Rätt hastighet för en attraktiv kommun Kommunikationskoncept för kommuner som arbetar med hastighetsöversyn Konkreta förslag för intern och extern kommunikation en vägledning Framtaget av Jenny Appelgren och Anneli Nilsson, kommunikationsansvariga Nya hastighetsgränser (april 2010)
Detta dokument beskriver Trafikverkets förslag till kommunikationshantering i kommuner som arbetar med hastighetsöversyn. Kommunikationskonceptet (kostnadsfritt) som beskrivs har utformats för att kunna ge praktiska råd och tips för kommunikationsarbete både inom kommunen och med kommuninvånarna. Konceptet innehåller följande: Råd och tips för hur kommunikationen kan genomföras under hela processens gång (detta dokument). Informationsmaterial som tagits fram av Vägverket/Trafikverket 2009 som heter Nya Hastighetsgränser, Rätt hastighet för en attraktiv kommun (Bilaga 1). Upphovsrätten till informationsmaterialet ägs av Trafikverket och det kan användas av landets kommuner efter överenskommelse med Trafikverket. Mall för kommunikationsplan som kan användas av kommunerna i arbetet (Bilaga 2). Kommunerna har också möjlighet att i arbetet använda Trafikverkets dokument med frågor och svar som kan underlätta dialogen kring hastighetsöversynen (Bilaga 3). 1 Bakgrund Trafikverket har under ett flertal år arbetat med hastighetsöversyn på det statliga vägnätet. Under 2010-2011 gör kommunerna i landet en hastighetsöversyn på kommunala gator och vägar. För att skapa förståelse och acceptans för de nya hastighetsgränserna krävs god planering för intern och extern kommunikation under hela processens gång. 2 Syfte och mål En hastighetsöversyn är att ta sitt systemutformaransvar och den tydliggör behovet av fysiska åtgärder. Hastighetsöversynen har stor betydelse även på lång sikt vad gäller trafiksäkerhet, miljö, tillgänglighet och stadskaraktär. Det är viktigt med ett bra samråd med andra kommuner, Trafikverket och lokala aktörer samt dialog med kommuninvånarna. Syftet med detta kommunikationskoncept är att få kommunerna att kommunicera kring hastighetsförändringar på ett likvärdigt sätt. Detta för att skapa igenkänning hos trafikanterna. 3 Att förmedla hastighetsöversynens betydelse Kommunernas kommunikation bör bygga på kunskap och fakta och bedrivas utifrån en tydlig budskapsstrategi. Intern förankring, samverkan med andra aktörer såsom Trafikverket och andra kommuner är viktigt. Likaså är dialogen med kommuninvånarna av största vikt. Kommunikation i en öppen och tydlig dialog skapar förståelse och acceptans, både inom kommunen och hos kommuninvånarna. De som är engagerade i arbetet med
hastighetsöversynen i kommunen bör vara väl förberedda för kommunikation med kollegor, politiker, media och kommuninvånare. För att underlätta kommunikationen kan det vara bra att kunna besvara frågor gällande var, när, hur, varför och för vem man genomför hastighetsöversynen. Kommunerna har möjlighet att ta nytta av Trafikverkets dokument med vanliga frågor och svar kring hastighetsöversynen (Bilaga 3). Att skriva en kommunikationsplan är en stor hjälp i arbetet. Trafikverket tillhandahåller därför en mall för kommunikationsplan som kan användas av landets kommuner (Bilaga 2). 4 Samarbete Kommuner som arbetar eller ska börja arbeta med hastighetsöversyn kan ha nytta av att ta reda på hur närliggande kommuner arbetar med hastighetsfrågor och fundera på eventuella samarbeten. Att samarbeta med andra kommuner har många fördelar. Det finns flera goda exempel på det runt om i landet. Samarbetet förenklar arbetet eftersom man kan dra nytta av varandras erfarenheter och finna positiva synergieffekter. Arbetet kan också bli mer kostnadseffektivt, till exempel genom gemensamma upphandlingar, gemensam annonsering etc. Andra fördelar med att samarbeta med en grannkommun kan vara: Samtidig omskyltning får större effekt. Samtidig omskyltning gör förändringarna tydligare för trafikanter. Utbyte av idéer och dialog ger goda förutsättningar för arbetet. Samordnad kommunikation med kommuninvånarna inför och under omskyltning ger större effekt. 5 Kommunikation Kommunikation är en framgångsfaktor för en kommun som arbetar med hastighetsförändringar. Kommunikation är viktigt både inom kommunen och med kommuninvånarna. Därför bör det finnas ett utpekat ansvar för hur hastighetsöversynen ska kommuniceras under processens alla skeden: Vid planering av hastighetsöversyn. Vid framtagande av hastighetsplan. Vid färdigt förslag, inför politiskt beslut. Efter politiskt beslut, före omskyltning. Under pågående omskyltning. Vid resultatredovisning. Till hjälp i arbetet kan den mall för kommunikationsplan som tagits fram av Trafikverket användas (Bilaga 2). Kommunikationsplanen bör vara en integrerad del av den hastighetsplan som tas fram av kommunen. Likaså bör en person ha ett utpekat ansvar för
planeringen för hur kommunikationsarbetet ska genomföras och vara en given medlem i projektgruppen, då kommunikation bör vara en stående punkt på dagordningen vid varje mötestillfälle. 5.1 OMVÄRLDSBEVAKNING MEDIA Kommuner som arbetar med hastighetsfrågan kan initiera en dialog med lokal media och uppmana till dialog med kommuninvånarna. Det kan vara både intressant, lärorikt och av stor vikt för kommunens politiker och tjänstemän att ha insikt i vad media rapporterar i hastighetsfrågan. Det gör det enklare vid eventuell uppvaktning från media och eventuell debatt. 5.2 BUDSKAP Trafikverket har lagt fram förslag om att alla kommuner bör ha ett gemensamt budskap för att föra fram hastighetsöversynens fördelar. Budskapet Rätt hastighet för en attraktiv kommun bör användas i kommunikationen inom kommunen samt gärna även med kommuninvånarna. Användandet av ett gemensamt budskap skapar igenkänning och ger ett tydligt budskap till trafikanterna. Det kan också vara bra att både politiker och tjänstemän har ett tydligt budskap att utgå ifrån så att man svarar likvärdigt på frågor som uppkommer. Budskapet är utformat efter utbildningsmaterialet Rätt Fart i Staden efter följande parametrar: Stadens karaktär Tillgänglighet Trygghet Trafiksäkerhet Trafikens miljö- och hälsopåverkan I detta kommunikationskoncept har Trafikverket tagit fram förslag på hur man kan kommunicera budskapet på ett framgångsrikt sätt. Kommunikationskonceptet innehåller även ett fristående material som tagits fram i syfte att alla kommuner budskaps- och layoutmässigt ska kunna kommunicera på ett likvärdigt sätt till exempel vid annonsering (se Bilaga 1 Nya Hastighetsgränser, Rätt hastighet för en attraktiv kommun). Grunden i den grafiska utformningen är bekant hos många trafikanter eftersom Trafikverket (tidigare Vägverket) använt denna vid kommunikativa insatser gällande hastighetsförändringar 2008 och 2009. Kampanjerna har varit lyckade och informationen har nått alla utpekade målgrupper, bland annat via TV och morgonpress. Utvärderingen av kommunikationsinsatserna visar att 95 % av trafikanterna uppmärksammat att hastighetssystemet kompletterats med fler hastighetsgränser. Därför kan det vara positivt för kommunen att i sin kommunikation använda samma grafiska grund.
6 Bilagor, förteckning Bilaga 1: Informationsmaterial för kommuner Nya Hastighetsgränser, Rätt hastighet för en attraktiv kommun Bilaga 2: Kommunikationsplan för kommuner (mall) Bilaga 3: Frågor och svar 7 Referenser Projektspecifikation; Implementering nya hastighetsgränser Etapp III 2010-2011 Kommunikationsplan för Nya hastighetsgränser Etapp III Utvärdering av informationskampanjer, Nya Hastighetsgränser Etapp I och II 2008-2009
Kommunikationskoncept för kommuner som arbetar med hastighetsöversyn Konkreta förslag för intern och extern kommunikation För att lyckas med en god kommunikation är det viktigt att alla delar i processen kommuniceras: Vid planering av hastighetsöversyn. Vid framtagande av hastighetsplan. Vid färdigt förslag, inför politiskt beslut. Efter politiskt beslut, före omskyltning. Under pågående omskyltning. Vid resultatredovisning. Förklara tydligt varför olika sträckor får aktuella hastigheter och presentera hur hastighetsöversynen kan öka kommunens attraktivitet vad gäller: Stadens karaktär Tillgänglighet Trygghet Trafiksäkerhet Trafikens miljö- och hälsopåverkan Berätta hur arbetet har gått till och varför man föreslår aktuella hastigheter. Var så tydlig som möjligt. Sträva efter att ha en långsiktig målbild och ha en strategi för hur man bäst når dit. Lägg eventuellt upp arbetet stegvis i etapper och kommunicera såväl etapparbetet som de långsiktiga målen. Kommunicera med hjälp av bland annat nollvisionen och krockvåldsprincipen. Tänk på att det finns formella krav på samråd kring hastighetsgränser som måste följas men också behov av att föra dialog i en bredare krets där till exempel trafikanter, närboende och större arbetsgivare ingår. Enligt de formella kraven på samråd ska polismyndighet och berörd statlig väghållningsmyndighet få yttra sig om förslag på nya hastighetsgränser. Även representanter från grannkommuner, räddningstjänst, ambulans, kollektivtrafikhuvudmän, de regionala planupprättarna och representanter från länstrafikbolag med flera kan ingå i samrådet. I hastighetsarbetet är det viktigt med samråd mellan olika aktörer redan på ett
tidigt stadium. Detta för att förankra och skapa möjlighet till inflytande genom hela processen. Kommunikationsplan I samband med att en hastighetsplan tas fram inom kommunen bör det även tas fram en kommunikationsplan. Gör en tydlig tidplan för hur kommunikationen ska genomföras under arbetet med hastighetsöversynen och fundera på lämpliga informationskanaler både inom kommunen (tjänstemän och politiker) och med kommuninvånarna. Att ha en utpekad projektgrupp underlättar arbetet och någon i gruppen bör ha ansvar för informationshanteringen. Ta fram en kommunikationsplan som beskriver syftet med kommunikationen av hastighetsförändringarna, möjliga informationskanaler och förutsättningar för att få acceptans och förståelse internt i kommunen och hos kommuninvånarna. Gör gärna även en aktivitetsplan som beskriver vilka kommunikativa insatser som ska göras i processens olika skeden. Till hjälp i arbetet med att göra en kommunikationsplan har Trafikverket tagit fram en mall för hur en sådan plan kan se ut (Bilaga 2). Exempel på interna informationsinsatser En förutsättning för att lyckas implementera hastighetsöversynens fördelar är en god och kontinuerlig kommunikation mellan kommunens politiker och tjänstemän. Underskatta inte värdet av god intern förankring och var noga med att alla parter har förståelse och god kunskap om varför hastighetsöversynen ska genomföras. Det är av yttersta vikt att den interna förankringen är väl genomförd innan man går ut externt. Både politiker och tjänstemän ska ha en gemensam bild över vilket budskap som ska kommuniceras. Fokusera på att förklara hastighetsöversynens många fördelar som ett led i en positiv utveckling av orten. Fundera över för vem och vad kommunen/staden är till för. Genom hastighetsförändringar kan samhället möjliggöra respekt och hänsyn för människors möten, liv och rörelse. Vid inventering av befintligt vägnät och hastighetsgränser kan det vara en fördel att filma aktuella vägsträckor för att under processens gång kunna gå tillbaka och göra uppföljningar. Materialet kan även användas i kommunikationen framför allt inom kommunen för att tydliggöra anledningar till förändringar. Ta fram ett tydligt kartmaterial som visar på vägnätets olika användningsområden; kollektivtrafik, cykelnät, utryckningsvägar och bilburen trafik. Använd de interna kommunikationskanaler som kommunen vanligtvis använder, till exempel: Information på intranät (artikel, filminslag etc) Artikel i personaltidning
Information i olika nätverk för tjänstemän, t.ex. ledningsgrupp, avdelningar, enheter, verksamheter etc. Information till politiker, t.ex. vid möten kommunstyrelse, kommunfullmäktige, kommunförbund etc. Vid den interna förankringen kan det vara lämpligt att använda material som till exempel: Tydliga kartor över aktuella sträckor Lista med avvikelser Excel-ark med inventering: redovisning i detalj av effekter (ingår som en del i utbildningsmaterialet Rätt fart i staden) Redovisning av miljövinster (CO2, buller, luftpartiklar) Krockvåldsprinciper och utsattheten för oskyddade trafikanter använd gärna Trafikverkets bildmaterial för att exemplifiera Exempel på externa kommunikationsinsatser För att skapa förståelse och acceptans för hastighetsförändringar krävs en väl genomtänkt kommunikationsstrategi. Att kommunicera hastighetsöversynens fördelar med kommuninvånarna är av yttersta vikt. Var beredd på eventuella frågeställningar och avsätt tillräckligt med resurser för att kunna genomföra en tydlig och god kommunikation med kommuninvånarna. Inför extern kommunikation är det en fördel om de politiker och tjänstemän som är engagerade i hastighetsarbetet budskapstränas. Låt gärna en extern journalist ställa frågor vid utbildningstillfället så att situationen kan återspegla eventuellt kommande mediauppvaktningar. Kommunikationen bör vara tydlig och på ett enkelt sätt förklara hur hastighetsöversynen ökar kommunens attraktivitet. Använd gärna budskapet Rätt hastighet för en attraktiv kommun. Använd gärna informationsmaterialet som Trafikverket tagit fram, i syfte att uppnå en likvärdig extern kommunikation i alla kommuner vilket skapar tydlighet och igenkänning hos trafikanterna, både budskaps- och layoutmässigt. Se även fördelarna med att kommunicera tillsammans med en eller flera grannkommuner om hastighetsöversynen sker under (delvis) samma period. Trafikverket kan vara en bra dialogpartner och stöd i kommunikationsarbetet. Använd de externa kommunikationskanaler som kommunen vanligtvis använder. Ta också tillfället i akt att kommunicera hastighetsbudskapet vid alla tänkbara tillfällen. Under hastighetsarbetets gång är det av stor nytta att kommunicera projektet med följande aktörer: Räddningstjänst Ambulans Polis
Länsstyrelser Regionala planupprättarna Kollektivtrafikhuvudman Länstrafikbolag Näringsliv Allmänhet Boende Pendlare Grannkommuner Några exempel på externa kommunikationsinsatser: Pressmeddelande inkl. pressbilder Presskonferens Medverkan i lokal radio och/tv, politiker och tjänstemän som är engagerade i arbetet Information på hemsida inkl. i eventuellt pressrum Annonsering i lokalpress Trycksaker (affischer, broschyrer) använd gärna Trafikverkets informationsmaterial Kommunens informationstavlor Information i invånartidning Utställningar i offentliga rum, t.ex. bibliotek och kommunhus Kontaktmöjligheter via t.ex. e-post eller sociala medier, där kommuninvånarna kan framföra sina synpunkter
Bilaga 2 Rätt hastighet för en attraktiv kommun Kommunikationsplan mall för kommuner För kommunikation inom kommun och med kommuninvånare inom ramen för en hastighetsöversyn
Bilaga 2 Förslag till innehåll i kommunikationsplan Varje kommun formulerar själv sina idéer kring kommunikation och upprättar någon form av kommunikationsplan, gärna med hjälp av det kommunikationskoncept (inklusive informationsmaterial) som Trafikverket erbjuder. Här följer ett förslag på innehåll i en kommunikationsplan och lite exempel: 1. Bakgrund 2. Syfte med kommunikationsarbetet Kommunikation är avgörande för att skapa förståelse och acceptans för hastighetsarbetet. Det är viktigt att kommunikation bedrivs i processens alla skeden, från planering via genomförande till resultat och uppföljning. 3. Kommunikationsmål Eventuellt samarbete med andra kommuner 4. Strategi för kommunikationsarbetet All kommunikation bör baseras på kunskap och fakta och bedrivas utifrån en tydlig budskapsstrategi som är känd av alla i projektet. Kommunikationen ska vara positiv och stödjande. Budskapet Rätt hastighet för en attraktiv kommun används för att skapa förståelse och acceptans i kommunikationen inom kommunen, med samverkansaktörer och med kommuninvånarna. För att skapa hög trovärdighet i mediasammanhang ska de personer som arbetar aktivt med projektet budskapstränas. 5. Målgrupper - Inom kommunen: beslutsfattare och tjänstemän - Samverkansaktörer: Polis, Räddningstjänst och ambulans, länsstyrelser, regionala planupprättare, kollektivtrafikhuvudmän, länstrafikbolag, näringsliv, grannkommuner etc - Kommuninvånare: boende, pendlare Under processens gång kan kommunikationen fokuseras mot olika målgrupper. Vid planering är till exempel beslutsfattare och tjänstemän inom kommunen, liksom samverkansaktörer, viktiga. Inför genomförande och omskyltning kan det vara lämpligt att prioritera kommunikationen med kommuninvånarna. 6. Kanaler Kommunens egna kanaler internt och externt
Bilaga 2 Samarbetsparters kanaler internt och externt Chatt och sociala medier Mediakontakter 7. Budskap Hastighetsarbetet gäller kommunala gator och vägar. Det är av yttersta vikt att projektets medarbetare och andra som berörs av projektet får en klar bild över vad som ska kommuniceras och på vilket sätt det ska göras för att uppnå ett gott resultat. I kommunikationen inom kommunen, med samverkansaktörer och med kommuninvånare, använder vi budskapet Rätt hastighet för en attraktiv kommun. Budskapet är utformat efter de parametrar som finns uttalade i utbildningsmaterialet Rätt fart i staden: Stadens karaktär Tillgänglighet Trygghet Trafiksäkerhet Trafikens miljö- och hälsopåverkan Budskapet visar att kommunen genom hastighetsarbetet strävar efter att skapa en attraktiv kommun. 8. Resurser Projektgrupp och andra aktuella interna nätverk 9. Budget för kommunikationsarbetet 10. Utvärdering/Analys 11. Koppling till annan verksamhet inom kommunen 12. Framgångsfaktorer: möjligheter och risker Riskanalys 13. Aktivitetsplan: intern och extern