Grankulla stads revisionsnämnd. Utvärderingsberättelse för år 2013. Tarkastuslautakunta-Revisionsnämnden

Grankulla stads revisionsnämnd Utvärderingsberättelse för år 2013 Tarkastuslautakunta-Revisionsnämnden

1 Innehåll 1 Revisionsnämndens sammansättning, uppgifter, mål och fokusområden vid utvärderingen 2013... 2 2 Uppföljning av observationerna och utvecklingsförslagen i föregående års utvärderingsberättelse... 3 3 Utvärdering av måluppfyllelsen... 5 4 Personal... 8 5 Utvärdering av hur de mål som ställts för kommunkoncernen uppfyllts... 9 6 Andra observationer... 9 6.1 Social- och hälsovård, allmänt... 9 6.1.1 Socialvård... 9 6.1.1.1 Äldreomsorg... 10 6.1.2 Hälsovård... 10 6.2 IT-funktioner... 11 6.3 Användning av köpta tjänster... 11 6.4 Övriga observationer... 11 7 Sammanfattning... 12 8 Revisionsnämndens förslag till stadsfullmäktige... 13 9 Underskrifter... 13

2 GRANKULLA STADS REVISIONSNÄMNDS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2013 1 Revisionsnämndens sammansättning, uppgifter, mål och fokusområden vid utvärderingen 2013 Stadsfullmäktige tillsatte 28.1.2013 5 en revisionsnämnd enligt 71 i kommunallagen för organisering av granskningen av förvaltningen och ekonomin under de år som motsvarar fullmäktiges mandattid. Revisionsnämndens ledamöter och ersättare under verksamhetsåret var: Ledamot Heikki Kurkela, ordförande Johanna Hammarberg, vice ordförande Pirkko Jääskeläinen Guy Willman Olavi Tupamäki, fram till 28.4.2014 Pekka Kuvaja, från 28.4.2014 Ersättare Pekka Herkama Clara Palmgren Erkki Karimaa Erik Cronstedt Eva Lönnblad Eva Lönnblad Erkki Karimaa har som ersättare till Pirkko Jääskeläinen deltagit i revisionsnämndens möten 2013 och i utarbetandet av utvärderingsberättelsen. Revisor Antti Kärkkäinen från BDO Audiator Oy har varit sekreterare för revisionsnämnden. Som OFR-samfund för 2013-2014 har fullmäktige valt BDO Audiator Oy. Huvudansvarig revisor har varit OFR, AVM Tove Lindström-Koli. Revisionen har utförts enligt det arbetsprogram för revisionen som revisionsnämnden godkänt. Revisionsnämnden har fått mellanrapporter om hur revisionen utfallit under räkenskapsperioden och om observationer under revisionen. Revisionsnämndens uppgifter och mål för verksamheten Revisionsnämnden ska bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om samt bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts i staden och stadskoncernen. Enligt 65 i kommunallagen ska fullmäktige godkänna målen för verksamheten och ekonomin i budgeten och ekonomiplanen. Revisionsnämndens utvärdering är en bedömning av hur resultatrik, ändamålsenlig och verkningsfull stadens verksamhet är. Vid utvärderingen betonas kommuninvånarnas synvinkel. Revisionsnämndens ledamöter har inte deltagit i utvärderingen av den sektor eller nämnd där de är en ledamot eller ersättare. Revisionsnämnden har arbetat enligt den för 2013 2016 godkända utvärderingsplanen. Ett separat arbetsprogram har gjorts upp för utvärderingen 2013. År 2013 har social- och hälsovården varit fokusområde för utvärderingen.

3 Revisionsnämndens utvärderingsarbete 2013 Utvärderingen av måluppfyllelsen och stadens verksamhet bygger på nedan nämnda handlingar och under räkenskapsperioden gjorda granskningsobservationer: stadens bokslut för 2013 budgeten 2013 och verksamhetsplanen 2014-2015 stadsstyrelsens och nämndernas protokoll för 2013 intervjuer med tjänsteinnehavare och arbetstagare och utvärderingsbesök uppgifter från utvärderingsblanketter stadens revisors rapporter Revisionsnämnden sammanträde nio gånger under 2013. Nämnden har vid sina möten satt sig in i social- och hälsovårdssektorns verksamhet, som var utvärderingens fokusområde. Därtill utvärderade revisionsnämnden personalförvaltningens verksamhet och stadens IT-funktioner under utvärderingsåret. Nämnden utvärderade också stadens köp av sakkunnigtjänster. Det här arbetet fortsätter som en del av utvärderingen 2014. Revisionsnämnden har intervjuat minst en gång stadsdirektören, ekonomidirektören, social- och hälsovårdsdirektören, ledande läkaren, socialservicechefen, chefen för äldreomsorg och personalchefen. Dessutom har nämnden hört representanter för stadens personalorganisationer och personer som svarar för stadens IT-funktioner. De intervjuade har gett förvaltnings- och ekonomiöversikter om sina ansvarsområden. Under utvärderingsåret presenterades Villa Bredas verksamhet och lokaliteter för revisionsnämnden. 2 Uppföljning av observationerna och utvecklingsförslagen i föregående års utvärderingsberättelse Stadsfullmäktige gav vid sitt möte 28.8.2013 223 sitt bemötande med anledning av observationerna i utvärderingsberättelsen 2012. Fullmäktige antecknade bemötandet för kännedom 16.9.2013 74. Revisionsnämnden är nöjd med svaren med nedan framförda anmärkningar. Flera av de brister och utvecklingsbehov som revisionsnämnden 2009-2012 observerat hänförde sig till allmänna förvaltningen: näringspolitiken, motiveringarna till och genomförandet av investeringar, fastställandet av mål för verksamheten, rapporteringen av måluppfyllelsen, de datatekniska lösningarnas kompatibilitet, övervakningen av fastighetsbolag, riskhanteringen. Revisionsnämnden har under flera år framfört utvärderingar av målen, riskhanteringen och fastighetsunderhållet.

4 Revisionsnämndens ställningstagande till stadsstyrelsens bemötande I sitt bemötande motiverade stadsstyrelsen bristen på mål per sektor eller resultatområde med att de strategiska målen är tvärsektoriella. De strategiska målen är likväl utvecklingsmål på lång sikt. Kommunallagen förutsätter också årliga mål för den reguljära serviceverksamheten, vilka bör framföras i budgetens driftsekonomidel per sektor och uppgift. I fråga om verksamhetsmålen kan främst tillgången på tjänster och deras verkningsfullhet och effektivitet anses som väsentliga faktorer. För serviceverksamheten hade ekonomiska mål satts upp. Tillgången på service och det hur verkningsfull och effektiv servicen är kan mätas med olika storheter/nyckeltal. I sitt bemötande meddelade stadsstyrelsen att den startar ett projekt för nyckeltal och prestationer och söker lämpliga jämförelsekommuner för Grankulla. Revisionsnämnden konstaterar att man behöver s.k. benchmarking-jämförelse med liknande kommuners prestationer/resultat för att kunna fastställa realistiska mål. Utvärdering av tillgången på service och dess verkningsfullhet och effektivitet kan göras också när tjänster konkurrensutsätts. Revisionsnämnden konstaterar att när exempelvis företagshälsovården konkurrensutsattes, bedömdes kvaliteten bara på hur tillgänglig tjänsten är, dvs. hur lång tid resan till serviceställena tar. Det finns kanske fler nycketal än tidigare i verksamhetsberättelsen, men rapporteringen av resultatenheternas verksamhet kunde vara ännu mer systematisk, mångsidig och enhetlig (mängden resurser och prestationer; tillgången på service och dess verkningsfullhet och effektivitet). Som exempel på rapporteringen nämner revisionsnämnden skolförvaltningen, där de finskspråkiga och de svenskspråkiga enheternas rapportering avviker från varandra. Enligt bokslutet avlade 116 studerande vid Grankullas finskspråkiga gymnasium studentexamen. Den här uppgiften saknades för det svenskspråkiga gymnasiet. Av lärarna i de svenskspråkiga skolorna var 84, 85 och 90 % behöriga. För de finskspråkiga skolorna saknades uppgiften. I verksamhetsberättelsen bör man dessutom fästa vikt vid att ge sådana nyckeltalsuppgifter som gäller iakttagandet av i lagstiftningen separat fastställda tidsfrister för tjänster. Det bemötande som gäller intern kontroll och koncernövervaktning tillfredsställer revisionsnämnden. Staden har ett avtalsregister för avtalshanteringen. I bemötandet konstaterades också att ett projekt för fusion av dotterbolagen inleds och koncerndirektivet uppdateras. Revisionsnämnden anser att övervakningen av fastighetsbolag har blivit bättre i och med att koncerndirektivet kompletterats. Beredningen av en fusion av fastighetsbolagen fortsätter. De interna kostnaderna är en stor kostnadspost för flera resultatenheter. Det vore bra att i verksamhetsberättelsen klargöra hur och på vilka grunder de uppstår, dvs. hur mycket resultatenheten använder anslag för t.ex. hyror, städning, datateknik och bespisning.

5 3 Utvärdering av måluppfyllelsen Utvärdering av hur målen för verksamheten uppfyllts I stadens budget har man satt upp s.k. sektorsövergripande strategiska mål, vars uppfyllelse beskrivits i verksamhetsberättelsen under delen Grankullas strategiska mål- måluppfyllelse 2013. Sektorerna har beskrivit separat sin egen verksamhet och förändringarna i den. Det är svårare att se sambandet mellan budgetmålen och de ekonomiska resurser som beviljats för att genomföra dem, när budgetmålen inte framförts under sektorerna. Det är mycket viktigt att förtydliga målen för verksamheten och ekonomin för att kunna säkerställa att sektorerna arbetar enligt fullmäktiges vilja. En bra utgångspunkt när mål sätts upp kunde vara t.ex. Kommunförbundets budgetrekommendation. Utfallet av Grankulla stads strategiska mål uppvisar enligt revisionsnämndens bedömning inga betydande avvikelser från de mål som satts upp i budgeten. Utvärdering av hur målen för ekonomin uppfyllts I tabellen nedan visas hur driftsekonomidelens anslag utfallit per sektor. Med avseende på fullmäktige är det sektorspecifika verksamhetsbidraget en bindande post. Käyttötalouden toteutuminen 1 000 TP TA muutokset muutettu toteuma poikkeama 2012 2013 TA Yleishallinto Toimintatuotot 3077 3213 3213 3252-39 Toimintakulut -6630-6977 -6977-7012 35 Toimintakate -3553-3764 -3764-3760 -4 Sosiaali- ja terveystoimi Toimintatuotot 3074 2628 10 2638 3209-571 Toimintakulut -25238-24906 -1199-26105 -27016 911 Toimintakate -22164-22278 -1189-23467 -23807 340 Yhdyskuntatoimi Toimintatuotot 11535 13148 13148 11915 1233 Toimintakulut -9795-10331 -10331-9551 -780 Toimintakate 1740 2817 2817 2364 453 Sivistystoimi Toimintatuotot 4705 4878 4878 5063-185 Toimintakulut -32565-34286 -168-34454 -33303-1151 Toimintakate -27860-29408 -168-29576 -28240-1336 YHTEENSÄ Toimintatuotot 22391 23867 10 23877 23439 438 Toimintakulut -74228-76500 -1367-77867 -76882-985 Toimintakate -51837-52633 -1357-53990 -53443-547 2012-->2013 toimintatuottojen kasvu- % 4,7 % toimintakulujen kasvu -% 3,6 % toimintakatteen muutos -% 3,1 %

6 Under räkenskapsperioden beviljades totalt ca 1,4 mn euro i tilläggsanslag. Av detta gällde 1,2 mn euro social- och hälsovårdssektorn, som överskred sitt bindande, ändrade verksamhetsbidrag med 0,3 mn euro. En stor del av social- och hälsovårdssektorns anslagsöverskridning berodde på en ökning av utgifterna för köpta tjänster och på att kostnaderna för specialiserad sjukvård överstegs med ca 0,3 mn euro. Kostnaderna för specialiserad sjukvård överstegs på grund av att det användes mer tjänster än väntat. I budgeten 2014 har social- och hälsovårdens bindande verksamhetsbidrag fastställts till 22,8 mn euro, som är ca 1,0 mn euro lägre än det i bokslutet realiserade verksamhetsbidraget. För verksamhetskostnader har det för år 2014 budgeterats totalt 26,0 mn euro. Revisionsnämnden betonar vikten av en realistisk budgetering inom sektorn. Samhällstekniska sektorns verksamhetsbidrag var 0,5 mn euro lägre än budgeterat, huvudsakligen på grund av att budgeterade försäljningsvinster inte realiserades. Bildningssektorns verksamhetsbidrag utföll ca 1,3 mn euro bättre än budgeterat. Verksamhetsbidraget understegs till följd av större verksamhetsintäkter än väntat samt obesatta vakanser inom både kultur- och fritidstjänster och småbarnsfostran. I det stora hela höll bildningssektorns utgiftsdisciplin bra. Totalt sett var stadens verksamhetsbidrag 0,5 mn euro bättre än i den ändrade budgeten. Stadens verksamhetsutgifter ökade med 3,6 % jämfört med året innan. Personalkostnaderna ökade med 4,1 % och utgiftsökningen inom köp av tjänster var nästan lika stor (3,7 %). Enligt Kommunförbundets bokslutsprognoser steg verksamhetskostnaderna inom kommunbranschen i genomsnitt med 2,6 %. I Grankulla har verksamhetsutgifterna ökat mer än i genomsnitt. Investeringsutfall För investeringar användes anslag på totalt 6,1 mn euro 2013. I budgeten hade ca 10 mn euro reserverats för investeringar. Revisionsnämnden uppmärksammar att alla investeringsanslag inte användes. Det är bra att ange totalkostnadskalkylerna för investeringsprojekt i budgeten. Investeringsanslag bör reserveras planmässigt i budgeten bara för projekt som kan genomföras inom den önskade tiden. Överföringen av investeringsutgifter inverkar å andra sidan positivt på 2013 års bokslut och nyckeltal. Om investeringarna skulle ha genomförts enligt målen, skulle stadens låneskuld också ha vuxit i samma mån. Stadens ekonomiska situation 2013 I tallen på nästa sida har de viktigaste nyckeltalen för stadens ekonomi samlats och jämförts med motsvande nyckeltal i kommuner av samma storlek samt i Nyland och hela landet. I den senare tabellen har några av Grankulla stads centrala nyckeltal jämförts med kommuner i samma storlek enligt bokslutsprognoserna för 2013 och med landskapet Nyland.

7 Tunnuslukujen vertailua Tunnusluku 2011 2012 2013 Vertailu 2012 tunnuslukujen osalta 6001-10.000 Uusimaa Koko maa asukkaan kunnat Tuloveroprosentti, % 16,5 16,5 16,5 19,7 18,63 19,24 Asukasluvun muutos, % 1,4 1,2 2,2-0,2 1,1 0,5 Toimintatuotot/-kulut, % 21,1 17,4 18,1 18,8 27,9 24,4 Vuosikate %:a poistoista 136 103 86 61 102 71 Vuosikate, /as. 912 729 668 156 483 249 Omavaraisuus-% 31.12. 92,0 91,1 90,5 53,8 70,9 62,1 Suhteellinen velkaantuneisuus 31.12., % 11,2 12,8 13,5 44,8 46,1 48,2 Lainakanta 31.12., /as. 0 112 110 2123 2173 2261 Kassan riittävyys pv 28 24 29 23 47 30 Lähde: Suomen Kuntaliitto, Verohallinto ja tilastokeskus (kuntien taloudellisia tunnuslukuja) Tunnuslukujen vertailua Tilinpäätösarviot 2013 6001-10.000 Uusimaa Tunnusluku 2011 2012 2013 asukkaan kunnat Tuloveroprosentti, % 16,5 16,5 16,5 19,98 18,66 Vuosikate %:a poistoista 136 103 86 98 123 Vuosikate, /as. 912 729 668 270 581 Lainakanta 31.12., /as. 0 112 110 2380 2463 Lähde: Suomen Kuntaliitto, kuntien tilinpäätösarviot 2013 Stadens ekonomiska situation kan utgående från nyckeltalen karakteriseras som god. Stadens bokslut uppvisade ett underskott på ca 1,0 mn euro. Årsbidraget var klart svagare än året innan, och räckte inte till för att täcka de planenliga avskrivningarna. I jämförelsen är det ändå skäl att beakta den under planenliga avskrivningar bokförda befogade tilläggsavskrivningen på 0,7 milj. euro (Klostret). I bokslutet ingick inte heller försäljningsvinster enligt prognosen, utan dessa realiseras under kommande år. Stadens soliditet och relativa skuldsättningsgrad är för närvarande på en utmärkt nivå. Staden hade inga långfristiga lån vid utgången av räkenskapsperioden. Med beaktande av resultatet för räkenskapsperioden 2013 finns det i stadens balansräkning ackumulerade överskott på totalt 39,4 mn euro. Stadens verksamhetsintäkter (bl.a. försäljningsintäkter, avgiftsintäkter) täcker bara 18,1 % av verksamhetsutgifterna. Återstoden täcks med skatteinkomster, som således är av särskilt stor betydelse för staden. Stadens skatteinkomster utvecklades positivt, men statsandelarna var 0,6 mn euro lägre än året innan. Statsandelsreformerna kommer att sänka stadens statsandelar också i fortsättningen. Stadens budget 2014 uppvisar ett underskott på ca 2,4 mn euro. Ekonomiplaneåren 2015 och 2016 väntas bli positiva tack vare vinster av egendomsförsäljning. Ökningen i stadens verksamhetsutgifter har varit större än i genomsnitt under räkenskapsperioden 2013 och även under föregående period. Ambitionen har varit att bibehålla en högklassig servicenivå i staden, och därför är också kostnadsnivån hög. Att bevara servicenivån på den nuvarande nivån kan i den närmaste framtiden sätta press på att öka skatteinkomsterna och/eller göra ändringar i servicestrukturerna. Det är skäl att ta hänsyn till ändringar i statsandelssystemet när stadens eko-

8 nomiska situation granskas på längre sikt. Statsandelarna till staden kommer att sjunka avsevärt under de närmaste åren. Koncernens ekonomiska situation och utvecklingstrend Till stadskoncernen hör som dottersamfund främst fastighetsbolag, som har som uppgift att hyra bostäder. Staden utarbetar årligen ett koncernbokslut som en del av stadens bokslut. När stadens totala situation granskas bör man inte glömma koncernens andel, i koncernbalansräkningen 31.12.2013 finns det exempelvis lån för 2 246 euro per invånare. Koncernens nyckeltal är på god nivå jämfört med de genomsnittliga siffrorna i kommunkoncerner. 4 Personal Under utvärderingsåret hörde revisionsnämnden stadens personalchef och representanter för personalorganisationerna. I det stora hela ansågs det att personalfrågorna sköts bra i staden. Revisionsnämnden anser att stadens värderingar kommer bra till synes i verksamheten. En enkät om arbetstillfredsställelse genomförs regelbundet bland personalen i staden. Den senaste enkäten genomfördes på hösten 2013. I genomsnitt var resultaten bra, trots att det fanns spridning mellan nöjda och missnöjda enheter. Det är skäl att ägna särskild uppmärksamhet åt de resultat som visade ett missnöje. Enkätens medeltal var sammanlagt 3,62 på skalan 1-5. Den föregående enkäten 2010 gav medeltalet 3,56. Medeltalet var också högre än i de enkäter som jämförelsekommunerna genomfört. Trenden har således varit positiv och därför rekommenderas att man fortsätter att vidta åtgärder för att öka de anställdas arbetstillfredsställelse. I synnerhet bör man beakta de enheter där tillfredsställelsen var under stadens medeltal eller där spridningen var stor. På grundval av enkäten anser revisionsnämnden att det är särskilt viktigt att utveckla chefsarbetet i staden. Rättvisa premieringssystem, omedelbar utredning av konflikter samt en öppen diskussion och information lyftes upp som särskilda utvecklingsmål utgående från revisionsnämndens utvärderingsintervjuer och resultaten av enkäten om arbetstillfredsställelse. De grundläggande förutsättningarna för ledarskap bör säkerställas och utvecklingsdiskussioner bör bli kutym i hela organisationen. Revisionsnämnden anser att utvecklingsdiskussionerna bör bygga på en gemensam modell. I diskussionerna bör vikt fästas vid att de anställdas mål och ansvar definieras i tillräcklig omfattning. Det är bra att rapportera diskussionerna och hur de anställdas utvecklingsmål uppfyllts exempelvis till personalförvaltningen, så att en tillräcklig övervakning och iakttagandet av enhetliga principer kan säkras. Revisionsnämnden anser att rättvisheten och jämlikheten i stadens premieringsprinciper bör säkerställas. Enligt uppgifter som kommit fram i revisionsnämndens intervjuer har det förekommit också arbetsplatsmobbning i staden. I fråga om mobbning ska nolltolerans iakttas. På personalens arbetstillfredsställelse inverkar också kommunfältets strukturella lösningar, vilkas slutliga innehåll fortfarande är öppet. Personalens arbetshälsa har försvagats också av problem med inomhusluften. Problemen bör utredas och nödvändiga åtgärder för att lösa dem bör vidtas.

9 Enligt personalberättelsen 2013 hade staden 727 anställda (året innan 724) 31.12.2013. Av de anställda var 76 % kvinnor och 24 % män. Medelåldern bland de anställda var 47,3 år. Det ökande antalet pensioneringar medför under de närmaste åren en möjlighet att utveckla organisationen flexibelt så att den svarar mot framtida behov och därmed också nya rekryteringar. Det är skäl att i tillräckligt god tid förbereda sig på de utmaningar pensioneringarna innebär för staden genom att exempelvis granska hurdan kompetens staden behöver i framtiden, hurdan kompetens den har för närvarande och hur staden kan svara mot kommande behov. I de anställdas sjukfrånvaro hade nästan inga förändringar skett jämfört med föregående år. Andelen sjukfrånvarodagar var 3,65 (2012; 3,67), och är således lägre än medeltalet i kommunbranschen (ca 4,5 %). Trenden är positiv och revisionsnämnden uttrycker sin tillfredsställelse med det tidiga ingripandet i frånvaron. 5 Utvärdering av hur de mål som ställts för kommunkoncernen uppfyllts Till stadskoncernen hör 10 bolag, av vilka 9 är fastighetsbolag. De mål som satts upp för koncernbolagen i budgeten uppfylldes planenligt. Målen gällde uthyrningsgraden. Det är bra att sätta upp också ekonomiska mål för dotterbolagen. 6 Andra observationer 6.1 Social- och hälsovård, allmänt Revisionsnämndens utvärderingsarbete baserar sig på ett arbetsprogram för utvärderingen som täcker fyraårsperioden. I arbetsprogrammet för 2013 var social- och hälsovården fokusområde. Betydande kostnadstryck och omvärldsförändringar har gällt social- och hälsovården. Statsförvaltningens social- och hälsovårdsreform, kommunstrukturutredningarna, utvecklandet av datasystem (Apotti-projektet) och planeringen av tillbyggnaden av Villa Breda har sysselsatt sektorns personal. Trots detta har social- och hälsovårdssektorns strategiska mål nåtts väl och enligt revisionsnämndens uppfattning är de producerade tjänsterna av god kvalitet. Utvärderingen av verksamhetsmålen försvåras av att de inte öppnats tillräckligt i texten. Produktionen av service i nuvarande omfattning innebär press också i form av produktionskostnader. Man bör ägna uppmärksamhet åt att socialoch hälsovårdssektorns budgetering är realistisk i förhållande till föregående års utfall. 6.1.1 Socialvård Socialvårdsenheterna har följt väl de lagstadgade kraven på behandlingstider. Personalomsättningen inom socialarbetet har dock varit stor. Dessutom väntas antalet klienter inom socialarbetet öka, och det kan medföra en brist på resurser. Revisionsnämnden fäster vikt vid en tillräcklig uppföljning av hur resurserna räcker till för att klara de lagstadgade skyldigheterna inom tidsfristerna.

10 Socialvården fattar också beslut om hyresbostäder och sköter löneräkningen för specialassistenter inom handikappservicen. Revisionsnämnden rekommenderar att staden ska utreda om det är ändamålsenligt att sköta dessa uppgifter inom socialvården. De sociala förmåner som Grankulla stad beviljar är kanske högre än de i grannkommunerna Revisionsnämnden anser det bra att förmånerna jämförs och att slutsatser dras utifrån de resultat dessa ger. Revisionsnämnden fäste sig vid att alla servicetagare inom handikappomsorgen ännu inte hade en vårdplan enligt handikappservicelagen. 6.1.1.1 Äldreomsorg Revisionsnämnden bekantade sig under utvärderingsåret med nuvarande Villa Bredas verksamhet. Nämnden konstaterade att lokaliteterna är trivsamma. Dimensioneringen av resurser inom äldreomsorgen är snäv och personalens placering vid olika verksamhetsenheter innebär en utmaning. Det förekommer också relativt många sjukfrånvarodagar inom resultatområdet, och man har löst situationen också genom att använda hyrd arbetskraft. Revisionsnämnden rekommenderar att man i staden analyserar förhållandet mellan användningen av egen personal och hyrd arbetskraft samt möjligheterna att lösa resursproblemet också genom att ändra de egna arbetsformerna. Tyngdpunkten när det gäller att utveckla äldreomsorgen ligger för närvarande på institutionsvård. Revisionsnämnden anser att utvecklingsresurser borde användas också till att stödja hemmaboendet. Dessutom rekommenderar revisionsnämnden att man utvecklar samarbetet mellan staden och den frivilliga arbetskraften genom att ta fram en konkret verksamhetsplan och utse en ansvarig person. I fråga om frivilligarbete möts efterfrågan och utbud inte för närvarande, och ingen i staden har koordineringsansvar. Tillbyggnaden av Villa Breda är ett rätt omfattande projekt i Grankullas investeringsprogram. Projektet är i planeringsfasen och det kan börja genomföras under 2014. Tillräckliga resurser bör reserveras för planeringen och genomförandet av projektet och en tillräckligt bred representation i de organ som bereder projektet bör säkras. Vederbörlig tillsyn ska ordnas under byggfasen för att man ska kunna försäkra sig om byggkvaliteten och om att planerna följs. Revisionsnämnden följer hur projektet avancerar. 6.1.2 Hälsovård Hälsovårdsenheterna fullgjorde vårdgarantiskyldigheterna väl under det gångna året. Inom munoch tandvården har det varit en utmaning att få resurserna att räcka, och för att kunna följa vårdgarantin har man varit tvungen att använda utomstående hyrd arbetskraft. Enligt revisionsnämndens åsikt har staden en välfungerande hälsocentral och kunniga anställda. Ett uttryck för detta är att, när utvärderingsberättelsen skrevs, hade redan ca 500 invånare från andra orter valt Grankulla hälsocentrals service. Resursernas tillräcklighet kan visa sig bli en utmaning, om ett växande antal invånare från andra orter väljer hälsocentralen som sin primärvårdsplats.

11 En stor utmaning inom hälsovården är befolkningens åldrande och därigenom en ökning av antalet klienter samt dimensionering av datatekniken så att den svarar mot behovet. Investeringarna i datateknik är penningmässigt betydande, och då kan Grankulla hälsocentral visa sig vara för liten för att genomföra projekten. Dessutom vill revisionsnämnden fästa uppmärksamhet vid att anslag kan användas lättare för köp av IT-tjänster eller konsulttjänster än för att anställa vikarier. Vid hälsocentralen infördes under året ett s.k. återuppringningssystem. Syftet med återuppringningssystemet var bra, men det förekom problem när det togs i bruk. Staden bör försäkra sig om att det finns tillräckliga resurser för att utveckla och upprätthålla systemet. Revisionsnämnden följer i fortsättningen upp hur systemet fungerar. 6.2 IT-funktioner De elektroniska tjänsterna är fortfarande i början av sin utveckling. Revisionsnämnden anser det bra att man strävar efter samarbete när projekten genomförs. Tillämpningsstommen för e-tjänster kan genomföras med samma allmänna gemensamma del för de olika sektorernas tjänster, när man först definierar och planerar allmänt processen för e-tjänster. När systemet för e-tjänster verkställs, finns det än reell risk för överlappande utvecklingsarbete vid olika sektorer, om man inte först valt en gemensam baslösning. Det finns stora nivåskillnader i hur personalen kan använda datateknik, och därför kan införandet av nya tillämpningar ta lång tid och nyttan av tillämpningarna (t.ex. HR-arbetsbord, intranät) vara mindre än väntat. De anställdas behov av IT-utbildning bör kartläggas minst en gång om året, och cheferna bör se till att medarbetarnas IT-kunnande utvecklas. 6.3 Användning av köpta tjänster Revisionsnämnden genomförde under utvärderingsåret en granskning av köp av konsulttjänster. Till granskningen valdes alla upphandlingar över 10 000 euro som inte grundade sig på långvariga avtal. Enligt granskningen gällde merparten av konsultarbetena samhällstekniska sektorn (1,9 mn euro 2011-2013, materialets totala värde 3,0 mn euro). Revisionsnämnden fäste avseende vid konkurrensutsättningen av serviceupphandling och vid att bedömningen av effekten av köp av service alltid bör göras efter upphandlingen (hur upphandlingen lyckades, om kvaliteten och nyttan motsvarade förväntningarna osv.). I fråga om ofta använda leverantörer är exempelvis systemet med ramavtal ett lämpligt förfarande för konkurrensutsättningen. Revisionsnämnden återkommer i utvärderingsberättelsen för 2014 till utvärderingen av hur avtal om köp av tjänster verkställts. 6.4 Övriga observationer

12 Revisionsnämnden lade under året i mellanrapporterna för revisionen märke till att det finns flera olika avtal i kraft om slalombacken på den av staden ägda marken. De här avtalen tycks inte upphäva varandra. Villkoren i avtalen verkar också avvika från varandra. Det är skäl för förvaltningen att bedöma ändamålsenligheten i avtalshelheten. Idrottsföreningen Kamraterna, Grankulla r.f. är avtalspart i alla avtal. Revisionsnämnden noterade i mellanrapporterna också att det antal specialelever som staden meddelat utbildningsstyrelsen 20.9.2013 inte tycks stämma överens med antalet i elevförteckningarna vid samma tidpunkt. Det meddelade antalet specialelever var för litet. Staden får förhöjd statsandel för specialeleverna, och därför är det skäl för förvaltningen att fästa vikt vid meddelandet av uppgifter och datainsamlingsprocessen samt utnyttjandet av befintliga datasystem. 7 Sammanfattning Utgående från de ovan nämnda granskningsobservationerna anser revisionsnämnden att de mål fullmäktige satt upp har nåtts i tillräcklig utsträckning. Staden bör fortsättningsvis utveckla uppsättandet av verksamhetsmål, för att uppföljningen av hur de nåtts och bedömningen per sektor ska kunna göras mer heltäckande. Stadens ekonomiska situation har försvagats jämfört med året innan. Resultatet för räkenskapsperioden 2013 uppvisar ett underskott på ca 1,0 mn euro. En befogad tilläggsavskrivning på 0,7 mn euro av fastigheten Klostret inverkade på underskottet. En utmaning för stadens ekonomiska situation är också de statsandelsförluster som den kommande statsandelsreformen orsakar. Stadens utgiftsutveckling bör vara måttfull och samtidigt bör man aktivt söka möjligheter att öka verksamhetsintäkterna. Upprätthållandet av högklassig och mångsidig service kan i fortsättningen innebära en press på att öka skatteinkomsterna och/eller ändra serviceutbudet. I stadens balansräkning finns samlade överskott som utgör en buffert och ger möjligheter till att utveckla verksamheten systematiskt i en mer kostnadseffektiv riktning. Revisionsnämndens 2009-2012 observationer har tagits på allvar i ledningen av arbetet och verksamheten har utvecklats utgående från dem. Revisionsnämnden tackar alla tjänsteinnehavare som intervjuats och önskar att de observationer som framförts i den här utvärderingsberättelsen beaktas i verksamheten 2014 och när budgeten för 2015 görs upp.

13 8 Revisionsnämndens förslag till stadsfullmäktige Revisionsnämnden instämmer med revisorns utlåtande och föreslår fullmäktige att bokslutet för 2013 godkänns och att de medlemmar i organen och de ledande tjänsteinnehavare i uppgiftsområdena som handhaft stadens ekonomi och förvaltning beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1-31.12.2013. Revisionsnämnden föreslår vidare att stadsstyrelsen före utgången av september 2014 bemöter de kursiverade utvecklings- och åtgärdsrekommendationerna i utvärderingsberättelsen. Bemötandet bör också ges stadsfullmäktige för kännedom. 9 Underskrifter Grankulla den 14 maj 2014 Grankulla stads revisionsnämnd: Heikki Kurkela Johanna Hammarberg Pekka Kuvaja Guy Willman Erkki Karimaa