Instruktion för e-post E-postinstruktion Beslutad 2015-11-23

Instruktion för e-post E-postinstruktion Beslutad 2015-11-23

Dokumentnamn Instruktion för e-post Dokumenttyp Instruktion Omfattar Kommunen Dokumentägare Dokumentansvarig Publicering Insidan Fastställd 2015-11-23 Giltighetstid 2020-11-23 (5 år) Beslutsinsats Diarienummer 2015/38093 Revidering Vid behov

Inledning Kommunens e-postsystem är ett kommunikativt hjälpmedel för de anställda och kommunens politiker. E-post bidrar även till enklare överföring av dokument och information som är avsedd för sådan distribution. E-postmeddelanden, upprättade inom Borlänge kommuns organisation, får inte innehålla något rasistiskt, pornografiskt eller på annat sätt diskriminerande eller kränkande. E-post är en allmän handling E-post ska hanteras på samma sätt som papperspost. Varje tjänsteman som får en handling i sin e-postlåda som ska registreras är själv skyldig att vidarebefordra den till myndighetsbrevlådan så att registrator kan registrera den. Handlingar som ska registreras från någon av de elektroniska brevlådorna skrivs ut och hanteras därefter på samma sätt som pappersposten. En bedömning görs av e-posten. I myndighetens dokumenthanteringsplan beskrivs hur en handling ska hanteras, om e-posten ska registreras i ärendehanteringssystemet eller hanteras på annat sätt. Om det är uppenbart att e-posten är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver den varken registreras eller hållas ordnad. Skräppost kan tas bort. Feladresserad/felskickad e-post vidarebefordras till rätt myndighetsbrevlåda för registrering. Alla kommunens handlingar registreras inte i ärendehanteringssystemet. Var en handling hör hemma framgår av Dokumenthanteringsplanen. Utdrag ur Borlänge kommuns arkivreglemente: 5. Dokumenthanteringsplan (6 1 p AL) Varje myndighet skall upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Varje år prövas om planen är i behov av revidering. Användning av e-post För intern brevväxling och för externt utbyte av information från en enskild tjänsteman och politiker skall individuell tjänstebrevlåda användas. Brevlådor för administrativ personal har beteckningen tjänstemannens fornamn.efternamn@borlange.se. Brevlådor för utbildningspersonal har beteckningen förnamn.efternamn@edu.borlange.se. Alla namn skrivs utan bokstäverna å, ä och ö. E-post ska i första hand användas som kommunikativt hjälpmedel i tjänsten. Samtliga användare kan skicka och ta emot e-post med bilagor upp till 50Mb i godkända dokumentformat. E-postlådan har en kapacitet på 2Gb. I särskilda fall kan e-postlådans kapacitet utökas. Beslut om detta tas av närmaste chef. Använd din e-post restriktivt Använd inte din kommunala e-postadress i privata sammanhang, såsom användarnamn på sociala forum eller då du anmäler dig till tävlingar via internet. Använd inte din privata e- postadress till att skicka arbetsrelaterad e-post. Det är inte tillåtet att skicka integritetskänslig eller sekretessbelagd information via e post.

Signatur När e-post skickas externt ska avsändarens namn, befattning och förvaltningstillhörighet klart framgå. Innehållet bör utformas på ett sätt som är godtagbart i kommunen för sedvanliga brevförsändelser. Detta anges i en signatur som kan läggas till automatiskt i alla elektroniska brev eller att signaturen läggs till manuellt när den behövs. Se signaturmall och instruktion för hur du skapar en signatur på Insidan. Med vänliga hälsningar Förnamn Efternamn Befattning Enhet, verksamhet eller sektor Borlänge kommun 781 81 Borlänge Tfn. +46 243-000 00 fornamn.efternamn@borlange.se Besök: Röda vägen 50 www.borlange.se Kontroll av mottagare Var noga med att bedöma vilka som ska vara mottagare av e-posten och var restriktiv med att skicka e-post enbart för kännedom. Kontrollera alltid mottagaren en extra gång, särskilt om du svarar på e-postmeddelanden, så att du inte av misstag skickar e-post till fler/andra mottagare än du avsett. Frånvaro Vid tjänsteresa, semester eller annan frånvaro ska du ange din frånvaro i funktionen Autosvar (frånvarande) och hur dina mail hanteras under tiden. Tänk på att det inte räcker med att ange att du är frånvarande och när du är tillbaka. Du är själv ansvarig för att någon annan bevakar din e-post under din frånvaro. Skriv då i ditt autosvar att din e-post kommer att hanteras av annan tjänsteman under perioden som du är borta. Anpassa ditt frånvaromedelande utifrån följande förslag: Jag har semester från och med xxxx-xx-xx till och med xxxx-xx-xx. Under min frånvaro kommer min e-post att hanteras utifrån offentlighets- och sekretesslagens krav på allmänna handlingar. Vidarebefordra e-post Det går även att göra en automatisk vidarebefordran av e-post till någon annan person eller brevlåda. För att göra en automatisk vidarebefordran anges ett Ombud i Outlook. Den mottagande personen/enheten måste vara underrättad om detta. E-post som kommer till din kommun e-postlåda går inte att vidarebefordras till annan extern e-postlåda t.ex. namn.namn@gmail.com eller liknande e-postlåda.

Rensning av e-post All e-post som är äldre än två år kommer att tas bort. Har användaren viktig e-post som är äldre än två år så ska hen spara undan det e-postmeddelandet för att det ska finnas kvar. Kalenderfunktionen Använd alltid kalenderfunktionen, den är en referenspunkt för att hitta lediga mötestider med dig. Svara alltid på en möteskallelse och avboka alltid möte och resurs/ lokal om mötet ställs in. Oönskad e-post Kommunen har installerat filter som skydd mot virus i e-posten och bifogade filer. Även om dessa filter uppdateras kontinuerligt finns risk för intrång av virus och det är därför viktigt att dessa rekommendationer alltid följs: Öppna inte okända filer. Var försiktig med e post från okänd avsändare. Var försiktig med bifogade filer i e post även från människor du känner. Stäng av alla funktioner som öppnar filer automatiskt. Anmäl omedelbart misstänkt virus till IT kundstöd, anteckna först vad som var smittat av virus. Låt den infekterade filen ligga orörd spara inte ned den på nätverket. Skicka inte virussmittad e post vidare. Om du i övrigt är osäker hur på du skall agera, kontrollera alltid med IT kundstöd. Myndighets-, verksamhets- och funktionsbrevlådor Varje nämnd i kommunen har en egen myndighetsbrevlåda med adressen nämndens namn@borlange.se, utan bokstäverna å, ä och ö, (d.v.s. utan prickar) exempelvis barnochbildningsnamnden@borlange.se. Externa avsändare ska hänvisas att skicka e-post till myndighetsbrevlådan. Respektive nämnd ansvarar för att varje arbetsdag öppna och registrera de allmänna handlingar som kommer in till nämndens myndighetsbrevlåda. Genom att hänvisa externa e-postavsändare till någon av kommunens myndighetsbrevlådor kan offentlighetsprincipens krav på postöppning och registrering av handlingar upprätthållas. När officiell e-post kommit in till kommunen bör det alltid bekräftas att e-posten tagits emot och även ange vilken tjänsteman (med e-postadress och telefonnummer) som kommer att handlägga ärendet. Ett sådant meddelande kan se ut på följande sätt: Borlänge kommun har tagit emot ditt e-postmeddelande. Förnamn Efternamn kommer att handlägga ditt ärende. Hen kan nås på tfn 0243-111 11 eller e-post: förnamn.efternamn@borlange.se.