Din guide till Beslutsstöd Mäklarsystem/Säljstöd Maj 2013
Innehåll BAKGRUND... 4 Starta beslutsstöd... 4 Kontrollera inställningar i Mäklarsystem... 4 Kontrollera inställningar i Säljstöd... 5 Start från Mäklarsystem... 6 Start från Säljstöd... 6 Funktioner i beslutstöd... 7 Nuläget... 8 Försäljning... 9 Aktuella val... 9 Välj årtal... 10 Välj vy... 11 De olika vyerna... 11 Provision... 11 Försäljning... 13 Provisionsprocent... 15 Snittprovision... 16 Objekt i urvalet... 17 Objekttyper... 18 Att söka... 18 Kontor... 19 Handläggare... 20 Nyckeltal... 21 Begränsa informationen... 22 Benchmarking... 23 Topplistor... 23 Ranking per kontor... 24 Ranking per mäklare... 25 Kundvård... 26 Visningar per objekt... 27 2 Din guide till Beslutsstöd
Intressenter per objekt... 27 Visningsdeltagare per objekt... 27 Budgivare per objekt... 27 Bearbeta lämnar ägt boende... 27 Uppdrag per handläggare... 27 Simulering... 28 Geografi... 31 Inställningar... 33 Korrekt underlag till Beslutsstöd?... 34 Exportera Grafer/Data till excel-format (xls)... 35 Tekniken bakom... 36 Vad överförs?... 37 Vad är det som startar en överföring för ett objekt?... 37 Vad gäller om jag har egna statusar i mitt mäklarprogram?... 37 3 Din guide till Beslutsstöd
Bakgrund Beslutsstöd är en webb-baserad tjänst som innehåller nyckeltal, benchmarking, försäljningsstatistik, simulator med mera. Tjänsten finns i två varianter. En demovariant där demoobjekt används istället för kontorets egna (undantaget fliken Försäljning där kontorets objekt visas) samt en betalversion där objekt från kontorets egna mäklarprogram (Mäklarsystem/Säljstöd) utgör underlaget för statistiken. Betalversionen aktiveras vid köp av licens för samtliga användare på kontoret. Inga inställningar behöver ställas in för att kunna börja att använda tjänsten. Stöd finns för att ta fram statistik för flera kontor i samma verktyg. Ett huvudkontor kan ta fram statisik för hela kedjan. Tjänsten går att nå direkt ifrån Mäklarsystem/Säljstöd även om du saknar licens för produkten. Du kommer då direkt till vyn Objekt i urvalet på fliken Försäljning och kan där se företagets egna försäljningsuppdrag i listform. Övriga vyer och flikar visar enbart demoobjekt. STARTA BESLUTSSTÖD För att använda tjänsten krävs att användaren har en registrerad e-postadress samt lösenord. Om detta saknas visas information om detta: Du behöver ha e-post och lösenord till mäklarsystemet för att logga in i beslutsstödet. Kontrollera inställningar i Mäklarsystem Gå först till Verktyg, Administrera, Användare och fyll i e-post och lösenord för ditt användarkonto och kontakta därefter basen. 4 Din guide till Beslutsstöd
Kontrollera inställningar i Säljstöd Välj menyn Listor, Övriga listor, Användare. Dubbelklicka på den användaren som ska kontrolleras. 5 Din guide till Beslutsstöd
Start från Mäklarsystem Beslutsstöd startas från meyn Verktyg och Beslutsstöd. Start från Säljstöd Beslutstöd startas från menyn Verktyg och Vitec Beslutsstöd. Välj Visa Beslutsstöd. 6 Din guide till Beslutsstöd
FUNKTIONER I BESLUTSTÖD I beslutsstöd finns ett antal funktioner för att presentera objekt och kunddata i form av grafer och tabeller. Välj i menyn vilken funktion du vill använda. Finns ingen licens för Beslutsstöd visas demodata under samtliga menyalternativ. Undantaget är under fliken Försäljning och valet Objekt i urvalet där kontorets objekt visas. Det går att testa samtliga funktioner i Beslutsstöd men inte med egna objekt. 7 Din guide till Beslutsstöd
NULÄGET Under Nuläget finns en sammanställning där årets uppgifter (från 1 januari till dagens datum) jämförs med motsvarande period förra året. De uppgifter som presenteras är: Försäljning Med i statistiken är samtliga objekt som har ett kontraktsdatum ifyllt och som infaller under den aktuella perioden. Summan av samtliga försäljningspriser/slutpriser räknas ihop och jämförs med samma uppgifter från föregående år. Trenden beräknas genom att ta årets försäljningar delat med förra årets uppgifter. I bildexemplet nedan har försäljningen minskat med 6 %. Negativa trender indikeras i grafen med rött (0 till 80 %), gult (80 till 100 %). Positiva trender indikeras med grön färg. Provision Med i statistiken är samtliga objekt där provision är ifyllt och som infaller under den aktuella perioden. Summan av samtliga provisioner räknas ihop och jämförs med samma uppgifter från föregående år. Trenden beräknas genom att ta årets provision delat med förra årets uppgifter. I bildexemplet har provisionen under året minskat med 13 % jämfört med samma period året innan. Negativa trender indikeras i grafen med rött (0 till 80 %), gult (80 till 100 %). Positiva trender indikeras med grön färg. Intagsförsök Med i statistiken är samtliga objekt med status under intag ifyllt och som infaller under den aktuella perioden. Summan av samtliga intag räknas ihop och jämförs med samma uppgifter från föregående år. Trenden beräknas genom att ta årets intagsförsök delat med förra årets uppgifter. I bildexemplet nedan har intagsförsöken ökat med 11 %. Negativa trender indikeras i grafen med rött (0 till 80 %), gult (80 till 100 %). Positiva trender indikeras med grön färg. Sålda objekt Visar antal sålda objekt ackumelerat från årsskiftet jämfört med motsvarade datum förra året. Provisionsprocent Här beräknas den genomsnittliga provisionen på objekt med status till salu och sålda. Blå graf visar årets snitt och i röd färg föregående års uppgifter. Bildexemplet visar att snittprovisionen i år är 1.45 % jämfört med 1.61 %. Detta innebär en minskning med 10 %. Lagerstatus Under Lagerstatus visas objekt på väg in (objekt med status under intag), till salu och med lång annonstid (har skickats ut till nätet första gången för mer än 60 dagar sedan). Intagna objekt visar hur många objekt som just nu har status under intag. Summan av utgångspriset visas samt vilken provison som beräknas komma in om objekten säljs för utgångspriset. 8 Din guide till Beslutsstöd
Objekt till salu visar hur många objekt som just nu har status till salu och summan av utgångspriset. Provisionsprognosen visar hur mycket provision som beräknas komma in om samtliga objekt säljs för utgångspriset. Objekt till salu, annonstid >60 dagar visar hur många objekt som är till salu och där det är mer än 60 dagar sedan första överföringen. Om ett objekt förs över till nätet, tas bort och skickas ut på nytt räknas datumet för första överföringen. FÖRSÄLJNING Under försäljning finns flera möjligheter till att välja vilken typ av rapport som önskas, för vilka typer av objekt, vilka kontor (om användaren är kopplad till flera kontor) samt för vilka handläggare (mäklare). Aktuella val Aktuella val finns längst ner till vänster och visar det urval som gäller för graferna/tabeller. Har du gjort ett antal val kan Aktuella val se ut på följande sätt: 9 Din guide till Beslutsstöd
Radera ett urval genom att klicka på det röda minustecknet. För att radera samtliga urval klicka på knappen Rensa. Knappen Föregående ångra senaste valet. Det går att backa flera steg. Välj årtal Vilket årtal som ska användas i urvalet väljs genom att klicka på knappen med årtal. Valt årtal visas i fet stil. Innevarande år och tre år tillbaka i tiden kan väljas. Som standard visas uppgifter från hela det valda året. Valt år är markerat i fet stil. Delar av år kan väljas. Klicka med musen på den månad eller de månader som önskas. Valda månader markeras i fet stil. Exemplet nedan visar år 2011 och månaderna januari-april. Kontrollera med Aktuella val att önskade månader har kommit med. 10 Din guide till Beslutsstöd
För att välja en månad, klicka på månadens namn. Vald månad visas i fet stil. Välj vy Under Försäljning finns olika vyer att välja mellan. De olika vyerna presenterar olika information. Med fet stil visas aktuell vy. De olika vyerna De vyer som kan väljas under Försäljning är följande. PROVISION Denna vy visar provision valt år (eller valt år och månad) jämfört med föregående år (år och månad). Första bilden visar 2012 jämfört med 2011. Andra bilden visar mars 2012 jämfört med mars 2011. 11 Din guide till Beslutsstöd
12 Din guide till Beslutsstöd
FÖRSÄLJNING Denna vy visar försäljning valt år (eller valt år och månad) jämfört med föregående år (år och månad). Bilden visar 2012 (blått) jämfört med 2011 (rött). 13 Din guide till Beslutsstöd
SÅLDA OBJEKT Denna vy visar antalet sålda objekt fördelat på valt urval. Bilden nedan visar antalet sålda objekt 2012 (blått) med 2011 (rött) 14 Din guide till Beslutsstöd
PROVISIONSPROCENT Denna vy visar hur provisionsprocenten fördelats valt år (eller valt år och månad) jämfört med föregående år (år och månad). Bilden visar 2012 (blått) jämfört med 2011 (rött). 15 Din guide till Beslutsstöd
SNITTPROVISION Denna vy visar hur provisionen fördelar sig i kronor under en vald tidsperiod. Med blå färg visas vald tidsperiod och i rött jämförande tidsperiod föregående år. Bilden visar hur provisionen i kronor fördelat sig under perioden april 2011 jämfört med april 2010. 16 Din guide till Beslutsstöd
OBJEKT I URVALET Denna vy visar de objekt som ligger som grund för statistiken i Beslutsstöd. Det år och den/de månad/månader som valts styr vilka objekt som visas och som statistiken baseras på. I exemplet nedan är valet april 2011 och objekt med kontraktsdatum under den månaden visas. Det är dessa objekt som de övriga vyerna tar med i beräkningarna. 17 Din guide till Beslutsstöd
OBJEKTTYPER Det är möjligt att begränsa ett urval på flera sätt. Att välja år och månad är ett. Ett annat är att välja ett urval på objekttyper. Genom att med musen klicka på en objekttyp väljs denna. Det går bra att välja flera objekttyper. Valda objekttyper markeras med fet stil. ATT SÖKA Förstoringsglaset används för fritextsökning och används lämpligtvis om objekttypslistan innehåller mycket informatikon. Skriv in valfria bokstäver eller siffror. Sökfunktionen söker på hela texten. Nedan visas ett exempel där sökfunktionen har använts för att hitta Lantbruk. 18 Din guide till Beslutsstöd
Ditt val syns i Aktuella val längst ner till vänster. I exemplet nedan är år 2011 och månad april valt. Endast objekt som har objekttyp/bostadstyp Villa samt Radhus/kedjehus visas i listan. KONTOR Under kontor visas det företag som den inloggade användaren är kopplad till. Är en användare kopplad i Mäklarsystem/Säljstöd till fler än ett företag och licens finns för Beslutstöd för samtliga, visas dessa. 19 Din guide till Beslutsstöd
Förstoringsglaset används för fritextsökning och används lämpligtvis om kontorslistan innehåller flera kontor. Skriv in valfria bokstäver eller siffror. Sökfunktionen söker på företagsnamn och kundnummer. HANDLÄGGARE Under handläggare visas användare som är kopplade till kontoret. Listan visar namn på såväl Mäklare som assistenter. Välj en person i listan för att välja denna till Aktuella val. För att söka efter en handläggare, välj förstoringsglaset (se markering) och skriv in hela eller dela av namnet. Välj personen till urvalet genom att markera träffen i listan. I exemplet nedan har handläggaren (mäklaren) Stefan valts i listan Handläggare och nu är det endast Aidens villor, radhus/kedjehus för april 2011 som visas i statistiken. Tryck på Rensa för att nollställda gjorda val. Innevarande år väljs automatiskt. För att radera ett val istället för samtliga, tryck på det röda minustecknet efter valet. 20 Din guide till Beslutsstöd
NYCKELTAL Under fliken Nyckeltal presenteras en sammanställning för hur försäljningsprocessen ser ut på företaget under den valda perioden. Nedan visar bilden hur nyckeltalen för år 2012 ser ut uppdelat per månad och objekttyp. Intagsförsök visar hur många objekt som har haft status under intag respektive månad. Sålda objekt visar hur många objekt som fick ett köpekontraktsdatum under respektive månad. Försäljning visar försäljning i kronor respektive månad. Det är objektets slutpris som används. Provision visar provisionen i kronor exklusive moms medan Procent visar provisionen i procentsats. Slutpris visar hur mycket slutpriset i procent skiljer sig mot utgångspriset. Siffran visar ett minusvärde om slutpriset blev lägre är utgångspriset. Totaltid visar hur många dagar det gick mellan intaget och kontraktsdatumet. Med annonstid avses antal dagar från den första överföringen till nätet tills objektet togs bort från nätet. 21 Din guide till Beslutsstöd
Data per objekttyp visar Försäljningsprocessen (se ovan) fördelat per objekttyp. BEGRÄNSA INFORMATIONEN Det är möjligt att begränsa antal objekt som visas. Ett urval kan göras på flera sätt. Att välja år och månad är ett. Ett annat är att välja ett urval på objekttyper. Genom att med musen klicka på en objekttyp väljs denna. Det går bra att välja flera objekttyper. Ditt val syns i Aktuella val längst ner till vänster. I exemplet nedan är år 2011 och månad april valt. Endast objekt som har objekttyp/bostadstyp Villa samt Radhus/kedjehus visas i listan. Förstoringsglaset används för fritextsökning och används lämpligtvis om objekttypslistan innehåller mycket information. Skriv in valfria bokstäver eller siffror. Sökfunktionen söker på hela texten. Nedan visas ett exempel där sökfunktionen har använts för att hitta Lantbruk. 22 Din guide till Beslutsstöd
Tillsammans med valet av årtal 2011 ger det ett aktuellt val enligt nedanstående. Försäljningsprocessen visar nu enbart objekt som överenstämmer med det aktuella valet. BENCHMARKING Fliken Benchmarking är en form av topplista över provision, försäljning, antal avslut och intagsförsök. Börja med att välja för vilken tidsperiod som siffrorna ska visas för. TOPPLISTOR Denna vy visar en ranking för de personer som på det/de valda kontoret/kontoren som dragit in mest i Provision (procent och kronor), Försäljning (kronor), Antal avslut samt Intagsförsök. Välj en tidsperiod. Markera minst ett kontor. Nedanstående exempel visar siffror för hela 2012. 23 Din guide till Beslutsstöd
RANKING PER KONTOR Denna vy är intressant om du tillhör flera kontor eller vill se statistik för en kedja. Välj tidsperiod. Markera ett eller flera kontor i listan. Ditt val hamnar under Aktuella val. 24 Din guide till Beslutsstöd
Nedanstående exempel visar siffror för två kontor och för hela 2012. Förstoringsglaset används för fritextsökning och används lämpligtvis om objekttypslistan innehåller mycket information. Skriv in valfria bokstäver eller siffror. Sökfunktionen söker på hela texten. Nedan visas ett exempel där sökfunktionen har använts för att hitta Lantbruk. Genom att markera en eller flera handläggare kan rankingens urval förändras och siffrorna som presenteras beräknas på valda handläggare, tillsammans med eventuella övriga val. RANKING PER MÄKLARE Denna vy visar en topplista på de mäklare som dragit in mest provision under vald period. Välj en tidsperiod. Markera ett eller flera kontor. Nedanstående exempel visar ranking per månad för två kontor under hela 2012. Handläggare Claire Baker har fått in mest i provision (kr) och rankas därför med en 1:a. 25 Din guide till Beslutsstöd
Förstoringsglaset används för fritextsökning och används lämpligtvis om objekttypslistan eller listan över Kontor/Handläggare innehåller mycket information. Skriv in valfria bokstäver eller siffror. Sökfunktionen söker på hela texten. Nedan visas ett exempel där sökfunktionen har använts för att hitta Handläggare med namn Miller. KUNDVÅRD Fliken Kundvård används för att illustrera skillnader i kundvårdande aktiviteter. Har alla kontor lika många visningar i snitt, lika många budgivare etc. 26 Din guide till Beslutsstöd
VISNINGAR PER OBJEKT Visningar per objekt visar ett snitt på (röd stapel) hur många visningar ett objekt har haft. INTRESSENTER PER OBJEKT I denna graf visas hur många intressenter som i snitt är kopplade per objekt. Detta visas i röd stapel. VISNINGSDELTAGARE PER OBJEKT Denna graf visar hur många personer/kunder som i snitt varit på visningarna. Detta visas i röd stapel. BUDGIVARE PER OBJEKT Denna vy visar hur många budgivare som i snitt är kopplade till varje objekt. Detta visas med röd stapel. BEARBETA LÄMNAR ÄGT BOENDE Denna vy visar hur många spekulanter som i snitt som tillfrågats om de lämnar ägt boende. Detta visas med röd stapel. UPPDRAG PER HANDLÄGGARE Denna vy visar hur många uppdrag per mäklare för aktuell period och urval. Detta visas med röd färg. 27 Din guide till Beslutsstöd
SIMULERING Fliken Simulering är till för att med hjälp av olika antagande se hur ekonomin för kontoret/kontoren förändras. Genom att förändra provisionsprocent, snittpris och intagsförsök, upp eller ner, visas genom en graf hur företagets framtida intäkter ökar, eller minskar. Nedanstående exempel visar med blå linje hur det rullande har sett ut de senaste 12 månaderna (juni 2012 maj 2013. Denna linje bygger på faktiska affärer. Med röd linje visas hur det kommer att se ut de kommande 12 månaderna (juni 2013 maj 2014). Förutsättningar för simuleringen i exemplet är: Provisionsprocenten (snittet) ökar från det rullande 1.95 % till simulerat värde 2.06 % Snittpriset ökar med 2 % (rullande har inkommit 1 669 295 och simulerad värde är 1 702 681 kr) Sålda objekt ökar från rullande 325 till 354 stycken (6 %) Antalet intagsförsök som leder till ett intag ökar med 2 % 28 Din guide till Beslutsstöd
Genom att dra i reglagen kan du påverka simuleringen med de värde som önskas. 29 Din guide till Beslutsstöd
Förstoringsglaset används för fritextsökning och används lämpligtvis om objekttypslistan eller listan över Kontor/Handläggare innehåller mycket information. Skriv in valfria bokstäver eller siffror. Sökfunktionen söker på hela texten. Nedan visas ett exempel där sökfunktionen har använts för att hitta Handläggare med namn Alexander. Aktuella val visar de val som styr simuleringen. Till skillnad mot övriga flikar är det inte här möjligt att ändra årtalet. Detta är alltid löpande (de senaste 12 månaderna). Finns flera kontor kan ett eller flera kontor väljas till Aktuella val. Samma sak gäller objekttyp och handläggare. Det är fullt möjligt att räkna på år 2012 + Bostadstyp Villa + Handläggaren Alexander Miller. 30 Din guide till Beslutsstöd
GEOGRAFI Via fliken Geografi kan du på en karta se olika mätetal. Dessa är: Nedanstående karta visar i vilka områden provisionen har varit lägre respektive högre. Parametrar som har använts är år 2012 (hela året), mätetal Provision för samtliga objekttyper. 31 Din guide till Beslutsstöd
Markeringarna visas med gult, orange och rött. Genom att dra i handtagen finns möjlighet att välja vilka objekt som ska markeras med de olika färgerna. Skalan till vänster om första handtaget bestämmer vilka uppgifter som ska presenteras med gul markör. I exemplet nedan provision i intervallet 0-20 000. 32 Din guide till Beslutsstöd
Skalan mellan handtagen bestämmer vilka uppgifter som ska presenteras med orange markör. I exemplet nedan provision i intervallet 20 000 80 000. Skalan till höger om andra handtaget bestämmer vilka uppgifter som ska presenteras med röd markör. I exemplet nedan provision i intervallet över 80 000. Genom att klicka på en markering på kartan presenteras mer information om det enskilda objektet. INSTÄLLNINGAR 33 Din guide till Beslutsstöd
Det inställningar som finns i Beslutsstöd hittas under menyalternativ Inställningar. Följande inställningar finns. Gör de inställningar som är önskvärda och välj därefter knappen Spara. KORREKT UNDERLAG TILL BESLUTSSTÖD? För att kunna nyttja samtliga funktioner i Beslutsstöd fullt ut är det viktigt att underlaget är så bra som möjligt. Det innebär till exempel att Utgångspris/Slutpris är inmatat. I Beslutsstöd finns en hjälp för att visa de registreringar som är felaktiga och som behöver kompletteras i Mäklarsystem/Säljstöd för att underlaget ska bli bättre. Välj Felaktiga registreringar. Därefter vilket år (eller år och månad) som ska kontrolleras. 34 Din guide till Beslutsstöd
I exemplet ovan saknas uppgifter för objekt markerat med röd färg. Observerar att det kan finnas fler sidor (se längst ner i bilden). För att korrigera uppgiften, skriv ut en lista på objekten på papper: Avsluta därefter Beslutsstöd och korrigerar uppgifterna i Mäklarsystem/Säljstöd. När detta är klart startar du Beslutsstöd igen. Välj åter Felaktiga registreringar för att se att objekten inte är med i listan. EXPORTERA GRAFER/DATA TILL EXCEL-FORMAT (XLS) 35 Din guide till Beslutsstöd
I Beslutsstöd finns möjlighet att exportera presenterade grafer och data till xls-filer (excelformat). Exportfunktionen ligger uppe i högra hörnet i respektive funktion. Vid export hämtas en fil till datorn vid namn report.xls. XLS är Excels standardformat men kan öppnas även i andra kalkylprogram. TEKNIKEN BAKOM Mäklarsystem: Statistik överförs i samband med att du genomför funktionen kontakta basen ifrån arkivmenyn. Säljstöd: Via menyn Verktyg, Vitec Beslutsstöd och Överför statistik kan manuella överföringar utföras. Följ dialogen som visas. Välj att starta en överföring. Överföringen görs automatiskt en gång per dag och internt företag. En så kallad bakgrundsprocess är igång och kontrollerar med jämna mellanrum (vid uppstart och sedan vart 30:e minut) om statistik ska överföras. 36 Din guide till Beslutsstöd
I Beslutsstöd presenteras längst ner till höger senaste överföring. Det är objekt/kunder fram till denna tidpunkt som är underlag till information i Beslutsstöd. VAD ÖVERFÖRS? Säljstöd: Förändrade objekt och användare/personer med samma huvudtillhörighet som den i Mäklarsystem/Säljstöd inloggade användaren förs över. Även det interna företaget som användaren är kopplad till kommer att överföras. Om det finns interna företag som ingen användare i Mäklarsystem/Säljstöd har som huvudföretag men som har objekt kopplad till sig förs dessa inte över. Detta kan ändras genom en inställning på användarnivå. I Säljstöd görs denna inställning under Egna inställningar Internet Överföring till Vitec Beslutstöd. VAD ÄR DET SOM STARTAR EN ÖVERFÖRING FÖR ETT OBJEKT? I programmets databas finns information med uppgifter som ska överföras och som styr underlaget för Beslutsstöd. När en uppgift på objektet förändras, som har med underlaget för Beslutsstöds att göra, uppdateras databasen automatiskt. Som användare behöver man inte hålla reda på någonting manuellt, allt sker med automatik. VAD GÄLLER OM JAG HAR EGNA STATUSAR I MITT MÄKLARPROGRAM? I Vitec Säljstöd finns möjligheten att lägga in egna statusar. Mäklarkontor som vill kunna använda egna statusar i produkten Beslutsstöd behöver göra en inställning i Vitec Säljstöd. För att utföra inställningen krävs Administrativa rättigheter i Säljstöd. På hemsidan för Vitec Hjälpen finns instruktioner hur kopplingen görs. Ta kontakt med Vitec kundservice vid frågor. 37 Din guide till Beslutsstöd