AMS Grundkurs IKT 2015

Transkript

1 AMS Grundkurs IKT 2015 Utbildare Dan Haldin

2 Målet med kursen är att kursdeltagarna skall på ett lättsamt och trevligt sätt lära sig att använda de mest grundläggande tillämpningsprogrammen, som t.ex. Ordbehandling med Microsoft Word, söka effektivt på webben, använda e-post för kommunikation. Vi kommer också att lära oss att skapa presentationer med Microsoft PowerPoint, grundläggande bildbehandling och att presentera data i diagram via Microsoft Excel, där vi också kommer att lära oss de vanligaste funktionerna som Summa, beräkna medelvärde och dyl. Välkommen på kurs. Dan Haldin IKT utbildare och certifierad ECDL testledare. 2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehållsförteckning... 3 Vad är vad på skrivbordet?... 7 Fönsterhantering... 8 Genvägar... 9 Ändra programikon Mappar och Genvägar till filer Kopiera och klistra in Läs och skrivskydd Sök efter filer och mappar Papperskorgen Aktivitetsfältet Klockan Volume Control Lägg till Program på Program menyn Ta bort ett program ur startmenyn Kontrollpanelen Systeminställningar Underhåll av Hårddiskar Diskkontroll Defragmentering av Hårddisk Filhantering med Windows Skapa Mappar Spara rätt Öppna sparade filer Flytta och kopiera filer Flytta filer Kopiera filer Arbeta med Komprimerade filer Övningsdel Operativsystemet och Filhantering Övning Övning Övning Ordbehandling med Microsoft Word Starta Microsoft Word Word -fönstret Text enligt Ordbehandlingens principer Spara text Spara en kompletterad text Spara en ändrad text Uppgift: Uppgift Formatera Stycke Ex efter formatering: Formatera Tecken Justering av text Formatera med Fet, Kursiv eller Understruken Ändra skiftläge Formatmallar Utskriftsformat Indrag Extra övning Indrag Kopiera text

4 Sök och Ersätt funktionen Sidnummer och Datum Spalter Ändra spaltbredd Förhandsgranska dokument Clipart och Bildobjekt Extra övning bildredigering: Tabbar Ändra Standardtabbar Special Tabbar Utfyllnadstecken Ex övning tabbar Ex övning 2 tabbar Skapa tabeller Tabellformatering Tabelldesign Anpassad Tabelldesign Dokument mall Sidhuvud och sidfot Infoga sidhuvud Kantlinjer och fyllning Formatera rubriker och text Spara som Word mall Att Använda en dokumentmall Extraövning Dokumentmall Koppla dokument Skapa Källdokument Sortera tabell Skapa Standardbrev Mer bildredigering Övning Övning Övning Program för träning av benen efter vriststukning Program: för träning av benen efter vriststukning Övning Övning Övning Övning Kalkylering Med Microsoft Office Excel Vad är vad? Cellen Formler Teckenformatering Autosumma Spara en arbetsbok Automatisk Lista Stapeldiagram Flytta diagram Formatera Diagram Cirkeldiagram Formatera cellinnehåll Infoga rader Sortera

5 Kantlinjer och fyllning Villkorsstyrd formatering Dataverifiering Anpassad Cellformatering Sidhuvud och sidfot Utskrift Tabellformat Arbeta med fler kalkylblad: Beräkna Marginal Beräkna Försäljningspris Saltnäs Varuhus Uppdatera länkar automatiskt: Uppdatera data manuellt Bryta fjärreferenser Användning av funktioner i Microsoft Excel LETARAD FUNKTIONEN OM funktionen Mer Diagramhantering Ritobjekt och kompletteringar Övningsdel: Registerhantering med Microsoft Excel Saltnäs Dataspelförening Sortering av databaser Sorteringsnycklar Göra urval i databaser Autofilter Talfilter Visa de tio högsta elementen Avancerat filter Jokertecken Kopiera uppgifter till en annan plats Delsummor Delsumman Antal: Pivottabellen Ändra i pivottabeller Ändra beräkningen i dataområdet Uppdatera en pivottabell Visa detaljer för en datacell Gruppera fält Microsoft Office PowerPoint STARTA MICROSOFT POWERPOINT Arbetsytan Ny bild Infoga bilder Formatera bild Avsnittsrubrik Visa bildspel Ändra Design Bildbakgrunden Diagram Diagram Layout/Design SmartArt-grafik Sidhuvud/sidfot Utskriftslägen

6 Anteckningssidor Disposition Animering animering Diagrameffekter Länkar Interna länkar Skapa Avsnitt Skapa anpassade bildspel Visa Anpassat bildspel Länka till Anpassade bildspel Internet GroupWise Elektronisk post Skriv ett nytt meddelande Inställningarna i GroupWise Skapa mappar: World Wide Webb Surfa på Internet Microsoft Internet Explorer Ändra visningsläge Anpassa Internet Explorer Inställningar Att besöka en webbplats Favoriter Ordna Favoriter Flytta favoriter Söka information på webben Söka med Explorer Sökmotorer Använd logiska satser i sökningen Sök övning: Uppgift: Uppgift: Hämta filer Shereware Freeware FTP-arkiv

7 Välkommen till Saltnäs, du är nyinflyttad i denna ljuvliga småstadsidyll och du kommer att arbeta som stadens hjälpreda inom IT. Du kommer alltså att hjälpa till på olika företag och organisationer i staden med blandade problem som berör IT. OPERATIVSYSTEMET I den här första delen kommer vi att pröva på lite olika funktioner som gör det lättare för dig att arbeta med Operativsystemet Microsoft Windows, bl.a. hur du lätt kan skapa genvägar till program och filer som du använder dig av ofta, hur du lägger in och tar bort program ur startmenyn och hur du ändrar på utseendet på ditt Operativsystem. Till att börja med bör du veta följande: Windows har ett Grafiskt användargränssnitt, det betyder att det är uppbyggt med bilder som sedan har olika egenskaper som kan aktiveras genom att man t ex. klickar på dessa bilder, också kallade ikoner. Man kan också använda sig av menyer, flikar, paletter osv. VAD ÄR VAD PÅ SKRIVBORDET? Skrivbordet Program genväg Mapp minimerat fönster Aktivitetsfältet Ett första tips när du arbetar med Windows är högermusknappen, den är programmerad så att när man högerklickar på något objekt i operativsystemet visas en snabbmeny där de vanligaste funktionerna en användare behöver visas. 7

8 FÖNSTERHANTERING När man arbetar med Windows, så arbetar man uteslutande med såkallade fönster, Windows. Det är inte ovanligt att man arbetar med flera olika program samtidigt och därför finns det olika funktioner som förenklar arbetet, dessa funktioner kallas Minimera, Återställ / Maximera och Stäng I den första övningen skall vi öva oss lite på dessa funktioner, programmen som vi använder är WordPad och Paint, två av operativsystemets standardprogram för ordbehandling och rita. För att öppna dessa program klickar du på knappen Start nere i det vänstra hörnet, från menyn väljer du Program och sedan Tillbehör. Klicka på WordPad. Gör på samma sätt för att aktivera Paint. Minimera båda fönstren genom att klicka på knappen med ett minustecken Nu ligger båda programmen minimerade i Aktivitetsfältet, ett minimerat program får utseendet av en knapp och för att aktivera programmet så klickar man på denna knapp. Aktivera Paint och WordPad genom att klicka på knapparna i aktivitetsfältet, välj sedan att klicka med den högra musknappen på aktivitetsfältet och välj från menyn Visa fönster sida vid sida (i Windows Vista och 7 kan man också använda drag och släpp metoden för att fästa fönstren till höger/vänster eller maximera. Detta resulterar i att de aktiva programmen läggs sida vid sida, så att de täcker hela fönstret. Tryck ner tangenten ALT och TABB, välj sedan att växla mellan fönstren med snabbkommandot. Stäng sedan programmen. 8

9 GENVÄGAR Vi skall börja med att skapa en genväg till ett program som används dagligen, Explorer. Gör så här: Högerklicka någonstans på skrivbordet, du får upp en snabbmeny, här väljer du Nytt, välj sedan alternativet Genväg. Du får upp ett nytt fönster, här skulle du kunna skriva in kommandoraden eller sökvägen för din genväg om du skulle veta exakt var den ligger, nu vet man sällan det därför väljer vi att klicka på knappen Bläddra. Nu aktiveras något som kan liknas med Explorer, här skall du nu söka fram det program som du vill skapa en genväg till, i det här fallet Explorer. Sök dig till Dator välj alternativet C:/ (dvs. den lokala hårddisken) och dubbelklicka sedan på mappen Windows, under Windows kommer du att hitta programikonen för Explorer, markera ikonen explorer Klicka på OK, nu kommer du tillbaks till fönstret som visar sökvägen, det är alltså detta kommando som man kunde skrivit in om man känt till det. Klicka på Nästa, du får fram ett nytt fönster där du kan ge genvägen ett namn. 9

10 Radera det namn som är föreslaget och skriv in Utforskaren, klicka på Slutför. Du har nu skapat en genväg till programmet Explorer, dubbelklicka på ikonen för att testa att det fungerar. Stäng sedan programmet. 10

11 ÄNDRA PROGRAMIKON Som nästa steg skall vi byta ikon för vår genväg, kanske har du reagerat på att den liknar mycket på en vanlig Mapp? Man bör undvika att ha likadana ikoner för olika program det försvårar översikten när man jobbar. Gör så här: Högerklicka på ikonen Utforskaren, välj Egenskaper. Följande fönster aktiveras. Klicka på fliken Genväg, klicka sedan på knappen Byt ikon, välj den som liknar en dator. Klicka sedan på OK, och avsluta nästa fönster med OK. Kontrollera att ikonen byts till den nya. 11

12 MAPPAR OCH GENVÄGAR TILL FILER Nu känner du till hur man skapar genvägar till program, nu skall du få skapa mappar och filer direkt på skrivbordet. Det kan hända att du skriver en IT-Dagbok, det innebär att du skall öppna den här filen en gång om dagen, minst. Då kan man förenkla detta genom att göra en genväg till din IT-Dagbok direkt från skrivbordet, för att den inte skall ligga och lysa så väljer vi att lägga in den i en mapp som vi kallar Personligt. Gör så här: Högerklicka på skrivbordet, välj Nytt, och alternativet Mapp. Nu skapas en mapp på skrivbordet, ge den namnet Personligt. Högerklicka igen på skrivbordet välj Nytt och klicka sedan på alternativet Microsoft Office Word, döp dokumentet till IT-Dagbok. Dubbelklicka på filen och du märker att programmet Word startas och du kommer direkt in till filen IT-Dagbok. Skriv följande, Idag lär vi oss hur man skapar genvägar till program och filer klicka sedan på knappen snabbspara (ser ut som en diskett) och släck sedan programmet genom att klicka på krysset uppe i det högra hörnet. KOPIERA OCH KLISTRA IN Aj då nu ligger ju IT-Dagboken ute på skrivbordet i varje fall, detta måste åtgärdas. Gör så här: Högerklicka på genvägen IT-Dagbok och välj alternativet Kopiera, högerklicka sedan på mappen Personligt och välj nu Klistra in. Dubbelklicka på mappen Personligt, du kan nu se att en kopia på din fil IT-Dagbok finns inne i mappen personligt. Klicka en gång på filen som ligger på skrivbordet för att markera den, tryck sedan ned tangenten Delete på tangentbordet för att radera filen, bekräfta dialogrutan som kommer upp. Nu tänker du kanske att det verkar omständigt att kopiera, klistra in och deleta m.m. Du har rätt, man kan göra det mycket lättare, Gör så här: Klicka på filen IT-Dagbok.docx håll ned Höger musknapp och dra filen ut på skrivbordet, släpp sedan musknappen och välj alternativet Flytta från snabbmenyn. Du har nu flyttat ut filen på skrivbordet, ta tag i filen och dra in den igen. Mycket enkelt, detta kallas för dra och släpp metoden. 12

13 LÄS OCH SKRIVSKYDD Om man nu skall skriva en Dagbok så kanske man inte vill att någon annan skall kunna läsa vad man skrivit, då kan man skriv- och läs- skydda filen, detta gör man på följande sätt. Dubbelklicka på filen IT-Dagbok, du kommer in i filen och kan fortsätta skriva där du slutade tidigare. skriv följande, Nu skall jag lägga in lösenord på den här filen så att nyfikna personer inte skall kunna läsa allt som jag skrivit.. Välj sedan att klicka på Arkiv-fliken, välj sedan alternativet Spara som, du får upp snabbmenyn Spara som. Klicka på pilen vid alternativet Verktyg nere till vänster i fönstret Spara som och välj därifrån Allmänna alternativ: Skriv in lösenordet ajabaja, i det övre lösenordsfältet. Klicka på OK och skriv sedan in samma lösen på nästa dialogruta och spara sedan filen och stäng, bekräfta ev. dialogrutor. Dubbelklicka på genvägen för att starta IT-Dagboken, nu borde du bli tvungen att skriva in lösenordet för att starta filen. Stäng filen och välj Nej på ev. frågor. 13

14 SÖK EFTER FILER OCH MAPPAR När du har glömt var en fil eller en mapp finns eller vad den heter kan du söka efter den. I Windows 7 har sökfunktionen utvecklats till att vara en mycket användbar funktion som du snart kommer att vara beroende av. En sak som kan nämnas är att så länge du arbetar lokalt med datorn dvs. Utan nätverk så är sökfunktionen oerhört effektiv. Ska du däremot söka på nätverksenheter så är det viktigt att du går in i på aktuell disk innan du aktiverar sökningen. Vad menar han nu? Vi tittar närmare genom att göra några sökningar. För att starta standard sökfunktionen gör du så här: Klicka på Windows start och skriv i sökrutan Exc: Windows har genast hittat Microsoft Excel 2010 och en rad med dokument som innehåller information om teckensträngen Exc. Klicka på alternativet högst upp för att aktiver programmet Microsoft Excel 2010 PAPPERSKORGEN Dubbelklicka på mappen Personligt, markera filen IT-Dagbok.docx, högerklicka och välj alternativet Ta Bort på snabbmenyn. Bekräfta med JA Filen IT-Dagbok raders från mappen men den finns fortfarande kvar i datorn, den har förflyttats till papperskorgen: Om du vill radera filen för gott, så måste du nu tömma papperskorgen, detta kan du göra på 2 vis: Om du vill ta bort allt som finns i papperskorgen kan du högerklicka på ikonen för papperskorgen och välja Töm Papperskorgen från snabbmenyn. Om du vill kontrollera innehållet så öppnar du papperskorgen genom att dubbelklicka på ikonen: 14

15 Om det finns filer i papperskorgen som du vill spara så kan du nu högerklicka på dessa filer och välja Återställ från snabbmenyn. När detta är gjort kan du via alternativet Töm papperskorgen radera alla filer från papperskorgen. Återställ först din IT-Dagbok, sedan kan du tömma ev. Resterande filer som finns i papperskorgen Stäng papperskorgen och kontrollera att din IT-Dagbok är tillbaka i din mapp. AKTIVITETSFÄLTET Nästa steg i användningen av Windows 7 är att vi skall ta en titt på aktivitetsfältet, alltså den grå delen som ligger längst ned på skrivbordet. Du skall börja med att flytta aktivitetsfältet, Gör så här: Högerklicka på Aktivitetsfältet och bocka av alternativet Lås Aktivitetsfält. För ned muspekaren så att den ligger ovanpå aktivitetsfältet tryck ner vänster musknapp och håll den nedtryckt samtidigt som du drar musen snett upp mot höger, lägg märke till att aktivitetsfältet flyttas till högerkanten av skrivbordet fortsätt i en cirkelrörelse uppåt och till vänster. För sedan tillbaka aktivitetsfält till sin ursprungliga plats längst ned på skrivbordet. Du kan också ändra på bredden på aktivitetsfältet, placera muspekaren så att den ligger precis på gränsen mellan Aktivitetsfältet och skrivbordet, pilen ändras så att du får en svart pil som visar åt två håll, tryck ned knappen och dra uppåt. Återställ aktivitetsfältet när du har experimenterat klart. Nu skall vi se lite närmare på Aktivitetsfältets olika funktioner, som du vet sen tidigare så visas alltså aktiva program på aktivitetsfältet, här finns också knappen Start där du går in och startar program. Längst ute till höger ligger klockan, vi tittar lite närmare på den. Gör så här: Klockan 15

16 KLOCKAN Klicka på klockan, följande program aktiveras: Klicka på Ändra inställningar för datum och tid... välj alternativet Ändra tidszon: På väg till Sverige? Sök bara fram alternativet UTC-01:00 och bekräfta så har du svensk tid på din dator... 16

17 VOLUME CONTROL Högerklicka nu på högtalaren som ligger intill klockan, välj öppna volymkontrollen: följande fönster aktiveras: Du kanske Skypar och vill inte att dator ljud som dyker upp nu och då ska störa, stäng då av systemljuden genom att klicka på högtalaren för systemljud en gång, en gång till och systemljuden är aktiva på nytt. Högerklicka på nytt på högtalaren och bekanta dej med ytterligare inställningar som finns där. LÄGG TILL PROGRAM PÅ PROGRAM MENYN Nästa steg är att vi skall börja arbeta med Aktivitetsfältet, Vi skall börja med att lägga till ett program på startmenyn, programmet är ett Windows-program och det heter Paint. Gör så här: Klicka på Startknappen, skriv in Pai i sökfönstret: Ta tag i Paint ikonen och dra ner den till startknappen när texten fäst i listan för startmenyn visas släpper du och vips har du en genväg till programmet direkt under start. 17

18 TA BORT ETT PROGRAM UR STARTMENYN Stäng ner programmet om det ännu är aktivt. Klicka sedan på Start, högerklicka på ikonen för programmet Paint och välj alternativet Ta bort från den här listan. KONTROLLPANELEN Nu har vi tittat lite på skrivbordets funktioner, aktivitetsfältets funktioner, genvägar m.m. Som nästa steg skall vi lära oss hur du kan ändra utseendet på det du ser på skärmen, programgruppen som vi använder oss av när vi gör ändringarna kallas Kontrollpanelen och genväg till den hittar du under Startmenyn. Gör så här: Klicka på Start och välj därifrån alternativet Kontrollpanelen: Växla till Kategoriläge om Stora ikoner är aktivt SYSTEMINSTÄLLNINGAR Klicka på Kategorin System och säkerhet för information om systemet, välj alternativet System och kontrollera hur mycket arbetsminne datorn du arbetar med har installerat 18

19 Klicka dig via navigeringsfönstret tillbaka till Kontrollpanelens startfönster: Ändra kategorin till Stora Ikoner uppe i det högra hörnet: Här hittar du genvägar till i stort sett alla funktioner i Operativsystemet. Vi börjar med att ta oss en titt på alt. 19

20 Här kan du enkelt zooma upp skärmen om du t.ex. har en synskada, Nere till höger väljer vi nu Anpassning och byter Temat för datorn till Arkitektur. Ett Tema som appliceras i Windows ett helt schema på ditt OS, vilket innebär Bakgrund, Ljudscheman, teckensnitt och färgkoder i färdiga blandningar. Man kan hämta teman efter intresse på teman online. Under Skrivbordets bakgrunder kan du välja vilka bilder från ett tema som ska visas eller ange t.ex. ett eget fotografi som bakgrund. Bakom fliken Skärmsläckare hittar du några färdiginstallerade skärmsläckare som du kan välja olika alternativ för, t ex hur länge innan skärmsläckaren aktiveras, lösenord för att aktivera datorn på nytt m.m. 20

21 Under fliken Ljud kan du ändra systemljuden för Windows. Under fliken Fönster kan du ändra inställningar för skärmen. Man kan också välja om man vill använda sig av stora eller små teckensnitt. Avsluta programmet genom att klicka på OK Titta nu igenom alla programmen i kontrollpanelen och bekanta dig med dem, klicka på avbryt om du blir osäker på någonting. Avsluta Kontrollpanelen genom att klicka på krysset uppe i det högra hörnet. 21

22 UNDERHÅLL AV HÅRDDISKAR Klicka på Explorer, högerklicka på (C:) och välj Egenskaper: Här kan du se information om hur stor din hårddisk är, hur mycket av utrymmet som används och vad som är ledigt. Du kan också ge din enhet en etikett, i detta fall kanske HP. Om du arbetar med en annan typ av dator kan etiketten istället kanske vara Data eller Dell. DISKKONTROLL Klicka på fliken Verktyg: Här kan du gå in och arbeta med din hårddisk, du kan t ex söka efter skador med hjälp av Felkontroll, klicka Starta 22

23 Du kan också städa din hårddisk med hjälp av Defragmentering, Vi prövar, Gör så här: DEFRAGMENTERING AV HÅRDDISK Med Defragmentering innebär det datorn läser och skriver in data i segment som gör att läsningen blir optimerad vilket innebär att det mesta går snabbare på datorn, en väl städad hårddisk gör datorn betydligt snabbare än en ostädad. Har du aldrig gjort detta och automatiken är avstängd kan du räkna med en ganska lång städning, men du kan räkna med att datorn kommer att kännas rejält piggare. 23

24 FILHANTERING MED WINDOWS Filhanteringen i Windows sköts av ett program som heter Explorer. Programmets uppgift är att sköta om filer och mappar som finns på datorns hårddiskar samt visa information från CD-rom enheter och Diskenheter. Du kan aktivera programmet genom att klicka på mappsymbolen i Aktivitetsfältet. När du arbetar med Explorer så kan man i den vänstra delen som markerar vilken nivå du vill vara i, den högra delen kallar vi för informationsdelen. När vi skapar mappar under den första delen av kursen kommer vi i första hand att använda oss av skrivbordet som i sig är en mapp. Markera Mappen Skrivbord som visas uppe i det vänstra fältet. Ikonerna på den högra sidan kan se ut på lite olika sätt, detta reglerar du med verktyget ändra visning, de olika lägena är: 24

25 Dra i reglaget för att ändra på visningsläget. Se sedan till att Detaljerad lista är markerad: I det här läget visas några standard rubriker som också är klickbara i syfte att sortera enligt olika kategorer. Ett klick gör en stigande sortering (a-ö, 1-100), två klick gör listan fallande (ö-a, 100-1). SKAPA MAPPAR Flytta fokus till din nätverksenhet (H:/) Välj knappen Ny mapp skriv in IT1 och bekräfta sedan med ENTER. En mapp med kursens namn har skapats på ditt nätverk. När man arbetar med en dator är det viktigt att man har en så logisk mappkonstruktion som möjligt, detta för att det skall vara lätt för dig och andra att hitta rätt filer i mappkonstruktionen. För att uppnå detta skapar man så kallade undermappar. Dubbelklicka på mappen med IT1. Skapa sedan en ny mapp genom att använda snabbkommandot CTRL + Shift + N, ge den nya mappen namnet Datakörkort och tryck sedan ENTER. 25

26 Peka på mappen IT1 på ditt konto, det dyker upp en pil till höger om mappen, klicka på den. Nu fäller du ut undermappen och du kan klicka på Datakörkortsmappen. Markera mappen Datakörkort och skapa sedan Följande mappkonstruktion. Observera att datorn automatiskt lägger mapparna i alfabetisk ordning i det vänstra fältet. SPARA RÄTT Om man skall ha någon som helst nytta av Explorer så kräver det att man kan spara på rätt ställe, därför skall vi nu göra några övningar på detta. Börja med att aktivera Microsoft Word, skriv in följande text: IT Dagbok Detta är en text som skrivs för att jag skall lära mig hur jag söker mig till rätt mapp innan jag sparar!! Orsaken är naturligtvis den att vi inte vill att alla filer skall ligga under mappen Mina dokument. När du skrivit texten har det blivit dags att spara detta dokument. Platsen för filen är mappen som heter Word, Gör så här: Klicka på Fliken Arkiv och välj alternativet Spara som, följande fönster aktiveras: 26

27 Som standardinställning är mappen Mina dokument startmapp i spara som och öppna menyn, det är härifrån som du skall söka dig fram till den rätta mappen. Gå ut till höger och klicka på ditt konto H:/, fortsätt genom att klicka dig ner i nivån i mappstrukturen tills du är inne i mappen Word. Nu har du nått fram till slutmålet, nämligen den rätta mappen. Detta är en procedur du kommer att ofta när du sparar i fortsättningen. 27

28 Klicka i fältet för filnamn och kontrollera det filnamn som står där, ändra ev. till IT Dagbok och klicka sedan på knappen Spara. Nu spelas innehållet magnetiskt in på hårddisken och när du nästa gång behöver informationen kan du öppna den från mappen Word genom att dubbelklicka dig till rätt plats. För att detta riktigt skall fastna skall vi göra en ny övning Öppna programmet Microsoft Excel, du hittar det under Start och Program. Placera markören i cellen med namnet A1 och skriv in följande text Min allra första Excel kalkyl, tryck ENTER två gånger och skriv i följande kalkyl: Autosumma Observera att i cellen A6 skriver man inte in ett tal utan man använder beräkningsfunktionen Autosumma för att räkna ihop de ovanstående cellvärdena. När du dubbelklickat på autosumma är det dags att spara Arbetsboken i mappen Excel på din disk. Gör på samma sätt som när du sparade Word filen med skillnaden att du nu går in i mappen Excel istället. Ge filen namnet den första kalkylen. Stäng Excel när du har slutfört övningen. ÖPPNA SPARADE FILER Ja då vet du hur du skall bära dig åt för att spara filer på angiven plats, men om man skall kunna arbeta med en dator så måste man ju också veta hur man skall hitta data, i nästa övning kommer vi att pröva oss på hur man söker sig fram till och sedan öppnar en fil som är sparad på en hårddisk eller diskett, gör så här: Starta Microsoft Word, Välj Arkiv och öppna, sök dig vidare in i mappkonstruktionen och till din mapp Word som ligger på ditt konto. Markera din IT-dagbok och klicka sedan på knappen Öppna eller tryck ned Enter. Filen aktiveras och du kan fortsätta att arbeta med filen. Som nästa steg skall vi öppna filen den första kalkylen som ligger i mappen Excel på din disk. Istället för att aktivera programmet och öppna filen från programmets öppna funktion så skall vi öppna filen direkt från Explorer, detta gör du på följande sätt: Starta Explorer om du inte redan har den öppen, om den ligger aktivitetsfältet kan du klicka på knappen för att maximera fönstret. Sök fram din mappstruktur på H:/ och klicka dej sedan in till mappen Excel. 28

29 Markera filen och Dubbelklicka på den. Alternativt kan du också markera den och sedan klicka ENTER för att starta programmet och filen. Stäng sedan filen utan att spara några ändringar. FLYTTA OCH KOPIERA FILER När man arbetar mycket med data, kanske spara ofta och mycket finns det naturligtvis en risk att man sparar filerna på fel plats, i fel mapp eller kanske t o m på fel disk. För att åtgärda detta behöver man naturligtvis inte starta filen och spara om den, man flyttar eller kopierar helt enkelt filen. Observera att en aktiv fil, dvs. en fil som används kan man inte arbeta med i Explorer. Man måste stänga filen innan man t ex kan flytta den från en enhet till en annan. För att detta skall bli lite tydligare skall vi göra några övningar i hur man flyttar och kopierar filer med hjälp av Explorer. FLYTTA FILER Aktivera Explorer, använd genvägen om du har en sådan. Klicka på pilen till höger om mappen IT1 tills alla mappar syns. Din första uppgift blir att flytta filen den första kalkylen från mappen Excel till en ny mapp som du döper till Dataregister. Börja med att markera mappen Filhantering, klicka sedan på knappen Ny mapp, namnge den och bekräfta med Enter. 29

30 Klicka på mappen Excel så att du ser filen den första kalkylen klicka en gång på filen för att markera denna. Klicka sedan på tangenterna CTRL + X (snabbfunktion för att klippa ut). Markera sedan mappen Dataregister, välj sedan tangentkombinationen CTRL + V (snabbfunktion för att Klistra in). Nu har du flyttat filen från en mapp till en annan genom att använda tangentkombinationer, du kan naturligtvis också göra detta med hjälp av Klipp ut och Klistra in som finns i Snabb-menyn, under högerklicket om du föredrar detta. KOPIERA FILER Om det skulle visa sig att du behöver två likadana filer men på olika platser går det naturligtvis bra att göra en kopia på originalfilen. Markera filen som ligger i mappen Word, välj tangentkombinationen CTRL + C (snabbfunktion för kopiera) markera sedan rotmappen H:/ och välj sedan CTRL + V för att klistra in kopian. Nu finns det en kopia av filen direkt på H:/, det går alltså alldeles utmärkt att spara direkt på en enhet, man måste inte ha en mapp för att det skall gå att spara filer på disken. Nu är ju dessa två sätt inte de enda, som vanligt när det gäller datorer kan man göra saker på många olika sätt, ett sätt som används ofta är den så kallade drag och släpp metoden, du tar tag i filen med vänster musknapp, drar sedan filen tills den mapp du vill ha filen i är markerad. Pröva! Använd filerna på din disk. Alternivt kan du använda höger musknapp, du kommer du att få en snabbmeny som gör att du kan välja mellan kopiera, flytta eller skapa genväg, smart! Obs!! Om man drar filen från en mapp till en annan, på samma enhet, t ex C:/ då flyttas filen. Om man däremot drar den från en enhet till en annan, t ex från H:/ till C:/, då skapas en kopia av filen, datorn är klok nog att inte ta bort en fil från en enhet. 30

31 Tips: Använd alltid Höger musknapp när du drar och släpper, då får du fram snabbmenyn som hjälper dig att välja rätt. 31

32 ARBETA MED KOMPRIMERADE FILER I den här övningen skall vi testa att Komprimera filer som har packats ner för att bli enkla att bifoga med e-post eller för att lägga upp i ftp arkiv. Börja med att söka fram mappen Zip-filer som finns lagrad i Program /Ovningar / Dan. Högerklicka på filen och välj Kopiera: Flytta till ditt konto H: och markera mappen Filhantering, klistra in den komprimerade mappen här. Högerklicka på den komprimerade mappen och välj Extrahera alla (observera att den komprimerade mappen storlek är 95 kb) 32

33 Filerna som var nerpackade packas nu upp i målmappen. Notera att mappen Paket15 nu är ca 500kb stor. (högerklicka på mappen och välj Egenskaper) gå sedan in i mappen för att titta på innehållet: Sortera filerna enligt typ och flytta sedan över Worddokumenten till mappen Word, BMP och Jpg bilderna till mappen Bilder osv. När filerna är lagda i rätt mapp går du först in i mappen Word, markerar alla dokumenten och högerklickar i markeringen. Välj alternaivet Skicka till och sedan Komprimerad mapp. 33

34 Namnge den komprimerade mappen Wordfiler och bekräfta med Enter. Repetera med de övriga filerna. Nu kan du göra följande övningar: 34

35 ÖVNINGSDEL OPERATIVSYSTEMET OCH FILHANTERING ÖVNING 1 Skapa Mappstrukturen till höger på din dators skrivbord: 1. Kopiera alla Excel filer som du kan hitta i mappen recept i Allman S: /Ovningar/Dan/ till mappen Microsoft Excel i din struktur. Sortera filerna enligt typ för att förenkla uppgiften. 2. Kopiera alla WPD-filerna till mappen WordPerfect i din struktur. 3. Komprimera alla Word-filer som finns i mappen Recept till mappen Microsoft Word. Namnet på den komprimerade mappen skall vara Dokument (om du först kopierar över filerna till ditt konto bör du radera dem efter att du skapat den komprimerade mappen.) 4. Kopiera alla PowerPoint- filerna till mappen PowerPoint. 5. Flytta filen AB SVERIGE från mappen Microsoft Excel till mappen Slask. 6. Ändra namnet på filen Böcker till Litteratur, filen borde du hitta i mappen PowerPoint i din struktur. 7. Namnändra mappen Slask till Skräp 8. Skapa en genväg till Excelfilen Bondsallad, genvägen skall ligga i rot- katalogen Min dator. 9. Kopiera filen Gissa från mappen WordPerfect till mappen Microsoft Word 10. Skapa ett nytt worddokument i mappen Ordbehandling och döp den till Svarsblankett. aktivera en numrerad lista och besvara följande frågor. 11. Varför är det viktigt att filen har rätt filtillägg? Skriv in ditt svar (a, b, c eller d) i svarsblanketten. (a) För att filen kopplas ihop med rätt program (b) För att skydda filen för ändringar (c) För att kunna kopiera filen från en mapp till en undermapp (d) För att hindra att filen raderas från en mapp 12. Vilket av följande alternativ beskriver hur komprimering påverkar filer? Skriv in ditt svar (a, b, c eller d) (a) Filerna blir mindre (b) Filerna raderas (c) Filernas antal ökar (d) RAM växer 13. Spara dokumentet och skapa sedan en genväg till dokumentet direkt i din mapp Min Dator. 14. Komprimera mappen Min dator och bifoga till dan.haldin@gymnasium.ax 35

36 ÖVNING 2 Öppna dokumentet Wallenbergare, du hittar filen under Ovningar/Dan/Microsoft Word. 1. Räkna om receptet för 10 personer. (använd tillämpningsprogrammet Kalkylatorn.) Använd kopiering av det rätta svaret och klistra in i worddokumentet det nya värdet. 2. Spara resultatet i rotmappen på ditt konto, dvs direkt under H:/ med namnet Wallenbergare 10 pers. stäng sedan Programmet. 3. Skapa en mapp på ditt skrivbord, ge den namnet Övning 2 4. Aktivera Wallenbergare 10 pers och spara sedan om filen i mappen Övning 2 som nu finns på ditt skrivbord. 5. Skapa en undermapp till Övning 2 som du ger namnet ECDL test 6. Sök fram mappen 2paket som finns på enheten Allman S:/Ovningar / Dan. Kopiera filen Paket.zip till din mapp ECDL test Extrahera filerna. 7. Skapa en undermapp till ECDL test och ge den namnet Gamla filer och flytta sedan över alla filer från ECDL test som är skapade 1996 eller tidigare till undermappen Gamla filer 8. Skapa en ny undermapp till Övning 2 och ge den namnet Dokument, flytta sedan över alla Word filer du hittar i mappen ECDL test till den nya mappen. 9. Skapa en mapp med namnet Excel-arbetsböcker som en underkatalog till Övning Kopiera alla Excel filer som finns i ECDL test till mappen. 11. Skapa en ny mapp på samma nivå som ECDL test, ge den namnet Nöje 12. Skapa en genväg till Programmen Windows Media Center i mappen Nöje (använd sök) 13. Du borde ha en fil med namnet decemberbris någonstans i din struktur, sök fram den, kopiera den och lägg kopian i din rot katalog, byt sedan namn på filen till Kristmånad.doc. 14. Öppna ett nytt Word dokument och skriv lite kort om dig och vad just du använder datorer till, hur många timmar per dag använder du datorn och vilken plattform dv. Operativsystem använder du? 15. Spara filen med namnet Jag och min dator i mappen Dokument i din struktur. 16. Kontrollera nu hur många filer och mappar som finns i mappen ECDL test genom att ta fram egenskaperna för mappen. Skicka svaren till dan.haldin@lyceum.ax 36

37 ÖVNING 3 Skapa följande mappkonstruktion Tips: När du skapar stora mappkonstruktioner bör man jobba från vänster till höger, dvs. när du skapat mapparna Slutövning och Datakort så fortsätter du med att skapa all mappar som skall ligga i mappen Datakörkort (Access, Adobe, Excel osv.) Lättare att hålla ordning och risken för slarvfel minskas. När du är klar med mappkonstruktionen skall du kopiera filerna från mappen Allman S: / Ovningar / Dan / slutövning till rätt mapp. Se till att du har aktiverat Detaljerad lista så du kan sortera enligt typ Namnändra excel-arbetsboken Bok 1 till Lista Komprimera sedan alla Excelfiler till en komprimerad mapp som du namnger Arbetsböcker.zip Öppna Microsoft Excel, skapa en ny arbetsbok och skriv in följande kalkyl Momstabell Produkt Pris exkl. moms moms Pris inkl moms Burana 400 mg 22,40 8% Formel =B3*C3+B3 Ford Escort 18000,00 22% Formel =B4*C4+B4 Kokbok 123,80 17% Formel =B5*C5+B5 (Beräkningsformel =pris exkl. moms * moms + pris exkl. moms. ) När du är klar med kalkylen skall du spara den i mappen Kalkyl i din mappstruktur. Ge den namnet Momstabell. Du bör ha en fil i din struktur med namnet En spökhistoria, det är en Word fil så sök den under mappen Microsoft Word, ändra namnet på dokumentet till Rysare. Radera Excel-filerna Firma och Bo Haag från din struktur. Öppna Microsoft Word och skriv in Nu kan jag de grundläggande funktionerna i Windows 7 och filhantering. Infoga också en clip-art bild i form av en smiley: Spara sedan filen i mappen Slutövning, med namnet Färdig.docx. Komprimera mappen Slutövning till Slutöving.zip och lämna in i inlämningsmappen på Fronter 37

38 ORDBEHANDLING MED MICROSOFT WORD Ordbehandlingsprogrammet Microsoft Word används när du skall skriva och redigera text i dokument, fil - förkortningen för en vanlig Word -fil är.docx. I Microsoft Word kan du också ändra teckensnitt, teckenstorlek, stil och använda rättstavning grammatik funktioner. Du kan komplettera ditt dokument med bilder, tabeller och kantlinjer. Du kan också lätt skapa din egen hemsida med hjälp av guider, detta och massor av andra saker kan göras med Microsoft Word. STARTA MICROSOFT WORD Klicka på Knappen Start, peka på Allman S: och välj sedan gruppen Microsoft Office följt av Microsoft Word WORD -FÖNSTRET Det första som du ser när du startar Microsoft Word är en tom sida, detta blir ett Word dokument när du sparar det. Om du skriver ett långt dokument så kommer sidor att läggas till efterhand som dokumentet kräver mer utrymme. I bilden nedan ser du några av de vanligaste delarna av fönstret Microsoft Word Snabbåtkomst Menyflikar Linjal Insättningspunkten 38

39 TEXT ENLIGT ORDBEHANDLINGENS PRINCIPER Skriv in nedanstående text, använd inte ENTER för att byta rad, ENTER får endast användas när du byter stycke, t ex efter ordet atmosfären, som är det sista ordet i det första stycket. Om man någon gång vid ett festligt tillfälle, t.ex. firandet av en födelsedag, saknar ett satsämne, kan man alltid inleda en konversation om vädret. Vare sig det för tillfället är soligt eller regnigt väder kan man känna sig säker på att bordsgrannen har en åsikt om situationen i den nedre delen av atmosfären. Dåligt väder Vad som verkar vara en överväldigande majoritet anser att regnigt väder är liktydigt med dåligt väder. Samma falang hävdar att soligt och varmt väder är bra väderlek. Vill man föra ett lugnt och stillsamt samtal bör man följdriktigt uttrycka sig i uppskattande ordalag om det aktuella vädret om det för tillfället är soligt. Vill du däremot vara en smula provokativ kanske för att väcka en slumrande gäst ska du bara påstå att du älskar regniga och blåsiga somrar så mycket, att du alltid tar på dig shorts när de första regndropparna faller och går ut i väntan på att en stor vattenpöl ska bildas där du din vana trogen kan vältra dig. SPARA TEXT Klicka på menyn Arkiv och välj där alternativet Spara. Följande fönster aktiveras: Det första vi skall göra är att vi skall söka fram rätt enhet Välj alternativet H:/xxxxx om du inte redan är där. Klicka sedan på knappen Skapa mapp. Ge den nya mappen namnet Microsoft Word och bekräfta med ENTER. Observera att du kommer in i mappen direkt, ge filen namnet TEXTEN, klicka sedan på knappen Spara. 39

40 SPARA EN KOMPLETTERAD TEXT. När man skriver längre texter så blir det automatiskt så att man kommer att uppdatera filen med jämna mellanrum. Detta gör du genom att använda alternativet Spara, som också finns som ett snabbmakro i form av en knapp: Det som händer när du klickar på knappen eller väljer alternativet Spara är att den gamla filen skrivs över och ersätts av den nya. Ett bra alternativ till snabbsparaknappen är kommandot CTRL + S via tangentbordet. SPARA EN ÄNDRAD TEXT Funktionen Spara som använder man sig av om man t ex vill ha flera olika varianter av en text. Du kanske gör ändringar i en text men är osäker på om det är till det bättre, då kan du spara den nya versionen med ett annat filnamn. UPPGIFT:1.1 Öppna filen TEXTEN. Placera markören längst ned i texten och klicka sedan på ENTER. Skriv in ditt för och efternamn och Snabbspara sedan texten. Stäng filen. Filen uppdaterades och nästa gång du öppnar Texten så kommer ditt namn finnas längst ned i dokumentet. UPPGIFT 1.2 Öppna filen TEXTEN på nytt. Placera insättningspunkten på rad 1 skriv in rubriken Festligheter och klicka sedan på Enter. Placera markören mitt i det andra stycket, mellan Orden Soligt och Vill, tryck sedan ned ENTER för att skapa ett nytt stycke. Klicka på Arkiv och välj alternativet Spara som. Ge filen namnet TEXTEN ÄNDRAD och klicka sedan på knappen Spara. Stäng filen och aktivera Utforskaren Klicka på ditt konto och dubbelklicka sedan på mappen Microsoft Word, observera att det nu finns två filer i mappen. Vi skall nu titta närmare på redigerings funktioner i Microsoft Word, Öppna filen TEXTEN ÄNDRAD 40

41 Festligheter Om man någon gång vid ett festligt tillfälle, t.ex. firandet av en födelsedag, saknar ett satsämne, kan man alltid inleda en konversation om vädret. Vare sig det för tillfället är soligt eller regnigt väder kan man känna sig säker på att bordsgrannen har en åsikt om situationen i den nedre delen av atmosfären. Dåligt väder Vad som verkar vara en överväldigande majoritet anser att regnigt väder är liktydigt med dåligt väder. Samma falang hävdar att soligt och varmt väder är bra väderlek. Vill man föra ett lugnt och stillsamt samtal bör man följdriktigt uttrycka sig i uppskattande ordalag om det aktuella vädret om det för tillfället är soligt. Vill du däremot vara en smula provokativ kanske för att väcka en slumrande gäst ska du bara påstå att du älskar regniga och blåsiga somrar så mycket, att du alltid tar på dig shorts när de första regndropparna faller och går ut i väntan på att en stor vattenpöl ska bildas där du din vana trogen kan vältra dig. Dan Haldin FORMATERA STYCKE Vi vill att varje stycke skall ha ett avstånd efter varje Enterslag så att styckeindelningen blir tydlig. Markera hela texten genom att klicka i gruppen Redigering längs till höger på Startfliken och välj därifrån alternativet Markera, följt av Markera alla: Alternativt kan du använda snabbkommandot CTRL + A eller trippelklicka ute till vänster om texten i det s.k. markeringsområdet. Sätt fokus på området Stycke: Klicka på knappen för att visa dialogrutan stycke, formatera sedan enligt nedanstående bild: 41

42 Avståndet efter på 12 pt Radavstånd 1,5 Bekräfta med OK, detta resulterar i att du får en tydliare styckindelning, det är alltså Enterslaget som talar om för Programmet när avståndet skall användas EX EFTER FORMATERING: Festligheter Om man någon gång vid ett festligt tillfälle, t.ex. firandet av en födelsedag, saknar ett satsämne, kan man alltid inleda en konversation om vädret. Vare sig det för tillfället är soligt eller regnigt väder kan man känna sig säker på att bordsgrannen har en åsikt om situationen i den nedre delen av atmosfären. Dåligt väder Vad som verkar vara en överväldigande majoritet anser att regnigt väder är liktydigt med dåligt väder. Samma falang hävdar att soligt och varmt väder är bra väderlek. Vill man föra ett lugnt och stillsamt samtal bör man följdriktigt uttrycka sig i uppskattande ordalag om det aktuella vädret om det för tillfället är soligt. Vill du däremot vara en smula provokativ kanske för att väcka en slumrande gäst ska du bara påstå att du älskar regniga och blåsiga somrar så mycket, att du alltid tar på dig shorts när de första regndropparna faller och går ut i väntan på att en stor vattenpöl ska bildas där du din vana trogen kan vältra dig. Dan Haldin 42

43 FORMATERA TECKEN Nästa redigering vi skall göra är textens teckensnitt och grad. Man måste markera den text som man vill redigera, i detta fall är det hela texten och då kan man använda sig av ett snabbkommando. Tryck ned tangenterna CTRL + A Hela texten markeras Klicka på listpilen där det står Calibri (Brödtext) Tryck ned tangenten G, det första teckensnittet på G visas,välj teckensnittet Garamond genom att klicka på det. Klicka sedan på teckengraden och ändra den till 14. Snabbspara texten genom att klicka på sparaknappen Som standard finns ett stort antal olika teckensnitt, man kan också installera fler om man skulle ha behov för detta. Installation av teckensnitt görs från Kontrollpanelen / teckensnitt. Här väljer man sedan Arkiv och alternativet Installera nytt teckensnitt. JUSTERING AV TEXT I Microsoft Word kan man justera texten enligt 4 olika standard justeringar. Höger- vänsterjusterad, centrerad eller Marginaljusterad. Placera markören i stycke 1 och klicka sedan på knappen Centrera: Observera att hela texten i stycke 1 centreras som i exemplet nedan: Om man någon gång vid ett festligt tillfälle, t.ex. firandet av en födelsedag, saknar ett satsämne, kan man alltid inleda en konversation om vädret. Vare sig det för tillfället är soligt eller regnigt väder kan man känna sig säker på att bordsgrannen har en åsikt om situationen i den nedre delen av atmosfären. Klicka någonstans i stycke 2 och välj sedan Högerjustera 43

44 Observera att det är den högra marginalen som blir rak: Vad som verkar vara en överväldigande majoritet anser att regnigt väder är liktydigt med dåligt väder. Samma falang hävdar att soligt och varmt väder är bra väderlek. Vill man föra ett lugnt och stillsamt samtal bör man följdriktigt uttrycka sig i uppskattande ordalag om det aktuella vädret om det för tillfället är soligt. Placera slutligen markören i stycke tre och välj Marginaljustera: Observera att texten får två raka marginaler Vill du däremot vara en smula provokativ kanske för att väcka en slumrande gäst ska du bara påstå att du älskar regniga och blåsiga somrar så mycket, att du alltid tar på dig shorts när de första regndropparna faller och går ut i väntan på att en stor vattenpöl ska bildas där du din vana trogen kan vältra dig. Tryck ned tangenterna CTRL+A för att markera hela texten och välj sedan Marginaljustera, snabbspara dokumentet. Ex: Festligheter Om man någon gång vid ett festligt tillfälle, t.ex. firandet av en födelsedag, saknar ett satsämne, kan man alltid inleda en konversation om vädret. Vare sig det för tillfället är soligt eller regnigt väder kan man känna sig säker på att bordsgrannen har en åsikt om situationen i den nedre delen av atmosfären. Dåligt väder Vad som verkar vara en överväldigande majoritet anser att regnigt väder är liktydigt med dåligt väder. Samma falang hävdar att soligt och varmt väder är bra väderlek. Vill man föra ett lugnt och stillsamt samtal bör man följdriktigt uttrycka sig i uppskattande ordalag om det aktuella vädret om det för tillfället är soligt. Vill du däremot vara en smula provokativ kanske för att väcka en slumrande gäst ska du bara påstå att du älskar regniga och blåsiga somrar så mycket, att du alltid tar på dig shorts när de första regndropparna faller och går ut i väntan på att en stor vattenpöl ska bildas där du din vana trogen kan vältra dig. 44

45 FORMATERA MED FET, KURSIV ELLER UNDERSTRUKEN Som nästa steg skall vi titta lite närmare på Formaterings-knapparna för fet, kursiv och understruken text. Placera markören i ordet festligt på första raden och välj Fetstil. Markera rubriken Dåligt väder och gör den Fet och Understruken. Markera hela det sista stycket och gör det Kursivt. Festligheter Om man någon gång vid ett festligt tillfälle, t.ex. firandet av en födelsedag, saknar ett satsämne, kan man alltid inleda en konversation om vädret. Vare sig det för tillfället är soligt eller regnigt väder kan man känna sig säker på att bordsgrannen har en åsikt om situationen i den nedre delen av atmosfären. Dåligt väder Vad som verkar vara en överväldigande majoritet anser att regnigt väder är liktydigt med dåligt väder. Samma falang hävdar att soligt och varmt väder är bra väderlek. Vill man föra ett lugnt och stillsamt samtal bör man följdriktigt uttrycka sig i uppskattande ordalag om det aktuella vädret om det för tillfället är soligt. Vill du däremot vara en smula provokativ kanske för att väcka en slumrande gäst ska du bara påstå att du älskar regniga och blåsiga somrar så mycket, att du alltid tar på dig shorts när de första regndropparna faller och går ut i väntan på att en stor vattenpöl ska bildas där du din vana trogen kan vältra dig. Dan Haldin 45

46 ÄNDRA SKIFTLÄGE Det är inte helt ovanligt att man i misstag ibland råkar skriva in text med CAPS LOCK tangenten nedtryckt, detta resulterar i att man får texten i VERSALER, dvs. stora bokstäver. Det är lätt fixat i Word, markera texten som skall ändras, klicka på knappen Ändra skiftläge och välj växla skiftläge. Testa också med alternativet gemener dvs. små bokstäver, välj slutligen alternativet Inledande versal i mening. FORMATMALLAR När man skriver texter i Word så bör man alltid använda sig av formatmallar. Formatmallen har en bestämd egenskap t ex ett vist teckensnitt, färg och storlek, den kan innehålla ett annat radavstånd, m.m. Orsaken att man skall använda mallar är den att många av Programmets funktioner kräver mallar för att fungera på rätt sätt, t ex om du vill skapa en innehållsförteckning så är den med fördel baserad på ett rubrikformat som har använts när texten har skrivits. Vi börjar med att ange en formatuppsättning för texten genom att klicka på knappen Ändra format: Välj alternativet Modernt genom att klicka på det 46

47 Markera Rubriken Festligheter och klicka på listpilen för att välja en rubrikmall: Använd alternativet Rubrik 1: Markera mellan rubriken Dåligt väder och ändra till format mallen Rubrik 2. Snabbspara filen genom snabbkommandot CTRL + S Se exempel (observera att du kanske behöver ändra brödtextens format tillbaka till normal) UTSKRIFTSFORMAT Som standard i Word är Marginalerna för dokumentet inställt på 2,5 cm runtom, det innebär att texten börjar 2,5 cm in på pappret, räknat från vänster, texten kommer också automatiskt att byta rad vid ca 2,5 cm från högermarginal. För att ändra på marginalerna för dokumentet kan man antingen välja fliken Sidlayout följt av Marginaler: 47

48 Alternativt kan du klicka på knappen Utskriftsformat, eller så kan man klicka i den grå zonen vid linjalen och aktivera Utskriftsformatet: Ändra marginalerna enligt bilden: observera att du också här kan välja om pappret skall vara liggande eller stående format. Vi kör med stående i den här övningen så du kan klicka OK när du har gjort marginalinställningarna. INDRAG Indrag kan göras i texten för att formatera texten enligt olika standarder. En standard som används ofta i affärsbrev är att man använder sidorubriker och sedan lägger brödtexten i ett vänsterindrag på t ex 2 cm. Man kan också lägga in ett indrag på första raden i varje nytt stycke. Vi prövar på vår egen text. (obs Indrag är styckebaserat, Marginalerna är avsnittsbaserade och man skall inte blanda ihop dessa två). Vi börjar med att göra en splittrad markering av vår brödtext, detta görs enklast med hjälp av markeringsfältet och tangenten CTRL: Markera det första brödtextstycket, tryck ner CTRL och markera sedan de två återstående styckena. 48

49 Klicka på fliken Start, klicka sedan på knappen formatera stycke: Nedanstående dialogruta aktiveras på nytt: Vänster och höger Indrag Hängande och Indrag av första raden Radavstånd 49

50 Lägg in ett vänsterindrag på 1 cm, ett höger indrag på, 1 cm och ett indrag av första raden på1 cm. Passa också EX: på att andra radavståndet om du inte gjorde det tidigare och kontrollera avstånden. Spara om filen men namnet Redigerad Text i din övningsmapp. 50

51 EXTRA ÖVNING INDRAG Öppna dokumentet Sommardag som finns lagrat i mappen Allman S: / Ovningar / Dan / Microsoft Word: Sätt in ett indrag på första raden på 1,5 cm för hela texten. Använd menyn styckeformatering. Klicka på OK. Testa sedan att Ändra till ett hängande indrag på 4 cm och se vad som händer med texten. Komplettera med passande sidorubriker och använd sedan tabb -tangenten för att flytta första radens text till indragets position. Stäng dokumentet när du har experimenterat färdigt. 51

52 KOPIERA TEXT I nästa del skall vi arbeta med några av sidhuvudets funktioner, bl.a. Sidnummer, därför är det viktigt att vi får lite fler sidor i vårt dokument. Detta gör vi enklast genom att vi använder det vi redan har. Markera Brödtexten och rubriken Dåligt väder, använd sedan snabbkommandot CTRL + C för att kopiera markeringen. Avmarkera sedan texten genom att klicka någonstans utanför texten Flytta insättningspunkten till slutet av dokumentet och infoga en tom rad mellan sista stycket och ditt namn, kör sedan snabbkommandot CTRL +V för att klistra in. Upprepa tills du har totalt 3 sidor med text. Spara om dokumentet med det nya namnet TEXTEN LÅNGVERSION SÖK OCH ERSÄTT FUNKTIONEN I Microsoft Word finns en effektiv sökfunktion som man kan använda sig av om man t ex söker efter några speciella ord i en skriven text. Vi gör några sökningar i texten som vi arbetat med, om du stängt filen TEXTEN LÅNGVERSION bör du öppna den på nytt. I texten har man vid ett tillfälle använt sig av ordet satsämne, vi skall ändra detta till samtalsämne genom att använda sök funktionen och sedan Ersätt- funktionen. Gör så här: Placera markören någonstans i texten, klicka på fliken Start och sök fram området Redigering. 52

53 Där väljer du knappen Ersätt. Följande fönster aktiveras: Skriv in ordet du söker och ordet du vill ersätta det med. Klicka sedan på knappen Sök nästa. Det första alternativet som passar in på sökordet markeras. Klicka på knappen Ersätt, detta resulterar i att ordet satsämne byts ut till samtalsämne och datorn söker automatiskt upp följande ord som passar in på sökordet. I detta fall finns mellan 5 och 7 alternativ så om man vill kan man ersätta alla med ett klick på Ersätt alla. SIDNUMMER OCH DATUM När man skriver längre dokument så kan det finnas fördelar med att kunna numrera sidorna i dokumentet, detta har Word löst på ett mycket smidigt sätt genom att lägga in en egen funktion för just detta under Infoga menyn. För att man skall kunna se sidnummer krävs dock att man har fler än en sida. Öppna filen TEXTEN LÅNGVERSION. Markera hela texten med CTRL + A, ändra i styckeformateringen så att inga endast första raden indraget används, ta alltså bort höger och vänster indragen. Klicka på fliken Infoga, sök fram gruppen Sidhuvud/sidfot: Klicka på knappen Sidnummer: 53

54 Klicka på alternativet Nederst på sidan och välj Oformaterat Nummer 2 i listan. 54

55 SPALTER En annan bra och enkel funktion är Microsoft Words funktion för att skapa spalter, denna funktion hittar du under Fliken Sidlayout och gruppen Utskriftsformat: När man skall formatera en text bör man komma ihåg att markera det område som man vill ändra. Om man tänker ändra hela texten behöver man inte markera, det sköter Programmet själv om, vi övar: Markera brödtexten och underrubrikerna Dåligt väder. välj alternativet Spalter i gruppen Utskriftsformat, Välj sedan alternativet Fler spalter längst ner följande fönster aktiveras: Klicka i rutan om du vill ha en linje mellan spalterna. Ställ in enligt mallen ovan och klicka sedan OK Dokumentets layout ändras och du får nu två spalter på brödtext och underrubriker, Huvud rubriken däremot ligger kvar på en spalt. Ex. 55

56 ÄNDRA SPALTBREDD Om du inte är nöjd med utseendet på spalterna kan du själv göra inställningar för hur breda de ska vara genom att dra i spaltdelaren på linjalen. Öppna Visa-menyn och välj Linjal om inte linjalen redan är synlig. Ta med muspekaren tag i det gråmarkerade området mitt på linjalen, tryck ned musknappen och dra avdelaren åt det håll som önskas. Om det behövs kan du naturligtvis också justera ytterkanterna på dina spalter genom att ändra inställningarna för utskriftsformat antingen genom att dra i de yttre marginalmarkeringarna på linjalen eller också genom att öppna dialogrutan Utskriftsformat och göra önskade inställningar där. FÖRHANDSGRANSKA DOKUMENT Vi skall ta och förhandsgranska dokumentet för att se hur det ser ut: Klicka på listpilen som finns till höger om snabbåtkomstfältet och bocka för att du vill använda Förhandsgranska och skriv ut: Klicka på ikonen för förhandsgranskning: Fönstret ändras och du ser en förhandsgranskning av hur dokumentet kommer att se ut vid en utskrift i den högra delen av fönstret och du har olika inställningar som kan göras i den vänstra delen. Vi ska inte skriva ut nått ännu så avbryt utskriften genom att gå tillbaka till Menyfliken Start. Exempel på nästa sida: 56

57 CLIPART OCH BILDOBJEKT. Ok nu har vi tittat på textbehandling och vet hur man kan formatera om texten att den får ett utseende som vi tycker är OK. Det finns dock ett talesätt som säger att en bild säger mer än tusen ord. Därför har det nu blivit dags att ta in lite bilder i vår text. Microsoft Office har något som de kallar för Clipart Gallery. Detta galleri innehåller allt från streckgubbar till fotografin. Vi skall infoga en bild i vår text, gör så här: Placera markören i blind raden mellan stycke 1 och 2 välj sedan fliken Infoga följt av ClipArt från gruppen Illustrationer: Åtgärdsfönster ändras och paletten ClipArt aktiveras: Skriv in sökordet Direktör och klicka sedan på knappen Sök: 57

58 Infoga bilden genom att klicka på den med vänster musknapp, om du klickar på litsmenyn som dyker upp när du pekar på bilden kan du välja olika egenskaper för bilen Klicka på en av bilderna för att infoga: När bilden sedan har infogats så är det i form av ett objekt, det fungerar i stort sett som ett vanligt tecken. För att kunna arbeta med bilderna på ett enkelt och smidigt sätt skall vi därför frilägga bilden. Observera att när bilden är markerad har du fått en ny flik som ligger längst ut till höger som kallas för Bildverktyg i detta verktygsfält kommer du nu att hitta alla de verktyg som du kommer att behöva för att formatera bilden så att den fungerar bra i texten. Vi börjare med att frilägga bilden så att den inte sitter fast i insättningspunkten. För detta använder vi funktionen Radbyte som du hittar i gruppen Ordna. 58

59 Klicka på knappen och välj därifrån alternativet Tätt, detta resultera i att bilden blir flytande i förhållande till texten. Genom att ta tag i bilden med markören kan man sedan flytta bilden till det rätta läget. Inställningen gör också så att texten formas runt bilden som i exemplet nedan. Gå in och bekanta dig med de olika funktionerna i verktygsfältet Bildobjekt, använd bilden som du infogat som experimentbild. Avsluta med att återställa bildläget till Tätt och snabbspara sedan filen Spalter (CTRL + S), stäng sedan dokumentet. Använd gärna snabbkommandot CTRL + Z för att ångra mellan ändringarna när du experimenterar med bilden. 59

60 EXTRA ÖVNING BILDREDIGERING: Öppna filen bildredigering.doc från övningsmappen. Ändra i bildlayouten så att den blir och se ut som i exemplet nedan: 60

61 TABBAR Nästa steg i Microsoft Word måste nog bli Tabbarna. Tabbar är ett verktyg som man i första hand använder sig av när man skriver olika typer av listor. Dessa tabbar används också ofta när man skriver någon form av affärsbrev eller andra typer av dokument som följer någon standard. I Microsoft Word finns det så kallade standard tabbar, dessa tabbar har inställningen 2,3 cm. Standardtabbar kan man ändra om man går in och formaterar gruppen Stycke och väljer Tabbar: ÄNDRA STANDARDTABBAR Börja med att skapa ett helt nytt dokument, CTRL+N är kanske det snabbaste sättet. Ändra på Standardtabbarna i dokumentet till 3 cm, standardavståndet hittar du uppe till höger i dialogrutan Tabbar. Du kan antingen klicka upp/ner värdet eller så skriver du in ett värde. 61

62 Standardtabbavstånd Klicka på OK för att bekräfta inställningen När du kommer in i ett nytt dokument står markören automatiskt i tabbläge noll, genom att klicka på Tabbtangenten, (den tangent som ligger längst ut till vänster med två pilar på), flyttas markören till tabbläge nr 1 dvs. 3 cm in. Klicka man en gång till flyttas den till tabbläge nr 2. (6 cm) osv. Skriv in fältrubriken Produkt, i T-noll klicka en gång på tabbtangenten, skriv in fältrubriken Nummer klicka på TABB en gång, skriv in Pris och klicka därefter på ENTER. Skriv sedan in följande under rubrikerna: Produkt Nummer Pris AST 750Mhz AST 900Mhz AST 1100Mhz Du har nu använt dig av standardtabbar med standardavståndet 3 cm. 62

63 SPECIAL TABBAR. Det vanligaste när man skriver affärsbrev och listor är att man använder standardtabbar. Det finns också något som man brukar kalla specialtabbar, dessa tabbar kan aktiveras på två sätt, antingen under Tabbar i gruppen Stycke eller så använder man tecknen på linjalen: Vänsterställt tabbstopp Centrerat tabbstopp Högerställt tabbstopp Decimal tabbstopp Fälttab För att klargöra användningsområdet för specialtabbar gör vi följande övning: Skriv in nedanstående tabell, använd standardtabb 3 cm Produkt typ Antal Pris Summa Acer Acer HP RW Canon Som du kan se så är den vänstra kanten på alla kolumner rak, dvs. vi har använt oss av Vänstertabbar. Nu skall vi använda oss av specialtabbar för att ändra denna lista, börja med att markera hela listan med CTRL + A. Klicka en gång på knappen specialtabb för att växla tabb, du får en centrumtabb aktiverad, klicka sedan på linjalen där du vill ha tabben 3,5 cm. Observera att det är endast siffrorna under Antal samt rubriken Antal som påverkas, denna information är skriven i T 1, och vi har just ersatt standard T1 med en centrumtabb. 63

64 Klicka en gång till på knappen specialtabbar för att välja högertabb och klicka sedan på linjalen på ca 7 cm och sedan på ca 10 cm detta ändrar T2 och T3 till högertabbar som i exemplet nedan. Produkt typ Antal Pris Summa Acer Acer HP RW Canon UTFYLLNADSTECKEN Specialtabbarna har också den speciella egenskapen att man kan lägga in stödlinjer, denna egenskap används ofta i t ex innehållsförteckningar. Detta skall vi testa att använda i produktlistan som vi skapat. Vi börjar med att plocka fram dialogrutan för att formatera tabbar, antingen genom att klicka på listbilen vid gruppen stycke och sedan klicka på knappen tabbar eller alternativt kan vi dubbelklicka på någon av specialtabbarna på linjalen. Observera att om vi skall lägga stödlinjer på samtliga rader måste vi först markera alla dessa rader, om vi endast har insättningspunkten i en rad så är det endast denna rad som kommer att förändras. Markera alltså samtliga rader i listan. Dubbelklicka på någon av tabbarna så att dialogrutan tabbar aktiveras. Markera den första specialtabben och bocka för utfyllnadstecken av modellen 2 Bekräfta med Ange. Upprepa sedan förfarandet med tabb 2 och tabb 3, kom ihåg att klicka på Ange varje gång. Bekräfta sedan med OK Ex: 64

65 Produkt typ... Antal... Pris... Summa Acer Acer HP RW Canon EX ÖVNING TABBAR Skapa ett nytt dokument. Ställ in en högerställd tabb med utfyllnadstecknet heldragen linje vid 9cm, en likadan vid 16cm. Skriv sedan in nedanstående text, spara med dokumentnamnet mera tabbar. Kundnummer Företag: Namn: Telefon: Postadress: Ort: EX ÖVNING 2 TABBAR Öppna dokumentet tabbe.doc som finns lagrad i mappen Microsoft Word på Allman S: / Ovningar / Dan. Korrigera listan så att den får följande utseende, Använd dig av specialtabbar med för att fixa uppgiften. SKAPA TABELLER Man kan skapa tabeller snabbt och lätt i Microsoft Word. Du kan antingen använda knappen infoga tabell och rita upp det antal kolumner och rader som du vill använda. Du kan också rita tabell mera fritt med hjälp av verktygsfältet Tabeller och kantlinjer. Genom att formatera, redigera och dela upp dina tabeller i flera, kan du få ett mycket överskådligt och proffsigt utseende på din tabell. 65

66 Du kan också infoga en tabell genom att klicka på menyn Tabell och där välja alternativet Infoga tabell, följande fönster aktiveras: Skapa ett nytt dokument. Infoga en ny tabell genom att välja fliken Infoga följt av Infoga tabell: Nedanstående dialogruta aktiveras: Ange antalet 5 kolumner och antalet 5 rader, klicka sedan på OK. Följande tabell skapas: Tabellen är uppbyggd med så kallade Celler, som man sedan kan förflytta sig igenom att använda piltangenterna. Skriv in följande information i tabellen. 66

67 Förnamn Efternamn Adress Telefon nr E-postadress Teresa Tjärman Södergatan Åsa Enning Västervik asa@pp.inet.fi Klas Hellman Mariagränd klas@pp.inet.fi Thomas Hellström Blåsippagränd tompa@aland.net Spara tabellen med namnet Tabell på din disk. Marker den övre raden och gör den fetstil, centrerad. Markera de fyra återstående raderna och kursivera texten och ändra teckenfärgen till röd genom att klicka på listpilen invid knappen teckenfärg i gruppen tecken, och välj därifrån en klarröd färg. Förnamn Efternamn Adress Telefon nr E-postadress Teresa Tjärman Södergatan tessa@pp.inet.fi Åsa Enning Västervik asa@pp.inet.fi Klas Hellman Mariagränd klas@pp.inet.fi Thomas Hellström Blåsippagränd tompa@aland.net Kalle Karlsson har senare kommit in i gruppen och måste få en egen rad i tabellen, för att infoga en ny rad i tabellen klickar först någonstans i tabellen, Som du kanske märker så dyker det nu upp en ny flik i Microsoft Word, fliken Tabellverktyg som innehåller två separata flikar, Design och Layout. 67

68 Fliken Design: Fliken Layout: Se till att fliken Layout är aktiv, klicka på den första posten dvs Teresa och klicka sedan på knappen infoga nedanför: En ny tom rad dyker upp mellan Teresa och Åsa. Registrera sedan den nya posten: Kalle... Förnamn Efternamn Adress Telefon nr E-postadress Teresa Tjärman Södergatan Kalle Karlsson Villagränd kalle@pp.inet.fi Åsa Enning Västervik asa@pp.inet.fi Klas Hellman Mariagränd klas@pp.inet.fi Thomas Hellström Blåsippagränd tompa@aland.net På samma sätt kan du infoga nya kolumner i tabellen, då väljer du antingen till höger om markören eller till vänster. Placera markören i en av cellerna i kolumnen Adress, välj Layout, Infoga ny kolumn till höger och skriv in: Ort SALTNÄS MARIESTAD SALTNÄS KUDDNÄS SALTNÄS TABELLFORMATERING För att förändra tabellens format använder vi menyn Tabell. Börja med att markera kolumnerna Telefon nr och E-postadress, klicka på fliken Layoutl och välj sedan alternativet Ta bort, Kolumner. 68

69 Markera hela tabellen, klicka på fliken Layout och välj alternativet Autopassa, välj där alternativet Autopassa fönster: Förnamn Efternamn Adress Ort Teresa Tjärman Södergatan 23 SALTNÄS Kalle Karlsson Villagränd 1 MARIESTAD Åsa Enning Västervik 4 SALTNÄS Klas Hellman Mariagränd KUDDNÄS Thomas Hellström Blåsippagränd SALTNÄS 69

70 Markera på nytt tabellen och välj alternativet Autopassa innehåll Förnamn Efternamn Adress Ort Teresa Tjärman Södergatan 23 SALTNÄS Kalle Karlsson Villagränd 1 MARIESTAD Åsa Enning Västervik 4 SALTNÄS Klas Hellman Mariagränd KUDDNÄS Thomas Hellström Blåsippagränd SALTNÄS Markera tabellen på nytt, välj sedan verktyget Höjd under gruppen Cellstorlek, änder höjden på cellerna till 1cm. Förnamn Efternamn Adress Ort Teresa Tjärman Södergatan 23 SALTNÄS Kalle Karlsson Villagränd 1 MARIESTAD Åsa Enning Västervik 4 SALTNÄS Klas Hellman Mariagränd KUDDNÄS Thomas Hellström Blåsippagränd SALTNÄS Se till att tabellen fortsättningsvis är markerad och välj sedan att justera texten i cellerna så att den ligger i mitten och dessutom är centrerad genom att klicka på verktyget i gruppen Justering under fliken Layout. 70

71 TABELLDESIGN Vi har nu tittat igenom de flesta alternativen under fliken Layout, vi ska nu bekanta oss med fliken Design som används när vi vill sätta färger och effekter på vår tabell Markera tabellen och välj sedan fliken Design: Vi börjar att tala om för Programmet att vi har en rubrikrad genom att bocka för det alternativet högst upp till vänster i verktygsfältet Design. Sedan skall vi se till att få en snygg design också och detta går enklast genom att vi väljer en färdig designmall, klicka på listpil ned för att se alla alternativ. I exemplet på nästa sida kan du se hur jag fällt ut alla exempel och väljer den färdiga mallen Färgad tabell 2 Resultat efter designförändringen: Förnamn Efternamn Adress Ort Teresa Tjärman Södergatan 23 SALTNÄS Kalle Karlsson Villagränd 1 MARIESTAD Åsa Enning Västervik 4 SALTNÄS Klas Hellman Mariagränd KUDDNÄS Thomas Hellström Blåsippagränd SALTNÄS Oftast så hittar men en modell som fungerar bra och ganska snart har man hittat sina egna favoriter men om det behövs så kan man gå in och göra ytterligare förändringar. 71

72 ANPASSAD TABELLDESIGN Gör en splittrad markering på posterna Klas och Kalle genom att hålla ner CTRL tangenten medan du gör markeringen. Klicka sedan på fliken Design och fälj verktyget Skuggning Välj en färg för de två markerade posterna genom att klicka med vänster musknapp på den önskade färgen, testa också att lägga på egna kantlinjer på de två markerade posterna genom att använda verktyget Kantlinjer. För att sätta in det tunga artilleriet så väljer jag alternativet längst ner, Kantlinjer och fyllning I den här dialogrutan kommer jag åt att göra i princip allt som Programmet klarar av när det gäller kantlinjer och fyllningsfärger I fliken Kantlinje kan jag välja bland en mängd olika typer av kantlinjer, färg på dessa och bredd. 72

73 På fliken Sidokantlinje kan jag ge dokumentet en egen kantlinje som omger hela dokumentet eller kanske en snygg bård. På fliken Mönster kan jag välja bland olika färger och dessutom Testa gärna lite olika modeller, ångra med CTRL+Z om du tycker att det blev misslyckat och pröva en annan modell: 73

74 DOKUMENT MALL Dokumentmallar är en speciell typ av dokument som innehåller bl.a. inställningar för de olika formatmallarna, bildobjekt, kantlinjer, sidhuvud, sidfot, pappersorientering, m.m. I Microsoft Word använder man alltid en dokumentmall när man öppnar ett nytt dokument. Om man stör sig på att alla nya dokument har Calibri 10 punkters text och felaktiga marginaler, kan med fördel skapa en egen mall. Vi skall strax titta närmare på hur man gör det. Som exempel kan man nämna inlämningsuppgifter i Svenska i form av t.ex. bokrapporter och uppsatser, här finns det alltid ett önskemål från lärarens sida att dessa skrifter skall följa en bestämd standard. För att slippa komma ihåg dessa standarder och inställningar så kommer vi nu att skapa en dokumentmall med alla dessa instruktioner färdigt korrigerade. Det enda du skall behöva göra är att skapa ett nytt dokument baserat på denna mall. Börja med att skapa ett nytt dokument baserat på mallen Tomt dokument. SIDHUVUD OCH SIDFOT Det första vi kommer att göra är att vi lägger in våra personliga uppgifter i dokumentets sidhuvud och sidfot Välj alltså Sidhuvud under fliken Infoga Välj från listan alternativet Redigera Sidhuvud INFOGA SIDHUVUD Skriv in ditt namn högst uppe till vänster i Sidhuvudet följt av klass. Klicka sedan på tabb tangenten två gånger för att ta dig ut till den högra kanten infoga här dagens datum. Du hittar knappen i gruppen Infoga. Bocka för Uppdatera automatiskt så kommer du alltid att ha aktuellt datum i din inlämningsuppgift. Klicka på knappen Gå till sidfot i gruppen Navigering: 74

75 Klicka en gång på tabb tangenten för att ta dig till mitten av sidfoten och infoga här Sidnummer genom att klicka på knappen Sidnummer och välj från listan alternativet Aktuell position enkel KANTLINJER OCH FYLLNING För att tydligt markera var Sidhuvudet slutar skall vi lägga in en linje som avskiljare, välj Fliken Start och därifrån alternativet Kantlinjer Ställ in linjeformatet enligt bilden: Bekräfta med OK. 75

76 Klicka sedan på knappen Stäng Sidhuvud/fot. Observera att all information i Sidhuvudet och Sidfoten blir gråmarkerad, och markören hamnar på samma plats som den stod när du aktiverade Sidhuvudet. FORMATERA RUBRIKER OCH TEXT. Nästa steg blir nu att ställa in allt enligt de anvisningar som Svenskalärarna har gett oss och sedan spara allt som en egen Dokumentmall Börja med att formatera Formatmallen Normal så att den har följande inställningar Ändra först dokumentets marginaler till följande: Ändra sedan Styckeformateringen till följande: Avslutningsvis ändrar vi Teckensnittet (Fonten) till Times New Roman storlek 16 SPARA SOM WORD MALL Nu skall vi spara dokumentet som en Word-mall. Detta fungerar på samma sätt som när man sparar vilket dokument som helst. 76

77 Klicka på menyfliken Arkiv och välj Spara som: Ändra i fältet Filformat till Word-mall, Sök fram ditt personliga konto och skapa där en ny mapp som du namnger Mallar Klicka på OK och ge mallen namnet Svenska Inlämningsuppgifter. klicka sedan på Spara. Stäng sedan dokumentet och stäng sedan Programmet Microsoft Word ATT ANVÄNDA EN DOKUMENTMALL Öppna Microsoft Word Klicka på Menyfliken Arkiv, välj sedan alternativet Nytt: 77

78 Välj alternativet Ny från befintlig, sök dej fram till mappen Mallar och öppna sedan ett nytt dokument baserat på mallen Svenska Inlämningsuppgifter genom att använda alternativet Skapa nytt. Efter detta är det bara att börja skriva, när man sedan sparar så kommer det automatiskt att bli via Spara som vilket gör att det automatiskt blir som en ny fil, jag kommer ju alltid vilja att min mall skall vara tom så att det bara är att börja skriva. EXTRAÖVNING DOKUMENTMALL. Skapa ett nytt dokument utgående från dokumentmallen Tomt dokument, Skriv in nedanstående text på rad 1 i dokumentets satsyta. Text & Designbyrån Box STOCKHOLM Telefon: Ändra marginalerna för dokumentet så att de följer nedanstående standard Överkant Nederkant Vänster Höger 1.8cm 1.8cm 2cm 4cm Ändra standardtabbavståndet till 1.5cm. 78

79 Aktivera sidhuvud och sidfot och skapa där med hjälp av ClipArt och figurer en passande logotyp för företaget, gruppera objekten så att dom sitter ihop. Infoga också datum i sidhuvudets högra hörn automatiskt uppdaterat. Spara som dokumentmall med namnet text och designmall 79

80 KOPPLA DOKUMENT Användningsområde: Om man vill skriva ut etiketter eller göra massutskick till t ex personalen på ett företag skapar man ett källdokument där informationen finns, t ex ett medlemsregister eller ett personalregister. SKAPA KÄLLDOKUMENT Skapa följande källdokument genom att öppna din personliga dokumentmall, ändra utskriftsformatet så att det är liggande A4, ändra också marginalerna till 2 cm för alla kanter. Justera specialtabbarna i sidhuvudet och sidfoten så att det ser snyggt ut. Ändra också formatmallen Normal till Inget avstånd Klicka i rutan Orientering för att ändra din mall till liggande utskriftsläge. Infoga sedan en ny tabell som är 5 kolumner bred och har 8 rader. 80

81 Skriv in följande data i tabellen: Förnamn Efternamn Adress Postnr Ort Anna Johansson Södragatan Stockholm Olle Olsson Mariagränd Göteborg Carina Carlsson Östergränd Umeå Gösta Persson Västervik Saltnäs Kalle Almberg Blåsippagränd Almtuna Josefin Nilsson Gösvägen Mariastad Kristina Nilsson Sikgränd Duvemåla Källdokumentet är klart! Spara dokumentet med namnet Medlemsregister.docx i din övningsmapp. SORTERA TABELL Placera insättningspunkten någonstans i tabellen Välj fliken Layout under Tabellverktyg och sök fram verktyget Sortera som du hittar i gruppen Data. Klicka på knappen och välj sedan alternativen Ange att första raden i tabellen är en rubrikrad genom att markera för alternativet Rubrik rad under alternativet Listan har. Du ska nu sortera personerna i källdokumentet efter Efternamn Stigande i första hand, efter Förnamn stigande i andra hand och Adress stigande i tredje hand. Ställ in enligt fönsterbilden nedan. Kontrollera att Rubrikrad är markerad innan du klickar på OK Dokumentet sorteras nu så att Almberg kommer först, om två eller fler personer har samma efternamn kommer andra hands sorteringen att användas för att särskilja personerna enligt sortering. 81

82 Spara registret genom att snabbspara. SKAPA STANDARDBREV Standardbrevet används för massutskick som t ex inbjudan, kallelse el dyl. Du skall skapa ett brev för en inbjudan till en medlemsfest för Saltnäs Kontorsmaskiners antällda. Brevet skall innehålla förutom inbjudan även kopplingsfält som hämtar rätt information från medlemsregistret. När du är färdig kommer dokumentet att se ut ungefär som ovanstående exempel: Öppna ett nytt dokument som du baserar på dokumentmallen Tomt dokument. Ändra på utskriftsformatet så att det blir ett liggande A4 dokument ändra också marginalerna för dokumentet till 2,8 cm. 1. Längst upp i brevet skall kopplingsinstruktionerna infogas, det är alltså dags att göra kopplingen till medlemsregistret. 2. Välj ur Fliken Utskick alternativet Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument 3. Klicka på alternativet Använd befintlig lista: 82

83 Sök fram ditt Medlemsregister, markera det och klicka på Öppna. Klicka på knappen Redigera mottagarlista. Här kan du nu filtrera, Sortera och avmarkera om det är så att någon inte skall ha detta massbrev, klicka på OK för att fortsätta skapa brevet. Klicka i den övre delen av alternativet Infoga kopplingsinstruktioner i gruppen Skriv och infoga fält Nedanstående fönster dyker upp på skärmen: 83

84 Här kan du nu infoga Kopplingsinstruktioner i ditt dokument. Vi klickar nu på Avbryt, det finns nämligen ett lite enklare sätt att göra detta på. Se till att du står på rad ett i dokumentet, klicka på den nedre delen av Infoga kopplingsinstruktioner i gruppen Skriv och infoga fält. I detta fall så fäller du nu ner en meny med kopplingsinstruktionerna och du börjare med att klicka in Förnamn. Lägg sedan in ett mellanslag och infoga sedan Efternamn, klicka på ENTER och infoga sedan Adress, klicka på nytt på ENTER och infoga Postnr, mellanslag och Ort. Jobba sedan vidare med din inbjudan och använd gärna din kreativitet för att skapa ditt eget inbjudningskort. (exempel finns i början av övningen). Klicka på gärna på knappen Förhandsgranska resultat för att kontrollera att kopplingen fungerar: 84

85 Klicka på: Slutför och koppla följt av Redigera enskilda dokument när du är färdig med din Inbjudan för att skapa massutskicket som borde bestå av 7 brev totalt, dessa brev skriver man sedan ut och skickar till medlemmarna. Själva dokumentet kan man kasta efter att man gjort utskriften. Spara brevet som innehåller kopplingsinstruktionerna som en Dokumentmall med namnet kopplad mall 85

86 MER BILDREDIGERING Du får i uppdrag från Saltnäs Resebyrå att skapa en annons med ditt ordbehandlingsprogram. I den här övningen skall du få arbeta med bilder och effekter. Du börjar med att välja ett formverktyg från fliken Infoga. I gruppen Illustrationer klickar vi nu på alternativet Figurer I gruppen Standardfigurer väljer jag en Ellips Flytta markören till satsytan och dra upp ellipsen med Vänster musknapp 86

87 Ex: När du format din Ellips har det blivit dags att gen den en lite snyggare bakgrund. Markera objektet, högerklicka på objektet och välj ur menyn Formatera figur. Alternativ kan du också välja fliken Format under ritverktygsfliken för att därifrån välja att arbeta med Ellipsens egenskaper. Här kan du nu ge objektet olika effekter. Under alternativet Toning arbetar du med färger och blandningar. Under alternativet Bild eller Strukturfyllning finns en mängd färdiginstallerade bakgrunder som man kan välja eller så kan du själv hämta en bakgrundsbild. Under alternativet Mönsterfyllning kan du t ex ge objektet mönstret tegelvägg el dyl. Vi väljer alternativet Bild eller Strukturfyllning, klicka på knappen Fil. 87

88 Gå till mappen exempelbilder välj filen Tulpaner.jpg. Klicka sedan på knappen Infoga följt av Stäng Resultatet blir att du har lagt fotot som bakgrund till din ellips. 88

89 Infoga ett Word-Art med texten Blomsterresor till Holland!! från Infogafliken och gruppen Text Välj en stil som har relativt mörka färger och andra sedan teckensnittet till Harrington, storlek 36 Hämta en textruta via Infoga fliken, rita upp den någonstans i ellipsen och skriv sedan in texten Saltnäs resebyrå erbjuder dig de bästa resorna. Centrera också texten med centreringsverktyget och ändra teckensnittet till Edwardian Script ITC.storlek 20, på också in på textrutans egenskaper gör den 50% transparent (genomskinlig). Klicka på ellipsen för att markera denna, tryck ner Shift-tangenten och klicka sedan också på Word-Arten båda objekten är nu markerade. Välj alternativet Gruppera i gruppen Ordna som du hittar under fliken Format. Detta resulterar i att alla objekten sammanfogas till en helhet. Spara filen med namnet Gruppera på din disk. 89

90 ÖVNING 1 1. Skapa ett nytt worddokument och skriv sedan in nedabstpåebde text: Nyckeln Till Framgång! En av orsakerna till att Microsoft har lyckats så bra kan vara att de skapat ett nätverk av partners runt om i världen. Microsoft jobbar enligt en partnermodell, där tanken är att Microsoft tillsammans med sina partners utvecklar, ger support på och marknadsför program och tillbehör till persondatorer. Microsoft samarbetar även med olika partners när det gäller utbildning, försäljning och systemutveckling kring företagets produkter. Det finns ett antal olika partnerkategorier, som förtydligar modellen för samarbetet. KUNSKAPSPARTNERS En kunskapspartner är väl insatt i Microsofts strategier, har gjort flera IT-lösningar byggda på Microsofts plattform och får ständigt utbildning och information från Microsoft. Microsofts kunskapspartners är oberoende företag som är verksamma inom anpassade IT-lösningar. Genom att utnyttja Microsofts produkter kan kunskapspartners erbjuda kompletta kundanpassade lösningar som omfattar utveckling, utbildning och teknisk support. 2. Ändra marginalerna för dokumentet till följande: Överkant: 2 cm, Nederkant: 2cm, Vänster: 1,5 cm och Höger: 5,0 cm. 3. Radavståndet skall vara 1,5 rader 4. Ställ in så att varje nytt stycke har ett indrag på första raden som är 1,5 cm. 5. Ge huvudrubriken formatmallen Rubrik 1, underrubriken skall vara Rubrik 2. Ändra rubrikmallarna så att du använder Teckensnittet Times New Roman, Fet stil, Rubrik 1 ska vara storlek 18, rubrik 2 storlek Marginaljustera hela texten, och avstava texten manuellt med avstavningszonen 0,6 cm 7. Infoga sidhuvud och sidfot. I sidhuvudet skall du infoga Microsofts Logo, bilden finns att hämta i mappen Bilder under Ovningar / Dan. Infoga också automatisk datering i sidhuvudets högra hörn. 8. Infoga automatisk sidnumrering, Nederst på sidan, centrerat. 9. Kopiera nu hela texten, och klistra in den 4 gånger 10. Infoga en clipart bild ur kategorin Datorer någonstans i texten, ändra figursättningen för bilden till Tätt och gör bilden exakt 5cm hög. 11. Infoga en hård sidbrytning och infoga sedan en innehållsförteckning baserad på rubriker i 2 nivåer. Infoga också försättningsbladet Kuber och lägg in dina uppgifter. 12. Spara dokuementet med namnet Nyckeln till framgång i din övningskatalog. 13. Skapa ett nytt e-postmeddelande och bifoga dokumentet Nyckeln till framgång till dan.haldin@gymnasium.ax ÖVNING 2 90

91 Skriv affärsbrevet, skriv ut det på standardskrivaren när du är klar. SALTNÄS PRESENTSHOP ANBUD Stora vägen STOCKHOLM Dokumentnamn och datum placeras i T4 (9,2 cm) Puttes Möbelaffär Källgatan STOCKHOLM Ljusstakar av porslin ( 1 bilaga) Tack för er anbudsbegäran. Vi offererar Specialtabbar med utfyllnadstecken Artikel... Art nr... à-pris... Summa 15 st ljusstakar, blå st ljusstakar, röda st manschetter Vid beställning på mer än 10 st lämnar vi 20 % rabatt. Leveranstid... v 46 Betalningsvillkor dagar netto Jag skickar med ett häfte med bilder på några nya artiklar till julen. Med vänlig hälsning SALTNÄS PRESENTSHOP [Ditt Namn] Använd nedanstående SIS marginaler: Överkant 1 cm Bilaga 1 häfte Nederkant Vänster Höger 0,7 cm 2,1 cm 0,7 cm 91

92 ÖVNING 3 SALTNÄS SPORTSCENTER har tagit fram ett träningsprogram för vriststukning som de vill att du skall skriva ner och göra nått snyggt av: Infoga en tabell som är 3 kolumner 9 rader, skriv in följande uppgifter. Markera första raden, välj Tabell, sammanfoga celler. PROGRAM FÖR TRÄNING AV BENEN EFTER VRISTSTUKNING Uppvärmning: studsmatta eller cykling 5 minuter Tå- och hälgång 4 steg på tå, 4 steg på häl 30 ggr Balans Stå på ett ben 3 x 1 minut Försvåra genom att blunda, bolla, stå på studsmatta m.m. Spänsthopp Skridskoskär 2 x 10 ggr Framåt/Bakåt 2 x 10 ggr Benböjning Stå på pall, i trappa etc Se teckning Både höger och vänster ben 2 x så många ggr du orkar Stretching Stretcha vad och underbenets framsida Välj tabell format Färg 2: för din tabell. PROGRAM: FÖR TRÄNING AV BENEN EFTER VRISTSTUKNING Uppvärmning: studsmatta eller cykling 5 minuter Tå- och hälgång 4 steg på tå, 4 steg på häl 30 ggr Balans Stå på ett ben 3 x 1 minut Försvåra genom att blunda, bolla, stå på studsmatta m.m. Spänsthopp Skridskoskär 2 x 10 ggr Framåt/Bakåt 2 x 10 ggr Benböjning Stå på pall, i trappa etc Se teckning Både höger och vänster ben 2 x så många ggr du orkar Stretching Stretcha vad och underbenets framsida 92

93 ÖVNING 4 Öppna filen 4-hjulsdrivet som ligger i mappen Ovningar / Dan / Wordövningar. 1. Ändra marginalerna för höger, vänster, överkant och underkant till 2,3 cm. 2. Ändra radavståndet till 1,5 så att dokumentet blir lättöverskådligt. 3. Infoga sidhuvud och sidfot (företagslogo och kontaktuppgifter). Företaget heter FYRHJULSSPECIALISTEN I SALTNÄS Infoga också automatisk datering i sidhuvudet. 4. Marginaljustera hela texten, centrera rubriken. Avstava texten. 5. Ändra teckensnittet till Arial. Ändra teckenstorleken i texten till 14, mellanrubrikerna till Rubrikformat 2 och rubriken till Rubrikformat Kontrollera texten med hjälp av stavningsfunktionen. 7. Nu går du till utforskaren och skapar en mapp som heter "affärer" under din IT1 mapp. 8. Gå tillbaka till Word och spara texten i mappen affärer med namnet bilaffärer.rtf (Obs Filformatet väljer du i listmenyn Filformat under fältet Filnamn.) Bifoga sedan Rtf dokumentet till dan.haldin@lyceum.ax ÖVNING 5 Öppna dokumentet Volvo och säkerheten som finns under Ovningar / Dan / Wordövningar. 1. Formatera texten att den har två spalter med en linje mellan, 2. Texten skall marginal-justeras och avstavas 3. Radavståndet skall vara 1,5 4. Rubrikerna skall vara Fet, 14 och tecken snittet Garamond 5. Alla stycken skall ha ett indrag på första raden som är 1,5 cm 6. Infoga Volvos logo i sidhuvudet samt en linje som skiljer sidhuvudet och brödtexten. Volvos logo hittar du under Ovningar / Dan / Bilder. 7. Infoga också automatisk datering till höger i sidhuvudet. 8. Infoga automatisk sidnumrering i sidfoten, centrerad. Skapa också en linje som avskiljer sidfoten från resten av dokumentet. Spara filen med namnet Säkerhet.docx i din övningsmapp. ÖVNING 6 Öppna ett nytt tomt Word dokument. 93

94 Placera markören på rad 3 och skriv där SALTNÄS BOSTADS AB, använd tabben och flytta markören till T4. skriv in dokumentnamnet FASTIGHETSFÖRTECKNING. På rad 4 skriver du STRANDVÄGEN 11 På rad 5 skriver du SALTNÄS I T0, i T4 infogar du ett automatiskt uppdaterat datum. På rad 8 skriver du in nedanstående förteckning, infoga specialtabbar på 3,5cm, 9cm och 12 cm Bostadstyp Adress Yta Volym 3:a Villagatan m2 217,5 m3 2:a Strandstigen 3 62 m2 155m3 4:a Östra stigen m2 339,2 m3 2:a Storgatan 2 57 m2 146 m3 Observera att m2 och m3 skall innehålla upphöjda tecken, detta gör du under format tecken. Ändra tabbarnas egenskaper så att de finns stödlinjer mellan den aktuella datan, du kan själv välja typ av utfyllnads tecken, slutresultatet bör se ut ungefär som exemplet nedan EX Bostadstyp... Adress... Yta... Volym 3:a... Villagatan m ,5 m 3 2:a... Strandstigen m m 3 4:a... Östra stigen m ,2 m 3 2:a... Storgatan m m 3 94

95 ÖVNING 7 Öppna filen snökaos i Frankrike som du hittar under Ovningar / Dan / Wordövningar. Ändra radavståndet till 1,5 för hela dokumentet. Ändra marginalerna till 2,3 för överkant och vänstermarginal, 1,2 för nedre marginalen och 3,5 för högermarginalen. Formatera texten i 2 spalter med en linje mellan spalterna. Varje nytt stycke skall ha ett indrag av första raden med 1,5 cm. Marginaljustera texten och gör rubriken fetstil storleken 14. Avstava texten Infoga datum i sidhuvudets högra hörn och lägg en linje som avskiljer sidhuvudet från resten av texten. Skriv också in ditt namn i det vänstra hörnet av sidfoten. Infoga en klippartbild i sidhuvudets vänstra hörn och infoga automatisk sidnumrering i sidfoten, centrerat och en linje som skiljer sidfoten från brödtexten. Infoga bilden Sno 4 i texten, men se till att all text ändå ryms på 1 sida. Du hittar bilden under Ovningar / Dan / Bider. Ändra på bildens figursättning till alternativet Tätt för att lättare kunna arbeta med bilden i texten. Formatera första stycket att det är fet och kursivstil. 95

96 KALKYLERING MED MICROSOFT OFFICE EXCEL Kalkylprogrammet Excel är utformat för att förenkla alla typer av arbetsuppgifter där beräkningar och jämförelser mellan olika data behöver göras. Med Microsoft Excel kan du utföra olika typer av beräkningar, skapa diagram, sortera och filtrera i olika dataposter. För att starta Excel klickar du på Start, peka på Program och klicka sedan på Microsoft Office Excel VAD ÄR VAD? Som du sedan tidigare vet så kallas en Word- fil för dokument. En Excel fil kallas för en Arbetsbok och har filförkortningen xlsx. När du startar Excel så ser du ett rutnät framför dig, detta kallas för ett Kalkylblad, en standard Excel- arbetsbok innehåller tre kalkylblad. Man kan lägga in fler om man behöver, det högsta antalet i en arbetsbok är 255 kalkylblad. Man kan naturligtvis också ta bort kalkylblad om man inte behöver alla tre. CELLEN Ett kalkylblad består av tre olika delar Kolumner, Rader och Celler. Det finns rader, 256 kolumner i varje kalkylblad. Totalt blir detta celler, alla med ett eget logiskt namn vilka kan innehålla information, ganska kraftfullt? Aktiv cell formelfält kolumnbokstav (G) Radnummer (20) bladflik cell(f15) 96

97 FORMLER En cell kan innehålla 4 olika typer av information: Tecken, siffror, Formler eller Funktioner, Tecken och siffror är säkert inget problem, men hur fungerar en formel eller en funktion i Excel? När man gör beräkningar med Excel använder man ytterst sällan siffror i formlerna, man använder istället cellernas namn, dvs. de celler som innehåller siffror, detta kallas cell-refferens. Du kommer också snart att märka att det mesta med Excel kretsar just runt cellerna och cellernas Format. En formel i Excel börjar alltid med =, sedan skriver man in namnet på cellerna som skall användas i beräkningarna. Vi gör nedanstående övning för att du skall förstå denna formel lite bättre: Klicka i cellen A1, dvs den cell som ligger på rad 1 och i kolumnen A, skriv in texten Att räkna med Excel! och klicka sedan på ENTER. Observera att markören hoppar ner till Cellen A2, dvs. den cell som ligger på rad 2 i kolumn A. Klicka på ENTER en gång till så att markören ligger i A3 och skriv sedan in följande kalkyl: (Använd gärna siffertangenterna till höger på tangentbordet om det finns ett separat siffertangentbord, se till att Num-lock är aktiverad för att kunna använda tangenterna.) TECKENFORMATERING Klicka mitt i cellen A3 (markören ser ut som ett stort vitt plustecken), och håll ner vänster musknapp och dra så att även cellen B3, C3 och D3 markeras. Klicka på knappen Centrera för att centrera tecknen i cellerna, passa också på att göra tecknen fetstil genom att klicka på knappen för Fetstil. AUTOSUMMA Placera markören i cellen A7 och klicka sedan två gånger på knappen Autosumma, detta resulterar i att cellerna A4, A5 och A6 summeras och svaret hamnar i cellen A7. Vi använder alltså cellreferens i Excel vilket gör att vi bara behöver byta ut den statiska datan i ovanstående celler för att se resultatet korrigeras i målcellen A7. 97

98 Se till att A7 är markerad, ta tag i det lilla svart handtaget så att markören ändrar till ett litet svart +, dra sedan så att cellen C7 blir markerad och släpp sedan knappen. Detta resulterar i att formeln dvs. =SUMMA(A4:A6) kopieras till cellen B7 och cellen C7. Klicka i cellen B7 för att under söka innehållet: innehållet ser du i formelfältet och cellen innehåller alltså nu formeln =SUMMA(B4:B6) Klicka i cellen D4 och dubbelklicka på Autosumma knappen, nedanstående resultat: kopiera ner formeln så att du får SPARA EN ARBETSBOK För att spara en arbetsbok gör du på samma sätt som i Microsoft Word, du väljer att klicka på Arkivfliken. Sedan väljer du alternativet Spara eller Spara som. Fönstret Spara som aktiveras: 98

99 Knappen ny mapp Troligtvis startar du i mappen Mina dokument, sök dig fram till din egen disk, klicka på knappen skapa mapp och ge den nya mappen namnet Excel övningar: Klicka på Öppna och ge sedan arbetsboken namnet Produktlistan och klicka sedan på Spara. Stäng arbetsboken genom att klicka på krysset uppe i det högra hörnet. AUTOMATISK LISTA Klicka på Blad2 nere i arbetsboken. Skriv in texten Produkt 1 i cellen A2, klicka sedan i cellen A2 och ta tag i handtaget i det högra hörnet av cellen, dra ned till cellen A9 och släpp där knappen. (observera att i textrutan som visas till höger om markeringen så ser man listan 99

100 Observera att Excel räknar automatiskt upp till Produkt 8, detta är en automatfunktion som finns inbyggd i Excel. Några andra exempel på liknande listor är t ex Månaderna och Veckodagarna. Placera markören i cellen B1, skriv in januari, klicka på ENTER. Markera cellen på nytt, ta tag i handtaget för att kopiera och dra sedan till cellen G1. Observera att månaderna januari till juni skriv ut. Skriv in nedanstående siffror i arbetsboken. Skriv in Totalt i cellerna A10 och H1, marker sedan cellerna B2 : H10, Klicka sedan en gång på knappen Autosumma. Detta resulterar i att alla rader och kolumner Summeras. 100

101 Klicka någonstans för att avmarkera området. Listan förställer en produktlista och försäljningsstatisk för de olika produkterna per produkt och per Månad under två kvartal. Nästa steg för oss blir att skapa två diagram där vi i det första skall göra en jämförelse mellan de olika produkterna totalt. Det andra diagrammet skall innehålla siffrorna för en jämförelse av försäljningen månadsvis. 101

102 STAPELDIAGRAM Markera cellerna A2: A9, tryck ned tangenten CTRL, håll tangenten nedtryckt och markera sedan området H2:H9: Detta kallas för en splittrad markering, klicka sedan på fliken Infoga, välj alternativet Stapel följt av det första 3D-stapel alternativet. Nedanstående diagram infogas: 102

103 Observera också att när diagrammet är markerat ändras verktygsfältet till Design där du kan ange olika alternativ för diagrammet, som tex färger och visningslägen. Testa gärna genom att klicka runt lite i diagrammet. När du testat lite olika alternativ så får du försöka att få diagrammet att se ut som i exemplet nedan: FLYTTA DIAGRAM Vi tänker oss att vi vill kunna presentera diagrammet på ett eget diagramblad, detta gör vi enklast genom att klicka på knappen Flytta diagram som finns högst upp till höger. 103

104 Klicka på knappen och välj alternativet Nytt blad, skriv också in namnet Försäljningsstatistik enligt exemplet nedan, bekräfta med OK Observera att diagrambladet läggs till Vänster om det befintliga databladet Blad 2 FORMATERA DIAGRAM Det är inte alltid som det räcker med att forma om diagrammet, ibland måste man också gå in och gör ändringar direkt i diagrammet. Detta gör man genom att Högerklicka på den del som man vill formatera. Högerklicka ovanpå etiketten Produkt 1, observera att du får upp popuptexten Kategoriaxel, välj alternativet Formatera Axel: 104

105 Observera att det finns nu flera olika kategorier i fönstret som aktiveras, bekanta dig med de olika i lugn och ro och experimentera gärna, om det inte blir bra kan du alltid ångra åtgärden med tex. snabbkommandot CTRL +Z. För att ändra i de andra delarna av diagrammet så är det bara att högerklicka och välja, för att ändra på ritytan så högerklickar man alltså någonstans i ritytan och väljer formatera. När du klickat runt lite och bekantat dig med funktionerna som finns kan du försöka få ditt diagram att se ut som mitt exempel. Snabbspara kalkylen när du är klar med diagramformateringen. Se till att du är inne i din Excelmapp, välj namnet Produktlista och klicka på Spara. 105

106 CIRKELDIAGRAM I nästa exempel skall vi nu skapa nu ett cirkeldiagram som visar statisktik över försäljningen av produkter per månad, börja med att klicka på kalkylbladet Blad1, markera sedan området B1:G1, tryck ned CTRL och markera sedan B10:G10, klicka på fliken infoga och välj där alternativet Cirkel och välj sedan modellen uppdelad cirkel som i exemplet som visas nedan: Använd dig sedan av verktygsfältet Design som aktiveras när diagrammet är markerat för att ändra på designen så att det ser ut ungefär som exemplet nedan: Ex: 106

107 FORMATERA CELLINNEHÅLL Nästa steg blir att formatera själva kalkylbladet, vi börjar med att ändra på texten som finns infogad i cellerna, detta gör du på följande sätt. Markera cellerna A1:H1. Gör texten Fetstil och Centrera texten i cellerna. Markera sedan cellerna A2:A10 och ge cellinnehållet formatet fet. Justera eventuellt kolumnbredden genom att dubbelklicka mellan fältbokstäverna. Snabbspara kalkylen genom att klicka på knappen Spara, (alt: CTRL + S) stäng inte övningen INFOGA RADER Det finns två olika sätt för att infoga rader och kolumner in i ett Excel datablad, antingen markerar man och använder höger musknapp, eller så kan man använda sig av menyn redigera och alternativen Infoga celler, rader eller kolumner. I nästa övning kommer du att få pröva båda alternativen. Det första vi skall göra är att lägga in en månad till, nämligen juli. För att kunna göra detta måste vi först ha plats för detta. Gör så här: klicka en gång med höger musknapp på kolumn-knappen H, kolumnen H markeras och snabbmenyn aktiveras: Klicka på alternativet Infoga, detta resulterar i att innehållet i kolumnen H flyttas till I och H kolumnen blir tom så att du kan fylla i den nya informationen. Placera markören i cellen G:1 och kopiera sedan till höger genom att ta tag i cellens handtag och dra till H1, Fyll sedan i egna siffror för Produkt 1 till 8. Exempel: Högerklicka i cellen B:4 och välj från snabbmenyn alternativet Infoga, detta resulterar i att nedanstående fönster aktiveras. Här väljer du nu alternativet Hela rader och bekräftar med OK. 107

108 Skriv in namnet Produkt 9 och lägg sedan in egna siffror för månaderna januari till juli. Observera också hur kakbitarna i diagrammet ändras allteftersom du knackar in de nya talen. Tänk på att innehållet i cellen I:4 skall vara en summa funktion så kopiera därför ner formeln från cellen ovanför dvs. I:3. 108

109 SORTERA Vi skall sortera vårt produktregister, för att inte Totaltposten skall sorteras in i listan skall vi lägga in en tom rad på rad 11, högerklicka på radknappen 11 och välj infoga. Produkt 9 ligger inte på rätt plats nu, för att få den att ligga sist i registret använder vi oss av funktionen Sortera fallande. Klicka först på fliken Data, där kommer du sedan att kunna hitta en mäng av funktioner som är användbara i registerhanteringen. Klicka i en av cellerna i fältet Produkt Nr och klicka sedan på knappen Sortera stigande (A-Ö), observera resultatet, produkt 9 hamnar sist i listan. Markera rad 1 och 2 genom att klicka på radknapparna 1 och 2, välj sedan Infoga och alternativet Rader. Skriv in rubriken Produktförsäljning 2014 i cellen A:1, markera sedan cellerna A:1 till I:1 och klicka sedan på fliken start, sök sedan fram knappen centrera över kolumner. Klicka också på listmenyn i gruppen format för att ange texten i Rubrikformat. 109

110 Markera sedan månaderna och välj en färgkod från formatmenyn, och gör sedan samma med produkterna. Sätt formatet summa på rad 13 och gör sedan talen i I kolumnen Fetstila. Ex. Snabbspara kalkylen men stäng den inte. KANTLINJER OCH FYLLNING. Om man skulle vilja ha stödlinjer med på en utskrift så måste man lägga in dessa. För att lägga in kantlinjer använder vi oss av verktyget Kantlinjer. Markera cellerna A:3 till I:3, klicka sedan på listpilen intill knappen Kantlinjer för att välj typ av linje. Nedanstående meny fälls ut: 110

111 Välj en typ av linje, t ex den som är markerad i exemplet ovan, och klicka sedan på knappen för att välja denna. Detta resulterar i att de celler som är markerade får dessa kantlinjer. För att granska resultatet av våra formateringar så bör man ta bort stödlinjerna så att man till fullo kan koncentrera sig på kalkylens layout. För att ta bort stödlinjerna väljer vi först fliken Visa, bocka sedan av alternativet Stödlinjer. Använd dig sedan av verktygen Linjer och Fyllningsfärger för att ge ditt kalkylblad ett trevligt utseende. Spara din arbetsbok med namnet Excel layout, stäng inte arbetsboken. VILLKORSSTYRD FORMATERING Villkorsstyrd formatering är ett bra kompletteringsverktyg i Excel som gör det möjligt för dig att förtydliga värden enligt önskemål. Markera det område som skall formateras, i detta fall cellerna B:4 H:12, klicka på fliken Start och välj sedan verktyget Villkorsstyrd formatering genom att klicka på knappen: 111

112 Klicka på alternativet Regler för markering av celler och välj alternativet Mellan: Ställ in värden enligt bilden nedan, när du kommer till med väljer kan man välja olika förinställda format men det går naturligtvis att skapa helt egna formateringar genom att välja alternativet Eget format vilket vi gör i vårt exempel: När du valt Eget format kommer nedanstående fönster att aktiveras, här finns fyra flikar för att komma åt de olika delarna av kalkylbladet, vi börjar med fliken Mönster och ställer in en Röd fyllningsfärg, när du valt färgen klickar du på fliken Tecken. Här ändrar vi nu så att teckenfärgen blir Vit och fetstil. Se bilderna nästa sida: 112

113 Klicka på OK, för att bekräfta inställningen och OK igen för att bekräfta den villkorsstyrda formateringen. Klicka på nytt på knappen villkorsstyrd formatering, välj igen alternativet Mellan och ställ in enligt nedanstående bild, den här gången väljer vi en blå fyllning och vit text. Bekräfta med OK. Avslutningsvis väljer vi att ställa in ett större än värde för alla värden som är Större än 75 vilka vi formaterar med en Grön bakgrund och med Vit text som är kursiverad: Bekräfta med OK. Vi har nu fått en formatering som hela tiden ligger aktiv och ändrar på formateringen av cellerna beroende på vilket värde som man lägger in i området. Gå gärna in och testa med att ändra på värden och se hur formateringen direkt används i kalkylen. 113

114 I exemplet på nästa sida har jag gjort vissa förändringar i kalkylen. Spara kalkylen med namnet Villkorsstyrd formatering i din mapp på ditt personliga konto. DATAVERIFIERING Med verktyget Dataverifiering kan du kontrollera vilken typ av data som läggs in i cellerna. I vårt exempel skall vi ställa in så att man endast kan lägga in Heltal som är mellan 0 och 99 Klicka på fliken Data och välj därifrån alternativet Dataverifiering: Tillåt Hela nummer mellan 0 och 99 Välj fliken Felmeddelande och ställ in Typen Stoppa, skriv in en rubrik och sedan en förklarande text i fältet Felmeddelande, testa Dataverifieringen genom att skriva in ett för stort tal, t ex 102 eller genom att skriva in ett decimaltal, tex 10,5. 114

115 Snabbspara kalkylen. ANPASSAD CELLFORMATERING För att ytterligare förtydliga vårt produktregister skall vi formatera cellinnehållet så att vi använder st format. Markera området B:4 I:13 sök dig till gruppen Tal och klicka sedan i där det står Allmänt och välj längst ner alternativet Fler talformat. (Du kan också högerklicka i markeringen och välja från snabbmenyn motsvarande alternativ) välj kategorin Anpassat och skriv in enligt bildexemplet. Obs att det skall vara ett mellanslag mellan det första citattecknet och st. Se exempel nästa sida: 115

116 Klicka på OK när du är klar och observera förändringen i cellformateringen. 116

117 SIDHUVUD OCH SIDFOT Även i Microsoft Excel finns möjligheten att använda Sidhuvud och sidfot, detta verktyg är till för information som skall visas på samtliga sidor vid en ev. utskrift av arbetsboken. Välj fliken Infoga sök där fram alternativet Sidhuvud och Sidfot, klicka på knappen. Nedanstående arbetsfält aktiveras: observera också att det visas ett nytt fönster till höger om det befintliga. Skriv in ditt namn i fältet till vänster, klicka sedan på tabb 2ggr för att flytta markören till fältet Till höger: använd där knappen infoga sidnummer för att lägga in sidnummer, bekräfta med OK. Klicka på knappen Gå till Sidfot som finns ungefär i mitten av verktygsfältet. Lägg där in dagens datum i fältet mitten: genom att använda knappen datum. Klicka på snabbspara, välj sedan fliken Visa följt av alternativet Normal längst ut till vänster. 117

118 UTSKRIFT Om man har lagt ner en massa arbete för att ge kalkylbladet ett trevligt utseende så bör man ju också kanske skriva ut den, så detta blir nästa uppgift men innan vi skriver ut skall vi ta oss en titt på förhandsgranskningen. Gör så här: Klicka på Arkiv-fliken och därifrån alternativet Skriv Ut: Här kommer du nu att kunna göra de flesta inställningar som t ex orientering stående eller liggande Skalning till papper osv. längst ner till höger bland urvalen finns en länk till Utskriftsformatet. Klicka på den: 118

119 Via Utskriftsformat kommer jag också åt Sidorientering, där jag alltså kan välja om sidan skall vara liggande eller stående. Jag kan också komma åt sidhuvud/sidfot via fliken. Det vi skall göra nu är at vi via fliken Marginaler skall ställa in så att kalkylen blir centrerad både lodrät och vågrät. Klicka alltså på fliken marginaler och bocka för enligt bilden nedan. Ändra också marginalerna till 1. Klicka sedan på knappen OK. För att sedan göra Utskriften är det naturligtvis bara att klicka på knappen skriv ut och välja skrivare. 119

120 Stäng arbetsboken och spara eventuella ändringar. TABELLFORMAT I föregående övning så fick du lägga ner väldigt mycket arbete på kalkylbladets utseende, det är bra att ha kunskapen, men i verkligheten använder man sig oftast av färdiga format. I Microsoft Office Excel kallas dessa färdiga mallar för Tabellformat och du hittar dem under fliken Start. Öppna arbetsboken Autoformatering.xls, du hittar filen under Ovningar / Dan / Microsoft Excel. Klicka i kalkylen och välj sedan Formatera som Tabell Välj ett alternativ genom att klicka i listan. 120

121 Kontrolera att hela registret blir markerat och bekräfta sedan med O K Det blir inte bara snyggt, det går ju så oerhört fort att göra det snyggt också. Stäng kalkylen utan att spara. 121

122 ARBETA MED FLER KALKYLBLAD: För att man skall kunna arbeta effektivt med Excel krävs att flera kalkylblad och arbetsböcker kan svetsas samman och fungera tillsammans. För att göra detta använder man sig av formler och i nästa övning kommer vi att länka samman information mellan flera olika kalkylblad. Börja med att öppna en ny tom arbetsbok. Dubbelklicka på fliken med namnet Blad 1 och ändra namnet till Produktinfo, skriv sedan in följande kalkyl: Ge cellerna C4:C16 valutaformat genom att klicka på knappen Valuta:. Se till att du får som valutasymbol. Dubbelklicka på kalkylbladet Blad 2 och ge det namnet Prisinfo. Skriv sedan in följande kalkyl. (Obs du kan kopiera Produkt Nr och Produktens namn, gärna med en = formel) Rubrikerna i C3 och D3 skrivs in manuellt, lämna sedan E kolumnen tom. skriv sedan in rubrikerna Marginal % och Moms % i cellerna F3 och G3. 122

123 För att sedan kunna göra beräkningarna skall vi använda oss av formler och prisinformationen som finns i kalkylbladet Produktinfo. BERÄKNA MARGINAL Placera markören i cellen C4 och börja formeln med = klicka sedan på kalkylbladet Produktinfo och klicka i cellen C4. Multiplicera sedan med cellen som innehåller Marginalprocenten, dvs. F4, tryck sedan ner tangenten F4 för att låsa cellen (absolut referens) och klicka sedan ENTER. Det du nu har räknat ut är den beräknade bruttovinsten för varje såld produkt. Formeln bör se ut så här: Ta tag i handtaget och kopiera ned formeln till C16. Eventuellt bör du lägga på ett valuta format på marginalcellerna. BERÄKNA FÖRSÄLJNINGSPRIS Nästa steg blir att räkna ut vad försäljningspriset skall vara om vi skall göra denna vinst: Placera markören i cellen D4 och börja en formel, = klicka på Produktinfo och klicka sedan i cellen C4, komplettera formeln med *, gå tillbaka till kalkylbladet Prisinfo och klicka på cellen som innehåller momsprocenten dvs. G4, lås den med F4 tangenten, lägg in + och gå sedan tillbaka till produktinfo och klicka på inköpspriset för produkten. Komplettera till sist formeln genom att plussa på den uträknade marginalen, dvs. innehållet i cellen C4, bekräfta med ENTER. Formeln bör se ut så här: Ta tag i hantaget på cellen som innehåller formeln och kopiera ner till cellen D16 123

124 Nu kanske du undra vad som är själva syftet med detta, det skulle ju vara lika enkelt att använda en fickräknare istället. Det har du rätt i, det är först när man skall göra ändringar som man märker hur otroligt kraftfullt Microsoft Excel är. Tänk dig att du sitter som marknadsansvarig vid förtaget och du märker nu att 18 % är för liten marginal för att få företaget att gå runt. Om du skulle ha använt dig av fickräknaren skulle du ha ett ganska stort projekt framför dig, Med Excel går det enkelt. Placera markören i cellen som innehåller Marginalprocenten (F:4) och ändra marginalen till 24,5%, observera att allt ändrar sig omedelbart. Det som kanske verkar konstigt är att det står fortfarande 25 % i cellen, det beror på att Excel avrundar uppåt. För att se värdet 24,5% så markera vi cellen och klickar på knappen Öka decimal så att vi ser värdet med 1 decimals noggrannhet. Tänk dig att inköpspriset på någon produkt ändrar, detta är lika enkelt när man använt sig av en formel. Ändra inköpspriset för Strålningsfilter genom att klicka in dig på kalkylbladet Produktinfo till 18 och observera förändringen i Försäljningspriset. Formatera sedan Kalkylbladen enligt de metoder som du lärt dig, använd Centrering över kolumner på rubriken Butiken AB i samtliga kalkylblad. Slutligen skall vi skapa ett Cirkeldiagram som jämför marginalen mellan de olika produkterna. Se till att ha en tydlig diagramrubrik och tydliga förklaringar i diagrammet, man skall kunna förstå diagrammet även om man ser det utan kalkylarket 124

125 Spara filen med namnet BUTIKEN AB 125

126 SALTNÄS VARUHUS I det här exemplet driver du det största varuhuset i Saltnäs. Det är uppdelat på fem avdelningar, och varje avdelning har en avdelningschef. Din uppgift som varuhus är bl.a. att sammanställa försäljningsstatistiken för hela varuhuset och för att göra detta på ett enkelt sätt så använder du Microsoft Excels länkningsverktyg. Sammanställningen skall du göra i din Excelfil som har namnet Saltnäs Varuhus, du kommer också att spara en arbetsyta (Work space), där du kan se alla avdelningar på samma gång. Börja med att kopiera mappen Saltnäs Varuhus med allt innehåll. Du hittar mappen under Ovningar / Dan Saltnäs Varuhus Bokavdelningen Kosmetikavdelningen Klädavdelningen Skoavdelningen Mediaavdelningen När du kopierat mappen så öppnar du den och markerar alla filer. Klicka på ENTER vilket resulterar i att alla arbetsböckerna öppnas. Välj Fliken Visa, sök sedan fram alternativet Ordna alla. Klicka på den. Bocka för alternative Sida vid sida, bekräfta sedan med OK Aktivera arbetsboken Saltnäs Varuhus, genom att klicka i fönstret. Bildskärmen skall se ut som exemplet på nästa sida, Observera att placeringen av de olika arbetsböckerna kan variera. 126

127 För att länka den beroende filen Saltnäs varuhus till de fem oberoende filerna så använder jag en enkel = formel. Gör så här. Markera cell B4 i Saltnäs Varuhus.xls, Skriv := Aktivera Bokavdelningen.xls, Markera Cell C10, Tryck ENTER för att bekräfta. Markera åter cell B4 i Saltnäs Varuhus och undersök formeln i formelfältet. = [Bokavdelningen.xls]Blad1!$C$10 I formeln kan du se en hänvisning till aktuell fil, Blad samt cell. Efter bladnamnet finns ett utropstecken som anger att en fjärrlänk har skapats mellan cellen (källdata) och resultatcellen. Aktivera vid behov Saltnäs Varuhus.xls. Markera cell B5 Skriv: =, Aktivera Kosmetikaavdelningen.xls, Markera cell C10 Tryck ENTER för att bekräfta. Upprepa förfarandet med de tre återstående avdelningarna. När du är klar skall innehållet i Saltnäs Varuhus.xls. se ut så här: Man kan också kopiera och klistra in länk om det gäller större områden som ska länkas: 127

128 Markera cell B10 Summera försäljningssiffrorna med Autosumma funktionen. Resultatet skall bli så här: Spara arbetsboken Saltnäs Varuhus.xlsx genom att använda snabbkommandot CTRL +S Vi vill också kunna öppna samtliga arbetsböcker på nytt och få dessa att ligga sida vid sida automatiskt. Detta gör vi genom att spara fönstret som en arbetsyta. Klicka på fliken Visa, där kommer du sedan att hitta en knapp som heter Spara arbetsyta. 128

129 Klicka på knappen, Kontrollera att du är inne i mappen Saltnäs varuhus. Skriv in namnet Varuhusets totalbudget som namn på arbetsytan och klicka sedan på knappen Spara. Svara Ja till alla på eventuella frågor om att spara filer. Stäng samtliga arbetsböcker. UPPDATERA LÄNKAR AUTOMATISKT: Öppna filen Bokavdelningen.xls. Ändra värdet i cell C7 till Stäng filen och svara Ja på frågan om ändringarna skall sparas. Öppna filen Saltnäs Varuhus.xls. Filen aktiveras men det händer inget med värdet i cellen för Studentlitteratur? Däremot har nedanstående Säkerhetsvarning aktiverats: Klicka på knappen Aktivera innehåll. Både siffrorna för Saltnäs Varuhus och Totalt ändras nu. Kontrollera att du har samma resultat som i bilden: 129

130 UPPDATERA DATA MANUELLT Det kan ibland vara nödvändigt att välja det förhandsvalda alternativet skydda datorn på frågan om uppdatering av länkar. Vid behov kan uppdatering därefter ske på direkt uppmaning av användaren. Vi tänker oss att några av avdelningscheferna ändrar i sina budgetar. Du skall sedan öppna den beroende filen utan att uppdatera fjärrlänkarna. Stäng den beroende filen Saltnäs Varuhus innan du gör nedanstående uppgift. Öppna filerna Kosmetikaavdelningen, Klädavdelningen och Skoavdelningen. Ändra cell C6 i de tre arbetsflikarna till följande värden: Kosmetikaavdelningen. 2000, Klädavdelningen. 800, Skoavdelningen Avsluta med att stänga samtliga filer. Spara alla ändringar. Öppna den beroende arbetsboken Saltnäs Varuhus.xlsx. Den här gången ska vi inte Aktivera innehåll så stäng listmenyn på krysset ute till höger. De siffror som nu visas är de som var aktuella sista gången filen sparades. Du skall nu uppdatera länkarna till källdatafilerna manuellt, en i taget eller alla på en gång: Klicka på Fliken Data och välj därifrån alternativet Redigera länkar: 130

131 Nedanstående fönster aktiveras: Obs! dialogrutan kan se lite olika ut beroende på var filerna är sparade. Markera de tre länkarna Kosmetikaavdelningen.xls, Klädavdelningen och Skoavdelningen.xls enligt figuren nedan. Använd CTRL för att göra en splittrad markering. Klicka på Uppdatera värden. Håll ett öga på cell B10 för att se om dess värde ändras. Stäng filen och svara Ja på frågan om du skall spara den. BRYTA FJÄRREFERENSER Det finns tillfällen då länkarna bör brytas, t ex när chefen anser att budgetarbetet är färdigt. För att låsa den slutliga budgeten är det i Excel möjligt att låsa alla eller valda länkar. 131

132 Öppna arbetsytan Varuhusets totalbudget.xlw Aktivera Saltnäs Varuhus.xls. Markera Cell "B4". Tryck F2 för att aktivera redigeringsläget. Tryck F9 Tryck ENTER för att avsluta. Cell B4 innehåller inte längre någon länk, utan ett värde. Chefen för Bokavdelningen kan ändra hur mycket han vill i sin budget; den kommer inte längre att påverka Varuhusets totalbudget. Testa gärna! Du kan också konstatera detta genom att välja Redigera / Länkar. Bokavdelningen.xls finns inte längre med på listan över länkade filer. 132

133 Lås fjärreferensen till samtliga avdelningar, spara sedan filen Saltnäs Varuhus med det nya namnet Varuhusets resultat kvartal (Obs att om det gäller många filer kan man kopiera och klistra in värden över de befintliga formlerna.) Stäng filerna och svara Ja på ev dialogrutor. 133

134 ANVÄNDNING AV FUNKTIONER I MICROSOFT EXCEL MAX, MIN OCH MEDEL Det finns massor av funktioner inbyggda i Microsoft Excel, de vanligaste är SUMMA, ANTAL, MAX, MIN och MEDEL. SUMMA summerar ett markerat område, MAX söker fram det högsta värdet i ett markerat område. MIN söker i sin tur fram det lägsta värdet i ett markerat område och MEDEL räknar ihop antalet värden i ett markerat område och delar sedan summan av detta på antalet celler som ingår i markeringen. I nästa övning skall du pröva några av dessa funktioner: Öppna filen Butiken AB, (borde finnas på din disk) och skriv in Hösta vinst /, i cellen B18, klicka ENTER och skriv sedan in Lägsta vinst / i cellen B19 och Genomsnittlig vinst /, i cellen B20, skriv slutligen in texten Antal produkter i cellen B21. Formatera gärna cellerna med samma format som finns i ovanstående kalkyl. Ex: Placera markören i cellen C18 och skriv =MAX( markera sedan cellerna C4:C16 och avsluta med ENTER. Gör sedan på samma sätt med MIN och MEDEL i cellerna C19 och C20. observera att man startar alltid en parentes efter att man skrivit in vilken funktion man vill använda Ex. =MAX(A1:A12) En splittrad sökning efter det högsta värdet kan se ut så här =MAX(A1:A12;B1:B12) Du kan naturligtvis också klicka på listpilen vid autosummaknappen och välja funktion därifrån I C22 skriver du in funktionen =Antal(Med hjälp av denna funktion får du reda på hur många produkter som finns till försäljning.) 134

135 Spara filen med namnet Butiken AB inkl Funktioner och stäng sedan kalkylen LETARAD FUNKTIONEN Funktionen =LETARAD() är praktisk när uppgifter skall hämtas ur en tabell Börja med att skriva in följande Excelkalkyl, döp kalkylbladet till LÖNER Använd också dina kunskaper i Cellformatering och formatera kalkylbladet så att det får liknande utseende som i exemplet nedan. Din uppgift är att se till att Månadslön automatiskt förs in i D-kolumnen genom att söka efter Lönekod i tabellen som du skapar på det nya kalkylbladet Grundlönelista. 135

136 Observera att lönekoderna i tabellen måste vara sorterade i stigande ordning i tabell för att LETARAD() skall kunna användas. Markera cell D4 på kalkylbladet LÖNER Klicka på listpilen till höger om Autosumma knappen och välj därifrån alternativet Fler funktioner: Välj i fältet Kategori alternativet Leta upp och referens, sök sedan i fältet Välj en funktion fram funktionen LETARAD: Bekräfta med OK. 136

137 Ange Letauppvärdet genom att klicka på Cell C8. Det är det värdet du vill finna i tabellen. Markera fältet Tabellmatris. Markera området A4:B18 i grundlönelistan Du har nu angivit var den tabell finns där du skall leta efter Letauppvärdet. Eftersom du senare skall kopiera formeln till de övriga lönetagarna måste du göra tabellen till en absolut referens. (Området skall inte ändra sig när du kopierar formeln). Tryck därför <F4>. Markera fältet Kolumnindex. Skriv: 2, Tvåan anger att det är i tabellens andra kolumn som det sökta värdet skall hämtas. Dialogrutan skall nu se ut så här: Tryck ENTER eller klicka på knappen OK för att bekräfta funktionen. Observera hur Excel nu hämtar grundlönen på 1800 från tabellmatrisen till målcellen Kopiera formeln till cellerna D5:D

138 Testa att ändra på några värden i lönekodfältet och observera hur Månadslönen genast hämtas och ändras av Excel automatiskt. Du kan också testa att gå över till det andra kalkylbladet och ändra i grundlönekoden, ändringarna kommer genast att påverka lönerna. Spara filen med namnet Minimilöner.xls och stäng den. 138

139 OM FUNKTIONEN Öppna arbetsboken Provresultat, du hittar filen i Ovningar / Dan / Excel Du får upp ett register över deltagarna i ett Engelskaprov vid Saltnäs Grundskola. Börja med att skriva in följande formler på rätt platts. =ANTAL( =MAX( =MIN( =MEDEL OM- funktionen skiljer sig aningen, här kommer du inte att markera ett speciellt område som skall avsökas för information utan du kommer att skriva in en längre formel. Klicka i cellen D6 och skriv in följande formel, bekräfta med ENTER. 139

140 Det här betyder: Om värdet i cellen C6 är större än värdet i B15 (Obs. absolut referens för att du skall kunna kopiera formeln) ska Godkänd skrivas ut i D6 (sant), om inte (falskt) ska Underkänd skrivas ut. Lägg märke till att funktionen består av tre delar och att varje del åtskiljs av ett semikolon. Ta tag i handtaget i Cell D6 och kopiera ned till D13. Det finns ytterligare några s.k. logiska operatorer;< (mindre än), = (lika med), <= (mindre än eller lika med), >= (större än eller lika med) och <> (inte lika med). (När du kopierade formeln fick även Anna Lindmark ett betyg, trots att hon inte deltog. Formeln borde alltså i det här fallet rättas till. klicka i cell D6 och redigera formeln enligt nedanstående exempel. Det här betyder: Om C6 är blank (dubbla citattecken) skriv då ut Skrev ej provet (sant). Om det inte är blankt (falskt) kontrollera då om C6 är större än B15 och skriv då Godkänd, om det inte är större skriv då Underkänd. Detta kallas att Kapsla OM-funktionen, du kan kapsla upp till sju stycken. Spara filen med namnet Omfunktioner.xls i din Excelmapp. 140

141 MER DIAGRAMHANTERING I denna övning skall du utgå ifrån en kalkyl som du ska komplettera, göra en målsökning med och sedan redigera vad avser dataetiketter. Öppna arbetsboken Saltnäs närbutik.xls, som finns under Ovningar / Dan / Microsoft Excel. Markera området B6:F10 och tryck F11 för att skapa ett diagram på ett eget blad Välj Layout 2 som design för ditt diagram. Diagramrubrik Herr Dam Barn Sport Januari Februari Mars April Flytta diagramfliken Diagram1 så att den ligger till höger om fliken Närbutiken ab. Klicka på fliken Närbutiken och mata sedan in siffror enligt nedanstående bild: Maj Juni Klicka på bladet Diagram1, för att aktivera diagrammet, kontrollera att du har fliken Design aktiverad och klicka sedan på alternativet Markera data. Klicka på rullgardinen och markera området B6 H

142 Bekräfta med OK Klicka på någon av staplarna i den lila serien, vilket motsvara serien Sport. Tryck sedan på DEL för att ta bort staplarna för Sport. Gå tillbaks till kalkylbladet Närbutiken och gör en ny splittrad markering på områdena B6:H6 och B11:H11 genom att hålla ned CTRL när det andra området markeras. Tryck sedan på F11 för att skapa ett nytt diagram som visar måndastotalen på en egen flik Välj Layout 4 som diagramlayout 142

143 Januari Februari Mars April Maj Juni Serie1 Spara arbetsboken på din diskett med namnet Närbutiken. RITOBJEKT OCH KOMPLETTERINGAR Nu ska du få prova på att använda både ritobjekt och bilder i ett diagram Fortsätt med arbetsboken Närbutiken och aktivera fliken Diagram 2 Dubbelklicka på själva fliken, skriv Totalt som nytt namn och bekräfta med ENTER. Peka på fliken Totalt, tryck sedan CTRL och håll tangenten nedtryckt, klicka sedan och dra fliken åt höger så att en svart liten trekant pekar mellan flikarna Totalt och Närbutiken, släpp musknappen och sedan CTRL varvid en kopia av bladet, Totalt (2) skapas. Se till att du har Diagrammet Totalt aktivt, Högerklicka på någon av staplarna och välj från snabbmenyn alternativet Formatera dataserie. Bocka för alternativet Fyllning i den vänstra delen av fönstret. 143

144 Klicka på alternativet Bild eller Strukturfyllning i den högra delen av fönstret, gå sedan in på listpilen bredvid verktyget Struktur och välj en färdig struktur Serie1 Skapa ytterligare ett nytt diagram på Totalt genom att hålla ner CTRL och dra och testa sedan igen att formatera dataserien. Den här gången väljer vi alternativet Infoga från och klickar på knappen fil. 144

145 Sök dig fram till Ovningar / Dan / Bilder och bildfilen Mynt.bmp markera filen och välj Infoga, kryssa i alternativet Stapla och klicka sedan på stäng Januari Februari Mars April Maj Juni Serie1 145

146 ÖVNINGSDEL: ÖVNING 1.1 Skapa följande kalkyl. Sätt in summa- och medeltalsformler på de rätta ställen där det står formel Formatera innehållet i kolumnen Medeltal och raden Överskott så att det finns ett valutaformat med 0 decimaler i cellen. Formatera också Överskottet med en villkorsstyrd formatering så att om värdet är under noll så blir cellen röd med vit text, om över noll grön med vit text. Skapa ett stapeldiagram för att presentera de tre månadernas överskott/underskott. Spara kalkylen som Familjens Budget på din disk 146

147 147

148 ÖVNING 1.2 Åtta fotbollslag spelar mot varandra i årets cup final. Varje lag spelar sju matcher. Efter matcherna ser serietabellen ut så här. Vilka två lag möts I final? Skapa ovanstående tabell. Skriv in formeln i de kolumner där det står Formel. Spelpoängen räknas så att laget får 3 poäng för seger, 1 poäng för oavgjort och 0 poäng för förlust. Använd absolut referens för att möjliggöra kopiering av formel. Skriv rubriken SERIETABELL med större typsnitt ovanför tabellen. Förse alla rubriker och lagnamn med kursivtext. Sortera kolumnen Spelpoäng fallande. Vem vinner? Gör ett stapeldiagram enligt poängen som lagen fått. Använd sedan en villkorsstyrd formatering på fältet spelpoäng som gör att 1:an till 3:an formateras med färgkoder som stämmer överens med resultate, dvs, brons, silver och guld 148

149 Spara kalkylen under namnet Fotbollscuppen. 149

150 ÖVNING 1.3 I Saltnäs högstadieskola är fördelningen mellan eleverna följande. Skapa tabellen på ett nytt kalkylblad som du namnändrar till Högstadieskolan. Skriv en lämplig rubrik för tabellen. Skapa sedan formlerna till tabellen. Ledning: Räkna ut alla totalsummeringar först, sedan procentandelen. Procentandel: [= Antal / Totalt antal tillsammans] Formatera procentkolumnerna så att talen visas med två decimaler. Skapa ett liggande stapeldiagram som anger antalet flickor klassvis. 150

151 Spara kalkylen som Saltnäs högstadieskola. 151

152 ÖVNING 1.4 Öppna filen Databolaget ab som finns under Ovningar / Dan / Microsoft Excel I kalkylen finns två kalkylblad, Produktlista och Försäljningslista. Börja med att fylla i de rätta formlerna på kalkylbladet produktlista. Beräkningsmodell: Moms: [=Inköpspris * Moms %] Marginal: [=Inköpspris *Marginal %] Försäljningspris: [= Inköpspris + marginal + moms] På det andra kalkylbladet skall du räkna ut hur mycket bolaget har sålt för under månaderna juli och augusti. Beräkningsmodell: Summa: [=Antal sålda enheter * Försäljningspriset] Skapa ett diagram som visar en jämförelse av antalet sålda datorer i juli och augusti Spara arbetsboken i din övningsmapp med namnet Databolagets försäljning. 152

153 ÖVNING 1.5 I nedanstående kalkyl finns uppgifter om produkter som Saltnäs Bil & båt Ab saluför. Gör en kalkyl enligt modellen nedan i vilken man beräknar hur mervärdesskatten (momsen) påverkar produktpriserna. Skapa formler på de ställen där det står Formel. Enhetspriset inklusive momsen = Momsprocenten * enhetspriset utan moms + enhetspriset utan moms Använd absolut kopiering. (Momsen = 22%) Skapa ett stapeldiagram över momsbelagd försäljning i september. Spara kalkylen i din övningskatalog som Saltnäs Bil och Båt 153

154 154

155 ÖVNING 1.6 Skriv in följande kalkyl på blad 1 i en ny arbetsbok, skriv sedan in de rätta beräkningsformlerna där det står formel. Namnändra Blad 1 till Kaffe och Blad 2 till Exkl kaffe. Centrera mellanrubrikerna gammalt och nytt pris över kolumnerna för 1 och ½ kg. Ge cellerna valutaformatet med två decimaler. Klicka i kalkylbladet Exkl kaffe och bygg sedan upp nedanstående kalkyl: Du skall nu hämta över uppgifterna för kaffesorterna som kostar mer än 3,20 / kg, (nytt pris). Använd funktionen OM för att ta över informationen till Exkl kaffe. (funktionen är identisk för båda fälten med undantag för Sant värdet, där det första är att skriva ut produktens namn och det andra produktens pris.) 155

156 Skapa ett stapeldiagram över kg priset för de exklusiva kaffesorterna. Lägg in värde etiketter för staplarna. Formatera diagrammet så att det får ett trevligt utseende. Spara arbetsboken i din övningskatalog under namnet Kafferast. 156

157 ÖVNING 2.1 Johanns, Carina och Anna är lovande höjdhoppare. I nedanstående kalkyl skall du bygga statistik över deras bästa resultat från deras träningsläger vid Saltnäs Friidrottsanläggning förra veckan. Hoppresultaten i meter, förvandlas med en poängfaktor till poäng. Poäng = Höjdhoppsresultat * poängfaktor (poängfaktorn är 100). Kopiera alltid formlerna när det är möjligt. Vem är bättre? Skapa ett stapeldiagram över flickornas totala poäng Spara kalkylen under namnet Idrott i din övningskatalog och skriv sedan ut ett exemplar av hela kalkylarket. 157

158 PÖVNING 2.2 Öppna arbetsboken Bilkalkylen.xlsx, du hittar den under Ovningar / Dan / Microsoft Excel. Börja med att forma cellerna efter innehållet. Formatera rubriken så att den är 20 punkters storlek och har teckensnittet Garamond, gör den också fetstil. Knacka in de rätta formlerna i E: kolumnen. Formatera cellerna så att de har högst 2 decimaler. Sätt valuta format i de celler där svaret skall vara i valuta. Radera kolumnen C. Centrera rubriken över kolumnerna i arbetsboken. Formatera arbetsboken med linjer och fyllningsfärger, så att den blir lättöverskådlig. Skapa ett diagram över kostnaderna det första året. Spara arbetsboken som Min Bilkalkyl i din övningskatalog. 158

159 ÖVNING 2.3 Skriv in följande kalkyl, döp kalkylbladet till Båtar. För datumet använder du funktionen =IDAG() Överst i kalkylen finns uppgifter om båtarna typ, storlek och pris. Nedanför skall du skriva in de rätta formlerna för att beräkna bl a lagervärde, moms, och marginal. Beräkningsmodell: Lagervärde = Antal i lager * Pris Använd informationen från Lagervärde för att sedan beräkna den uppskattade totalvinsten av 18% om du säljer hela ditt lager. Skapa ett stapeldiagram som visar hur många båtar som finns i lager. 159

160 ÖVNING 2.4 Öppna arbetsboken Saltnäs Gitarrbutik.xlsx, filen är lagrad under Ovningar/ Dan/ Microsoft Excel. Använd Letarad -funktionen för att fastställa grundlönen för de anställda. Grundlönen är baserad på anställningsåret och tabellen hittar du på kalkylbladet Löneunderlag. Personer som är anställda på Ekonomi avdelningen är berättigade ett lönetillägg på 7%, använd Om funktionen för att fastställa om personen skall ha tillägget eller ej. De personer som är anställda år 2000 eller tidigare är berättigade ett årstillägg på 15%, de personer som är anställda 2005 eller tidigare är berättigade 10% årstillägg. Om man är anställd senare än 2005 får man inget årstillägg. Använd OM funktionen för att fastställa om personen skall ha nått årstillägg. Om sant skall beräkna fram hur mycket. Lägg också in en villkorsstyrd formatering på området Utbetalas där du använder en ikonuppsättning, se exempel nedan: Lägg till ett nytt fält mellan Förnamn och Anst år som du namnger Kön. Skriv in ett K för alla kvinnor och ett M för alla män i dataregistret. Nedanför registret finns ett fällt för antal kvinnor och ett för antal män, använd funktionen Antal Om för att beräkna antalet män och kvinnor i dataregistret enligt modellen nedan: (Obs! kom ihåg att lägga citat kring M och K om du skriver funktonen manuellt.) 160

161 REGISTERHANTERING MED MICROSOFT EXCEL SALTNÄS DATASPELFÖRENING Du är bokhandlare och vill föra statistik över hur mycket du sålt (både i böcker och försäljningsbelopp) inom vissa genrer av böcker. De genrer du specialiserat dig på är Skönlitteratur och Deckare. Du är också angelägen om att ta reda på hur försäljningen fördelar sig inom två olika regioner: Norr och Syd. Den tidsperiod försäljningen gäller sträcker sig från Jan-2009 till Jun SORTERING AV DATABASER Öppna arbetsboken Saltnäs Dataspelförening under Ovningar / Dan / Excelregister. Antag att du vill sortera databasen så att posten med störst försäljningssiffra kommer högst upp och sedan de andra posterna komma i fallande ordning. Aktivera fliken Data: Klicka någonstans i kolumn F och klicka på knappen Sortera fallande. Som du märker får du en bra överblick över vilka kategorier som har sålt bäst och när de gjorde det. Bäst lyckades region Syd i april 2009 då man sålde för SORTERINGSNYCKLAR En mer avancerad form av sortering, är att använda sig av s.k. sorteringsnycklar. Om man vill att databasen skall sorteras i första hand efter region och i andra hand efter Genre, placerar du markören i någon av listans celler. Klicka sedan på knappen Sortera och gör följande val i dialogrutan Sortera. Klicka sedan på knappen Lägg till nivå och gör följande inställning: 161

162 Bekräfta sorteringen med OK Databasen sorteras snyggt och prydligt i alfabetisk ordning utifrån de två valda fälten. Ännu snyggare blir det om man dessutom väljer att använda den tredje sorteringsnyckeln. Aktivera sorteringsläge på nytt genom att klicka på Sorteringsknappen: Klicka på Lägg till nivå och välj Antal, välj sedan alternativet Fallande, (Största till minsta:) Bör se ut så här: Bekräfta med OK, Dataregistret bör nu se ut så här: 162

163 Titta igenom registret och sätt fokus på de fält som du lagt in sorteringsnycklar på, kontrollera hur du har nytta av tredje sorteringsnyckeln: först) 2:a 1:a 3:a (högsta värdet för sport i region Norr 163

164 Sortera register övning 1 Öppna Excelregistret "Saltnäs Brukshundförening.xlsx", du hittar den under Ovningar / Dan / Excelregister UPPGIFT 1 Sortera hundarna i alfabetisk ordning UPPGIFT 2 Sortera hundarna i åldersordning, med den äldsta hunden överst UPPGIFT 3 Sortera hundarna först efter Läggning i stigande ordning, sedan efter Ras i stigande ordning UPPGIFT 4 Sortera hundarna först i alfabetisk ordning, sedan i fallande åldersordning och sedan efter Ras i stigande ordning (som du märker finns det hundar som heter Karo, är 5 år och tillhör rasen Golden Retriever ) UPPGIFT 5 Sortera hundarna först i alfabetisk ordning, sedan i fallande åldersordning, sedan efter Ras i stigande ordning och till sist efter Ägare i stigande ordning. Nu kan du Sortera i ett Excel-register, då är det dags att gå vidare till nästa avsnitt. 164

165 GÖRA URVAL I DATABASER I en databas bör man kunna ta fram alla de poster som matchar ett eller flera sökvillor. I ett artikelregister kan det vara bra att undersöka hur många artiklar det finns, t ex 10 eller mindre enheter kvar i lagret. I ett kundregister kan man vara intresserad av att ta fram alla kunder som handlar för mer än en viss summa per år. Det går att kombinera villkor så att man exempelvis plockar fram de kunder som handlar för mellan och och samtidigt bor i en viss region. AUTOFILTER Du fortsätter att arbeta med filen "Saltnäs Dataspelförening". Se till att någon cell i registret är markerad, välj fliken Data om den inte är aktiv. Klicka på knappen Filter. Databasens rubrikrad får små listpilar till höger om sig: Du vill undersöka försäljningen av Saltnäs Dataspelförening. Gör så här: Klicka på listpilen till höger om Genre. Ta bort markeringen för alternativen Action och Arkad: 165

166 Klicka på OK. Registret filtreras nu så att endast Genre Sport och Strategi visas: Observera också att det nu visas in filterikon på listmenyn, detta betyder att det finns ett filter aktivt i fältet Genre. Du återställer listan genom att klicka på listpilen tillhöger om Genre och markera för alternativet Markera allt. Bekräfta med OK Om man vill söka rätt poster som matchar sökvillkor för olika fält får du filtrera databasen i två steg via Autofilter. Gör så här: Klicka i fältet Genres listpil och välj endast Strategi. Klicka sedan i fältet Regions listpil och välj endast Syd Resultatet bör se vara som bilden nedan. Klicka på filterknappen för att återställa databasen på ett snabbt sätt. (observera att alla filter då tas bort.) 166

167 167

168 TALFILTER Nu räcker detta ganska långt, men inte tillräckligt. Tänk om du vill få svar på hur många poster det finns där antal sålda spel överstiger 300st eller där försäljningen ligger mellan och Här skall vi använda oss av Anpassat Autofilter. Gör så här: Börja med att aktivera Autofilter genom att klicka på knappen Filter: Gå sedan i ni fältet Antal och aktiver en filtrering under kategorin Talfilter, välj alternativet Större än eller lika med: Nedanstående fönster aktiveras, gå gärna in och titta vilka olika syntax som finns att välja under Visa rader där: se sedan till att alternativet är större än eller lika med är aktiverat, skriv in värdet 300 i fältet till höger. Klicka på OK. För att bekräfta filtret. Nu visas 14 av databasens 23 poster, d v s alla de som är större än 300. Sortera också fältet antal fallande så är det lättare att kontrollera filtreringen. 168

169 Klicka på knappen ta bort till höger om filterknappen för att visa alla poster i dataregistret. Svaret på den andra frågan vilka poster som innehåller ett försäljningsvärde som är större än eller lika med och som är mindre än får du genom att ta fram dialogrutan Anpassat Autofilter för fältet Försäljning och mata in följande: (Aktivera filter genom att klicka på filterknappen på nytt) Observera att Och är förkryssat, detta innebär att båda sökvillkoren måste vara uppfyllda för att posten skall komma med i urvalet. Eller innebär att det räcker om ett av villkoren är uppfyllda. I de flesta fall där man arbetar med Tal är det OCH som man använder, om villkoren gäller text är det oftast ELLER som används. Efter filtreringen bör registret se ut så här: 169

170 Avsluta med att visa alla poster. VISA DE TIO HÖGSTA ELEMENTEN Om du vill undersöka vilka de 10 bästa försäljningsposterna är kan du göra så här: Klicka på listpilen för fältet Försäljning, välj kategorin Talfilter och klicka på alternativet 10 högsta. Följande dialogruta dyker upp: Klicka på OK Resultatet bör se ut så här: Du kan naturligtvis ändra antalet till t.ex. de 3 högsta eller lägsta elementen istället. I det här avsnittet har du fått lära dig hur man filtrerar data i Excel. Nu kan du göra övningen på nästa sida: 170

171 171

172 FILTRERA REGISTER ÖVNING 2 Öppna filen Album.xlsx, du hittar övningen under Ovningar / Dan / Excelregister. FILTERUPPGIFT 1 Använd Autofilter för att ta fram alla album Beatles gjort. Avsluta med att välj Ta bort filter för att återställa databasen! FILTERUPPGIFT 2 Ta fram alla album som placerat sig 3:a eller bättre. Återställ sedan databasen! FILTERUPPGIFT 3 Ta fram alla album som kom ut på 60-talet. Sortera sedan enligt år fallande FILTERUPPGIFT 4 Ta fram Rolling Stones 70-talsplattor. Sortera enligt titel FILTERUPPGIFT 5 Ta fram alla album som gjorts av Prince eller U2, sortera sedan filtreringen enligt Grupp stigande och enligt år fallande. FILTERUPPGIFT 6 Ta fram alla album som har ordet Love någonstans i titeln. 172

173 AVANCERAT FILTER Du vill nu ta fram de poster där säljaren har varit antingen Paulsson, Lindén eller Johnsson. Om du skulle använda Anpassat Autofilter skulle du snart märka att det blir vissa problem, Paulsson och Lindén är inga problem men hur får vi med Johnsson? För att lösa problemet måste vi använda oss av Avancerat filter. Nackdelen med Avancerat filter, (om man vill kalla det en nackdel) är att man måste skapa ett s.k. villkorsområde, någonstans i din databas. VILLKORSOMRÅDE För att komma runt begränsningen som finns i Anpassat Autofilter bygger vi upp följande villkorsområde i cellerna A26:A29: Nästa steg är att utföra själva filtreringen. Gör så här: Klicka någonstans i registret du vill söka information ur Välj Fliken Data om den är inaktiverad, klicka sedan på knappen, dialogrutan Avancerat filter dyker upp på skärmen. Området A1 F24 är färdigt markerat vilket innebär att data söks i hela databasen. Klicka i det vita området vid Villkorsområde och markera upp cellerna A26 A29: Klicka På OK. Resultatet bör se ut ungefär så här, obs att sorteringen av de olika posterna kan vara olika. Sortera därför registret i alfabetisk ordning på fältet Säljare: 173

174 Notera att vi i villkorsområdet matade i de olika säljarna på olika rader. Klicka på knappen visa hela registret på nytt. för att Anta att du vill ta reda på vad Johnsson och Svensson sålt i region Norr. Gör så här: Skriv in följande villkorsområde. Obs: Kom ihåg att först klicka någonstans i registret innan du väljer Avancerat. Mata sedan in det nya villkorsområdet. 174

175 Klicka på OK. Resultatet bör se ut så här: Du får fram resultatet av Johnsson och Svenssons försäljning i region Norr. Klicka på knappen för att visa alla poster i registret. Radera föregående villkorsfält och skriv in följande: Det vi nu skall göra är att filtrera hur Johnssons försäljning sett ut from jan-09 t o m mars-09. Gör så här: Klicka någonstans i registret. Välj Avancerat: Dialogrutan visas på nytt: 175

176 Radera det gamla innehållet i villkorsområde Markera det nya området under databasen Resultatet av filtreringen bör se ut så här: Stäng registret när du är klar. Nu när du har blivit bekant med Avancerat filter kan du göra följande övningar: AVANCERADE FILTER ÖVNING 3 Öppna arbetsboken Saltnäs Bostadsrätter.xlsx som finns under Ovningar / Dan / Excelregister. UPPGIFT 1 Skapa ett villkorsområde under databasen där du matar in sökvillkor som tar fram alla 1:or som Berglund har sålt och använd avancerat filter för att visa posterna UPPGIFT 2 Filtrera fram de bostadsrätter i Norra Stan, Strandvallen eller Österböle som kostar mindre än en halv miljon kr UPPGIFT 3 Filtrera fram de bostadsrätter som har Pettersson, Rindell eller Berglund som säljare och där ytan är from 30m 2 t.o.m. 40m 2 UPPGIFT 4 En spekulant är intresserad av en 2:a på Sveavägen. Vad kan han/hon välja mellan för lägenheter? UPPGIFT 5 En spekulant är intresserad av 1:or eller 2:or på Strandvallen, och dessa lägenheter skall vara på minst 30m 2 och max 40m 2. Eller så kan hon/han tänka sig 3:or på max 70m 2 i Norra Stan. Vad kan hon/han välja mellan för lägenheter? UPPGIFT 6 Ta fram de bostadsrätter där priset per m 2 är mindre än kr ( tips! Infoga en tom kolumn till höger om fältet Pris och kalla det nya fältet för Pris/ m 2 ) 176

177 JOKERTECKEN. Du kan ha stor glädje av s.k. jokrar eller "wildcards" i sökvillkoren. Det finns två olika typer av jokrar:? * Frågetecknet ersätter ett tecken i sökvillkoret. Stjärnan ersätter ett obestämt antal tecken i sökordet. Tänk dig att du vill söka reda på alla säljare vars namn börjar på bokstaven P. Om du använder dig av Anpassat autofilter matar du in följande sökvillkor i dialogrutan för villkor. På samma sätt kan du söka fram alla poster där säljaren namn slutar på t ex n genom att ange att fältet Säljare skall vara lika med *n. Frågetecknet motsvara alltså ett okänt tecken vilket kan vara användbart om man känner till det mesta om det innehåll du vill visa. Öppna Excelregistret Saltnäs Bostadsrätter.xlsx: Anta att du nu vill ta fram alla lägenheter på Sveavägen Du ställer då upp följande anpassade autofilter under Adress- fältet. 177

178 KOPIERA UPPGIFTER TILL EN ANNAN PLATS. Nu skall vi använda Avancerat filter för att kopiera ut information från registret: Öppna databasen Saltnäs Dataspelförening Skriv in följande villkorsområde under databasen Klicka någonstans i databasen och välj Avancerat. I dialogrutan Avancerat filter markerar du alternativet Villkorsområde som vanligt, kryssa sedan för alternativet Kopiera till annan plats, klickar sedan i rutan kopiera till: och klicka i cellen som du vill kopiera urvalet till, A30 enligt bilden nedan: Klicka på OK. Under villkorsområdet hittar du uppgifterna, som bör se ut ungefär så här. Det kanske är så att du bara vill ha med vissa fält, d.v.s. hoppa över fält som du inte tycker är nödvändiga att ha när du kopierar filtrerade poster till en ny plats under databasen. 178

179 179

180 Vi gör om urvalet ovan, men nu tar vi bara med fälten Genre, Region, Antal och Försäljning. Vi är således fortfarande intresserade av poster med Johnsson som säljare, men vill inte ta med alla fält vid filtreringen. Då måste vi först ange vilka fält som skall var med genom att skriva in dem under villkorsområdet: När du sedan tar fram dialogrutan Avancerat filter så gör du inställningar enligt följande: Ett klick på OK filtrerar fram Johnssons försäljning utan att ta med fälten Datum och Säljare: Radera det nya registret och villkorsområdet genom att markera raderna och radera sedan alla rader, då raderas formatering och innehåll. 180

181 DELSUMMOR Öppna databasen Saltnäs Dataspelförening. Med hjälp av funktionen Delsummor kan man t ex ta reda på vad försäljningen uppgår till i en viss region. Du kan alltså undersöka delsummor för fältet Region. du kanske även vill se delsummor för Arkad, Sport, Strategi eller Action, då är det fältet Genre som används. Det viktiga att komma ihåg innan du sammanställer delsummor är att: Du måste sortera databasen utifrån det fält du är intresserad av. Låt oss göra delsummering för försäljningen i region Norr resp. Syd i Dataspelsföreningen. Sålunda är det lämpligt att sortera databasen med fältet region som söknyckel i stigande ordning. Klicka på någon cell i registret, klicka sedan på Knappen Delsumma: Följande dialogruta dyker upp: Kontrollera att du har inställningarna som på bilden ovan och tryck sedan OK. Registret får nu delsummor för varje förändring i fältet Region, och det bör se ut som på följande sida: 181

182 Excel har automatiskt gått över till dispositionsläge, du ser detta genom att det dyker upp ett nytt fält till vänster om rubrikraderna. Fältet innehåller dispositionsknappar med vars hjälp du kan granska den delsummerade databasen. Det intressanta just nu är just knapparna. De visar de nivåer du kan växla mellan. Pröva att klicka på knappen för nivå 1. Denna nivå är den högsta och visar endast delsumman för de olika kvartalen: Här kan du således utläsa att totalförsäljningen för samtliga regioner uppgår till Nivå Två ger delsumman av regionernas totalförsäljning. 182

183 För att komma tillbaks till ursprungsläget klickar du på knappen 3. Antag att du vill ta fram delsummor för antalet exemplar som sålts i regionerna. Då klickar du på knappen Delsumma på nytt och ändrar inställningarna så att du får följande inställningar: De inställningar som är gjorda här gör att de delsummor du tagit fram för fältet Försäljning ersätts med delsummor för Antal-fältet. Du utgår fortfarande från Region. Klicka OK och granska resultatet: 183

184 Pröva gärna att klicka på knapparna för nivå 1, 2 och 3 igen. Kontrollera att du sorterat databasen utifrån fältet Region. Klicka på knappen Delsumma på nytt och ändra inställningarna enligt nedanstående bild, klicka på OK Vid varje ändring i fältet Region får du nu Medelvärde för både Försäljning och Antal: 184

185 Vill du lämna dispositionsläget och återgå till databasens ursprungliga läge klickar du på knappen delsumma och klickar på knappen Ta bort alla. DELSUMMAN ANTAL: I följande övning kommer du att ta reda på hur många lägenheter av olika typ som det finns i varje stadsdel genom att använda Delsummor, det viktiga här är naturligtvis sättet du sorterar dataregistret. Öppna Excelregistret Saltnäs Bostadsrätter.xlsx. Sortera dataregistret i första hand, stigande enligt Stadsdel och i andra hand enligt Typ fallande. 185

186 Lägg sedan på delsummor enligt nedanstående bild och bekräfta sedan med OK. Observera ditt resultat, det borde nu vara enkelt att hålla reda på antalet 3:or i t ex Innerstan, vilket i detta fall borde vara 9 stycken. 186

187 PIVOTTABELLEN Det vi har gjort hittills är att vi har sorterat och filtrerat i Excel för att få fram information ur en databas. Excel har ett speciellt verktyg för att hantera databaser som kallas för Pivottabell. Det är besläktat med Delsummor, men det är mycket mer dynamiskt. Med hjälp av pivottabellen kan du ta fram intressanta detaljer ur en databas på ett snabbt och enkelt sätt. Detta skall du nu få pröva på. SKAPA PIVOTTABELL. 1. Öppna arbetsboken Saltnäs Dataspelförening. 2. Klicka någonstans i databasen och välj sedan fliken Infoga: 3. Klicka på knappen Pivottabell, nedanstående fönster aktiveras, kontrollera att område A1 F24 använde i fältet Tabell/område. 4. Bekräfta med OK för att infoga Pivottabellen på ett nytt kalkylblad. Observera att den nya pivottabellen läggs in till vänster om det befintliga databladet 5. Markera bladet och flytta det så att det ligger till höger om kalkylbladet Försäljning, namnändra också bladet till Pivottabell. 187

188 Det är här som du designar din pivottabell. Bocka för alternativet Säljare i fältet till höger: observera hur fältet läggs in i tabellens vänstra fält: Markera sedan fältet Försäljning: 188

189 Testa vad som händer om du dubbelklickar i cellen B3 som innehåller Summan av Försäljningen: 189

190 Observera att här kan du med ett enkelt klick ändra Summan till t.ex. Medelvärde för Försäljningen, det skall vi i och för sig inte göra just nu, men det kan vara bra att känna till. Eftersom du vill ändra utseendet på försäljningstalen klickar du nu på knappen Talformat. Följande dialogruta dyker upp: När du ställt in att du vill ha tusentalsavgränsning med 0 decimaler klickar du på OK Nästa steg är att du skall börja pivottera, eller omdisponera genom att dra och släppa, din pivottabell. Först skall du få pröva att ändra i sidfältet, d.v.s. där du har dina säljare. Klicka på listpilen till höger om fältet och du får fram en förteckning över dina försäljare: 190

191 Avmarkera alternativet (Markera allt), markera sedan säljaren Johnsson följt av OK, nu ändras pivottabellen så att den endast visar vad Johnsson sålt för i de olika regionerna respektiver genrerna: Pröva gärna själv att i tur och ordning visa de olika säljarnas försäljning. Ex. när Svenssons, Paulssons och Lindéns försäljning visas i pivottabellen: 191

192 ÄNDRA I PIVOTTABELLER Finessen med pivottabeller är att du kan ändra och manipulera den på alla möjliga sätt. Vi skall nu se hur du kan pivottera din tabell, d.v.s. dra fältnamn och släppa dem på olika ställen. Vi börjar med att lägga till några element i pivottabellen, detta gör du genom att bocka för alternativen Genre och Region. Pivottabellen ändrar och du får in följande element i tabellen. Nu över till pivoteringen, observera att nere till höger vinns en rad rutor där de olika elementen visas, här kan du nu ta tag i dessa element och flytta dem Börja med att ta tag i elementet Säljare med vänster musknapp och flytta sedan upp det till kategorin Rapportfilter 192

193 Här ser du resultatet av pivoteringen: Pröva nu att dra fältet Region upp till Rapportfiltret: peka på fältnamnet Region, håll ned musknappen och dra så att du pekar under rubriken säljare och släpp musknappen. Ändra också så att vi endast ser uppgifter om Johnsson genom att klicka på Filterknappen och gör urvalet. Ändra nu fältet Säljare så att försäljningen för alla säljare visas. Det bör nu se ut så här på din skärm: 193

194 Flytta om i fälten genom att pivotera kalkylen så att den får följande utseende: Bekanta dej med resultatet som visas och fundera över hur du kan ha nytta av detta pivoteringsverktyg. Att pivottera en pivottabell är väldigt lätt bara du ser till att släppa upp musknappen när musknappen befinner sig i rätt position. ÄNDRA BERÄKNINGEN I DATAOMRÅDET Det kanske inte alltid är så att du vill få fram delsummor för de olika fälten i pivottabellen. Du kanske vill ta fram säljarnas genomsnittliga försäljning för de olika regionerna. Om vi utgår från pivottabellen ovan så börjar du med att klicka på någon försäljningssiffra. Börja med att markera fältet Datum ute i åtgärdsfönstret till höger så att du får in datumfältet i pivottabellen. Pivotera sedan elementen enligt nedanstående bild: 194

195 Dubbelklicka sedan på fältet Summa av försäljning, Fönstret Pivottabellfält aktiveras: I listan under Sammanfatta med väljer du funktionen Medel istället för Summa. 195

196 Klickar sedan på OK. Pivottabellen visar nu säljarnas genomsnittliga försäljning i region Norr och Syd: UPPDATERA EN PIVOTTABELL När något ändrats i den databas en pivottabell är baserad på, eller om nya poster tillkommit i databasen, så uppdateras inte pivottabellen automatiskt. Vi skall nu titta på hur man uppdaterar pivottabellen. Först återställer vi pivottabellen så att den återigen visar totalförsäljningen för de olika säljarna. Pivotera också databasen så att den får nedanstående design: 196

197 Sedan går vi tillbaka till bladet med databasen för att lägga till följande poster: (Infoga 2 nya rader någonstans i registret där du infogar datan.) Om du vill uppdatera pivottabellen klickar du på det blad där den ligger, klicka någonstans i tabellen och klicka sedan med höger musknapp, välj Uppdatera från snabbmenyn: Pivottabellen uppdateras nu så att de nya posternas värden tas med: 197

198 VISA DETALJER FÖR EN DATACELL Vi tänker oss att du snabbt och behändigt vill ta fram en rapport över de poster som bygger upp säljare Johnssons försäljning i Norr. Vi skall se hur du tar fram dessa poster via pivottabellen. Det du gör är helt enkelt att dubbelklicka i den cell som du är intresserad av- i ovanstående fall rör det sig alltså om cell D5. Testa att klicka på cellen för Johnsson, följande fönster visas: Välj Försäljning och klicka sedan på OK Resultatet av dubbelklickningen: GRUPPERA FÄLT Möjligheterna att vrida in och ut på pivottabellen är nästan obegränsade. Vi skall nu titta på hur du kan hantera datumfält. Om du ser till att använda Excels datumformat när du skriver in tidsperioder i ett datumfält kan du sedan gruppera dessa tidsangivelser i olika grupper såsom månader, kvartal och år. Vi tar oss en titt på den pivottabell vi jobbat med hittills. Vi tänker oss att du vill göra ordentliga ommöbleringar i pivottabellen. Pivotera din tabell så att den får nedanstående utseende: 198

199 Du vill nu pröva att gruppera datumen så att försäljningen istället visas kvartalsvis. Börja med att högerklicka på ett Datum och välj där alternativet Gruppera: Ändra nu i fönstret Gruppera till alternativet kvartal se till att endast kvartal är markerat: 199

200 Klicka på OK. Du har nu fått en sammanställning av den kvartalsvisa försäljningen på gruppen Genre genom att gruppera datumfältet. 200

201 MICROSOFT OFFICE POWERPOINT Välkomna till PowerPoint, Microsofts presentationsprogram. Detta program är främst avsett för att skapa bildspel till t ex föreläsningar eller reklam där man använder sig av animationer som t ex bild-, text- och ljudeffekter. STARTA MICROSOFT POWERPOINT Du hittar ikonen för Microsoft Office PowerPoint Office. Klicka på ikonen för att starta: bland de andra ikonerna i programgruppen Microsoft När programmet startat visas en Rubrikbild, det är en så kallad Bildlayout med platshållare för både Huvudrubrik och underrubrik. För att kunna arbeta med presentationens design på ett effektivt sätt bör man använda dessa bildlayouter på ett logiskt sätt. ARBETSYTAN Vi tänker oss att du får i uppdrag att göra en företagspresentation om företaget Saltnäs Båtshop. Jag kommer att guida dig igenom denna första presentation så kommer du i slutet av kursen att kunna skapa en egen presentation. Du har nu en tom sida framför dig, denna sida skall bli vår rubriksida. Vi börjar med Bakgrunden, Där vi skall använda en färdig formgivningsmall. Gör så här: Klicka på fliken Design: 201

202 Klicka på listpilen till höger om de olika fönsteralternativen för att se olika alternativ för bakgrunden: Sök fram alternativet Metro och klicka på den för att använda layouten I platshållaren för rubriken skriver du nu in Saltnäs Båtshop Som underrubrik skriver du in Företagspresentation NY BILD När rubrikbilden nu är klar är det dags att lägga in nästa bild som blir underrubriken Verksamhet. Se till att fliken Start är aktiv, välj där alternativet Ny bild. 202

203 Välj alternativet Avsnittsrubrik, skriv sedan in rubriken Företagets verksamhet: Välj på nytt knappen Ny bild välj den här gången bildlayouten Rubrik och innehåll Den tredje bilden som nu är aktiv skall innehålla nedanstående punkter, för att ändra i nivå på punktlistan använder du verktyget öka/minska listnivå : 203

204 INFOGA BILDER Vi skall infoga några bilder till vår presentation, klicka på fliken Infoga: 204

205 Välj alternativet Bild. Sök dig fram till katalogen Bilder under Ovningar / Dan. Använd hissen för att söka fram bilderna som visas i exemplet nedan: (se till att du har förhandsgranskning aktiv så blir det mycket enklare) De tre första sidorna är klara, klicka på spara knappen för att spara din presentation, skapa en mapp på din disk/ditt konto som du ger namnet Presentationer. Lägg in filnamnet Saltnäs Båtshop och klicka sedan på knappen Spara. FORMATERA BILD Nästa funktion som vi ska ta en titt på finns i verktygsfältet Bilverktyg som visas när du markerar en bild: Klicka en gång på bilden Yamarin, klicka sedan på knappen Format som finns under rubriken Bildverktyg. Peka på formateringsalternativen som visas i verktygsfältet och granska bilden där man kan se hur verktyget kommer att påverka bilden, obs. att det finns fler alternativ under listmenyn till höger om urvalen. Välj en bildeffekt du tycker om och gör sedan på samma sätt med bilden Flipper. 205

206 Snabbspara din presentation. AVSNITTSRUBRIK Skapa en ny bild med layouten Avsnittsrubrik. Skriv in rubriken Försäljningsstatistik Skapa ytterligare en ny bild, den här gången med layouten Innehåll och bildtext. 206

207 Skapa innehåll i presentationen enligt bilden på nästa sida. Bilderna finns att hämta mappen under Båtshopen Ovningar/Dan/ Bilder Skriv in rubriken Bayliner i platshållaren för rubriken. Skriv sedan in nedanstående information i det vänstra fältet, bilden hittar du i mappen under Båtshopen Ovningar /Dan/ Bilder 207

208 Skapa sedan ytterligare 3 bilder med samma layout som ovanstående och infoga information enligt nedanstående exempel. 208

209 209

210 VISA BILDSPEL Vi har nu skapat totalt 8 bilder till vår presentation, vi skall granska den via Bilspelet på skärmen, för att göra detta så väljer vi att aktivera fliken Bildspel: Ute till vänster i fliken kan vi välja bl.a. alternativet Från början, vi kan också välja att köra från den bild vi för tillfället står i genom att använda knappen Från aktuell bild. Klicka på knappen Från början, om du vill avbryta bildspelet innan du klickat dig till slutet av presentationen så trycker du ner ESC tangenten. Kanske man tycker att designen blev lite för mörk, ljus, osv. Om man vill ändra design i efterhand så är det enkelt. ÄNDRA DESIGN Klicka på fliken Design: Klicka på listpilen vid temaalternativen och sök sedan fram alternativet Förvaltning: Klicka för att bekräfta, visa sedan bildspelet på nytt genom att klicka på F5 tangenten eller via fliken Bildspel. Ex 210

211 Som du säkert märker så har presentationen fått en helt annan stil, kanske tycker du att det blev bättre, kanske sämre, gå själv in och välj ett tema som du tycker om. Kör sedan bildspelet på nytt. BILDBAKGRUNDEN Om man vill lägga in en bild, t.ex. en förenings- företagslogo som skall ligga på samma plats på alla bilder bör man lägga in den i bildbakgrunden. Klicka på fliken Visa: Här kan man bl.a. välja Bildsorteringsläge, Anteckningssidor och Bildspel, samt gå över till designläget för Layouten vi använt, detta gör vi via alternativet Bildbakgrund: 211

212 Här har vi möjlighet att påverka hela temat som vi valt, vi kan ändra på boxarnas storlek, fyllningsfärger, typsnitt för text, osv. Börja med att gå till den högsta nivån dvs. den bild som finns högst uppe i det vänstra fältet. Markera texten i rubrikhållaren, när du gör det så visas verktygslådan för textformatering: Öka huvudrubrikens storlek till 36, gå sedan till alternativet Utskriftformat och ändra bildspelet på skärment till förhållandet 16:9, bekräfta med OK. Klicka på alternativet Färger och ändra till Elementär för att påverka färgerna i hela temat du valt. När du gjort förändringen klickar du på knappen Stäng bakgrundvy för att gå tillbaka till presentationen. Snabbspara din presentation och förhandsgranska genom att klicka på F5 212

213 DIAGRAM Se till att du står i den sista bilden, infoga en ny bild med layouten Innehåll med bildtext. Skriv in rubriken Statistik. Klicka sedan på alternativet Infoga diagram: Infoga sedan ett stapeldiagram av typen Grupperad stapel Klicka på OK för att bekräfta: observera att fönstret delas så att man har möjlighet att redigera innehållet för diagrammet inifrån Excel. 213

214 Infoga data enligtnedanstående modell: Tips: För att utöka, minska källdataområdet så drar du bara i det blåmarkerade området. När du infogat datan i kalkylbladet kan du stänga det, du går då automatiskt tillbaka till maximerat PowerPoint fönster och du har fått en grunddesign som kan påverkas och ändras i oändliga versioner via arbetsfältet Diagramverktyg: DIAGRAM LAYOUT/DESIGN Klicka på listpilen till höger om diagramformaten som visas under fliken Design och välj ett som du tycker passar: 214

215 Klicka sedan på listpilen till höger om de tre diagrambilderna under alternativet Snabblayout och välj där alternativet Layout 2 Klicka sedan på fliken Layout och bekanta dig med alternativen som finns där, det finns också en tredje flik som kallas Format, bekanta dig också med den Fliken Format: Om man vill kan man också använda höger musknapp inne i diagrammet för att påverka utseendet hos diagrammet via snabbmenyerna Försök att via de olika flikarna och med hjälp av snabbmenyerna att skapa ett diagram som ser ut som i exemplet nedan. SMARTART-GRAFIK Infoga en ny bild i presentationen med layouten Rubrik och innehåll, skriv in rubriken Organisationen. 215

216 Klicka sedan på knappen SmartArt- Grafik för att infoga ett Organisationsschema: Klicka på kategorin Hierarki i det vänstra fältet och välj sedan en vågrät hierarki: Bekräfta med OK, nu aktiveras verktygsfältet SmartArt-verktyg uppe till vänster där du kan välja mellan flikarna Design och Format: 216

217 Layouten skall vi behålla men vi försöker ändra den genom att använda verktygen som finns i Design och Format: När du bygger upp organisationen kan du välja mellan att skriva direkt i boxarna eller så använder du textrutan som visas till vänster om SmartArt objektet. Använd textrutan och skriv in nedanstående information använd Shift + Enter för att skriva in data på fler rader i boxarna. För att komplettera med fler boxar i vårt organisationsschema använder vi sedan funktionen Lägg till figur som du hittar längst ut till vänster när organisationsschemat är aktivt: Markera posten Johanna Snipa, klicka sedan på knappen lägg till figur och välj alternativet Lägg till figur nedanför: Nu läggs det till en ny box, inne i den skriver du texten Katrin Hoffman, Datalayout. Fortsätt sedan på samma sätt att bygga ut dit schema så att det får nedanstående utseende och innehåll: Tips: du kan dra boxarna genom att ta tag i dem och hålla ner vänster musknapp. 217

218 Klicka en gång på Organisationsschemat om det inte är aktivt, Använd CTRL + A för att markera alla boxar, ändra sedan teckenstorlek och font. Klicka på fliken Design, för muspekaren till Merknappen under SmarArt-fomat listan, klicka och välj sedan en mer designad modell för ditt schema. 2 olika ex: Snabbspara presentationen och visa bildspelet för att se om du behöver korrigera någonting. 218

219 219

220 Sidhuvud/sidfot Som vanligt i dessa typer av program så finns det en möjlighet att arbeta med sidhuvud och sidfot separat, vanlig information som man vill att ska synas på alla bilder i bildspelet sätts in här t ex. Logotyp, bildnummer och annan allmän info. Aktivera Sidhuvudet och sidfoten i din presentation genom att klicka på fliken Infoga, där väljer du alternativet Sidhuvud och Sidfot: Markera för att du vill ha Datum och tid, vi kör med uppdatering automatiskt så visas alltid aktuellt datum. Viktigt är också att vi får rätt datumformat, därför väljer vi under Språk alternativet Svenska (Finland). Kryssa också för bildnummer och sidfot där du skriv in ditt för och efternamn. Klicka sedan på knappen Använd för alla. Klicka på F5 tangenten för att köra bildspelet och kolla att sidhuvud, sidfot uppgifterna blev bra. Snabbspara presentationen och stäng 220

221 221

222 UTSKRIFTSLÄGEN I PowerPoint finns möjligheten att göra flera olika typer av utskrifter, normal, Anteckningssidor för föreläsaren, Åhörarkopior för åhörarna mfl. ÅHÖRARKOPIOR Inför en föreläsning så kan det vara aktuellt att göra en utskrift som gör det enklare för åhöraren att följa med och föra anteckningar till föreläsningen, för att göra en sådan utskrift gör vi enligt följande: Klicka på fliken Arkiv och välj sedan kategorin Skriv ut: Här kommer du åt de flesta funktionerna du kan önska dej inför en utskrift. alla bilder eller kanske endast den bild som visas Aktuell bild 222

223 Åhörarkopior eller kanske Anteckningssidor där dina anteckningar vissas? kanske presentationens disposition? i det här fallet ska vi förbereda en utskrift till våra åhörare, därför väljer vi alternativet 3 bilder går också ner till alternativet orientering och ändrar där till liggande. Din förhandsgranskning ändras nu så att det ser ut som nedanstående exempel: ANTECKNINGSSIDOR När du själv skall hålla en föreläsning kan det underlätta att ha ett manus i form av nyckelanteckningar till varje bild i presentationen. Dessa anteckningar lägger du in i anteckningsfältet som visas under samtliga bilder i redigeringsläge. När du sedan skall göra en utskrift av dessa Anteckningssidor så kan du gå tillväga på samma sätt som i ovanstående exempel. 223

224 Du börjar alltså med att gå till den bild du vill skriva ut, i det här fallet bild nr 9, den med Diagrammet. När du ser bilden så kan du skriva in följande text i fältet för anteckningar: Försäljningen ökade med 23% jämfört med föregående år. Klicka sedan in dig till förhandsgranskningsläge, ändra visningsläge till Anteckningssidor: bläddra dig fram till rätt bild. Ändra Orienteringsläge från Liggande till Stående och skriv sedan ut den aktuella bilden på standardskrivaren genom att välja alternativet Anteckningssidor under Inställningar. Snabbspara din presentation. 224

225 225

226 DISPOSITION Om du vill arbeta i dispositionsläge och skriva och strukturera din presentation där så behöver du bara välja att klicka på fliken Disposition till höger om bilder i visningsläget. Vi testar att arbeta i dispositionen genom att klicka på knappen intill texten Yamarin, när den är markerad tar du tag i knappen och lyfter upp den så att den hamnar ovan för Flipper. Komplettera också texten för bilden Yamarin med Nya modeller kommer nästa säsong genom att skriva i dispositionsläge. Snabbspara presentationen. ANIMERING I PowerPoint används främst två olika typer av effekter, Övergångar och objektsanimering. I den här delen ska vi ta greppet om dessa effekter och få liv i vår presentation. ÖVERGÅNG Övergång är effekten som sker när du växlar från en bild till en annan i presentationen. Börja med att välja fliken Övergångar. För markören över ikonerna som ligger i gruppen Övergång till den bilden och se i förhandsgranskningen hur effekten kommer att fungera. Vill du komma åt fler alternativ så klickar du på listpilen i rullgardinen till höger om de förvalda bildövergångarna. 226

227 Markera ett alternativ. Bekanta dig också med övergångsljud, hastighet och de andra funktionerna som finns till höger om bildövergångseffekterna. Ett tips här kan vara att arbeta i bildsorteringsläge, då kan du arbeta med grupper istället för en bild i taget. Du markerar flera bilder genom att CTRL klicka på bilderna. ANIMERING Önskar du framhäva något i presentationen så kan du enklast göra detta genom att köra anpassade animeringar för objektet. Markera bara texten, objektet eller bilden och klicka sedan på fliken Animering. Vi kommer att börja med den tredje bilden i presentationen för att bekanta oss med verktyget. Markera Rubriken på den aktuella bilden och klicka sedan på Lägg till effekt. Välj någon av effekterna som finns under kategorin Ingång: 227

228 Vill du ha fler alternativ klickar du på Fler effekter Markera sedan punktlistan och gör på nytt ett val av animering, denna ska sedan separeras. Om ovanstående fönster inte visas så aktiverar du det genom att klicka på Rutan Animering. högerklicka på Nya båtar i rutan, välj starta vid klickning. Upprepa med Fritidskläder. punkterna fiskeutrustning och 228

229 229

230 Nästa grej blir att animera bilderna, sortera animeringen och köra den tillsammans med en text. Börja med att markera bilderna Bayliner, Bella, Flipper och Yamarin genom att hålla ner shift och klicka. Lägg på en Ingångseffekt, ändra på tiden så att den är relativt långsam. Denna animering läggs nu längst ner som en egen grupp. Denna ska nu flyttas upp med hjälp av Sortera om som du hittar längst ner i animeringsfönstret. Se till att gruppen hamnar direkt under Båttillbehör. Högerklicka sedan på Bildobjektet med en siffra och välj starta med föregående, lägg på en fördröjning på 0,5 sekunder. Gör nu motsvarande för fiskeutrustningen och bilden Abu Garcia och sedan Fritidskläder och bilden Helly Hansen. Förhandsgranska genom att visa bildspelet från aktuell bild. När du bekantat dig med funktionerna fortsätter du med nästa objekt och går igenom hela din presentation och lägger på olika typer av animationer. DIAGRAMEFFEKTER I programmet finns en mängd olika effekter som är speciellt anpassade för objekten Smartart, organisationsscheman och diagram. Vi börjar med att bekanta oss med animeringarna för diagram. Sök fram bilden som innehåller försäljningsstatistik och ett diagram, markera diagrammet genom att klicka på det med vänster musknapp. Aktivera fliken Animeringar och klicka på Anpassa animering. Välj sedan i lista en ingångseffekt där diagrammet kommer in underifrån, tex alternativet Flyg in. Sök fram funktionen Effektalternativ till höger och välj först varifrån du vill att serierna ska läggas sedan: 230

231 Ändra i Sekvens så att det körs efter serier, förhandsgranska och ändra sedan till ett annat alternativ. Gå sedan igenom alla alternativ och välj till sist det som du tycker är bäst. Ändra också Hastigheten till Medel. Testa också dessa typer av effekter i Smart- art bilderna i presentationen. Snabbspara presentationen när du är klar. LÄNKAR I PowerPoint finns en mängd olika alternativ för att länka, vi kommer i följande avsnitt att gå igenom de vanligaste typerna av länkning med PowerPoint. HYPERLÄNKAR En sak som Microsoft har satsat mycket på är just möjligheten att länka ut på nätet direkt från programmen. Som du säkert vet sedan tidigare så skapas det automatiskt en länk om man skriver in tex i Word. Genom att klicka på länken starts automatiskt datorns standardprogram för webbläsning och du landar på den angivna adressen. Detta kan man också göra med bilder och figurer i PowerPoint. Gör så här: Klicka på Bilden som innehåller alla Logotyper och välj Yamarin genom att klicka på den. Klicka sedan på fliken Infoga och välj där alternativet Hyperlänk. 231

232 Skriv in länken i adressfältet och bekräfta sedan med OK. På det här sättet kan man länka till vilka sidor som helst på nätet, när man sedan visar presentationen och klickar på länken så kan man växla mellan presentationen och webbläsaren. Obs. om man använder sig av länkar i presentationen bör man inaktivera de automatiska effekterna och istället köra med endast klickning. INTERNA LÄNKAR Det är inte bara ut på nätet som man kan länka, man kan också länka till bestämda sidor inom den aktuella presentationen. För detta ändamål finns speciella knappar som man kan hämta under fliken Infoga och gruppen Illustrationen och alternativt Figurer. Klicka på knappen som ser ut som ett hus: Placera sedan markören där du önskar ha knappen och dra sedan ut knappen genom att hålla ner vänster musknapp, när du släpper musknappen visas följande fönster: 232

233 Bekräfta med OK, lägg också in pilar som går framåt och bakåt i presentationen. Starta presentationen och testa länkarna som du infogat. Ex: Snabbspara presentationen. SKAPA AVSNITT För att skapa ett anpassat bildspel så kan du med fördel Gruppera bilderna i olika avsnitt och sedan ge dessa grupper lämpliga namn. När du sedan ska hålla presentationen väljer du att visa det anpassade bildspelet som du skapat för ändamålet. Gå till bildsorteringsläge och markera bild 3, sök fram alternativet Avsnitt i gruppen Bilder på fliken Start och klicka på den, Välj Lägg till avsnitt. Högerklicka på det nya avsnittet och ändra namn till Om Företaget. 233

234 234

235 Markera bild 5 och upprepa från föregående namnge denna gång Produkter, sedan bild nio (diagrammet) infoga nytt avsnitt namnge Statistik. Gå över till bildsorteringsläge och förhandsgranska: Skapa anpassade bildspel I nästa steg ska vi skapa tre anpassade bildspel av vår presentation. Gå till fliken Bildspel, välj Alternativet Eget bildspel: Ändra det föreslagna namnet till Om Företaget och lägg till bild 3 och 4, klicka på ok, upprepa med nytt bildspel Produkter Bild 5-8 och Nytt bildspel Statistik, bild 9 och

236 Snabbspara presentationen. Visa Anpassat bildspel Gå till fliken Bildspel och klicka på knappen Eget bildspel välj att titta på Avsnittet Produkter. Länka till Anpassade bildspel. När du håller din presentation är det kanske svårt att förutse vad du kommer att få för frågor. Lösningen på detta kan vara att du skapar ett index bildspel där du länkar till alla dina Anpassade bildspel. I vårt exempel ska vi använda oss av bild 2 och där infoga Smart- Art med bilder som vi sedan länkar till våra anpassade bildspel. Gå till bild nr 2 och ändra där Layouten till Rubrik och Innehåll. Klicka på alternativet Smart- Art och välj där kategorin Bild följt av Bilder med rubriker, klicka på OK Skriv in nedanstående information i textrutan och infoga sedan bildminiatyrerna från mappen Ovningar / Dan / Bilder / Båtshopen. 236

237 Nästa steg för vår del blir att länka till rätt anpassade bildspel, detta gör du genom att markera bilden (texten) och sedan väljer du Infoga fliken följt av Hyperlänk i gruppen Länkar. Gå ner till Plats i det här dokumentet i gruppen Länka till: sök fram det anpassade bildspelet Om företaget, markera rutan Visa och återgå, bekräfta sedan med OK Repetera med bilden och det anpassade bildspelet Produkter och sedan Statisk Snabbspara presentationen, visa bildspelet och använd länkarna för att visa de anpassade bildspelen. 237

238 INTERNET Internet består av hundratusentals anslutna nätverk och med bl a www (world wide web) så kan du söka efter information där. Den andra stora delen av Internet är e-posten, du kan här sända brev över hela världen, du kanske har en vän i Australien, om du skickar ett brev den traditionella vägen så tar det kanske 1-2 veckor innan hon/han kommer att läsa det du skrivit idag. Om du istället kan skicka ett e-post meddelande kan hon/han läsa detta efter bara några sekunder! GROUPWISE ELEKTRONISK POST Du kan skicka brev och datafiler till andra över nätet. E-posten används också för distribution av datorpostlistor, elektroniska ämnesbestämda gruppbrevväxlingar där alla intresserade får alla brev (RSS) GroupWise är skolans e-post och kalenderprogram:. I den här delen kommer du att lära dig grunderna i Program:met. Börja med att starta Allman S:met genom att dubbelklicka på ikonen GroupWise som finns på skrivbordet. När Programmet startar kommer du att få skriva in ett lösenord, lösenordet är det samma som ditt nätverkslösenord. Skriv in ditt lösenord och bekräfta med OK. Programmet startar... Nu kollar Programmet automatiskt efter om det finns ny post på e-postservern. Om det finns, kommer den nya e-posten att visas med Fetstil i brevlådan. 238

239 Dubbelklicka på meddelandet för att läsa innehållet i brevet. När du läst brevet kanske du vill skicka ett svar till författaren, då gör du lättast i att använda dig av funktionen Svara, Om du vill skicka brevet vidare till någon använder du funktionen Vidarebefordra. När du klickar på Svara kommer detta fönster att aktiveras: 239

240 Här väljer du om endast avsändaren skall få svaret eller om alla som avsändaren har skickat brevet till skall få ta del av ditt svar till avsändaren. Testa detta genom att svara på e-post brevet du fått av Dan Haldin, om du redan har gjort det, gå vidare i dokumentationen. SKRIV ETT NYTT MEDDELANDE För att skapa ett nytt e-brev klickar du på knappen ny post. Skriv ett brev till mottagaren dan.haldin@gymnasium.ax och berätta lite kort om dej och dina intressen, ange också ett passande subjekt i fältet Ärende. 240

241 När du är färdig klickar du på knappen för att sända iväg meddelandet. Om du har skapat en signatur kommer Programmet att fråga dig om du vill använda den färdiga signaturen, om du inte vill använda den så skriver du in hälsningsfrasen manuellt i slutet av brevet. Om du vill använda den färdiga signaturen klickar du på Lägg till. Om du vill bifoga en fil, (bild, text eller annan fil) klickar du på knappen bifoga fil, när du gjort detta kommer du att kunna gå ut och hämta denna fil från ditt filarkiv. Om du skall bifoga fler än en fil kan du göra en splittrad markering om filerna ligger i samma mapp (CTRL nedtryckt när du markera filerna), om filerna ligger i olika mappar klickar du bara på knappen bifoga fil på nytt. Filerna syns längs ner i e-post meddelandet. Bifogade filer 241

242 INSTÄLLNINGARNA I GROUPWISE Om du vill ändra på grundinställningar som finns i Programmet så är det via Verktygsmenyn, och Alternativ som du kommer åt dessa. När du klickat på alternativ kommer nedanstående fönster att aktiveras. Dubbelklicka på ikonen Arbetsinställningar: 242

243 Under fliken Allmän kan du ställa in hur ofta Programmet skall kolla efter ny post, samt olika Vy alternativ. Bekanta dig med de olika flikarna och gör sedan ändringen enligt bilden på nästa sida: Vyer Filplacering Radera Standardåtgårder Signatur: Skriv in din egen personliga signatur och klicka sedan på OK. 243

244 SKAPA MAPPAR: För att förenkla användningen av e-post Programmet så är det en stor fördel att kunna lagra brev i olika mappar, för att skapa en ny mapp gör du enligt följande: Markera Mappskåpet, högerklicka i det tomma fältet och välj kategorin Ny följt av alternativet Mapp Välj alternativet Personlig mapp, skriv in mappnamnet Viktiga brev, klicka på Nästa och Slutför 244

245 WORLD WIDE WEBB På Internet erbjuds mängder med olika typer av tjänster, bland annat: Informationssökningstjänster Elektroniska konferenser Fjärrinloggning i andra datorer Överföring av datafiler m.m. SURFA PÅ INTERNET Alla webbsidor har en webbadress, eller en URL (Universal Resource Locator), som är uppbyggd på ett speciellt sätt. T ex. Nokias hemsida har adressen, Adressen börjar alltid med förkortningen av det protokoll som ska användas vid överföringen. Protokollet (hypertext transfer protocol) är det vanligaste och betyder att adressen leder till en webbsida. www. betyder att sidan finns på webben.(world Wide Web) Därefter följer den del av adressen som anger var webbsidan finns, t ex lyceum.aland.fi. fi är i detta fall landskod för Finland, se är landskod för Sverige osv. Om webbadressen avslutas med com så är det betäckningen för en organisation eller en institution. MICROSOFT INTERNET EXPLORER När du startat Programmet visas följande fönster: Utseendet kan variera beroende på vilken version av Programmet man använder och på dess inställningar. 245

246 ÄNDRA VISNINGSLÄGE Med hjälp av Visa-menyn kan du välja vilka delar av Programfönstret som skall visas. (om menyn ej syns kan du klicka på ALT tangenten för att ta fram den) ANPASSA INTERNET EXPLORER INSTÄLLNINGAR Vi skall titta lite på inställningarna för vår webbläsare Klicka på Verktyg-knappen till höger och välj där Internet alternativ Dialogrutan Internet-alternativ visas: 246

247 Fliken allmänt innehåller fem olika nivåer: Startsida Här väljer du vilken sida som skall fungera som startsida för din webbläsare, om du har en hot-mail e-post adress kanske du alltid vill börja med att kolla om du fått post och då kan den sidan få fungera som din hemsida. Ändra bara i Adress-fältet till Webbhistorik När du besöker en hemsida så lagras t ex bilder och animationer som finns på sidan i en mapp som heter Tillfälliga Internet-filer på din dators hårddisk. Här kan du radera dessa filer och ändra på inställningarna för lagringen Sökning Flikar Utseende här kan du tala om vilka sökmotorer som du vill söka i via sökfältet i Internet Explorer Här ställer du in hur du vill hantera dina flikar här kan du ändra färger, teckensnitt och dyl. Detta fungerar då bara på Defaultdesignade webbsidor. Med knappen språk kan du ange vilket språk du föredrar i webbsidor med fler alternativ och under Hjälpmedel kan du markera rutor under format och på så sätt bestämma vilken färg, teckensnitt eller storlek som ska användas på alla webbsidor. När du är klar med dina inställningar klickar du på OK. 247

248 ATT BESÖKA EN WEBBPLATS När man hittar en intressant artikel i en tidskrift eller en annons som verkar intressant så finns idag oftast också en Internet-adress inskriven som man kan besöka om man vill veta mer, då är det bara att skriva in denna adress i webbläsarens adressfält och klicka på ENTER. Gör ett besök på Skansen hemsida genom att skriva in i adressfältet. Detta är en typisk sida för att informera om aktiviteterna på Skansen. Sidan uppdateras ofta och om du skall göra ett besök på Skansen kan det vara till din fördel om du gör ett besök på deras webbplats innan du reser dit. 248

249 FAVORITER Nu kanske du är en person som ofta kommer att besöka Skansen, både på plats och på webben, därför skall vi göra sidan lite mer lättillgänglig, vi skall lägga sidan till våra favoriter. Gör så här: Se till att Skansens startsida är aktiverad, klicka på knappen Favoriter i verktygsfältet om du vill lägga in länken i en bestämd mapp. Eller klicka på knappen Lägg till i fältet Favoriter Programmet föreslår namnet Skansen vilket väl är ett bra alternativ, klicka på OK. Nu läggs Skansen till som en länk i arbetsfältet Favoriter och nästa gång som du skall besöka skansen behöver du inte skriva in adressen utan istället klickar du bara på länken Skansen Om du vill ta bort en favorit så gör du detta lättast genom att högerklicka på den favorit som du vill ta bort och väljer alternativet Ta bort. 249

250 ORDNA FAVORITER När man har surfat en längre tid kanske man samlat på sig väldigt många favoriter och då är det på samma sätt med detta som med fil-hanteringen, man måste hålla ordning på alla favoriter. Gör så här: Klicka på pilen till höger om knappen Favoriter och välj alternativet Ordna favoriter Klicka på Ny mapp, skriv in namnet Resor och tryck sedan på ENTER: FLYTTA FAVORITER Ta tag i favoriten Skansen med vänster musknapp och dra in favoriten i mappen Resor och släpp den. För att komma åt länken till skansen måste du nu klicka på mappen resor och sedan klickar du på länken. 250

251 SÖKA INFORMATION PÅ WEBBEN. Det finns oerhört mycket information på Internet idag, problemet kan vara att hitta vad man söker efter. Man kan söka information på Internet antingen genom att Explorers sökfunktion eller så använder man någon av de söktjänster som finns tillgängliga på webben. Exempel på söktjänster är alltheweb, google, altavista, evreka, lycos, Yahoo mfl. Vi tittar närmare på Explorers sökfunktion till att börja med SÖKA MED EXPLORER Det enklaste sättet att leta reda på något är att använda sökfunktionen i Explorer. Tänk bara ut vad du skall leta efter. Explorer väljer sedan själv vilken söktjänst som är mest lämplig för din aktuella fråga. Vi testar sökfunktionen genom att söka på information om Datakörkortet. Gör så här: Klicka på knappen sök i verktygsfältet i Explorer Skriv in sökordet ECDL på raden och klicka sedan på knappen SÖK (Search) På någon sekund har vi fått in en mängd alternativ 251

252 SÖKMOTORER De flesta som använder Internet mycket har en eller flera favorit sökmotorer: Skriv in adressen till Googles söktjänst i adressfältet, Lägg till Google i dina favoriter, i en mapp som heter Söktjänster. Lägg också till alltheweb och Altavista. Klicka på favoriten Google (se till att svenska är valt språk) och skriv sedan in sökorden Bill Clinton, och klicka på ENTER. I det här fallet fick jag svar på 0,43 sekunder (fantastiskt eller hur?) Alla matchande svar finns nu som länkar och jag kan klicka mig till dessa dokument via hyperlänkarna. Testa att söka på Bill Clinton skrivet som en exakt fras. Detta minskade matchningen till träffar, orsaken är att jag söker nu bara i dokument där tecken följden är just Bill Clinton. 252