Projektrapport Omvärldsanalys 2014-12-17
Innehåll Inledning... 2 Bakgrund... 3 Syfte och mål med omvärldsanalysarbetet... 3 Metod och arbetssätt... 3 Vad är en trend?... 4 Arbetet med omvärldsanalys 2014... 5 Trender 2014... 6 Komplexitet... 6 Globalisering ökad mångfald... 7 Demografiska förändringar ökad andel äldre och minskad andel förvärvarbetande... 7 Ökad individualisering... 8 Urbaniseringen, en global process som ger avtryck i Falköping... 9 Klimatförändring... 9 Den tekniska utvecklingen accelererar... 10 Slutsatser och rekommendationer... 11 Årsprocessen... 12 Utvärdering uppföljning av projektets syfte och mål... 14 Vi som arbetat med omvärldsanalysen 2014... 15 1
Inledning Vad kommer våra invånare i framtiden säga när de ser tillbaka på vår tid? Kommer de att säga att vi var före vår tid och agerade riktigt? Eller kommer de att säga att vi inte förstod vilka förändringar som vi stod inför, att vi borde ha handlat annorlunda? Kommer de att tycka att vi har agerat bra eller borde vi ha kunnat förutse en annalkande katastrof? Ingen kan idag svara på dessa frågor. Förutsättningarna för att kunna lyckas i framtiden ligger i att kunna identifiera vilka utmaningar som ligger framför oss och våra möjligheter att kunna hantera dessa. Vi kan aldrig med säkerhet veta vad framtiden har att erbjuda. Men vi kan genom erfarenhet från vår historia och genom att följa vår omvärld i nuet, försöka forma oss en bild och på så sätt skapa en beredskap, för att på bästa sätt forma framtiden i stället för att bli ett offer för den. I din hand håller du dokumentet Omvärldsanalys. Den är frukten av ett arbete under år 2014. Arbetet har haft två syften, dels att skapa en struktur för kommunens framtida omvärldsbevakning/-analys, men också att genomföra en första genomgripande omvärldsanalys. Den första analysen har utmynnat i sex olika temaområden med innehåll som redan idag, men framför allt i framtiden, kommer att påverka kommunens verksamhet och i hög grad även invånarnas liv och vardag. Rubriken på dessa områden är: Globalisering Demografiska förändringar Ökad individualisering Urbanisering Klimatförändring Teknikutveckling Omvärldsanalysen ger ett bra underlag för vår kommunala organisation. Den ger oss kunskap, förståelse och handlingsberedskap, såväl på central som på lokal nivå för att på bästa sätt möta framtiden. Allt i syfte att skapa vår vision Det goda livet i Falköping. Morgondagen tillhör de som förbereder sig för den idag. Afrikanskt ordspråk Thomas Hjert Kommundirektör 2
Bakgrund Falköpings kommun står som alla kommuner inför stora förändringar. Befolkningen åldras, teknikutvecklingen går snabbare och snabbare, flyttning sker från land till stad, klimatet förändras och påverkar oss, osv. Den omvärldsanalys som kommunen har påbörjat innebär att Falköpings kommun tar ett helhetsgrepp på de trender och förändringar som bedöms ha störst betydelse för kommunen. Omvärldsanalys handlar dels om att förstå på djupet vad som pågår i omvärlden och vad det kan innebära på lång sikt och dels handlar det om att omvandla denna insikt i strategisk förändring. Omvärldsanalys bygger på att identifiera och tolka prioriterade krafter i omvärlden som påverkar en organisations eller frågeställnings arena och den egna organisationen eller frågeställningen. Omvärldsanalysen anger därmed vad en organisation bör förbereda sig på. När väl krafterna i omvärlden är identifierade och analyserade kan man i organisationen bestämma sig för vilka åtgärder som ska vidtas. Syfte och mål med omvärldsanalysarbetet Falköpings kommun har under de senaste åren genomfört åtgärder för att skapa struktur och systematik i det kommunala planeringsarbetet. Det har även konstaterats att det finns ett behov av att komplettera dagens arbetssätt med en mera systematisk omvärldsanalys som på ett konkret sätt kompletterar och berikar planeringsarbetet. På sikt ska omvärldsanalysen ge ett helhetsperspektiv på, och en långsiktighet i, hur omvärldens trender påverkar kommunens möjlighet att nå sin vision, att skapa Det Goda Livet i Falköping, och att förverkliga de mål som formulerats för kommunens framtida utveckling. Omvärldsanalysen ska ge förståelse och skapa handlingsberedskap i den kommunala organisationen och fungera som underlag för strategiska frågor i flerårsplanen. Metod och arbetssätt 2014 års omvärldsanalys har genomförts av en projektgrupp, framtidsgruppen, i nära samarbete med Kairos Future. En referens- och kompletterande trendspanargrupp har också varit involverad. Utgångspunkten har varit en genomarbetad omvärldskarta, samt en frågeställning som grund för arbetet. Den frågeställning som varit utgångspunkt i arbetet är: Hur påverkar förändringar i omvärlden Falköpings kommuns möjligheter att förverkliga sin vision (och planering)? Arbetssättet utgår från Kairos Futures metod för omvärldsanalys där det finns två grundkrafter i strategisk omvärldsanalys. Det handlar dels om att förstå på djupet vad som pågår i omvärlden och vad det kan innebära på lång sikt och dels handlar det om att omvandla denna insikt i strategisk förändring. 3
Omvärldsanalys bygger på att identifiera och tolka prioriterade krafter i omvärlden (se Figur 1) som påverkar en organisations eller frågeställnings arena (närvärld) och den egna organisationen eller frågeställningen (invärld). Omvärldsanalysen anger därmed vad man bör förbereda sig på. När väl krafterna i omvärlden är identifierade och analyserade kan man bestämma sig för vad man själv ska göra. Invärlden, i detta fall Falköpings kommun, inbegriper den egna organisationen eller en aktuell frågeställning. Här har huvudaktören själv ofta ett stort inflytande. Närvärlden är den spelplan/arena som en aktör agerar på. Här sker förändringar som påverkar invärlden mer eller mindre direkt. De olika aktörernas agerande här påverkar förutsättningarna för Falköpings kommun. Längre bort från kommunen finns den mer perifera omvärlden där det sker förändringar inom samhälle, ekonomi, miljö, teknik osv. Dessa förändringar eller trender ändrar förutsättningarna för kommunen. En aktör har generellt sett små möjligheter att själv påverka trender i omvärlden. Detta eftersom de i allt väsentligt ligger utanför den egna organisationens kontroll, samtidigt som de kan påverka förutsättningarna för den fortsatta verksamheten. Figur 1: Tre världar: Invärlden (den egna organisationen, det man bestämmer själv över), Närvärlden (den arena man agerar på) och Omvärlden (det man inte alls kan påverka själv) Vad är en trend? En trend är en förändring i omvärlden som vi tror kommer fortleva ytterligare en tid och som under sin livstid kommer att påverka närvärlden och därmed också Falköpings kommun. En trend är uppenbar och synlig och har en viss riktning den ökar eller minskar och verkar också inom ett visst område. 4
Arbetet med omvärldsanalys 2014 2014 års omvärldsanalys inleddes under mars månad med ett startmöte med kommunledning och projektledare för att fastställa omfattning, deltagare, datum, etc. för uppdragets genomförande. Därefter genomfördes ett trendspanarmöte för projektgruppen (framtidsgruppen) och kompletterande trendspanargrupp. Under mötet kombinerades en introduktion till metoder för omvärldsanalys med konkret arbete. För att fördjupa förankringen av, och bredda basen för, omvärldsanalysen genomfördes en workshop med en bredare grupp. Den 11 juni genomfördes en presentation av framtidsgruppens trendspaningar på en konferens med ordföranden och förvaltningschefer. Under dagen genomfördes även en övning där ordförande och förvaltningschefer i grupper fick arbeta med att lyfta fram de viktigaste konsekvenserna från de presenterade trenderna. I grupparbetet valde flera grupper att diskutera urbaniseringen och dess konsekvenser för en landsbygdskommun. (bilaga 1) På budgetkonferensen den 17 september presenterades årets omvärldsanalys för en större målgrupp. Framtidsgruppen presenterade en genomarbetad omvärldsanalys där även resultat från tidigare övningar inarbetats. I anslutning till presentationen av trender genomfördes en gruppövning där deltagarna diskuterade vilka delar/förvaltningar/nämnder i kommunen som de olika trenderna kan komma att få störst konsekvenser för. Exempelvis diskuterades demografiska förändringars betydelse för socialförvaltningen, och klimatförändringens betydelse för samhällsbyggnadsförvaltningen. (bilaga 2) På chefsdagen den 16 oktober höll Hans Abrahamsson ett föredrag om Den stora samhällsomdaningen: globalisering, urbanisering och migration. I anslutning till detta genomfördes en gruppövning. Instruktionen för övningen var att diskutera igenom Hans föredrag och identifiera de viktigaste utmaningarna som föredraget pekar på. Övningen resulterade i ett antal idékort med förslag på hur kommunen skulle kunna agera för att möta utmaningarna. (bilaga 3) Parallellt med projektgruppens arbete under hösten genomförde Kairos Future en förstudie av kommunens erfarenheter av omvärldsanalys. För att dra nytta av den omvärldsanalys som redan görs i olika delar av organisationen och integrera både arbetssätt och erfarenheter i den kommande årscykeln, genomfördes två gruppintervjuer. Syftet var att klargöra var, när och hur omvärldsanalysens resultat lämpligen kan och bör spelas in i de olika planeringsprocesserna. Deltagare var förvaltningschefer och andra med erfarenhet av omvärldsanalys och med behov av omvärldsanalysens resultat. Resultatet av förstudien finns i bilaga 4. 5
Trender 2014 I första årets omvärldsanalys har arbetet fokuserat på sex övergripande trender, som alla har en påverkan, på kort eller lång sikt, för Falköpings kommun: globalisering, demografiska förändringar, ökad individualisering, urbanisering, klimatförändring och teknikutveckling. En mer utförlig trendbeskrivning, med bland annat källhänvisning, återfinns i bilaga 5. Dagens komplexa samhälle Det Goda Livet, som är Falköpings kommuns vision, är ett komplext begrepp där det inte finns någon färdig metod eller ett givet svar för hur man ska integrera de sociala, ekologiska och ekonomiska dimensionerna i vardagen. Det pekar mot att vi istället bör se tillvaron som ett sammanflätat, föränderligt och komplext system. Globalisering är kanske den tydligaste trenden som påvisar den ökade komplexiteten i samhället som beslutsfattare måste ta i beaktande. Människor, pengar, varor, tjänster och information flyttar sig numera blixtsnabbt över världen i en ständigt pågående interaktion. Det som förr var en regional oroshärd långt bort i världen får idag en direkt påverkan på lokalsamhället i form av exempelvis migrationsströmmar eller genom att handelshinder sätts upp som en politisk reaktion på en händelse. En annan effekt av globaliseringen är individualiseringen som i sin tur leder till gradvisa förändringar i den sociala samhälleliga strukturen. Ett ökat välstånd globalt är också det en trend, men i dess skugga finns ökade skillnader mellan de som har och de som inte har och vår utarmning av naturens begränsade resurser med klimatförändringar och instabila ekosystem som följd. Mottrenden där är att samhällsekonomin delvis rör sig bort ifrån den produktionsintensiva och resurskrävande industrialismen och mot en kunskapsekonomi, eller rent av en tankeekonomi, där global konkurrens i första hand inte längre handlar om låga produktionskostnader utan om förmågan att utveckla idéer och koncept. Människor har alltid varit beroende av att samarbeta när de skapar och utvecklar samhällen. Att möta de komplexa frågorna kring hållbar utveckling kräver helhetssyn. Det vill säga att inse att det är flera olika, och i förstone inte tydligt sammankopplade, kunskapsområden som berörs och att det därför behövs samverkan och ibland även samspel. Att det inte finns en sanning eller synsätt att luta sig emot utan att det finns flera möjliga lösningar och vägar framåt. Komplexitet kan inte fångas i några få begrepp, eller lösas med de metoder vi hittills använt utan bygger istället på ett förändrat förhållningssätt och skapandet av nya samarbetskonstellationer. Det är ur mångfalden och dialogen som de gemensamma visionerna om morgondagen och framtiden kan formas. Denna nödvändiga helhetssyn är avgörande för att kunna beskriva och analysera mönster lokalt i Falköping, regionalt i Skaraborg och Västsverige samt globalt för att uppnå en balans mellan människa, samhälle och natur. 6
Genom att i ett tidigt skede identifiera komplexa trender kan Falköpings kommun skaffa sig en proaktiv möjlighet att möta såväl som bemöta skeenden. Globalisering ökad mångfald Enligt Nationalencyklopedin definieras globalisering som en förändringsprocess varigenom stater och samhällen över hela jorden knyts samman i ömsesidiga beroendeförhållanden. Globaliseringen drivs både av politiska beslut, som är menade att integrera marknader, och tekniska framsteg. Att den internationella ekonomiska integrationen har tilltagit kan ses på antalet företagsetableringar på andra marknader än den inhemska. Under perioden 2006 2012 har antalet svenska koncerner med dotterbolag i utlandet ökat med 1 360 stycken och i procent med 107 %. Även den svenska varuimporten respektive -exporten har ökat. Under perioden 1997 2013 har varuimporten ökat med 108 % och varuexporten med 73 %. Gällande migrationen av människor till och från Sverige visar statistiken att både antalet in- och utvandringar har ökat under perioden 1997 2013. Den uppåtgående trenden gäller även för Falköpings kommun. Invandringsöverskottet har tillsammans med födelseöverskottet utgjort kärnan i Sveriges befolkningstillväxt. För Falköpings kommun har invandringsöverskottet varit stadigvarande positivt sedan år 1985 och födelseöverskottet sedan år 2011. Globalisering leder till en lång rad konsekvenser som får direkt effekt i lokalsamhället exempelvis ökad rörlighet över landsgränser för information, kapital, varor, tjänster och människor. Avstånd saknar allt oftare betydelse. Den ökade integrationen mellan länder innebär lättare tillträde till nya marknader men också ökad konkurrens. För att kunna möta framtida utmaningar blir det angeläget att skapa förutsättningar som kan bidra till att stärka den svenska konkurrenskraften. En annan konsekvens av globaliseringen är en ökad kulturell homogenisering, där global migration bara är en av flera delförklaringar. Engelskan har blivit det ledande världsspråket, samma varor finns att köpa över hela världen och alla har i princip möjlighet att äta på samma snabbmatskedja. Homogeniseringen sker på global nivå, men på lokal nivå skapas mångfald. Detta påvisar den komplexitet, till och med motsägelsefullhet, som globaliseringen medför. Demografiska förändringar ökad andel äldre och minskad andel förvärvarbetande Att andelen äldre (65+ år) ökar i Sverige är en av de största trenderna gällande demografin. Falköpings kommun utgör inget undantag. Fler äldre medför ökad press på såväl vård och omsorg som de sociala försäkringssystemen. En förlängd livslängd för också med sig utmaningar kring välfärdssystemens finansiering. En annan demografisk trend är att andelen i förvärvsarbetande ålder (20 64 år) av den totala befolkningen minskar i både Sverige och Falköping. Det leder till att allt färre ska försörja allt fler. Personer i tidig förvärvsaktiv ålder (20 39 år) utgör den största åldersgruppen bland utflyttarna från kommunen, vilket kan kopplas till utbildnings- och arbetsmarknadsutbud. Samtidigt kan det konstateras att sedan år 2011 överstiger återigen antalet födda antalet döda, vilket resulterar i ett positivt födelseöverskott för Falköpings kommun. Detta i sin tur föryngrar befolkningen i kommunen. Även invandringen till kommunen föryngrar befolkningen. 7
Ett ökat antal äldre leder till en förändrad kravbild på den kommunala vården och omsorgen avseende exempelvis kompetens och utbud av bland annat funktionella bostäder inom kommunen. Det pågår också en teknisk utveckling som kan komma att påverka den framtida utformningen av olika stöd- och vårdformer. Att inrikes inflyttningsöverskott är negativt leder till ett ökat behov av att se över kommunala driftskostnader, eftersom dessa inte nödvändigtvis behöver minska i takt med utflyttningen. För att främja en positiv befolkningsutveckling behövs satsningar på bostäder och goda kommunikationsmöjligheter. Behovet borde också öka av att arbeta aktivt med att attrahera människor att stanna kvar. Ökad individualisering En trend i vårt moderna samhälle är ett större utrymme för individuell handlingsfrihet, och en ökad makt för individen på bekostnad av kollektivet. I dag är vår individuella identitet mer än tidigare en följd av våra enskilda val än av kollektiva förväntningar, vilket är en utveckling som pågått i hela västvärlden under en längre tid. Trenden tar sig uttryck genom att medborgare ställer högre krav på inflytande över varor och tjänster och har en högre förväntan på valfrihet även inom offentligt finansierade tjänster inom vård, skola och omsorg. Medborgare är mer och mer insatta och pålästa och använder i större utsträckning sina möjligheter till överprövning. Generellt i samhället finns ett större fokus på livskvalitetsfrågor och ett intresse av att förverkliga sig själv. Bakomliggande faktorer är samhällsutvecklingen i sig med en övergång från kollektiva normer och strukturer till allt högre grad av individualisering. Något som driver på trenden är exempelvis lättillgänglig information och möjlighet till snabb opinionsbildning genom sociala medier. Uppluckring av patriarkala strukturer bidrar också till att kvinnor skaffar sig mer och mer inflytande och makt vilket förstärker trenden. En ökad levnadsstandard är också en grundförutsättning för trenden. Områden där konsekvenserna blir tydliga skulle kunna kategoriseras in i områdena anpassning och valfrihet. En ökad individualisering kräver en hög grad av anpassning av kommunens verksamheter till medborgares förväntningar. Detta i sin tur kräver en lyhördhet för vad som förväntas och därmed en förmåga att fånga upp dessa förväntningar. Möjlighet till dialog mellan medborgare och verksamhet blir därmed en viktig del i det arbetet. Samtidigt har möjligheten till anpassning sina gränser, både utifrån det kommunala uppdraget samt av kostnadsmässiga skäl. En högre kravbild och större förväntningar riskerar driva upp kostnaderna för tjänsternas utförande samt ökat behov av att kommunicera med medborgare på andra tider än kontorstid. En utvecklad dialog mellan medborgare och politik samt verksamhet i kombination med krav på transparens gör att det kommer behöva utvecklas såväl system som forum för denna dialog. Att inrätta valfrihetssystem är ett sätt att möta en ökad individualisering. Systemet som sådant kräver ett fokus på förväntningarna på tjänsten som ska tillhandahållas. När kommunen både tillhandahåller tjänster i konkurrens samt står som ansvarig för att upprätthålla valfrihetssystemet får kommunen två roller. Den ena handlar om att vara 8
utförare och konkurrera med andra utförare och den andra om att bedöma såväl egenregi som andra utförare och tillhandahålla lättillgänglig och opartisk information som gör det möjligt för medborgare att göra aktiva och medvetna val. Med detta ökar de administrativa inslagen. Konkurrensutsättningen ställer krav på snabba omställningar i verksamheten när brukare går till och från verksamheterna med kort varsel. Detta påverkar medarbetarna på ett tydligt sätt eftersom arbetstiden måste förläggas i tid och rum till när och var tjänsterna ska utföras. Detta ska göras samtidigt som det är av största vikt att kommunen är en bra arbetsgivare. Urbaniseringen, en global process som ger avtryck i Falköping Urbaniseringen är en tydlig global trend som visar att över hälften av jordens befolkning idag bor i städer. Parallellt med detta avfolkas landsbygden successivt. Under tidsperioden 2000-2010 var New Yorks tillväxttakt 4,8 % att jämföra med Shanghais 65,6%, vilket kan ses som symptomatiskt för den urbana tillväxt som sker framförallt i Asien och Afrika. 1950 fanns en megastad (minst 10 miljoner invånare) i världen, New York. Idag finns 28 stycken. De senaste decennierna har även mindre städer och tätorter i Sverige tappat befolkning till storstadsregionerna och högskoleorterna. Ungdomar är den stora grupp som flyttar till städer och det är främst unga kvinnor som skaffar högre utbildningar. Den större stadens attraktionskraft växer och kvinnor stärker sin ställning. Etablerade strukturer är på väg att ersättas med nya. Det är huvudsakligen människor upp till 39 år som flyttar ifrån Falköpings kommun. Utflyttningen sker till näraliggande större städer som Skövde, Göteborg men även till omkringliggande kommuner. Det som sker på landsbygden idag är i stor utsträckning en naturlig avfolkning, där de äldre människorna bor kvar och få tar över efter dem. Falköpings tätort har under nio år ökat sin befolkning med 6 % och den totala ökningen i kommunen är på 3 %. Det motsvarar 803 personer under nio år. Under 2013 flyttade 1672 personer till Falköpings kommun och 1395 flyttade från. Av dessa var det 436 som invandrade och 80 som utvandrade. Falköpings stad, Stenstorp och Åsarp är de tätorter som ökat under de senaste nio åren medan Kättilstorp är den tätort som procentuellt minskat mest. Generellt kan sägas att landsbygden sakta avfolkas. Trenden tar sig uttryck i reformerad service, förändrad efterfrågan och nya behov. Till exempel har intresset ökat för olika slags boenden inne i Falköping. Klimatförändring Klimatförändring är en trend som har pågått under en längre tid. Medvetenheten om effekterna av klimatförändringen ökar runt om i världen och arbetet för att motverka de negativa effekterna och möta utmaningarna som följer av trenden, hamnar allt högre upp på agendan för världens ledare. Sverige har år 2014 för första gången tillsatt en klimatminister. Effekterna av den globala temperaturökningen kommer att påverka alla samhällsfunktioner. Utmaningen för kommunerna är dels att reducera utsläppen av växthusgaser för att bromsa ökningen av medeltemperaturen och framförallt att anpassa sina verksamheter till effekterna som följer av temperaturökningen. Klimatscenariot visar att översvämningsriskerna kring sjöar och längs vattendrag ökar. Risken för ras och skred tros också öka på grund av ökade nederbördsmängder. Detta innebär att ökad hänsyn måste tas till klimatförändringen när kommunerna planerar nya områden för 9
bostäder och verksamheter. Befintliga system för vatten- och avlopp kommer också att behöva anpassas och byggas ut. Extrema vädersituationer i form av värmeböljor som drabbar äldre och sjuka kommer att bli vanligare. Stora mängder av regn och snö kan försvåra framkomligheten till hjälpbehövande. Utmaningen blir att säkra tillgängligheten för hemtjänst och andra servicefunktioner även vid extrema vädersituationer. Tillgång och kvalitet på dricksvatten kommer att påverkas av förändrade nederbördsmönster, skyfall, ökad spridning av föroreningar samt ökade mikrobiologiska risker ställe högre krav på teknikanpassning. Det är idag fler människor runtom i världen som är på flykt från naturkatastrofer än från oroshärdar. Områden som är mindre drabbade kommer att behöva ta emot klimatflyktingar. För att uppnå ett hållbart energisystem krävs åtgärder och lösningar inom alla områden. En omställning till 100 % hållbar energi fram till 2050 anses nödvändigt för att hålla den globala temperaturökningen på en hanterbar nivå. Utmaningen för kommunerna är att ta till sig ny teknik och investera i hållbar energi. Den tekniska utvecklingen accelererar I alla tider har det varit viktigt för människan att göra tekniska landvinningar. Tidigare klarade människan att följa utvecklingen genom stegvisa förändringar men livscykeln för tekniska lösningar och nya produkter blir allt kortare. Förändringstakten i samhället ökar och allt pekar på att det i framtiden kommer ske kraftfulla förändringar som kan vara svåra att förutse. De närmaste decennierna kommer områden som informations- och kommunikationsteknik, nanoteknik, robotteknik, bioteknik samt materialteknik skapa innovationer som får enorm påverkan såväl globalt som på individnivå. Arbetsmarknaden står inför en dramatisk omvälvning då dator- och robotsystem kommer ersätta många jobb som bara människor tidigare kunnat utföra. Forskare har beräknat att hälften av dagens arbeten kommer ersättas inom en tjugoårsperiod. När verkligheten förändras och nya utmaningarna framträder gäller det att skapa förutsättningar och drivkrafter samt uppmuntra människor till skapande och innovation. Förändringstakten ställer krav på kommunens förmåga att omorganisera och att rekrytera för att möta framtidens utmaningar. Tekniken blir en allt större och viktigare del i människors vardag och kommunikationen sker idag till stor del digitalt via mobiltelefon, plattor och datorer. Följden av denna förändrade kommunikation kan bli ökat behov av användarkompetens och ökat behov av support. Möjligheten att kommunicera är oberoende av vilken plats du befinner dig på, att mötas digitalt blir en naturlig del av kommunikationen. I sociala medier skapas nätverk som förväntar sig dialog med kommunen. Omvälvningen av kommunikation har lett till en explosion av att skapa och sprida information. Att dela, dela med sig och delta. Den demokratiska processen påverkas genom ökad transparens och möjlighet till ny interaktion. Behovet av och kravet på digital service och tillgänglighet växer. Teknikutvecklingen ändrar vardagen för människan och förändrar spelreglerna i samhället. 10
Slutsatser och rekommendationer Denna rapport utgör den första övergripande omvärldsanalysen för Falköpings kommun. Omvärldsanalysen ska på sikt utgöra en naturlig del av kommunens planerings- och budgetprocesser. I årets omvärldsanalys har vi belyst sex övergripande trender som kommer att påverka Falköpings kommuns möjlighet att nå visionen om Det Goda Livet. Genom att följa de identifierade trenderna parallellt med att man spanar efter nya, kan man skapa ett ökat intresse och en ökad insikt om omvärldens påverkan på kommunen. Reaktionen från såväl politiker som tjänstemän är att arbetet med omvärldsfrågor är både angeläget och intressant. Vår rekommendation från framtidsgruppen är därför att Falköpings kommun beslutar att fortsätta omvärldsarbetet under kommande år och att beslut fattas som krävs för att omvärldsarbetet ska kunna stödja både förtroendevaldas och tjänstemäns arbete på bästa sätt. Arbetet kan fortsättningsvis utgå från respektive förvaltnings verksamhetsområden samt en kommuncentral analys av vilken trend eller trender som kommunen särskilt ska fokusera på kommande år. Inom den årliga verksamhetsplanen redovisar förvaltningarna sin omvärldsspaning och de trender som de pekar ut som mest tongivande för deras verksamhet kommande år. Framtidsgruppen bör bestå av representanter från samtliga förvaltningar, samtidigt som det är oerhört viktigt att hitta engagerade personer till gruppen. Dess uppdrag bör handla om att med stöd av förvaltningarnas omvärldsspaning arbeta fram den kommuncentrala analysen och ta fram förslag på den trend eller de trender som kommunen särskilt ska fokusera på. Framtidsgruppen håller också i processen kring omvärldsspaning med den politiska ledningen som slutligen fastställer trenderna. Framtidsgruppen arbetar på uppdrag av kommunledningsgruppen. I det fortsatta arbetet med omvärldsanalysen finns flera olika möjligheter, t.ex. att fördjupa eller bredda. De övergripande trenderna skulle kunna behållas medan det sätts fokus på t.ex. en specifik trend som väljs ut som extra viktig under kommande period. Ett exempel är också att göra en koppling till Västra Götaland 2020 strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland. Rekommendationer En regelbunden årscykel för omvärldsanalysen stärker planerings- och budgetprocesserna på ett naturligt sätt. För att lyckas krävs en bra organisation med tydligt ansvar och ledningens engagemang samt ett bra system och en bra struktur som underlättar kommunikation och delaktighet. En omvärldsanalys gör ingen nytta om den inte kommer hela organisationen till del. Erfarenheter från andra håll pekar på att det behövs ett antal strukturer för att ett systematiskt och kontinuerligt omvärldsarbete ska fungera väl. 11
1. En fastslagen årscykel där insamling och analys förläggs under året så att resultaten av analysen presenteras vid den mest lämpliga tidpunkten. Vi föreslår att framtidsdagen, där omvärldsanalysen presenteras, hålls i samband med bokslutskonferensen varje år och att årscykeln organiseras för att passa ihop med det. 2. En framtidsgrupp som ansvarar för att driva arbetet med omvärldsarbetet framåt. Vi tror att det är bra om samtliga förvaltningar finns representerade i framtidsgruppen. 3. Ett teknikstöd för både insamling, lagring, delning och spridning av omvärldsresultaten. Det kan vara en mapp på servern, en sida på intranätet, en förslagslåda, etc. 4. En struktur för att kommunicera ut resultaten av arbetet, både i form av olika typer av möten/workshops och mer mekaniskt, t.ex. nyhetsbrev, intranät-sida eller på annat sätt. 5. Att vi på prov under 2015 genomför ett antal tvärförvaltningsmöten kring omvärldsanalysen och framför allt konsekvenserna av denna. Syftet skulle vara att tjänstemän ur olika förvaltningar träffas och, med omvärldsanalysen som grund, diskuterar utmaningar och förslag till åtgärder för de olika förvaltningarna. Förhoppningen är att samtal över förvaltningsgränserna kan leda till fördjupade insikter om vilka utmaningar kommunen som helhet står inför, samt att lösningar och åtgärder kan spridas mellan olika förvaltningar. 6. Övningar och grupparbeten är värdefulla för att så många som möjligt ska få bli delaktiga i arbetet med omvärldsanalys. Årsprocessen Framtidsgruppen föreslår att en årscykel för kontinuerlig omvärldsanalys i Falköpings kommun läggs upp på följande sätt. 1. Formulering av mål och syfte med omvärdsanalysen för kommande period. September/oktober. 2. Insamling av omvärldstrender/spaningar. Q4, oktober-december. 3. Analys av omvärldstrender. Q1, januari-mars. 4. Presentation av årets omvärldsspaning för en bredare grupp i form av ett seminarium, den årliga framtidsdagen. Bokslutskonferensen i mars månad. 5. Användning av resultaten av omvärldsanalysen i den löpande verksamheten och i budgetarbetet. Q2 och Q3, april-september. 6. Utvärdering och baserat på denna formulering av nya mål och nytt syfte för det kommande året. September/oktober. Genom att presentera resultatet av omvärldsanalysen under våren, förslagsvis i samband med bokslutskonferensen, ges möjlighet att omvärldsarbetet får inverkan på de allra tidigaste stegen i budgetprocessen. Detta var även det alternativ som hade starkast stöd i de intervjuer som genomfördes under förstudien. 12
Styrgrupp Framtidsgrupp Struktur Kommunikation 13
Utvärdering uppföljning av projektets syfte och mål I projektbeskrivningen framgår att det övergripande syftet med omvärldsanalysen är att: Samla det omvärldsarbete som redan görs idag och göra resultatet av detta mer tillgängligt i organisationen. Gjordes i och med den förstudie med intervjuer som genomfördes av konsult från Kairos Future. För att framtidsgruppen ska kunna nyttja resultatet av förstudien maximalt borde denna del komma in processen tidigare. Komplettera dagens planeringsarbete med ett gemensamt omvärldsperspektiv. Arbetet med omvärldsanalys är en nystartad process. Ett första steg i denna riktning har tagits och full effekt kan inte väntas omgående. Öka helhetsperspektivet på både omvärlden och på kommunens roll och utmaningar. Att vi har valt stora trender har gynnat helhetsperspektivet samtidigt som det är oundvikligt att med vissa trender ibland gå ner på lägre nivå i syfte att konkretisera och skapa bättre handlingsberedskap. Mål för projektet (under första årets omvärldsanalysarbete): Ta fram metoder och strukturer för att säkerställa att omvärldsanalysen integreras i kommunens ordinarie planeringsprocesser såsom budgetarbete, verksamhetsplaner och mer långsiktigt planeringsarbete. Förslag på struktur har arbetats fram. Arbeta fram en årscykel för hur omvärldsarbetet ska samverka med övriga planeringsaktiviteter i kommunen. Förslag på årscykel har arbetats fram. Öka kunskapen bland kommunens personal i omvärldsarbetsmetodik för att på sikt kunna hantera arbetet med interna resurser. Förtroendevalda och förvaltningschefer har deltagit i olika övningar och tagit del av omvärldsgruppens arbete. Framöver bör en bredare grupp involveras i arbetet och med vårt förslag om att tydligare involvera förvaltningarnas omvärldsarbete kommer detta att uppnås. 14
Sammanfattningsvis kan vi konstatera att projektgruppen nu har skapat det underlag som stödjer att strukturerat arbete med omvärldsanalys, och att det är kommunens reella arbete framöver som visar på huruvida det leder till förbättringar, andra prioriteringar, m.m. D.v.s. syfte och mål kan helt nås först om vi uppnår systematik och får in omvärldsanalysarbetet som en naturlig del i vårt systematiska kvalitetsarbete. Vi som arbetat med omvärldsanalysen 2014 Framtidsgruppen: Ida Helander, utvecklingschef (projektledare) Linda Karelid, kanslichef (projektledare) My Gyllensvaan Tran, ekonom Magnus Schedin, biträdande socialchef Catharina Cina Ungh, verksamhetsutvecklare Karin Johansson, ekonomichef Pascal Tshibanda, kommunikationschef Referens- och kompletterande trendspanargrupp: Leif Bigsten, chef infrastruktur och logistik Magnus Sundén, näringslivschef Erna Pezic, stadsbyggnadschef 15