Revisionsrapport Januari 2004 Anders Färnstrand Ellinor Nybom Granskning av Elektronisk hantering av leverantörsfakturor Norrbottens läns landsting
Innehållsförteckning 1. Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga... 1 2. Metod... 1 3. Organisation och ansvar för landstingets hantering av elektroniska leverantörsfakturor... 2 4. Resultat... 3 4.1 Tillförlitlig redovisning av leverantörsfakturor samt att system och rutiner möjliggör god intern kontroll... 3 4.1.1 Dokumentation... 3 4.1.2 Rutiner... 4 4.2 Granskning av ett urval av leverantörsfakturor... 6 4.2.1 Återsöka och hitta original faktura... 6 4.2.2 Avstämning av uppgifter mellan original och inscannad faktura... 6 4.2.3 Kontroll av momsbelopp... 7 4.2.4 Utveckling av landstingets kostnader för dröjsmålsräntor... 8 4.3 NLLs internkontrolluppdrag... 10 5. Våra kommentarer... 11
1. Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga Landstinget påbörjade i slutet av 2001 en övergång från hantering av leverantörsfakturor i original till elektroniskt hantering. Idag scannas leverantörsfakturorna in och hanteras därefter elektroniskt inom hela landstinget. Det är enheten administrativ service inom division Service som administrerar landstingets samtliga leverantörsfakturor. Systemet e-flow hanterar dessa 1 ). Landstinget har ca 8 000 leverantörer och hanterar ca 145 000 fakturor årligen. Landstingets totala inköp är av betydande belopp. Fel i rutinerna kan medföra stora ekonomiska konsekvenser för landstinget. Bytet från manuella rutiner till elektroniska innebär att gamla kontroller försvinner och ersätts av nya, förhoppningsvis effektivare. Men införande och tillämpning av de nya rutinerna innebär alltid en risk för brister i tillförlitlighet och intern kontroll. Med anledning av detta har landstingets revisorer givit Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska Norrbottens läns landstings elektroniska hantering av leverantörsfakturor. Granskningen ska besvara revisionsfrågorna: Är redovisningen av leverantörsfakturor tillförlitlig? Är system och rutiner så upplagda att det möjliggör en god intern kontroll? 2. Metod Granskningen grundar sig på intervjuer av personal inom administrativ service i Boden samt systemförvaltare vid landstingets IT-enhet. Även dokumentstudier har utförts inom ramen för granskningen. Dokument som avses är landstingets gemensamma regler och riktlinjer 2003, rutin- och kvalitetsdokument samt system- och flödesbeskrivningar. 1 Idag heter systemet Basware IP på externa marknaden. Men inom landstinget kallas systemet för e-flow. 1
Vid verifiering av enskilda fakturors flöde och utförda kontroller har flödesloggar 2 och statistik från systemet använts som underlag. Inom ramen för granskningen har totalt 40 fakturor granskats. Rapporten har sakgranskats. 3. Organisation och ansvar för landstingets hantering av elektroniska leverantörsfakturor Administrativ service i Boden ansvarar för landstingets hantering av leverantörsfakturor. Leverantörsgruppen består av åtta ekonomiassistenter och en ekonom som arbetar med leverantörsfakturor, administration av anläggningsregistret, administration av landstingets bilpool, utbetalning av ersättning till privata vårdgivare och registrering av statistik för tandvårdsreformen. Anställda inom gruppen har lokalt systemansvar för tre av ekonomisystemet Raindance moduler; anläggningsregistret, leverantörsreskontran och redovisningsmodulen samt uppgiften att vara lokal administratör för division Kultur och utbildning och division Tandvård. Leverantörsfakturahanteringen består av: Manuell registrering av leverantörsfakturor i ekonomisystemet. Scanning verifiering transfer i systemet för elektronisk fakturahantering. Filöverföring mellan e-flow och ekonomisystemet. Bevakning av fakturaflödet och hantering av returnerade fakturor i e-flow. Utbetalning till både leverantörer och privata vårdgivare i ekonomisystemet. Avstämningar; leverantörsreskontran mot redovisningen, preliminärbokningskontot, överföringar mellan e-flow och ekonomisystemet. Periodiseringar vid bokslut. 2 En flödeslogg visar information om alla händelser som fakturan genomgått från inscanning till betalning 2
4. Resultat Från och med oktober 2002 hanteras alla landstingets leverantörsfakturor av administrativ service inom division Service. Administrativ service ansvarar för hela flödet från postöppning till utbetalning och kontroll av landstingets samtliga leverantörsfakturor. Inledande avsnitt innehåller en allmän beskrivning och redovisning av landstingets arbete för att åstadkomma en tillförlitlig redovisning av leverantörsfakturor. Det därpå följande avsnittet innehåller resultatet av genomförda stickprovskontroller. Avslutningsvis behandlas landstingets eget arbete för att stärka den interna kontrollen. 4.1 Tillförlitlig redovisning av leverantörsfakturor samt att system och rutiner möjliggör god intern kontroll För att redovisning av leverantörsfakturor ska anses vara tillförlitlig krävs att dokumentation, rutiner, attestering samt att löpande kontroller av system och rutiner utförs systematiskt och regelbundet. Detta sammantaget möjliggör god intern kontroll. 4.1.1 Dokumentation Dokumentation av direktiv, riktlinjer och system för den interna kontrollen kompletterat med uppföljning och utvärdering av direktiv m m samt återkoppling av utvärderingsresultat till ansvarig nämnd/styrelse utgör grunden för en god intern kontroll. Dokumentationen bör ange vilka kontroller av leverantörsfakturor som ska genomföras. Men också hur olika typer av fel som upptäcks i samband med kontroller ska hanteras och hur dessa upptäckta fel ska dokumenteras och rapporteras. Resultat Norrbottens läns landsting har fastlagt regler för attester och utbetalningar med tillhörande tillämpningsanvisningar. Reglerna och anvisningarna finns samlade i landstingets gemensamma regler och riktlinjer 2003. Det är landstingsfullmäktige som fastställt attest och utbetalningsreglerna och landstingsstyrelsen som fastställt de centrala tillämpningsanvisningarna till attest- och utbetalningsreglementet. I landstingets attest- och utbetalningsregler finns dokumenterat vilka kontroller som ska genomföras avseende prestation, kvalitet, pris, villkor, beslut, behörighet och kontering. Instruktioner och rutiner avseende uppgifter om vad som ska granskas i detaljkontroller av inscannade fakturor finns dokumenterade i handböcker och arbetsrutiner. 3
Landstingets saknar däremot dokumentation över hur upptäckta fel i samband med kontroller ska hanteras. Det är viktigt att upptäckta fel dokumenteras, rapporteras och åtgärdas. Detta för att kunna förbättra och utveckla system och rutiner. 4.1.2 Rutiner Dokumenterade och fastställda rutiner är ett stöd för den interna kontrollen. I rutinerna ska det finnas inbyggda kontroller. Till de inbyggda kontrollerna kan fogas kompletterande kontroller, t ex stickprov. En av de viktigaste förutsättningarna för den interna kontrollen ska fungera är att den personal som handlägger ärenden enligt rutinerna har rätt kompetens. Berörd personal måste förstå varför rutinen ser ut som den gör. I och med denna kunskap kan risken för feltolkningar minimeras. För att säkra och underhålla kompetensen krävs ofta kontinuerlig information och utbildning. Att attestera 3 är ytterligare ett kontrollmoment som är viktigt för god intern kontroll. Det är viktigt att attestrutinerna utformas med hänsyn till övriga kontroller i landstingets totala organisation så att varje verksamhets interna kontroll får en rimlig omfattning. Varje enskild affärstransaktion bör attesteras av minst två personer. Resultat Personalen vid administrativ service uppger att de känner till de rutiner avseende hantering av elektroniska leverantörsfakturor som landstinget tillämpar. Dokumentationen finns att läsa via landstingets interna arbetsgrupper och via www.nll.se, landstingets hemsida/hemadress på internet. I samband med införandet av elektronisk fakturahantering har samtliga användare fått utbildning i systemet e-flow. Nya användare utbildas löpande av sin lokala administratör. De rutiner som beskrivs nedan gäller hantering av samtliga leverantörsfakturor inom Norrbottens läns landsting. Ankomstregistrering och postöppning Alla leverantörsfakturor ska skickas till landstingets gemensamma faktureringsadress; Administrativ service, Fakturahanteringen, 961 28 Boden. Leverantörsfakturor som skickas till landstingets övriga enheter vidarebefordras internt till administrativ service. Enheten har en central postöppning. Där utförs kontroller av om fakturan har rätt faktureringsadress eller tillhör landstinget och därefter sorteras fakturorna efter utseende och utformning (dubbel och enkel sidig, sekretess och/eller med bilaga). Kreditfakturor läggs i särskild hög. 3 Att attestera innebär att kontrollera och bekräfta att behörig person utfört handlingar på ett korrekt sätt utifrån rätt förutsättningar. 4
Scanning och överföring Fakturorna scannas och får ett unikt buntnummer av scannersystemet (Eyes & Hands). Originalfakturorna förvaras i plastmappar, buntvis med sitt unika nummer. Den som scannar fakturorna stämmer löpande av antalet fakturor som scannats in i systemet mot antalet pappersfakturor. Scannerprogrammet tolkar informationen på originalfakturan. Ekonomiassistenterna stämmer av och kompletterar informationen på den inscannade fakturan med hjälp av pappersfakturan. Korrigeringar utförs vid behov och pappersfakturorna arkiveras. Kontrollerade fakturor överförs flera gånger per dag till e-flow och det automatiska fakturaflödet. I samband med överföringen stäms antalet överförda fakturor av mot antalet mottagna fakturor i e-flow. Varje kväll skickas information avseende dagens leverantörsfakturorna till ekonomisystemet där fakturorna ankomstregistreras. Datumet för överföringen till e-flow registreras som ankomstdatum i ekonomisystemet. Kontroller av antalet fakturor samt bruttobelopp utförs i samband med överföringen till ekonomisystemets ankomstregistreringsmodul. Attestering Leverantörsfakturorna distribueras i systemet med hjälp av förutbestämda flöden som baserar sig på attesträtt för unika kostnadsställen. Sakattestanten ska kontrollera grunddatat på fakturan, kontera och sakattestera. Sedan skickas fakturan vidare till beslutsattestant. Beslutsattestanten ska kontrollera grunddatat på fakturan och kontering innan attest. Ett personligt lösenord används vid beslutsattestering. Vid beslutsattestering görs maskinellt en kontroll av att attestanten har attesträtt för aktuellt kostnadsställe. Om någon upptäcker att uppgifter på en faktura är felaktiga ska detta åtgärdas. I systemet går det att göra en sk makuleringsbegäran med kommentarer om upptäckta fel. Makuleringsbegäran skickas till administrativ service som utreder och korrigerar felet och ser till att fakturan åtgärdas för att åter hanteras i flödet. Alla fakturor måste attesteras av minst två personer för att gå vidare till betalning. Information Varje dag skickar systemet med automatik ut information via e-post till alla användare som under dagen fått fakturor för kontering. Dessutom får användare som inte konterat sina fakturor inom åtta dagar en ny påminnelse via e-post om att han/hon fortfarande har fakturor att attestera. Överföring till ekonomisystemet I samband med att fakturorna markeras som färdiga för överföring till ekonomisystemet utförs interna kvalitetskontroller. Administrativ service kontrollerar antal fakturor, fakturadatum, totalbelopp, momskonteringar samt fakturor med höga belopp för att undvika decimalfel. Efter genomförda kontroller överförs fakturorna för betalning från e-flow till leverantörs- 5
reskontran i ekonomisystemet Raindance. Slutlig avstämning mellan e-flow och ekonomisystemet avseende antal fakturor och totalbelopp utförs dagen efter överföringen. 4.2 Granskning av ett urval av leverantörsfakturor För att ytterligare granska den interna kontrollen av elektronisk hantering av leverantörsfakturor inom landstinget genomfördes ett stickprov av totalt 40 fakturor under år 2003. Vi har följt fakturaflödet med hjälp av data från systemet och sk flödesloggar samt analyserat statistik hämtat ur systemet. Vi har granskat: Att vi kunde återsöka och hitta original faktura. Att informationen på den inscannade fakturan överensstämde med originalfakturans avseende uppgifter om leverantör, postgiro- och bankgironummer och fakturabelopp. Att momsbeloppen är rätt konterade. Utvecklingen av landstingets kostnader för dröjsmålsräntor. 4.2.1 Återsöka och hitta original faktura Arkiverade fakturor förvaras i landstingets arkiv vid Björkskatans vårdcentral. Administrativ service skickar regelbundet (varannan månad) leverantörsfakturor för arkivering. Sekretessfakturor hanteras separat av administrativ service och förvaras i särskild ordning vid arkivet på Björkskatans vårdcentral. Vårt stickprov av fakturor återsöktes via det löpnummer fakturan tilldelades av e-flow. Med hjälp av löpnumret kunde originalfakturan återsökas i respektive arkivmapp. Resultat Det gick att återsöka och hitta originalfakturorna till samtliga, i detta urval ingående 4, leverantörsfakturor. 4.2.2 Avstämning av uppgifter mellan original och inscannad faktura För att säkerställa den interna kontrollen ska det finnas säkra rutiner som förhindrar ekonomiska förluster och underlättar för de anställda att utföra sitt arbete. 4 10 stycken slumpvis utvalda leverantörsfakturor. 6
Vi har kontrollerat om utbetalningar från landstinget går till avsedd leverantör, postgirobankgironummer och med rätt belopp. Resultat Kontrollen av om information på originalfakturan stämmer överens med den inscannade fakturans uppgifter visade inga felaktigheter för de i urvalet ingående leverantörsfakturorna. Användarna känner sig säkra på vilka rutiner som gäller vid kontrollerna. Kontrollerna finns dokumenterade i handbok över hantering av fakturor i e-flow. I samband med stickprovskontrollen uppmärksammades att en internrepresentationsfaktura inte hanterats i enlighet med landstingets rutiner och regler. Denna faktura saknade förteckning om sambandet och ändamålet för representationen samt vilka personer som deltagit vid lunchen. För att stärka den interna kontrollen skulle det vara önskvärt att i systemet inledningsvis ha möjlighet att manuellt märka representationsfakturorna för att i samband med betalning av samtliga fakturor kunna kontrollera att alla uppgifter finns med. (I likhet med kontrollen av momskonteringar se avsnitt 4.2.3 nedan.) 4.2.3 Kontroll av momsbelopp Det är viktigt för rättvisande räkenskaper att säkerställa att leverantörsfakturorna kontrolleras och påförs rätt momsbelopp. Landstinget har rätt till speciellt statsbidrag vid inköp av tjänster från företag som inte själva får dra av momsen. Så kallad särskild moms som uppgår till 6% och avser köp från privata näringsidkare inom sjukvård, tandvård och utbildning. Vid leasing av bilar är endast halva momsbeloppet avdragsgillt. Detta är viktigt att beakta även vid korttidshyra av bilar, t ex en dag. Periodisering av leasinghyran är aktuell om bilen leasas mer än en månad. Resultat Landstinget har utarbetat ett system för märkning av vissa leverantörer och dess fakturor. Detta för att underlätta kontroller av korrekta momsbelopp. Leverantörer som brukar vara aktuella för särskild moms märks med S och de leverantörer som levererar leasingbilar har märket L. 7
Attestanterna konterar själva fakturorna enligt fastställt flöde och med hjälp av konteringsanvisningar. Alla specialmärkta fakturor kontrolleras dagligen av administrativ service innan de överförs för utbetalning till leverantör via ekonomisystemet. I vårt stickprov har vi konstaterat att samtliga fakturor i urvalet 5 konterats och bokförts med rätt momsbelopp. Vi kan även, utifrån flödesloggarna, konstatera att kontering av leasingmoms upplevs som svårt. Attestanterna konsulterar oftare kollegor inom organisationen i detta fall än för attestering och kontering av särskild moms där flödet av fakturor löper utan frågor. Kunskapen kring kontering av leasingmoms bör förbättras. 4.2.4 Utveckling av landstingets kostnader för dröjsmålsräntor För att uppnå effektivitet i fakturaflödet och begränsa landstingets onödiga kostnader krävs det bland annat att landstinget har tillgång till information om utbetalade dröjsmålsräntor. Men även att kostnaden för betalda dröjsmålsräntor följs upp och att åtgärder vidtas. Resultat Med hjälp av e-flow kan alla enskilda dröjsmålsfakturor följas upp och kontrolleras. Möjligheten till uppföljning på enskilda leverantörer, under vissa tidsperioder och fakturor finns. Landstinget har i samband med införandet av elektronisk fakturahantering totalt sett fått ökade kostnader för dröjsmålsräntor på grund av att alla fakturor måste attesteras och följa flödet i e-flow. Tidigare kunde vissa typer av fakturor (samlingsfakturor) betalas utan att samtliga attestanter faktiskt attesterat fakturan. 5 10 fakturor avseende leasingmoms och 10 fakturor avseende särskild moms. 8
Diagram 1, Landstingets kostnader för dröjsmålsränta 2001 2003 6. Utfall kr Dröjsmålsräntor (konto 8540) 0-100 000-200 000-300 000-400 000-500 000-600 000-700 000-800 000-900 000-1 000 000 2001 2002 2003 År Dröjsmålsräntor totalt Exkl Riks- och regionsjukvård Riks- och regionsjukvård Fakturor med dröjsmålsränta avseende riks- och regionsjukvård har ökat. De är ofta sk samlingsfakturor med många attestanter inför betalning. Landstinget har skärpt kraven mot fakturerande sjukhus avseende riks- och regionsjukvård. Idag faktureras remitterande klinik inom Norrbottens läns landsting för kostnader som avser dess patienter och inte som tidigare en faktura per sjukhus. Administrativ service påminner dagligen attestanter om fakturor som är på väg att förfalla. Påminnelser skickas till användarna via e-post. Administrativ service kontrollerar dagligen alla inkomna betalningspåminnelser från leverantörer. Den som tagit första kontakten avseende en påminnelse ansvarar för hela kedjan av kontakter med användaren tills ärendet är avslutat. 6 Uppgifter hämtade ur ekonomisystemet Raindance. 9
Vi har granskat tio fakturor med de högsta kostnaderna för dröjsmålsränta under 2003. Samtliga fakturor var räntefakturor och avsåg riks- och regionsjukvård. Totalt har landstinget haft dröjsmålsräntor för riks- och regionsjukvård om ca 670 tkr under 2003. Vi har konstaterat en förbättring mellan första halvåret 2003 då kostnaderna var 581 tkr jämfört med andra halvåret 87 tkr. Förbättrade rutiner internt samt dialog med leverantören har reducerat kostnaderna. Övriga leverantörer har tillsammans fakturerat dröjsmålsräntor för 160 tkr under föregående år. Vi anser att landstinget bör fortsätta med arbetet att minska förekomsten av samlingsfakturering samt att rutiner för övriga typer av fakturor stramas upp för att minimera den totala mängden kostnader för dröjsmålsräntor. 4.3 NLLs internkontrolluppdrag För att ytterligare stärka den interna kontrollen har landstinget under 2003 utfört två internkontrolluppdrag dels att granska anställdas köptrohet gentemot avtalad leverantör avseende rutiner för beställning av tjänsteresor och sjukresor med tåg och flyg, dels att granska om reglerna för attestering av egna utgifter och redovisning av representation följs. Resultatet från genomförda internkontrolluppdrag har redovisats till landstingsstyrelsen i augusti 2003. 10
5. Våra kommentarer Vi har konstaterat att landstinget aktivt arbetar med att effektivisera och kontrollera hanteringen av samtliga leverantörsfakturor. I samband med införandet av elektronisk hantering av leverantörsfakturor har administrationen centraliserats till Administrativ service i Boden. Enhetliga rutiner för flödet och hanteringen av leverantörsfakturor har skapats. Övergripande reglemente och tillämpningsanvisningar är antagna av landstingsfullmäktige respektive landstingsstyrelsen. Våra stickprovskontroller som verifierat dokumenterade och beskrivna rutiner visar att redovisningen av leverantörsfakturor är korrekt. Landstingets möjligheter att följa upp och kontrollera kostnaderna för dröjsmålsräntor har avsevärt förbättras. Vi kan konstatera att kostnaderna för dröjsmålsräntor har ökat efter införandet av elektronisk fakturahantering. Vi anser att landstinget bör fortsätta med arbetet att fortlöpande minska kostnaderna för dröjsmålsräntor. Landstingets manuella arbete med den interna kontrollen som komplement till de maskinella kontrollerna utgör ett bra underlag för god intern kontroll. Vi anser avslutningsvis att landstinget har en tillförlitlig redovisning av leverantörsfakturor samt att den interna kontrollen system och rutiner och deras tillämpning är god. 11