S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2010-05-31 DNR 9.3-21578/09 SSA 2010:9 Örbyskolan, Att: Lennart Östlund Kopia: Utbildningsförvaltningen, Agnetha Styrwoldt-Alfheim samt Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN Närvarande från Örbyskolan: Lennart Östlund Tina Lundin Gunni Karlsson Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström Martin Ståhl Rektor Intendent Kanslist Inspektionsförrättare Protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog Linda Eriksson som ersatte Agnetha Styrwoldt-Alfheim, arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen, på delegation. SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Örbyskolan 2010-04-12. Skolan inspekterades senast 1993. Vid inspektionen kunde stadsarkivet konstatera att skolan på vissa områden har goda rutiner. Dock kunde brister i skolans hantering av allmänna handlingar på andra områden konstateras, spec. betr. arkivredovisningen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6 www.ssa.stockholm.se
SID 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Örbyskolan att: - Verkställa gallring. - Använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. - Använda arkivboxar och aktomslag som är arkivbeständiga, samt avlägsna sådant som kan skada handlingarna ur arkivboxarna (gem, plast, etc). - Upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. - Upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras, detta gäller även information i gemensamma system. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Örbyskolan ska senast den 2010-12-31 åtgärda föreläggandena, samt skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Örbyskolan att: - Kontrollera att hanteringsanvisningar/dokumenthanteringsplanen tillämpas. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post.
SID 3 (8) - Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp. - Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna ( i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning endast om skolan själv har nytta av det.
SID 4 (8) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen är Agnetha Styrwoldt-Alfheim, chef för administrativa avdelningen och direkt underställd förvaltningschefen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare, dvs. även alla skolor. Vid skolinspektionerna har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Därför deltog Linda Eriksson, enhetschef för Utbildningsförvaltningens arkivfunktion, som förvaltningens representant. Rektorn för Örbyskolan, Lennart Östlund, har ett verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar. En arkivinstruktion har under 2009 tagits fram centralt av Utbildningsförvaltningen där ansvarsfördelningen mellan skola och central förvaltning regleras. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller även för skolorna. I den framgår vad respektive funktion inom arkivorganisationen har som uppgift. Stadsarkivet uppmanar skolan att ta till sig arkivinstruktionen och sprida information om den i verksamheten. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms generellt sett som god av skolan. Det finns även rutiner för att informera nyanställda. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Örbyskolan arbetar delvis efter den dokumenthanteringsplan som tagits fram av Utbildningsförvaltningen. Det fanns exempel (bl.a. egenproducerat läromedel) som visade på att skolan behöver genomföra ett större insamlingsarbete i verksamheten för att garantera att planen verkligen efterlevs. Fastställda postöppnings- och diarieföringsrutiner finns delvis Skolan tillämpar central postöppning för den mesta inkommande posten, som sedan skannas in och hanteras i diarieföringssystemet Diabas. De flesta medarbetare har skrivit på fullmakt, men inte alla. Stadsarkivet uppmanar skolan att genomföra fullmaktssystemet fullt ut. Skolan behöver också förbättra sina rutiner för att ta om hand e-post under frånvaro, såväl till central e-postlåda som till skolans medarbetare.
SID 5 (8) Örbyskolan har goda rutiner för sin diarieföring. Ersättare finns vid den ordinarie registratorns frånvaro. Både inkommande och utgående/upprättade liksom även sekretessbelagda handlingar diarieförs. Allt tydde på att det som ska diarieföras också diarieförs på Örbyskolan. Rutiner för arkivläggning finns Skolan har rutiner för att rensa bort de handlingar i akter som inte är allmänna handlingar och som heller inte ska bli allmänna handlingar. Rekommendationer Skolan ska kontrollera att hanteringsanvisningarna/dokumenthanteringsplanen tillämpas. Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Skolan står, förutom övergången till GS-IT, inte inför några omfattande förändringar som kan få konsekvenser för arkivhanteringen. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Vid inspektionen av Utbildningsförvaltningen i fjol fick förvaltningen ett föreläggande om att värdera den information som finns på förvaltningen och på skolorna och som ännu inte utretts i gallringshänseende. Det arbetet pågår och när gallringsbeslut har fattats uppmanas Örbyskolan att börja tillämpa dessa. Gallringsbeslut tillämpas delvis Skolan har delvis tillämpat de gallringsbeslut som finns för Utbildningsförvaltningen samt de generella gallringsbeslut som gäller för staden men gallringen släpar efter något. Skolan bör ta fram rutiner för årlig gallring och påmindes om att föreskriven gallring nu är obligatorisk och ska ske när gallringsfristen passerat. Det är endast material som är sekretessbelagt som behöver skickas för bränning, annat material kan tuggas. Örbyskolan ska verkställa gallring.
SID 6 (8) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Skolan har en webbplats som administreras av skolan själv. I övrigt har skolan inga egna system utan använder de system som förvaltas centralt av stadsledningskontoret och Utbildningsförvaltningen. Arkivbeständiga produkter används delvis Örbyskolan kunde inte med säkerhet ange om den skrivmateriel m.m. som används för framställning av allmänna handlingar verkligen är arkivbeständig eller inte. Skolan måste försäkra sig om att den utrustning som används lever upp till de tekniska krav som ställs i regelverket. Ansvaret att köpa in och använda rätt utrustning kommer, oberoende av övergången till GS-IT, även fortsättningsvis att ligga på skolan själv. Örbyskolan ska använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. Skolan ska använda arkivboxar och aktomslag som är arkivbeständiga, samt avlägsna sådant som kan skada handlingarna ur arkivboxarna (gem, plast, etc). Rekommendation Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns inte Örbyskolan har inte upprättat någon arkivbeskrivning. En sådan måste finnas och kan upprättas utifrån Utbildningsförvaltningens mall. En arkivförteckning finns inte Örbyskolan har inte heller upprättat någon arkivförteckning. Arkivförteckningen ska innehålla alla bevarandevärda handlingar som rör skolans verksamhet, oavsett medium och var de fysiskt förvaras. Detta innebär t.ex. att information som förvaras i gemensamma, digitala system ska redovisas (av naturliga skäl dock på en övergripande nivå; det nya, verksamhetsbaserade/processorienterade redovisningssättet kommer att medföra krav på en mer detaljerad redovisning). Även skolans personalhandlingar ska förtecknas. De förvaras, liksom övriga skolors, centralt på Utbildningsförvaltningen.
SID 7 (8) Förteckningen ska föras kronologiskt fram till föregående år. De gallringsbara handlingarna måste också redovisas i arkivredovisningen. Detta ska emellertid ske på ett förenklat sätt, t.ex. genom att bifoga hanteringsanvisningarna eller de gällande gallringsbesluten till arkivförteckningen. I förteckningsarbetet ingår också för skolans del att ta ställning till var de äldre handlingar ska höra hemma och redovisas, vilka tidsmässigt härstammar från den nuvarande verksamhetens föregångare (från rektorsområdet; fram till 1991/92) och som påträffades i skolans arkivlokal. Örbyskolan ska upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Örbyskolan ska upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Örbyskolan ska redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Rekommendationer Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning endast om förvaltningen själv har nytta av det. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarnas skydd Örbyskolan har en arkivlokal. Skolan måste förvissa sig om att lokalens dörr har rätt brandklass, dvs. EI120. Denna brandklass ska gälla för lokalen överlag. Dessutom måste skolan kontrollera om brandspjäll finns monterat samt om lampan har rätt typ av armatur, kapslingsklass lägst IP43. Ett stickprov visade att skolan delvis använder fel typ av dokumentskåp, vilkas brandklass inte lever upp till de föreskrivna 120 minuterna. Dessutom förvarar skolan handlingar utanför både lokal och dokumentskåp. Örbyskolan måste därför se till att samtliga bevarandevärda handlingar samt gallringsbara handlingar som har en längre gallringsfrist än två år förvaras skyddat, i lokal eller i skåp, som är godkända enligt arkivregelverket. Skolan ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller
SID 8 (8) kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Stockholms stadsarkiv 2010-05-31 Matilda Ekström Inspektionsförrättare