Grundkurs 2 IKT. Dan Haldin Ålands lyceum

Grundkurs 2 IKT Dan Haldin Ålands lyceum

IT 2 GRUNDKURS 2 I DATABEHANDLING VID ÅLANDS LYCEUM I den här boken kommer du att lära dig de program som behövs för att klara Datakörkortets Modul 4 (Microsoft Excel kalkyl och registerhantering) och Modul 6 (presentationsprogrammet Microsoft PowerPoint). Vid Ålands lyceum har vi idag 5 st IT kurser. De tre första datakurserna vid Ålands Lyceum är helt och hållet baserade på ECDL (European Computer Driver Licence). Den här boken är skriven med hänsyn till rådande kunskapskrav i styrdokumentet Kunskapskrav Core syllabus 5. ECDL består idag av 7 moduler, av vilka 6 är praktiska och utförs framför datorn och 1 är teoretiskt. Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5 Modul 6 Modul 7 Allmän IT-kunskap Operativsystemet Windows med fil- mapphantering Ordbehandling med Microsoft Word Kalkylering och registerhantering med Microsoft Excel Relationsdatabaser med Microsoft Access Presentation med Microsoft PowerPoint Internet med World Wide Web och e-post Välkommen på kurs till Ålands lyceum Dan Haldin IT Utbildare och ECDL testledare vid Ålands lyceum 3

IT 2... 3 GRUNDKURS 2 I DATABEHANDLING VID ÅLANDS LYCEUM... 3 KALKYLERING MED MICROSOFT OFFICE EXCEL... 5 Vad är vad?... 5 Cellen... 5 Formler... 6 Teckenformatering... 6 Autosumma... 6 Spara en arbetsbok... 7 Automatisk Lista... 8 Stapeldiagram... 9 Flytta diagram...11 Formatera Diagram...12 Cirkeldiagram...14 Formatera cellinnehåll...14 Infoga rader...15 Sortera...16 Kantlinjer och fyllning....17 Villkorsstyrd formatering...18 Dataverifiering...20 Anpassad Cellformatering...21 Sidhuvud och sidfot...22 Utskrift...23 Autoformat...24 4

5 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum KALKYLERING MED MICROSOFT OFFICE EXCEL Kalkylprogrammet Excel är utformat för att förenkla alla typer av arbetsuppgifter där beräkningar och jämförelser mellan olika data behöver göras. Med Microsoft Excel kan du utföra olika typer av beräkningar, skapa diagram, sortera och filtrera i olika dataposter. För att starta Excel klickar du på Start, peka på Program och klicka sedan på Microsoft Office Excel 2010. VAD ÄR VAD? Som du sedan tidigare vet så kallas en Word- fil för dokument. En Excel fil kallas för en Arbetsbok och har filförkortningen xlsx. När du startar Excel så ser du ett rutnät framför dig, detta kallas för ett Kalkylblad, en standard Excel- arbetsbok innehåller tre kalkylblad. Man kan lägga in fler om man behöver, det högsta antalet i en arbetsbok är 255 kalkylblad. Man kan naturligtvis också ta bort kalkylblad om man inte behöver alla tre. CELLEN Ett kalkylblad består av tre olika delar Kolumner, Rader och Celler. Det finns 65536 rader, 256 kolumner i varje kalkylblad. Totalt blir detta 16 777 216 celler, alla med ett eget logiskt namn vilka kan innehålla information, ganska kraftfullt? Aktiv cell formelfält kolumnbokstav (G) Radnummer (20) bladflik cell(f15) 5

6 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum FORMLER En cell kan innehålla 4 olika typer av information: Tecken, siffror, Formler eller Funktioner, Tecken och siffror är säkert inget problem, men hur fungerar en formel eller en funktion i Excel? När man gör beräkningar med Excel använder man ytterst sällan siffror i formlerna, man använder istället cellernas namn, dvs. de celler som innehåller siffror, detta kallas cell-refferens. Du kommer också snart att märka att det mesta med Excel kretsar just runt cellerna och cellernas Format. En formel i Excel börjar alltid med =, sedan skriver man in namnet på cellerna som skall användas i beräkningarna. Vi gör nedanstående övning för att du skall förstå denna formel lite bättre: Klicka i cellen A1, dvs den cell som ligger på rad 1 och i kolumnen A, skriv in texten Nu skall här räknas!! och klicka sedan på ENTER. Observera att markören hoppar ner till Cellen A2, dvs. den cell som ligger på rad 2 i kolumn A. Klicka på ENTER en gång till så att markören ligger i A3 och skriv sedan in följande kalkyl: (Använd gärna siffertangenterna till höger på tangentbordet om det finns ett separat siffertangentbord, se till att Num-lock är aktiverad för att kunna använda tangenterna.) TECKENFORMATERING Klicka mitt i cellen A3 (markören ser ut som ett stort vitt plustecken), och håll ner vänster musknapp och dra så att även cellen B3, C3 och D3 markeras. Klicka på knappen Centrera för att centrera tecknen i cellerna, passa också på att göra tecknen fetstil genom att klicka på knappen för Fetstil. AUTOSUMMA Placera markören i cellen A7 och klicka sedan två gånger på knappen Autosumma, detta resulterar i att cellerna A4, A5 och A6 summeras och svaret hamnar i cellen A7. Vi använder alltså cellreferens i Excel vilket gör att vi bara behöver byta ut den statiska datan i ovanstående celler för att se resultatet korrigeras i målcellen A7. 6

7 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Se till att A7 är markerad, ta tag i det lilla svart handtaget så att markören ändrar till ett litet svart +, dra sedan så att cellen C7 blir markerad och släpp sedan knappen. Detta resulterar i att formeln dvs. =SUMMA(A4:A6) kopieras till cellen B7 och cellen C7. Klicka i cellen B7 för att under söka innehållet: innehållet ser du i formelfältet och cellen innehåller alltså nu formeln =SUMMA(B4:B6) Klicka i cellen D4 och dubbelklicka på Autosumma knappen, nedanstående resultat: kopiera ner formeln så att du får SPARA EN ARBETSBOK För att spara en arbetsbok gör du på samma sätt som i Microsoft Word, du väljer att klicka på Office-knappen. Sedan väljer du alternativet Spara eller Spara som. Fönstret Spara som aktiveras: 7

8 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Knappen ny mapp Troligtvis startar du i mappen Mina dokument, sök dig fram till din egen disk, klicka på knappen skapa mapp och ge den nya mappen namnet Excel övningar: Klicka på knappen OK Du kommer in i den nya mappen automatiskt, ge arbetsboken namnet Kalkylen och klicka sedan på Spara. Stäng arbetsboken genom att klicka på krysset uppe i det högra hörnet. AUTOMATISK LISTA Öppna en ny arbetsbok genom att klicka på Office-knappen, välj där alternativet nytt. Se till att alternativet Tom arbetsbok är markerat och välj sedan Skapa. Skriv in texten Produkt 1 i cellen A2, klicka sedan i cellen A2 och ta tag i handtaget i det högra hörnet av cellen, dra ned till cellen A9 och släpp där knappen. (observera att i textrutan som visas till höger om markeringen så ser man listan 8

9 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Observera att Excel räknar automatiskt upp till Produkt 8, detta är en automatfunktion som finns inbyggd i Excel. Några andra exempel på liknande listor är t ex Månaderna och Veckodagarna. Placera markören i cellen B1, skriv in januari, klicka på ENTER. Markera cellen på nytt, ta tag i handtaget för att kopiera och dra sedan till cellen G1. Observera att månaderna januari till juni skriv ut. Skriv in nedanstående siffror i arbetsboken. Skriv in Totalt i cellerna A10 och H1, marker sedan cellerna B2 : H10, Klicka sedan en gång på knappen Autosumma. Detta resulterar i att alla rader och kolumner Summeras. Klicka någonstans för att avmarkera området. Listan förställer en produktlista och försäljningsstatisk för de olika produkterna per produkt och per Månad under två kvartal. Nästa steg för oss blir att skapa två diagram där vi i det första skall göra en jämförelse mellan de olika produkterna totalt. Det andra diagrammet skall innehålla siffrorna för en jämförelse av försäljningen månadsvis. STAPELDIAGRAM Markera cellerna A2: A9, tryck ned tangenten CTRL, håll tangenten nedtryckt och markera sedan området H2:H9: 9

10 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Detta kallas för en splittrad markering, klicka sedan på fliken Infoga, välj alternativet Stapel följt av det första 3D-stapel alternativet. Nedanstående diagram infogas: 500 400 300 200 100 0 Serie1 Observera också att när diagrammet är markerat ändras verktygsfältet till Design där du kan ange olika alternativ för diagrammet, som tex färger och visningslägen. 10

11 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Testa gärna genom att klicka runt lite i diagrammet. När du testat lite olika alternativ så får du försöka att få diagrammet att se ut som i exemplet nedan: Försäljningsstatistik Serie1 371 235 222 288 386 310 412 382 Produkt 1 Produkt 2 Produkt 3 Produkt 4 Produkt 5 Produkt 6 Produkt 7 Produkt 8 FLYTTA DIAGRAM Vi tänker oss att vi vill kunna presentera diagrammet på ett eget diagramblad, detta gör vi enklast genom att klicka på knappen Flytta diagram som finns högst upp till höger. Klicka på knappen och välj alternativet Nytt blad, skriv också in namnet Försäljningsstatistik enligt exemplet nedan: Klicka på OK, 11

12 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Observera att diagrambladet läggs till Vänster om det befintliga databladet Blad1 FORMATERA DIAGRAM Det är inte alltid som det räcker med att forma om diagrammet, ibland måste man också gå in och gör ändringar direkt i diagrammet. Detta gör man genom att Högerklicka på den del som man vill formatera. Högerklicka ovanpå etiketten Produkt 1, observera att du får upp popuptexten Kategoriaxel, välj alternativet Formatera Axel: 12

13 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Observera att det finns nu flera olika kategorier i fönstret som aktiveras, bekanta dig med de olika i lugn och ro och experimentera gärna, om det inte blir bra kan du alltid ångra åtgärden med tex. snabbkommandot CTRL +Z. För att ändra i de andra delarna av diagrammet så är det bara att högerklicka och välja, för att ändra på ritytan så högerklickar man alltså någonstans i ritytan och väljer formatera. När du klickat runt lite och bekantat dig med funktionerna som finns kan du försöka få ditt diagram att se ut som mitt exempel. Försäljningsstatistik 371 386 412 382 288 310 235 222 Produkt 1 Produkt 2 Produkt 3 Produkt 4 Produkt 5 Produkt 6 Produkt 7 Produkt 8 Snabbspara kalkylen när du är klar med diagramformateringen. Se till att du är inne i din Excelmapp, välj namnet Produktlista och klicka på Spara. 13

14 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum CIRKELDIAGRAM I nästa exempel skall vi nu skapa nu ett cirkeldiagram som visar statisktik över försäljningen av produkter per månad, börja med att klicka på kalkylbladet Blad1, markera sedan området B1:G1, tryck ned CTRL och markera sedan B10:G10, klicka på fliken infoga och välj där alternativet Cirkel och välj sedan modellen uppdelad cirkel som i exemplet som visas nedan: Använd dig sedan av verktygsfältet Design som aktiveras när diagrammet är markerat för att ändra på designen så att det ser ut ungefär som exemplet nedan: Ex: Diagramrubrik 16 % 20 % 8 % 17 % Januari Februari Mars 15 % 24 % April Maj Juni FORMATERA CELLINNEHÅLL Nästa steg blir att formatera själva kalkylbladet, vi börjar med att ändra på texten som finns infogad i cellerna, detta gör du på följande sätt. 14

15 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Markera cellerna A1:H1. Gör texten Fetstil och Centrera texten i cellerna. Markera sedan cellerna A2:A10 och ge cellinnehållet formatet fet. Justera eventuellt kolumnbredden genom att dubbelklicka mellan fältbokstäverna. Snabbspara kalkylen genom att klicka på knappen Spara, (alt: CTRL + S) stäng inte övningen INFOGA RADER Det finns två olika sätt för att infoga rader och kolumner in i ett Excel datablad, antingen markerar man och använder höger musknapp, eller så kan man använda sig av menyn redigera och alternativen Infoga celler, rader eller kolumner. I nästa övning kommer du att få pröva båda alternativen. Det första vi skall göra är att lägga in en månad till, nämligen juli. För att kunna göra detta måste vi först ha plats för detta. Gör så här: klicka en gång med höger musknapp på kolumn-knappen H, kolumnen H markeras och snabbmenyn aktiveras: Klicka på alternativet Infoga, detta resulterar i att innehållet i kolumnen H flyttas till I och H kolumnen blir tom så att du kan fylla i den nya informationen. Placera markören i cellen G:1 och kopiera sedan till höger genom att ta tag i cellens handtag och dra till H1, Fyll sedan i egna siffror för Produkt 1 till 8. Exempel: Högerklicka i cellen B:4 och välj från snabbmenyn alternativet Infoga, detta resulterar i att nedanstående fönster aktiveras. Här väljer du nu alternativet Hela rader och bekräftar med OK. Skriv in namnet Produkt 9 och lägg sedan in egna siffror för månaderna januari till juli. Observera också hur kakbitarna i diagrammet ändras alteftersom du knackar in de nya talen. Tänk på att innehållet i cellen I:4 skall vara en summa funktion så kopiera därför ner formeln från cellen ovanför dvs. I:3. 15

16 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum SORTERA Vi skall sortera vårt produktregister, för att inte Totaltposten skall sorteras in i listan skall vi lägga in en tom rad på rad 11, högerklicka på radknappen 11 och välj infoga. Produkt 9 ligger inte på rätt plats nu, för att få den att ligga sist i registret använder vi oss av funktionen Sortera fallande. Klicka först på fliken Data, där kommer du sedan att kunna hitta en mäng av funktioner som är användbara i registerhanteringen. Klicka i en av cellerna i fältet Produkt Nr och klicka sedan på knappen Sortera stigande (A-Ö), observera resultatet, produkt 9 hamnar sist i listan. Markera rad 1 och 2 genom att klicka på radknapparna 1 och 2, välj sedan Infoga och alternativet Rader. Skriv in rubriken Produktförsäljning 2009 i cellen A:1, markera sedan cellerna A:1 till I:1 och klicka sedan på fliken start, sök sedan fram knappen centrera över kolumner. Gör rubriken fetstil och ge den teckensnittet Garamond storlek 20. 16

17 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Snabbspara kalkylen men stäng den inte. KANTLINJER OCH FYLLNING. Om man skulle vilja ha stödlinjer med på en utskrift så måste man lägga in dessa. För att lägga in kantlinjer använder vi oss av verktyget Kantlinjer. Markera cellerna A:3 till I:3, klicka sedan på listpilen intill knappen Kantlinjer för att välj typ av linje. Nedanstående meny fälls ut: Välj en typ av linje, t ex den som är markerad i exemplet ovan, och klicka sedan på knappen för att välja denna. Detta resulterar i att de celler som är markerade får dessa kantlinjer. 17

18 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum För att granska resultatet av våra formateringar så bör man ta bort stödlinjerna så att man till fullo kan koncentrera sig på kalkylens layout. För att ta bort stödlinjerna väljer vi först fliken Visa, bocka sedan av alternativet Stödlinjer. Använd dig sedan av verktygen Linjer och Fyllningsfärger för att ge ditt kalkylblad ett trevligt utseende. Exempel nästa sida: Spara din arbetsbok med namnet Excel layout, stäng inte arbetsboken. VILLKORSSTYRD FORMATERING Villkorsstyrd formatering är ett bra kompletteringsverktyg i Excel som gör det möjligt för dig att förtydliga värden enligt önskemål. Markera det område som skall formateras, i detta fall cellerna B:4 H:12, klicka på fliken Start och välj sedan verktyget Villkorsstyrd formatering genom att klicka på knappen: Klicka på alternativet Regler för markering av celler och välj alternativet Mellan: 18

19 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Ställ in värden enligt bilden nedan, när du kommer till med väljer kan man välja olika förinställda format men det går naturligtvis att skapa helt egna formateringar genom att välja alternativet Eget format vilket vi gör i vårt exempel: När du valt Eget format kommer nedanstående fönster att aktiveras, här finns fyra flikar för att komma åt de olika delarna av kalkylbladet, vi börjar med fliken Mönster och ställer in en Röd fyllningsfärg, när du valt färgen klickar du på fliken Tecken. Här ändrar vi nu så att teckenfärgen blir Vit och fetstil. Se bilderna nästa sida: Klicka på OK, för att bekräfta inställningen och OK igen för att bekräfta den villkorsstyrda formateringen. Klicka på nytt på knappen villkorsstyrd formatering, välj igen alternativet Mellan och stall in enligt nedanstående bild, den här gången väljer vi ett förinställt format: Bekräfta med OK. Avslutningsvis väljer vi att ställa in ett större än värde för alla värden som är större än 70 vilka vi formaterar med en blå bakgrund och med Gul text som är kursiverad: 19

20 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Bekräfta med OK. Vi har nu fått en formatering som hela tiden ligger aktiv och ändrar på formateringen av cellerna beroende på vilket värde som man lägger in i området. Gå gärna in och testa med att ändra på värden och se hur formateringen direkt används i kalkylen. I exemplet på nästa sida har jag gjort vissa förändringar i kalkylen. Spara kalkylen med namnet Villkorsstyrd formatering i din mapp på ditt personliga konto. DATAVERIFIERING Med verktyget Dataverifiering kan du kontrollera vilken typ av data som läggs in i cellerna. I vårt exempel skall vi ställa in så att man endast kan lägga in Heltal som är mellan 0 och 99 Klicka på fliken Data och välj därifrån alternativet Dataverifiering: Tillåt Hela nummer mellan 0 och 99 Välj fliken Felmeddelande och ställ in Typen Stoppa, skriv in en rubrik och sedan en förklarande text i fältet Felmeddelande, testa Dataverifieringen genom att skriva in ett för stort tal, t ex 102 Snabbspara kalkylen. 20

21 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ANPASSAD CELLFORMATERING För att ytterligare förtydliga vårt produktregister skall vi formatera cellinnehållet så att vi använder st format. Markera området B:4 I:13. Klicka på Fliken Start, sök fram knappen Format och välj från menyn alternativet Formatera Celler, (Du kan också högerklicka i markeringen och välja från snabbmenyn motsvarande alternateiv) Klicka på fliken Tal om den inte är aktiverad, välj kategorin Anpassat och skriv in enligt bildexemplet. Obs att det skall vara ett mellanslag mellan det första citattecknet och st. Se exempel nästa sida: Klicka på OK när du är klar och observera förändringen i cellformateringen. 21

22 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum SIDHUVUD OCH SIDFOT Även i Microsoft Excel finns möjligheten att använda Sidhuvud och sidfot, detta verktyg är till för information som skall visas på samtliga sidor vid en ev. utskrift av arbetsboken. Välj fliken Infoga sök där fram alternativet Sidhuvud och Sidfot, klicka på knappen. Nedanstående arbetsfält aktiveras: observera också att det visas ett nytt fönster till höger om det befintliga. Skriv in ditt namn i fältet till vänster, klicka sedan på tabb 2ggr för att flytta markören till fältet Till höger: använd där knappen infoga sidnummer för att lägga in sidnummer, bekräfta med OK. Klicka på knappen Gå till Sidfot som finns ungefär i mitten av verktygsfältet. Lägg där in dagens datum i fältet mitten: genom att använda knappen datum. Klicka på snabbspara, välj sedan fliken Visa följt av alternativet Normal längst ut till vänster. 22

23 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum UTSKRIFT Om man har lagt ner en massa arbete för att ge kalkylbladet ett trevligt utseende så bör man ju också kanske skriva ut den, så detta blir nästa uppgift men innan vi skriver ut skall vi ta oss en titt på förhandsgranskningen. Gör så här: Klicka på Office-knappen och därifrån alternativet Skriv Ut: Nu fälls nästa alternativ ut och du kan bl.a. klicka på knappen förhandsgranska. I förhandgranskningsläget visas sedan nedanstående verktygsfält som kallas för Förhandsgranska, klicka där på knappen Utskriftsformat: Via Utskriftsformat kommer jag sedan åt Sidorientering, där jag bl.a. kan välja om sidan skall vara liggande eller stående. Jag kan också komma åt sidhuvud/sidfot via fliken. Det vi skall göra nu är at vi via fliken Marginaler skall ställa in så att kalkylen blir centrerad både lodrät och vågrät. Klicka alltså på fliken marginaler och bocka för enligt bilden nedan. 23

24 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Klicka sedan på knappen OK. För att sedan göra Utskriften är det naturligtvis bara att klicka på knappen skriv ut och välja skrivare. Stäng arbetsboken och spara eventuella ändringar. AUTOFORMAT I föregående övning så fick du lägga ner väldigt mycket arbete på kalkylbladets utseende, det är bra att ha kunskapen, men i verkligheten använder man sig oftast av färdiga format. I Microsoft Office Excel 2010 kallas dessa färdiga mallar för Cellformat och du hittar dem under fliken Start. Öppna arbetsboken Autoformatering.xls, du hittar filen under Ovningar / Dan / Microsoft Excel. Markera kalkylen och välj sedan Cellformat. Nedanstående meny fälls ner: 24

25 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Går runt i listan och peka på alla olika alternativ och se hur det ändras i kalkylen. Nu sker detta i på hela markeringen, om jag vill ha olika formateringar gör jag alltså urvalen genom att markera den del som skall formateras. I exemplet nedan har jag använt flera olika cellformat för att formatera kalkylen. Försök du också. Det blir inte bara snyggt, det går ju så oerhört fort att göra det snyggt också. 25