Region Skåne - Rapport avseende Kontantkassorutiner. April 2005

Region Skåne - Rapport avseende Kontantkassorutiner. April 2005

Innehåll Inledning...1 Risk för felaktigheter i kontantkassorutiner...2 Granskningsansats...4 Utfört arbete...6 Iakttagelser...7 Slutsatser...10

Inledning Enligt den revisionsplan som antagits för 2004 års redovisningsrevision ska Deloitte utföra en särskild granskning av hanteringen av kontantkassor inom Region Skåne. Granskningen har utförts enligt planen och redovisas i denna rapport. Deloitte Region Skåne 1

Risk för felaktigheter i kontantkassorutiner Region Skånes revisorer granskar detta år rutiner och kontrollsystem beträffande hanteringen av kontantkassor. Det finns ett stort antal kontantkassor inom Region Skåne. Per 2003-12-31 uppgick värdet av de totala kontantkassorna till 5 Mkr för hela regionen. Hantering av kontanta medel innebär alltid hög risk för felaktigheter. Det finns med andra ord en hög inneboende risk inom detta område. När det gäller väsentligheten bör fel i kontantkassorna rimligtvis inte innebära ett sammanlagt fel som ur redovisningsmässig synvinkel kan överstiga gränsbeloppet för vad som är ett väsentligt fel i redovisningen för Region Skåne. Däremot kan beloppsmässigt små fel anses vara allvarliga betraktat som en förtroenderisk ur ett förvaltningsrevisionellt perspektiv. Kort beskrivning av de olika typerna av kassor nedan; Huvudkassa Huvudkassa kan innehålla checkar, postanvisningar postväxlar och kontanter. Härifrån kan direktutbetalningar till andra kassor göras. Huvudkassor finns enbart på sjukhusförvaltningar och omfattas således inte av denna granskning då urvalet begränsats till primärvårdsenheter. Handkassa Handkassor är avsedda för mindre utlägg och kontanta betalningar i den dagliga verksamheten. Kassorna skall enbart användas då betalning mot faktura inte kan ske. Ansvaret för handkassan är personligt och kan inte överlåtas. Handkassan skall stämmas av löpande och kvitton skall redovisas månatligen eller när pengarna tar slut. Även i det senare fallet kan nya medel rekvireras vid redovisningen av kvitton. Förskottskassa Förskottskassa är något man ansöker om vid speciella aktiviteter, när betalning mot faktura inte kan göras och när aktiviteten omfattar mer än en person. Återredovisning mot kvitto sker omedelbart efter att aktiviteten har ägt rum. Förskott till enskild person utbetalas via lönesystemet. Ansvaret är personligt och kan inte överlåtas. Deloitte Region Skåne 2

Växelkassa Växelkassan skall alltid innehålla det utkvitterade beloppet och skall enbart ses som ett komplement till dagskassan. Ansvar kan överlåtas efter underskrift av båda parter. Brist skall rapporteras och utredas omgående. Dagskassa Avser kontantbetalningar för patientbesök under dagen samt Babs-slippar för kortbetalningar. Ansvaret kan skifta under dagen, men ansvarig för saldot vid dagens slut och att detta stämmer med redovisningen i PASIS är den som sitter i kassan vid denna tidpunkt. Deloitte Region Skåne 3

Granskningsansats Inledning Syftena med granskningen är flera: att få en bild över hur många kontantkassor som förekommer att utröna vad de olika kontantkassorna används för att undersöka vilka belopp som hanteras i kontantkassorna att förstå vilka interna kontrollrutiner som förekommer för att försäkra att o medlen hanteras säkert o ej otillbörliga lån eller förskingring förekommer o redovisningen sker korrekt. Redovisningschefsgruppen har utarbetat en anvisning (reviderad 2004-06-17) med tillhörande blanketter (bilaga) vilken reglerar handhavandet av kontantkassor. Anvisningen är ett stöd för de olika enheterna inom Region Skåne för att kunna upprätthålla en god intern kontroll lokalt. Det sker däremot ingen central uppföljning på hur detta hanteras. Intern kontroll Utvärdering av anvisning och centrala rutiner för hantering av handkassor Granskningen av rutinerna för hantering av kontantkassor inleds med att utvärdera den anvisning som redovisningschefsgruppen utarbetat. Intervju görs med personal på centrala ekonomifunktionen angående vilken överblick som finns där och vilka rutiner de har med anledning av kontantkassahanteringen. Självutvärdering Granskningen kommer till stor del att ske genom ett självutvärderingssystem. Detta innebär att ett frågeformulär kommer att skickas ut till aktuell enhet inom regionen. Respektive enhet ska besvara detta formulär samt skicka sitt svar till revisionskontoret där sammanställning görs av vad som framkommit avseende hanteringen av kontantkassorna. Självutvärderingsformuläret har utformats för att nå de uppsatta granskningsmålen ovan. Deloitte Region Skåne 4

Omfattning Deloitte har i samarbete med ansvariga på Primärvården valt ut 21 enheter där kontantkassorna granskats särskilt. Till dessa enheter har en självutvärderingsenkät skickats. Svaren har sammanställts och ligger till grund för iakttagelser och förbättringsförslag nedan. Likaså har stickprov tagits vid årlig redovisningsrevision. De utvalda enheterna är; Vårdcentralerna i Arlöv, Lomma, Staffanstorp, Västra Fäladen (Lund), Dalby, Östermalm (Kristianstad), Vänhem (Hässleholm), Åhus, Hästveda, Fagerängen (Trelleborg), Kroksbäck (Malmö), Södervärn (Malmö), Bokskogen (Bara), Sorgenfrimottagningen (Malmö), Örkeljunga, Söder (Helsingborg), Planteringen (Helsingborg), Rydebäck, Brösarp och Sjöbo samt jourcentralen i Helsingborg. Deloitte Region Skåne 5

Utfört arbete Deloitte skickade ut självutvärderingsformulär innehållande uppgifter som att lista de olika kassor som förekom på enheten samt vem som var ansvarig och om man följde de rutiner som redovisningschefsgruppen upprättat. Efter dessa inledande frågor fick ansvariga sedan beskriva de rutiner man använder såsom hur ofta kassan inventeras och hur ofta saldot rapporteras och vilka transaktioner pengarna används till. Slutligen ombads de ansvariga att i svaren bifoga senaste dokumenterade avstämning. Efter en del förklarande telefonsamtal blev svarsfrekvensen 95%. Nästan alla hade svarat på samtliga frågor och endast ett fåtal svar saknade dokumenterade avstämningar. I övrigt utföll svaren så att samtliga angav att de följde de rutiner som finns upprättade och beskrev också på ett riktigt sätt hur dessa rutiner såg ut. Deloitte har sedan i intervjuform och per telefon undersökt om berörd personal upplever att det trots den goda överensstämmelsen mellan rutinerna och de inkomna svaren finns några problem eller förbättringsmöjligheter i systemet. I samband med redovisningsrevisionen gjordes också ett antal stickprov på dokumentationen kring kontantkassorna. Deloitte Region Skåne 6

Iakttagelser Dokumentet Anvisningar för handhavande av kontantkassor Vi har noterat att det finns ett framtaget dokument som beskriver de olika typerna av kontantkassor samt ansvaret för och handhavandet av dessa. Dokumentet som är framtaget av redovisningschefsgruppen kompletteras med mer specifika anvisningar vid utkvitterande av de olika typerna av kassor. Tillsammans synes dessa dokument utgöra en bra grund för säkerheten i handhavandet av kontantkassorna. Självgranskningen Det förekommer kontantkassor på ett drygt hundratal verksamheter inom Primärvården i Region Skåne. Totalt belopp i bokslutet är ca 2,3 Mkr där ca 2,1 Mkr avser ej inlämnade dagskassor. Användandet av olika kassor varierar, men vår undersökning har givit att de ovan uppräknade kassatyperna, frånräknat huvudkassa och dagskassa används mycket restriktivt i enlighet med givna anvisningar. De är samtliga till för mindre belopp och vid enstaka tillfällen då ingen betalning mot faktura är möjlig. Rapporteringsfrekvensen varierar eftersom kvitton rapporteras in vid bokslut eller när pengarna tagit slut. Ansvaret för dessa kassor är personligt. Dagskassa hanteras ofta av olika personer vid olika tillfällen. Beloppen och omsättningen är dessutom större, vilket gör att det för dessa kassor krävs en mera noggrann kontroll. Övriga iakttagelser Rapportering och redovisning Svaren i enkäterna ger att rapporteringsfrekvensen för handkassa, växelkassa och förskottskassa kan variera. Detta beror på att de rapporteras när det behövs nya pengar eller vid bokslut. Kravet på löpande bokföring tillgodoses mellan inrapporteringarna genom bokföring på dagjournalsblad. Det förekommer en del olika varianter av dessa journaler, men detta i sig strider inte mot anvisningarna. Vid bokslut skickar ekonomifuktionen på Administration Vest ut blanka inventeringslistor. Det saldo som enheten redovisar skall sedan stämmas av mot det belopp som finns i redovisningssystemet. Vid inrapportering av samtliga kassor krävs attest av verksamhetschef. Deloitte Region Skåne 7

Anvisningar Vi har noterat att en beskrivning av de rutiner som skall användas är tryckta på den blankett där de ansvariga kvitterar ut sina kassor. Trots detta anger en enhet att man inte vet om man följer anvisningarna. Samma enhet anger att handkassan skall användas till mindre inköp. Ytterligare en enhet anger att handkassan används för att låna ut pengar till patienter i stort behov av kontanter. Ovanstående är dock de två undantag som finns bland de svar vi fått in. Det verkar således vara ovanligt att enheterna inte känner till de instruktioner som finns. Förbättringsförslag För att försäkra sig om att alla känner till instruktionerna skulle man kunna skicka ut dem med jämna mellanrum och låta ansvariga signera sitt deltagande. I de två fall som redogjorts för ovan bör riktad information som förtydligar reglerna snarast lämnas. Stölder Stölder av kontantkassor har förekommit vid enstaka fall tidigare år. Belopp är dock att betrakta som ringa och upptäckt har skett snabbt. Däremot kan det vara svårt att identifiera den skyldige i fall där rena tillgrepp skett. I ett fall rapporterat till Deloitte har kassan förvarats i ett öppet skåp i ett utrymme där även patienter och andra utomstående har kunnat röra sig. Olika rutiner finns på olika enheter avseende dagskassorna. De enheter som använder Securitas lägger varje dagskassa i en kassett eller liknande som förses med en remsa där beloppet och datumen anges. Kassetten läggs i ett deponeringsskåp och för att det skall kunna öppnas krävs personal både från den egna enheten och från Securitas. Skåpen hämtas av Securitas med 14- dagarsintervall eller varje månad. Om man väljer Securitas och vilken hämtningsfrekvens man väljer är en kostnadsfråga. På de mindre enheterna går de anställda själva till banken med dagskassorna, alternativt lämnas de till en köpt transporttjänst hos Svensk Kassaservice. Också detta sker med varierande intervall. Inga fastlagda rutiner eller krav finns på detta område och det är inte säkert att detta ens är önskvärt då enheternas storlek och beloppen i dagskassorna varierar. Förbättringsförslag Förutom att se till att dagskassorna förvaras i låsta skåp och att endast ett begränsat antal behöriga vet var nyckeln finns skulle man också kunna införa ett saldotak, eller ett maxbelopp i dagskassor som inte har lämnats till bank eller Securitas. Detta skulle kunna begränsa en eventuell stöld till ett visst belopp. Rutinförändringar måste dock alltid vägas mot det extra arbete och de extra kostnader dessa kan innebära. Förskingring När en patient kommer till ex en vårdcentral och anmäler sig och betalar i receptionen/kassan förs besöket och betalningen in i PASIS, ett Deloitte Region Skåne 8

registreringsprogram mot vilket dagskassan sedan stäms av. Förskingring/ försök till förskingring har förekommit vid ett känt tillfälle. Ansvarig hade då underlåtit att lägga in information om patientens besök i PASIS och på så sätt kunnat lägga patientavgiften i egen ficka utan att det märkts vid avstämningen av dagskassan. Om inte denna typ av förskingring upptäcks av patienten själv finns det risk att den inte upptäcks alls. Förbättringsförslag Deloitte har vid en uppföljande intervju erfarit att det idag sker viss informationsöverföring mellan journalhanteringsprogram och PASIS. Kanske skulle man i framtiden kunna jämföra sammanställd information om besök mellan dessa båda system och på så sätt kunna identifiera eventuella luckor i registreringarna i PASIS. Jämförelser mellan de båda systemen skulle kunna ske både regelbundet, automatiskt, stickprovsvis eller vid misstanke om felaktigheter. Deloitte Region Skåne 9

Slutsatser Sammantaget verkar rutinerna för hantering av kontantkassor inom Primärvården vara ändamålsenligt utformade och fungera väl. Undersökningen bekräftar att de ansvariga på enheterna känner till och använder de rutiner som är fastställda och distribuerade av redovisningschefsgruppen samt att dessa rutiner verkar relevanta i förhållande till verksamheten. Detta bekräftas också av de stickprov vi tagit både i arbetet med denna rapport och vid redovisningsrevisionen. Deloitte har, med något enstaka undantag, inte heller i kontakten med berörd personal stött på individer som upplevt avgörande problem att förstå eller att efterleva befintliga instruktioner. De förslag till förbättringar som givits ovan skall därför ses som möjligt underlag för diskussion om framtida utveckling snarare än som nödvändiga förändringar. Då vi anser att kontrollen redan idag är god finns det gott om utrymme att väga eventuella förbättringsåtgärder mycket noga emot de extra kostnader som införandet av nya kontroller skulle kunna innebära. Deloitte Region Skåne 10