PROTOKOLL Nr 2/2014 1 (7) Sammanträde Samordningsförbundet SkövdeHjoTiBorg Tid Plats Närvarande K 20, Skövde Torgny Andersson Försäkringskassan ordförande Linnéa Hultmark Västra Götalandsregionen Kjell Sjölund Karlsborgs kommun Catrin Hulmarker Hjo kommun Katarina Jonsson Skövde kommun Claes Jägevall Tibro kommun Conny Haraldsson Arbetsförmedlingen Tomas Rosenlundh Samordningsförbundet SkövdeHjoTiBorg 1 Sammanträdet öppnas Torgny Andersson hälsade välkommen och förklarade sammanträdet för öppnat. Conny Haraldsson är Arbetsförmedlingens nyvalde ordinarie ledamot i styrelsen och hälsades särskilt välkommen till Samordningsförbundets styrelse. 2 Val av justerare Till protokollsjusterare utsågs Conny Haraldsson. Beslutsfrågor 3 Budget 2014 Efter sammanträdet den 9 december 2013 äskade Samordningsförbundet medel av Försäkringskassan centralt för en insats vars syfte är att utveckla arbetet mot våld i nära relationer. Förbundet har inte fått svar på den framställan som gjorts, vilket innebär att möjligheten ff. finns att ytterligare medel kan komma att tillföras förbundet.
PROTOKOLL Nr 2/2014 2 (7) Ansökan om utvecklingsuppdraget riktat mot våld i nära relationer har inkommit till förbundet där en enig socialnämnd i Skövde kommun står bakom ansökan. Ett uppdrag skall beröra fler än en part och utifrån den kraftiga ökningen av sjukskrivna kvinnor med psykisk ohälsa, så kommer ansökan kompletteras med att Skövde kommun och Försäkringskassan tillsammans utvecklar metod och metodik att lära sig mer i detta viktiga ämne och ytterst våga ställa frågan om våld i nära relationer. Ansvarig för omskrivning av projektansökan är Socialförvaltningen i Skövde kommun. Vid ett eventuellt beslut från Försäkringskassan centralt om ytterligare medel till förbundet kommer dessa medel destineras till Försäkringskassan för att de på ett ännu tydligare sätt skall kunna vara delaktig i det gemensamma uppdraget. Styrelsen ställde sig bakom beslutet till budget för verksamhetsåret 2014. 2,5 miljoner SEK av eget kapital kommer disponeras under innevarande år och 0,5 miljoner SEK är beräknat att överföras till nästa års verksamhet. Om förbundet 2015 blir beviljat ett ESF uppdrag är styrelsen medveten om att förbundet får be en av parterna att agera bank, eftersom vi med den omsättning vi har inte kan ligga ute med förskottsutbetalningar för lång tid. 4 FINSAM konferens Uppsala 2014 Budgeten för konferensverksamheten ligger under året på 160 000 SEK. I den kostnaden ryms bland annat de insatser vi gör inför den förestående sammanslagningen till ett förbund östra Skaraborg. Till FINSAM konferensen har vi sex intressenter varav tre kommer från beredningsgruppen. Mycket intressant och som bådar gott utifrån våra ord i verksamhetsplanen: samverkan är inte ett tillstånd som går att uppnå vid ett givet tillfälle, utan en levande process som varje dag måste erövras. En av de som anmält sitt intresse är regionens representant i beredningsgruppen och utifrån den avsaknad av representationen som varit med regionen i beredningsgruppen är det bara av den anledningen viktigt att stötta ett sådant initiativ. Styrelsen beslöt att bifalla medverkan i årets FINSAM konferens med totalt 6 personer. Beräknad kostnad ca 40 000 SEK. Styrelsen representeras av Roland Wanner, Linnéa Hultmark och Tomas Rosenlundh.
PROTOKOLL Nr 2/2014 3 (7) 5 Verksamhetsplan 2014 Verksamhetsplanen kompletteras med en skrivning om ansatsen att utveckla arbetet mot våld i nära relationer med fokus på målgruppen sjukskrivna kvinnor. Projektägare Skövde kommun. Aktiv samverkan med Försäkringskassan. Erfarenheterna som görs i uppdraget skall spridas till samtliga parter i förbundet. Styrelsen beslöt att godkänna verksamhetsplanen för 2014. En populärutgåva kommer nu tas fram för spridning till våra parter i förbundet. 6 Firmatecknare 2014 Ordförande Roland Wanner, vice ordförande Torgny Andersson samt förbundsdirektör Tomas Rosenlundh är var för sig, firmatecknare för Samordningsförbundet SkövdeHjoTiBorg. 7 Tjänst som utredare till Vi vill vara med Fem personer anmälde sitt intresse till tjänsten som utredare. Fyra intervjuades och efter referenstagning föreslås att Rickard Stenström från Arbetsförmedlingen i Mariestad erbjuds uppdraget från och med den 17 mars 2014 och till och med den 31 december 2014. Rickard har bland annat arbetet i ESF uppdraget Vägen till arbete/studier, har ett brett kontaktnät och har under sin tid som arbetsförmedlare i Mariestad arbetat med målgrupper som står långt ifrån arbetsmarknaden. Anställningen kvarstår på Arbetsförmedlingen i Mariestad. Förbundet skriver ett avtal med Arbetsförmedlingen där villkoren framkommer. Grundlönen från förmedlingen kvarstår med ett personligt lönetillägg på 1000 SEK/månad fram till den 31 december 2014. Lönetillägget utgår utifrån det speciella ansvaret att hålla ihop förstudien fram till en konkret ESF ansökan. Styrelsen beslöt att bifalla förslaget.
PROTOKOLL Nr 2/2014 4 (7) 8 Års- och förvaltningsberättelse 2013 Års- och förvaltningsberättelsen godkändes av styrelsen. Under innevarande år bör inriktningen i uppföljningen vara att utvärdera de långvariga effekterna av de insatser förbundet finansierar. Ett initiativ bör tas att bjuda in regionens representanter från hälso- och sjukvården för att konkret diskutera hur samverkan med den enskilde kan förtydligas. Idag är denna samverkan en svag punkt i kedjan runt en individ. 9 Rekryteringsprocessen ny förbundschef Östra Skaraborg Processen pågår och ansökningstiden går ut den 28 februari 2014. Presidierna för de båda förbunden kommer träffas den 11 mars 2014 för att få en första redovisning över de kandidater till uppdraget som enligt rekryteringsföretaget kan vara intressanta att gå vidare med. Representanter från beredningsgruppen har därefter erbjudit sig att medverka i processen med att intervjua de kandidater som presidiet har valt ut som intressanta kandidater. Två representanter från vardera beredningsgruppen och att man inom gruppen har representanter från varje ingående part i förbundet. Tänkt intervju dag är den 27 eller 28 mars 2014. Presidiet möts därefter den 7 april 2014 där det slutgiltiga urvalet till djupintervjun gör. Slutmålet är att till styrelsesammanträdet den 28 april 2014 vara klar med processen och ha ett förslag till nu förbundschef för Samordningsförbundet östra Skaraborg. Styrelsen ställde sig bakom förslaget. Samråd kommer ske med Samordningsförbundet FalköpingTidaholm så att enighet i förfaringssättet kan uppnås. 10 Inriktningsbeslut lokalisering 2015 De nuvarande lokalerna som förbundet hyr idag är uppsagda till den 31 december 2014 i och med att Arbetsförmedlingen flyttar sin verksamhet. I och med att Arbetsförmedlingens nya lokaler till allra största del kommer bestå av gemensamma arbetsplatser i kontorsutrymmen innebär det att förbundets verksamhet inte kommer passa in i det mönstret.
PROTOKOLL Nr 2/2014 5 (7) Tre alternativ till lokalisering har undersökts Gothia Science Park med närhet till Kommunalförbundet, ett företagshotell på Kungsgatan och slutligen den nybyggda kontorsfastigheten på Stationsgatan/Trädgårdsgatan i Skövde. Gällande det först nämnda tillhör vi inte rätt målgrupp att hyra av GSP, gällande företagshotellet, som skulle vara det mest ekonomiska alternativet, saknas hiss upp till andra våningen vilket gör att det faller utifrån tillgänglighetsprincipen. Det tredje alternativet utgör det bästa alternativet i och med att en av förbundets parter från hösten 2014 flyttar in i dessa lokaler. Förbundet kan med den närheten nyttja delar av deras uppbyggda kontorsservice som kopiator och postgång, kontorshuset har tillgång till sammanträdesrum, tillgängligheten kan tillgodoses genom att hiss finns. Styrelsen ställde sig bakom att gå vidare med förhandlingarna tillsammans med Rapp fastigheter AB. Beräknad årlig hyreskostnad är 70 000 SEK. Samordningsförbundet FalköpingTidaholm underrättas om inriktningsbeslutet så att även de har en möjlighet att ta aktiv del och besluta om den framtida gemensamma lokaliseringen. 11 Domänadress från 1 januari 2015 Styrelsen beslöt att godkänna förslaget till ny domänadress för det nya förbundet Östra Skaraborg: sofoskgb.se. Ärendet är processat med Samordningsförbundet FalköpingTidaholm, men de underrättas om beslutet så att ett gemensamt agerande kan göras. Informationsärende och återkoppling: 12 Förbundsordning Samordningsförbundet Östra Skaraborg Förbundsordningen för Samordningsförbundet Östra Skaraborg har nu granskats av jurister på SKL och en korrigering har gjorts i ursprungsförslaget. Sammanträde per capsulam stryks eftersom det inte är förenligt med kommunallagen. Samordningsförbundets gällande förbundsordnings 16 kompletteras med en skrivning att ett eventuellt eget kapital överförs till det nya förbundet Östra Skaraborg och dessa båda förbundsordningar skickas tillsammans
PROTOKOLL Nr 2/2014 6 (7) med en missivskrivelse till samtliga parter i förbundet att senast den 30 juni 2014 ha fattat beslut om de samma. 13 Övriga frågor Skaraborgs kommuner samverkar kring upphandling av gemensamma tjänster för att skapa goda ekonomiska villkor för parterna. Samordningsförbundet har en möjlighet att anmäla intresse att kunna ta del av de upphandlade tjänsterna och som för förbundet kan innebära bättre ekonomiska villkor. Ett exempel kan vara leasingavtal gällande biluthyrning, ett annat kan vara kontorsmaterial. Styrelsen ställde sig bakom förslaget att tillskriva Skövde kommun med en begäran om att få tillgång till konceptet. Folkhälsokommittén i VGR har skickat ut en remiss till samtliga 16 samordningsförbund i regionen att senast den 4 april 2014 svara på en remiss om en regional folkhälsomodell. Förutom förbunden har kommunerna tillskrivits och hälso- och sjukvårdsnämnderna. Förslagets syfte är att förbättra organisering och samverkan för att få ett effektivare folkhälsoarbete. Parallellt till denna remiss pågår en process ifrån Folkhälsokommitténs sida att bjuda in samtliga förbunds presidier till gemensamma överläggningar för att diskutera fortsatt effektiv samverkan. Ett förslag till yttrande tas fram av förbundsdirektören med stöd av Linnéa Hultmark som har erfarenhet både av lokalt folkhälsoarbete och har uppdraget att sitta i Hälso- och sjukvårdsnämnden. Förslaget processas under beredningen med presidiet så att ett yttrande kan avges senast den 4 april 2014. Styrelsen ställde sig bakom föreslagen arbetsgång. 14 Nästa sammanträde Måndagen den 28 april 2014 klockan 09.00. Plats: K 20. På dagordningen: återrapportering förstudie Unga vuxna Skövde
PROTOKOLL Nr 2/2014 7 (7) kommun, socioekonomiskt synsätt i Tibro kommun samt en lägesrapport över tjänstetillsättningen av en förbundschef. 15 Sammanträdet avslutas Torgny Andersson förklarade formellt sammanträdet för avslutat. Vid protokollet Justerat Tomas Rosenlundh Conny Haraldsson Torgny Andersson