Tid och plats: Stadshuset, STYRHYTTEN kl. 16:

Transkript

1 1 PARGAS STAD PROTOKOLL 4/13 Revisionsnämnden Tid och plats: Stadshuset, STYRHYTTEN kl. 16: Närvarande: Ordinarie: Ted Bergman (ordf.) Tommy Nymalm (vice ordf.) ( 1-7) Heli Nyberg Johan Svahnström ( 1-7) Oili Pyysalo Jarmo Takatupa Riitta Seppä Birger Ehrnström Ersättare: Krister Rehn, OFR, BDO Audiator Ab, protokollförare Patrik Nygrén, Ekonomidirektör Peter Lindroos, Personalchef Kai Kalliolevo, IT-driftschef SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET Konstateras att mötet är lagligen sammankallat och beslutfört. Mötet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. 2 GODKÄNNANDET AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Förslag: Föredragningslista 4/13 godkänns. Föredragningslista 4/13 godkändes. 3 JUSTERING AV PROTOKOLLET Förslag: Protokollet justeras i mån av möjlighet genast efter sammanträdet. Godkändes.

2 2 4 JÄV Eventuella jäv för nämndens medlemmar bör noteras i denna paragraf. Inga nya jäv noterades. 5 BOKSLUTET 2013, INFORMATION Till sammanträdet har inkallats ekonomidirektör Patrik Nygrén för att redogöra för bokslutet 2013 relaterat till budget, bl.a. enligt följande: - Resultaträkningens utfall (inkl. utvecklingen av det ackumulerade överskottet) - Driftens utfall (verksamhetsmässiga och ekonomiska mål) o Inkl. väsentliga budgetavvikelser - Investeringsdelens utfall (verksamhetsmässiga och ekonomiska mål) o Inkl. väsentliga budgetavvikelser - Finansieringsdelens utfall - Väsentliga balansposter (speciellt utvecklingen av skuldbördan relaterat till av fullmäktige uppställda mål). - Övrigt Noterades: Bokslutet kommer att behandlas i styrelsen Överskott 3,1 milj. Årsbidrag 6,8 milj. Driftens nettoutgifter 89,2 milj. Driftens användningsgrad 99,6 % Investeringar netto 6,1 milj. Investeringarnas användningsgrad 93,6 % Lån per invånare (Landets medeltal enligt prognos 2013). Man ligger alltså 11 % över landets medeltal. Noteras kan gällande utfallet att verksamheten har handhafts i enlighet med givna budgetramar som helhet sett. Specialsjukvården överskred dock budgeten. Som helhet är man nöjd med driftsutfallet. Helhetsutfallet gör att man har kunnat minska lånen med 3,6 milj. till 44 milj.. Noterades rytmstörningen i skatteintäkterna inverkande totalt ca 0,5 milj. positivt på resultatet. Staden höjde skatteprocentsatsen från 19,25 till 19,75 samt gjorde justeringar i fastighetsskatteprocentsatserna. Skatteutfallet är totalt 62,4 milj. vilket är 1,3 milj. bättre än budgeterat. Statsandelarna är 31,4 milj., vilket är 181 t mer än budgeterat. Utträdet ur deflationsgolvswapen gav 3,1 milj. och förbättrade därmed resultatet med 2,55 milj.. Väsentliga överskridningar bl.a.: o Hälsovård 565 t 1,8 % o Social service 183 t 3,2 % o Finskspråkig utbildning 103 t 1,3 % o Familjetjänster 100 t 5,5 % Överskridningar totalt: t

3 3 11 av 37 ansvarsområden överskred budgeten. Noterades i diskussionerna kostnader om 137 t i dröjsmålsdygn inom specialsjukvården. Nyckeltalet relativ skuldsättningsgrad är 52,6 och därmed det enda av nyckeltalen som överstiger de av statsrådet fastställda kriskommunkriterierna. Ackumulerat överskott om 7,1 milj.. Positivt: o 26 av 37 enheter överskrider inte budgeten. o Budgetuppföljningen och disciplinen har blivit mycket bättre. o Investeringar har genomförts planenligt. o Lånekostnader fortfarande låga. o Utträdet ur derivatavtal o Skatteutfallet Som utmaningar inför framtiden noteras bl.a.: o Statsandelsreformen, beräknad negativ effekt om 3,4 milj., vilket i praktiken betyder att statsandelarna skulle vara på samma nivå ännu år o Staden är alltså förlorare i statsandelsreformen. o Uppgiftsfördelningen mellan stat och kommun är föremål för utvärdering. o Det ekonomiska utrymmet för investeringar har minskat för staden. Informationen antecknades för kännedom. 6 IKT-TJÄNSTER, INFORMATION Till sammanträdet har inkallats IT-driftschef Kai Kalliolevo för att i huvuddrag informera om organiseringen, ansvarsfördelningen och styrningen gällande Pargas stads IKT-funktioner samt kompatibiliteten gällande olika programtillämpningar. Informationen kan t.ex. ges grupperad enligt följande: Driftsbudgeten: - IKT-tjänsters budgetutfall 2013 relaterat till av fullmäktige uppställde verksamhetsmässiga och ekonomiska målsättningar o Vad ingår i driftsbudgeten Driftsbudgeten 2014, sammanfattningsvis Investeringar 2013 i huvuddrag Investeringar 2014, översiktligt Principer för investering och leasing IKT-tjänsters befogenhet i fråga om styrning av stadens IKT-funktioner samt vid anskaffningar IKT-tjänsters roll inom bildningssektorn Framtidsutsikter och speciella utmaningar Övriga aktuella ärenden

4 4 Noterades: 6 vakanser IT-budgeten är ca 1,3 milj.. Kostnaderna har hållits inom budgetramen. Intäkterna nådde inte riktigt upp till de budgeterade, men noteras bör i sammanhanget att IKT-tjänster har enbart interna intäkter. Redogjordes för utfallet av de verksamhetsmässiga målsättningarna. Fiberprojektet på Iniö (25 t ) är årets enda investering. Samtliga IT-anskaffningar bokas på driften. Leasing används endast i mycket begränsad omfattning. IT-grundinfrastrukturen är i IKT-tjänsters händer. IKT-avdelningen handhar anskaffningarna centralt, i stöd av KL-kuntahankinnat:s ramavtal. Redogjordes för IT-strategiska utmaningar, avsaknad av IT-strategiska beslut och ev. behov av en IT-ledningsgrupp med representanter från samtliga avdelningar. Redogjordes för IKT-tjänsters engagemang inom bildningssektorn. o Sköter anskaffningarna, licenser och utrustning o Två stödpersoner endast till bildningssektorns förfogande o Pedagogiskt IT-stöd på skolornas ansvar o Kompatibiliteten mellan svensk- och finskspråkigt skolväsende har på senar tid utvecklats betydligt. Frågeställningar och utmaningar o Hur producera tjänster i fortsättningen, samarbete regionalt eller på riksnivå? o Möjlig kommunsammanslagning o Social- och hälsovårdsreformen o Personalresursernas tillräcklighet o Långa avstånd och många fastigheter (ca 70 st) Berördes datasäkerhetsfrågor. Antecknades för kännedom. Revisionsnämnden önskar speciellt notera avsaknaden av ett forum för fattande av ITstrategiska beslut i staden. 7 PERSONALCHEFENS INFORMATION Till sammanträdet har kallats personalchef Peter Lindroos, för att informera om aktuella personalärenden. Revisionsnämnden ber att få information bl.a. angående följande ärendehelheter: Kort analys av personalrapporten 2013, t.ex.: o Utfallet av personalkostnaderna relaterat till budgeten o Personalstyrkans utveckling sektorvis o Utvecklingen av sjukfrånvaron o Arbetsrotation o Övrigt

5 5 Noterades: Personalplan/personalstrategi (inklusive personaldimensionering) Personalkostnadernas utveckling åren BS samt BU 2014 Tryggandet av enhetliga löneprinciper för likartade arbetsuppgifter Möjliga utförda mätningar av personaltillfredsställelsen Förverkligandet av utvecklingssamtal på olika nivåer i stadens verksamheter Målen för upprätthållande av personalens yrkeskompetens (skolning) samt uppnåendet av dessa (grovt) Implementeringen av stadens nya reseräkningsprogram Stadens regler för resande/resestadga och utveckligen av stadens resekostnader t.ex. under åren Personalkostnaderna steg med 1,9 % från 49,9 milj. till drygt 50,8 milj. i bokslutet Personalkostnadernas utfall var 50,8 milj. mot budgeterade 50,4 milj.. Överskridningen motsvarar 0,8 %. Personalbokslutet 2013 görs i enlighet med tidigare modell. Framöver övervägs eventuellt att ta i bruk den nya modellen för uppgörande av personalbokslut. Redogjordes i korthet för personalutvecklingen inom de olika avdelningarna. Sjukfrånvaron har sjunkit under året enligt följande: o Sjukfrånvaro med lön från till dagar o Sjukfrånvaro utan lön från till dagar Under året gjorda personarbetsår sammanlagt, kan inte erhållas ur systemet. Redogjordes för personalplan 2014, vilken godkänts av samarbetskommittén Redogjordes för personalstrategin: o Staden har en kunnig och yrkesskicklig personal o Staden stöder personalen att upprätthålla sin fysiska och psykiska arbetshälsa o Staden behandlar sin personal jämlikt och rättvist o Staden leds professionellt År 2012 gjordes en personalbarometer, vilken skall upprepas år Gällande alla variabler var utfallet år 2012 sämre än i föregående mätning år Staden har vid nyanställning en modell för tryggande av enhetliga löneprinciper vid nyanställningar. Personalchefen konsulteras, men beslutet fattas av behörig ansvarsperson. Lokala justeringspotter: - Avgörs efter förhandlingar av stadsdirektören. Prövningsbaserade tillägg avgörs av personalchefen medan årsbundna tillägg avgörs av personalsekreteraren. Arbetsrotation har inte förekommit i någon större utsträckning. Utvecklingsdiskussioner torde inte begås inte heltäckande i organisationen Ett uppföljningsregister över personalens yrkeskompetens (skolning) finns inte, ej heller en utbildningsplan. Staden har tagit i bruk Populus reseräkningsprogram. Detta används nu heltäckande. Ett utkast till resestadga föreligger för beslut inom kort. Resekostnaderna rör sig på årsnivå kring knappa 400 t, inklusive förtroendevalda. Antecknades för kännedom. Revisionsnämnden konstaterar som sin uppfattning att utvecklingsdiskussioner bör begås heltäckande i staden, vilket inte synes vara fallet.

6 6 8 FÄLTOBSERVATIONER Eventuella väsentliga fältobservationer rapporteras och tas till behandling i denna paragraf. I mån av möjlighet bör dessa på förhand rapporteras till revisionsnämndens ordförande och sekreterare. Torde ytterligare diskuteras preliminärt kring innehållet i utvärderingsberättelsen Ordförande och protokollförare gör upp en plan för förverkligande av fältbesök. 9 ÖVRIGA ÄRENDEN Revisionsnämnden Behandlas övriga ärenden. Kostnadsprinciper för extern skolning Bordlades. Revisionsnämnden Noterades att budgetmedel för utbildning finns ca 260 per person, vilket företrädesvis bör användas för den av BDO årligen ordnade minikryssningen i augustiseptember. Ytterligare torde ordnas en intern utbildning i samband med något möte. 10 FÖLJANDE MÖTE Följande möten hålls 8.4. kl. 16 och 7.5. kl JUSTERING OCH VERKSTÄLLIGHET AV REVISIONSNÄMNDENS PROTOKOLL Förslag: Protokollet justeras genast efter sammanträdet och hålls till påseende följande dag. Centralförvaltningen svarar för protokollets verkställighet samt att till protokollet fogas vederbörliga besvärsanvisningar före hållande till påseende. Protokolljusteringen sker elektroniskt och protokollet hålls till påseende efter justering.

7 7 Ted Bergman Tommy Nymalm Heli Nyberg ordförande viceordförande ledamot Oili Pyysalo Birger Ehrnström Johan Svahnström ledamot ledamot ledamot Riitta Seppä Jarmo Takatupa Krister Rehn, OFR, ledamot ledamot protokollförare