, förråd och utbildningslokaler gallras när förhyrningen upphör (skolans exemplar) eller efter fem år (hos den centrala förvaltningen). Bygghandlingar och ritningar över genomförda större förändringar av byggnationerna bevaras, likaså över fastigheter, där förhyrningen inte upphört. En bra förteckning över ritningarna har utarbetats. SRV:s arkivarier har i uppgift att utreda arkivlokalfrågan, då sannolikt en del ritningar behöver överföras till den nya myndigheten, MSB. Ritningarna utgör naturligtvis allmänna handlingar och får endast överföras till annan myndighet i kopierat skick eller, när det rör sig om original, efter beslut av arkivmyndigheten. Av de diarieförda pågående ärendena kommer endast ett mindre antal att vara avslutade när SRV upphör vid kommande årsskifte. Troligen kan de då avslutas med hänvisning till nya diarienummer hos MSB. Det rör sig exempelvis om tillstånd för bedrivande av olika typer av övningsverksamhet. Hos en av bygg- och miljöhandläggarna återfanns vidare en rad olika handlingstyper, av vilka flera ska bevaras. Till dessa hör besiktningsprotokoll, egenkontroller utförda av SRV Skövde, åtgärdsdokumentation, tillstånd för brandfarliga varor, vapen m.m., vattenprover och klassningsplaner rörande explosionsfarlig miljö, innehållande utredningar och uppsatser. De flesta av dessa handlingar torde inte vara diarieförda. De handlingar som inte kan gallras med hänvisning till SRV: s tillämpningsbeslut avseende handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ska ordnas, förtecknas och arkiveras. 5. Centralarkivet. Personalhandlingar. Arkivredovisning.. SRV Skövdes centralarkiv torde uppfylla gällande tekniska krav (RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler) men saknar värmekälla, varför temperaturen tidvis kan omöjliggöra längre perioder av arkivarbete. Här finns bl.a: - ca fyra hyllmeter gallringsbara handlingar såsom offerter och fakturor, vilka ställts ned av en handläggare. De måste gås igenom bl.a. därför att fel gallringsår skrivits på volymerna. - skolchefens handlingar samt bygg- och övningshandlingar, vilka båda behöver gås igenom. - tillstånd, som ska bevaras. - handlingar som med hänvisning till tillämpligt gallringsbeslut kan gallras, såsom elevprov, matbeställningar, kursutvärderingar (under förutsättning att sammanställningar finns!) och arbetshandlingar rörande förråds- och underhållsgruppen Kvillebäcken. - ritningar, nu med tillhörande förteckning, vilket är utmärkt. - diarieförda handlingar och andra bevarandehandlingar, vilka förvaras i god ordning. Det noterades dock att minnesanteckningar från ledningsmötena inte längre skrivs ut, något som måste åtgärdas. Datum som ovan
Peter Nordström 1.arkivarie