SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Styrelsen 1 oktober 2014

Transkript

1 Plats och tid Kontorshotellet Mindpark, den kl 09:00 11:05 Ledamöter Christian Orsing, ordförande Helsingborgs stad Ulrika Arvidsson, vice ordförande Försäkringskassan Bengt Andersson Arbetsförmedlingen Karin Axelsson Region Skåne Ersättare Tonka Frodlund Helsingborgs stad Franziska Larsson Region Skåne Övriga närvarande Pernille Braband Kovac Utveckl nämndens förvaltn 21 Else Ahlgren Utveckl nämndens förvaltn 21 Catrine Hagelborg Arbetsförmedlingen 21 Cecilia Javelid Wester Försäkringskassan 21 Karin Herron förbundschef Helena Tengstrand sekreterare Justerare Ulrika Arvidsson Underskrifter Sekreterare Helena Tengstrand Ordförande Christian Orsing Justerare Ulrika Arvidsson

2 18 Fastställande av dagordning att fastställa den utsända dagordningen med följande tillägg under punkten övrigt Information om övriga samordningsförbund inom Skåne Nordväst Deltagande i work-shop 19 Föregående styrelseprotokoll att efter genomgång av protokollet lägga föregående styrelseprotokoll till handlingarna. 20 Nuläge och information Karin Herron lämnar följande rapport om de pågående processerna i förbundet. För närvarande pågår arbete i 8 processer. Vid årets slut kommer två av dem att avslutas, nämligen HIT-processen och Kultur på recept. Implementeringen av den sistnäm nda processen har diskuterats under en tid. Allt tyder på att region Skåne kommer att fortsätta arbetet i någon form. Eventuellt kommer förbundet att få en ansökan om medel till implementering, vilken får behandlas vid nästkommande sammanträde. Processerna PlantEra PlantÄra och Maria Nordväst kommer att avslutas under nästa år. Utvecklingsnämnden planerar att fortsätta arbetet med PlanEra PlantÄra efter processtidens slut. Även vårdcentralen har uttryckt intresse av att fortsätta verksamheten. Processen Maria Nordväst har nya lokaler på Bruksgatan tillsammans med andra aktörer, som ger stöd till barn och unga. Tanken är att förlägga styrelsens nästa sammanträde till Maria Nordvästs lokaler. Under året har fyra nya processer startat, nämligen OK-processen som arbetar med 0- klassade, Jobb på sikt, som ansöker om medel för ytterligare två år, Drottninghögsprocessen, som kommer att byta namn och förstudien kring Unga år, som till nästa sammanträde kommer med en ansökan om medel. Vid nästa sammanträde kommer styrelsen att få ta ställning till ett förslag till verksamhetsplan för år 2015.

3 Det har under en tid funnits tankar på att förändra funktionen för berednings- och utvecklingsgruppen och låta den mera få formen av tankesmedja med uppgift att diskutera utvecklingsfrågor. Det senaste sammanträdet med gruppen ställdes in och i ställe t uppmanades ledamöterna att besvara ett antal frågor om gruppens uppgifter och funktion. Det blir i år ingen utvecklingsdag på Sundspärlan. I stället kommer förbundet att satsa på annan kompetensutveckling. Förbundets hemsida behöver reformeras och hållas uppdaterad. Kontakt har tagits med ett företag som kan låta en student från Campus utföra detta arbete. Karin Herron har haft mycket kontakt med Helsingborgs stads nya FoU-enhet, som också har sina lokaler hos Mindpark. Ett samarbete mellan förbundet och FoU-enheten är ett sätt för förbundet att tillgodose behovet av koppling till forskningsvärlden. Karin Herron har blivit kontaktad av Region Skånes vuxenpsykiatri i Helsingborg, som presenterade ett förslag till en utbildningsinsats som en Finsam-process. Försäkringskassan har tagit kontakt för att diskutera en insats för medarbetare som handlägger assistansersättning. Den november 2014 kommer samordningsförbundet i Växjö på studiebesök. s ledamöter är välkomna att möta representanterna från Växjö. att lägga informationen till handlingarna. 21 Ansökan om medel från den pågående processen Jobb på sikt beviljade den 13 november 2013 medel för att under år 2014 driva processen Jobb på sikt. Processen arbetar efter den evidensbaserade metoden IPS och har under den tid den arbetat varit framgångsrik. Det finns i nuläget en kö för att få del av metoden. Processen ansöker därför om medel för att driva arbetet även under åren Processen ska under en förlängningstid skapa rutiner kring samarbetet mellan de olika parterna. En extern utvärderare har anlitats i arbetet med att analysera var huvudmannaskapet ska ligga vid processtidens slut. Processen ser också vinster i att arbeta med en Case Manager, som utvecklats i HIT-processen, och att samarbeta med processen OK. Företrädare för de samverkande parterna ger ytterligare information om processarbetet och besvarar frågor från ledamöterna.

4 att bevilja medel till en förlängning av processen Jobb på sikt att gälla under tiden 1 januari december 2016 i enlighet med den framlagda ansökan, varvid processbudgeten för 2015 uppgår till kronor och för år 2016 till kronor under förutsättning att medlen ryms i den för varje år upprättade budgeten för förbun det. Under behandlingen av ärendet fäster Ulrika Arvidsson styrelsens uppmärksamhet på att hon och Bengt Andersson får dubbla roller när de som verksamhetsansvariga chefer har undertecknat en ansökan om medel till en Finsamprocess och samtidigt behandlar ansökan i styrelsen. diskuterar förhållandet och är enig om att föreslå att undertecknandet av ansökningshandlingarna löses inom respektive myndighet så att de dubbla rollerna undviks. 22 Budgetprognos 2014 och budgetförslag 2015 Förbundets budget för innevarande år omfattar medlemsintäkter på 12 miljoner kronor samt en ingående behållning på knappt 6 miljoner kronor. Den upprättade prognosen efter det andra tertialets verksamhet visar att förbundets behållning vid årets slut skulle uppgå till knappt 5 miljoner kronor, vilket betyder att överskottet minskar något. Ett förslag till budget för år 2015 presenteras, vilket bygger på att styrelsen äskar 12 miljoner kronor även för verksamheten under år Kostnader har beräknats för de pågående processerna och för nya och förlängda processer. Den utgående behållningen beräknas till 3 miljoner kronor. att lägga 2014 års budgetuppföljning med godkännande till handlingarna samt att för 2015 års verksamhet äska sammanlagt 12 miljoner kronor från de fyra förbundsmedlemmarna. 23 Intern kontroll Ett förslag till plan för intern kontroll under innevarande år presenteras för styrelsen. En analys har gjorts av förbundets verksamhet med avseende på risk och väsentlighet. Risken belyser det som kan gå fel, medan väsentligheten avser hur stor påverkan ett fel kan ha för

5 organisationen. Med ledning av dessa två faktorer görs bedömningen att två kontrollmoment ska genomföras i årets interna kontroll. De två momenten är representation och vissa andra kostnader (t ex utbildning, personalsociala aktiviteter) samt granskning av rekvisitioner. Kontrollen genomförs av en ekonom på utvecklingsnämndens förvaltning och redovisas i samband med verksamhetsberättelsen. att fastställa det upprättade förslaget till plan för intern kontroll under år Information om eventuell fördelningsmodell Arbetsgruppen för nationella rådet har presenterat ett förslag till fördelningsmodell för samordningsförbunden. Enligt förslaget skulle varje förbund få medel som till 75 % hänför sig till försörjningsmått och till 25 % beror på invånarantal. Modellen föreslås gälla från år Den kritik som framförts mot modellen riktar in sig på att modellen inte är genomarbetad och att den lokala medverkan förskjuts om fördelningen blir alltför styrd. 25 Information om övriga samordningsförbund inom Skåne Nordväst Ulrika Arvidsson informerar om läget för de samordningsförbund som finns i Skåne Nordväst. Samordningsförbunden i Åstorp och Bjuv planerar att gå samman i ett nytt förbund med namnet Söderåsens samordningsförbund. Klippans kommun vill också vara med i ett samordningsförbund liksom kommunerna Perstorp och Örkelljunga. Båstads kommun vill gå samman med samordningsförbundet i Höganäs. Ängelholms kommun vill tills vidare avvakta. 26 Deltagande i work-shop Karin Herron anmäler att hon blivit erbjuden att delta i en work-shop under en konferens i Wien, som anordnas inom ramen för EU-projektet Leadership for transition. Ämnet för work-shopen är samverkan i offentlig verksamhet. ställer sig positiv till att Karin Herron deltar i work-shopen.