Ansökningssystemet Joopas Innehållsförteckning Manual för studerande Version 2.2.0 Innehållsförteckning 1 1 Allmänt 2 1.1.1 Allmänt om manualen 2 1.1.2 Allmänt om ansökningssystemet Joopas 2 1.1.3 Ansökan om flexibel studierätt behandlingens olika faser 2 2 Snabbguide 3 3 Logga in i ansökningssystemet Joopas 4 3.1.1 Egna uppgifter 6 3.1.2 Logga in i JOO-ansökningssystemet med lokalt användarnamn och lösenord 7 3.1.3 Byta lösenord (lokalt inloggning) 8 4 Skapa och fylla i ansökan om studierätt 8 4.1.1 Filken Uppgifter om sökande 9 4.1.2 Fliken Studieinformation 9 4.1.3 Fliken Studierätt som ansöks 9 4.1.4 Fliken Bilagor 10 4.1.5 Fliken Tilläggsuppgifter 11 4.1.6 Spara och skicka ansökan om studierätt 11 5 Inte klara ansökningar 12 5.1.1 Komplettera eller ta bort ansökan om studierätt som inte är klar 13 5.1.2 Bläddra bland ansökningar om studierätt som skickats till behandling 13 6 Granska skickade ansökningar 13 7 Svara på begäran om tilläggsuppgifter 14 8 Logga ut 17
1 Allmänt 1.1.1 Allmänt om manualen Denna manual är avsedd för studerande som använder ansökningssystemet Joopas. Dokumentet innehåller anvisningar om hur man gör för att ansöka om studierätt via systemet: hur man skapar eller ändrar en ansökan samt hur man lägger till bilagor och tilläggsuppgifter. 1.1.2 Allmänt om ansökningssystemet Joopas Ansökningssystemet Joopas är ett elektroniskt ansökningssystem genom vilket studerande kan ansöka till flexibla studier, i allmänhet utanför sitt eget universitet. En förutsättning för att systemet ska kunna användas är att den studerandes hemuniversitet (och fakultet) samt önskat måluniversitet (och fakultet) är med i systemet och att den studerande har användarnamn och lösenord till sitt eget universitets datasystem. Med hemuniversitet avses det universitet vid vilket den sökande i första hand har rätt att avlägga examen och vid vilket han eller hon tänker inkludera de ansökta studierna i examen. Med måluniversitet avses det universitet eller nätverk som anordnar de studier som den studerande ansöker studierätt för. Ansökan dirigeras till den valda målorganisationen för behandling. Systemet används via en webbläsare. Beroende på vilken läsare som används och dess egenskaper kan sidorna se lite olika ut. Webbläsarens knapp Back (Tillbaka) ska helst inte användas. Fält utmärkta med en asterisk (*) är obligatoriska och får inte lämnas tomma. Systemet har lättillgängliga anvisningar till hjälp för ifyllandet som fås fram via en ikon med ett frågetecken. De fås fram genom att man för musen ovanpå ikonen. Om användarens webbläsare inte har stöd för JavaScript ska man i stället vänsterklicka med musen för att öppna anvisningarna. 1.1.3 Ansökan om flexibel studierätt behandlingens olika faser En ansökan om studierätt genomgår flera faser före det slutliga godkännandet. Att fylla i ansökan är den första fasen. När ansökan är ifylld, kan den skickas till hemuniversitetet för att invänta behandlingen där. Obs! När ansökan väl har skickats, kan den studerande inte längre ta bort den ur systemet och inte heller ta tillbaka den. Endast den som handlägger ansökan kan göra ändringar i den. Den studerande kan efter att ansökan har skickats iväg endast komplettera sin ansökan med inbegärda tilläggsuppgifter (om hem- eller måluniversitet begär tilläggsuppgifter). Kontaktuppgifterna till handläggaren finns under Behandlingsinformation i skickade ansökningar. Behandlingen av en ansökan som väntar vid hemuniversitetet börjar när handläggaren tar ansökan till behandling. I samband med behandlingen kan hemuniversitet begära tilläggsuppgifter om ansökan, som den studerande måste svara på. När hemuniversitetet har godkänt ansökan, dvs. förordat den, flyttas den till måluniversitetet där den sedan inväntar behandling. Behandlingen av en ansökan som väntar vid måluniversitetet börjar också när handläggaren tar ansökan till behandling. När måluniversitetet har godkänt ansökan har studierätt fåtts. De studerande får e-post via systemet om hur behandlingen av ansökan framskrider. Det är dock viktigt att följa behandlingen även i systemet. Om du inte får några meddelanden per e-post, logga in i
systemet och kontrollera vilken status din ansökan har. De viktigaste skeendena i ansökningsförfarandet visas i en ansökans behandlingshistorik. Under Ansökans status i skickade anvisningar ser man hur behandlingen framskrider. 2 Snabbguide Här under ges en snabbguide om de olika faserna i att elektroniskt ansöka om flexibel studierätt. Mer detaljerade, stegvisa anvisningar finns i punkterna 3 6 i denna manual. Inloggning Börja inloggningen med att välja ditt hemuniversitet i listan på sidan. Webbläsaren öppnar inloggningssidan för ditt eget universitet där du använder dig av användarnamnet och lösenordet för hemunversitetet. Efter inloggningen tas du vidare till ansökningssystemet. Obs! Studerande vid Helsingfors handelshögskola och Hanken loggar tillsvidare in i systemet lokalt. Se punkt 3.1.2 för ytterligare information. Startsida På första sidan ser du alla de funktioner som används samt situationen för dina egna ansökningar. I infoboxen listar systemet de viktigaste ändringarna, t.ex. begäran om tilläggsuppgifter från universiteten, som du måste reagera på. Egna uppgifter När du loggar in överförs en del av dina uppgifter till systemet direkt från datasystemet vid ditt hemuniversitet. Vilka uppgifter som överförs beror på universitetet. Kontrollera uppgifterna under Egna uppgifter i menyn till höger. Information som saknas kan fyllas i direkt i ansökan, men eventuella felaktigheter måste korrigeras i studieregistret vid hemuniversitetet. Genom att klicka på användarens namn nere i högra hörnet kan du kontrollera inloggningsinformationen, byta språk eller det namn som visas i systemet. Ny ansökan om studierätt Fyll i den information som saknas under alla sex flikarna (Uppgifter om sökande, Studieinformation, Studierätt som ansöks, Bilagor, Tilläggsuppgifter och Skicka ansökan). Fyll i åtminstone de obligatoriska fälten utmärkta med en asterisk (*) på alla flikar. Spara informationen på varje flik genom att klicka på Spara. Bilagor Du kan bifoga filer till din ansökan under fliken Bilagor. Förutom till en ny ansökan kan du även lägga till bilagor i tidigare ansökningar med statusen Inte klara. Till ansökningar som redan har skickats går det inte att lägga till bilagor, om inte handläggaren vid hem- eller måluniversitetet har bett om sådana.
Ändra ansökan om studierätt Du kan göra ändringar i ansökningar som har statusen Inte klara, dvs. ansökningar som du inte ännu har skickat till behandling. Lägga till tilläggsuppgifter Under fliken Tilläggsuppgifter kan du mata in preciserande information i en ny ansökan och i en ansökan som inte ännu är klar. Spara och skicka ansökan Om all obligatorisk information har fyllts i kan du under fliken Skicka ansökan spara och skicka din ansökan till behandling. När ansökan har skickats, ändrar ansökans status till Väntar på behandling vid hemuniversitetet. Då kan du inte längre göra ändringar i din ansökan. Begäran om tilläggsuppgifter Den som handlägger din ansökan kan behöva tilläggsinformation i anslutning till ansökan. Då har statusen för den skickade ansökan en länk Hem- eller måluniversitetet begär tilläggsuppgifter. Öppna tilläggsuppgiftsbegäran via länken, svara på den, lägg till en eventuellt begärd bilaga och skicka ansökan på nytt till behandling. Studeranden informeras per e-post om hur behandlingen av ansökan framskrider. Det är dock viktigt att följa behandlingen även i systemet. Den viktigaste informationen (t.ex. begäran om tilläggsuppgifter) om dina ansökningar finns listad på startsidan. Utloggning Välj Logga ut. Om du använde en offentlig dator på t.ex. ett bibliotek, töm webbläsarens cacheminne och stäng läsaren. 3 Logga in i ansökningssystemet Joopas Börja inloggningen med att välja ditt hemuniversitet i listan på sidan. Webbläsaren öppnar inloggningssidan för ditt eget universitet, där du använder dig av användarnamnet och lösenordet för hemuniversitetet, dvs. samma som du använder i ditt hemuniversitets datasystem. Obs! Spara inte lösenordet, särskilt inte i datorer som är i samanvändning! Om inloggningen i systemet inte lyckas efter upprepade försök, läs först de anvisningar om användarnamn och inloggning som datacentralen vid ditt eget universitet har tagit fram och ta vid behov kontakt med datasupporten vid ditt universitet. Här under visas två exempel på inloggningssidor (Helsingfors universitet och Tammerfors universitet).
Obs! Studerande vid Helsingfors handelshögskola och Hanken loggar tillsvidare in i systemet lokalt. Se punkt 3.1.2 för ytterligare information. Användningen av det elektroniska ansökningssystemet förutsätter att den studerandes hemuniversitet använder detta system samt verifierad autentisering (Shibboleth). I allmänhet är det en ytterligare förutsättning att den studerande är närvaroinskriven vid hemuniversitetet. Efter en lyckad inloggning kommer du in på första sidan i ansökningssystemet Joopas. Här ser du alla de funktioner som används samt situationen för dina egna ansökningar. I infoboxen listar systemet de viktigaste ändringarna, t.ex. begäran om tilläggsinformation från universiteten, som du måste reagera på.
3.1.1 Egna uppgifter När du loggar in flyttas en del av dina uppgifter till systemet direkt från datasystemet vid ditt hemuniversitet. Vilka uppgifter som flyttas och hur exakta de är beror på universitetet. Du kan kontrollera dessa uppgifter under Egna uppgifter i menyn till höger. Under Personuppgifter hittar du till exempel namn och kontaktinformation. Studieinformation innehåller uppgifter om din examensrätt vid hemuniversitetet samt uppgifter om presterade studier. Kontrollera att den förhandsifyllda informationen är korrekt. Information som saknas kan fyllas i direkt i ansökan, men felaktig information måste korrigeras i studieregistret vid hemuniversitetet. Genom att klicka på användarens namn nere i högra hörnet kan du kontrollera inloggningsinformationen samt kontrollera och byta det språk du vill sköta dina ärenden på. Systemet använder det språk du anger när det skickar ut e-post om hur behandlingen av dina ansökningar framskrider. Det här är normalt det språk på vilket du använder det elektroniska ansökningssystemet.
Om informationen inte har överförts till systemet från hemuniversitetet, måste du fylla i den direkt i ansökan. Informationen kan inte matas in och sparas i systemet direkt under Egna uppgifter. Informationen uppdateras från ditt universitet varje gång du loggar in. 3.1.2 Logga in i JOO-ansökningssystemet med lokalt användarnamn och lösenord Studerande vid Helsingfors handelshögskola och Hanken (Svenska handelshögskolan) loggar tillsvidare in i systemet lokalt. Registrera dig som användare och skapa dig användarnamn och lösenord för fortsatt användning. Användarnamnet ska vara minst tio tecken långt. Lösenordet måste innehålla minst sex tecken. Stora och små bokstäver är olika tecken, dvs. sturestuderande är ett annat användarnamn än StureStuderande. Skapa dig användarnamn och lösenord på inloggningssidan som du kan använda i fortsättningen. Skriv in ditt namn i fältet Namn. Ditt användarnamn måste vara unikt. Ange t.ex. din e-postadress som användarnamn så blir det enkelt för dig att komma ihåg det i fortsättningen. Om du byter e-postadress, ändra användarnamnet till den nya e-postadressen också i det här systemet (e-postbreven skickas till den e-postadress som du har angett i ansökan). Skriv upp ditt användarnamn så att du har det till hands om du skulle råka glömma det. Skriv in önskat lösenord i fältet Lösenord. Spara informationen genom att välja Spara uppgifter om användaren. Obs! Tjänstemännen vid universiteten kan inte byta användarnamnet eller lösenordet för en studerande. Förutsättningar: Den studerande har registrerat sig som användare av systemet, dvs. skapat användarnamn och lösenord. Obs! Låt inte webbläsaren spara användarnamnet och lösenordet! Kontrollera i läsarinställningarna att lösenordet inte sparas innan du loggar in. Webbläsaren kan ställa frågan om den får spara lösenordet, men ge inte lov! Det här gäller särskilt datorer i offentliga lokaler eller datorer som är i samanvändning. När du har skapat dig användarnamn och lösenord, välj ditt hemuniversitet på första sidan genom att klicka på dess namn. Skriv in ditt användarnamn och lösenord i respektive fält. Välj Logga in.
3.1.3 Byta lösenord (lokalt inloggning) En inloggad användare kan byta ett giltigt lösenord till ett nytt. Klicka på användarens namn nere i högra hörnet Välj Byt lösenord. Mata in ditt nuvarande lösenord, det nya lösenordet och bekräfta lösenordet i respektive fält. Välj Spara lösenord. Återgå genom att klicka på Gå tillbaka till egen information. 4 Skapa och fylla i ansökan om studierätt Den studerande kan fylla i ansökan med personuppgifter, studieinformation samt preciserande information om det objekt ansökan gäller (önskade studieperioder). En del av personuppgifterna och studieinformationen överförs kanske direkt ur datasystemet vid den studerandes hemuniversitet. Sådana förhandsifyllda uppgifter kan inte korrigeras direkt i ansökan. Om det förekommer felaktigheter i dem eller om obligatoriska uppgifter saknas i ansökan, ta först kontakt med studieregistret vid ditt hemuniversitet. Förhandsifyllningen sker alltid med aktuell (uppdaterad) information, dvs. informationen söks fram ur studieregistret när du loggar in i systemet. Om de förhandsifyllda uppgifterna är bristfälliga, måste du göra en ny ansökan efter att dessa uppgifter har fåtts i skick i systemen vid ditt hemuniversitet. Förutsättningar: Den studerande är inloggad i systemet och de eventuellt förhandsifyllda uppgifterna är i sin ordning. Välj i menyn till höger Ansökningar -> Ny ansökan. Ansökan är uppdelad i sex separata flikar. Uppgifterna om den sökande förs in genom att man fyller i fälten på respektive blankett. Ansökan kan fyllas i i vilken ordning som helst, men information som inte är klar måste sparas medan man fyller i. Om användaren växlar mellan flikarna utan att spara informationen, frågar systemet om man vill spara uppgifterna. Informationen i hela ansökan sparas alltså inte på en enda gång. Den information som finns på fliken sparas med Spara och användaren flyttas över till nästa flik om all den ifyllda informationen är i sin ordning. Systemet listar i fältet Obs! alla obligatoriska fält på de föregående flikarna som inte har fyllts i. Informationen går inte att spara om den är i felaktigt format (t.ex. datum) så det går inte att gå vidare förrän informationen i fältet har rätt form eller det har lämnats tomt.
4.1.1 Filken Uppgifter om sökande Fältvisa anvisningar: E-postadress* betyder den adress till vilken informationen om behandlingen av ansökan skickas (t.ex. begäran om tilläggsuppgifter från ditt hemuniversitet). Fältet Födelsetid* fylls i enligt dd.mm.åååå, t.ex.: 02.12.1982 Personbeteckning* är obligatorisk information om nationaliteten är finländsk. Kontrollera att den personbeteckning du anger är korrekt. Om nationaliteten är någon annan än finländsk, är personbeteckningen inte obligatorisk. Obs! Att följa svarsmeddelandena är viktigt, eftersom du genom dem får bekräftelse på att det du valt att göra har lyckats. Felmeddelandena visas i den röda Obs!-boxen upptill på skärmen. Exemplet visar att e-postadressen saknas. 4.1.2 Fliken Studieinformation Lägg till studieinformationen genom att fylla i fälten på blanketten, dvs. uppgifterna under den här fliken. Beroende på vilket ditt hemuniversitet är kan en del av uppgifterna vara färdigt ifyllda och kan inte ändras. Studier som har avlagts för examen ska anges antingen som studieveckor eller studiepoäng. Systemet tillåter att man fyller i värden i bägge fälten, eftersom det vid hemuniversitetet kan vara kutym att använda bägge (studiepoäng och studieveckor). Studier som har avlagts i huvudämnet ska anges antingen som studieveckor eller studiepoäng. Spara informationen genom att välja Spara. Kom ihåg att alltid spara en flik innan du flyttar till nästa flik. 4.1.3 Fliken Studierätt som ansöks Lägg till studieperioder eller ett objekt du söker till genom att fylla i fälten under den här fliken. Fyll i fälten i ordningsföljd eftersom de efterföljande fälten beror på vad du väljer. Oberoende av om du ansöker om studierätt för en studiehelhet eller enskilda studieperioder måste du fylla i informationen om de enskilda studieperioderna. Fyll i alla efterfrågade fält. Kom ihåg att det planerade tidschemat inte är bindande, utan endast din uppskattning.
Vissa kurser kan hämtas även ur kursdatabasen vid Finlands virtuella universitet. Se punkt XX för ytterligare information. Obs! Endast en fakultets/en avdelnings/ett nätverks kurser på en blankett: du kan inte på en och samma blankett ansöka till studier vid olika fakulteter/avdelningar, eftersom en enskild ansökan skickas endast till ett ställe till behandling. Inte ens om de studieperioder som du ansöker till skulle arrangeras av samma universitet men av olika fakulteter/avdelningar! Spara informationen genom att välja Spara. 4.1.4 Fliken Bilagor Den studerande kan skicka en bifogad fil, till exempel ett studieprestationsutdrag eller utdrag ur den individuella studieplanen som bilaga till ansökan och fortsätta att fylla i en ny ansökan. Vilka filer som behöver bifogas beror på kraven vid hem- eller måluniversitetet, följ alltså anvisningarna! Universitetens mer specifika anvisningar om vilka bilagor som behövs för en ansökan finns på adressen http://www.joopas.fi -> På svenska -> Universitetsvisa anvisningar. Nätverkens krav hittas på adressen http://www.joopas.fi ->På svenska -> Nätverksstudier. Förutsättningar: Den studerande är inloggad i systemet och har öppnat antingen en egen ny eller tidigare påbörjad, ännu inte klar ansökan om studierätt. Den bifogade filen kan ha formen.txt,.doc,.rtf eller.pdf. När bilagan har bifogats viruskontrollerar systemet filen. En nyss bifogad fil kan inte öppnas förrän kontrollen är klar. Detta kan ta några minuter. Börja med att välja Lägg till ny bilaga.
Välj Browse ", Bläddra etc. (texten vid knappen beror på läsaren) för att på din dator söka fram den fil som ska bifogas. Välj i menyn vid Typ* filens typ (t.ex. individuell studieplan om filen är en sådan): Skriv in tilläggsuppgifter, t.ex. för att klargöra filens innehåll, i fältet Förklaringar:*. Spara bilagan genom att välja Spara bilaga : Tillbaka till listningen av bilagor kommer du genom att välja fliken Bilagor på nytt, varvid systemet återgår till den ursprungliga fliken. 4.1.5 Fliken Tilläggsuppgifter Studerande kan lägga till tilläggsuppgifter om ansökan eller studieperioderna i en ny eller inte klar ansökan under fliken Tilläggsuppgifter. Här gäller anvisningarna för hur man ger tilläggsuppgifter vid ditt hemuniversitet, så följ dem. Tilläggsinformation gällande studieinformationen har efterfrågats redan på ansökningsblanketten, så under den här fliken ska endast anges annan information som preciserar ansökan. Förutsättningar: Den studerande är inloggad i systemet och har öppnat antingen en ny eller en inte klar ansökan om studierätt. Lägga till tilläggsuppgifter om grunderna till en ansökan om studierätt Välj fliken Tilläggsuppgifter om du vill lägga till ytterligare information i din ansökan. Välj Lägg till ny tilläggsuppgift. Fyll i en förklaring till att tilläggsinformation ges och tilläggsuppgifterna i respektive fält. Spara genom att välja Spara tilläggsuppgift. Tillbaka till listningen av tilläggsuppgifter kommer du genom att välja fliken Tilläggsuppgifter på nytt, varvid systemet återgår till den ursprungliga fliken. 4.1.6 Spara och skicka ansökan om studierätt Den studerande sparar/skickar en ny eller kompletterad ansökan om studierätt till behandling av handläggarna vid studieadministrationen vid hemuniversitetet.
Förutsättningar: Den studerande har öppnat och fyllt i en ny ansökan om studierätt. Studeranden har kompletterat (tilläggsuppgifter) en befintlig ansökan som han eller hon tidigare har skickat till behandling. Studeranden har kompletterat en befintlig, inte klar ansökan om studierätt. Välj fliken Skicka ansökan. Om ansökan är bristfällig (t.ex. något obligatoriskt fält har inte fyllts i), listar systemet de bristfälliga flikarna i Obs!-fältet. När användaren går tillbaka till flikarna, visar systemet de fält som saknas. Medan ansökan fylls i har den statusen Inte klar. Om alla obligatoriska fält i ansökan har fyllts i, kan du skicka ansökan med Skicka ansökan. Systemet låter dig inte skicka bristfälliga ansökningar. Kontrollera i Info-fältet att ansökan skickades! Om du lyckades skicka ansökan, blir ansökans status Väntar på behandling vid hemuniversitetet. Ansökan väntar nu på att hemuniversitetet ska ta den till behandling. Du kan inte längre flytta tillbaka ansökan till Inte klara. Efter att ansökan har skickas kan ändringar i den göras endast av handläggaren vid hemuniversitetet. Obs! Om du skickade tillbaka ansökan efter att ha svarat på en begäran om tilläggsuppgifter, kvarstår statusen Hem-/måluniversitetet begär tilläggsinformation tills tjänstemannen har godkänt tilläggsuppgiften. Då får ansökan igen statusen Under behandling vid hem-/måluniversitetet. En studerande som har loggat in med användarnamnet och lösenordet vid hemuniversitetet kan inte ändra sina kontaktuppgifter direkt i ansökan. Ändringarna ska göras via hemuniversitetets studieadministrativa system. Ansökningssystemet Joopas uppdaterar inte informationen i det studieadministrativa systemet, utan mottar endast nödvändiga uppgifter ur det för förhandsifyllning. Hur mycket uppgifter som skickas beror på universitetet. Om studeranden vill göra ändringar i ansökan efter att den har skickats, ska han eller hon meddela dessa ändringar direkt till den som handlägger ansökan per telefon eller e-post. Det egna universitetet ska meddelas separat om ändringar. 5 Inte klara ansökningar På skärmen Inte klara kan den studerande fortsätta med att fylla i eller ta bort sparade ansökningar som inte är färdiga. Skärmen visar måluniversitetet för ansökan och i vilken behandlingsfas den är.
Obs! Endast en ansökan kan vara öppen i systemet åt gången. Om du lämnar ansökningssidan för att gå till listan med inte klara ansökningar, stängs den ansökan du haft öppen. Spara alltså de ändringar du gjort innan du flyttar till en annan sida. 5.1.1 Komplettera eller ta bort ansökan om studierätt som inte är klar Förutsättningar: En ansökan om studierätt har gjorts och sparats bland Inte klara (har inte skickats till behandling). Den studerande har loggat in i systemet med samma användarnamn och lösenord med vilka ansökan har gjorts. Granska ansökningar som inte är klara Välj i menyn till höger Ansökningar -> Inte klara. Välj Ändra vid önskad ansökan. Den sökande kan ändra sina uppgifter genom att fylla i fälten på blanketterna under flikarna enligt samma anvisningar som gavs ovan. Kom ihåg att spara varje flik innan du byter flik. Om du vill ta bort en ansökan, välj Ta bort ansökan. 5.1.2 Bläddra bland ansökningar om studierätt som skickats till behandling och granska deras status Förutsättningar: Den studerande har ansökningar i systemet som väntar på att behandlas eller har behandlats, elektroniska uppgifter finns tillgängliga om ansökningarna. Användaren är inloggad i systemet som samma studerande som har skapat ansökan. 6 Granska skickade ansökningar
Förutsättningar: Den studerande har ansökningar i systemet som skickats till behandling. Studeranden kan bland ansökningar om studierätt som skickats till behandling granska informationen i ansökningar som gäller honom eller henne själv samt ansökningarnas status. Välj i menyn till höger Ansökningar -> Skickade. Välj Öppna vid önskad ansökan. Skriva ut ansökan (sammandrag av ansökan) Det går enklast att skriva ut en ansökan via sammandraget av den. Under fliken Kontrollera och skicka för ansökningar som inte är klara finns funktionen Sammandrag av ansökan. För skickade ansökningar finns funktionen under fliken Behandling av ansökan. Börja med att välja Sammandrag av ansökan Du flyttas till en skärm där alla basfakta om din ansökan finns samlade. Vid behov kan du skriva ut uppgifterna i ansökan med hjälp av funktionen Skriv ut i din webbläsare. Välj i webbläsarens meny ( File eller Arkiv ) funktionen Print eller Skriv ut. 7 Svara på begäran om tilläggsuppgifter Om hem- eller måluniversitetet har begärt tilläggsuppgifter om en inskickad ansökan, svarar den studerande på denna (eller lägger till en bilaga som saknas) och skickar tillbaka ansökan till behandling.
Om hem- eller måluniversitetet inte får svar på en begäran om tilläggsuppgifter inom utsatt tid, kan tjänstemannen bli tvungen att ta bort alla inte klara tilläggsuppgifter och bilagor som lagts till i ansökan. Förutsättningar: Den studerande har skickat en ansökan och den har tagits till behandling vid hemuniversitetet. Om den som handlägger ansökan, antingen vid hem- eller måluniversitetet, har något att fråga, begär handläggaren tilläggsuppgifter. Då blir ansökans status t.ex. Hem-/måluniversitetet begär tilläggsuppgifter. Om hemuniversitetet begär tilläggsuppgifter av den som fyllt i ansökan (studeranden) blir statusradens text en länk som tar användaren direkt till begäran. Också måluniversitetet kan begära tilläggsuppgifter av hemuniversitetet, vilket den studerande ser enbart som text och inte som en länk. Den studerande kan inte heller att öppna denna begäran om tilläggsuppgifter. Om texten i Ansökans status inte utgör en länk, har ansökan ingen öppen begäran om tilläggsuppgifter som skulle gälla den studerande. När du svarar på en begäran om tilläggsuppgifter riktad till dig själv: Öppna länken Hem-/måluniversitetet ber om tilläggsuppgifter i listan över skickade ansökningar. Öppna begäran om tilläggsuppgifter i listan. Du kan svara på en begäran om tilläggsuppgifter och skicka den direkt på samma sida. Om begäran kräver att en bilaga bifogas ansökan, ska du först lägga till bilagan. Du kan också spara tilläggsinformationen du skriver utan att skicka den med Spara utan att skicka. Kom ihåg att skicka tilläggsuppgifterna senare. Du kan öppna en begäran om tilläggsuppgifter även genom att öppna den skickade ansökan och välja fliken Begäran om tilläggsuppgifter. Alla öppna begäranden om tilläggsuppgifter samt dina svar på dem finns listade.
Välj Öppna vid önskad begäran om tilläggsuppgifter. Läs igenom begäran. Du kan svara på begäran om tilläggsuppgifter direkt på samma sida, men om den kräver att en bilaga bifogas ansökan, ska du först lägga till bilagan. Nedan ges mer detaljerad information om hur tilläggsuppgifter ges och filer bifogas, om det frågas efter sådana. Om det bes om tilläggsinformation eller preciseringar i en bilaga, (inte att bifoga en bilaga) gör på följande sätt: - Öppna begäran om tilläggsuppgifter med länken i listan över skickade ansökningar. - Svara på begäran om tilläggsuppgifter a. direkt genom att ge tilläggsinformationen som ett svar på begäran ELLER b. genom att använda funktionerna under fliken Tilläggsuppgifter. - Du kan också skicka ditt svar på en begäran om tilläggsuppgifter till universitetet genast genom att välja funktionen Spara och skicka tilläggsuppgift, varvid systemet skickar alla de tilläggsuppgifter och bilagor du angett dittills till den tjänsteman som bett om dem. Om du förfar enligt detta alternativ behöver du inte skicka ansökan separat. Kom dock ihåg att när du skickar svaret kvitteras även hemuniversitetets begäran om tilläggsuppgifter, och du kan inte längre svara på eller ändra ditt svar på begäran i fråga eller lägga till bilagor som eventuellt saknas. Om det finns flera öppna begäranden om tilläggsuppgifter, förblir de övriga i kraft. - Om du svarar på begäran direkt på sidan för begäran om tilläggsuppgifter, kan du spara svaret endast för dig själv genom att välja funktionen Spara utan att skicka. Det här gör det möjligt för dig att lägga till bilagor eller andra tilläggsuppgifter i ansökan innan du skickar den (ditt svar) tillbaka till hemuniversitetet. Om du väljer detta alternativ, ska du komma ihåg att skicka ansökan till hemuniversitetet senare. Det svar du ger sparas som icke klart för att vänta på att du bekräftar och skickar det till hemuniversitetet. Om det i tilläggsuppgifterna krävs att en bilaga läggs till, gör på följande sätt: - Flytta till fliken Bilagor från begäran om tilläggsuppgifter. - Lägg till den begärda bilagan (se anvisningarna för att lägga till bilagor i punkt 4.1.4). - Lägg till sist till svaret på begäran om tilläggsuppgifter antingen på fliken Tilläggsuppgifter eller genom att direkt svara på begäran om tilläggsuppgifter. - Skicka ansökan på nytt till behandling på fliken Skicka ansökan. - Du kan skicka ditt svar en på begäran om tilläggsuppgifter till universitetet genast genom att välja funktionen Spara och skicka tilläggsuppgift, varvid systemet skickar alla de tilläggsuppgifter och bilagor du gett dittills till den tjänsteman som bett om dem. Om du förfar enligt detta alternativ behöver du inte skicka ansökan separat. Kom dock ihåg att när du skickar svaret kvitteras även den aktuella begäran om tilläggsuppgifter, och du kan inte längre svara på eller ändra ditt svar på begäran i fråga eller lägga till bilagor som eventuellt saknas. Om det finns flera öppna begäranden om tilläggsuppgifter, förblir de övriga i kraft. - Om du svarar på begäran direkt på sidan för begäran om tilläggsuppgifter, kan du spara svaret endast för dig själv genom att välja funktionen Spara utan att skicka. Det här gör det möjligt för dig att lägga till bilagor eller andra tilläggsuppgifter i ansökan innan du skickar den (ditt svar) tillbaka till hemuniversitetet. Om du väljer detta alternativ, ska du komma ihåg att skicka ansökan till hemuniversitetet senare. Det svar du ger sparas som icke klart för att vänta på att du bekräftar och skickar det till hemuniversitetet.
Obs! Kom ihåg att skicka tillbaka ansökan i tid! Om hemuniversitetet inte får svar på en begäran om tilläggsuppgifter inom utsatt tid, blir tjänstemannen tvungen att ta bort alla inte klara tilläggsuppgifter och bilagor du har lagt till i ansökan. Efter att du skickat ansökan får den igen statusen Under behandling vid hem-/måluniversitetet efter statusen för begäran om tilläggsinformation. Kom ihåg! Kontrollera listan över inbegärda tilläggsuppgifter regelbundet, om du har en ansökan under behandling. 8 Logga ut Välj i menyn till höger Logga ut. Om du använde en dator i samanvändning, töm cacheminnet och stäng läsaren.