Tid och plats: Stadshuset, Styrhytten kl

Transkript

1 1 PARGAS STAD PROTOKOLL 4/16 Revisionsnämnden Tid och plats: Stadshuset, Styrhytten kl Närvarande: Ordinarie: Ted Bergman (ordf.) Tommy Nymalm (vice ordf.) Heli Nyberg Johan Svahnström Oili Pyysalo Mikko Söderblom Riitta Seppä Birger Ehrnström Inkeri Tuominen Ersättare: Krister Rehn, OFR, BDO Audiator Ab, protokollförare Maija Elenius ekonomichef Seppo Pihl fastighetschef, sektorchef för servicetjänster SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET Konstateras att mötet är lagligen sammankallat och beslutfört. Mötet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. 2 GODKÄNNANDET AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Föredragningslista 4/16 godkänns. Föredragningslista 4/16 godkändes. 3 JUSTERING AV PROTOKOLLET Väljs 2 protokolljusterare och protokollet justeras elektroniskt. Till protokolljusterare valdes Oili Pyysalo och Johan Svahnström. Till andra protokolljusterare fr.o.m. 7 valdes Inkeri Tuominen i samband med att Svahnström avlägsnade sig från mötet.

2 2 4 JÄV Eventuella jäv för nämndens medlemmar bör noteras i denna paragraf. Krister Rehn anmälde jäv gällande 8. 5 BOKSLUT 2016, PRELIMINÄRA UPPGIFTER Noterades: Till sammanträdet har inkallats ekonomichef Maija Elenius för att preliminärt redogöra för bokslutet 2016 relaterat till budget, bl.a. enligt följande: - Resultaträkningens utfall (inkl. utvecklingen av det ackumulerade överskottet) - Driftens utfall (verksamhetsmässiga och ekonomiska mål) o Inkl. väsentliga budgetavvikelser - Investeringsdelens utfall (verksamhetsmässiga och ekonomiska mål) o Inkl. väsentliga budgetavvikelser - Finansieringsdelens utfall - Väsentliga balansposter (speciellt utvecklingen av skuldbördan relaterat till av fullmäktige uppställda mål). - Nuläget gällande stadens ekonomi överlag - Budget Koncernens ekonomi (preliminärt) o Resultat 2016 o Kumulativt över-/underskott o Lånestock per capita - Balanseringen av ekonomin i belysning av stadgandena i den nya kommunallagens 110 och 118. (Pargas stads och koncernens ekonomi relaterat till de s.k. utvärderingskriterierna i den nya kommunallagen). - Övrigt Bokslut Överlag har budgetdisciplinen varit god och året gick bättre än budgeterat. Bokslutet kommer att uppvisa ett betryggande överskott. - Kostnaderna utföll till ett belopp om 118,1 milj. mot 117,8 milj. i den ursprungliga budgeten och 118,7 milj. i den ändrade budgeten. - Intäkterna utföll till ett belopp om 28 milj. mot ursprungligen budgeterade 27,3 milj. samt 27,8 milj. i den ändrade budgeten. - Verksamhetsbidraget var 90,1 milj. mot ursprungligen budgeterade 90,5 milj. samt 90,9 milj. i den ändrade budgeten. - Årsbidraget är 6,6 milj.. - Skatteintäkterna utföll bättre än budgeterat. - Avskrivningarna är ca 4,5 milj.. - Överskottet torde vara i storleksordningen drygt 1,5 milj.. - Investeringarna förverkligades något lägre än budgeterat och lånebördan har minskat något. - Lånestocken är 40,3 milj. mot BU 42,6 milj.. - Gällande koncernens lånestock kommer de av statsrådet fastställda gränsvärdena för nyckeltalen skuldsättningsgrad och soliditet att överskridas. - Noterades nedgången i antalet arbetsplatser sedan år 2009 samt att befolkningsutvecklingen inte varit den eftersträvade.

3 3 Budget Driften är i balans, verksamhetsbidraget 88,7 milj. - I praktiken har man budgeterat med ett 0-resultat. - Redogjordes för fastigheter till försäljning. - Utgångsläget är en ekonomi i balans för planeperioden; utgifter och inkomster i balans och skuldbördan bör åtminstone inte för stadens del öka. - Redogjordes för det strategiska arbetet i staden. - Aktuella ändringar: o Kosthållets utredning o Tekniska stödfunktioner, organisationsförändring o Leasing av IKT-redskap fr.o.m. februari o Förnyande av långfristigt lån 15 milj. o Strategiarbete o SOTE-reformen Antecknades för kännedom. 6 SERVICETJÄNSTERS INFORMATION Servicetjänster förvaltar stadens fastigheter, byggnader och verksamhetsutrymmen samt ansvarar för de stödtjänster som behövs i utrymmena. Servicetjänster svarar även för beredningen av investeringsförslagen inom husbyggnad, för förverkligandet av projekten samt stadens bespisning och städtjänster. Till sammanträdet har kallats sektorchefen för servicetjänster, fastighetschef Seppo Pihl, för att informera om bl.a. följande sakförhållanden: Beskrivning av verksamheten och dess organisation i huvuddrag Förverkligandet av de av fullmäktige uppställda målen gällande verksamhet och ekonomi år 2016 i huvudsak, på budgetens bindningsnivå samt verksamhets- och uppgiftsspecifikt - Driftsekonomin - Investeringar Fastigheternas - Åtgärdsprogram - Reparationsskuld - Försäljningslista (enligt fmge-beslut) och dess förverkligande Budget 2017, kort - Drift - Investeringar Utmaningar och framtidsutsikter Övriga aktuella ärenden

4 4 Noterades: - Redogjordes för organisationen. Förtroendeorganet utgörs av sektionen för servicetjänster. Verksamheterna är fastigheter, kosthåll och städning, sammanlagt ca 75 årsverken. - Ca kvadratmeter varav fastigheter relaterat till social- och hälsovårdsverksamhet ca 1/3. - Fastigheters budget 2016 var ca 5,8 milj.. Den positiva budgetavvikelsen är 16 t. - Kosthållets budget var ca 3,3 milj.. Den positiva budgetavvikelsen är 189 t. - Städningens budget var 1,3 m. Den positiva budgetavvikelsen är ca 17 t. - Verksamheten har alltså handhafts enligt budgeten. - Kundtillfredsställelseundersökningar har gjorts enligt de uppställda målen. För resultaten redogjordes i grova drag. 25 % av användarna var missnöjda. - Redogjordes för stadens praxis gällande övervakning av byggprojekt. - Reparationsskulden växer med ca 1,5 milj. per år under nuvarande förutsättningar. - Reparationsskulden totalt noterades till 24 milj. på basen av fastighetschefens redogörelse. - Noterades förändrade principer för hyrorna, vilket är till fördel inför utlokaliseringen av kosthållet samt social- och hälsovårdsreformen liksom landskapsreformen. Antecknades för kännedom. För att bemästra den stora reparationsskulden uppmärksamgör revisionsnämnden stadsstyrelsen på vikten av att tydligt definiera de fastigheter som behövs i stadens serviceproduktion, fokusera på dessa i beslutsfattandet samt jämsides utarbeta en plan för hantering av de fastigheter som inte aktivt behövs i serviceproduktionen. 7 REVISIONSNÄMNDENS FÖRSLAG TILL FÖRVALTNINGSSTADGANS PARAGRAFER GÄLLANDE REVISIONSNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE Revisionsnämnden skall i enlighet med kommunallagens 121 till kommunstyrelsen avge ett förslag till förvaltningsstadgans paragrafer gällande revisionsnämndens verksamhetsområde. Godkänns i enlighet med bilaga 1. Remitterades OFR-revisor Krister Rehn anmälde jäv och avlägsnade sig från mötet under tiden för behandling av 8. Till sekreterare i 8 utsågs viceordförande Tommy Nymalm.

5 5 8 REGISTRET ÖVER BINDNINGAR Enligt 84 1 mom. i kommunallagen (410/2015) ska en kommunal förtroendevald och tjänsteinnehavare som avses i 2 mom. lämna en redogörelse för sina bindningar när det gäller uppgifter i ledningen för eller förtroendeuppdrag i företag och andra sammanslutningar som bedriver näringsverksamhet, för betydande förmögenhet och för andra bindningar som kan vara av betydelse vid skötseln av förtroende- och tjänsteuppdrag. Redogörelsen för bindningarna ska lämnas till revisionsnämnden som övervakar att skyldigheten iakttas samt tillkännager redogörelserna för fullmäktige. Stadgandet träder i kraft fr.o.m. att det fullmäktige som väljs våren 2017 tillträder. Kommunen ska föra ett offentligt register över bindningarna i det allmänna datanätet, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna. Registret över bindningar är ett sådant personregister som avses i personuppgiftslagen, med alla förpliktelser detta innebär. I praktiken torde ovanstående innebära att även om revisionsnämnden bär ansvaret för upprätthållandet av registret och därmed förknippade skyldigheter inbegripet informationsplikten gentemot fullmäktige så kommer de praktiska rutinerna kring upprätthållandet av registret övre bindningar att handhas av förvaltningen. Revisionsnämnden tar del av förvaltningens syn angående anordnandet av registret över bindningar i Pargas stad. Revisionsnämnden tar del av inkomna offerter gällande programvara för upprätthållandet av det lagstadgade registret över bindningar. Revisionsnämnden besluter att det i kommunallagens 84 lagstadgade registret över bindningar i Pargas stad i enlighet med förvaltningens redogörelse (BILAGA 1). Ytterligare fattar revisionsnämnden beslut om upphandla det ifrågavarande registerhanteringsprogrammet av någon av de två leverantörer från vilka erhållits offert. Bordlades OFR-revisor Krister Rehn återinkallades till sammanträdet för att fungera som sekreterare. 9 RESPONS GÄLLANDE REVISIONSNÄMNDENS VERKSAMHET Revisionsnämnden har på ordförandes begäran från de olika sektorerna erhållit respons gällande sin verksamhet. Den erhållna responsen utdelas som bakgrundsmaterial till revisionsnämndens medlemmar. Antecknas för kännedom. Godkändes.

6 6 10 ÖVRIGA ÄRENDEN Behandlas övriga ärenden. Inga övriga ärenden behandlades. 11 FÖLJANDE MÖTE Följande möte hålls den kl JUSTERING OCH VERKSTÄLLIGHET AV REVISIONSNÄMNDENS PROTOKOLL Protokollet justeras dagen efter sammanträdet och hålls till påseende följande dag. Centralförvaltningen svarar för protokollets verkställighet samt att till protokollet fogas vederbörliga besvärsanvisningar före hållande till påseende. Godkändes. Ted Bergman Krister Rehn Tommy Nymalm Ordförande Protokollförare Protokollförare 8 Oili Pyysalo Johan Svahnström Inkeri Tuominen Protokolljusterare Protokolljusterare Protokolljusterare 7-12 har justerat har justerat har justerat protokollet elektroniskt protokollet elektroniskt protokollet elektroniskt

7 7 PARGAS STAD Datum för sammanträdet Revisionsnämnden ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING BESVÄRSFÖRBUD och vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 91 i kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet: Paragrafer: Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyrkande enligt 89 1 mom. i kommunallagen kan framställas över beslutet: Paragrafer: Enligt 5 1 mom. i förvaltningsprocesslagen/annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut: Paragrafer och grunden för besvärsförbudet: ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande. Ett rättelseyrkande kan framställas av den som beslutet avser eller av den vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) samt av kommunmedlemmar. Myndighet hos vilken rättelse yrkas, myndighetens adress och postadress: Stadsstyrelsen i Pargas stad, Strandvägen 28, Pargas, pargas@pargas.fi Paragrafer: Rättelseyrkandet ska framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att ett brev därom blivit sänt eller vid den tidpunkt som framgår av mottagningsbeviset eller som har antecknats i ett särskilt intyg om delfående av beslutet. Av rättelseyrkandet ska framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet ska undertecknas av den som framställer det. BESVÄR I nedan nämnda beslut kan ändring sökas genom skriftliga besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. Besvär kan anföras på den grund att beslutet har kommit till i fel ordning, den beslutsfattande myndigheten har överskridit sina befogenheter eller att beslutet annars strider mot lag. Besvärstid 30 dagar. Besvärsmyndighet, adress och postadress: Åbo förvaltningsdomstol, PB 32, Lasarettsgatan 2-4, Åbo, turku.hao@oikeus.fi Kommunalbesvär, paragrafer: Förvaltningsbesvär, paragrafer: Annan besvärsmyndighet, adress och postadress Paragrafer Besvärstid Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet / dagen då beslutet anslagits. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet avsändes eller vid den tidpunkt som framgår av mottagningsbeviset eller som har antecknats i ett särskilt delgivningsintyg. De som saken gäller anses ha fått del av beslut som gäller godkännandet av en plan eller en byggnadsordning när beslutet har lagts fram offentligt. BESVÄRSSKRIFT I besvärsskriften ska uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras. Besvärsskriften ska undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, ska också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften ska fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden ska räknas. Rättegångsavgift: Med stöd av 3 i lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/93) uppbärs en rättegångsavgift på 250 euro av en ändringssökande i förvaltningsdomstolen. INLÄMNANDE AV BESVÄRSHANDLINGARNA Besvärshandlingarna ska lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Om besvärstidens sista dag är en helgdag, självständighetsdagen, första maj, jul- eller midsommarafton eller en helgfri lördag, kan besvärshandlingarna lämnas till besvärsmyndigheten den första vardagen därefter. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna ska lämnas till posten i så god tid att de kommer fram under besvärstidens sista dag innan ämbetsverket stängs. DELGIVNING AV BESLUT: Protokollet har lagts fram offentligt / Beslut har delgetts sakägaren med post / 2017 / har lämnats till sakägaren / Beslut har anslagits / Mottagarens underskrift Utdragets riktighet bestyrks Delgivare