Sida 1(7) Delårsrapport mars 2016 Kultur i Väst 1. Sammanfattning Verksamheten Verksamheten på Kultur i Väst ska stödja och utveckla kulturlivet i Västra Götalandsregionen och baseras på ett treårigt uppdrag som beslutats av Kulturnämnden. 2016 är det andra året av detta uppdrag. Verksamheten 2016 består av ett stort antal enskilda aktiviteter inom alla slags kulturyttringar, den berör och innefattar alla regionens kommuner, den är efterfrågad och uppskattad och uppmärksammas även nationellt. Förutom de olika konstarterna musik, dans, film, litteratur, arkitektur, teater och konst arbetar Kultur i Väst med områdena barn & unga, bibliotek, arrangörsutveckling och kultur som samhällsutveckling samt inom flera horisontella perspektiv som ökad internationalisering, jämställdhet, mångfald och tillgänglighet i kulturlivet. Mångfalden i verksamheten är en fantastisk styrka men innebär också en risk för otydlighet och att omvärlden blir osäker på förvaltningens mandat och möjligheter. Internt pågår därför ett omfattande utvecklingsarbete med syfte att stärka och tydliggöra verksamheten. För 2016 är Vidgat deltagande Interkultur samt Öka internationaliseringen prioriterade områden. Den verksamheten som riktar sig till och rör barn och unga är förvaltningens mest omfattande och involverar i princip alla verksamhetsområden och medarbetare. Centralt i detta arbete är Arrangörsstödet för barn och unga som möjliggör att ca 190 000 barn i regionen tar del av ett kulturutbud. En översyn av Arrangörsstödet pågår just nu enligt uppdrag. Arrangörsstödet bildar ett omfattande ekosystem av aktiviteter knutna till stödet. En av dessa är Kultur i Västs Scenkonstdagar 6-7 april som presenterar ca 30 nya akter av dans, musik, teater och cirkus/nycirkus inför arrangörer i regionen. Kultur i Väst planerar en stor nationell barnkulturmanifestation 2017 och planeringen inför den är en del av arbetet på förvaltningen. En aspekt av barnkultur som kan lyftas fram särskilt är Kultur i Västs arbete med arkitektur i detta perspektiv. Aktuellt inom filmverksamheten är Frame, Västra Götalandregionens festival för kortfilm som genomförs 22-23 april med hela 118 bidrag från 23 kommuner i regionen. Detta är nytt rekord i antal filmer som lämnats in för tävlan. Kultur i Väst arrangerar en Biografnätverksträff 5 april. Under mars-april arrangeras en serie samtal, seminarier och workshops på temat film och musik. I början av februari arrangerades den stora MIK-dagen, en konferens om medie- och informationskunnighet. Under 2016 görs en satsning på en serie utbildningar för att öka kunskaperna i Västra Götalands kommuner kring upphandling av konst. Nätverksträffar ordnas inom bl.a. dans och litteratur och arbetet inom alla dessa områden kretsar också mycket kring olika typer av residens. Under 2016 inleds arbetsformen Armkroksresor som är ett stöd för fria kulturutövare till ökad omvärldsorientering, nätverksbyggande och kompetensutveckling. 2015 genomfördes en uppmärksammad utbildningsserie med främst kulturpolitiker som
Sida 2(7) målgrupp. En fortsättning/utveckling av denna utbildning är nu i planeringsfasen inför hösten 2016. Arbetet inom biblioteksverksamheten baseras på den regionala Biblioteksplan 2016-2019 som antogs i slutet av 2015 och som nu implementeras. 13 april arrangeras den stora konferensen Bibliotopia och planeringen är i full gång för det omfattande projektet Fokus mångspråk, en utbildning i biblioteksverksamhet som riktar sig till personer med annat modersmål än svenska. Bibliotekstidskriften Framsidan får under våren en ny utformning och, möjligen, ett nytt namn. Kultur i Väst är medarrangör till konferensen Digikult 6-7 april, nordisk arena för det digitala kulturarvet med fokus på tillgänglighet, delaktighet och utveckling. I Bokjuryn röstar barn fram årets bästa böcker. Vinnarna presenteras i april. Förra året röstade 36 000 barn! Kultur i Västs medarbetare Katarina Dorbell har utsetts till årets Gulliverpristagare för sitt arbete med att knyta samman unga läsare och upphovsmän, bl.a. inom Barnens Bibliotek, Barnbokskatalogen och Bokjuryn. Musikverksamheten genomgår för närvarande en omstrukturering och omorientering utifrån den interna utredning kring Kultur i Västs roll som regional musikaktör som gjordes 2015. En del av den traditionella turnéverksamheten genomförs fortsatt under 2016 parallellt med att verksamheten söker sig nya riktningar. Vägus, Västra Götalands Ungdomssymfoniker, genomförde en turné i månadsskiftet januari-februari med både skolkonserter och offentliga konserter, de senare på Vara Konserthus och Göteborgs Konserthus. World Wide Orchestra, ungdomsorkestern med all världens musik på sin repertoar, har i mars genomfört en mycket uppskattad turné på bl.a. flyktingförläggningar. I början av året slutfördes rekryteringen av körkonsulent och körkoordinator till det nystartade Körcentrum Väst. Verksamheten har påbörjats om än i begränsad omfattning i avvaktan på konsulentens tillträde. Kultur i Västs produktion Gränslandet erhöll utmärkelsen Årets tvärspel vid Folk- och Världsmusikgalan 2016. Gränslandet är en skolproduktion och rör sig mellan sång, musik, dans och poesi och mellan identiteter som genus och etnicitet. Arbetet med arrangörsutveckling är ett nyckelområde för Kultur i Väst och på flera sätt banbrytande i landet. Arbetsformer och metodik utvecklas kontinuerligt. Under 2015 etablerades Re:Publik, ett nationellt centrum för publikutveckling. Detta högaktuella område kan sägas vara det vidgade deltagandets praktik. Under 2016 byggs verksamheten upp, inte minst genom den stora internationella konferensen Arts & Audiences i november. Arbetet med att etablera en plattform för festivalutveckling för att stödja erfarenhetsutbyte, nätverk och kompetensutveckling har inletts. I Kultur i Västs arbete kring tillgänglighet inom kulturområdet märks vår serie med utbildningar Från att till hur baserat på Handlingsplan för tillgänglig scenkonst och utställningar. Verksamheten Klangfärgs utbildningsserie riktat till personal inom LSS och särskola är fortsatt uppskattad och efterfrågad, liksom Ljudmagasinets verksamhet. I januari mottog Kultur i Väst Västra Götalandsregionens jämställdhetspris 2015 för projektet
Sida 3(7) Dirigent, en utbildning för unga kvinnliga dirigenter. Den prioriterade inriktningen Vidgat deltagande, interkultur har haft ett påtagligt genomslag i verksamhetsplaneringen och ett flertal aktiviteter 2016 tar sikte på dessa områden. Det omfattande konsultativa arbete som bedrivs av Kultur i Väst är ett av de bärande inslagen på förvaltningen. Kulturnämndens uppdrag 2016 innebär det andra året av Kulturnämndens treåriga uppdrag. Förvaltningsledning och ledningsgrupp har löpande avstämningar gentemot detta uppdrag - mot dess fyra huvudmål, mot alla prioriteringar och indikatorer. Bedömningen är att Kultur i Väst kommer att svara väl mot uppdraget och dess genomförande. Kommunikation Som nämnts ovan pågår sedan 2014 ett internt utvecklingsarbete kring att tydliggöra Kultur i Västs verksamhet, mandat och möjligheter vilket innebär ett fokus på kommunikationsarbetet på förvaltningen. Den nya budgetstrukturen betyder att ansvaret för kommunikationsinsatserna tydliggörs och verksamheten effektiviseras. Ny kommunikationschef tillträdde 2 mars. En ny uppdaterad webb lanserades under samma månad. Ett större projekt kring en samlad presentation av verksamheten pågår liksom ett varumärkesarbete med symbol- och portalprojekt. Organisationsutveckling Styrelsen för Kultur i Väst uppdrog till förvaltningschefen att under våren presentera en rapport om hur den interna styrningen och kontrollen utvecklas. Detta baserat på tidigare översyn av Kultur i Väst och ett beslut i regionstyrelsen. Rapporten presenteras vid styrelsemötet 20 april. Rapporten pekar på ett antal insatser för att stärka chefs- och ledarskap så som ökad chefstäthet, inrättandet av mellanled, förändrad budgetstruktur och process, arbete med representativitet, ökade inslag av ledarutbildning och mentorsprogram, arbete med att tydliggöra roller, mandat och strukturer mellan Koncernavdelning Kultur, Västarvet och Kultur i Väst, inrättandet av en samordningsplattform mellan dessa tre, förändrad organisation kring kommunikationsfrågor samt arbete med organisationskulturen. På motsvarande sätt lyfter rapporten det pågående arbetet med att utveckla uppföljning och analys. Ekonomi Kulturnämndens budget 2016 innebar att Kultur i Väst inte fick någon uppräkning för detta år vilket leder till ett sparbeting på ca 1, 4 Mkr. För innevarande år hanteras situationen genom
Sida 4(7) att några rekryteringar senarelagts och att vi vakantsatt en tjänst i samband med pensionsavgång. Styrelsen för Kultur i Väst har uppdragit till förvaltningschefen att till styrelsemötet i juni presentera förslag till en långsiktig besparing. Ekonomi 2016 första kvartalet uppvisar inga avvikelser mot lagd plan. Arbetsmiljö Medarbetarenkäten som genomfördes hösten 2015 visade på tydliga förbättringar inom vissa områden jämfört med enkäten 2013. Dock återstår en hel del förbättringsarbete inom förvaltningen och under kvartal 1 har man på enhetsnivå arbetat fram handlingsplaner. Dessa blir sedan grunden för den förvaltningsövergripande handlingsplanen. Skyddskommittén initierade redan 2015 ett förebyggande arbetsmiljöarbete riktat mot underliggande stress. Arbetet föll väl ut och en fortsättning planeras inför hösten 2016. 6. En attraktivare arbetsgivare 6.3 Lönestruktur Styrtalet för att uppnå regionens målbild för medellön var i april 2015 var 99,7 % och mars 2016 99,4 %. I flertalet befattningar ligger förvaltningens faktiska medellön över medellönen i målbilden. En analys av lönerna ur ett jämställdhetsperspektiv genomförs årligen och en fördjupad analys har genomförts inför löneöversyn 2015. Inga löneskillnader som kan relateras till kön har identifierats. Förvaltningen hade inte några prioriterade grupper 2015. Lönespännvidden varierar mellan 23-28 % för gruppen kultursekreterare och kulturarbetare ( 48 anställda) under de tre senaste åren. Variationen beror i huvudsak på att medarbetare med olika löner slutat och börjat. I övriga befattningsgrupper finns endast ett fåtal medarbetare. För att statistiskt säkerställa lönespännviden krävs minst 10 individer i underlaget. Lönespännviden för helheten, exkl chefer och ledningspersonal, har ökat från 33 % till 35 % under de senaste tre åren. 6.4 Chefsförutsättningar Förvaltningen har 5 lönesättande chefer och ca 80 anställda. Cheferna träffas regelbundet och har möjlighet att diskutera frågor relaterade till lön och löneöversynsprocess. Kultur i Väst har en process för löneöversyn som startas upp med att cheferna i ledningsgruppen får en information om gällande avtal, riktlinjer och anvisningar. I presentationen ingår också lönestatistik med perspektivet jämställda löner och en
Sida 5(7) sammanställning av förvaltningens lönebild. I ledningsgruppen diskuterar cheferna förvaltningens förutsättningar, ev. behov av prioriteringar och de lägger en tidplan för löneöversynen. Några aktiviteter för att tydliggöra rollerna har inte planerats eftersom detta behov inte påtalats. 6.5 Sjukfrånvaro Månad: 2016-03 Sjukfrånvaro Källa: Koncern PA Redovisningskub Avser: Kultur i Väst Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid 2016-03 per personalgrupp och kön Kvinnor Män Totalt Utbildning, kultur och fritid 4,6% 2,7% 4,1% Teknik, hantverkare 46,7% 46,7% Administration 5,7% 0,8% 4,5% Totalt 5,0% 7,7% 5,8% Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid 2016.03 2015.03 Kvinnor 5,0% 6,9% Män 7,7% 11,9% Totalt 5,8% 8,4% Andel långtidssjukfrånvaro 2016-03 2015-03 Andel Andel Kvinnor 0,0% 54,6% Män 66,7% 83,6% Totalt 24,7% 66,8% Sjukfrånvaron har minskat med 2,7% från motsvarande period föregående år. Mars 2015 vara flera medarbetare sjuka i influensan och sjukfrånvaron ovanligt hög. Andelen långtidsjukfrånvaro för män påverkas av att en utav männen är helt sjukfrånvarande. De kvinnor som förra året var långtidssjukfrånvarande är nu tillbaka i tjänst. Förvaltningen följer den rehabiltiteringsprocess som finns i VGR. Samarbetet med Hälsan och arbetslivet fungerar bra och de ger vid behov stöd i arbetet med rehabilitering. 6.6 Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys Månad: 2016-03 Personalvolym Avser: Kultur i Väst Antal anställningar Aktuell månad innevarande år Aktuell månad föregående år AntalAndel Antal Andel Utbildning, kultur och fritid 50 57,5% 50 58,8% Teknik, hantverkare 4 4,6% 3 3,5% Administration 33 37,9% 32 37,6% Totalt 87 100,0% 85 100,0%
Sida 6(7) Antalet tillsvidareanställda har ökat från 74 till 76. Antalet visstidsanställda är 7 och antalet timanställda 4. För att stärka och tydliggöra chefs- och ledarskapet har en ny chef tillsatts på enheten Kommunikation. Körcentrum Väst startar under våren upp med två nya medarbetare. Kutur i Väst har 76,70 årsarbetare varav 71,20 är tillsvidareanställda. Mars 2016 finns 68,85 nettoårsarbetare vilket är en ökning med 4,18 jämfört med motsvarande period förra året. Medarbetare som förra året hade nedsatt tjänst har utökat sin sysselsättningsgrad och viss förstärkning har skett inom några kompetensområden. Bemanningen anpassas till förutsättningarna i budgeten. Medarbetarna är schemalagda dagtid måndag-fredag och OB-ersättning förekommer i mycket liten utsträckning. Övertidsuttaget var 66,5 timmar under perioden jan-mars 2016, vilket är en ökning från samma period föregående år. Orsaken var att det krävdes förstärkning p g a sjukfrånvaro. 9. En budget i balans 9.1 Ekonomiskt resultat
Sida 7(7) Resultatet för perioden uppgår till +1,0 mkr. Överskottet beror framförallt på att vi fått in externa medel för ett antal projekt och kostnaderna kommer senare under året. Prognosen för året är ett nollresultat. 9.3 Eget kapital Ingående eget kapital: 1,0 mkr Prognostiserat resultat: 0,0 mkr Utgående eget kapital: 1,0 mkr 9.4 Investeringar Inga investeringar är planerade för 2016. 10. Bokslutsdokument och noter Bilaga Bokslutsdok../../userfiles/1/documents/2155_2237_F3F.xls 11. Tillkommande rapportering 11.1 Påverkan till följd av den rådande flyktingsituationen Förvaltningen har i budgetplaneringen fokuserat på att öka det vidgade deltagandet.till exempel har vi ett projekt som syftar till att inom konst och kulturområdet skapa mötesplatser för professionella utövare från olika kulturer. Vi har också ett dansprojekt där flyktingungdomar får möta, prova på och skapa dans. För en del av våra turnéproduktioner samarbetar vi med flyktingförläggningar. Förvaltningen har gjort en framställan till kulturnämnden om utökat arrangörsstöd med anledning av fler nyanlända barn i regionen.